Por trás de todo executivo de alto desempenho, há uma equipe sólida - aqueles que permitem que ele se concentre nos 20% das tarefas que representam 80% do impacto.
Os assistentes executivos (EAs) e os chefes de equipe (CoS) estão na linha de frente dessa equipe. São duas funções poderosas que mantêm os locais de trabalho funcionando como máquinas bem lubrificadas.
Mas quais são as principais diferenças entre essas funções e de qual delas sua organização precisa?
Exploraremos essas questões e forneceremos informações privilegiadas sobre essas funções no ClickUp, para que você possa tomar uma decisão equilibrada ao avaliar os cargos de assistente executivo e chefe de gabinete para sua equipe.
O que é um chefe de equipe?
Um chefe de equipe é um parceiro estratégico de confiança da liderança sênior, geralmente visto como o "braço direito" dos executivos da diretoria executiva, como o CEO, o CFO e o COO. Essa função vai além do suporte tradicional, concentrando-se na tomada de decisões de alto nível, no gerenciamento de projetos e no alinhamento entre departamentos.
A importância da função
Você sabia que a função de chefe de equipe tem raízes que remontam à estratégia militar e às operações governamentais? Isso se deve ao fato de que um general de alto escalão no campo de batalha, cercado pelo caos, geralmente precisava de alguém para lidar com o fluxo de informações, entender as prioridades e garantir que todas as peças em movimento estivessem no lugar.
Nos tempos modernos, a função evoluiu a partir da arena política, mais notoriamente em lugares como a Casa Branca, onde o Chefe de Gabinete se tornou a pessoa de referência do presidente.
Hoje em dia, o chefe de equipe é igualmente essencial para sua visão estratégica no mundo corporativo.
👀 Fato divertido
A maioria dos chefes de equipe (25,7%) trabalha na área de tecnologia - muito mais do que em qualquer outro campo. Bancos e investimentos vêm em seguida, com 17,6%, refletindo a necessidade de pessoas que possam manter grandes organizações em sincronia.
via Rede de chefes de equipe Isso nos diz algo fundamental sobre a função: Os chefes de equipe prosperam em ambientes de rápida movimentação, onde os CEOs precisam de alguém que ajude a transformar a visão em ação e, ao mesmo tempo, atue como representante de confiança do executivo.
O que é um assistente executivo?
Um assistente executivo é um mestre em logística e gerenciamento de tempo, fornecendo suporte administrativo aos executivos. Suas responsabilidades incluem gerenciar cronogramas, cuidar da comunicação e preencher a lacuna de gerenciamento de projetos para operações cotidianas tranquilas .
A importância da função
👀 Fato divertido
A função de Assistente Executivo (EA) teve origem no início do século XX, após a Revolução Industrial, com a expansão das empresas. Ela evoluiu de simples trabalhos de escritório e tarefas administrativas para cargos altamente especializados que incluíam a supervisão da logística e a atuação como guardiões da comunicação.
Os EAs de hoje são essenciais para o funcionamento diário, gerenciando cronogramas complexos e lidando com informações confidenciais. Embora não sejam normalmente responsáveis por planos estratégicos mais amplos, eles criam uma margem de manobra para que os executivos se concentrem em responsabilidades de nível mais alto, o que os torna indispensáveis para a eficiência geral dos negócios.
Funções e responsabilidades
Embora tanto o chefe de equipe quanto o assistente executivo ofereçam apoio vital aos executivos, suas responsabilidades diferem significativamente em termos de escopo e foco.
Chefe de equipe
Planejamento estratégico
Um chefe de equipe está fortemente envolvido em moldar o futuro da empresa . Eles auxiliam no desenvolvimento e na execução de estratégias de alto nível com a equipe de liderança. Isso pode incluir:
- Desenvolver e supervisionar a implementação de iniciativas em toda a empresa
- Liderar sessões de planejamento anual e revisões trimestrais de estratégia
- Traduzir a visão executiva em roteiros acionáveis
Por exemplo, um chefe de equipe pode trabalhar ao lado de um CEO durante uma fusão corporativa, gerenciando uma logística complexa e alinhando diferentes equipes para realizar uma transição perfeita.
Coordenação entre departamentos
Atuando como uma ponte entre os departamentos, o CoS resolve desafios e gargalos multifuncionais, ajuda a evitar silos e garante que todos os departamentos estejam trabalhando em prol de objetivos comuns.
Suporte a decisões de nível sênior
Os chefes de equipe frequentemente atuam como consultores de confiança, oferecendo percepções e análises para ajudar os executivos a tomar decisões informadas. Eles participam de reuniões de alto nível, sintetizam informações e apresentam recomendações acionáveis e baseadas em dados para a liderança.
Embora cada função seja diferente, as principais funções de um chefe de equipe geralmente se enquadram em três categorias, cada uma das quais permite que o chefe de equipe aumente de forma exclusiva a eficácia da organização: 1. Processo: Avaliar, reprojetar e gerenciar os principais processos corporativos. 2. Pessoas: Tomar o pulso das equipes internas e abordar ou aconselhar sobre problemas. 3. Portfólio: Ser proprietário de um portfólio de projetos que impulsionam os negócios.
Paul Cohen, chefe de equipe da One Medical
Assistente executivo
Suporte administrativo
O assistente executivo se concentra em lidar com tudo, desde a preparação de documentos e sistemas de arquivamento até a organização de viagens. Sua função é essencial para manter a agenda do executivo organizada e livre de distrações.
Leia também:
Melhores ferramentas de IA para assistentes executivos
Agendamento e gerenciamento de tempo
Uma das principais responsabilidades dos assistentes executivos é garantir que o tempo de seus executivos seja aproveitado da melhor forma possível. Por exemplo, eles podem reorganizar as reuniões para criar um tempo de concentração ininterrupto ou priorizar os assuntos urgentes que precisam de atenção imediata.
Um assistente executivo faz a diferença ao maximizar o tempo do executivo, melhorar a comunicação e organizar as tarefas, o que aumenta a eficiência e ajuda toda a equipe a manter o foco. Antecipamos as necessidades, resolvemos problemas de forma proativa e construímos relacionamentos sólidos, tornando o trabalho mais fácil para todos. Além disso, apoiamos um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional, (tentamos) reduzir o estresse do executivo e contribuímos para uma cultura de equipe positiva e colaborativa._
Faye Encarnacion Bautista, Assistente Executiva da ClickUp
Comunicação e correspondência
Os assistentes executivos geralmente gerenciam as partes interessadas internas e externas em nome do executivo. Seja redigindo e-mails, atendendo a ligações ou organizando reuniões informativas, eles garantem que as mensagens importantes sejam entregues com clareza e no prazo.
pense da seguinte forma: Enquanto o chefe de equipe se concentra no "que está por vir" para a organização, o assistente executivo trabalha para garantir que o "que está agora" funcione sem problemas. Juntos, eles criam um poderoso sistema de suporte que permite que os líderes executivos operem em seu potencial máximo.
Habilidades e qualificações
Habilidades essenciais para um chefe de equipe
Um chefe de equipe deve ser um pensador estratégico com fortes habilidades de liderança.
Ele precisa enxergar o panorama geral, prever desafios e desenvolver planos para enfrentá-los usando-os:
- Habilidades de alto nível para resolver problemas
- Conhecimento político e gerenciamento excepcional das partes interessadas
- Experiência em gerenciamento de projetos em nível empresarial
- Fortes habilidades analíticas e de interpretação de dados
- Capacidade de liderança para influenciar sem autoridade direta
- Excelente comunicação multifuncional
Em geral, um chefe de equipe tem MBA ou mestrado relevante, com 8 a 10 anos de experiência progressiva em negócios. O salário varia de US$ 160.000 a US$ 390.000 anualmente nos EUA, com bônus adicionais nos níveis sênior.
Habilidades essenciais para um assistente executivo
Como guardião de seu executivo, um EA deve ter excelentes habilidades organizacionais e interpessoais para lidar com interações internas e externas. Ele garante que as pessoas certas tenham acesso ao executivo no momento certo.
Os EAs mais bem-sucedidos também possuem:
- Habilidades excepcionais de gerenciamento de tempo, incluindo a capacidade de realizar várias tarefas e definir prioridades
- Proficiência avançada em comunicação empresarial
- Discrição e discernimento no manuseio de informações confidenciais
- Atenção aos detalhes
- Proficiência em ferramentas de produtividade e tecnologia modernas para EAs
Em geral, os assistentes executivos têm um diploma de bacharel em administração de empresas ou área relacionada, com 3 a 5 anos de experiência no suporte a executivos seniores. Os salários dos assistentes executivos sênior geralmente variam de US$ 60.000 a US$ 110.000 nos EUA, dependendo da localização e do nível de experiência.
Operações do dia a dia
Você já se perguntou o que realmente acontece nos bastidores quando os executivos parecem estar em todos os lugares ao mesmo tempo, tomando decisões e levando as iniciativas adiante?
Vamos abrir a cortina de um dia típico para ambas as funções na ClickUp - você pode se surpreender com a diferença entre elas!
Um dia na vida de um Chefe de Equipe
Um dia típico para um Chefe de Equipe pode variar muito.
Veja, por exemplo, Arjun Nasker, chefe de equipe do COO da ClickUp.
Ele prefere começar seu dia de trabalho verificando suas mensagens e revisando o status dos projetos em andamento. Ele reserva o meio da manhã para trabalhos profundos que exigem pensamento estratégico ou análise. As reuniões e os check-ins da equipe acontecem por volta do meio-dia, enquanto as tardes são geralmente dedicadas a reuniões individuais. Seu dia termina com a revisão e a limpeza de suas notificações.
Para Mandy Mekhail, chefe de equipe da função Pessoas na ClickUp, isso parece um pouco diferente.
- Manhã (08:00-10:00): Revisar e-mails e mensagens para priorizar tarefas. Verifique o ClickUp para obter atualizações sobre projetos e tarefas em andamento. Defina a agenda do dia e prepare-se para as reuniões
- Meio da manhã (10:00-12:00): Reuniões com a equipe executiva e os chefes de departamento. Discutir as iniciativas estratégicas, abordar os obstáculos e alinhar as prioridades
- Tarde (13:00-15:00): Gerenciamento e execução de projetos - coordenar com várias equipes, garantir que os projetos estejam no caminho certo e usar os recursos de gerenciamento de tarefas do ClickUp para atualizar status e prazos
- Final da tarde (15:00-17:00): Planejamento e análise estratégica, revisão de relatórios, análise de dados e uso dos painéis do ClickUp para visualizar as principais métricas e indicadores de desempenho
- Noite (17:00-18:00): Revisar as realizações do dia e planejar o dia seguinte. Certifique-se de que todas as tarefas e projetos no ClickUp estejam atualizados e que todos os itens pendentes sejam anotados para acompanhamento.
Ela prossegue esclarecendo:
_Não existe um dia típico como chefe de equipe - você está sempre alerta para atender às necessidades mais críticas que surgem. Se não tomar cuidado, isso muitas vezes pode fazer com que você seja apenas reativo, em vez de proativo. O segredo do sucesso como CdS é estruturar sua semana com antecedência para entender quais são as tarefas ou os projetos proativos críticos que devem ser monitorados ou executados independentemente dos incêndios que surgirem naquela semana. Embora o cronograma dos itens proativos possa mudar, os resultados não devem mudar
Mandy Mekhail, Chefe de Equipe, Pessoas, na ClickUp
Um dia na vida de um assistente executivo
A manhã do EA geralmente começa cedo para se preparar para o dia. Eles revisam e-mails urgentes e organizam a agenda do executivo, abrindo espaço para gerenciar solicitações de reuniões improvisadas e reorganizar compromissos para acomodar mudanças de última hora.
Ele pode coordenar a organização de eventos, itinerários de viagem, orçamentos e despesas e, ao mesmo tempo, gerenciar as comunicações recebidas ao longo do dia.
Faye compartilha um resumo de suas muitas responsabilidades como EA na ClickUp.
Rotina matinal:
- Verificar e-mails e calendário:
- Verificar se há mensagens urgentes na caixa de entrada
- Atualizar o calendário do executivo com todos os novos compromissos ou reuniões
- Enviar lembretes para as reuniões do dia a todos os participantes
- Preparar o briefing diário:
- Compilar uma lista de pontos-chave para a atenção do executivo, incluindo destaques da agenda, e-mails importantes e prazos pendentes
- Preparação da reunião:
- Confirmar se as salas de reunião estão reservadas e preparadas para as reuniões do dia
- Garantir que todos os materiais e equipamentos necessários estejam preparados
Durante o dia:
- Gerenciamento de comunicação:
- Examinar chamadas telefônicas e receber mensagens
- Gerenciar a correspondência, redigir e-mails e cartas em nome do executivo
- Gerenciamento de agenda:
- Coordenar compromissos, reagendar conforme necessário, e atualizar o calendário do executivo prontamente
- Organizar itinerários de viagem e acomodações, se necessário
- *Manuseio de documentos
Preparar e editar documentos, relatórios e apresentações
- Organizar e manter arquivos e registros de acordo com a política da empresa
- Assistência a projetos:
- Auxiliar nas tarefas de gerenciamento de projetos conforme designado
- Acompanhar os cronogramas do projeto e comunicar as atualizações ao executivo
Rotina da tarde
- Organização do almoço
- Coordenar reuniões de almoço ou encomendar almoço para o executivo, conforme necessário
- Relatórios de despesas
- Acompanhar e conciliar despesas, enviar relatórios para aprovação
- Planejamento de eventos (se necessário ou dentro de um período específico)
- Auxiliar no planejamento de eventos corporativos, compromissos ou conferências
- Contato interno
- Atuar como ponto de contato entre o executivo e outros membros da equipe
- Transmitir diretrizes, instruções e atribuições do executivo
Fim do dia
- *Resumo do fim do dia
Revisar as realizações do dia e as tarefas não concluídas
- Preparar um resumo para a agenda do dia seguinte
- *Verificação final de e-mails
Garantir que todos os e-mails críticos tenham sido respondidos
- Sinalizar itens importantes para o dia seguinte
- *Preparar o executivo para o dia seguinte
Discutir a agenda do dia seguinte e qualquer preparação necessária
- Fornecer quaisquer materiais ou documentos para revisão
**Leia também Estratégias de gerenciamento de projetos para assistentes executivos
O uso da tecnologia em ambas as funções
Tanto o CdS quanto o AE dependem muito da tecnologia para agilizar suas operações diárias, e é nesse ponto que ferramentas de produtividade e gerenciamento de projetos como ClickUp entram em ação.
O ClickUp oferece uma plataforma centralizada para gerenciar calendários executivos, rastrear os principais resultados de projetos e funções e automatizar tarefas administrativas repetitivas.
Gerenciamento de tarefas com o ClickUp
Os chefes de equipe frequentemente gerenciam projetos complexos e com várias equipes.
Usando o
Recursos de gerenciamento de tarefas do ClickUp
eles podem atribuir tarefas, definir datas de vencimento e acompanhar o progresso entre os departamentos.
Crie, atribua, gerencie e acompanhe o progresso de projetos grandes ou pequenos com os recursos de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Por exemplo, ao coordenar uma iniciativa de toda a empresa, como uma revisão estratégica, o CoS pode usar o ClickUp para dividir o projeto em tarefas e subtarefas acionáveis e garantir que cada equipe atinja suas metas.
Agendamento com as visualizações de calendário e gráfico de Gantt do ClickUp
Como uma das minhas principais responsabilidades no ClickUp é garantir que os calendários da nossa equipe estejam sincronizados, geralmente faço a minha rotina de verificação dos calendários atribuídos a mim para garantir que nenhuma reunião se sobreponha ou que quaisquer contingências decorrentes de desenvolvimentos recentes possam ser tratadas e acionadas o mais rápido possível.
Emmanuel James Celis, Assistente Executivo, Tecnologia, na ClickUp
O agendamento é uma parte crucial da função de um EA, e Visualização do calendário do ClickUp e Gantt Chart View do ClickUp oferecem uma visão geral de reuniões, prazos de projetos e compromissos executivos.
Com a vantagem adicional de modelos personalizáveis, como Modelo de bloqueio de programação do ClickUp os EAs podem planejar os dias de seus executivos com mais eficiência.
Modelo de bloqueio de agenda do ClickUp
Este modelo os ajuda a alocar períodos específicos para reuniões, trabalho profundo e intervalos, garantindo que as prioridades sejam atendidas e que o tempo de inatividade seja incorporado. Ao mapear visualmente cada bloco e acompanhar a conclusão usando Status de tarefas personalizadas no ClickUp com o ClickUp, os assistentes podem:
- Equilibrar melhor a carga de trabalho do executivo
- Minimizar as interrupções
- Criar um dia mais estruturado e produtivo, de acordo com suas metas e níveis de energia
Comunicação com ClickUp Docs e Chat
Ambas as funções prosperam com uma comunicação fluida.
Mandy confia em
Recurso Docs do ClickUp
para fazer anotações e acompanhar itens de ação durante suas reuniões com equipes executivas.
Vincule o ClickUp Docs aos seus fluxos de trabalho - registre anotações de reuniões e converta-as em tarefas rastreáveis - e muito mais
E Arjun depende significativamente de
Bate-papo do ClickUp
. O ClickUp Chat reúne trabalho e conversas em uma única plataforma, eliminando a taxa de alternância entre várias ferramentas para fazer as coisas.
Use o ClickUp Chat para conversas contextuais em tempo real -@mencione membros da equipe em tempo real, atribua comentários para acompanhamento rápido e transmita feedback instantâneo
Comentários atribuídos pelo ClickUp
e @mention do ClickUp permitem que o CoS e o EA forneçam atualizações em tempo real para suas equipes e executivos, diretamente nas discussões em sequência dentro de uma tarefa do ClickUp, mantendo todo o contexto centralizado.
Seja marcando o chefe de marketing em uma atualização de projeto ou sinalizando uma reclamação urgente de um cliente para o CEO, esses recursos garantem que nada passe despercebido.
Gerenciamento de conhecimento com ClickUp Brain e Connected Search ClickUp Brain é o aplicativo nativo do ClickUp
Assistente de IA que entende perguntas em linguagem natural sobre seu conteúdo do ClickUp, gera relatórios de standup e ajuda a resumir e analisar dados do espaço de trabalho. Os CoS e os EAs podem usá-lo para fazer perguntas em tom de conversa e obter respostas relevantes instantaneamente.
Com o ClickUp Brain, obtenha respostas instantâneas a consultas, atualizações de status de tarefas, lembre-se de prazos, resuma anotações e muito mais Pesquisa conectada do ClickUp fornece pesquisa unificada, permitindo que as equipes encontrem informações em tarefas, documentos, comentários e anexos no ClickUp e em aplicativos externos conectados, como Google Drive, Slack e muito mais.
Juntas, essas ferramentas ajudam os EAs e CoS a localizar rapidamente informações relevantes e a manter um melhor conhecimento organizacional.
Eu definitivamente vivo no ClickUp e aproveito nossa Caixa de entrada, Listas e Lembretes para garantir que eu fique por dentro do que "preciso saber" e "preciso agir". Às vezes, na grande escala das coisas, alguns detalhes podem ser perdidos e as ferramentas em que geralmente me apoio para [sic] são o ClickUp Brain e nosso recurso Connected Search. Isso me poupa muito tempo de [sic] percorrer todos os recursos disponíveis ou ler cada comentário em uma tarefa. Ao utilizar nossa IA nativa, ele pode gerar resumos úteis para você, economizando tempo e aumentando a produtividade._
Emmanuel James Celis, Assistente Executivo, Tecnologia, na ClickUp
Trajetória e progressão na carreira
As trajetórias de carreira de chefes de equipe e assistentes executivos oferecem caminhos fascinantes para a liderança e a especialização. Você ficaria surpreso com a forma como essas funções podem evoluir e se cruzar.
Progressão na carreira de chefe de equipe
A análise da McKinsey de dados disponíveis publicamente sobre 250 chefes de equipe revelou que dois terços foram promovidos, enquanto 18% usaram sua experiência para fazer uma mudança lateral.
via Rede de Chefes de Equipe
A maioria dos chefes de equipe geralmente permanece na função de CdS por um período médio de 2,3 anos, usando-a como um trampolim para cargos executivos, como COO, CFO e CEO.
Muitos CdS também podem abrir suas próprias empresas, munidos de insights valiosos sobre liderança executiva.
Evolução da carreira de assistente executivo
Os EAs modernos estão quebrando o molde tradicional, criando diversos caminhos de carreira com base em sua compreensão abrangente dos negócios. As possíveis trajetórias incluem:
- EA júnior → EA sênior → Parceiro de negócios executivo → Diretor de operações
- Trilhas de especialização: Chefe de equipe, gerenciamento de projetos ou liderança em operações
- Muitos se tornam consultores ou instrutores de EA muito procurados
Desbloqueando e acompanhando o crescimento da carreira com o ClickUp
O desenvolvimento de carreira moderno requer ferramentas modernas. Veja como os profissionais em ambas as funções usam o ClickUp para avançar:
- Crie painéis de desenvolvimento pessoal acompanhando os principais projetos e vitórias
- Usar o ClickUp Docs para manter um portfólio dinâmico de realizações
- Definir e monitorar os marcos da carreira com a ferramentaRecurso ClickUp Goals (Metas do ClickUp) ou use modelos personalizáveis como oModelo de definição de metas de desenvolvimento de carreira do ClickUpideal para traçar um roteiro para promoções, desenvolvimento de habilidades ou conquistas específicas da função
Defina metas de carreira ambiciosas, divida-as em um plano de ação gerenciável e acompanhe seu progresso usando o ClickUp Goals
A chave para o avanço em qualquer uma das funções é o aprendizado contínuo, o pensamento estratégico e a documentação clara de seu impacto. Com a mentalidade e as ferramentas certas, ambos os caminhos oferecem oportunidades extraordinárias de crescimento.
Estudo de caso: Preenchendo a lacuna - EA para chefe de equipe
A transição de EA para chefe de equipe está se tornando cada vez mais comum, especialmente em empresas de tecnologia.
Por quê? Os EAs possuem conhecimentos e relacionamentos institucionais de valor inestimável que os tornam excepcionalmente qualificados para funções estratégicas.
A jornada de Ann Hiatt, de assistente executiva na Amazon a chefe de equipe no Google ✈️
Formada pela Universidade de Washington em 2002, com diplomas duplos em Estudos Internacionais e Estudos Escandinavos, Hiatt conseguiu um cargo como Executive Business Partner do CEO Jeff Bezos na Amazon, após um árduo processo de entrevistas de nove meses na era pós-crash da DotCom.
Na Amazon, ela se destacou no gerenciamento da logística, na coordenação de equipes multifuncionais e na preparação de comunicações públicas, ao mesmo tempo em que adquiriu percepções valiosas sobre o estilo de liderança e as estratégias operacionais de Bezos. Essas percepções se mostrariam inestimáveis em suas futuras funções.
Depois de três anos na Amazon, Hiatt fez a transição para o Google, onde trabalhou inicialmente com Marissa Mayer. Sua função envolvia o gerenciamento de ciclos de lançamento de produtos e o suporte a uma equipe distribuída internacionalmente. Seu desempenho chamou a atenção de Eric Schmidt, o então CEO do Google, que a recrutou como chefe de equipe.
Como a primeira chefe de equipe do Google, ela inventou a estrutura da função, que desde então se tornou um padrão de ouro em vários setores. Ela gerenciou as comunicações internas e externas de Schmidt, o planejamento estratégico e as iniciativas de políticas públicas. Sua abordagem inovadora operacionalizou o "moonshot thinking" e estabeleceu novos padrões para as funções de suporte executivo nas empresas de tecnologia.
Depois de deixar o Google em 2018, Hiatt continua influenciando o cenário tecnológico por meio de seu livro best-seller, Bet On Yourself, compartilhando insights de suas experiências com Bezos e Schmidt. Atualmente, ela presta consultoria a CEOs em todo o mundo sobre
desafios de liderança
e estratégias de inovação, defendendo trajetórias de carreira ambiciosas.
O impacto das CdS e dos EAs no sucesso organizacional
Quando os executivos alcançam resultados notáveis, muitas vezes o que torna isso possível é o apoio contínuo de seu chefe de equipe e assistente executivo trabalhando em conjunto. Vamos explorar como essas funções impulsionam a excelência organizacional.
O impacto estratégico do chefe de equipe
O chefe de equipe atua como o CEO (ou de outros executivos do C-suite) como multiplicador de força estratégica. Como um representante de confiança, ele:
- Orquestram a implementação de políticas complexas nas unidades de negócios
- Criam ciclos de feedback para medir a eficácia da política e impulsionar iterações
- Atuam como um sistema de alerta antecipado para pontos de atrito
- Decodificam nuances culturais e dinâmicas de poder não escritas
- Oferecer soluções para desafios multifuncionais sensíveis antes que eles se agravem
- Proteger o executivo de turbulências políticas desnecessárias e, ao mesmo tempo, trazer à tona questões críticas
Os chefes de equipe mais eficazes entendem que seu poder flui da ampliação do impacto de seus diretores.
Excelência operacional por meio de assistentes executivos
Os assistentes executivos contribuem diretamente para o resultado final, economizando aos executivos pelo menos oito horas semanalmente, o que corresponde a 46 dias de tempo recuperado do executivo por ano.
Eles funcionam como um centro nervoso operacional de missão crítica, ampliando a eficácia da liderança. Eles:
- Transformam demandas caóticas em prioridades estruturadas
- Arquitetam e defendem o foco da liderança para obter o máximo impacto organizacional
- Filtram as informações de forma inteligente para ajudar seus executivos a tomar melhores decisões
- Garantem que as entregas de alto risco sejam feitas com precisão e propósito
- Funcionar como um centro de comunicação sofisticado, fazendo a triagem e encaminhando informações críticas
- Manter a memória e o contexto organizacional em todos os projetos e iniciativas
- Navegar em dinâmicas interpessoais delicadas com diplomacia e discrição
Aproveitar o ClickUp para obter o máximo impacto
Os chefes de equipe e assistentes executivos modernos contam com Dashboards do ClickUp e Metas do ClickUp para promover a colaboração aprimorada da equipe e o alinhamento estratégico.
Os painéis personalizáveis funcionam como centros de comando onde eles podem monitorar vários fluxos de trabalho, prioridades da equipe e iniciativas executivas em tempo real. Ao consolidar métricas estratégicas e operacionais, status de projetos e atividades de equipes em uma única interface visual, eles mantêm uma visão geral abrangente do progresso organizacional.
Obtenha uma visão geral das métricas estratégicas e operacionais, dos status dos projetos e das atividades da equipe em uma interface visual com o ClickUp Dashboards
Da mesma forma, as Metas do ClickUp permitem que eles dividam os objetivos de alto nível em metas mensuráveis e marcos rastreáveis. Isso permite que as prioridades executivas sejam efetivamente distribuídas em cascata por toda a organização, mantendo uma visibilidade clara do progresso. Eles podem identificar rapidamente os gargalos, realocar recursos e garantir que as equipes mantenham o foco nas prioridades estratégicas.
A melhor parte? Com os painéis compartilhados, as equipes ganham transparência nas interdependências e nos prazos, enquanto o acompanhamento automatizado do progresso reduz a necessidade de reuniões de atualização de status, permitindo uma colaboração mais eficiente entre os departamentos. Isso faz com que a colaboração pareça mais natural e menos trabalhosa.
Desafios e soluções
Até mesmo os profissionais mais experientes nessas funções enfrentam obstáculos únicos.
Vamos explorar quais são eles e como superá-los, com as dicas dos EAs e CoS da ClickUp.
Desafios e soluções para chefes de equipe
Navegando pela autoridade sem subordinados diretos
Uma das maiores dores de cabeça para um chefe de equipe? Eles geralmente precisam fazer as coisas em diferentes departamentos sem ter nenhuma autoridade direta.
Como diz Arjun com base em sua experiência:
Manter OKRs e prioridades em toda a equipe é um desafio. Além da minha equipe, outras equipes têm prioridades que precisamos garantir que estejam na direção certa.
Arjun Nasker, chefe de equipe do COO da ClickUp
É aí que ter uma ferramenta de colaboração visual faz toda a diferença. Usando Quadros brancos do ClickUp e Docs para sessões de estratégia ajudam a obter a adesão de todos e garantem que estejam na mesma página.
Gerenciamento de prioridades concorrentes
Como CdS, você tem projetos estratégicos de longo prazo competindo com aquelas solicitações executivas do tipo "preciso disso ontem".
A solução? Implementar sistemas claros de priorização. Nem tudo que é importante precisa de atenção imediata. E nem tudo que precisa de atenção imediata pode ser importante o suficiente.
Use Prioridades de tarefas do ClickUp para sinalizar itens urgentes, altos, normais e de baixa prioridade para que todos saibam exatamente o que fazer primeiro.
Defina níveis de prioridade precisos para seu trabalho com o Task Priorities do ClickUp
Gerenciamento de pessoas e implementação de mudanças
O lado pessoal das coisas é outro desafio interessante.
Implementar novas estratégias e promover mudanças pode encontrar resistência. Eu trato disso promovendo uma cultura de colaboração e usando insights orientados por dados do ClickUp Dashboards, Workday e outros recursos para demonstrar os benefícios das mudanças propostas._
Mandy Mekhail, Chefe de equipe, Pessoas, no ClickUp
Arjun acrescenta:
Minha equipe está ficando cada vez maior e confio que ela trabalhe de forma autônoma. Confio nos resumos de IA de documentos, tarefas e bate-papos [no ClickUp] para me atualizar durante o dia.
Arjun Nasker, chefe de equipe do COO da ClickUp
Desafios e soluções para assistentes executivos
Sobrecarga de informações
Para os assistentes executivos, a sobrecarga de informações é real! Imagine tentar gerenciar um fluxo interminável de e-mails, solicitações e convites de calendário todos os dias.
Emmanuel compartilha uma perspectiva prática sobre o uso de Automações do ClickUp para lidar com trabalho ocupado. Você pode usar condições if-then para acionar ações específicas (por exemplo, se o status da tarefa for alterado para "concluído", altere o responsável pela tarefa para "Klara") ou criar sequências de automação personalizadas usando comandos de linguagem natural por meio do ClickUp Brain!
Manter a produtividade e a eficiência em minha rotina é um desafio diário e é nesse ponto que as automações e os lembretes do [ClickUp] são muito úteis! Ao criar nossas automações, o esforço manual é coisa do passado e você pode se concentrar em resolver os "porquês" em vez de gastar tempo tentando descobrir os "o quê".
Emmanuel James Celis, Assistente Executivo, Tecnologia, na ClickUp
Manter os limites entre trabalho e vida pessoal
A natureza "sempre ativa" das funções de EA pode ser particularmente exigente. Para obter um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, estabeleça sistemas claros e protocolos de delegação no ClickUp Docs que mantenham tudo documentado e organizado.
Pense nisso:
- Modelos de resposta ou respostas de IA para solicitações comuns
- Processos padronizados para assuntos urgentes
- Procedimentos claros de escalonamento
Comunicação eficaz entre as equipes
Faye admite que garantir que mensagens, atualizações e instruções sejam comunicadas com precisão entre os departamentos pode ser um desafio, especialmente com agendas lotadas.
Sua sugestão?
Estabeleça canais de comunicação claros e use ferramentas centralizadas (como documentos compartilhados ou quadros de tarefas) para manter as informações acessíveis e organizadas. Acompanhamentos regulares e resumos claros nas mensagens ajudam a garantir que todos entendam as atualizações e as responsabilidades._
Faye Encarnacion Bautista, Assistente Executiva da ClickUp
Emmanuel acrescenta:
_Com a infinidade de ferramentas que estamos usando para fazer as coisas acontecerem, a comunicação eficaz pode ser um grande desafio. Uma coisa ótima sobre o ClickUp é que, quando criamos e lançamos o ClickUp Chat, meu trabalho agora pode ser realizado em um único espaço de trabalho e o compartilhamento de informações está se tornando mais fácil!
Emmanuel James Celis, Assistente Executivo, Tecnologia, na ClickUp
Escolhendo o ajuste certo
A distinção entre as funções de Chefe de Equipe e Assistente Executivo não se resume a títulos - trata-se de como cada cargo contribui de forma exclusiva para a excelência organizacional.
A escolha entre essas funções depende das necessidades específicas de sua organização:
- Para organizações maiores (como a nossa), as duas funções trabalhando em conjunto geralmente oferecem a estrutura de suporte ideal
- Precisa de suporte estratégico e coordenação entre departamentos? Um chefe de equipe pode ser a resposta
- Está buscando excelência operacional e uma execução diária perfeita? Um assistente executivo pode ser o ideal
A tecnologia certa pode ampliar o impacto dessas funções cruciais, desde a automação de tarefas rotineiras até o acompanhamento de iniciativas estratégicas. O conjunto abrangente de recursos do ClickUp oferece suporte ao planejamento estratégico e às operações diárias, tornando-o uma plataforma ideal para chefes de equipe e assistentes executivos.
Por que esperar até contratar a melhor opção? Experimente o ClickUp hoje mesmo e planeje com antecedência para o sucesso!