Tipos de comunicação eletrônica nos negócios

Você já se perguntou como um e-mail rápido desencadeia um negócio de um milhão de dólares ou como equipes espalhadas por vários continentes colaboram sem problemas? Bem-vindo à comunicação eletrônica nos negócios, onde as trocas digitais alimentam o comércio global.

A comunicação eletrônica nos negócios refere-se a qualquer troca digital de informações dentro ou entre organizações. Desde os pontos e traços do telégrafo até os atuais chatbots alimentados por IA, ela revolucionou a forma como conduzimos os negócios.

Embora os métodos tradicionais, como reuniões individuais, ofereçam um toque pessoal, as formas digitais modernas proporcionam conectividade instantânea e trocas ricas em dados. No entanto, elas também trazem desafios como sobrecarga de informações e riscos de segurança cibernética.

Neste guia, exploraremos os tipos de comunicações eletrônicas, abordaremos questões de conformidade e forneceremos um plano de implementação passo a passo.

Tipos de comunicação eletrônica

Como existem muitas opções de comunicação eletrônica, é preciso entender os pontos fortes de cada meio e atribuir a ele as funções principais. Vamos explorar os tipos mais importantes de comunicação empresarial que dependem de meios eletrônicos.

E-mail: Para comunicação formal e documentação oficial

O correio eletrônico ou e-mail é a forma mais antiga de comunicação eletrônica que ainda é relevante nos locais de trabalho atuais.

De acordo com um relatório da Radicati, 361.6 bilhões de e-mails serão compartilhados globalmente somente este ano!

O e-mail resistiu ao teste do tempo porque é amplamente usado como o recibo oficial de comunicação. Ele é ótimo para fins de manutenção de registros e é flexível o suficiente para ser usado nos modos síncrono e assíncrono.

Entretanto, o grande volume de e-mails que recebemos todos os dias pode levar à sobrecarga da caixa de entrada, o que torna crucial a implementação de estratégias eficazes de gerenciamento de e-mails. É nesse ponto que as ferramentas integradas de comunicação e gerenciamento de trabalho podem fazer uma diferença significativa.

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Mensagens instantâneas: Para perguntas rápidas e respostas imediatas - formais e informais

As plataformas de mensagens instantâneas cresceram em popularidade porque havia uma demanda por comunicações não oficiais e síncronas. As pessoas precisavam de alternativas de e-mail para bate-papos em tempo real e trocas urgentes.

As mensagens instantâneas revolucionaram a comunicação no local de trabalho, oferecendo modos rápidos e muitas vezes informais de conectar os membros da equipe. As plataformas mais populares incluem:

• Slack: Conhecido por sua organização e integrações baseadas em canais
• Microsoft Teams: Integrado ao Office 365 para um fluxo de trabalho contínuo
• WhatsApp: Frequentemente usado para comunicação internacional (e promocional)

Leia também: 25 Hacks do Slack para melhorar a comunicação no local de trabalho Embora essas plataformas ofereçam ótimas funcionalidades, elas geralmente existem isoladas de seu trabalho. No fim das contas, você acaba mantendo vários aplicativos de comunicação no local de trabalho .

Esse tipo de troca de contexto é contraproducente pesquisa da Associação Americana de Psicologia (APA) sugere que a troca frequente de tarefas pode reduzir a produtividade em até 40%, pois o cérebro precisa de tempo para se reorientar entre as tarefas. ClickUp uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos e produtividade, oferece uma solução para esse desafio com ClickUp Chat . Essa ferramenta ajuda a evitar a taxa de alternância das mensagens instantâneas, integrando-as diretamente às suas tarefas.

Colabore em tempo real com as partes interessadas para atribuir, rastrear e concluir tarefas mais rapidamente com o ClickUp Chat

Este software de comunicação interna permite que as equipes:

• Discutir tarefas e projetos no contexto - cada conversa é automaticamente vinculada à tarefa relevante
• Compartilhar arquivos e atualizações sem mudar de plataforma
• Organizar as conversas por tópicos ou projetos para facilitar a consulta
• Transformar mensagens em tarefas instantaneamente, em um clique
• Obter resumos instantâneos de IA de seus tópicos de bate-papo para se atualizar rapidamente sem ler centenas de mensagens

Ao manter as conversas vinculadas ao seu trabalho, o ClickUp Chat ajuda a reduzir a falta de comunicação e aumenta a produtividade, tornando-o uma ferramenta inestimável em seu arsenal de comunicação eletrônica.

Veja como Rosana Hungria , gerente de projetos, experimentou esses benefícios em primeira mão:

O ClickUp transferiu todas as comunicações de diferentes canais, como e-mails, chats e whatsapp, para um único lugar. Assim, você sabe onde ir para encontrar as informações de que precisa.

Rosana Hungria, Gerente de Projetos

Mídia social: Para preencher a lacuna entre as empresas e seus clientes

À medida que a rede de comunicação eletrônica se expande para refletir as tendências atuais, as plataformas de mídia social se tornaram componentes integrais, desempenhando funções duplas como poderosas ferramentas de rede e marketing para as empresas.

• O LinkedIn, com seus mais de 800 milhões de membros, é uma excelente plataforma para que os profissionais se comuniquem entre si, acompanhem as notícias e os influenciadores do setor, procurem e se candidatem a empregos, desenvolvam relacionamentos de rede, façam headhunts e muito mais
• Outros aplicativos, como X (antigo Twitter), Instagram e Facebook, são usados pelas marcas para manter contato com os clientes, comercializar para clientes em potencial e manter uma imagem positiva da marca

As caixas de entrada desses aplicativos oferecem as mesmas soluções instantâneas e de baixo risco que as pessoas preferem. Se o seu objetivo é melhorar o suporte ao cliente e a imagem da marca, é preciso utilizar as mídias sociais.

De fato, 87% dos profissionais de marketing pesquisados em Relatório de mídia social da HubSpot acredita que os consumidores encontrarão as marcas com mais frequência nas mídias sociais do que nos mecanismos de busca!

No entanto, gerenciar várias contas de mídia social pode ser um desafio. Integrar sua estratégia de mídia social ao gerenciamento geral do projeto pode ajudar a melhorar esse processo e garantir mensagens consistentes em todas as plataformas.

Plataformas de comunicação por vídeo: Para sincronização em tempo real

As plataformas de vídeo se tornaram indispensáveis, especialmente com o aumento do trabalho remoto.

Algumas das mais onipresentes são:

• Zoom: Um software de videoconferência conhecido por sua confiabilidade e facilidade de uso
• **Skype: pioneiro em videochamadas e ainda muito usado para comunicação internacional
• Google Meet: Essa é uma ferramenta de videoconferência simples e amplamente utilizada que faz parte do Google Workspace

Embora essas ferramentas sejam excelentes para reuniões em tempo real, elas nem sempre resolvem o problema da comunicação assíncrona em equipes distribuídas.

Na frente assíncrona, o Loom popularizou o compartilhamento de gravações de tela, que foi aperfeiçoado pelo Clipes do ClickUp .

O ClickUp Clips foi projetado para situações em que as palavras não são suficientes para explicar as coisas. Para usar o ClickUp Clips, abra qualquer conversa no ClickUp e use o ícone de vídeo para gravar rapidamente sua tela (com uma narração, é claro!) e enviá-la diretamente aos destinatários. É a maneira mais fácil de compartilhar feedback, destacar bugs, criar tutoriais e enviar demonstrações.

Crie e compartilhe instantaneamente gravações de tela com áudio com as partes interessadas sem alternar entre guias usando o ClickUp Clips

Esse recurso permite que os membros da equipe:

• Gravar mensagens curtas em vídeo para explicar ideias complexas
• Fornecer feedback visual sobre projetos
• Criar tutoriais ou orientações rápidas
• Reduzir a necessidade de reuniões demoradas, melhorando a produtividade geral

A melhor coisa sobre o ClickUp Clips é que você pode pedir Cérebro ClickUp o ClickUp Brain /%href/, o assistente de IA multiuso do ClickUp, transcreve o vídeo e o analisa para a base de conhecimento.

Ao contrário do Loom, você não precisa gerenciar um aplicativo separado para clipes. Todas as suas gravações de tela e tarefas associadas a elas estão aninhadas no ClickUp, tornando-o uma solução nativa.

Embora o uso de vários modos de comunicação eletrônica tenha nos tornado mais produtivos e eficientes, ele também pode ter várias armadilhas. O excesso de confiança nessas ferramentas pode nos distrair e prejudicar a comunicação e os relacionamentos pessoais, os custos da troca de contexto são altos e precisamos prestar atenção aos riscos de segurança e conformidade.

Riscos de comunicação eletrônica e conformidade

Apesar de seus inúmeros benefícios, os canais de comunicação eletrônica apresentam riscos potenciais que as empresas devem abordar:

• Ameaças à segurança cibernética: Phishing de e-mail, malware e violações de dados
• Preocupações com a privacidade: Garantir que as informações confidenciais permaneçam seguras
• Conformidade legal e regulatória: Cumprir as leis de proteção de dados, como o GDPR

A Proofpoint, fundada pelo ex-CTO da Netscape, Eric Hahn, desempenha um papel crucial na redução desses riscos. Como uma empresa líder em segurança cibernética, a Proofpoint oferece soluções que:

• Protegem contra ameaças baseadas em e-mail
• Garantem a conformidade com as normas de proteção de dados
• Fornecer treinamento aos funcionários sobre as práticas recomendadas de segurança cibernética

A Proofpoint também monitora aplicativos de comunicação empresarial auxilia as equipes jurídicas com uma poderosa visualização de dados e simplifica a conformidade, oferecendo visibilidade dos fluxos de captura de dados.

Implementar medidas de segurança robustas e manter-se informado sobre possíveis vulnerabilidades é fundamental para manter a integridade da comunicação eletrônica nos negócios. Por isso, é importante escolher ferramentas de comunicação que priorizem a segurança e a conformidade.

Melhorando a comunicação eletrônica nas empresas

De acordo com o relatório Communication Statistics 2024 da Project.co, 70% dos funcionários acham que perdem tempo no trabalho devido a problemas de comunicação. Mas nem tudo é desgraça e tristeza.

Você pode tomar medidas proativas para melhorar o sistema eletrônico de comunicação no trabalho. Embora ferramentas como o Proofpoint tratem de questões de segurança, a implementação de práticas recomendadas pode aumentar significativamente a eficiência da comunicação da sua equipe.

Aqui estão algumas estratégias para otimizar sua comunicação eletrônica nos negócios:

Implemente políticas de comunicação claras

• Defina expectativas para os tempos de resposta
• Defina o uso apropriado de diferentes canais de comunicação
• Estabeleça diretrizes para o compartilhamento de informações confidenciais

Ser educado e breve na comunicação comercial

• Respeite o tempo dos destinatários indo direto ao ponto
• Mantenha um tom profissional, mesmo em canais informais

Escolha o canal de comunicação certo para a mensagem

• Use o e-mail para comunicações formais ou quando a documentação for necessária
• Opte por mensagens instantâneas para perguntas rápidas ou atualizações
• Utilize chamadas de vídeo para discussões complexas ou reuniões de equipe

Mantenha as linhas de assunto concisas e descritivas

• Permita que os destinatários entendam rapidamente o conteúdo da mensagem
• Aprimore a capacidade de pesquisa e a organização dos e-mails

Limpe e organize regularmente as comunicações digitais

• Arquivar e-mails e mensagens antigas
• Use pastas ou tags para categorizar informações importantes
• Cancele a assinatura de listas de discussão desnecessárias

Aprimorar as medidas de segurança

• Exija senhas alfanuméricas fortes de 14 caracteres e exclusivas para aplicativos de comunicação e altere-as periodicamente
• Use criptografia forte sempre que disponível para evitar ataques de força bruta
• Aumente o controle de acesso com autenticação multifator e VPNs para melhorarcomunicações híbridas* Pratique planos de resposta a incidentes para reduzir o tempo de inatividade e proteger dados confidenciais

Seguindo essas práticas, as empresas podem aumentar a eficácia e a segurança de suas comunicações eletrônicas, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e protegido.

Como criar um plano de comunicação eletrônica para sua equipe

Agora, vamos explorar como você pode incorporar as dicas acima e implementar um plano de comunicação sólido, passo a passo.

1. Revise o plano de comunicação existente

Antes de começar a criar um método de comunicação eletrônica totalmente novo, verifique se a empresa já tem um plano de comunicação em vigor. Em caso afirmativo, destaque o que funcionava antes e o que poderia ser melhorado.

Faça análises SWOT e PEST para ter uma visão mais clara. Quando você souber qual é a situação da empresa, será mais fácil melhorar ou implementar uma nova estratégia.

A Modelo de plano de comunicação da ClickUp é um modelo completo que armazena sua estratégia de comunicação.

Ele pode ser usado como referência e ajudar as pessoas a desenvolver uma ideia consistente de como deve ser a comunicação ideal, desde os detalhes e objetivos do projeto até as partes interessadas, as ferramentas e a avaliação.

Faça o download deste modelo

Modelo de plano de comunicação do ClickUp

Este modelo pode ajudá-lo:

• Organizar sua estratégia de comunicação
• Acompanhar as metas específicas de comunicação e seu progresso
• Garantir que todos os membros da equipe estejam na mesma página

Este modelo fornece uma estrutura para desenvolver e implementar o seu plano de comunicação, facilitando o alinhamento de todos com a estratégia de comunicação da sua equipe.

2. Defina as metas e as normas

Agora vem a parte empolgante. Você tem dois elementos-chave de sua estratégia de comunicação: as metas a serem atingidas e as regras do jogo.

Conforme discutido acima, você precisa escolher canais que sejam significativos para suas metas de negócios. Em seguida, é preciso codificar as normas para que as partes externas saibam o que esperar de você.

Por exemplo, se um dos seus KPIs for melhorar a comunicação com o cliente, você precisará trabalhar na capacidade de entrega de e-mails, no rastreamento de e-mails, nos briefings pré e pós-reunião e nos protocolos de mensagens.

Decida o quanto você deseja compartilhar sobre um projeto, quando os clientes devem esperar atualizações e como devem ser os resultados. Entre em detalhes e crie modelos para simplificar tudo. Como alternativa, você pode usar um dos Modelos de plano de comunicação do ClickUp para ter um bom começo.

3. Explicar as expectativas

Internamente, as coisas funcionam com mais tranquilidade quando as equipes sabem o que seus gerentes esperam delas. E cabe a você explicar isso em detalhes.

Compartilhe um folheto explicando o seu estilo de gerenciamento, o que gosta e o que não gosta no trabalho, as preferências de comunicação e as expectativas da equipe. Isso ajudará os funcionários a entendê-lo melhor.

A Trabalhando Comigo [Manager] Template by ClickUp é um ótimo lugar para começar. Você pode editar a página para adicionar mais informações, personalizá-la ainda mais e incluir relacionamentos e referências para esclarecer as coisas.

Faça o download deste modelo

Modelo ClickUp Working With Me [Manager]

Com este modelo, você pode:

• Definir seu estilo de liderança, processo de tomada de decisão e métodos preferidos de dar/receber feedback
• Melhorar a transparência nas relações entre gerente e funcionário
• Definir expectativas claras para a comunicação e o desempenho da equipe
• Articular sua abordagem para apoiar o crescimento e o desenvolvimento dos membros da equipe

Isso reduz os conflitos entre as partes interessadas e evita falhas de comunicação, o que nos leva à próxima etapa.

4. Descreva as funções e responsabilidades

Como a comunicação é o alicerce da colaboração, você pode pedir aos funcionários que compartilhem um folheto semelhante com colegas de equipe e gerentes. Ele deve incluir seu estilo de trabalho, canais de comunicação preferidos e horários, entre outras informações relevantes.

Com base nesses dados, os gerentes podem atribuir tarefas às pessoas mais aptas a lidar com elas e planejar adequadamente. Dessa forma, as habilidades são totalmente utilizadas, ao mesmo tempo em que se constrói a confiança.

Os funcionários podem aumentar sua produtividade usando o Modelo Working With Me [Individual] do ClickUp . Esses modelos são totalmente personalizáveis Documentos do ClickUp que pode ser editado e expandido para incluir dados relevantes.

Faça o download deste modelo

Modelo ClickUp Working With Me [Individual]

Você pode usar este modelo para:

• Personalizar seções para preferências de trabalho, estilos de comunicação e métodos de feedback
• Promover a autoconsciência e ajudar os membros da equipe a refletir sobre seus hábitos de trabalho
• Facilitar um melhor entendimento entre os membros da equipe, reduzindo a falta de comunicação
• Compartilhar facilmente estratégias pessoais de trabalho com toda a equipe

Esses documentos podem ser vinculados a Tarefas do ClickUp para melhor visibilidade no espaço de trabalho.

5. Estabeleça opções de backup

O que acontece quando há uma lacuna de conhecimento? Ou quando um membro da equipe principal não está disponível devido a uma emergência? Os gerentes de projeto precisam se preparar para interrupções.

Crie uma matriz de escalonamento para quando as tarefas precisarem de atenção especial e explique essa matriz a todas as partes interessadas. Você também deve detalhar os canais de comunicação de backup para que o trabalho possa continuar sem problemas. Quando você tiver tudo isso organizado, é menos provável que os funcionários entrem em pânico se o trabalho tiver algum problema.

Parabéns! Você está no caminho certo para evitar problemas de comunicação e aproveitar ao máximo todos os modos de comunicação eletrônica no trabalho!

Potencialize sua comunicação eletrônica

A comunicação eletrônica revolucionou os negócios, oferecendo velocidade e flexibilidade inigualáveis. No entanto, ela traz desafios: riscos de segurança cibernética, sobrecarga de informações e a necessidade de políticas claras.

Para prosperar, as empresas devem escolher os canais de mídia eletrônica adequados, implementar uma segurança robusta e estabelecer práticas recomendadas. O gerenciamento de várias ferramentas pode ser desgastante, mas existem soluções.

O ClickUp integra vários canais de comunicação em uma única plataforma, com recursos como o ClickUp Chat para mensagens de texto contextuais e o ClickUp Clips para comunicação assíncrona por vídeo.

Ele agiliza os fluxos de trabalho, aprimora a colaboração e mantém a segurança - abordando muitos desafios que discutimos.

Pronto para potencializar a comunicação e a produtividade da sua equipe? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e tenha acesso conveniente a uma comunicação empresarial integrada e perfeita.