Você já se sentiu preso em um loop, recriando a mesma planilha repetidamente? Ou talvez você esteja tentando fazer as coisas rapidamente, mas se sente frustrado por ter que começar do zero todas as vezes?
Se isso lhe parece familiar, é hora de se familiarizar com os modelos. Eles fornecem uma estrutura pronta que economiza seu tempo e ajuda você a concluir suas tarefas sem complicações.
Seja para elaborar orçamentos, acompanhar tarefas ou organizar seu trabalho, os modelos de planilhas eliminam a necessidade de recriar o mesmo layout todas as vezes, facilitando muito a vida.
Neste blog, mostraremos como criar modelos no Excel para que você possa trabalhar de forma mais inteligente, sem se esforçar tanto.
Pronto para otimizar suas tarefas?
Como criar um modelo no Excel?
Criar um modelo personalizado do Excel é simples. Você pode selecionar modelos existentes e convertê-los em modelos personalizados ou começar do zero. Vamos ver como você pode criar um modelo no Excel.
Etapa 1: abra uma nova pasta de trabalho
Para começar, inicie o Excel para abrir uma nova pasta de trabalho ou use uma das suas planilhas do Excel que deseja transformar em um modelo personalizado. Essa pasta de trabalho servirá como base para o seu arquivo de modelo do Excel.
via Microsoft Excel
💡Dica profissional: pense no que você usará o modelo do Excel. Seja um rastreador de projetos, uma fatura ou uma planilha de orçamento, você quer que o layout do seu modelo do Excel corresponda ao trabalho.
Etapa 2: personalize seu modelo do Excel
A personalização dos seus modelos do Excel é onde a mágica acontece. Comece a inserir detalhes com todos os elementos necessários no seu modelo do Excel. Adicione cabeçalhos, tabelas e cálculos, e não se esqueça de aplicar formatação condicional, filtros e fórmulas para tornar seus modelos do Excel dinâmicos.
Por exemplo, se for um modelo de orçamento mensal, configure categorias como “Receitas” e “Despesas” e adicione fórmulas para calcular os totais.
💡Dica profissional: um modelo padrão do Excel deve ter uma guia “Sobre o modelo” para ajudar outros usuários a acessá-lo facilmente.
Etapa 3: Bloqueie e proteja seu modelo
Se você está preocupado com a possibilidade de alguém alterar suas fórmulas, bloqueie células específicas do seu arquivo do Excel para que outras pessoas possam inserir dados em áreas designadas sem alterar a estrutura do seu modelo do Excel.
Para fazer isso, destaque as células que deseja bloquear, vá para a guia “Revisão” e clique em “Proteger planilha”. Você pode até adicionar uma senha, se necessário.
Lembre-se de deixar as células de entrada (como nomes ou números) desbloqueadas em seus modelos do Excel, protegendo os campos de cálculo ou dados fixos.
Etapa 4: Salve como modelo
Depois de finalizar sua pasta de trabalho, salve-a como um modelo. Vá para a guia “Arquivo” e clique no botão “Salvar como”. Escolha um local e, no menu suspenso de formatos de arquivo, selecione “Modelo do Excel” (*.xltx). Isso garante que você comece com uma versão limpa sempre que abrir o modelo.
💡Dica rápida: Se você estiver salvando uma pasta de trabalho como modelo do Excel pela primeira vez, defina um local padrão para modelos pessoais.
Você também pode optar por salvá-lo como um modelo habilitado para macro para automatizar tarefas repetitivas e otimizar processos para novas pastas de trabalho. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência, reduzindo o trabalho manual.
Etapa 5: Use e compartilhe seu modelo do Excel
Para reutilizar os modelos do Excel criados, acesse o menu “Arquivo”, clique em “Novo” e selecione os modelos salvos na seção “Modelos pessoais”.
Se precisar compartilhar seu modelo do Excel com outras pessoas, basta baixá-lo e enviá-lo por e-mail ou salvá-lo em um serviço em nuvem onde todos possam acessar o mesmo modelo.
💡Dica profissional: compartilhar modelos do Excel por meio de um serviço em nuvem permite a colaboração em tempo real, garantindo que todos trabalhem com a mesma versão.
Como selecionar um modelo padrão no Excel
Em vez de criar um novo modelo do Excel do zero, você pode usar modelos pré-projetados disponíveis na biblioteca de modelos do Excel do Microsoft Office Online. Veja como:
Etapa 1: abra uma nova pasta de trabalho
Para selecionar um modelo padrão do Excel, primeiro abra uma pasta de trabalho do Excel e clique em “Novo”. Aqui, você encontrará alguns modelos padrão do Excel.
Etapa 2: Selecione um modelo predefinido
Agora, escolha um modelo que atenda às suas necessidades e clique duas vezes nele para usá-lo. Por exemplo, se você deseja criar um orçamento para a empresa, selecione o modelo “Orçamento mensal da empresa”.
Etapa 3: personalize o modelo existente
Depois que o modelo do Excel selecionado for aberto, você encontrará o resumo do orçamento e planilhas separadas para inserir suas receitas e despesas. Se necessário, você pode adicionar outros itens ao resumo e vinculá-lo a uma fórmula de outras planilhas.
Na guia “Renda”, você pode inserir seus valores reais e estimados e adicionar ou subtrair itens de linha de acordo com seus fluxos de renda.
Da mesma forma, você pode editar a planilha Despesas.
Etapa 4: Salve como modelo
Para salvar seu modelo do Excel, vá até a guia Arquivo e clique no botão “Salvar como”. Escolha um local e, no menu suspenso de formatos de arquivo, selecione Modelo do Excel (*.xltx).
Você também pode optar por salvá-lo como um modelo habilitado para macro para automatizar tarefas repetitivas. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência, reduzindo o trabalho manual.
via Microsoft Excel
Limitações da criação de um modelo no Excel
Embora o MS Excel seja uma ferramenta versátil, ele tem várias limitações relacionadas à criação e ao uso de modelos.
Pesquisas sugerem que erros em planilhas do Excel podem ter repercussões financeiras, resultando em despesas inesperadas e afetando negativamente os resultados dos projetos comerciais.
Aqui estão algumas das desvantagens mais comuns da criação de modelos do Excel:
1. Colaboração limitada
Para colaborar em um modelo do Excel, você precisa baixá-lo e compartilhá-lo, o que pode levar a várias versões de arquivos do Excel e criar confusão sobre qual é a planilha mais atualizada.
Para colaboração em tempo real com vários usuários em um arquivo do Excel, você precisa usar serviços em nuvem como o OneDrive ou o SharePoint, que têm um custo adicional.
2. Formatação rígida
Depois que os modelos do Microsoft Excel são criados, modificar sua estrutura — como adicionar novos recursos ou colunas — pode ser complicado. As alterações geralmente exigem esforço manual e podem atrapalhar a formatação existente.
🔍Exemplo
Adicionar novas colunas ou linhas requer ajustes nas fórmulas e layouts: se você estiver criando um modelo de orçamento para controlar despesas e quiser adicionar uma nova categoria de despesas, isso pode alterar o alinhamento de todo o modelo.
3. Falta de automação
Os modelos do Microsoft Excel são estáticos por natureza e não oferecem automação integrada para tarefas repetitivas. Os usuários devem inserir dados manualmente, executar fórmulas ou atualizar tabelas, o que pode ser demorado.
Se você estiver gerenciando um modelo de relatório financeiro mensal, atualizar os dados e recalcular os números todos os meses é um processo manual. Automatizar essas tarefas no Excel exigiria macros complexas, que muitos usuários acham difíceis de configurar.
4. Problemas de integridade dos dados
Como os usuários costumam modificar arquivos de modelo do MS Excel sem restrições, erros de entrada de dados podem ocorrer com frequência. Bloquear células ajuda, mas isso limita a flexibilidade para outros usuários.
🔍Exemplo
Em um modelo de gerenciamento de projetos do Excel, uma pessoa pode inserir datas no formato errado, causando conflitos de programação ou atrasos no acompanhamento das tarefas.
5. Tamanho do arquivo e desempenho
Modelos grandes do Excel com muitos dados, várias planilhas ou fórmulas complexas podem diminuir o desempenho, especialmente em sistemas mais antigos. Um modelo com milhares de linhas e várias guias pode fazer com que o Excel demore muito para carregar ou, pior ainda, trave com frequência.
6. Sem gerenciamento de tarefas
Os modelos do Microsoft Excel não possuem ferramentas integradas de gerenciamento de projetos. Se você estiver usando um modelo do Excel para acompanhar tarefas ou cronogramas, será difícil monitorar o progresso ou definir lembretes para datas de vencimento.
Se você estiver usando modelos personalizados do Office para acompanhar o cronograma de um projeto, precisará atualizar o status das tarefas manualmente, e não há como receber lembretes automáticos sobre prazos.
7. Recursos limitados de relatórios
Embora o Excel possa criar tabelas e gráficos, ele não tem a capacidade de gerar relatórios dinâmicos e personalizáveis ou painéis do Excel com base em dados em tempo real. Todos os relatórios devem ser atualizados manualmente.
🔍Exemplo
Em um modelo de acompanhamento de vendas, atualizar os gráficos para refletir os números de vendas mais recentes requer entrada manual e reformatação.
Essas limitações destacam as restrições do Excel, especialmente para fluxos de trabalho complexos que exigem flexibilidade, colaboração e automação.
Crie um modelo com o ClickUp
Os modelos do Excel são um ótimo ponto de partida para o gerenciamento de projetos ou orçamentos, mas à medida que você cresce, fica difícil gerenciar com eles. Se você também acha o Excel limitado, deve explorar o ClickUp, uma das ferramentas de produtividade mais bem avaliadas, que oferece uma alternativa poderosa para ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente. Os modelos dinâmicos do ClickUp podem eliminar os processos manuais e fornecer recursos que faltam ao Excel.
O ClickUp fornece modelos gratuitos pré-criados para tudo, desde gerenciamento de projetos até gerenciamento de tarefas e gerenciamento de estoque, poupando-lhe o trabalho de começar do zero. Você também pode criar seus próprios modelos na plataforma.
Aqui estão alguns dos benefícios significativos de usar os modelos do ClickUp:
- Colaboração em tempo real: colabore com vários usuários para trabalhar no mesmo projeto simultaneamente, com rastreamento claro de alterações e controle de versão.
- Recursos de gerenciamento de tarefas: atribua tarefas, defina prazos e acompanhe o andamento do projeto.
- Automação: automatize tarefas repetitivas com os recursos de automação do ClickUp, tornando os fluxos de trabalho mais eficientes.
- Integração: integra várias ferramentas para que todos os seus dados permaneçam sincronizados.
- Escalabilidade: gerencie fluxos de trabalho complexos e equipes grandes com facilidade, usando recursos avançados do ClickUp, como gráficos de Gantt e dependências de tarefas.
Agora, vamos aprender a criar e usar modelos do ClickUp.
Etapa 1: Acesse a Central de Modelos do ClickUp
O Centro de Modelos do ClickUp é uma biblioteca de modelos pré-criados e modelos que você salvou! Você também pode encontrar modelos gratuitos criados por pessoas em seu Espaço de Trabalho ou na comunidade ClickUp.
Para criar um modelo:
- Abra o espaço de trabalho
- Clique nos três pontos … para abrir o menu de configurações.
- Selecione Modelos
- Clique em “Salvar como modelo”.
- Na seção “Salvar como novo modelo”, digite um nome para criar um novo modelo Opcional: adicione uma descrição, tags e selecione as opções de compartilhamento
- Opcional: adicione descrição, tags e selecione opções de compartilhamento
- Clique em Salvar
- Opcional: adicione descrição, tags e selecione opções de compartilhamento
Etapa 2: personalize seu modelo
Depois de selecionar ou criar um novo modelo, você pode transformá-lo em modelos personalizados de acordo com as necessidades da sua empresa. Para personalizar um modelo existente:
- Clique nas reticências ao lado do item ou em uma tarefa aberta Os modelos de documentos podem ser acessados de maneiras diferentes
- Os modelos de documentos podem ser acessados de maneiras diferentes
- Selecione Centro de modelos e atualize o modelo existente.
- Atualize as configurações de acordo com suas necessidades Use a Visualização de Tabela do ClickUp para uma experiência semelhante a uma planilha com funcionalidades adicionais, como dependências de tarefas, comentários e controle de tempo.
- Use a Visualização de Tabela do ClickUp para uma experiência semelhante a uma planilha com funcionalidades adicionais, como dependências de tarefas, comentários e controle de tempo.
- Os modelos de documentos podem ser acessados de maneiras diferentes
- Use a Visualização de Tabela do ClickUp para uma experiência semelhante a uma planilha com funcionalidades adicionais, como dependências de tarefas, comentários e controle de tempo.
Etapa 3: Salve e reutilize seu modelo
Após finalizar seu modelo:
- Vá para Ações do modelo e clique em “Salvar como modelo”.
- Atribua o modelo a um espaço de trabalho, tornando-o acessível a todos os membros da equipe.
💡Dica profissional: para obter mais detalhes sobre esse processo, consulte o guia oficial do ClickUp sobre como criar modelos.
Crie modelos facilmente com o ClickUp
Com o ClickUp, a colaboração é perfeita; todos os membros da equipe trabalham a partir de um único modelo atualizado. Além disso, as ferramentas de automação do ClickUp eliminam as atualizações manuais, e a flexibilidade da plataforma permite uma maior personalização para atender às necessidades do seu projeto.
Com o ClickUp, você obtém uma solução mais robusta e escalável que elimina a necessidade de processos manuais e reúne sua equipe em uma plataforma unificada.
Pronto para levar seus modelos para o próximo nível?
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