Você já se sentiu como se estivesse preso em um loop, recriando a mesma planilha várias vezes? Ou, talvez, esteja tentando fazer as coisas rapidamente, mas se sente frustrado, começando do zero todas as vezes?
Se isso lhe parece familiar, é hora de se familiarizar com os modelos. Eles fornecem uma estrutura pronta que economiza seu tempo e ajuda a a concluir suas tarefas sem complicações.
Seja para fazer orçamentos, acompanhar tarefas ou organizar seu trabalho, os modelos eliminam a necessidade de recriar o mesmo layout todas as vezes, facilitando muito a vida.
Neste blog, mostraremos como criar modelos no Excel para que você possa trabalhar de forma mais inteligente, e não mais difícil.
_Pronto para simplificar suas tarefas?
Como criar um modelo no Excel?
Criar um modelo personalizado do Excel é simples. Você pode selecionar modelos existentes e convertê-los em modelos personalizados ou começar do zero. Vamos ver como você pode criar um modelo no Excel.
Etapa 1: Abra uma nova pasta de trabalho
Para começar, inicie o Excel para abrir uma nova pasta de trabalho ou use uma de suas planilhas do Excel que você deseja transformar em um modelo personalizado. Essa pasta de trabalho servirá como base para seu arquivo de modelo do Excel.
via Microsoft Excel Dica profissional: Considere para que você usará o modelo do Excel. Quer seja um rastreador de projeto, uma fatura ou uma planilha de orçamento, o layout do modelo do Excel deve corresponder ao trabalho.
Etapa 2: Personalize seu modelo do Excel
A personalização de seus modelos do Excel é onde a mágica acontece. Comece a inserir detalhes com todos os elementos necessários em seu modelo do Excel. Adicione cabeçalhos, tabelas e cálculos, e não se esqueça de aplicar formatação condicional, filtros e fórmulas para tornar seus modelos do Excel dinâmicos.
Por exemplo, se for um modelo de orçamento mensal, defina categorias como "Renda" e "Despesas" e adicione fórmulas para calcular os totais.
Dica profissional: Um modelo padrão do Excel deve ter uma guia "Sobre o modelo" para ajudar outros usuários a acessá-lo sem problemas.
Etapa 3: Bloqueie e proteja seu modelo
Se estiver preocupado com a possibilidade de alguém bagunçar suas fórmulas, bloqueie células específicas do seu arquivo do Excel para que outras pessoas possam inserir dados em áreas designadas sem alterar a estrutura do seu modelo do Excel.
Para isso, destaque as células que deseja bloquear, vá para a guia "Revisão" e clique em "Proteger planilha" Você pode até adicionar uma senha, se necessário.
via Microsoft Excel Lembre-se de deixar as células de entrada (como nomes ou números) desbloqueadas em seus modelos do Excel enquanto protege os campos de cálculo ou os dados fixos.
Etapa 4: Salvar como um modelo
Depois de finalizar sua pasta de trabalho, salve-a como um modelo. Vá para a guia "Arquivo" e clique no botão "Salvar como". Escolha um local e, no menu suspenso de formato de arquivo, selecione "Excel Template" (*.xltx) Isso garante que você comece com uma versão limpa toda vez que abrir o modelo.
dica rápida: Se estiver salvando uma pasta de trabalho como um modelo do Excel pela primeira vez, defina um local padrão para os modelos pessoais.
via Microsoft Excel Você também pode optar por salvá-lo como um modelo habilitado para macro para automatizar tarefas repetitivas e simplificar processos para novas pastas de trabalho. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência ao reduzir o trabalho manual.
via Microsoft Excel
Etapa 5: use e compartilhe seu modelo do Excel
Para reutilizar os modelos do Excel criados, acesse o menu "Arquivo", clique em "Novo" e selecione os modelos do Excel salvos na seção "Modelos pessoais".
via Microsoft Excel Se precisar compartilhar seu modelo do Excel com outras pessoas, basta fazer o download e enviá-lo por e-mail ou salvá-lo em um serviço de nuvem em que todos possam acessar o mesmo modelo.
Dica profissional: O compartilhamento de modelos do Excel por meio de um serviço de nuvem permite a colaboração em tempo real, garantindo que todos trabalhem com a mesma versão.
Como selecionar um modelo padrão no Excel
Em vez de criar um novo modelo do Excel do zero, você pode usar modelos predefinidos disponíveis na biblioteca de modelos do Excel do Microsoft Office Online. Veja como:
Etapa 1: Abra uma nova pasta de trabalho
Para selecionar um modelo padrão do Excel, primeiro abra uma pasta de trabalho do Excel e clique em "Novo" Aqui, você encontrará alguns modelos padrão do Excel.
Etapa 2: Selecione um modelo predefinido
Agora, escolha um modelo que atenda às suas necessidades e clique duas vezes nele para usá-lo. Por exemplo, se você quiser criar um orçamento da empresa, selecione o modelo "Monthly Company Budget" (Orçamento mensal da empresa).
Etapa 3: Personalizar o modelo existente
Quando o modelo do Excel selecionado for aberto, você encontrará o resumo do orçamento e planilhas separadas para inserir suas receitas e despesas. Se necessário, você pode adicionar outros itens ao resumo e vinculá-lo a uma fórmula de outras planilhas.
via Microsoft Excel Na guia "Renda", você pode inserir seus valores reais e estimados e adicionar ou subtrair itens de linha de acordo com seus fluxos de renda.
Via: Microsoft Excel Da mesma forma, você pode editar a planilha Despesas.
via Microsoft Excel
Etapa 4: salvar como um modelo
Para salvar seu modelo do Excel, vá até a guia Arquivo e clique no botão "Salvar como". Escolha um local e, no menu suspenso de formato de arquivo, selecione Modelo do Excel (*.xltx).
via Microsoft Excel Você também pode optar por salvá-lo como um modelo habilitado para macro para automatizar tarefas repetitivas. Isso economiza tempo e aumenta a eficiência ao reduzir o trabalho manual.
via Microsoft Excel
Limitações da criação de um modelo no Excel
Embora o MS Excel seja uma ferramenta versátil, ele tem várias limitações relacionadas à criação e ao uso de modelos. Pesquisa sugere que erros nas planilhas do Excel podem ter repercussões financeiras, resultando em despesas inesperadas e afetando negativamente os resultados dos projetos de negócios.
Aqui estão algumas das desvantagens mais comuns da criação de modelos do Excel:
Colaboração limitada
Para colaborar em um modelo do Excel, é necessário fazer o download e compartilhá-lo, o que pode levar a várias versões de arquivos do Excel e criar confusão sobre a planilha mais atualizada.
Para colaboração multiusuário em tempo real em um arquivo do Excel, é necessário usar serviços de nuvem como o OneDrive ou o SharePoint, que têm um custo adicional.
Formatação rígida
Depois que os modelos do Microsoft Excel são criados, a modificação de sua estrutura - como a adição de novos recursos ou colunas - pode ser incômoda. As alterações geralmente exigem esforço manual e podem prejudicar a formatação existente.
Exemplo
A adição de novas colunas ou linhas exige o ajuste de fórmulas e layouts. Se você estiver criando um modelo de orçamento para controlar despesas e quiser adicionar uma nova categoria de despesas, isso poderá alterar o alinhamento de todo o modelo.
Falta de automação
Os modelos do Microsoft Excel são estáticos por natureza e não oferecem automação integrada para tarefas repetitivas. Os usuários precisam inserir dados manualmente, executar fórmulas ou atualizar tabelas, o que pode consumir muito tempo
Se você estiver gerenciando um modelo de relatório financeiro mensal, atualizar os dados e recalcular os números todos os meses é um processo manual. Automatizar essas tarefas no Excel exigiria macros complexas, que muitos usuários consideram difíceis de configurar.
Problemas de integridade de dados
Como os usuários costumam modificar os arquivos de modelo do MS Excel sem restrições, erros de entrada de dados podem ocorrer com frequência. O bloqueio de células ajuda, mas isso limita a flexibilidade para outros usuários.
🔍Exemplo
Em um modelo de gerenciamento de projetos do Excel, uma pessoa pode inserir datas no formato errado, causando conflitos de agendamento ou atrasos no acompanhamento de tarefas.
Tamanho e desempenho do arquivo
Modelos grandes do Excel com dados extensos, várias planilhas ou fórmulas complexas podem reduzir o desempenho, especialmente em sistemas mais antigos. Um modelo com milhares de linhas e várias guias pode fazer com que o Excel demore muito para carregar ou, pior, trave com frequência.
Não há gerenciamento de tarefas
Os modelos do Microsoft Excel não têm ferramentas integradas de gerenciamento de projetos. Se você estiver usando um modelo do Excel para controlar tarefas ou cronogramas, será difícil monitorar o progresso ou definir lembretes para datas de vencimento.
Se estiver usando modelos personalizados do Office para monitorar a linha do tempo de um projeto, será necessário atualizar os status das tarefas manualmente e não há como receber lembretes automáticos de prazos.
Recursos limitados de geração de relatórios
Embora o Excel possa criar tabelas e gráficos, ele não tem a capacidade de gerar relatórios dinâmicos e personalizáveis ou Painéis de controle do Excel com base em dados em tempo real. Todos os relatórios devem ser atualizados manualmente.
🔍Exemplo
Em um modelo de rastreamento de vendas, a atualização dos gráficos para refletir os últimos números de vendas exige entrada manual e reformatação.
Essas limitações destacam as restrições do Excel, especialmente para fluxos de trabalho complexos que exigem flexibilidade, colaboração e automação.
Criar um modelo com o ClickUp
Os modelos do Excel são um ótimo ponto de partida para o gerenciamento de projetos ou orçamentos, mas à medida que você aumenta a escala, fica difícil gerenciá-los. Se você também acha o Excel limitante, deve explorar ClickUp um dos ferramentas de produtividade mais bem avaliadas que oferece uma alternativa poderosa ao ajude sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente . Os modelos dinâmicos do ClickUp podem eliminar os processos manuais e oferecer recursos que faltam ao Excel.
O ClickUp oferece modelos gratuitos pré-criados para tudo, desde gerenciamento de projetos para gerenciamento de tarefas e gerenciamento de inventário poupando-lhe o incômodo de começar do zero. Além disso, você também pode criar seus próprios modelos na plataforma.
Aqui estão alguns dos benefícios significativos do uso dos modelos do ClickUp:
- Colaboração em tempo real: Colabore com vários usuários para trabalhar no mesmo projeto simultaneamente, com acompanhamento claro de alterações e controle de versões
- Recursos de gerenciamento de tarefas: Atribua tarefas, defina datas de vencimento e acompanhe o andamento do projeto
- Automação: Automatize tarefas repetitivas com os recursos de automação do ClickUp, tornando os fluxos de trabalho mais eficientes
- Integração: Integra várias ferramentas para que todos os seus dados permaneçam sincronizados
- Escalabilidade: Gerencie fluxos de trabalho complexos e grandes equipes com facilidade, usando os recursos avançados do ClickUp, como gráficos de Gantt e dependências de tarefas
Agora, vamos aprender a criar e usar os modelos do ClickUp.
Etapa 1: acessar o centro de modelos do ClickUp
A seção Centro de modelos é uma biblioteca de modelos pré-fabricados e modelos que você salvou! Você também pode encontrar modelos gratuitos criados por pessoas em seu espaço de trabalho ou na comunidade ClickUp.
Procure uma seleção de modelos para Spaces, Folders, Lists, tasks, Docs, views e checklists no Template Center
Para criar um modelo:
- Abra o espaço de trabalho
- Clique nas reticências ... para abrir o menu de configurações
- Selecione Modelos
- Clique em "Save as Template" (Salvar como modelo)
- Na seção "Save as New Template" (Salvar como novo modelo), digite um nome de modelo para criar um novo modelo
- Opcional: Adicione a descrição, as tags e selecione as opções de compartilhamento
- Clique em Salvar
Transforme o projeto em um modelo com cronogramas, responsáveis e informações importantes
Etapa 2: Personalizar seu modelo
Depois de selecionar ou criar um novo modelo, você pode transformá-lo em modelos personalizados de acordo com suas necessidades comerciais. Para personalizar um modelo existente:
- Clique nas reticências ao lado do item ou em uma tarefa aberta
- Os modelos de documentos podem ser acessados de outra forma
- Selecione Template Center e, em seguida, atualize o modelo existente
- Atualize as configurações de acordo com suas necessidades
- Use o recurso ClickUp Visualização de tabela para uma experiência semelhante a uma planilha com funcionalidades adicionais, como dependências de tarefas, comentários e controle de tempo
Etapa 3: Salve e reutilize seu modelo
Depois de finalizar seu modelo:
- Vá para Template Actions (Ações do modelo) e clique em "Save as Template" (Salvar como modelo)
- Atribua o modelo a um espaço de trabalho, tornando-o acessível a todos os membros da equipe
Para obter mais detalhes sobre esse processo, consulte o guia oficial do ClickUp sobre como criar modelos .
Crie modelos facilmente com o ClickUp
Com o ClickUp, a colaboração é perfeita; cada membro da equipe trabalha a partir de um único modelo atualizado. Além disso, as ferramentas de automação do ClickUp eliminam as atualizações manuais e a flexibilidade da plataforma permite maior personalização para atender às necessidades de seu projeto.
Com o ClickUp, você obtém uma solução mais robusta e escalável que elimina a necessidade de processos manuais e reúne sua equipe em uma plataforma unificada.
Pronto para levar seus modelos para o próximo nível? Registre-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo!