Você já se viu enterrado em uma montanha de edições, lutando para saber quem sugeriu o quê e quando?
Embora o recurso Rastrear alterações no Microsoft Word seja bastante simples, se você estiver trabalhando em um projeto colaborativo com várias pessoas ou criando várias versões do mesmo documento, as coisas podem ficar decididamente... confusas.
No entanto, com algumas ferramentas e truques interessantes, você logo dominará a arte de rastrear alterações.
Vamos explorar como você pode simplificar seu processo de edição no Microsoft Word, manter todos na mesma página e garantir que nenhuma grande ideia se perca.
Como usar o controle de alterações no Word
O controle de alterações é um recurso crucial quando você está editando ou colaborando em documentos do Microsoft Word. Ele permite que você acompanhe e monitore cada edição, comentário e revisão.
Aqui está um guia passo a passo sobre como rastrear alterações no Word:
Etapa 1: Ativar o controle de alterações no Microsoft Word
Primeiro, você precisa ativar o controle de alterações. Para fazer isso:
- Abra seu documento no Microsoft Word
- Navegue até a guia Revisão na faixa de opções da barra de tarefas na parte superior
- Clique no botão Track Changes (Rastrear alterações)
- Quando você ativa o Track Changes, a seção é destacada. Ele marca as exclusões com um tachado e sublinha as adições. As alterações feitas por diferentes autores são mostradas em cores diferentes
- Ative/desative esse ícone para ativar e desativar Track Changes
- Quando você desativa o Rastrear alterações, a seção não é mais destacada e o Word para de rastrear novas alterações. No entanto, os sublinhados e tachados coloridos existentes permanecem no documento
via Microsoft
- Você pode optar por rastrear apenas suas próprias alterações ou as alterações de vários revisores
- Para rastrear somente suas próprias alterações, vá para Review > Track Changes > Just Mine
- Para rastrear as alterações de todos, vá para Revisão > Rastrear alterações > Para todos
dica profissional: Se um documento for compartilhado com você para revisão e você não puder desativar o recurso Rastrear alterações, salve uma cópia do documento ou peça ao remetente para compartilhá-lo novamente com o modo de revisão desativado. Isso permitirá que você edite sem rastrear as alterações.
Etapa 2: Escolha como você deseja visualizar as alterações no documento
Quando o recurso Track Changes estiver ativo, você poderá ajustar como essas revisões serão renderizadas no documento. Veja a seguir o que você pode fazer para gerenciar como as alterações são exibidas:
- Na guia Revisão, clique na seta suspensa ao lado de Rastrear alterações
- Você terá as seguintes opções para personalizar as marcações:
- Marcação simples: Mostra as alterações rastreadas com uma linha vermelha na margem
- All Markup: Mostra todas as alterações rastreadas usando várias cores para texto e linhas
- No Markup: Oculta as alterações, exibindo o documento como se todas as edições tivessem sido aplicadas
- Original: Exibe o documento como estava antes de ativar o controle de alterações, mas quaisquer edições ou comentários que não tenham sido resolvidos ainda permanecem visíveis no documento original
- Selecione a opção de marcação apropriada para decidir como ver as revisões em seu documento
Etapa 3: Personalizar como as alterações aparecem no documento
Você pode decidir quais tipos de revisões serão exibidas e como elas aparecerão. Se você optar por balões, as alterações aparecerão nas margens do documento. Como alternativa, se você optar por exibi-las em linha, as exclusões serão exibidas como tachadas diretamente no texto em vez de em balões.
- Você pode personalizar ainda mais essas marcações clicando em Mostrar marcação no menu suspenso
- Você pode escolher os tipos de revisões e a maneira como elas são exibidas
- Se você optar por mostrar as revisões como balões, selecione Balões e, em seguida, selecione o tipo de exibição desejado.
- Mostrar revisões em balões: Onde todas as alterações são exibidas em balões
- Show All Revisions Inline (Mostrar todas as revisões em linha): Onde você pode ver as revisões em linha em vez de balões
- Show Only Formatting in Balloons (Mostrar somente formatação em balões): Onde apenas as alterações de formatação são exibidas em balões, enquanto o restante fica em linha
- Se quiser exibir as alterações por tipos de edições, você pode selecionar Inserções e exclusões ou Formatação
- Para selecionar Pessoas específicas, desmarque todas as caixas de seleção, exceto aquelas ao lado dos nomes dos revisores cujas alterações você deseja mostrar
Etapa 4: Adicionar e remover comentários
Os comentários são um elemento básico de qualquer software de colaboração de documentos . Eles são uma ótima maneira de adicionar contexto às recomendações ou sugestões sem fazer nenhuma alteração no texto real.
Veja como você pode adicionar comentários:
- Selecione o texto que você deseja comentar
- Na guia Review, clique na opção New Comment (Novo comentário)
- Um balão de comentário aparece na margem do documento, onde você pode anotar seus pensamentos, ideias, comentários ou sugestões
- Repita as etapas acima se quiser adicionar outro novo comentário
- Para excluir comentários, clique com o botão direito do mouse no balão de comentários e selecione a opção Delete Comment (Excluir comentário)
- Você também encontrará a opção Delete na faixa de opções para excluir comentários
- Você pode alternar entre os comentários usando as opções Previous e Next. Isso é muito útil quando você tem vários comentários
- Você pode responder, editar, excluir ou resolver um tópico de comentário de dentro do comentário
Etapa 5: Aceitar ou rejeitar alterações
Depois que você e seus colaboradores tiverem feito todas as alterações, você poderá aprovar ou rejeitar as sugestões deles. Veja como:
- Navegue até o menu Revisão
- Na guia Changes (Alterações), você encontrará opções para Accept (Aceitar) ou Reject (Rejeitar) as alterações. Você também tem a opção de alternar Track Changes usando as opções Previous e Next
- Você pode:
- Aceitar/rejeitar uma alteração específica
- Aceitar/rejeitar uma alteração e passar para a próxima recomendação
- Aceitar/rejeitar todas as alterações no documento
Bônus: Para saber mais sobre o gerenciamento de revisões, leia nosso guia sobre controle de versão de documentos .
Etapa 6: usar o painel de revisão
Use o Painel de revisão para obter uma visão geral mais detalhada das alterações e comentários rastreados em seu documento.
- Selecione Review na barra de ferramentas e navegue até a seção Track Changes
- Clique em Reviewing Pane e uma nova janela será aberta, mostrando todas as alterações feitas no documento
- Você tem a opção de visualizar o Reviewing Pane horizontalmente (para ver uma lista de todas as alterações abaixo do documento) ou verticalmente (para ver uma lista de todas as alterações ao lado do documento)
via Erin Wright Esse recurso é útil se você deseja obter um resumo e analisar cada alteração individualmente e em profundidade.
Etapa 7: Bloquear alterações na trilha
Quando você envia um documento para revisão ou aprovação, é fundamental capturar todas as alterações feitas pelos revisores. Algumas pessoas podem se esquecer de ativar o Track Changes. Embora você possa comparar as versões original e revisada para detectar diferenças, Bloquear alterações é uma maneira mais simples de impedir que as edições sejam feitas sem rastreá-las.
- Na seção Track Changes (Rastrear alterações), clique em Lock Tracking (Bloquear rastreamento)
via Dicas de ferramentas do Office
- Na caixa de diálogo Lock Tracking, crie uma senha
Observação: Qualquer pessoa pode desbloquear o rastreamento de alterações com a senha correta. Esse recurso aprimora a colaboração e a edição de documentos. Comunique-se com sua equipe e gerencie suas senhas com eficiência para manter um fluxo de trabalho tranquilo.
Dicas e truques para aproveitar ao máximo o recurso Controlar alterações no Microsoft Word
Dominar o recurso Controlar alterações é uma das muitas vantagens do Microsoft Word Hacks do Microsoft Word que podem melhorar seus processos de edição e colaboração.
Aqui estão algumas dicas e truques que podem ajudá-lo a tirar o máximo proveito dessa ferramenta poderosa:
- Simplifique seus fluxos de trabalho usando atalhos de teclado para gerenciar as alterações de trilha com eficiência
Por exemplo, você pode ativar o Track Changes pressionando Ctrl + Shift + E ou Command + Shift + E para Macs. A mesma combinação também a desativa. Use Alt + Shift + C para percorrer as alterações; Alt + Shift + A para aceitar edições, e assim por diante
- Filtre as alterações por um revisor específico para trabalhar nas recomendações de uma pessoa de cada vez. Isso ajuda você a se concentrar e evita a sobrecarga. Para ativá-lo, vá para Revisão > Mostrar marcação > Pessoas específicas e selecione um revisor
- Alterne entre as visualizações de marcação de acordo com suas necessidades. A Visualização de marcação simples exibe uma versão limpa do documento com o mínimo de edições visíveis. Você pode usá-la se estiver escrevendo no documento. Por outro lado, a visualização All Markup é útil se você estiver fazendo uma revisão detalhada, pois exibe todas as alterações rastreadas
Adicione comentários explicando a lógica por trás de uma alteração para dar mais contexto às alterações rastreadas. Isso elimina as chances de falhas de comunicação e idas e vindas desnecessáriasConverter arquivos do Microsoft Word em Google Docs para simplificar isso, uma ferramenta de gerenciamento de projetos dedicada seria muito mais eficaz
Colaboração em tempo real limitada: Embora o Microsoft 365 ofereça colaboração on-line na nuvem, a versão para desktop do Microsoft Word não tem a funcionalidade de edição em tempo real, na qual vários colaboradores podem trabalhar no mesmo arquivo. Isso pode resultar em problemas de controle de versão, pois cada revisor terá uma cópia local do documento, que deverá ser consolidada
para colaboração em tempo real, procure outros aplicativos *[_software de colaboração de documentos](HREF/https://clickup.com/pt-BR/blog/13820/software-de-colaboracao-de-documentos/)*
- Tamanho do documento e problemas de desempenho: Ativar o Track Changes em documentos grandes ou por longos períodos pode causar problemas de desempenho. Você perceberá que o documento fica lento e a abertura pode ser lenta e dolorosa, especialmente em dispositivos diferentes. Essa experiência frustrante só piora quando você está trabalhando com um prazo apertado
procure um software avançado que possa lidar com vários revisores e versões_
- Possível perda ou corrupção de dados: Se você desativar o recurso Controlar alterações antes de finalizar o documento, corre o risco de perder decisões importantes. Além desses acidentes, o recurso pode resultar em corrupção do documento, especialmente se você tiver aplicado formatação complexa ou estiver usando uma versão mais antiga do Word
🧩 _Você precisa de uma ferramenta de documentação ou de processamento de texto que salve todas as alterações em tempo real e que seja capaz de lidar com documentos grandes e complexos com vários formatos dentro do próprio Word
- Riscos de segurança com metadados ocultos: Mesmo depois de você aceitar ou rejeitar as alterações, o documento ainda pode armazenar alguns metadados. Essas informações secretas podem representar riscos à segurança e à privacidade se não forem gerenciadas adequadamente
🧩 Ferramentas de controle de versão de documentos oferecem maior controle sobre esses dados e possuem opções avançadas para reduzir os riscos associados
- Interface desajeitada e perturbadora: Embora isso possa se resumir a preferências pessoais, o recurso Rastrear alterações no Microsoft Word parece desajeitado e obsoleto. É claro que você pode alterar as opções de marcação e exibir ou ocultar as alterações rastreadas, mas a linha vermelha e a incapacidade de responder a comentários estão bastante desatualizadas
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Conheça o ClickUp: Uma maneira mais segura de rastrear alterações em documentos ClickUp é uma plataforma de produtividade tudo-em-um que vai além do gerenciamento de tarefas e oferece recursos avançados de colaboração de documentos via
ClickUp Docs .
O ClickUp Docs é o recurso de gerenciamento de documentos da ferramenta de gerenciamento de projetos. Ele oferece uma plataforma centralizada para as equipes colaborarem em tempo real à medida que criam ou editam documentos, mantêm o histórico de versões e acompanham as alterações com segurança.
Veja como o ClickUp Docs se destaca:
Colaboração em tempo real
Ao contrário do Microsoft Word, que oferece colaboração limitada em tempo real, o ClickUp Docs é uma solução baseada na nuvem que permite que vários usuários editem o mesmo documento simultaneamente. Essa ação colaborativa e a capacidade de capturar uma fonte única de verdade ajudam a minimizar as dores de cabeça do controle de versão e garantem que todos estejam na mesma página - literal e figurativamente!
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**Segurança aprimorada
O ClickUp Docs equilibra perfeitamente a capacidade de compartilhamento com a segurança. Ele possui recursos integrados de segurança e privacidade que protegem seu documento contra acesso não autorizado. Você tem controle absoluto sobre quem visualiza, edita e compartilha seus documentos, o que o torna mais seguro do que os processadores de texto tradicionais, que podem ignorar edições ou deixar para trás metadados ocultos.
Fique no controle do que você compartilha e com quem com o ClickUp Docs
**Histórico abrangente de documentos
O recurso de histórico de documentos do ClickUp Docs mantém um registro de todas as alterações feitas no seu documento, quem fez essa alteração e o registro de data e hora. Esse histórico de revisão detalhado elimina o risco de perder edições importantes e permite reverter para versões anteriores com apenas alguns cliques.
**Integrações e notificações automatizadas
Como o ClickUp Docs faz parte do ecossistema do ClickUp, você não precisa ficar limitado.
O ClickUp integra-se a mais de 1000 aplicativos e sistemas, permitindo que você colabore no Docs independentemente da solução de software. Além disso, você pode configurar notificações e lembretes automatizados para que os colaboradores revisem os documentos.
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**Acessibilidade móvel
A acessibilidade entre plataformas é apenas uma faceta da disponibilidade do ClickUp. Você pode acessar o ClickUp Docs de qualquer lugar e a qualquer momento por meio do aplicativo móvel intuitivo. Portanto, colabore com sua equipe mesmo quando estiver em trânsito.
O ClickUp Docs elimina vários desafios e limitações que impedem a edição colaborativa eficiente usando o Microsoft Word.
O mais importante é que você pode conectar perfeitamente itens de ação do Docs a tarefas, linhas do tempo, canais de comunicação ou recursos de conhecimento no ClickUp. Isso mantém os documentos organizados e evita a troca de contexto, garantindo que nada passe despercebido.
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O recurso Controlar alterações no Microsoft Word é uma ferramenta inestimável para edição e colaboração em documentos. Ele ajuda as equipes a revisar, comentar e gerenciar as revisões com eficiência
No entanto, as limitações do Microsoft Word - como desafios com a colaboração em tempo real ou problemas de segurança - podem prejudicar a produtividade, especialmente quando você está trabalhando em documentos confidenciais ou com grandes equipes.
É aqui que o ClickUp faz a diferença. O ClickUp Docs oferece um ambiente mais integrado, seguro e colaborativo para suas equipes e documentos. Use-o para rastrear alterações, gerenciar revisões e trabalhar em conjunto sem problemas.
Com recursos poderosos, como colaboração em tempo real, histórico de documentos e segurança avançada, o ClickUp atende a tudo o que você precisa em uma ferramenta de gerenciamento de documentos. Registre-se no ClickUp e gerencie seus documentos com mais eficiência.