"A comunicação é fundamental" é algo que todos já ouvimos na vida. Embora a comunicação eficaz seja a base de qualquer relacionamento pessoal, ela é igualmente importante, se não mais, no ambiente profissional.
Um local de trabalho bem-sucedido prospera com uma comunicação horizontal ideal. Portanto, quer esteja a falar com um colega sobre uma tarefa ou a enviar um e-mail, deve praticar os princípios da comunicação horizontal eficiente.
Mas antes de mergulharmos nos detalhes desse conceito, vamos entender o que é comunicação horizontal e como ela afeta as interações no local de trabalho.
O que é comunicação horizontal?
A comunicação horizontal compreende as interações entre pessoas ou departamentos que trabalham no mesmo nível em uma organização. Também é conhecida como comunicação lateral e é tão importante para a empresa quanto a comunicação externa.
No livro Organizational Communication, de Michael J. Papa, a comunicação horizontal é definida como o "fluxo de mensagens entre áreas funcionais" em um determinado nível de uma organização. Quando as pessoas se comunicam de forma direta e eficaz com seus colegas, fica mais fácil resolver problemas, compartilhar informações entre diferentes grupos de trabalho e coordenar tarefas entre departamentos ou equipes de projeto
Esteja você envolvido em uma pequena ou grande empresa, os fluxos de comunicação interna definem essencialmente o tom da atmosfera do escritório e ajudam a construir relações interpessoais no local de trabalho.
Essa comunicação pode ocorrer pessoalmente, por telefone ou por e-mail. Mas, independentemente do meio utilizado, ela afeta diretamente a produtividade e o desempenho dos negócios. É por isso que devemos compreender e praticar uma comunicação eficaz no trabalho.
Entendendo a comunicação horizontal ou lateral
Todo local de trabalho precisa de comunicação regular para funcionar bem.
Embora as interações pessoais informais ajudem a construir relações interpessoais com os seus colegas, uma comunicação eficaz no trabalho é fundamental para o crescimento de qualquer organização.
O fluxo de comunicação oficial pode incluir instruções de tarefas, e-mails com atualizações de projetos, pedidos de ajuda e assim por diante. Estritamente no contexto do local de trabalho, isso se enquadra na comunicação horizontal.
Por exemplo, o departamento gráfico da sua agência precisa informar o departamento de redação sobre mudanças nos ícones e temas da próxima campanha publicitária. Eles podem realizar uma reunião para discutir isso e também enviar um e-mail destacando os novos padrões.
Basicamente, uma interação conta como comunicação horizontal se:
- Ocorre com pessoas ou unidades no mesmo nível hierárquico
- É um pouco informal e menos estruturado
- Objetivo de alcançar a colaboração e a resolução de problemas
- Facilita a coordenação, o compartilhamento de informações e a resolução de conflitos
A cadeia de comunicação nesses casos pode ser longa, demorada e causar distrações. Antes que você perceba, terá passado metade do seu dia de trabalho apenas enviando e recebendo e-mails, memorandos, etc.
Dica profissional: Use os recursos de gerenciamento e revisão de e-mails do ClickUp para garantir que sua comunicação permaneça organizada e facilmente acessível. Ele atua como um hub central para manter tudo simplificado e em um só lugar, substituindo a necessidade de alternar entre sua caixa de entrada e várias ferramentas de revisão. Você pode até mesmo usá-lo para transformar e-mails específicos em tarefas no ClickUp.
Principais características de uma comunicação horizontal eficaz
A comunicação horizontal eficaz tem algumas características distintas:
- Clareza: A comunicação é clara e baseada em objetivos, num formato compreendido e interpretado pelo destinatário
- Escuta ativa: O objetivo é ouvir bem e discutir quaisquer dúvidas ou obstáculos antecipadamente
- Transparência: O modo, o conteúdo e a intenção da comunicação incentivam a construção da confiança, da transparência e da responsabilidade
- Colaboração: A comunicação horizontal visa otimizar os esforços colaborativos e eliminar silos do fluxo de trabalho para garantir operações comerciais tranquilas
- Impulsionando a inovação: Ao facilitar o compartilhamento de ideias entre as equipes, ajuda a promover a inovação e abordagens inovadoras
- Acompanhamento: Os envolvidos tiram conclusões da comunicação e dão seguimento com discussões ou ações, conforme necessário
- Apoiador: Equipes que gerenciam a comunicação horizontal de maneira eficaz proporcionam um espaço seguro para que os membros compartilhem seus pensamentos e ideias com confiança
Na melhor das hipóteses, a comunicação horizontal incentiva o trabalho em equipe, aumenta a responsabilidade e cria visibilidade entre os colegas. Ela reforça o sentimento de trabalhar em prol de um objetivo comum na organização, o que se torna mais fácil com as ferramentas de comunicação certas.
As ferramentas de comunicação no local de trabalho ajudam a centralizar todas as interações e a manter as equipes alinhadas, com foco nas principais características de uma comunicação eficaz.
Primeiramente, a comunicação horizontal difere dos outros dois tipos de comunicação no local de trabalho: a comunicação diagonal e a comunicação vertical.
Comunicação horizontal vs. comunicação diagonal
Enquanto a comunicação horizontal ocorre entre indivíduos ou departamentos do mesmo nível, a comunicação diagonal é mais híbrida.
Isso envolve tanto a comunicação descendente (com funcionários em níveis hierárquicos inferiores) quanto a comunicação ascendente (com aqueles em níveis hierárquicos superiores), independentemente do departamento em que atuam.
Digamos que você é um gerente de vendas encarregado de conduzir uma campanha sazonal. Você precisa colaborar com profissionais e gerentes de marketing para criar textos publicitários e boletins informativos regulares para a campanha. Todo o seu fluxo de comunicação relacionado a isso seria considerado diagonal.
Práticas eficazes de comunicação diagonal podem melhorar a produtividade da empresa e a satisfação dos funcionários. O mesmo pode ser dito sobre a comunicação vertical.
Comunicação horizontal vs. vertical
a comunicação vertical ocorre entre pessoas pertencentes a dois níveis da hierarquia organizacional. Essa forma de comunicação pode ser ascendente ou descendente.
Por exemplo, a alta administração da sua empresa realiza uma reunião com todos os funcionários para discutir o orçamento e os planos da empresa para o próximo ano fiscal. Eles compartilham sua visão e decisões com todos no local de trabalho, até mesmo com os funcionários de nível mais baixo na hierarquia.
O contrário seria quando um funcionário relata ao seu gerente sênior sobre o progresso de um projeto. Esse relatório é então comunicado ao vice-presidente do departamento para uma melhor tomada de decisão.
Ambos são exemplos adequados de comunicação vertical.
Ao contrário das estruturas de comunicação horizontal, a comunicação vertical tem um canal de feedback mais forte e claro, com menos margem para discussões sobre o mesmo assunto.
No entanto, a comunicação horizontal está ganhando força no cenário corporativo moderno devido à sua natureza transparente e flexível e ao impacto positivo na cultura do local de trabalho.
Importância e objetivo da comunicação horizontal
Correndo o risco de parecer repetitivo, a comunicação horizontal é fundamental para promover um ambiente de trabalho saudável e colaborativo. Ela fortalece os quatro pilares fundamentais de uma cultura positiva no local de trabalho: trabalho em equipe, eficiência, resolução de problemas e satisfação no trabalho.
Vamos aprender mais sobre o objetivo e os benefícios da comunicação horizontal:
Aumenta a colaboração e o trabalho em equipe
O sucesso de qualquer projeto depende da colaboração em tempo real entre funcionários e departamentos. Os problemas ficam mais simples de resolver e as informações mais fáceis de compartilhar. Você pode reduzir gargalos e alcançar resultados mais rápidos para obter maior produtividade.
Por exemplo, se várias pessoas estiverem trabalhando em um arquivo simultaneamente, é melhor que haja uma versão online do arquivo com permissões de acesso, onde elas possam colaborar quando necessário e concluir a tarefa coletivamente com rapidez.
Permite um fluxo de informações rápido e eficiente
O fluxo de informações não significa apenas compartilhar informações por meio de chats ou e-mails; também inclui o compartilhamento de dados entre processos e ferramentas na organização. Ferramentas inteligentes de gerenciamento de comunicação incentivam a colaboração eficaz e o compartilhamento de informações, mantendo as hierarquias de relatórios e envolvendo todas as partes interessadas.
Você pode acompanhar seus canais de informação e recorrer a qualquer tópico quando necessário.
Melhora a resolução de problemas e conflitos
Conflitos e obstáculos no fluxo de trabalho são inevitáveis em qualquer organização. Manter um canal de comunicação lateral organizado facilita o lidar com tais situações.
Você pode manter diferentes pessoas e equipes informadas e comunicar-se entre grupos de trabalho. Você também pode encontrar maneiras mais transparentes de resolver conflitos com um processo de tomada de decisão justo e informado, baseado em uma comunicação eficaz.
Com uma comunicação lateral eficaz, você pode incentivar a abertura nas interações e convidar as pessoas a compartilhar suas ideias e perspectivas. Isso cria uma atmosfera mais acolhedora no local de trabalho e melhora muito o relacionamento entre os funcionários e a empresa.
O ClickUp Whiteboards é o lugar perfeito para você e os membros da sua equipe idealizarem, visualizarem e planejarem juntos. Todos na sua equipe podem trabalhar no quadro branco simultaneamente, independentemente de onde estiverem.
Comunicação horizontal em organizações planas
A estrutura da sua organização muitas vezes determina a eficácia da comunicação entre os departamentos. Ela pode criar e afetar impasses de informação, silos de comunicação, atrasos corporativos e assim por diante.
É seguro dizer que uma estrutura organizacional estritamente isolada impede uma comunicação eficaz. A outra alternativa é uma organização plana, que é quando as empresas abolam a hierarquia departamental. Dessa forma, qualquer comunicação em uma organização plana é horizontal.
Alguns exemplos populares de organizações planas são Amazon, Netflix e Spotify. Essas empresas tentaram remover a camada de gestão intermediária para agilizar a inovação e a tomada de decisões, levando a resoluções mais rápidas.
Em termos simples, o trabalho multifuncional consiste em ignorar as hierarquias. Em vez de esperar que os chefes entrem em contato, você pode entrar em contato diretamente com outros departamentos e colaborar para resolver o problema mais rapidamente.
Nesses casos, a hierarquia minimizada promove a comunicação colaborativa, a ambição dos funcionários, o aprendizado lateral e um pensamento mais inovador. Os funcionários tomam decisões independentes, o que aumenta o senso de propriedade e fortalece o banco de conhecimento da empresa.
Tal como tudo na vida, a comunicação horizontal não é só vantagens; tem os seus prós e contras.
Prós e contras da comunicação horizontal
Quando bem praticada, a comunicação horizontal incentiva o trabalho em equipe eficaz, melhora a produtividade e reduz os custos operacionais. Ela também incute um espírito de união nos funcionários, fazendo com que se sintam que estão trabalhando em prol de um objetivo comum.
Se não for gerida corretamente, a comunicação horizontal pode criar gargalos no negócio. Os funcionários ficam presos nas armadilhas da comunicação multicanal, perdem o foco nos seus objetivos e introduzem atrasos no fluxo de trabalho.
Imagine quanto tempo levaria para ler e responder centenas de e-mails, listar tarefas importantes, entrar em contato para obter feedback e implementar mudanças em um projeto. Quanto maior o volume de comunicação ineficaz, mais difícil é alcançar resultados positivos.
Prós
Na melhor das hipóteses, a comunicação horizontal traz múltiplos benefícios:
- Maior satisfação no trabalho: Os funcionários se sentem mais motivados em uma cultura de trabalho flexível, onde são livres para se comunicar entre si sobre um projeto
- Tempos de resolução mais baixos: Comunicar-se diretamente com as pessoas envolvidas reduz significativamente o tempo de resolução de problemas
- Tomada de decisão mais rápida: ter menos níveis hierárquicos significa que você toma decisões mais rápidas e resolve problemas em tempo real
- Melhoria da comunicação: a comunicação lateral melhora as relações de trabalho e facilita uma colaboração mais harmoniosa
- Redução da falta de comunicação: quando todas as partes interessadas se comunicam abertamente, as chances de ocorrer um mal-entendido são reduzidas significativamente
Cons
As desvantagens da comunicação horizontal surgem quando ela não é utilizada ou organizada de forma sistemática, levando ao seguinte:
- Falta de controle: gerentes e supervisores têm menos controle sobre as decisões em uma abordagem horizontal
- Maiores chances de conflito: As chances de conflito aumentam quando a comunicação é entre unidades no mesmo nível hierárquico
- Perda de tempo: se a comunicação horizontal não for organizada e acompanhada de forma eficiente, pode levar a um maior consumo de tempo em questões menores
- Maior confusão: Quando há vários canais de comunicação para manter, um funcionário pode ficar confuso diariamente
- Silos de informação: Não há nada que garanta que todas as informações relevantes tenham sido compartilhadas com as partes interessadas, o que pode levar à perda de conhecimento e criar silos
- Abordagem informal: A comunicação horizontal é frequentemente informal e pode não estar em conformidade com as políticas corporativas em certos casos
Como mitigar os desafios
As desvantagens parecem preocupantes, mas existem medidas simples que você pode tomar para mitigar os riscos da comunicação horizontal.
Mantenha os gerentes e supervisores informados
A melhor maneira de regular a comunicação lateral é manter os supervisores informados. Isso garante que seus superiores estejam atualizados sobre o status das tarefas e tenham acesso às informações trocadas. Isso também pode ajudá-lo em situações delicadas em que você precise envolver um supervisor. Além disso, permite que os supervisores criem relatórios sobre um projeto e se comuniquem com outras equipes, se necessário.
Reduza o excesso de e-mails adotando canais de mensagens
Um software de comunicação centralizado evita a sobrecarga de comunicação, substituindo a maior parte da comunicação por e-mail por chats em tempo real através de plataformas de mensagens. É mais eficaz e poupa tempo — as pessoas tendem a responder mais rapidamente a mensagens curtas de chat do que a e-mails. Assim, se precisar de ajuda rápida de um especialista num determinado conceito, não precisa de esperar pela resposta por e-mail. As mensagens são mais inteligentes e mais rápidas.
O ClickUp Chat View oferece uma solução simplificada para as necessidades de comunicação do seu local de trabalho, com recursos avançados como atribuição de comentários e marcação de pessoas. Crie salas de chat para projetos, equipes ou tópicos específicos, mantendo as conversas organizadas e evitando a sobrecarga de informações
Determine seu horário de disponibilidade
É importante manter um horário rígido quando se depende principalmente da comunicação horizontal. Seus colegas podem pensar que você está disponível 24 horas por dia e entrar em contato em horários incomuns com dúvidas e solicitações. Evite isso estabelecendo limites rígidos para sua disponibilidade e criando um cronograma de notificações para receber mensagens apenas durante o horário de trabalho.
A maioria das plataformas de mensagens possui um recurso "não perturbe" que permite pausar as notificações em um determinado período do dia. Use-o e as opções de silenciar e desativar o som para obter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Defina metas de comunicação
Os seus objetivos de comunicação devem ser SMART:
- Específico
- Mensurável
- Alcançável
- Relevante
- Prazo determinado
Use o ClickUp Goals para definir metas claras para suas comunicações e garantir que você permaneça no caminho certo, conclua as tarefas no prazo e otimize sua produtividade. As metas maiores podem ser facilmente divididas em tarefas do ClickUp para obter melhores resultados. Essas tarefas podem destacar necessidades de comunicação, como criar relatórios ou compartilhar atualizações com as partes interessadas.
Para isso, são necessárias algumas estratégias bem informadas para melhorar a colaboração em geral.
Estratégias para melhorar a comunicação horizontal
Adote uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Um software inteligente de gerenciamento de projetos possui vários canais de comunicação para colaboração, como chat ou mensagens instantâneas, documentação, videochamadas e caixas de entrada. Ele ajuda a reunir a comunicação multiplataforma em um único lugar e também automatiza tarefas como lembretes de reuniões e notificações de ausência do escritório.
Use o ClickUp com tecnologia de IA para encontrar uma solução completa para todas as suas necessidades de comunicação e colaboração no local de trabalho.
Organize seu trabalho, converse com membros da equipe, atribua tarefas aos colegas, incorpore e compartilhe links, compartilhe documentos e refine sua mensagem com recursos avançados de edição. Esses recursos podem melhorar a comunicação da equipe para um melhor gerenciamento do desempenho.
Aproveite o poder da IA com o ClickUp Brain para melhorar sua comunicação escrita. O ClickUp Brain pode resumir automaticamente documentos longos, e-mails ou discussões dentro das tarefas do ClickUp. Isso pode ajudar colegas que trabalham em departamentos diferentes a compreender rapidamente os pontos-chave do trabalho uns dos outros, melhorando o entendimento e o fluxo de informações.
Use modelos de planos de comunicação
Os modelos de comunicação são um recurso sólido para planejar interações comerciais. Eles têm campos personalizados, visualizações e recursos de gerenciamento de projetos para ajudar você a criar mensagens personalizadas e coordenar conversas com as partes interessadas.
Um plano de comunicação ajuda você a:
- Melhore a qualidade da comunicação
- Organize as interações com base nos objetivos organizacionais, cronogramas e departamentos
- Padronize sua mensagem
- Concentre-se nas métricas principais com respostas rápidas
Os modelos de planos de comunicação podem desempenhar um papel fundamental na melhoria da colaboração entre os membros da equipe. Um modelo ajuda você a criar uma mensagem eficaz, removendo informações desnecessárias e direcionando-a efetivamente ao público-alvo.
Usar modelos personalizáveis para seu plano de comunicação também permite que você se concentre nos canais e na forma de comunicação certos para o público-alvo, crie CTAs úteis, planeje e organize sua estratégia de comunicação em torno do negócio e mantenha seu estilo e tom consistentes.
Melhore a colaboração e acompanhe seus esforços usando o modelo de plano de comunicação do ClickUp. Adapte o plano às necessidades específicas da sua empresa adicionando campos personalizados, status e visualizações. Recursos como datas de vencimento, comentários sobre tarefas, automação, IA e muito mais ajudam você a utilizar este modelo de forma eficaz para comunicação interna e externa.
Dica profissional: Use o ClickUp Brain para criar seus próprios modelos exclusivos para agendas de reuniões ou planos de colaboração
Trabalhe em equipe com o RH
O departamento de recursos humanos da sua empresa pode ser um aliado útil para garantir que a comunicação horizontal ocorra. Ele pode incentivar oficialmente os diferentes departamentos a interagir mais, compartilhar ideias, inovar, colaborar e resolver conflitos de forma construtiva.
Cada empresa tem suas políticas para lidar com questões de comunicação, mas algumas medidas padrão podem ajudar a manter tudo funcionando bem em todas as estruturas organizacionais:
- Estabelecer canais de comunicação padrão, como plataformas digitais e reuniões regulares
- Incentivar todas as partes interessadas a realizar e participar de reuniões e apresentações
- Entrar em contato com os funcionários para identificar seus pontos fracos e introduzir medidas para resolvê-los
- Analisando silos e trabalhando para eliminá-los por meio de uma melhor colaboração
Os modelos ClickUp para RH e Recrutamento são ideais para apoiar a comunicação lateral e criar conteúdo para vários cenários, como relatórios, metas anuais, formulários de candidatura, um wiki da empresa e muito mais.
Audite a comunicação interna
Se você não acompanha e analisa as comunicações, como vai descobrir o que está errado e por quê?
Todas as organizações beneficiam de auditorias internas. Estas devem centrar-se principalmente na identificação de áreas de baixo desempenho do fluxo de trabalho e na sua otimização para obter melhores resultados. A análise regular e a implementação de feedback podem ajudar a maximizar a produtividade e a eliminar canais de comunicação ineficazes.
Crie uma estratégia de comunicação horizontal eficaz
As estratégias de comunicação são altamente personalizáveis, dependendo dos requisitos e objetivos da sua organização.
Criar uma estratégia de comunicação horizontal eficaz traz grandes benefícios para um local de trabalho, pois:
- Ajuda a distribuir melhor o conhecimento, padronizando reuniões agendadas, boletins informativos, avaliações de desempenho e assim por diante
- Ajuda os funcionários a aperfeiçoar suas habilidades e fornece as ferramentas necessárias para que realizem seu trabalho com eficiência
- Garante que sua organização atinja regularmente os KPIs importantes
- Incentiva a colaboração na resolução de problemas
- Diminui o número de reuniões longas e redundantes
- Promove o alinhamento entre diferentes departamentos e equipes situados em diferentes locais e fusos horários
Destaque-se na comunicação horizontal com o ClickUp
Agora que você tem uma boa ideia do que é a comunicação horizontal e como ela beneficia sua cultura de trabalho, o próximo passo é decidir sobre uma plataforma de colaboração adequada para sua organização. A plataforma certa reforça todos os benefícios da comunicação lateral, como transparência, flexibilidade, trabalho em equipe e produtividade nas interações.
Tudo o que você precisa é do ClickUp para colocar todos na mesma página e eliminar problemas de comunicação. Entre nessa e revolucione seu dia de trabalho, melhorando a colaboração, aumentando a visibilidade, automatizando tarefas rotineiras e sempre entregando projetos no prazo.
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