Seja você um profissional que gerencia uma equipe ou um candidato a emprego que está explorando maneiras de construir sua carreira, ter habilidades organizacionais sólidas pode ajudá-lo a atingir suas metas.
A organização não apenas melhora seu espaço de trabalho, mas também melhora seu espaço mental, permitindo que você trabalhe em vários projetos enquanto mantém os detalhes em ordem. 🧘
Saiba mais sobre habilidades organizacionais, incluindo cinco habilidades essenciais para ajudar em seu desenvolvimento profissional. Você também aprenderá dicas para destacar essas competências ao se candidatar a um emprego e técnicas para aprimorar essas habilidades.
O que são Habilidades Organizacionais?
As habilidades organizacionais são capacidades que o ajudam a manter o controle das tarefas, alocar seu tempo e desenvolver processos para priorizar e maximizar seus esforços. Elas são consideradas soft skills - atributos pessoais em vez de habilidades técnicas que permitem que você gerencie seu trabalho, interaja com colegas e tome decisões. ✅
As habilidades organizacionais incluem gerenciamento de tempo, priorização e automotivação. Essas habilidades o tornam um funcionário mais eficiente e melhoram suas habilidades de comunicação e negociação, o que pode ajudá-lo em todas as áreas de sua vida.
De fato, em uma pesquisa, quase 45% dos gerentes de contratação disseram que procuram habilidades organizacionais ao analisar candidatos a vagas de emprego.
Boas habilidades organizacionais permitem que você trabalhe em vários projetos sem se perder. Você pode identificar qual trabalho precisa de sua atenção primeiro e qual levará mais tempo do que outra tarefa.
Essas informações permitem que você priorize e estruture sua agenda para maximizar seu tempo.
5 Habilidades de organização para crescer em sua carreira
Aumentar suas habilidades organizacionais pode ajudá-lo a se tornar um funcionário melhor e mais eficiente em tudo o que faz. Se estiver procurando desenvolver essas habilidades para ser mais organizado no trabalho ou estabelecer a base para o crescimento da carreira em um novo emprego, considere estes cinco elementos.
1. Gerenciamento do tempo
O gerenciamento de tempo é uma habilidade organizacional que o ajuda a alocar a quantidade certa de tempo para tarefas específicas. Essa habilidade transferível pode envolver a divisão de tarefas em uma base diária, semanal ou mensal. Também pode significar a definição de sua agenda para cada dia e a divisão do trabalho que você deve fazer em partes gerenciáveis de tempo. ⏰
O gerenciamento do tempo não se trata apenas de programar seu dia e gerenciar sua agenda de forma eficaz. Isso significa saber quando dizer "não" se você já tem muito o que fazer. Também envolve delegar quando alguém da sua equipe ou do seu departamento tem melhores condições de realizar uma tarefa.
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Na era digital de hoje, as habilidades de gerenciamento de tempo também envolvem a criação de sistemas para usar melhor seu tempo. Às vezes, isso significa usar automação e planos, como modelos de gerenciamento de projetos, para acelerar tarefas específicas. Também pode significar inscrever-se em um ferramenta de gerenciamento de projetos (olá, ClickUp!) que simplifica os fluxos de trabalho.
2. Definição de metas
É fácil se distrair, especialmente se você não tiver objetivos definidos que esteja tentando cumprir. Sem metas claramente definidas, você pode chegar ao escritório e não saber no que deveria estar trabalhando. Objetivos claros são habilidades organizacionais essenciais que garantem que você coloque seus esforços onde eles são mais importantes. 🏆
Entretanto, você não pode simplesmente definir uma meta simples e seguir em frente. Suas metas devem ser acionáveis, atingíveis e mensuráveis. Essas metas devem se encaixar em um cronograma lógico e você deve estabelecer as métricas que usará para acompanhar o progresso.
Aqui estão alguns exemplos de metas mensuráveis:
- Desenvolver e lançar um novo produto para seu mercado-alvo até o final do ano
- Melhorar as taxas de conversão de clientes em uma determinada porcentagem nos próximos três meses
- Aumentar as vendas em um valor específico no trimestre
- Obter uma determinada porcentagem de conversões por meio de campanhas de e-mail neste mês
Tomada de decisão
A tomada de decisões é uma das habilidades organizacionais mais importantes. Você não poderá tomar boas decisões se não estiver organizado, pois não terá todas as informações necessárias. 🤔
Para tomar decisões informadas, você deve saber o máximo possível sobre o assunto. Por exemplo, se você trabalha na área de produção e está lidando com recursos insuficientes, precisa saber o que está causando o déficit e por quê. Para os gerentes de produtos, pode ser um problema na cadeia de suprimentos ou um problema no mercado em que os clientes não precisam mais de um produto no qual você está trabalhando.
Você precisará tomar decisões em quase todos os empregos, seja você o CEO ou um funcionário de nível básico. Essas decisões incluem considerar os riscos antes de lançar uma nova iniciativa ou obter insights de outros membros da equipe antes de fazer alterações no calendário de tarefas. ⚖️
O desenvolvimento de habilidades sólidas de tomada de decisão facilita o cumprimento de prazos, a delegação de tarefas e o alcance de metas. Isso também o torna um líder mais eficaz e alguém a quem os membros da equipe procurarão para pedir conselhos quando tomarem suas próprias decisões.
Resolução de problemas
Seja em uma entrevista de emprego ou para ser mais eficaz em sua função atual, demonstrar habilidades de resolução de problemas é uma forma de se destacar na multidão. Essas habilidades exigem tempo e esforço para serem dominadas, mas, quando o fizer, você estará mais apto a lidar com situações complicadas no trabalho. ⚠️
A solução de problemas envolve pensar estrategicamente em um cenário e desenvolver várias soluções. O cenário pode incluir um risco que ameaça inviabilizar um projeto ou um obstáculo técnico que o impede de concluir seu trabalho. O modo como você pensa sobre o problema e desenvolve respostas é conhecido como solução de problemas.
Não há uma única maneira de fazer isso. Essencialmente, um bom solucionador de problemas pode considerar todos os fatores, fazer um brainstorming de possíveis soluções e, em seguida, identificar a melhor opção para seguir em frente. 💡
Trabalho em equipe
A colaboração e o trabalho em equipe são habilidades essenciais que lhe permitem trabalhar bem com os colegas. Elas incluem habilidades de comunicação eficazes, compreensão de diferentes estilos de trabalho e aplicar técnicas de gerenciamento de conflitos. O trabalho em equipe envolve a criação de um ambiente de trabalho agradável que reduz a falta de comunicação e motiva os membros da equipe a atingir metas específicas. 🤝
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O trabalho em equipe também pode significar delegar tarefas e gerenciar relacionamentos de equipe . Por exemplo, se surgir um problema entre dois membros da equipe, você será encarregado de resolver a situação.
O pensamento criativo e a visão do problema sob vários ângulos podem oferecer percepções mais profundas do que abordar um desafio sob a perspectiva de uma única pessoa. Para fazer isso, você precisará construir relacionamentos eficazes com todas as pessoas com quem trabalha.
Como mostrar e destacar Habilidades organizacionais em seu currículo
As habilidades organizacionais não se limitam a gerenciamento de tempo, definição de metas, tomada de decisões, solução de problemas e trabalho em equipe. (Embora esses sejam VIPs! 🏅)
Há também a organização física, que inclui a capacidade de organizar e tornar seu espaço de trabalho apresentável para os clientes, além de planejamento, atenção aos detalhes e multitarefa.
Depois de adquirir essas habilidades organizacionais, mostre-as da melhor forma possível. Dessa forma, os possíveis empregadores e recrutadores poderão ver rapidamente que você tem o que é preciso para ter sucesso. Aqui estão algumas das principais maneiras de destacar suas habilidades organizacionais ao redigir seu currículo. ✨
1. Destaque habilidades organizacionais que correspondam à descrição do cargo
A maioria das habilidades organizacionais é altamente cobiçada para funções em qualquer setor, portanto, inclua-as em seu currículo. Certifique-se de incluir habilidades organizacionais específicas com base na descrição do cargo, pois alguns empregadores podem estar procurando um conjunto de habilidades específico. Em sua carta de apresentação, você pode destacar como usou determinadas habilidades organizacionais para causar impacto em cargos anteriores. 🙌
Algumas empresas usam ferramentas de IA como sistemas de rastreamento de candidatos (ATS) para analisar currículos em busca de frases específicas. Ao listar suas habilidades organizacionais, combine sua frase com o texto que a lista de empregos usa o mais próximo possível.
2. Quantifique sua experiência usando exemplos mensuráveis
Na seção de experiência do seu currículo, liste como você criou hábitos de trabalho e usou suas habilidades organizacionais para garantir vitórias em funções anteriores. Por exemplo, em vez de dizer que você se comunica com eficiência, considere explicar com mais detalhes, como: "Criei planos de comunicação para sete membros da equipe e lidei com 15 reuniões de resolução de conflitos." 🎯
Sempre que possível, inclua números que comprovem sua experiência. Seja por ser multitarefa, lidando com um determinado número de projetos ao mesmo tempo, seja por definir metas específicas e mensuráveis, os números acrescentam substância ao seu portfólio.
Aborde diferentes habilidades organizacionais, desde a criação de cronogramas de projetos até a criação de SOPs, como sistemas de arquivamento ou rastreadores de satisfação do cliente. Cada habilidade deve ser destacada em uma linha diferente na seção de experiências, concentrando-se em como você usou essas habilidades como parte de suas obrigações e responsabilidades profissionais.
3. Liste palavras-chave organizacionais na lista de habilidades e na seção de resumo
Se o seu currículo tiver uma lista de habilidades, descreva claramente as habilidades organizacionais que deseja destacar. Nessa seção, mantenha as coisas curtas e use marcadores para listar as palavras-chave que o recrutador pode estar procurando com base na publicação da vaga.
Aqui estão alguns exemplos de habilidades organizacionais a serem incluídas:
- Escuta ativa
- Elaboração de orçamentos
- Gerenciamento de tempo
- Gerenciamento de calendário
- Colaboração
- Priorização
Na seção de resumo, inclua novamente as habilidades organizacionais, mas transforme-as em declarações ativas em vez de uma lista. Por exemplo, você poderia dizer: "Pensador estratégico com experiência de trabalho comprovada em priorizar projetos e entregá-los em tempo hábil"
Como melhorar Habilidades organizacionais
Aqui estão algumas dicas rápidas para aprimorar essas importantes habilidades organizacionais. Desde a obtenção de certificações até a criação de planos acionáveis, você encontrará novas maneiras de desenvolver suas habilidades organizacionais e se tornar mais eficaz no trabalho. 🛠️
Avalie seus níveis de habilidades organizacionais e crie um plano
Antes de melhorar suas habilidades organizacionais, você deve saber o que já faz bem e o que pode melhorar. Reserve um tempo para fazer um brainstorming de seu conjunto de habilidades existentes e criar um plano de ação plano de trabalho para atingir seus objetivos.
Para maximizar o tempo e a conveniência, use uma ferramenta como Quadro branco do ClickUp para anotar uma lista de habilidades e adicionar contexto a cada uma delas. Pense em exemplos de cada habilidade organizacional e onde você pode melhorar. Anote as situações em que você aplicou efetivamente uma habilidade organizacional e faça uma segunda lista das habilidades que não usou ou que deseja desenvolver mais. 🌱
Faça brainstorming e colabore usando o ClickUp Whiteboard para chegar a um plano de gerenciamento de riscos que melhor atenda às suas necessidades organizacionais
Depois de identificar o que você faz bem e ter exemplos claros, você pode consultar sua lista de brainstorming ao participar de uma entrevista de emprego ou preencher um formulário. Você também pode criar uma lista de habilidades a serem aprimoradas e criar um cronograma para progredir em cada uma delas durante sua busca de emprego.
Gerencie e controle seu tempo
Quando se trabalha com detalhes, é fácil perder a noção do tempo. Às vezes, isso significa gastar muito tempo em uma tarefa quando deveria se concentrar em algo mais importante.
Use o ClickUp para ficar de olho em atrasos e dependências com um único quadro
Use o Rastreamento de tempo do ClickUp para monitorar seu tempo em cada tarefa. A matriz de gerenciamento de tempo também pode ajudá-lo a alocar esforços de forma mais eficiente.
Adicione notas ao rastreador de tempo para destacar por que algo levou mais tempo do que o esperado. Use relatórios para visualizar o tempo gasto em qualquer projeto ou tarefa e revise-os regularmente para criar planos melhores para um trabalho de alta qualidade - e automatize o resto.
Defina metas claras e acionáveis
Definir metas atingíveis e mensuráveis é a chave para melhorar suas habilidades organizacionais. Em vez de definir sua meta como uma declaração genérica como "Gerenciar melhor meu tempo", seja específico.
Por exemplo, "Crie um calendário de tarefas e uma linha do tempo para concluir [projeto X] até [data]." Ao definir uma meta clara com resultados (nesse caso, um calendário de tarefas e um cronograma), é mais provável que você se mantenha organizado e meça diretamente seu progresso. 📈
Alinhe as metas da equipe, promova a colaboração e garanta a visibilidade do progresso com o ClickUp Goals Metas do ClickUp pode ajudá-lo a estabelecer objetivos para aprimorar suas habilidades organizacionais. Use metas numéricas, de tarefas e de verdadeiro/falso para acompanhar o progresso. Crie pastas para diferentes metas organizacionais e use a Progress Roll-Up View para ver seu sucesso em cada métrica em um local conveniente.
Divida o trabalho em tarefas gerenciáveis
Para algumas pessoas, é difícil começar a trabalhar se o projeto for muito grande ou vago. Simplifique sua abordagem dividindo projetos maiores em tarefas gerenciáveis. Isso não só envolve a alocação de tempo para cada etapa, mas também significa dividir o trabalho e priorizá-lo com base na importância. Tarefas ClickUp é a maneira perfeita de fazer seu planejamento estratégico e criar uma lista de tarefas com foco no aprimoramento de suas habilidades organizacionais. É fácil dividir o trabalho em tarefas menores - e as dependências permitem que você destaque a relação entre as tarefas relacionadas. Adicione sinalizadores de prioridade para destacar o trabalho que deve ser feito primeiro e use campos personalizados para adicionar detalhes relevantes para cada tarefa. 🔖
O ClickUp Tasks oferece exibições personalizáveis, integração de API com outras ferramentas e plataformas, rastreamento de tempo, acessibilidade móvel, ferramentas de colaboração e controle de acesso
Use diferentes visualizações do ClickUp, incluindo quadros, listas e cronogramas de calendário para evitar a perda de prazos. Com uma estrutura estabelecida para aprimorar suas habilidades, você terá menos probabilidade de sucumbir à procrastinação.
Inscreva-se em certificações ou aulas
Todos nós precisamos de ajuda em algum momento, e a sala de aula, seja on-line ou pessoalmente, pode ajudá-lo a melhorar suas habilidades organizacionais. Inscreva-se em cursos para adquirir competências como solução de problemas, táticas de negociação e resolução de conflitos. Por exemplo, o Coursera oferece cursos on-line com certificações para aprimorar habilidades interpessoais, como escuta ativa e resolução de problemas.
Mantenha seu espaço de trabalho limpo
Independentemente de você trabalhar remotamente ou ter um espaço dedicado no escritório da empresa, manter seu espaço de trabalho limpo promove uma melhor organização, pois é menos provável que você perca documentos importantes no meio da bagunça e pode localizar o que precisa com mais facilidade para tomar melhores decisões. 📌
Armazenar políticas, procedimentos e avaliações de risco na visualização Docs do ClickUp
O mesmo vale para seu espaço de trabalho digital. Use uma ferramenta como ClickUp Docs para manter todos os seus procedimentos operacionais padrão (SOPs) em um só lugar. Crie pastas para armazenar informações semelhantes e use as permissões de compartilhamento para melhorar a colaboração com os membros da equipe.
Desenvolva suas Habilidades Organizacionais Com o ClickUp
Boas habilidades organizacionais o ajudarão a definir um mapa de carreira melhor esteja você em busca de um novo emprego ou procurando crescer em sua função atual. Desde melhorar a comunicação com sua equipe até colaborar de forma mais eficaz entre departamentos e gerenciar melhor seu tempo, ser organizado o ajudará a atingir suas metas. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e obtenha acesso a ferramentas gratuitas, como calendários integrados, rastreadores de tempo e tarefas personalizáveis, que oferecem tudo o que você precisa para aprimorar suas habilidades organizacionais. E como o ClickUp oferece automações, assistência de IA e muito mais, você pode desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Perguntas frequentes
Deseja saber mais sobre habilidades organizacionais e se desenvolver profissionalmente? Aqui estão as respostas para algumas perguntas frequentes.
1. Por que habilidade organizacional importante?
As habilidades organizacionais são importantes porque criam estrutura para os processos da empresa, economizam tempo e melhoram a alocação de recursos. Ser organizado significa que as empresas perdem menos tempo com tarefas sem importância e podem atingir seus objetivos mais rapidamente sem se distrair.
2. O que são habilidades organizacionais fortes ?
As habilidades organizacionais fortes incluem:
- Comunicação eficaz
- Gerenciamento de tempo
- Priorização
- Planejamento estratégico
- Programação e calendário
- Definição de metas
- Atenção aos detalhes
- Tomada de decisões
- Colaboração e trabalho em equipe
3. Como você descreve habilidades organizacionais ??
As habilidades organizacionais referem-se à capacidade de uma pessoa de se manter no controle de coisas como prazos, priorização de tarefas e gerenciamento de tempo. Essas habilidades envolvem a criação de sistemas para lidar com várias funções e projetos complexos sem perder de vista o objetivo principal. 🤹