10 Beste software voor documentbeheer om te organiseren in 2024

Als projectmanager is een aanzienlijk deel van uw werkweek waarschijnlijk gewijd aan het verwerken van papierwerk en het organiseren van informatie. Dit administratieve werk kan kostbare tijd in beslag nemen die je aan waardevolle taken zou kunnen besteden.

Software voor documentbeheer is ontworpen om het zware werk uit handen te nemen door bestanden te organiseren en te categoriseren, toestemming te geven en workflows te creëren voor goedkeuringen en revisies.

In deze gids duiken we in de beste software voor documentbeheer en hoe je deze kunt gebruiken als centrale locatie voor het delen van documenten en samenwerking!

Wat moet je zoeken in een software voor documentbeheer (DMS)?

Bij het zoeken naar een documentbeheersysteem is het essentieel om prioriteit te geven aan hoogwaardige veiligheidsmaatregelen om vertrouwelijke informatie te beschermen, gegevenslekken te voorkomen en te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming. Sleutelfuncties zoals:

• Toegangscontrole
• Encryptie
• Back-up en herstel van gegevens
• Toestemmingen
• Functies voor zoeken
• Toegang tot de cloud

Samenwerking is ook een onmisbare functie in je documentbeheersysteem. Je wilt dat je team in staat is om in realtime samenwerken aan documenten taken toewijzen, opmerkingen achterlaten en bestanden veilig delen. En natuurlijk moet je content kunnen vinden zonder al te veel aanwijzingen in te toetsen!

En tot slot, integratie met andere tools voor projectmanagement zoals taakbeheer en projecten bijhouden helpt je team bij het stroomlijnen van functieoverschrijdende werkstromen . Deze integratie bevordert de samenwerking, delen van kennis en verbetert de besluitvorming.

De 10 beste software voor documentbeheer in 2024

1. ClickUp

Met behulp van ClickUp Docs kunt u uw productvereisten weergeven met behulp van een geïntegreerde lijstweergave

ClickUp is een alles-in-één productiviteitsplatform dat is ontworpen voor teams van elke grootte om prachtige documenten te maken, wiki's en andere documenten, die verbonden kunnen worden met werkstromen om ideeën met je team uit te voeren!

Met voltooide aanpassingsopties biedt ClickUp een flexibele ervaring om werklasten te beheren, voortgang bij te houden en overal verbonden te blijven. Samenwerking staat centraal in elke functie, met talloze tools die zijn ontworpen om multifunctionele teams op de hoogte en op één lijn te houden.

Bovendien integreert ClickUp met meer dan 1000 andere werktools, waardoor teams al hun werk kunnen synchroniseren en cross-functionele processen kunnen stroomlijnen in één enkel platform!

ClickUp beste functies

• Een gedetailleerde onlineHelpcentrum,webinarsen ondersteuning om het platform optimaal te gebruiken
• Een dynamischeDoelen functie om het team af te stemmen op OKR's en de voortgang op meerdere manieren bij te houden
• Toegewezen en threaded commentaar in elkeClickUp documenttaak, ofWhiteboard* Collaborative Whiteboards om samen met het team ideeën in realtime te ontwikkelen
• Rapportage enDashboards voor een onmiddellijk overzicht op hoog niveau van uw werk
• Een rijk Free Forever-abonnement en betaalbare opties op elkabonnement* Meerdere toegewezen personen van taken voor totale transparantie in alle voortgang
• Meer dan15 aanpasbare weergaven om Taken vanuit elke hoek te beheren
• Gebruiksvriendelijke gebruikersinterface met online enoffline modus* 50+Automatiseringen om de workflow van elk project te stroomlijnen
• Aangepaste statussen voor taken voor uw projectbehoeften

• Een uitgebreideSjabloonbibliotheek voor elk gebruik, van aantekeningen maken totproject briefings

  ClickUp limieten

• De uitgebreide set functies kan een leercurve creëren voor sommige gebruikers
• Nog niet alle weergaven zijn beschikbaar in de mobiele app

ClickUp prijzen

• Free Forever-abonnement: Gratis
• Unlimited-abonnement: $5 per gebruiker per maand
• Business-abonnement: $12 per gebruiker per maand
• Business Plus-abonnement: $19 per gebruiker per maand

• Enterprise-abonnement: Contact voor prijzen

  ClickUp beoordelingen en recensies

• G2: 4.7/5 (6.500+ beoordelingen)
• Capterra: 4.7/5 (3.500+ beoordelingen)

2. Revver

via Revver Revver, voorheen Rubex, is een online documentbeheersysteem dat is ontworpen om bedrijven te helpen bij het veilig organiseren, opslaan en delen van documenten. Revver Documenten is geïntegreerd met populaire toepassingen voor opslagruimte in de cloud, zoals Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive.

Het platform biedt ook een bereik aan functies, zoals versiebeheer van bestanden, zoekmogelijkheden voor documenten en beveiligde toegangscontrole zodat alleen bevoegde gebruikers vertrouwelijke informatie kunnen weergeven of bewerken.

Revver beste functies

• Optische tekenherkenning (OCR) naardocumenten automatisch te archiveren naar hun vooraf gedefinieerde locatie
• Geavanceerd zoeken om mappen te identificeren waarin essentiële documenten ontbreken
• Multi-Factor Verificatie controle om toegang te krijgen tot documenten
• Speciale e-handtekening om papieren documenten te vervangen
• Documentviewer met twee schermen

Revver beperkingen

• Mist tools voor Taakbeheer in vergelijking met andere documentbeheersystemen
• Een account is vereist voor toegang tot het Revver Helpcentrum

Revver prijzen

• Neem contact op met Revver voor meer informatie over de prijzen

Revver beoordelingen en reviews

• G2: 4.3/5 (330+ beoordelingen)
• Capterra: 4.4/5 (880+ beoordelingen)

3. Connecteam

via Connecteam Connecteam is een programma voor werknemersbetrokkenheid en teambeheer software. Met de functie Documenten kunnen teams eenvoudig samenwerken aan documenten, formulieren en enquêtes.

Als je alle personeelsdossiers, certificaten en zakelijke documenten op één plek hebt, kan dat een grote verandering betekenen voor HR-afdelingen en managers. Een gecentraliseerd systeem kan de efficiëntie en productiviteit verbeteren door documenten eenvoudig toegankelijk te maken, fysieke opslagruimte overbodig te maken en het risico van verloren of zoekgeraakte dossiers te verkleinen. Met een digitale oplossing kunnen HR-medewerkers eenvoudig documenten zoeken, terugvinden en delen met collega's, zelfs als ze op afstand werken!

Connecteam beste functies

• Snelle acties functie om snel actie te ondernemen die van invloed is op alle documenten
• Toestemmingen voor alleen weergeven, uploaden, goedkeuren/afwijzen en bewerken van documenten
• Document Packs (mappen) om toe te wijzen aan individuele gebruikers of slimme groepen
• Cursussen om specifieke processen te creëren die medewerkers moeten doorlopen
• Vervaldatums per document of invoertype

Connecteam limieten

• Beperkte functies voor real-time samenwerking
• Gebrek aan mogelijkheden voor automatisering van werkstroom

Connecteam prijzen

• Klein Business: Free voor maximaal 10 gebruikers
• Basic: $29 per maand voor eerste 30 gebruikers
• Geavanceerd: $49 per maand voor eerste 30 gebruikers
• Expert: $99 per maand voor eerste 30 gebruikers

Connecteam beoordelingen en recensies

• G2: 4.3/5 (30+ beoordelingen)
• Capterra: 4.8/5 (260+ beoordelingen)

4. Samenloop

via Confluentie Confluence is een systeem voor werkruimte voor teams met functies voor documentbeheersoftware voor het maken, delen, organiseren en bespreken van werk met teams van elke grootte. Het helpt mensen in een organisatie om effectiever en efficiënter samen te werken aan projecten door hen in staat te stellen hun werk op één centrale locatie op te slaan en te delen.

Met Confluence kunnen teams ideeën creëren en delen, documenten bewerken in realtime samenwerken, de voortgang van projecten bijhouden, iedereen op de hoogte houden van wijzigingen met notificaties en nog veel meer. Bovendien helpen krachtige functies zoals rapportage, dashboards en integratie met andere tools teams om op de hoogte te blijven van hun projecten! Vergelijk Confluence met Google Docs !

Confluence beste functies

• Gepersonaliseerde feed om de ruimtes weer te geven die een persoon onlangs heeft bezocht, conceptpagina's in uitvoering en pagina-activiteit
• Real-time bewerking met een team op afstand of werknemers op afstand
• Integraties met Box, Dropbox en Google Drive
• Pagina labels om sneller te kunnen zoeken naar content
• Word document importeer functie

Confluence beperkingen

• Voor teams die geen software ontwikkelen is de tool moeilijk te leren
• Ontworpen en geprijsd voor samenwerking op Enterprise-niveau (Bekijk dezeConfluence alternatieven)

Confluence prijzen

• Gratis: Voor 10 gebruikers (alleen maandelijks abonnement)
• Standaard: $5,75 per gebruiker (geschat)
• Premium: $11 per gebruiker (schatting)
• Enterprise: Neem contact op met Confluence voor meer informatie

Confluence beoordelingen en recensies

• G2: 4.1/5 (3.000+ beoordelingen)
• Capterra: 4.4/5 (2.000+ beoordelingen) Compare Confluence to Notion !

5. DocuPhase

via DocuPhase DocuPhase is een oplossing voor documentbeheer die organisaties helpt controle te krijgen over hun papieren processen . Het biedt een platform voor het vastleggen en beheren van documenten, het stroomlijnen van werkstroomprocessen en het verbeteren van de samenwerking. Met DocuPhase kunnen gebruikers alle soorten documenten veilig opslaan, beheren en openen vanaf elke plek ter wereld via installaties in de cloud of op locatie.

Het platform wordt geleverd met een reeks functies zoals het vastleggen en indexeren van documenten, zoekmogelijkheden, het routeren en goedkeuren van documenten, online samenwerkingstools, audit trails en versiebeheer!

DocuPhase beste functies

• Optische tekenherkenning (OCR) voor het lezen en interpreteren van gespecificeerde gegevens
• Aangepaste toestemmingen voor verschillende soorten bedrijfsprocessen
• Automatische vooraf ingestelde tags en indexeringstermen voor inkomende bestanden
• Geavanceerde zoekfuncties om de exacte informatie te vinden
• Integraties met NetSuite, Dynamics, Sage en meer

DocuPhase limieten

• Beperkte opleidingsmogelijkheden om de software te leren en te gebruiken
• Gericht op automatisering van de boekhouding

DocuPhase prijzen

• Neem contact op met DocuPhase voor prijzen

DocuPhase beoordelingen en recensies

• G2: 4.2/5 (15+ beoordelingen)
• Capterra: 4.5/5 (70+ beoordelingen)

6. Bloomfire

via bloomfire Bloomfire is een software voor het delen van kennis die de samenwerking en productiviteit binnen een team verhoogt. Het geeft gebruikers de mogelijkheid om informatie, documenten, video's, afbeeldingen en andere content veilig op te slaan en te delen in een georganiseerd platform. Het kan worden gebruikt als een interne wiki, intranet of zelfs een e-learning platform.

Het platform maakt het makkelijker om content te vinden en te beheren, zodat teams efficiënter kunnen samenwerken. Het biedt ook krachtige zoekmogelijkheden, zodat gebruikers snel toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.

Bloomfire beste functies

• Rich text editor met grafieken, afbeeldingen, audio en video functies
• Opties voor markeren voor beoordeling en importeren/exporteren in bulk
• Feedbacklussen om bedrijfsprocessen te ondersteunen
• AI-gegenereerde tags voor betere opslagruimte voor documenten
• Doorzoekbare content voor vragen en antwoorden

Bloomfire-beperkingen

• Gebrek aan integraties in vergelijking met andere oplossingen voor documentbeheer
• Gebrek aan functies voor samenwerking

Bloomfire prijzen

• Bloomfire begint bij $ 25 per gebruiker per maand, geschaald op basis van volume en model

Beoordelingen en recensies over Bloomfire

• G2: 4.6/5 (460+ beoordelingen)
• Capterra: 4.3/5 (200+ beoordelingen)

7. SharePoint

via SharePoint Sharepoint is een enterprise document management systeem om teams te helpen met het delen en beheren van content binnen de Microsoft Kantoor ecosysteem. Het biedt een gecentraliseerde ruimte voor teams om documenten, gegevens en bronnen op te slaan, te organiseren en te delen vanaf elk apparaat. Sharepoint heeft ook krachtige functies zoals samenwerkingstools waarmee teams in realtime kunnen samenwerken en mogelijkheden voor versiebeheer om wijzigingen in content bij te houden.

Het platform biedt ook tal van functies voor veiligheid om de veiligheid van gegevens te helpen garanderen, zoals rolgebaseerde toestemmingen en controlemogelijkheden. Met dit krachtige platform kunnen teams hun werkstroom stroomlijnen, de efficiëntie van de organisatie verhogen en een omgeving creëren waarin meer wordt samengewerkt.

SharePoint beste functies

• In-Place Holds om content programmatisch te vrijwaren van verwijdering of bewerking
• Documentbibliotheken met versie- en toegangsbeheer
• Offline weergave en bewerking op Mac of pc
• 1 TB OneDrive opslagruimte per gebruiker
• Samenwerking in realtime

SharePoint beperkingen

• Vereist aankoop van extra Microsoft-software om Sharepoint optimaal te gebruiken
• Niet intuïtief met niet-Microsoft software

SharePoint-prijzen

• SharePoint Online Abonnement 1: $5 per gebruiker per maand, jaarlijks abonnement
• SharePoint Online Abonnement 2: $ 10 per gebruiker per maand, jaarlijks abonnement
• Office 365 E3: $23 per gebruiker per maand, jaarlijks abonnement

SharePoint beoordelingen en recensies

• G2: 4/5 (8.200+ beoordelingen)
• Capterra: 4.3/5 (4.900+ beoordelingen)

Bekijk deze_ SharePoint alternatieven !

8. Notion

via Notion Notion is een alles-in-één werkruimte voor documentbeheer en teamsamenwerking. Het dient als databasetool voor teams om documenten te maken, op te slaan, te organiseren en te delen op een gecentraliseerde locatie.

Teams kunnen hoofdstukken en subsecties maken om documenten te organiseren, aangepaste sjablonen instellen voor snelle toegang tot veelgebruikte content, tags en opmerkingen toevoegen om belangrijke informatie bij te houden en taken en deadlines toewijzen voor gezamenlijk projectmanagement.

Notion beste functies

• Versiegeschiedenis waarmee je terug kunt gaan naar eerdere versies van een document
• Naadloze integratie met cloud opslagruimte voor eenvoudige gegevensoverdracht
• Gezamenlijke bewerking die meerdere gebruikers in één document ondersteunt
• Toegangsbeheer met granulaire toestemmingen voor bestanden en pagina's
• Mobiele toegang voor het openen en verzenden van bestanden onderweg

Notion beperkingen

• Een hoge mate van flexibiliteit kan ook een uitdaging zijn om te weten waar te beginnen of hoe informatie effectief te organiseren (bekijkNotion alternatieven)
• Beperkte toegang tot geavanceerde besturingselementen tenzij u het Enterprise-abonnement hebt

Notion prijzen

• Gratis versie: Gratis
• Standaard: $8 per gebruiker per maand
• Premium: $15 per gebruiker per maand
• Enterprise: Neem contact op met Notion voor meer informatie

Notion beoordelingen en recensies

• G2: 4.7/5 (1.700+ beoordelingen)
• Capterra: 4.7/5 (1.400+ beoordelingen)

9. Box

via Box Box is software voor documentbeheer en het delen van bestanden. Het biedt veilige opslagruimte, samenwerkings- en communicatieoplossingen waarmee organisaties hun documenten, spreadsheets en andere digitale bestanden in de cloud kunnen opslaan, delen en beheren. Met Box hebben gebruikers vanaf elk apparaat toegang tot hun opgeslagen bestanden en kunnen ze deze eenvoudig delen met collega's of externe partners.

Het platform biedt ook functies zoals versiebeheer om wijzigingen in documenten in de loop van de tijd bij te houden, encryptie voor extra veiligheid van gevoelige informatie en fijnmazige toestemming om te bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens. Daarnaast biedt Box functies op enterprise-niveau zoals integratie met bestaande IT-systemen en beveiligingsbeleid, aanpassing van branding en gebruikerservaringen en krachtige analysemogelijkheden.

Box beste functies

• Ingebouwde bescherming tegen datalekken en detectie van cyberbedreigingen met geavanceerde tools voor machinaal leren
• Integratie met populaire apps voor werk zoals ClickUp, Microsoft Teams en Oracle NetSuite
• Deel bestanden met één klik voor het eenvoudig verzenden van grote bestanden
• Box Aantekeningen voor het maken van abonnementen en planningen voor projecten
• Box Sign voor onbeperkte e-handtekeningen

Box limieten

• Als u meerdere PDF-bestanden probeert te openen vanuit de zoekinterface van Box Drive, kan er een fout optreden
• Encryptie met privé sleutels is een betaalde functie

Box prijzen

• Neem contact op met Box voor meer informatie

Box beoordelingen en recensies

• G2: 4.2/5 (4.800+ beoordelingen)
• Capterra: 4.4/5 (5.000+ beoordelingen)

10. Brandfolder

via Merkmap Brandfolder is een online platform voor het beheer van digitale activa voor bedrijven om hun merkactiva op te slaan, te organiseren, te delen en bij te houden. Het platform dient als een gecentraliseerde hub voor het beheer van alle merkmaterialen van een bedrijf, waaronder afbeeldingen, logo's, video's, documenten, marketingmateriaal, presentaties en meer.

Met de intuïtieve interface van Brandfolder kunnen gebruikers snel en eenvoudig al hun merkactiva op één plek openen, beheren, delen en bijhouden. Bovendien kunt u met de krachtige tools van Brandfolder eenvoudig bepalen hoe de middelen worden gebruikt en verdeeld, zodat de branding van uw bedrijf consistent blijft over alle kanalen!

Brandfolder beste functies

• Instellingen voor openbare en privémiddelen voor belangrijke documenten
• Gebruikersbeheer met snelle toegang tot inzichten van gebruikers
• Ondersteuning van meerdere bestandsformaten voor het aanmaken van documenten
• Functie voor het uploaden van gasten voor externe partners
• Bulk-uploads met drag-and-drop acties

Brandfolder limieten

• Meerdere documenten verzenden ter goedkeuring is geen ondersteunde functie
• Gebrek aan aanpassingsmogelijkheden voor niet-enterprise abonnementen

Brandfolder prijzen

• Neem contact op met Brandfolder voor prijzen

Brandfolder beoordelingen en recensies

• G2: 4.5/5 (1.100+ beoordelingen)
• Capterra: 4.7/5 (430+ beoordelingen)

Het ultieme hulpmiddel voor gezamenlijk documentbeheer: ClickUp Docs

ClickUp is de ideale keuze voor teams die op zoek zijn naar een uitgebreid documentbeheersysteem voor het beheren van alle soorten content, zowel intern als voor clients.

De veelzijdigheid van het platform strekt zich uit tot de brede array van tools voor projectmanagement en samenwerking, waardoor het een alles-in-één oplossing is voor teams die hun workflow willen optimaliseren. Een ClickUp-werkruimte starten vandaag nog!