De crediteurenadministratie (AP) is de held van je financiële activiteiten en zorgt er in alle rust voor dat rekeningen op tijd worden betaald en partnerschappen solide blijven.
Zonder de juiste hulpmiddelen en strategieën kan de crediteurenadministratie echter gemakkelijk een nachtmerrie van fouten en verspilde uren worden. Met een paar slimme verbeteringen kunt u het van hoofdpijn veranderen in een gestroomlijnd, waardegedreven proces.
In deze blog komen tips en ideeën aan bod om dat voor elkaar te krijgen!
Samenvatting in 60 seconden
- Wat is Accounts Payable Process Improvement? Het proces optimaliseert de manier waarop uw organisatie facturen afhandelt.
- Het belang van het verbeteren van de crediteurenadministratie: Digitale tools elimineren handmatige invoer van gegevens, versterken de relaties met leveranciers en bereiden uw organisatie voor op groei
- Uitdagingen in het crediteurenproces: Kostbare factureringsopties die het budget van uw bedrijf kunnen overschrijden en handmatige fouten die de relaties met leveranciers onder druk zetten
- Strategieën om het crediteurenproces te verbeteren
- Automatisering transformeert workflows met directe goedkeuringen van facturen die de verwerkingstijd verkorten
- Het standaardiseren van formaten voor facturen en bestellingen zorgt voor consistentie en vereenvoudigt drievoudige matchingsprocessen
- Gebruik tools zoals ClickUp om deze processen end-to-end te verenigen en bij te houden
- Beste werkwijzen en te vermijden fouten
- Tijdlijnen voor levering en geschillenbeslechting bewaken
- Help leveranciers fouten bij het verzenden te verminderen voor een soepelere werkstroom
- Gebruik analysetools om ervoor te zorgen dat betalingen zijn afgestemd op liquiditeitsbehoeften
Wat is Accounts Payable Procesverbetering?
Het verbeteren van de crediteurenadministratie (AP) richt zich op het verfijnen en optimaliseren van de manier waarop uw bedrijf omgaat met factuurverwerking en betalingsworkflows. Het doel is eenvoudig: handmatige fouten verminderen, de verwerkingstijd van betalingen verkorten en ervoor zorgen dat u betalingen ontvangt tijdig. 🚀
Stel dat uw AP-afdeling elke factuur die binnenkomt handmatig verwerkt. Elke factuur wordt afgedrukt, gecontroleerd, ondertekend en vervolgens gearchiveerd. Het is tijdrovend en fouten zoals ontbrekende facturen of dubbele betalingen komen vaak voor.
Vergelijk dit met een systeem waarin facturen worden gedigitaliseerd, automatisch worden gematcht met bestellingen en worden gemarkeerd op afwijkingen. Betalingen worden elektronisch gepland en het team volgt de status in realtime.
- In het eerste scenario wordt je team opgezadeld met repetitieve, handmatige taken
- In het tweede scenario richten ze zich op taken op een hoger niveau, zoals het beoordelen van rapportages en het opbouwen van sterkere relaties met leveranciers
Dat is de kracht van verbetering van bedrijfsprocessen. Het helpt bedrijven geld te besparen, relaties met leveranciers te versterken en hun cashstroom onder controle te houden.
Waarom het verbeteren van uw accounts payable processen belangrijk is
Het verbeteren van uw crediteurenadministratie (AP) omvat het creëren van een systeem dat slimmer werkt, fouten vermindert en uw bedrijf financieel flexibel houdt. Laten we eens kijken naar de belangrijkste redenen waarom dit belangrijk is:
- Kosten verlagen: Handmatige verwerking is duur. Het automatiseren van AP-processen verlaagt de kosten en maakt middelen vrij voor strategische initiatieven
- Tijd besparen voor wat belangrijk is: Handmatige factuurverwerking kost tijd. Automatisering verkort deze tijdlijn tot uren, waardoor teams zich kunnen richten op waardevolle taken in plaats van op repeterend werk
- Relaties met leveranciers versterken: Late betalingen en fouten in facturen schaden de relaties met leveranciers. Gestroomlijnde AP-werkstromen zorgen voor nauwkeurige facturen en tijdige betalingen, waardoor leveranciers tevreden blijven en partnerschappen sterk blijven
- Controle krijgen over de werkstroom: Inefficiënte AP-processen creëren blinde vlekken in de cashstroom. Een goed geoptimaliseerd systeem biedt real-time zichtbaarheid om uitgaande betalingen bij te houden en de financiële stabiliteit te handhaven
- Voorbereiden op groei: Nu een aanzienlijk aantal bedrijven van plan is om AP te automatiseren, zijn schaalbare, efficiënte systemen essentieel voor het beheren van grotere factuurvolumes en om concurrerend te blijven
Gemeenschappelijke strategieën en tips om het crediteurenproces te verbeteren
Het verbeteren van uw AP-proces hoeft niet tijdrovend te zijn. Een paar slimme veranderingen veranderen het van een tijdrovende Taak in een gestroomlijnde operatie. Laten we eens kijken hoe je dat voor elkaar kunt krijgen:
1. Level up met digitale hulpmiddelen
Traditionele werkstromen voor de crediteurenadministratie (AP) gaan vaak gepaard met handmatige invoer van gegevens, lange cycli voor goedkeuring en zoekgeraakte facturen - allemaal factoren die leiden tot vertragingen en inefficiëntie. Digitale tools elimineren deze knelpunten door routinetaken te automatiseren, de zichtbaarheid te verbeteren en de nauwkeurigheid te vergroten.
Hoe digitale tools het AP-proces verbeteren
✅ Geautomatiseerde factuurverwerking: AI-tools helpen bij het extraheren van factuurgegevens, matchen deze met bestellingen en markeren automatisch afwijkingen ✅ Real-time bijhouden: Met dashboards in de cloud kunt u in één oogopslag de status van facturen, in behandeling zijnde goedkeuringen en betalingsschema's volgen ✅ Snellere goedkeuringen: Digitale werkstromen zorgen ervoor dat facturen direct naar de juiste goedkeurders worden gerouteerd, waardoor de verwerkingstijd wordt teruggebracht van weken naar slechts een paar dagen ✅ Minder fouten: Slimme validatietools detecteren dubbele facturen, onjuiste bedragen en ontbrekende informatie voordat betalingen worden verwerkt
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss1-1.gif Procesverbetering voor crediteuren: ClickUp /%img/
terugkerende taken automatiseren en uw AP-proces moeiteloos op schema houden met ClickUp_
Dit is waar ClickUp voor financiële teams kan stappen zetten om u te helpen. ClickUp is een uitgebreid platform waarmee u budgetten kunt beheren, terugkerende taken voor betalingstermijnen kunt instellen en financiële statistieken kunt bijhouden met behulp van aangepaste dashboards. Met de krachtige rekenvelden van ClickUp kunt u ook financiële gegevens samenvatten, zodat u uw cashstroom en betalingsschema's kunt optimaliseren.
💡 Pro Tip: Overweeg het gebruik van sjablonen voor procesverbetering voor AP-management om te helpen bij het standaardiseren van werkstromen, het identificeren van knelpunten en het stroomlijnen van Taken, wat leidt tot snellere goedkeuringen, minder fouten en een verbeterde algehele efficiëntie!
2. Weg met de stapels papier: Ga volledig digitaal
wist je dat? Volgens Nog te doen.. IOFM onderzoek liggen de gemiddelde kosten voor het verwerken van een papieren factuur tussen $12 en $30 per factuur. Ondertussen kan geautomatiseerde factuurverwerking de kosten terugbrengen tot zo laag als $3 per factuur .
Vertrouwen op papieren facturen vertraagt het AP-proces, verhoogt het risico op zoekraken van documenten en leidt tot kostbare opslagruimte.
Papieren documenten raken gemakkelijk kwijt, waardoor de betaling vertraging oploopt. Het fysiek ondertekenen en doorsturen van facturen zorgt ook voor onnodige vertragingen in het proces. Digitaal gaan vermindert rommel en zorgt voor snel terugvinden, veilige back-ups en realtime toegang tot financiële gegevens.
Overgang naar een papierloos AP-systeem
✔️ Digitaliseer alle inkomende facturen: Gebruik scantools met OCR (Optical Character Recognition) om gegevens uit papieren facturen te halen en ze om te zetten in doorzoekbare digitale bestanden ✔️Bewaar facturen in een cloudgebaseerd systeem: Gebruik een AP document management tool die gemakkelijke toegang, organisatie en terugvinden mogelijk maakt ✔️Automatiseer factuurmatching: Implementeer een drieweg matchingsysteem dat facturen, bestellingen en ontvangstbewijzen elektronisch vergelijkt om fouten te verminderen ✔️Integreer digitale facturen met boekhoudsoftware: Verbind je factuurbeheersysteem met QuickBooks, Xero of ERP-platforms om financiële gegevens automatisch te synchroniseren
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss2-2.gif Accounts Payable Procesverbetering : ClickUp Documenten /%img/
alle AP-gerelateerde bestanden organiseren, opslaan en bewerken in één veilige ruimte met ClickUp Docs_ ClickUp Documenten stellen u in staat om AP-gerelateerde bestanden zoals facturen, bestellingen, grootboeken en contracten aan te maken, te bewerken en op te slaan op één plaats met gebruiksklare sjablonen. Stelt u zich eens voor dat u facturen met een paar klikken kunt bewerken en verzenden in plaats van archiefkasten door te spitten
Klaar voor de digitale upgrade? Bekijk de sjabloon voor crediteurenadministratie van ClickUp om te beginnen.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-218.png Digitaliseer betalingsrecords om tijd te besparen en fouten te verminderen met sjabloon voor crediteurenadministratie van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-205421775 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
✨ Korte tip: Gebruik de methode Scan-Save-Sync. Scan alle papieren facturen, sla ze op in een gecentraliseerd cloudsysteem en synchroniseer ze met je boekhoudsoftware om een naadloze, papierloze werkstroom te creëren. Dit zorgt voor eenvoudige toegang en veilige back-ups.
3. Laat automatisering het zware werk doen
Het handmatig beheren van de crediteurenadministratie is langzaam, foutgevoelig en duur.
AP teams besteden uren aan het matchen van facturen, het routeren van goedkeuringen en het plannen van betalingen, wat leidt tot vertragingen, gemiste kortingen en gespannen relaties met leveranciers. Automatisering neemt deze knelpunten weg en zorgt voor snellere verwerking, minder fouten en meer efficiëntie.
Hoe AP automatisering werkt
✅ Het matchen van facturen: AI-gestuurde automatisering vergelijkt facturen met bestellingen en ontvangstbewijzen en signaleert afwijkingen onmiddellijk goedkeuringsworkflows: Vooraf ingestelde regels leiden facturen naar de juiste goedkeurders op basis van waarde, leverancier of afdeling, waardoor handmatige follow-ups overbodig worden ✅ Betalingsplanning: Automatisch betalingen plannen op basis van deadlines, zodat u op tijd betaalt en kortingen voor vroege betalingen maximaliseert foutdetectie: AI herkent dubbele facturen, ontbrekende informatie en onjuiste bedragen, waardoor er minder kostbare fouten worden gemaakt ClickUp Automatisering vereenvoudigt dit door u werkstromen te laten instellen die automatisch taken toewijzen, statussen wijzigen en betalingsherinneringen sturen.
elimineer terugkerende taken en laat automatisering uw AP-proces afhandelen met ClickUp-taak_
Een inkomende factuur triggert bijvoorbeeld onmiddellijk een Taak ter goedkeuring, waardoor alles in beweging blijft zonder voortdurende handmatige tussenkomst.
📚 Bonus: Werkstroom automatisering verandert de manier waarop u processen zoals factuur goedkeuringen, invoer van gegevens en communicatie met leveranciers beheert. Lees enkele voorbeelden van automatisering van werkstromen in de praktijk en zie hoe ze Business helpen efficiënter te worden en fouten te verminderen.
4. Implementeer driewegmatching voor foutloze betalingen
Het verwerken van facturen zonder de juiste verificatie leidt tot overbetalingen, dubbele betalingen en frauderisico's. Three-way matching is een sleutel AP controle die ervoor zorgt dat elke factuur legitiem is voordat de betaling wordt vrijgegeven.
**Wat is three-way matching?
Three-way matching vergelijkt drie sleutel documenten:
📌 Inkooporder (PO): De oorspronkelijke bestelaanvraag met gedetailleerde hoeveelheden en prijzen 📌 Factuur: De factuur van de leverancier met het verzoek tot betaling 📌 Goederenontvangstnota (GRN): Bevestiging dat de items of diensten zijn geleverd
Als alle drie overeenkomen, wordt de factuur goedgekeurd voor betaling. Als er afwijkingen zijn, markeert het systeem de factuur voor handmatige controle.
Hoe stel je een drieweg matchingsysteem in in?
- Standaardiseer het format van inkooporders en facturen: Zorg ervoor dat leveranciers een duidelijk sjabloon volgen om mismatches te voorkomen
- Gebruik AP automatisering voor matching: Software voert onmiddellijk kruiscontroles uit op documenten en markeert afwijkingen
- Creëer een workflow voor het afhandelen van uitzonderingen: Zorg voor een duidelijk proces om mismatches snel op te lossen
💡 Pro Tip: A sjabloon voor bestelling zorgt voor consistente formattering en verplichte velden, versnelt het matchen in drie richtingen en vermindert handmatige fouten aanzienlijk!
5. Zeg vaarwel tegen vervelende invoer van gegevens met werkstroommagie
De invoer van gegevens is een van de meest tijdrovende en foutgevoelige onderdelen van de AP-verwerking. Medewerkers moeten factuurgegevens handmatig invoeren, wat leidt tot dubbele records, typefouten en gemiste deadlines.
Automatisering van de crediteurenadministratie neemt deze last weg door gegevens naadloos vast te leggen en te organiseren. Hier lees je hoe je de invoer van gegevens in de crediteurenadministratie kunt automatiseren:
- Gebruik vooraf ingestelde workflows: Routeer facturen ter goedkeuring op basis van leverancier, bedrag of urgentie
- Set auto-validatieregels in: Markeer dubbele facturen en onjuiste bedragen onmiddellijk
- Synchroniseer met boekhoudsoftware: Zorg voor naadloze integratie tussen AP automatisering en financiële administratie
🔍 Wist u dat? Volledig geautomatiseerde AP teams zijn de afgelopen twee jaar verdubbeld, met 41% van de bedrijven plant automatisering in het komende jaar.
6. Nauwkeurigheid op de automatische piloot: Machine learning implementeren
Machine learning (ML) zorgt voor een revolutie in je AP-proces door patronen te identificeren, fouten te voorspellen en factuurcategorisatie te automatiseren. Met ML kun je een systeem maken dat leert duplicaten te detecteren, afwijkingen te markeren en facturen nauwkeurig te matchen met bestellingen.
Voorbeeld: ML-algoritmen sorteren grote hoeveelheden facturen, waardoor handmatige interventie aanzienlijk wordt verminderd en de nauwkeurigheid wordt verbeterd. Na verloop van tijd wordt dit slimme systeem efficiënter, waardoor werkuren worden bespaard en kostbare fouten worden verminderd.
Hoe machine learning AP ten goede komt
- Detecteert dubbele facturen: ML identificeert patronen in factuurnummers, datums en leveranciersnamen om dubbele betalingen te voorkomen
- Signaleert te hoge kosten en fouten: AI beoordeelt historische gegevens om inconsistenties in de prijsstelling en onjuiste belastingberekeningen op te sporen
- Versnelt goedkeuringen: Het systeem voorspelt goedkeuringstrends en routeert facturen automatisch naar de juiste besluitvormers
- Vermindert frauderisico's: Machine learning detecteert ongebruikelijke uitgavenpatronen en voorkomt frauduleuze betalingen voordat ze plaatsvinden
7. Houd uw voortgang bij door KPI's vast te stellen en te bewaken
Het geheim van een succesvol AP-proces ligt in het meten van wat er toe doet. Sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) zoals factuurverwerkingstijd, kosten per factuur en vroegbetaalkortingen geven inzicht in uw efficiëntie.
Essentiële AP KPI's om te controleren
- Verwerkingstijd facturen: Hoe lang duurt het om een factuur te verwerken van ontvangst tot betaling?
- Kosten per factuur: Hoeveel kost het om elke factuur te verwerken, inclusief arbeids- en technologiekosten?
- Op tijd betaald: Welk percentage facturen wordt op of voor de deadline betaald?
- Verrekende kortingen voor vroege betaling: Hoeveel geld wordt er bespaard door facturen vroegtijdig te betalen?
- Foutenpercentage: Welk percentage facturen moet opnieuw worden verwerkt vanwege mismatches of fouten?
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss5-11-1400x935.png ClickUp Dashboard /%img/
volg elk AP-detail in één oogopslag met een volledig aanpasbaar ClickUp Dashboard_
Met ClickUp's dashboards wordt het bijhouden van deze KPI's een fluitje van een cent. U kunt aanpasbare dashboards maken met realtime visualisaties zoals grafieken en grafieken om de voortgang te controleren. U kunt het bijvoorbeeld gebruiken om de gemiddelde tijd voor het goedkeuren van een factuur bij te houden of knelpunten te identificeren met gedetailleerde rapportages.
📑 Trivia: Bedrijven zoals QubicaAMF hebben het volgende bespaard 40% van hun tijd aan het maken van rapportages en grafieken met behulp van ClickUp Dashboards - stel u voor dat u dit vertaalt naar snellere inzichten in uw AP-systeem!
8. Standaardiseer uw factuurformaten en elimineer het giswerk
Een van de grootste obstakels voor crediteuren is een inconsistente opmaak van facturen. Leveranciers dienen facturen in met verschillende structuren en missen sleutelgegevens zoals inkoopordernummers, betalingstermijnen en uitsplitsingen naar regelitems.
Dit zorgt voor verwarring, vertraagt goedkeuringen en verhoogt het risico op fouten bij betalingen. Het standaardiseren van de vereisten voor het verzenden van facturen zorgt ervoor dat alle facturen een duidelijke, uniforme structuur volgen, waardoor handmatige interventie wordt verminderd en de verwerking wordt versneld.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss6-10.png ClickUp's Sjablooncentrum /%img/
kies een relevant sjabloon uit ClickUp's Template Center en kickstart uw werkstromen voor elke AP-behoefte_
Gebruik verschillende Google Spreadsheets factuur sjablonen om tijd te besparen en geen enkel detail over het hoofd te zien.
💡 Pro Tip: Vermijd de hoofdpijn van het beheren van facturen. ClickUp's factuur sjabloon stroomlijnt facturatie door deadlines, betalingen en clientgegevens op één plaats bij te houden, wat tijd bespaart en de financiële duidelijkheid verbetert.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss7-13.png ClickUp's sjabloon voor facturen https://app.clickup.com/signup?template=t-180546809 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
9. Communicatie met leveranciers centraliseren
Miscommunicatie met leveranciers is een van de belangrijkste redenen voor vertraagde goedkeuringen, geschillen en fouten in betalingen bij crediteuren.
Veel bedrijven vertrouwen op verspreide threads, telefoongesprekken en spreadsheets, waardoor het moeilijk is om query's en follow-ups van facturen bij te houden. Een gecentraliseerd communicatiesysteem houdt alle interacties met leveranciers op één plek, vermindert fouten en stroomlijnt goedkeuringen van betalingen.
Hoe de communicatie met leveranciers in AP verbeteren
- Gebruik een gedeeld leveranciersportaal: Met een selfservice leveranciersportaal kunnen leveranciers de status van betalingen bijhouden, facturen indienen en query's stellen zonder tussenkomst van AP
- Centraliseer alle communicatie: Gebruik een berichtenplatform of AP-software waar alle factuurgerelateerde discussies, geschillen en goedkeuringen worden bijgehouden
- Wijs speciale leveranciersmanagers aan: Wijs een AP team lid aan als contactpunt voor vendor query's om miscommunicatie te voorkomen
- Automatiseer status updates: Stuur automatische e-mails of notificaties voor goedkeuringen, afwijzingen of betalingsverwerking van facturen ClickUp chatten maakt dit proces naadloos door communicatie rechtstreeks in uw werkstromen te integreren. Terwijl u problemen met facturen bespreekt met een leverancier, kunt u berichten omzetten in taken, deze toewijzen aan teamleden en ze koppelen aan relevante documenten.
centraliseer communicatie en zet chats direct om in uitvoerbare taken met ClickUp Chat_
Case Study Spotlight: Het succes van Walk the Room met ClickUp 🎯
Walk the Room, een wereldwijde 3D-studio, werd geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van projectmanagement, tijdlijnen, teamcoördinatie en toewijzing van middelen met behulp van meerdere losgekoppelde tools.
Door hun workflows in ClickUp te consolideren, stroomlijnden ze hun productieproces, halveerden ze de installatietijden voor projecten met behulp van sjablonen en verhoogden ze het aantal actieve gebruikers in hun team van 28 naar meer dan 70.
Het resultaat? Verbeterde efficiëntie, beter resource management en verbeterd projectmanagement - allemaal vanaf één platform.
10. Integreer uw AP-systeem met andere tools
Een gefragmenteerde technologiestapel is een belangrijk obstakel voor AP-efficiëntie. Wanneer AP software, ERP-systemen en boekhoudprogramma's niet met elkaar verbonden zijn, moeten financiële teams handmatig gegevens overzetten tussen platforms, waardoor het risico op fouten en dubbele betalingen toeneemt.
Integratie zorgt voor een soepele werkstroom van gegevens, waardoor de financiële nauwkeurigheid verbetert en de werklast afneemt. ClickUp integreert met populaire tools zoals QuickBooks, Xero en HubSpot om ervoor te zorgen dat uw crediteurengegevens soepel tussen de systemen werken.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ss9-9-1400x935.png Verbetering van het crediteurenproces: ClickUp's multi-app integraties /%img/
Connect al uw tools en stroomlijn uw AP-proces in één krachtig platform via ClickUp's multi-app integraties
We hebben geïntegreerd met Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, enz. Dit stelt ons in staat om financiën, retentie, rapportage en klantgegevens in één ruimte bij te houden, omdat we informatie uit alle tools die we gebruiken kunnen halen en deze in ClickUp kunnen verzamelen voor gebruiksgemak zonder dat alle afdelingen hierbij betrokken moeten worden en tijd van hun schema's moeten innemen. Arnold Rogers , Manager klantenservice, MKB
11. Betalingsschema's optimaliseren om kortingen op vroege betalingen te maximaliseren
Profiteren van kortingen op vroege betalingen of onderhandelen over gunstige betalingsvoorwaarden bespaart uw bedrijf geld en versterkt tegelijkertijd de relaties met leveranciers. Om dit proces te stroomlijnen, kunt u overwegen sjablonen voor boekhouden om betalingsschema's te standaardiseren en organiseren.
Met deze sjablonen kunt u deadlines, kortingen voor vroege betaling en leveranciersvoorwaarden op een gestructureerde manier bijhouden, zodat u profiteert van besparingsmogelijkheden.
📕 Bonus lezen: Gebruik deze grootboek voorbeelden als referentie om de invoer van crediteuren nauwkeurig bij te houden. Dit zorgt voor een consistente registratie van transacties, waardoor audits en financiële rapportage naadloos verlopen en discrepanties tot een minimum worden beperkt.
12. Goedkeuringsworkflows controleren en optimaliseren voor snelheid en duidelijkheid
Knelpunten met goedkeuringen vertragen de crediteurenadministratie, wat leidt tot gemiste kortingen, vertraagde betalingen van leveranciers en gespannen relaties met leveranciers.
Veel AP teams hebben te maken met te veel goedkeuringslagen, onduidelijke verantwoordelijkheden en trage handmatige aftekeningen. Het stroomlijnen van het goedkeuringsproces zorgt ervoor dat facturen snel en nauwkeurig worden gecontroleerd en goedgekeurd.
Gemeenschappelijke problemen met de goedkeuringsworkflow
Te veel goedkeuringslagen: Onnodige goedkeuringen vertragen de factuurverwerking
gebrek aan duidelijke rollen: Teams weten niet wie verantwoordelijk is voor goedkeuringen, waardoor verwarring ontstaat
Gemiste goedkeuringsdeadlines: Handmatige herinneringen gaan vaak verloren, waardoor betalingen vertraging oplopen
🚫 Een aanpak die bij iedereen past: Door alle facturen hetzelfde te behandelen gaat er tijd verloren aan goedkeuringen van lage waarde
Hoe goedkeuringsworkflows optimaliseren
- Controleer uw bestaande proces: Identificeer vertragingen in goedkeuringen door verouderingsrapporten van facturen te analyseren
- Definieer goedkeuringsdrempels: Automatiseer goedkeuringen van facturen met een laag risico en routeer facturen met een hoge waarde of die gemarkeerd zijn voor handmatige controle
- Gebaseerde goedkeuringen gebruiken: Wijs goedkeuringen toe op basis van leverancier, bedrag of afdeling om knelpunten te voorkomen
- Automatiseer herinneringen en escalaties: Stel waarschuwingen in voor achterstallige goedkeuringen en escaleer automatisch vastgelopen facturen
- Goedkeuringsprestaties bijhouden met KPI's: Meet de gemiddelde goedkeuringstijd en identificeer waar vertragingen optreden
⚡ Snelle tip: Definieer goedkeuringsdrempels - automatiseer goedkeuringen voor facturen met een lage waarde en escaleer alleen facturen met een hoge waarde of die gemarkeerd zijn. Dit zorgt ervoor dat taken met een hoge prioriteit aandacht krijgen en dat er minder vertragingen optreden.
13. Versterk de veiligheid om fraude en fouten zoals dubbele betalingen te voorkomen
AP-fraude is een groeiend probleem, waarbij bedrijven jaarlijks miljarden verliezen door dubbele facturen, ongeautoriseerde betalingen en phishing-zwendel. Het versterken van de veiligheid zorgt ervoor dat alleen legitieme facturen worden betaald en dat ongeautoriseerde transacties worden geblokkeerd voordat ze plaatsvinden.
Hoe de veiligheid van AP versterken
- Schakel tweefactorauthenticatie (2FA) in: Vereis verificatie in meerdere stappen voor goedkeuringen
- Beperk de toegang tot het systeem: Beperk de toegang tot uw AP-software tot alleen geautoriseerde gebruikers
- Gebruik AI-gestuurde fraudedetectie: AI-tools analyseren transactiepatronen en markeren verdachte activiteiten
- Regelmatig leveranciersgegevens controleren: Controleer wijzigingen in betalingsgegevens van leveranciers voordat transacties worden verwerkt
- Train medewerkers om rode vlaggen te herkennen: Train AP teams in het herkennen van frauduleuze facturen en phishing e-mails
14. Ontwikkel een duidelijk proces voor het oplossen van geschillen
Terwijl een client factureert geschillen over facturen, leveringsverschillen of betalingstermijnen verstoren het AP-proces en zetten de relaties met leveranciers onder druk. Zonder een gestructureerd proces om geschillen op te lossen, verspillen AP teams tijd aan het heen en weer gaan met leveranciers, waardoor de goedkeuring van facturen en de afhandeling van betalingen vertraging oplopen.
Hoe creëer je een sterk proces voor het oplossen van geschillen?
- Opzetten van een vendor query portal: Leveranciers de mogelijkheid bieden om digitaal de status van facturen bij te houden en geschillen aan te kaarten
- Stel een speciaal team samen voor het oplossen van geschillen: Wijs AP-specialisten aan om problemen met leveranciersbetalingen af te handelen
- **Gebruik software om redenen voor geschillen, oplossingen en responstijden te documenteren
- Standaardiseer de workflows voor het afhandelen van geschillen: Creëer vooraf gedefinieerde stappen voor het oplossen van verschillende soorten geschillen
15. Creëer sterke relaties met leveranciers voor succes op lange termijn
Uw leveranciers zijn strategische partners, niet alleen dienstverleners. Sterke relaties met leveranciers zorgen voor prioriteit, betere betalingsvoorwaarden en betrouwbare toeleveringsketens.
Als leveranciers uw bedrijf vertrouwen, zijn ze eerder geneigd om kortingen aan te bieden, krediet te verlenen of te onderhandelen over gunstige betalingsvoorwaarden.
Hoe relaties met leveranciers versterken
- Betaal facturen op tijd: Tijdige betalingen bouwen vertrouwen op en verbeteren de samenwerking met leveranciers
- Communiceer duidelijk: Houd leveranciers op de hoogte van de status van facturen, geschillen en verwachte betaaldatums
- Bied indien mogelijk vroege betalingen aan: Verzamel kortingen voor vroege betalingen en toon financiële stabiliteit
- Werk samen met leveranciers tijdens crises: Als leveranciers te maken krijgen met financiële problemen, bied dan flexibele betalingen aan om langdurige partnerschappen in stand te houden
Bonus lezen: Wilt u dieper ingaan op het stroomlijnen van uw crediteurenadministratie? Lees hoe Goederenontvangstnota's (GRN's) zijn van cruciaal belang om foutloze betalingen en nauwkeurig bijhouden van voorraden te garanderen.
Beste praktijken en veelvoorkomende fouten om te vermijden
Het verbeteren van uw crediteurenadministratie vereist zorgvuldige abonnementen, consistente uitvoering en het vermijden van valkuilen die leiden tot inefficiëntie. Hier zijn de best practices die u moet volgen om een soepele crediteurenadministratie te garanderen:
✅ Maak een dashboard voor leveranciersprestaties: Houd de prestaties van leveranciers bij, zoals tijdlijnen voor leveringen, nauwkeurigheid van facturen en geschillenbeslechtingspercentages. Gebruik deze inzichten om betere voorwaarden te bedingen en de samenwerking met leveranciers te verbeteren
✅ Introduceer AP-processentraining voor leveranciers: Informeer uw leveranciers over het proces en de tijdlijnen voor het verzenden van facturen. Dit vermindert fouten bij het verzenden en zorgt voor een soepelere werkstroom
✅ Implementeer goedkeuringsworkflows: Pas goedkeuringsworkflows aan op basis van factuurtype of waarde. Voorbeeld: routeer terugkerende facturen direct voor automatische goedkeuring terwijl eenmalige facturen of facturen met een hoge waarde worden gemarkeerd voor handmatige controle
✅ Gebruik voorspellende analyses voor het plannen van betalingen: Gebruik analysetools om betalingscycli te voorspellen op basis van historische gegevens en trends in de kasstroom. Dit zorgt ervoor dat betalingen altijd zijn afgestemd op liquiditeitsbehoeften
Zorg er daarnaast voor dat u de volgende veelgemaakte fouten vermijdt en creëer een efficiënter en effectiever crediteurenproces:
❗️ Feedback van leveranciers over het hoofd zien: Als u er niet in slaagt input van leveranciers te vragen over pijnpunten in uw crediteurenadministratieproces, kan dit leiden tot terugkerende fouten en gespannen relaties
❗️Alle facturen gelijk behandelen: Facturen niet segmenteren op basis van urgentie of waarde leidt tot inefficiënte prioritering en betalingsachterstand
❗️Verwaarlozen van voortdurende verbetering: Ervan uitgaan dat uw AP-proces goed genoeg is zonder regelmatige evaluaties en updates kan resulteren in verouderde workflows
❗️Een one-size-fits-all systeem gebruiken:Het niet aanpassen van uw AP tools en processen aan uw specifieke bedrijfsbehoeften kan resulteren in inefficiënties en ontevredenheid bij gebruikers
Denk verder dan efficiëntie: Maak van uw AP-proces een groeimotor
Bij het optimaliseren van uw crediteurenadministratie gaat het niet alleen om het besparen van kosten of het voorkomen van fouten, maar ook om uw bedrijf in staat te stellen slimmer te groeien. Kijk bij het evalueren van tools of systemen verder dan automatisering en digitalisering.
Bekijk hoe de software integreert met uw bestaande tools, schaalbaarheid ondersteunt en de samenwerking tussen uw team en leveranciers bevordert.
Dit is waar ClickUp schittert. Als alles-in-één platform combineert het automatisering, tijdsregistratie en samenwerkingsfuncties om naadloze workflows te creëren die zijn afgestemd op uw behoeften. Van het automatiseren van goedkeuringen van facturen tot het bijhouden van KPI's op aanpasbare dashboards, ClickUp zorgt ervoor dat u uw AP-proces effectief beheert en omzet in een strategisch voordeel.
Klaar om uw AP-proces onder controle te krijgen? Meld u aan voor ClickUp - het is gratis!