Uit een onderzoek van McKinsey bleek dat projecten gemiddeld hun budgetten en planningen met 30-45% overschrijden . Uit een diepgaander onderzoek naar 'megaprojecten', waarvan sommige meer dan $1B waard zijn, blijkt dat kostenoverschrijdingen 79% ten opzichte van de oorspronkelijke begrotingsramingen .
Dit wijst op duidelijke uitdagingen bij de levering, maar ook op slechte kosten- en tijdschattingen bij de goedkeuring van het project.
Een van de belangrijkste redenen waarom projecten over het budget heen gaan en te laat komen is: onnauwkeurige schattingen. Projectmanagers worstelen vaak met dit probleem en hebben verschillende raamwerken gecreëerd om het aan te pakken. Het concept van schatten bij voltooien (EAC) is er zo een.
In deze blogpost begrijpen we dit techniek voor het schatten van projecten leer hoe je eac berekent en ontdek de toepassingen in business.
⏰ 60-seconden samenvatting
Estimate at Voltooid (EAC) voorspelt de totale projectkosten op basis van de werkelijke kosten en het resterende werk. Het wordt gebruikt om budgetoverschrijdingen te voorkomen, financiële prognoses te verbeteren en weloverwogen beslissingen te nemen.
De meest gebruikte formule voor het berekenen van EAC is:
EAC = AC + (BAC - EV)
Afhankelijk van de aard van het project, de metrics die je bijhoudt, de planning en andere factoren kun je echter andere formules nodig hebben.
Stappen om EAC te berekenen
Volg deze stappen om de bovenstaande formule te gebruiken en EAC te berekenen.
- Verkrijg het budget bij Voltooid (BAC)
- Identificeer de werkelijke kosten (AC)
- Bereken Earned Value (EV), Cost Performance Index (CPI), Schedule Performance Index (SPI), enz. naar behoefte
- De relevante EAC formule toepassen op basis van de voorwaarden van het project
- Bereken de EAC op basis van deze projectmanagement KPI's
Lees verder voor meer informatie over het gebruik van deze formules, de voordelen ervan en veelgemaakte fouten die je moet vermijden!
Wat is EAC (Estimate at Voltooid)?
Estimate at Completion (EAC) is een term die wordt gebruikt om de totale kosten van een project bij voltooiing te voorspellen. Het is een doorlopende berekening die controleert op eventuele wijzigingen in de schattingen tijdens de levenscyclus van het project.
Voordat het project begint, moet de EAC gelijk zijn aan het budget. Dit betekent dat je aan het einde van het project hebt uitgegeven wat je had geschat.
In de loop van een project kun je echter te maken krijgen met verschillende uitdagingen of externe gebeurtenissen.
Je bouwproject kan bijvoorbeeld vertraging oplopen doordat grondstoffen niet beschikbaar zijn door problemen met de toeleveringsketen. Je softwareproject kan uitlopen boven het oorspronkelijke budget omdat je een externe consultant moest inhuren voor ondersteuning.
Deze onverwachte uitgaven verhogen de kosten van het project. De EAC helpt om de aangepaste totale kosten van het project in realtime te voorspellen, zodat deze extra kosten kunnen worden meegenomen.
**Hoe bereken ik EAC?
Estimate at Completion (EAC) = Budget bij voltooien (BAC) + [Werkelijke kosten (AC) - Verdiende waarde (EV)"]
Laten we eerst deze termen definiëren en dan de berekening bekijken aan de hand van een voorbeeld.
- Budget bij voltooien (BAC): Het totale bedrag dat je van plan bent uit te geven om het hele project te voltooien. Dit staat ook bekend als het oorspronkelijke budget van je project
- Werkelijke kosten (AC): Het totale geld dat je tot nu toe aan een project hebt uitgegeven, d.w.z. de werkelijke uitgaven tot op dit moment
- Earned value (EV): Het werk dat je hebt Voltooid in termen van de gebudgetteerde waarde
Laten we zeggen dat je bent begonnen aan een softwareontwikkelingsproject met een totaal budget (BAC) van $20.000,-.
Tot nu toe heb je 50% van het werk voltooid in 40% van de tijd en heb je $12.000 uitgegeven. Verdiende waarde in projectmanagement is de hoeveelheid werk die je hebt Voltooid ten opzichte van de gebudgetteerde waarde. Dus, voor het gemak van de berekening, zou 50% van het werk je $10.000 moeten hebben gekost, wat je verdiende waarde is.
Daarom zou je schatting bij voltooiing formule 20.000 + (12.000-10.000) = $22.000 zijn
Als je je nu afvraagt, "hoe weet je zeker dat de volgende delen van het project niet ook meer zullen kosten?" Goed gedaan!
Laten we ook eens kijken naar andere, meer genuanceerde manieren om EAC te berekenen.
Estimate at Voltooid (EAC) = Budget bij Voltooid (BAC) / Cost Performance Index (CPI)
Kosten prestatie index (CPI): De mate van efficiëntie van je projectuitgaven. Deze wordt berekend door de verdiende waarde te delen door de werkelijke kosten. Als CPI > 1, geef je minder uit dan je abonnement, en als CPI < 1, geef je te veel uit.
Als we het vorige voorbeeld doortrekken, is de verdiende waarde $10.000 en zijn de werkelijke kosten $12.000. Dus CPI = 10.000. Dus CPI = 10.000/12.000 = 0,83.
Met deze formule is je EAC dus 20.000 / 0,83 = $24.390
In dit geval zie je dat de formule ervan uitgaat dat je toekomstige uitgaven dezelfde mate van verandering zullen volgen als in het verleden.
Estimate at Voltooid (EAC) = Werkelijke Kosten (AC) + {Budget bij Voltooid (BAC) - Verdiende Waarde (EV)} / Cost Performance Index (CPI)}]
In hetzelfde voorbeeld, met deze formule, is EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000)/0,83] = $24.048.
Estimate at Voltooid (EAC) = Werkelijke Kosten (AC) + {Budget bij Voltooid (BAC) - Verdiende Waarde (EV)} / {Cost Performance Index (CPI) x Schedule Performance Index (SPI)}]
Er is hier nog een andere metriek, de Schedule Performance Index. Laten we die eens definiëren.
Schedule Performance Index (SPI): SPI is het tijdsequivalent van CPI. Het meet de efficiëntie van je voortgang ten opzichte van geschatte tijd van voltooien . Het wordt berekend door de verdiende waarde te delen door de geplande waarde. Als SPI > 1, lig je voor op schema. SPI = 1 betekent dat je op schema ligt. Als SPI < 1, lig je achter op schema.
Zoals in het bovenstaande voorbeeld, als je 50% van je werk hebt voltooid in 40% van de tijd, dan is je SPI = (50% van BAC) / (40% van BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.
Dus, je EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000) / (0,83 x 1,25)¼] = $22.375
Raming bij voltooien (EAC) = Werkelijke kosten (AC) + Bottom-Up ETC
Bottom-Up Estimate to Completion verwijst naar de herziene schattingen voor alle resterende taken. Dit wordt vaak handmatig gedaan.
Als je in de war raakt van vijf verschillende formules voor dezelfde berekening, dan hebben wij hulp voor je.
wist je dat? Je kunt ook andere formules gebruiken analoog schatten in projectmanagement om uw EAC-berekeningen te maken.
Wanneer elke EAC formule gebruiken
Het doel van deze formules is hetzelfde, namelijk om de EAC te vinden. De formule die je gebruikt om je EAC te berekenen hangt echter af van de context, waaronder de aard van het project, gebeurtenissen die van invloed zijn en hun kostenimplicaties. Laten we een paar scenario's bekijken.
De kostenprestaties zijn stabiel + trends uit het verleden volgen
EAC = BAC / CPI
Als je merkt dat je project enige inefficiëntie of budgetoverschrijding heeft en verwacht dat dit in hetzelfde tempo zal doorgaan, gebruik dan de bovenstaande formule.
Deze methode gaat ervan uit dat eventuele variaties in kosten systemisch zijn en gelijkmatig zullen blijven bestaan over de resterende projectomvang. Deze methode is van toepassing op stabiele, goed beheerde projecten met weinig variabiliteit in prestaties.
Kostenvariaties bestaan + huidige efficiëntietrend zal volgen
EAC = AC + [(BAC - EV) / CPI]
Als u kostenvariaties hebt ervaren maar verwacht dat ze de huidige prestatietrends zullen volgen, gebruik dan de bovenstaande formule. Deze aanpak is praktisch bij projecten waar de varianties zich naar verwachting zullen stabiliseren, wat de voortdurende kostenefficiëntie weerspiegelt.
Met deze methode account je verschillen uit het verleden terwijl je de toekomstige kosten projecteert op basis van de huidige productiviteitsniveaus, waardoor het geschikt is voor dynamische maar beheersbare projecten.
Kostenafwijkingen zijn afwijkingen + toekomst zal overeenkomen met oorspronkelijke schattingen
EAC = AC + (BAC - EV)
Als de kostenafwijkingen geïsoleerde incidenten zijn en u denkt dat het project voortgang zal hebben op het oorspronkelijke gebudgetteerde tempo voor het resterende werk.
Deze methode is geschikt voor eenmalige gebeurtenissen, zoals onverwachte initiële installatiekosten of vroege inefficiënties, die variaties veroorzaken waarvan het team niet verwacht dat ze zich opnieuw zullen voordoen.
Kostenvariantie + planningsvariantie
EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]
Als de planning een belangrijke factor is voor het voorspellen van de totale kosten, is de bovenstaande formule het beste. Deze formule past de kostenraming van het resterende werk aan door rekening te houden met vertragingen in de planning en kostenefficiëntie. Deze methode is vooral nuttig voor projecten die zowel boven budget als achter op schema liggen.
Kostentrends zijn onvoorspelbaar
EAC = AC + Bottom-Up schatting
Als de prestaties van je project onvoorspelbaar zijn geweest of als kostenontwikkelingen niet langer betrouwbare indicatoren zijn voor toekomstige prestaties, gebruik dan de bovenstaande formule.
In plaats van te vertrouwen op formules gebaseerd op CPI of SPI, wordt bij deze methode het resterende werk vanaf nul opnieuw geschat en opgeteld bij de werkelijke kosten die tot nu toe zijn gemaakt, waardoor het nauwkeuriger is.
Als je nog steeds een beetje in de war bent over het berekenen van EAC, is hier een korte inleiding.
Stappen om EAC te berekenen
Top-down EAC-benadering
Vier van de vijf bovenstaande formules zijn top-down. Dit betekent dat ze zich baseren op bestaande budgetten en prestaties uit het verleden.
Volg deze stappen om de bovenstaande formule te gebruiken en de EAC te berekenen.
- Verkrijg het Voltooid Budget (BAC)
- Identificeer de werkelijke kosten (AC)
- Bereken Earned Value (EV), Cost Performance Index (CPI), Schedule Performance Index (SPI), enz. naar behoefte
- De relevante EAC formule toepassen op basis van de voorwaarden van het project
- Bereken de EAC op basis van dezekPI's voor projectmanagement ### Bottom-up EAC-benadering
Bij de bottom-up benadering worden de kosten van al het resterende werk opnieuw berekend en opgeteld bij de werkelijke kosten die tot nu toe zijn gemaakt. Deze methode levert de meest nauwkeurige en gedetailleerde schatting op, omdat rekening wordt gehouden met de huidige voorwaarden van het project en eventuele wijzigingen in de reikwijdte.
- Het voltooide werk beoordelen
- Bereken de AC tot nu toe
- Splits het resterende werk van het project op in gedetailleerde Taken of componenten
- Een schatting maken van de kosten voor het voltooien van elke taak, rekening houdend met de huidige voorwaarden
- Tel de geschatte resterende kosten op bij de werkelijk gemaakte kosten
Een goed hulpmiddel kan dit allemaal veel gemakkelijker maken.
Hulpmiddelen voor EAC-berekening
De berekening is eenvoudig; het is basisrekenen. Dus als je alle gegevens hebt, is een rekenmachine Nog te doen. Laten we beginnen met het eenvoudigste hulpmiddel om de EAC te berekenen.
Spreadsheets voor het berekenen van EAC
Met formules kunt u de berekening van EAC automatiseren. U kunt bijvoorbeeld alle kosten bijhouden in één tabblad, met een cel voor het totaal. U kunt de voortgang van een project bijhouden op een ander tabblad, met een cel voor de variantie.
Op basis hiervan kun je met deze gegevens de earned value berekenen.
Hoewel spreadsheets erg populair en gebruiksvriendelijk zijn, zijn ze ook volledig handmatig. Je moet alle gegevens zelf invoeren in de spreadsheets. Dit is foutgevoelig en kan vervelend worden. Je kunt het beter doen met een hulpmiddel zoals ClickUp voor financiële teams .
EAC benutten met ClickUp
Met behulp van een uitgebreid platform voor projectmanagement zoals ClickUp zorgt ervoor dat alle gegevens die u nodig hebt om EAC-berekeningen te maken al voor u beschikbaar zijn. Projectkostenmanagement : U kunt elke externe tool die u gebruikt voor het bijhouden van onkosten integreren om automatisch AC te berekenen binnen ClickUp.
Bijhouden van voortgang: Als tool voor projectmanagement geeft ClickUp u een realtime weergave van uw voortgang. Op basis van de taken die u hebt ingesteld, berekent het automatisch de hoeveelheid werk die is voltooid.
Schemabewaking: Met startdata, einddata en aangepaste velden voor data kunt u de tijdlijnen van uw project tot in detail bijhouden. Dit helpt je bij het berekenen van schemaverschillen, die je nodig hebt om EAC te meten.
Resource costing: Als u een project factureert op basis van tijd en materialen (T&M), hebt u elk lid van het team nodig om de tijd bij te houden die ze hebben gewerkt. Met ClickUp-taaken kunnen uw teams vanaf elk apparaat de tijd bijhouden, aantekeningen toevoegen, labels toekennen en tijd markeren als factureerbaar (of niet). Het maakt het ook mogelijk om tijd over taken en subtaken te verdelen.
Automatische berekeningen: Houdt u van de eenvoud van spreadsheets om formules in te stellen? Dat kunt u doen met ClickUp! Gebruik numerieke gegevens van uw taken en projecten om EAC automatisch te berekenen, bijgewerkt in real-time.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-43.gif ClickUp's formule velden /$$$img/
Financieel beheer gemakkelijk gemaakt met ClickUp
Real-time rapportage: EAC is een metriek voor de toekomst; het is een prognose. Maar om ervoor te zorgen dat u uw budgetten of tijdlijnen niet overschrijdt, moet u aanpassingen maken in het heden. ClickUp Dashboards kan u daarbij helpen.
Door de werkelijke uitgaven voortdurend te vergelijken met het geplande budget, kunt u snel kostenoverschrijdingen identificeren en corrigerende maatregelen nemen. Het helpt budgetverrassingen te voorkomen en zorgt ervoor dat belanghebbenden op de hoogte blijven van de financiële gezondheid van het project.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUp-budget-dashboard-1400x785.png ClickUp budget dashboard /$$$img/
Blijf op de hoogte van uw budgetrapportages met ClickUp Dashboards
De rol van kwaliteitstools en -technieken in het succes van projecten
Een rekenmachine of zelfs papier en pen kunnen EAC berekenen. Maar kwaliteitstools en -technieken kunnen het proces nauwkeuriger en efficiënter maken. Dit is hoe.
Gegevenskwaliteit: De tools die u gebruikt, bepalen de kwaliteit van de gegevens. Een tool zoals ClickUp die al projectgerelateerde informatie verzamelt, zorgt voor kwaliteit van gegevens, zoals een evoluerende planning, tijdsinschattingen, uitgaven, enz.
Integraties: Een uitgebreide tool verzamelt ook gegevens uit externe bronnen. Als u bijvoorbeeld tijdsregistratie gebruikt met een externe tool, kunt u die met API's importeren in ClickUp.
Automatiseringen: Het berekenen van statistieken zoals EAC kan veel bandbreedte van de projectmanager in beslag nemen. Om dat gemakkelijker te maken, kunnen automatiseringstools helpen. Het kan ook gemakkelijk zijn om beter te voorspellen met trendanalyses en Monte Carlo-simulaties.
Repliceerbaarheid: De juiste tools bieden ook de kaders, sjablonen voor kosten-batenanalyse en sjablonen voor schattingen berekenen en bijhouden projectgegevens .
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image6-1.png
ClickUp sjabloon voor projectkostenanalyse
https://app.clickup.com/signup?template=t-211282051&department=pmo&_gl=1\*100s68e\*\_gcl\_au*MTM5Mzk4MTIxLjE3Mzg1NjMxOTU.
Dit sjabloon downloaden
/$$cta/
ClickUp's sjabloon voor projectkostenanalyse
is een kant-en-klaar, volledig aanpasbaar, beginnersvriendelijk kader voor projectanalyse. De kolom met automatische berekeningen kan een gedetailleerde
kostenstructuur geven
waardoor berekeningen eenvoudiger worden.
Voordelen van EAC in projectmanagement
Als al deze berekeningen een beetje veel lijken, laten we ze dan eens afwegen tegen de voordelen die ze bieden.
✅ Kostenbesparingen: Je kunt niet besparen wat je niet ziet. Met EAC kunt u budgetoverschrijdingen observeren en meten, die u kunt beheersen met strategieën voor risicobeperking.
Risicodetectie: Door trends in prestaties te analyseren, kunt u potentiële inefficiënties en risico's identificeren projectkostenrisico's voordat ze escaleren tot belangrijke problemen.
communicatie met belanghebbenden: EAC levert concrete gegevens om belanghebbenden te informeren over de financiële gezondheid van het project. Regelmatige updates wekken vertrouwen bij belanghebbenden en laten zien dat er verantwoording wordt afgelegd.
✅ Besluitvorming: EAC rust teams uit met bruikbare inzichten om weloverwogen beslissingen te nemen wanneer zich onvoorziene veranderingen voordoen. U kunt middelen herschikken, de reikwijdte van projecten aanpassen of kostenbesparende maatregelen nemen op basis van nauwkeurige en actuele gegevens.
Prestatie bijhouden: EAC helpt u bij het volgen van de prestaties van het project ten opzichte van de geplande kosten en planning. U kunt deze gegevens gebruiken om feedback te geven aan de teams, projectbudgetten beheren abonnementen, extensies van planningen, enz.
✅ Budgetvoorspelling: U krijgt een nauwkeurige en doorlopende schatting van uw totale kosten, zodat u kunt bijhouden hoe goed u zich aan uw projectbudget houdt. Dit kan een geweldige input zijn voor toekomstige budgettering, abonnementen en planning projectcontroles .
Om deze voordelen te benutten, zijn er een aantal veelgemaakte fouten die je moet vermijden.
Gemeenschappelijke fouten die je moet vermijden bij het berekenen van EAC
Hoe eenvoudig het ook klinkt, kleine fouten kunnen leiden tot slechte inzichten, ineffectieve beslissingen en averechts uitpakken. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten en hoe je ze kunt vermijden.
De verkeerde formule gebruiken: Het berekenen van EAC als BAC / CPI in een project met aanzienlijke vertragingen in de planning negeert de impact van tijdsinefficiënties, wat resulteert in een te optimistische schatting.
Neem alle factoren in overweging en kies de meest geschikte formule.
Verkeerde aannames doen: Ervan uitgaan dat prestaties uit het verleden een perfecte afspiegeling zijn van toekomstige prestaties kan de EAC-berekeningen scheef trekken.
Als bijvoorbeeld een eenmalige uitgave een tijdelijke kostenpiek veroorzaakt, kan het gebruik van EAC = AC + (BAC - EV) voorbijgaan aan het feit dat toekomstig werk waarschijnlijk het oorspronkelijke budgettarief zal volgen.
Maak redelijke aannames op basis van feiten.
Overzicht van AC of EV: EAC-berekeningen zijn sterk afhankelijk van nauwkeurige berekeningen van werkelijke kosten en verdiende waarde. Als je een paar kosten over het hoofd ziet of de verdiende waarde onjuist berekent, kun je misleidende projecties krijgen.
Concentreer je op nauwkeurige gegevens.
Het negeren van vertragingen in de planning: Als vertragingen in de planning niet worden meegenomen in EAC-berekeningen, worden de totale kosten vaak onderschat. Een voorbeeld: een project dat maanden vertraging oploopt door een tekort aan middelen zal waarschijnlijk hogere kosten met zich meebrengen voor salarissen, huur van apparatuur of boetes.
Om dit te voorkomen, moet je altijd de impact van vertragingen op de kosten meenemen.
Verouderde EAC gebruiken: EAC is geen eenmalige berekening. Het is een dynamische metriek die elke dag evolueert. Als de reikwijdte verandert, de index voor kostenprestaties fluctueert of de planning uitloopt, geeft de oorspronkelijke EAC niet langer de realiteit van het project weer.
Daarom is het aan te raden om de EAC regelmatig te berekenen om de huidige situatie nauwkeurig weer te geven.
Blijf op de hoogte van uw projectgegevens met ClickUp
In een wereld waar kostenoverschrijdingen zo gewoon zijn, kunt u een enorm verschil maken door gewoon op tijd en binnen het budget te leveren. De enige manier om dit te bereiken is door de kosten en planningen regelmatig bij te houden ten opzichte van de budgetten.
Het krachtige projectmanagement platform van ClickUp maakt dit een fluitje van een cent. Het legt automatisch gegevens vast, maakt berekeningen mogelijk en biedt real-time zichtbaarheid in de gezondheid van projecten.
De realtime dashboards, aanpasbare velden voor kosten, tijdlijnen bijhouden en werklastbeheer bieden een efficiënte manier om moeiteloos EAC te berekenen en te controleren. Probeer ClickUp vandaag nog gratis!