dit bericht is van Ericka Marett, een projectmanager bij $$$a Adhere Creative . Hier is haar verhaal over het vinden van de juiste projectmanagementsoftware voor hun digitale agentschap! Klik hier voor meer informatie over hoe ClickUp uw kan helpen digitaal marketingbureau kan helpen .
Iedereen die het agentschapleven heeft meegemaakt, weet dat een goed marketingsysteem voor projectmanagement kan een project maken of breken. En hoewel de problemen die bureaus tegenkomen bij het managen van clients vergelijkbaar kunnen zijn, zal de ideale oplossing afhangen van hun unieke behoeften.
In de loop der jaren zijn onze behoeften geëvolueerd, waardoor we gefrustreerd raakten over de beperkingen die we tegenkwamen met wat we altijd al gebruikten. Dus begonnen we aan onze zoektocht: we namen een stap terug, stroopten onze mouwen op en de grote software voor projectmanagement gezocht.
Begin onze reis
Ons agentschap, Aanpassen creatief we hebben Basecamp ongeveer 8 jaar gebruikt en lange tijd vonden we het geweldig! Het stelde ons in staat om gemakkelijk met clients te communiceren, als team aan projecten te werken en deadlines op orde te houden. Maar langzaam maar zeker ontgroeiden we het. Hoewel we al een tijdje naar een verandering aan het toewerken waren, kwam het echte keerpunt toen we agile projectmanagement .
We sloten de winkel voor ongeveer een week en namen een diepe duik in Sprints, Kanban-borden, retrospectives en nog veel meer. Aan het einde van onze intensieve week kwamen we tevoorschijn als een slanke, gemene vechtmachine onder leiding van ondergetekende, de scrum master (insert evil laugh.) Hoewel we een vrij significante toename in onze efficiëntie zagen na de implementatie van Agile, realiseerden we ons al snel Basecamp niet geschikt was voor onze nieuwe processen.
De eerste rode vlag was Kanbanç~zoekterm~'ç~sorteerrichting~'asc~pagina~1)) . Als je niet bekend bent met Kanban, stel je een krijtbord voor dat verdeeld is in verschillende kolommen die fasen van een project voorstellen, zoals In uitvoering, beoordeling door de klant en Voltooid. Alle projecten worden over dit bord geschoven om de voortgang van het hele bureau visueel weer te geven.
Helaas, Basecamp kon dit soort structuur niet aan, dus terwijl we in Basecamp aan projecten werkten, "verschoven" we projecten op een geïmproviseerde Kanban die we in Excel hadden gebouwd. Zoals je je kunt voorstellen, was het een puinhoop.
Simpel gezegd zijn we Basecamp ontgroeid. Het platform is eenvoudig te gebruiken en kosteneffectief voor een beginnend bureau, maar naarmate we ons ontwikkelden, hield het ons alleen maar tegen. Basecamp creëerde meer problemen dan het oploste en het werd voor iedereen in het team duidelijk dat we een nieuw platform voor projectmanagement nodig hadden - en snel.
Een lijst maken, twee keer controleren
Er zijn honderden platformen voor projectmanagement beschikbaar en de gedachte om ze allemaal uit te pluizen om de perfecte oplossing te vinden was ontmoedigend. Dus, zoals elke goede projectmanager, begon ik de Taak met het maken van een checklist.
Een paar weken lang observeerde ik het bureau en maakte een lijst van alle problemen op het gebied van projectmanagement die ik aantrof. Na verloop van tijd ontstond er een patroon. Ik identificeerde ongeveer 15 kernproblemen en koppelde deze aan oplossingen voor projectmanagement. Terugkijkend lijken de items die op de lijst stonden voor de hand liggend, maar maandenlang zagen we alleen de problemen en niet de oplossingen om ze op te lossen. Hier is een voorbeeld van mijn lijst:
- Taak status visueel weergeven (Kanban)
- Subtaken maken en samen toewijzen
- Integratie van Slack, Dropbox en Google Suite
- @ Vermeldingen binnen een Taak
- Begin- en einddatum van de Taak
- Opslagruimte in het platform
- E-mail notificaties
- Integratie met client
- Gemakkelijk zoeken in alle projecten en communicatie
- Taken zoeken op client, toegewezen persoon en datum
- Gegevens over werklast capaciteit
- Mogelijkheden voor gantt grafiek
- Integratie tijdsregistratie
- Meerdere toegewezen personen per Taak
- Terugkerende taken
Snelle Dating
Nadat de lijst was opgesteld en goedgekeurd, ging ik op zoek naar kandidaten voor projectmanagementsoftware of, zoals ik het graag noem, speeddating. Met honderden opties om uit te kiezen, hadden deze platformen maar een paar minuten om mijn rente te behouden voordat ik ze naar de nee-stapel verplaatste.
Ik begon het proces door te zoeken naar " agentschap platformen voor projectmanagement ." De snelle nee's waren alle software die een lang en duur aanpassingsproces vereiste, zoals Jira en Kantata (voorheen Mavenlink). Vervolgens schrapte ik platforms van de lijst als ze niet de functies hadden die Basecamp bood, omdat dat voelde als een stap achteruit zetten.
Na een paar dagen had ik een lijst van ongeveer 10 platforms, wat nog steeds te groot was. Dus vanaf dat punt heb ik het internet afgestruind naar elke blog, podcast en hiëroglief die ik kon vinden over andere bureaus die hun ervaringen met projectmanagementplatforms bespraken.
Niet verrassend vond ik veel andere mensen die teleurgesteld waren in Basecamp, maar ik kon de lijst verkleinen tot een veelbelovende groep van vijf: ClickUp, Asana , DoInbound, TeamWerk en Werkstroom .
De laatste vijf
Met mijn lijst in de ene hand en koffie in de andere, begon ik met het plannen van demo's . Elk platform gaf me zijn eigen verhaal, maar uiteindelijk ging het erom welke provider aan mijn oorspronkelijke lijst van 15 vereisten voldeed.
DoInbound was snel gevonden. In eerste instantie klonk het platform als perfect. Ze creëerden een platform voor projectmanagement speciaal voor HubSpot's inbound marketing funnel en als inbound bureau waren we verkocht. Maar zonder de flexibiliteit om Agile componenten in het platform te integreren, was het een no-go.
Ik was enthousiast om meer te weten te komen over Asana omdat ze goede recensies hadden. Waar ik niet enthousiast over was, was dat ik werd weggeblazen. Na verschillende keren te hebben gemaild en gebeld zonder antwoord, lieten ze me uiteindelijk weten dat ons bureau te klein was voor een live demo en duwden ze me in de richting van hun resource center. Als de ervaring met de demo een indicatie was van hoe de klantenservice zou zijn, dan was ik vertrokken.
TeamWork en Flow waren geweldige opties. Ze voldeden aan de meeste items op mijn lijst, maar er was één concurrent die de anderen ver overtrof: ClickUp.
Bonus: Marketingbureau Software **Waarom ClickUp?
Als ClickUp een persoon was, zouden we beste vrienden zijn. Ik zou pagina's vol kunnen schrijven over ClickUp, maar omdat u waarschijnlijk geen projectmanagement nerd bent zoals ik, zal ik u de verveling besparen. Ik raad ClickUp ten zeerste aan als je een agentschap bent, je huidige platform ontgroeid is of als je projectmanagement gebruikt op basis van Agile. Dit is waarom:
1. Een van de grootste redenen waarom we zo dol zijn op ClickUp is de onbeperkte mogelijkheid om te sorteren, filteren en groeperen. We hebben een lijst met klanten die voortdurend verandert en elke client heeft een grote lijst met projecten met Taken die mijlenver zijn. Met ClickUp-taak kunt u sorteren op client, project, taken, subtaken, toegewezen persoon, deadline en status.
3. ClickUp wordt meer bijgewerkt dan het algoritme van Google. Wat, voor een keer, een goede zaak is. Tijdens de demo werd me verteld dat ClickUp ontwikkelaars heeft in bijna elke tijdzone, zodat ze het platform snel kunnen repareren, bijwerken en verbeteren. Als er iets is dat je aan ClickUp wilt toevoegen, dan voegen ze dat graag toe aan de lijst.
4. De binnenkant van ClickUp-taak is de droom van een projectmanager. Taakinstructies, bestanden, gesprekken, start- en einddata, tijdsinschattingen, tijdsregistratie en afhankelijkheden hebben allemaal hun eigen plek, wat projectmanagement efficiënter maakt.
Als projectmanager voor Adhere creatief Ericka Marett leidt haar clients en team naar succes in inbound marketing. Als ze geen abonnementen voor projecten opstelt, is ze Master Chef aan het nadoen in haar keuken.