De menselijke geest is een machtig iets.
Maar soms kan het ineens helemaal leeglopen!
Zoals vergeten om de ontbrekende boodschappen in je voorraadkast te noteren of de projectwijzigingen die je klant aan het einde van de dag wil hebben.
Hoewel ons brein veel kan, is vertrouwen op ons geheugen niet altijd de beste manier om onze taken bij te houden.
Daarom is een takenlijst in Excel kan nuttig zijn.
Het helpt je om je taken op te splitsen in verschillende secties op één spreadsheet, die je op elk moment kunt bekijken.
In dit artikel behandelen we de zes stappen om een takenlijst in Excel te maken en bespreken we ook een beter alternatief dat complexere taken eenvoudiger kan afhandelen.
Aan de slag!
Wat is een takenlijst in Excel?
Een takenlijst in Microsoft Excel helpt je om je belangrijkste taken in tabelvorm te organiseren. Het heeft rijen en kolommen om een nieuwe taak, datums en andere specifieke notities toe te voegen.
In principe kun je hiermee al je taken op één spreadsheet verzamelen.
Of je nu een checklist voor een verhuizing opstelt of een takenlijst voor een project, een takenlijst in Excel kan je werkproces vereenvoudigen en al je informatie opslaan.
Hoewel er andere krachtige apps zijn voor het maken van takenlijsten, gebruiken mensen Excel omdat:
- Het een onderdeel is van deMicrosoft Office Suite waar mensen bekend mee zijn
- Het biedt krachtige regels voor voorwaardelijke opmaak en gegevensvalidatie voor analyses en berekeningen
- Het bevat een reeks rapportagetools zoalsmatricesgrafieken en draaitabellen, waardoor het gemakkelijker wordt om de gegevens aan te passen
In feite kun je in Excel takenlijsten maken voor een breed scala aan activiteiten, waaronder projectbeheer, inwerken van klanten reisroute, inventaris en evenementenbeheer .
Laten we nu zonder omhaal leren hoe je een takenlijst maakt in Excel.
6 eenvoudige stappen om een takenlijst in Excel te maken
Hier volgt een eenvoudige stap-voor-stap handleiding voor het maken van een takenlijst in Excel.
Stap 1: Open een nieuw Excel-bestand
Om een nieuw bestand te openen, klik je op de Excel-app en kom je terecht op de Excel Home pagina. Dubbelklik op de Blanke werkmap om een nieuw Excel-spreadsheet te openen.
Als je al in een Excel-blad zit en een nieuw bestand wilt openen:
- Klik op het tabblad Bestand, waarmee je in de backstage-weergave komt. Hier kunt u documenten maken, opslaan, openen, afdrukken en delen
- Selecteer Nieuw en klik vervolgens op Blad werkmap
Wil je een nog snellere route?
Druk op Ctrl+N na het openen van Excel om een lege werkmap te maken.
Je nieuwe werkmap is nu klaar voor gebruik.
Stap 2: Kolomkoppen toevoegen
In onze Excel takenlijst willen we taken bijhouden en de voortgang in de gaten houden door de kolomkoppen toe te voegen: datum, taaknaam, doel, status en opmerkingen. Je kunt de kolomkoppen invoeren in de bovenste rij van het spreadsheet.
Met deze kolomkoppen kan iedereen die je spreadsheet bekijkt de essentie van alle informatie eronder begrijpen.
Stap 3: De taakgegevens invoeren
Voer uw taakgegevens in onder elke kolomkop om uw informatie te organiseren zoals u dat wilt.
In onze takenlijsttabel hebben we alle relevante informatie verzameld die we willen bijhouden:
- Datum: vermeldt de specifieke data
- Taaknaam: bevat de naam van onze taken
- Target: het aantal taakitems dat we willen voltooien
- Status: geeft de voortgang van ons werk weer
Je kunt de uitlijning van je tabel ook aanpassen door de gewenste cellen te selecteren en te klikken op het pictogram voor gecentreerde uitlijning op het tabblad Home.
Stap 4: Filters toepassen
Te veel to-dos?
Gebruik de optie Filter in Excel om gegevens op te halen die aan bepaalde criteria voldoen.
Je hoeft alleen maar een cel binnen het bereik van je gegevens (A1-E11) te selecteren en vervolgens Filter te kiezen.
Je ziet vervolgkeuzelijsten verschijnen in de kop van elke kolom, zoals in de afbeelding hieronder.
Klik op de vervolgkeuzelijst voor de kolom waarop je een filter wilt toepassen.
Zoals te zien is in de onderstaande tabel van onze takenlijst, willen we het filter toepassen op de kolom Status, dus we hebben het celbereik D1-D11 geselecteerd.
Vervolgens kun je in het Filter menu dat verschijnt het vinkje weghalen bij de gegevens die je niet wilt zien en op OK klikken. Je kunt ook snel het vinkje weghalen door te klikken op Alles selecteren
In onze takenlijst willen we alleen de Open taken zien, dus passen we het filter voor die gegevens toe.
Nadat je dit Excel-bestand hebt opgeslagen, is het filter automatisch aanwezig wanneer je het bestand de volgende keer opent.
Stap 5: De gegevens sorteren
Je kunt de optie Sorteren in Excel gebruiken om je gegevens snel te visualiseren en beter te begrijpen.
We willen de gegevens in de kolom Doel sorteren, dus selecteren we het celbereik C1-C11. Klik op het tabblad Gegevens en selecteer Sorteren.
Er verschijnt een Sorteerwaarschuwing dialoogvenster met de vraag of je de selectie wiltuitbreiden_of_doorgaan met de huidige selectie. Je kunt de laatste optie kiezen en op Sorteren klikken
Het dialoogvenster Sorteren wordt geopend waarin u de:
- De kolom waarop u wilt Sorteren
- celwaarden waarop _gesorteerd moet worden
- volgorde_ waarop u de gegevens wilt _sorteren
Voor onze tabel hebben we de kolom Target gekozen en de volgorde aangehouden van kleinst naar grootst.
Stap 6: Uw takenlijst bewerken en aanpassen
Je kunt velden bewerken, kolommen toevoegen, kleuren en lettertypes gebruiken om je takenlijst aan te passen zoals jij dat wilt.
Zoals in onze tabel hebben we de kolom Status gemarkeerd, zodat iedereen die de lijst bekijkt snel inzicht heeft in de voortgang van zijn taken.
En voila! ✨
We hebben een eenvoudige Excel-takenlijst gemaakt waarmee je al je taken kunt bijhouden.
Wil je nog meer tijd besparen?
Maak een sjabloon van je bestaande werkmap om dezelfde opmaakopties te behouden die je meestal gebruikt bij het maken van je takenlijsten.
Of je kunt elke Excel-sjabloon voor takenlijsten gebruiken om direct aan de slag te gaan.
10 Excel sjablonen voor takenlijsten
Sjablonen kunnen helpen om je werkmappen consistent te houden, vooral als ze gerelateerd zijn aan een bepaald project of een bepaalde klant. Bijvoorbeeld een dagelijkse Excel sjabloon voor een takenlijst verbetert de efficiëntie en zorgt ervoor dat u uw taken sneller kunt voltooien.
Hier zijn een paar Excel-takenlijstsjablonen die kunnen helpen om efficiënter te werken en tijd te besparen:
1. Excel sjabloon voor takenlijst projectbeheer
Dit downloaden sjabloon voor takenlijst projectbeheer .
2. Excel
inventarisatielijst sjabloon
Deze downloaden sjablonen voor inventarislijsten .
3. Excel sjabloon voor actiepuntenlijst
Dit downloaden sjabloon voor actiepuntenlijst .
4. Excel sjabloon voor eenvoudige takenlijst
Dit downloaden sjabloon voor eenvoudige takenlijst .
5. Excel checklist voor het betalen van facturen
Dit downloaden sjabloon checklist facturen betalen .
6. Excel sjabloon voor wekelijkse takenlijst
Dit downloaden sjabloon voor weekopdracht .
7. Excel sjabloon voor prioriteitenlijst
Dit downloaden sjabloon voor geprioriteerde takenlijst .
8. Excel huiswerk takenlijst sjabloon
Dit downloaden sjabloon huiswerk to-do lijst .
9. Excel takenlijst met deadlines sjabloon
Dit downloaden sjabloon voor takenlijst met deadlines .
10. Excel sjabloon voor projecttakenlijst
Dit downloaden sjabloon voor projecttakenlijst .
Je kunt echter niet altijd een sjabloon vinden die aan je specifieke behoeften voldoet.
Bovendien is gegevensbeheer in Excel gevoelig voor menselijke fouten.
Elke keer dat een gebruiker informatie kopieert van de ene spreadsheet naar de andere, is er een groter risico op nieuwe fouten in opeenvolgende rapporten.
Voordat je kiest voor Excel to-do lijsten, zijn hier een aantal beperkingen waar je rekening mee moet houden.
3 belangrijke nadelen van takenlijsten in Excel
Hoewel Excel-spreadsheets veel gebruikt worden, zijn ze niet altijd de beste optie voor het maken van takenlijsten.
Hier zijn de drie meest voorkomende nadelen van het gebruik van Excel voor takenlijsten:
1. Gebrek aan eigenaarschap
Als meerdere personen aan dezelfde spreadsheet werken, kun je niet zien wie er aan het bewerken is.
Je kunt een taak tevergeefs herhalen als iemand vergeet om de kolom Werkstatus in gedeelde takenlijsten bij te werken nadat de taak is uitgevoerd.
Bovendien kunnen mensen gemakkelijk taakdetails, waarden en andere vermeldingen in de takenlijsten wijzigen (opzettelijk of onopzettelijk). Je weet niet wie je verantwoordelijk moet houden voor de fout of wijziging!
2. Inflexibele sjablonen
Niet alle Excel to-do sjablonen die je online vindt zijn betrouwbaar. Sommige zijn extreem moeilijk te manipuleren of aan te passen.
Je bent een eeuwigheid op internet aan het zoeken naar een sjabloon dat voor jou werkt.
3. Handenarbeid
Het maken van to-do lijsten in Excel vergt veel handwerk.
Het kan je veel tijd kosten om je taken in te vullen en een georganiseerd systeem te maken.
Dit zit ons niet lekker omdat tonnen projectmanagementtools kunnen je zoveel tijd en moeite besparen bij het maken en beheren van je to do's.
Bovendien neemt de complexiteit toe naarmate de gegevens in je Excel-bestand groter worden. Natuurlijk wil je een vervanger om je to-dos te stroomlijnen om ze bij te houden en het monotone, handmatige werk te verminderen.
En eerlijk is eerlijk, Excel is geen app voor takenlijsten .
Om to-dos te beheren, heb je een hulpmiddel nodig dat er speciaal voor is ontworpen.
Zoals ClickUp , een van de hoogst gewaardeerde productiviteit en projectbeheersoftware waarmee je eenvoudig to-dos kunt maken en beheren.
Gerelateerde Excel-gidsen:
- Een Kanban-bord maken in Excel
- Een burndown grafiek maken in Excel
- Een stroomdiagram maken in Excel
- Een organigram maken in Excel
- Een dashboard maken in Excel
- Een watervalgrafiek maken in Excel
Moeiteloos takenlijsten maken met ClickUp
Met ClickUp kunt u slimme takenlijsten maken om uw taken te organiseren.
Van het toevoegen van vervaldatums tot het instellen van prioriteiten, met de uitgebreide functies van ClickUp kunt u al uw to-dos maken en overwinnen!
Hoe?
In één woord: Checklists! Checklists van ClickUp geven u de perfecte mogelijkheid om uw taakinformatie te organiseren zodat u zelfs de kleinste details niet mist.
Het enige wat u hoeft te doen, is klikken op Toevoegen naast Doen (u vindt het in elke ClickUp taak) en vervolgens Checklist. U kunt uw Checklist een naam geven en beginnen met het toevoegen van de actiepunten. Makkelijk!
Organiseer eenvoudig taakinformatie zodat u nooit meer iets mist met Checklists in ClickUp
Checklists in ClickUp geven uw taken een duidelijk overzicht. Naast het noteren van de essentiële details, krijgt u ook subtaken om uw taken verder uit te splitsen.
U kunt de items op de checklist ook ordenen en herschikken met de eenvoudige drag-and-drop-functie.
Reorganiseer uw ClickUp Checklist door uw items te slepen en neer te zetten
**Bezorgd dat sommige taken over het hoofd worden gezien?
Met ClickUp kunt u Assignees toevoegen aan uw specifieke to-dos om dingen af te werken.
Beheer items op uw Checklist door ze toe te wijzen aan uzelf of het team in ClickUp
U kunt ook uw favoriete Checklist Sjablonen om efficiënter te werken.
Om een sjabloon te kiezen:
- Klik op Toevoegen in het gedeelte Taken van een taak
- Klik op Checklist om uw opties weer te geven
- Kies een sjabloon en selecteer Sjabloon gebruiken
Gebruik de Checklist Sjablonen van ClickUp om efficiënt te blijven met verschillende terugkerende taken
Bent u nog steeds verslaafd aan Excel? Dat is niet erg. ClickUp's tabelweergave kan u verder helpen.
Maar onze tabelweergave is niet slechts een matrix van rijen en kolommen.
Je kunt je gegevens duidelijk visualiseren en aangepaste velden maken om bijna alles vast te leggen, van taakvoortgang tot bestandsbijlagen en meer dan 15 andere veldtypen.
Bovendien kunt u uw lopende projectgegevens gemakkelijk importeren in ClickUp met onze Excel- en CSV-importopties!
Maar wacht, dat is nog niet alles!
Hier zijn enkele andere ClickUp functies die u Excel in een oogwenk zullen doen vergeten:
- Taak toewijzen: Wijs taken toe aan één of meerdere geadresseerden om uw werktempo te verhogen
- Aangepaste tags: Organiseer uw taakdetails effectief door tags toe te voegen
- Taakafhankelijkheden: help je teamgenoten inzicht te krijgen in hun to-dos met betrekking tot andere taken door het instellen vanAfhankelijkheden *Terugkerende taken: Bespaar tijd en moeite door terugkerende taken te stroomlijnen
- Google Agenda Sync: synchroniseer eenvoudig uw Google Agenda-evenementen met deClickUp Kalenderweergave. Alle updates in uw Google Agenda worden automatisch ook in ClickUp weergegeven
- Slim zoeken: doorzoek eenvoudig documenten en andere items die u onlangs hebt gemaakt, bijgewerkt of gesloten
- Aangepaste statussen: geef de status van uw taken aan, zodat het team weet in welke fase van de workflow ze zich bevinden
- Notitieblok: noteer snel ideeën met ons draagbare, digitale notitieblok
- Embed-weergave: overzichtelijker en voeg de apps of websites toe aan uw taken
- Gantt-grafieken:volg de voortgang van uw werk, geadresseerden en afhankelijkheden met een eenvoudige sleepfunctionaliteit (bekijk dezeExcel afhankelijkheden gids)
Uw takenlijsten temmen met ClickUp
Excel kan een goede optie zijn voor het plannen van dagelijkse taken en eenvoudige takenlijsten. Maar als je met meerdere teamgenoten en taken werkt, is Excel misschien niet ideaal voor wat je nodig hebt. Samenwerking is niet eenvoudig, er is te veel handmatig werk en er is geen verantwoordingsplicht voor het team.
Daarom heb je een robuuste tool voor takenlijsten nodig die je helpt bij het beheren van taken, het bijhouden van deadlines, het volgen van de voortgang van je werk en het bevorderen van de samenwerking binnen het team.
Gelukkig heeft ClickUp dit allemaal en nog veel meer.
U kunt to-dos maken, herinneringen instellen, doelen bijhouden en inzichtelijke rapporten bekijken. Schakel gratis over naar ClickUp en stop met het verspillen van al die hersenkracht aan eenvoudige to-do lijstjes!