Hoe directe communicatie de productiviteit verhoogt

"We missen de gegevens over gedragspatronen van gebruikers die nodig zijn om beslissingen over reclame te nemen. Voeg ze alsjeblieft toe voordat we ze vandaag indienen."

OF

"Ik denk dat het rapport baat zou kunnen hebben bij aanvullende gegevens over de verschillende business dimensies. Kunt u er later naar kijken?"

Welke van de twee is beter? Dat hangt ervan af!

De eerste zin legt precies uit wat er van je verwacht wordt en waarom, zonder ruimte voor dubbelzinnigheid - dit is een vorm van directe communicatie. De tweede zin lijkt onnauwkeurig, maar opent een gesprek en laat ruimte voor ideeën en onderhandeling door middel van indirecte communicatie.

Beide communicatiestijlen hebben hun plaats op de werkplek. In deze blogpost bekijken we waarom en hoe.

⏰ 60-seconden samenvatting

Er is sprake van directe communicatie als je boodschap duidelijk, helder en ondubbelzinnig is. Het bevordert duidelijkheid, minimaliseert misverstanden en verbetert de samenwerking

Directe communicatie wordt niet beperkt door het kanaal. Je kunt de directe stijl volgen met:

• Real-time chatten
• Commentaar op documenten of whiteboards
• Takenmodule in de tool voor projectmanagement

De beste situaties om directe communicatie te gebruiken zijn terwijl:

• Het geven van instructies
• Het documenteren van processen en procedures
• Feedback geven
• Het communiceren van standaard updates

Lees verder voor meer voorbeelden van directe communicatie, productiviteitstechnieken en tips om je aan beide stijlen aan te passen.

Probeer ClickUp for Free voor al uw communicatiebehoeften op de werkplek.

Inzicht in directe communicatie

Een directe communicatiestijl verwijst naar een ongecompliceerde en ondubbelzinnige uitwisseling van informatie of instructies. De boodschap wordt duidelijk en expliciet overgebracht zonder gebruik te maken van hints, impliciete betekenissen of non-verbale signalen.

De sleutel kenmerken van directe communicatie zijn:

• Duidelijkheid: Uitgedrukt in eenvoudige taal op een beknopte manier, met zo min mogelijkcommunicatiekloven op de werkplek
  • Specificiteit: Omvat precieze en bruikbare details om misverstanden te voorkomen
• Transparantie: Open communicatie met duidelijk aangegeven intentie en doel
• Assertiviteit: Vaak zelfverzekerd en instructief
• Accountability: Betekent eigendom nemen van je woorden en de impact op de ontvanger

In theorie klinkt de directe stijl als de beste manier om te werken. Wat kan er misgaan met transparante, assertieve en duidelijke communicatie? Heel veel, eigenlijk. In de praktijk is indirecte communicatie dus ook heel nuttig.

Directe vs. Indirecte communicatie

Er zijn verschillende communicatiestijlen op de werkplek . Indirecte communicatie, een stijl die prioriteit geeft aan lichaamstaal, visuele signalen en impliciete boodschappen, kan een krachtig hulpmiddel zijn in specifieke situaties. Het wordt gekenmerkt door:

• Receiver's accountability: De ontvanger speelt een actieve rol in het begrijpen en interpreteren van de bedoelde boodschap
• Gedeeld begrip: De context en gemeenschappelijke woordenschat maken het begrijpen gemakkelijker
• Bewuste dubbelzinnigheid: Vermijd confrontatie of vijandigheid door de klap op te vangen

Verschil tussen directe en indirecte communicatie

Laten we de verschillen samenvatten.

verschillen tussen directe en indirecte communicatie_

Beste gebruikssituaties voor directe en indirecte communicatie

Er is geen goede of foute communicatiestijl, alleen de meest geschikte in een bepaalde situatie. Dit betekent dat er specifieke voorwaarden en situaties zijn waarin de ene stijl geschikter is dan de andere.

De ideale voorwaarden om directe communicatie te gebruiken zijn:

• Wanneer duidelijkheid en precisie van cruciaal belang zijn
• Wanneer tijdsdruk efficiëntie vereist
• Wanneer de ontvanger niet de volledige context heeft
• Als er problemen moeten worden aangepakt waarbij verantwoording moet worden afgelegd of onmiddellijke feedback nodig is

Stel dat je instructies geeft aan een stagiair over een belangrijk rapport waar hij of zij aan werkt. Hier is directe communicatie noodzakelijk. Het kan zoiets zijn als:

"Ik wil dat je grafieken en grafieken maakt voor het analysegedeelte van dit rapport in Google Spreadsheets. Gebruik merkkleuren en koppel de brongegevens in hetzelfde blad. Stuur het eind deze week naar mij ter beoordeling."

Als je met de bediende van een restaurant praat over het parkeren van je auto, kun je zeggen: "Doe alsjeblieft de lichten uit voordat je het contact uitzet, want er is een probleem met de automatische uitschakeling." In wezen heb je hier directe communicatie nodig omdat de bediende je auto niet kent!

De ideale voorwaarden om indirecte communicatie te gebruiken zijn:

• Gevoelige of conflictgevoelige situaties
• Hiërarchische relaties of culturele normen die voorrang geven aan beleefdheid
• Kleine groepen mensen met een gedeelde geschiedenis en uitgebreide context
• Bij het koesteren van langdurige relaties en het vermijden van mogelijke belediging

Iemand op een directe manier vertellen "je bent ontslagen" is misschien goed voor de televisie, maar is geen ideale communicatiestijl op het werk gezien de gevoelige aard van het nieuws. In dergelijke situaties is empathische indirecte communicatie nuttig. Brian Chesky, de CEO van Airbnb, kondigde ontslagen aan als gevolg van de pandemie dus.

Vandaag moet ik bevestigen dat we het personeelsbestand van Airbnb gaan inkrimpen... Ik ga zoveel mogelijk details delen over hoe ik tot deze beslissing ben gekomen, wat we doen voor degenen die vertrekken en wat er daarna gaat gebeuren."

Zoals je kunt zien, hoewel indirect, is dit geen verdoezeling of afleggen van verantwoording. Integendeel.

In gevallen waarin het team al langere tijd samenwerkt en een gemeenschappelijke woordenschat heeft, kan indirecte communicatie ook werken. "We zijn BYOD" of "het probleem zit hem alleen in de EUD" zou heel logisch zijn voor de mensen binnen de groep. Een meme van The Office zou dat ook doen!

Dus, hoe communiceren we?

Kanalen voor directe communicatie op de werkplek

Elke omgeving waarin je werkt is een uitstekend kanaal voor directe communicatie. Dit kan de vergaderruimte in je kantoor zijn of een samenwerkingshulpmiddel zoals ClickUp . Dit is hoe het zou werken.

Interactie van aangezicht tot aangezicht

Voor een direct gesprek zijn twee mensen nodig: een spreker en een ontvanger. De meest effectieve manier om dit te doen is door face-to-face te praten. Dit maakt het mogelijk:

• Real-time interactie en verduidelijking, indien nodig
• Directe feedback van de ontvanger over hoe de boodschap wordt ontvangen
• Actieve aanvaarding of afwijzing van de instructie

Een virtuele chat

Als je geen face-to-face interactie kunt hebben, is online chatten het beste alternatief. Dit kan niet anders:

• Synchroon, waardoor een gesprek makkelijker te voeren is
• Ondersteund door bestanden, afbeeldingen, aantekeningen, enz.
• Gedocumenteerd om later naar te verwijzen ClickUp chatten is een geweldig hulpmiddel voor dit doel. Het stelt je in staat om kanalen aan te maken vanuit mappen, zodat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende platforms. Je kunt mensen taggen, taken koppelen, aantekeningen toevoegen en antwoorden met emoji's.

Houd al je communicatie in context binnen je projectmanagement tool. Maak direct vanuit de berichten taken aan, synchroniseer snel met teamgenoten, volg taken op en nog veel meer.

Als je bijvoorbeeld snel een update nodig hebt over een taak, kun je een direct bericht sturen als: "Hé Chad, kun je voor 12 uur de status van het voorstel voor de client delen?" Als Chad reageert met de vraag om gegevens van Jane, kan Chad haar taggen en kun jij een taak aanmaken en aan haar toewijzen!

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-719-1400x935.png ClickUp chatten /%img/

Directe communicatie gemakkelijk gemaakt met ClickUp Chat

Taken binnen projectmanagement

De beste manier om alle informatie over een bepaald deel van het werk op één plaats te bewaren. ClickUp-taak biedt een effectieve manier om dit te doen. Zodra er Taken zijn aangemaakt voor alles wat u Klaar wilt hebben, kunt u:

• De taak toelichten in de beschrijvingssectie
• Een checklist toevoegen als acceptatiecriteria
• Taken toewijzen aan mensen om te laten zien wie waarvoor verantwoordelijk is
• Gebruik de geneste opmerkingen voorteamcommunicatie

beter communiceren met ClickUp Taken_

Opmerkingen als gesprekken

We zagen de geneste opmerkingen in ClickUp-taak hierboven. Bovendien kunt u de functie Opmerkingen ook gebruiken op ClickUp Whiteboards mindmaps en Documenten.

In een Whiteboard met een proceskaart kunt u bijvoorbeeld een opmerking toevoegen over een ontbrekende stap. Op een ontwerpbestand dat binnen ClickUp wordt gedeeld, kunt u feedback geven, zoals "Werk het ontwerp bij zodat het overeenkomt met de nieuwste merkrichtlijnen."

Indien nodig kunt u met ClickUp Commentaar toewijzen kun je een specifieke persoon aanwijzen en de toegewezen personen of alle mensen die bij het project betrokken zijn taggen.

mis nooit meer een bericht met ClickUp_

Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van hoe dit zou zijn over deze communicatiekanalen .

Voorbeelden van directe communicatie

Directe communicatie is perfect om specifieke instructies te geven, vooral als de ontvanger iets voor de eerste keer doet.

Instructies: Het beste voorbeeld van directe communicatie is een stap-voor-stap handleiding of een stroomschema. Een content stijlgids helpt een stagiair om zijn werk consistent en on-brand te publiceren.

Snelle en eenvoudige stroomdiagrammen met ClickUp Whiteboards

Beleidsregels en procedures: Maak een mini-Wikipedia van uw interne processen met behulp van hulpmiddelen voor communicatie op de werkplek zoals ClickUp Documenten . Geef aan wat wel en niet acceptabel is in uw organisatie, zodat iedereen het kan zien.

van werknemershandboek naar SOP's met ClickUp Docs_

Om de mededelingen in uw organisatie te structureren, kunt u deze proberen sjablonen voor communicatieplannen .

feedback: "Je laatste rapport was goed onderzocht, maar het format maakte het moeilijk leesbaar. Gebruik het sjabloon voor toekomstige rapportages om de leesbaarheid te verbeteren." Directe feedback zoals deze maakt het probleem duidelijk en geeft stappen voor verbetering.

Samenwerking tussen teams: Niet alle directe communicatie is tussen twee mensen. Gebruik het in groepsdiscussies, vergaderingen en samenwerking in teams activiteiten in uw organisatie.

In een voorbeeld: tijdens een vergadering voor de planning van een Sprint kun je zeggen: "Laten we de API-integratietaken als eerste prioriteren en John toewijzen om de afhankelijkheid van de front-end af te handelen. Kunnen we een deadline stellen voor vrijdag om de voortgang te bespreken?"

Regelmatige updates: Soms kun je bepaalde activiteiten automatiseren zodat iedereen in het team de boodschap krijgt. De werkbalk met meerdere taken van ClickUp helpt u om meerdere Taken tegelijk te beheren, verantwoordelijkheden toe te wijzen, deadlines in te stellen en opmerkingen achter te laten.

Moeiteloze bulkacties met de werkbalk voor meerdere taken van ClickUp

Nu u begrijpt hoe directe communicatie er in de echte wereld uitziet, laten we eens kijken waarom het belangrijk is.

Verbeteren van productiviteit door directe communicatie

Directe communicatie maakt korte metten met pluisjes. De spreker spreekt vrijuit en de ontvanger begrijpt het snel. Dit bespaart tijd en moeite voor beiden, wat uiteindelijk leidt tot een betere samenwerking in teams en een hogere productiviteit. Lees hier hoe je dit op je werkplek kunt toepassen.

Maak gegevens beschikbaar: Het is gemakkelijker om directe communicatie te verzenden en te ontvangen als deze is geworteld in harde gegevens. Gebruik ClickUp Dashboards hiervoor. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Het aantal leads dat we deze week hebben gegenereerd is hetzelfde, maar de conversies zijn met 40% gedaald. Weten we wat er gebeurd is?"

voer datagestuurde gesprekken met ClickUp Dashboards_

Bijzonderheden: Informatie delen met teamgenoten Maak teamleden verantwoordelijk: Stel SMART doelen voor een betere verantwoording. Stel ze vervolgens in op ClickUp Doelen waarmee iedereen toegang heeft tot zijn doelen en voortgang kan bijhouden.

uw targets instellen, beheren en bereiken met ClickUp Goals_

Minimaliseer redundanties: Laat werknemers zichzelf niet herhalen in de standup. Gebruik ClickUp Brain om automatisch rapportage te genereren en gebruik de bespaarde tijd voor zinvollere interacties.

Tips voor personen met verschillende communicatiestijlen

Welke communicatiestijl u gebruikt, hangt bijna volledig af van de situatie. Hier zijn een paar dingen die u in gedachten moet houden wanneer u er een kiest.

Als uw primaire stijl directe communicatie is

Let op uw toon: Direct is slechts een sprong verwijderd van onbeleefd zijn. Houd uw toon dus professioneel en attent. Gebruik beleefd taalgebruik. Voeg uw 'alstublieft' en 'dank u' toe.

Luister actief: Directe communicatoren concentreren zich vaak op het overbrengen van hun boodschap, maar dat is niet genoeg. Oefen actief luisteren. Let goed op wat anderen zeggen zonder te onderbreken.

Let op feedback: Let op de non-verbale signalen van de ontvanger van je boodschap, zoals knikken of zeggen. Lees de ruimte en pas je boodschap daarop aan.

Pas je aan aan je publiek: Let op je stappen, vooral als je te maken hebt met mensen uit culturen of contexten waar indirecte communicatie de norm is. Zorg ervoor dat directe communicatie niet beledigend wordt.

Omarm indirecte communicatie wanneer van toepassing: Overcommunicatie op de werkplek kan een nuttige techniek zijn. Het toevoegen van empathie kan de kwaliteit van interacties aanzienlijk verbeteren.

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "We moeten dit onmiddellijk klaar hebben", kunt u proberen: "Ik weet dat dit een krappe deadline is, maar uw inspanningen zijn van cruciaal belang om deze deadline te halen."

Deze benadering bevestigt de emoties van anderen terwijl je toch duidelijk bent over de verwachtingen.

Als uw voorkeur uitgaat naar indirecte communicatie

Draai er niet omheen: Indirecte communicatie betekent niet dat u opzettelijk vaag bent of geen verantwoordelijkheid neemt. Het gaat er juist om met empathie en subtiliteit te spreken. Verwar indirect niet met onduidelijk.

Bijvoorbeeld, in plaats van je feedback te formuleren als: "Dit gedeelte heeft misschien wat werk nodig", zeg je: "Ik denk dat het toevoegen van een casestudy hier je argument zou versterken."

Wees zelfverzekerd: Assertiviteit is geen functie van indirecte communicatie. Indirecte communicatoren aarzelen om hun behoeften of meningen duidelijk te maken. Oefen beleefde assertiviteit. Dit is vooral belangrijk in horizontale communicatie en omhoog beheren .

Aanpassen aan directe communicatoren: Indirecte communicatoren zien directe communicatie soms als een aanval of een hinderlaag. Echter, goed functionerende teams zijn vaak direct.

Begrijp dat de andere manier (direct) niet per definitie de verkeerde manier is. Vertrouw niet op hints of subtiele aanwijzingen als je met directe communicatoren werkt. Neem ze voor lief en spreek in duidelijke en expliciete bewoordingen.

Effectieve communicatie (direct of anders) met ClickUp

In de wereld van kenniswerk is interpersoonlijke communicatie de basis van succes. Vereisten, briefings, verduidelijkingen, ideeën, feedback, processen, updates - elke dag is een verzameling van talloze directe en indirecte communicatie.

Een uitgebreide projectmanagement- en samenwerkingstool zoals ClickUp maakt dit niet alleen mogelijk, maar verheft het ook. ClickUp Docs en ClickUp-taaken helpen om dingen te communiceren voordat het werk begint.

Commentaren en ClickUp Chat maken het mogelijk om tijdens het project ideeën uit te wisselen. ClickUp Dashboard is geweldig voor beoordelingen en retrospectieven. Na verloop van tijd wordt ClickUp uw enige bron van organisatorische kennis, waardoor de waarde voor iedereen die de systemen gebruikt, toeneemt.

Ontdek hoe ClickUp u kan helpen effectief te communiceren. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit!