Slechte gegevenskwaliteit kost bedrijven gemiddeld $13 miljoen per jaar aan gemiste kansen en verspilde middelen. 📉
verkopers besteden vaak een deel van hun dag aan het bestrijden van onjuiste contactgegevens, dubbele records en ontbrekende informatie in plaats van het sluiten van deals.
Dit is waar CRM-hygiëne het verschil kan maken. ✨
Hoewel de term "CRM-hygiëne" misschien klinkt als het opschonen van software, gaat het in feite om het schoon en betrouwbaar houden van klantgegevens in uw CRM-systeem. Dit leidt tot een betere kwaliteit van de gegevens, die op hun beurt teams helpen om datagestuurde beslissingen te nemen die een positieve invloed hebben op de verkoopprestaties en het succes van de klant.
Laten we de CRM-hygiëne eens doornemen en een aantal best practices vaststellen die u kunt volgen om uw CRM-systeem te optimaliseren.
Bonus: We zullen ook onderzoeken hoe ClickUp kan u helpen deze best practices te implementeren met zijn functies!
60-seconden samenvatting
slechte CRM-hygiëne is het resultaat van problemen zoals fouten bij de handmatige invoer van gegevens, dubbele records, onvolledige profielen, inconsistente formattering en verouderde informatie.
deze problemen leiden tot verspilling van middelen, mislukte marketingcampagnes, onnauwkeurige verkoopprognoses en beschadigde relaties met klanten.
👉 Het onderhouden van CRM-hygiëne omvat regelmatige gegevenscontroles, gestandaardiseerde protocollen voor gegevensinvoer, automatisering voor terugkerende taken en toegangscontroles op basis van rollen om de nauwkeurigheid van gegevens te garanderen.
👉 ClickUp helpt CRM-hygiëne te stroomlijnen door kwaliteitscontroles te automatiseren, klantcommunicatie te centraliseren en te integreren met andere platforms voor naadloos gegevensbeheer.
👉 Schone CRM-systemen verbeteren de besluitvorming, verbeteren de targeting van klanten en beschermen de reputatie van uw bedrijf - terwijl ze de algehele efficiëntie verhogen.
Wat is CRM-hygiëne?
Een rommelig dashboard met verspreide aantekeningen, willekeurige bestanden en onjuiste klantgegevens: zo ziet een ongeorganiseerd CRM-systeem eruit. 😣
Net zoals het opruimen van je werkruimte je helpt om beter te functioneren, zorgen schone CRM-gegevens ervoor dat verkoopteams (en andere gerelateerde teams) altijd de juiste gegevens binnen handbereik hebben.
En dit brengt ons bij ons onderwerp! ✅
CRM-hygiëne verwijst naar het bijhouden van schone, nauwkeurige en actuele gegevens in je relatiebeheersysteem. Het gaat vaak om het verwijderen van onnodige gegevens zoals oude e-mailadressen, verouderde postadressen, onvolledige records en dubbele contacten uit je database. 🤝
Het concept heeft twee pijlers: datakwaliteit en datahygiëne. Het is vergelijkbaar met het organiseren van uw kantoorruimte in plaats van het uitvoeren van een werkplekaudit.
Bij gegevenshygiëne ligt de nadruk op het herstellen van fouten en het opschonen van informatie, terwijl het bij gegevenskwaliteit gaat om het evalueren of de gegevens aan specifieke normen voldoen. 💯
Wanneer uw verkopers hun lijst met contactpersonen opschonen (gegevenshygiëne), verwijderen ze misschien oude visitekaartjes en werken ze telefoonnummers bij. Maar bij het onderzoeken van de datakwaliteit beoordelen ze of die contactpersonen goed zijn gecategoriseerd, of de lead scoring nauwkeurig is en of de informatie helpt om deals verder te brengen.
📌 Voorbeeld: E-mailmarketingdatabases raken van nature in verval door meer dan 20% per jaar omdat mensen van baan veranderen, van locatie veranderen of contactgegevens bijwerken. Door gegevens regelmatig op te schonen, blijven de klantprofielen nauwkeurig en kunnen marketingteams voorkomen dat ze de verkeerde doelgroep targetten.
Waarom goede CRM-gegevenshygiëne belangrijk is 35 miljoen telefoonnummers worden jaarlijks toegewezen aan nieuwe gebruikers.
Wat is de impact hiervan?
Gegevens van slechte kwaliteit creëren een domino-effect dat problemen veroorzaakt voor verkoopprofessionals. Databases voor e-mailmarketing raken in verval. Marketingteams verspillen middelen aan het targetten van verouderde contacten, terwijl verkoopmanagers beslissingen nemen op basis van onnauwkeurige prognoses.
Voortdurend onderhoud van de CRM-hygiëne (met name van CRM-componenten ) transformeert uw database van een wanordelijk systeem naar een goed georganiseerde digitale werkruimte.
📌 Voorbeeld: Een goed onderhouden CRM-database levert verschillende meetbare voordelen op.
- Sales teams sluiten sneller deals met accurate contactgegevens
- Marketingcampagnes bereiken het juiste publiek op het juiste moment
- Revenue operations teams maken betrouwbare prognoses op basis van zuivere gegevens
Naast efficiëntie beschermt goede CRM-hygiëne ook de reputatie van je bedrijf. Felicitatiemails sturen over een promotie naar iemand die het bedrijf een jaar geleden heeft verlaten of leidinggevenden aanspreken met onjuiste titels schaadt de geloofwaardigheid. 🙌
Als verkoop- en marketingteams werken met schone gegevens, bouwen ze sterkere relaties op met klanten.
De financiële impact van een goede CRM-hygiëne spreekt ook boekdelen. Bedrijven die onnauwkeurige B2B-gegevens gebruiken, riskeren niet alleen gemiste kansen, maar ook een mogelijke blacklisting van domeinen door overmatige bounces van e-mails. Verloren prospects, verloren kansen en uiteindelijk lagere inkomsten en omzet.
🔗 Ook lezen: De beste voorbeelden van CRM-software en hun toepassingen om de productiviteit te verhogen
Veelvoorkomende oorzaken van slechte hygiëne in CRM's
Net als een barista die bestellingen tijdens het spitsuur door elkaar haalt, kunnen CRM-systemen om verschillende redenen rommelig en onoverzichtelijk worden. Hieronder staan de belangrijkste redenen waarom CRM-gegevens soms fout kunnen gaan.
- Fouten bij de handmatige invoer van gegevens: Dit is de grootste boosdoener achter slechte CRM-hygiëne. Als vertegenwoordigers tussen gesprekken door haastig informatie overtypen, veranderen eenvoudige typefouten "john.doe@gmail.com" in "john.doe@gmail.cmo", wat leidt tot mislukte communicatie en gemiste kansen
- Dubbele gegevens: Stel je twee aparte profielen voor die zijn aangemaakt voor dezelfde klant, waardoor waardevolle informatie over meerdere records wordt verdeeld
- Involledige gegevens: Dit creëert gaten in klantprofielen, vergelijkbaar met een puzzel waarvan de bindende stukjes ontbreken
- Missing data: Dit wordt vaak veroorzaakt door leden van het team die het invullen van bepaalde velden overslaan tijdens drukke periodes, waardoor er profielen overblijven met ontbrekende telefoonnummers, titels van functies of bedrijfsinformatie 91% van de bedrijven heeft last van fouten in hun CRM-systemen, waaruit blijkt hoe universeel deze uitdaging is. Wilt u niet met deze fouten te maken krijgen? Hier zijn 5 voorzorgsmaatregelen voor de veiligheid van gegevens die elk professioneel team zou moeten nemen om te genieten van een probleemloze Business functie.✅
De bovenstaande problemen worden nog verergerd door verouderde informatie.
Bedrijven veranderen van adres, mensen veranderen van baan en telefoonnummers worden opnieuw toegewezen. Zonder regelmatige updates wordt je CRM als een oud telefoonboek vol met nummers die niet meer werken. Gegevenssilo's voegen nog een extra laag complexiteit toe wanneer verschillende afdelingen afzonderlijke, vaak conflicterende, klantendossiers bijhouden.
Al deze ongelukjes resulteren in een slechte CRM-hygiëne, waardoor bedrijven jaarlijks miljoenen dollars mislopen.
De oplossing? Hieronder volgen enkele best practices die de belangrijkste redenen voor slechte CRM-hygiëne aanpakken en voorkomen.
🔗 Ook lezen: Hoe implementeert u met succes een CRM-systeem?
Best practices voor CRM-gegevenshygiëne
1. Stel duidelijke richtlijnen en beperkingen op ✅
Beleidsregels voor gegevensbeheer fungeren als het regelboek van uw CRM. Maak gestandaardiseerde formats voor telefoonnummers, adressen en bedrijfsnamen.
Bepaal bijvoorbeeld of telefoonnummers landcodes bevatten of dat bedrijfsnamen "Inc." of "Limited" gebruiken Als iedereen hetzelfde draaiboek volgt, blijven de gegevens consistent en schoon.
2. Voer regelmatig gegevenscontroles uit ✅
Plan maandelijkse controles van de gegevenskwaliteit, zoals serveronderhoud. Controleer contactgegevens op volledigheid, nauwkeurigheid en relevantie. Uw CRM-gegevens verrijken door verouderde informatie te verwijderen of bij te werken, dubbele invoer samen te voegen en kritieke gegevenspunten te controleren. Regelmatige audits helpen bij het identificeren van vervalpatronen en gebieden die onmiddellijke aandacht nodig hebben.
3. Standaardisatie en invoer van gegevens ✅
Implementeer uniforme standaarden voor de invoer van gegevens in alle Teams. Maak waar mogelijk vervolgkeuzemenu's in plaats van velden met gratis tekst.
Standaardiseer bijvoorbeeld functienamen om te voorkomen dat variaties als "Chief Marketing Officer", "CMO" en "Marketing Chief" uw database vervuilen. Stel verplichte velden in om essentiële informatie consistent vast te leggen.
🔗 Ook lezen: Gegevensbeheer: Best practices voor implementatie
4. Automatisering en integratie ✅
Laat technologie terugkerende Taken afhandelen. Gebruik webformulieren die gegevens automatisch formatteren voordat ze worden ingevoerd.
Verbind uw CRM met e-mailsystemen om contactgegevens automatisch bij te werken. Wanneer klanten hun gegevens bijwerken via uw website, moet het CRM deze wijzigingen zonder handmatige tussenkomst weergeven.
in 2023 worden Amerikaanse bedrijven geconfronteerd met $7 miljard aan boetes van de IRS als gevolg van onjuiste rapportage van gegevens. Bekijk onze gids over hoe CRM-rapporten te maken voor uw verkoopteam . 🙌
5. Beheer van duplicaten ✅
Bestrijd dubbele records met geautomatiseerde detectietools. Stel overeenkomende regels in op basis van e-mailadressen, telefoonnummers of bedrijfsnamen.
Wanneer potentiële duplicaten verschijnen, wijs dan een speciaal teamlid toe om records te beoordelen en zorgvuldig samen te voegen in plaats van invoer in bulk te verwijderen.
6. Rolgebaseerde toegangscontrole ✅
Niet iedereen hoeft alles te bewerken. Verkopers moeten misschien contactgegevens bijwerken, terwijl marketingteams toegang nodig hebben tot campagnegegevens. Definieer duidelijke rollen en toestemmingen om te voorkomen dat gegevens per ongeluk worden gewijzigd. Wanneer minder mensen cruciale velden kunnen bewerken, verbetert de gegevensintegriteit op natuurlijke wijze.
📌 Voorbeeld: In een installatie in de detailhandel kan de voorraadploeg de voorraadniveaus controleren, maar kan het verkoopteam alleen productdetails bekijken. Op deze manier kunnen alleen de juiste mensen wijzigingen aanbrengen, waardoor er minder fouten worden gemaakt en de productinformatie accuraat blijft.
7. Transparantie en samenwerking bevorderen ✅
Creëer een feedbacklus tussen teams. Verkopers die verouderde informatie zien, moeten een duidelijk proces hebben om dit te signaleren.
Marketingteams die nieuwe klantinzichten ontdekken, moeten deze systematisch delen. Als iedereen bijdraagt aan het opschonen van gegevens, heeft de hele organisatie daar baat bij.
🔗 Ook lezen: CRM-strategie: 10 CRM-strategieën om uw business te beheren
Verbeter CRM-hygiëne met ClickUp
Nu denkt u misschien: al deze monotone gegevens verwerken is zeker geen taak voor één persoon en al helemaal niet op te lossen met één enkel platform.
Maar wat als er een platform was met alle functies die u nodig hebt om uw CRM-hygiëne te onderhouden? Dat is waar ClickUp in stapt.
Laten we even samenvatten wat we willen: schone, georganiseerde en traceerbare gegevens voor een werkend CRM-systeem. ClickUp voldoet aan al deze eisen. ✅
Als eerste, ClickUp Automatiseringen automatiseert terugkerende taken zoals het opvangen van dubbele records en het bijwerken van contactgegevens.
Pro Tip: Een verkoper die zich realiseert dat hij uren bezig is geweest met het samenvoegen van dubbele klantprofielen, kan ClickUp Automatiseringen gebruiken om het proces te vereenvoudigen, zodat hij zich kan concentreren op de daadwerkelijke verkoop.
De volgende stap: organiseren. Denk aan mappen, lijsten en aangepaste weergaven die u een 360-graden perspectief geven op uw projecten en taken.
ClickUp biedt krachtige ClickUp Weergaven -van Kanban-borden tot lijstweergaven, zodat uw team hun werkstroom kan aanpassen. Zo kunnen verkoopteams bijvoorbeeld de volledige verkooppijplijn visualiseren met een Kanban-bord, waardoor het gemakkelijker wordt om de status van elke deal te zien en dubbel werk te vermijden.
/$$img/ https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXdxlb3fk8vSHIEpLwnE-Bl1mwe3ssL\_cBo91bWQM6iIYXIwy7h5BWRG-6qXW3uGuoVihKQpKKcvCUELVfcjJ9nuOWj-kVGIUljgMCh6HjxtKn6gRgExlTzW7gy2uuNunA?key=LvaZmo_rvUIFQyNZPoFv1fcK ClickUp Weergaven: CRM Hygiëne /$$img/
pas uw werkstromen aan met ClickUp Views om gegevensbeheer een fluitje van een cent te maken_
Maar met zoveel deals en statistieken verspreid over de workstroom van je teams, hoe kun je ervoor zorgen dat je belangrijke taken en details niet mist? ClickUp-taak speelt een belangrijke rol in dit proces omdat het alle taken in de organisatie centraliseert, u deadlines laat instellen en taken toewijst aan teamleden.
Bonus: Met ClickUp-taak kunt u eenvoudig doelen, mindmaps, bestanden en andere documenten koppelen om ervoor te zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van de laatste gegevens. U hoeft geen belangrijke deadlines meer te missen!
Maar wat zijn gegevens zonder voortgang bij te houden? ClickUp heeft hier natuurlijk ook een oplossing voor.
Of u nu verkoopactiviteiten volgt of clientgegevens beheert, ClickUp Dashboards bieden een realtime overzicht en bevatten 50+ aanpasbare widgets.
/img/ https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXdyz1k6OKz1b19HpXKQYTW07BOtekqOaERj2o8PuHATKsLpgk46-Il2rtWlJ27hWYlrjr1AMquQkW8r3Va8ZIkLM-sVlltgCDbEMpWuDgBLskza1MLSFGOi_lTgoFMOCg?key=LvaZmo\_rvUIFQyNZPoFv1fcK ClickUp Dashboards: CRM hygiëne /$$img/
gemakkelijk bijhouden van verkoop- en gegevenskwaliteit met ClickUp Dashboards_
Met ClickUp Dashboards kunnen verkoopteams de waarde van hun klantenlevenscyclus bijhouden, gegevenskwaliteit meten en gefundeerde beslissingen nemen vanaf één scherm.
Houdt u van de functies? Er is een eenvoudige manier om dit allemaal te ervaren met ClickUp's CRM sjabloon .
Deze sjabloon is een complete toolkit voor het effectief beheren van relaties met klanten. Verkoopteams kunnen leads bijhouden via aanpasbare pijplijnen, terwijl marketingteams contactgegevens organiseren in één centrale hub.
Side Aantekening: Als je een CRM kiest, zorg er dan voor dat het goed aansluit bij je bestaande workflows. Een handige functie om op te letten is het aantal integraties dat het CRM-systeem ondersteunt (hoe meer, hoe beter).
ClickUp staat ook hier achter u. ClickUp integraties ondersteunt meer dan 1.000 apps.
📌 Voorbeeld: Hier is een scenario van hoe deze integraties u kunnen helpen: Om je gegevens consistent te houden in alle tools, gebruik je ClickUp's integraties met HubSpot en Zapier. Alle updates die u op de ene plaats maakt, worden automatisch overal elders weergegeven. Heb je een videogesprek met een client? Gebruik ClickUp's Zoom integratie om gesprekken in te stellen en gemakkelijk op te slaan in je Google Agenda. Over gemak gesproken!
/$$img/ https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXeYxcIfVkku7wVEe-S7Oi8NlMW6n--rRbgy9tkMF8Y6XyiY9HS38AXD8VNokUIpCcrQgke5WgjdcXBdc6CIJOYLaaLpl-KlRmqvF4Ovh0QOTk0TDFveyhBTkKVRWel2sEM?key=LvaZmo\_rvUIFQyNZPoFv1fcK ClickUp integraties: CRM hygiëne /$$img/
houd uw gegevens in verschillende tools gesynchroniseerd met ClickUp integraties_
ClickUp integreert naadloos met andere populaire industriële tools zoals Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive en Freshworks.
meer informatie over hoe ClickUp CRM-hygiëne combineert met routinetaken en -taak? 🤔 _Check out our list of 10 beste klantendatabase softwaresystemen en hoe combineer CRM & projectmanagement-alles in één CRM-software ."_ 👍
Uitdagingen en oplossingen voor het handhaven van CRM-hygiëne
U begrijpt waarschijnlijk hoe belangrijk het handhaven van CRM-hygiëne is voor uw bedrijf. Maar laten we eerlijk zijn: het is makkelijker gezegd dan gedaan.
Uitdagingen zoals onvolledige gegevens of verouderde records kunnen binnensluipen en chaos veroorzaken als ze niet vroegtijdig worden aangepakt. Wat zijn de meest voorkomende obstakels en hoe kun je ze overwinnen? Laten we het eens op een rijtje zetten:
Uitdaging 1: Onvolledige gegevens 💢
Overweeg Alex, een vertegenwoordiger op afstand die na elk gesprek met een client zijn CRM bijwerkt. Hij merkte echter dat bij sommige invoer essentiële gegevens ontbraken, zoals de gewenste contactmethode van de client. Onvolledige gegevens leiden vaak tot misverstanden en gemiste kansen.
🎉 Oplossing: Een gestandaardiseerde checklist implementeren voor de invoer van gegevens.
Door ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke velden zijn ingevuld voordat een record wordt opgeslagen, kan Alex schone CRM-gegevens onderhouden en de valkuilen van slechte gegevenshygiëne vermijden.
Uitdaging 2: Verrommeling van gegevens 💢
Kevin, een verkoopanalist, worstelt met het ongepast "hamsteren van gegevens" Zijn CRM zit vol met leads van vijf jaar geleden die sinds hun eerste interactie geen contact meer hebben opgenomen.
Deze verouderde informatie vertekent de verkoopprognoses en verspilt opslagruimte.
🎉 Oplossing: Hiervoor moeten geautomatiseerde archiveringsregels worden ingesteld. Deze regels markeren inactieve contactpersonen na 18 maanden, zodat teams deze contactpersonen opnieuw kunnen benaderen of kunnen archiveren om een slanke, bruikbare database te behouden.
Uitdaging 3: Onjuiste format 💢
Het probleem van Arvind is weliswaar zonder franje, maar kost wel veel tijd. De helft van zijn team gebruikt "Verenigde Staten", terwijl anderen "VS" of "V.S." schrijven in velden met locaties.
Inconsistente formattering zorgt voor chaos wanneer je klanten per regio probeert te segmenteren.
🎉 Oplossing: Het creëren van gestandaardiseerde vervolgkeuzemenu's voor velden met locaties kan zijn probleem eenvoudig oplossen.
Door variatie te elimineren krijgt hij de juiste, gecategoriseerde leads om contact mee op te nemen, aanbiedingen te plaatsen en deals te sluiten.
🔗 Ook lezen: 12 gratis CRM-sjablonen in Excel, Google Spreadsheets en ClickUp
Uw CRM-processen opschonen met ClickUp
Vergeet niet dat een goede CRM-hygiëne niet een eenmalige schoonmaakbeurt is, maar een continu proces dat de toewijding van elk lid van het team vereist.
Hoewel automatisering en tools nuttig zijn voor het onderhouden van CRM hygiëne, kunnen zelfs de beste systemen falen zonder goede communicatie met het team.
Dit is waar ClickUp schittert als de perfecte tool voor al uw CRM-behoeften. Met ClickUp beschikt uw team over een breed scala aan tools en functies om nauwkeurige klantgegevens te onderhouden, werkstromen te stroomlijnen en betere verkoopresultaten te behalen.
Klaar om het verschil te maken? Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en behaal de doelen van uw team! ✅