vergaderingen zijn de plek waar het echte werk sterft
Ik zei dit soort dingen altijd - en met een goede reden.
Denk er eens over na: Een vergadering van een uur met acht mensen is niet zomaar een uur, het is acht uur. Dat is een volledige werkdag die in zestig minuten voorbij is. We zouden niet achteloos acht uur aan geld uitgeven, maar we verbranden acht uur collectieve tijd zonder erbij na te denken.
Vroeger geloofde ik dat async werk het antwoord was. Ik verving vergaderingen door gedetailleerde documenten, zodat iedereen ze in zijn eigen tempo kon bekijken en eraan kon bijdragen. Dit voelde zo bevrijdend! Iedereen werkte in zijn eigen tempo, niet onderbroken door de voortdurende notificaties van vergaderingen. Ik was zo gepassioneerd over deze aanpak dat mensen me "Async Dean." begonnen te noemen
Maar er klopte iets niet helemaal.
Sommige leden van het team bloeiden op terwijl anderen afdreven. De onderlinge afstemming groeide. Beslissingen liepen vast. En ik merkte iets verrassends: sommige van onze beste werken gebeurden alleen als we aan de telefoon zaten. De problemen die we probeerden op te lossen, begonnen op nieuwe manieren op te lossen.
Dit is wat ik heb geleerd: Vergaderingen zijn niet per definitie slecht ze zijn gewoon slecht ontworpen.
Waarom de meeste vergaderingen mislukken
De meeste vergaderingen zijn ontworpen om te mislukken voordat ze beginnen. Ze zijn gehaast, opgeblazen en richtingloos.
Dit is waarom:
Het contextprobleem
Goede vergaderingen beginnen niet wanneer mensen deelnemen aan het gesprek - ze beginnen al veel eerder. Zonder gedeelde context worden vergaderingen dure inhaalsessies. Niemand wil 20 minuten leren wat ze van tevoren hadden kunnen lezen.
De vage agenda val
"Bespreek project updates" is geen agenda, het is een erkenning van slechte abonnementen. Een echte agenda beantwoordt vragen als: _Welke beslissing nemen we? Welk probleem lossen we op?
Zonder deze antwoorden reserveer je gewoon ruimte in je agenda.
Het overbevolkingseffect
Vergaderingen gedijen bij focus en focus sterft in menigten. Elke onnodige deelnemer verdunt het gesprek. Je eindigt met toeschouwers in plaats van bijdragers, die zich allemaal stilletjes afvragen waarom ze er zijn.
De verdwijnende beslissingen
Een genomen maar niet gedocumenteerde beslissing kan net zo goed nooit genomen zijn. Zonder duidelijke vastlegging en opvolging worden vergaderingen een eindeloze lus van dezelfde discussies, week na week. Je gaat niet vooruit, je loopt in cirkels.
Een betere manier
Vergaderingen zouden niet alleen tijd moeten kosten, ze zouden ook voortgang moeten creëren. Maar hoe vaak leiden ze niet tot verspreide aantekeningen, vergeten beslissingen of actie-items waar nooit iets mee gedaan wordt? De tools die ontworpen zijn om ons te helpen samenwerken, zorgen er vaak voor dat we door de chaos ziften.
Dat is wat we wilden oplossen. Ons team heeft diep nagedacht over hoe we vergaderingen kunnen veranderen van een bron van frustratie in een bron van momentum.
Eén manier waarop we dit doen is met onze AI Notetaker -een tool om de rommel na vergaderingen om te zetten in duidelijke, bruikbare inzichten.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/AI-Notetaker_mograaf_hero_1.5peed.gif
/$$img/
dit is het idee..._
Vang beslissingen, niet alleen woorden
Vergaderingen zitten vol waardevolle beslissingen en inzichten, maar die worden vaak begraven in een stapel aantekeningen. De AI Notetaker zorgt ervoor dat elke genomen beslissing wordt vastgelegd en gemakkelijk kan worden gedeeld met iedereen, of ze nu in de kamer waren of niet.
Zet gesprekken om in acties
Vastleggen wat er gezegd is, is niet genoeg. Vergaderingen moeten het werk vooruit helpen. De AI Notetaker legt actiepunten vast, wijst ze toe aan de juiste mensen en zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.
Context behouden
Elke vergadering vindt plaats binnen een breder project. Door discussies te verbinden met taken, bestanden en beslissingen uit het verleden biedt de AI Notetaker volledige context, zodat je team vooruit kan zonder het verleden opnieuw te moeten bespreken.
Meer dan alleen een samenvatting, dit gaat over duidelijkheid en momentum
Wanneer vergaderingen naadloos aansluiten op het werk zelf, zijn ze geen afvoerputje meer en geven ze tijd terug:
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/Calendar-1-1400x995.png
/$$$img/
Geen aantekeningen meer opzoeken, je niet meer afvragen wat er is besloten.
het beste deel?
Het gaat er niet alleen om vast te leggen wat er gezegd is, het gaat er ook om de verbinding te leggen met het werk dat voor en na de vergadering gebeurt
Elke discussie heeft context, elke beslissing heeft opvolging.
De echte vraag
Elke vergadering moet beginnen vanuit een duidelijke vraag: "Wat is het doel van deze vergadering? Lossen we een probleem op, nemen we een beslissing of stellen we een duidelijke richting in?"
Als je deze vragen niet kunt beantwoorden, heb je geen vergadering nodig, maar een heroverweging.
Het doel is niet om meer of minder vergaderingen te houden. Het is om betere vergaderingen te hebben. Vergaderingen die je tijd respecteren en meer teruggeven dan ze kosten. Vergaderingen die gesprekken omzetten in voortgang.
Want als je ze goed doet, zijn vergaderingen niet de plek waar het werk doodgaat. Daar komt werk tot leven.
**Ben je klaar om je vergaderingen te transformeren?
Laat vergaderingen niet langer uw tijd en energie stelen en verander ze in uw geheime wapen voor voortgang.
Met ClickUp AI Notetaker kunt u elke beslissing, elk item en elke context moeiteloos vastleggen, zodat uw team gefocust blijft tijdens de vergadering en op één lijn zit voor de volgende stappen achteraf.