Ultieme handleiding voor projectbeheer met Microsoft Teams (2024)

Laten we één ding uit de weg ruimen:

Microsoft Teams is geen groep productiviteitsexperts die bij Microsoft werken

Het is een communicatieplatform dat je helpt om samen te werken aan projecten.

Verschillende teams en individuen vertrouwen op Microsoft Teams voor communicatie, teamsamenwerking en teambeheer op afstand.

maar hoe effectief _is Microsoft Teams projectbeheer ?

In dit artikel behandelen we alles wat je moet weten over Microsoft Teams projectbeheer, inclusief de volgende aspecten belangrijkste kenmerken , voordelen en beperkingen (met oplossingen) .

laten we deze vergadering beginnen!

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft (MS) Teams is een samenwerkingsplatform dat individuen, externe medewerkers en interne teams helpt om verbonden te blijven.

Of je nu wilt chatten met een familielid of wilt samenwerken aan een taak met je projectteam, Microsoft Teams kan je helpen.

Het stelt je ook in staat om:

• Met één klik op de knop video- of audiogesprekken voeren
• GIF's, stickers en emoji's delen in een groepschat of één-op-één berichten
• Vergaderingen opnemen zodat je er later naar kunt verwijzen
• Bestanden opslaan en delen
• Werken met andere Microsoft-apps

Dankzij deze functies kan je team gemakkelijk samenwerken zonder tussen apps te hoeven springen. Bovendien kun je vergaderingen thuis en in je pyjama houden!

**Geïnteresseerd in apps voor werken op afstand zoals Microsoft Teams?

Hier zijn_ 25+ tools voor werken op afstand om thuiswerken een makkie te maken !

4 belangrijke functies van Microsoft Teams projectbeheer

Dit is hoe Microsoft Teams je kan helpen projecten beheren :

1. Teams en kanalen

Microsoft Teams gebruikt 'teams' en 'kanalen' om teams te helpen zichzelf te organiseren en samen te werken.

Een team is een ruimte waar mensen nauw kunnen samenwerken, bijvoorbeeld specifieke afdelingen of teams. Hier kun je productlanceringen bespreken, hoe je uw PR-strategie verbeteren en meer.

En maak je geen zorgen; gesprekken, bestanden en notities zijn alleen zichtbaar voor de teamleden in dat specifieke Microsoft-team.

Aan de andere kant zijn de Microsoft Teams kanalen waar het werk gedaan wordt en waar je standaardkanalen en privékanalen hebt.

Je kunt standaardkanalen zien als een openbaar feest waar iedereen binnen kan lopen.

Privékanalen daarentegen zijn als supergeheime evenementen alleen op uitnodiging. Op deze manier kun je voorkomen dat ongewenste gasten je feestje verstoren.

2. Ingebouwde chatfunctie

Microsoft Teams biedt zowel privéchats als groepschats.

Er is ook een chatfunctie voor deelnemers die in gesprek zijn.

Je kunt je bericht aanpassen met rijke tekstopmaak, vergaderschema's, prioriteitsvlaggen, bijlagen en meer!

En voor ongedwongen gesprekken kun je zoveel leuke emoji's en stickers 💜 toevoegen als je maar wilt.

3. Video- en audiogesprekken

De functies voor video- en audiogesprekken van Microsoft Teams zijn een van de grootste troeven van het bedrijf. 😉 De functies voor video- en audiogesprekken zijn een van de grootste troeven van Microsoft Teams

Je kunt binnen een paar klikken een audio- of videogesprek starten. En om teamleden te helpen op schema te blijven, kun je videovergaderingen plannen met de gedeelde kalender functie.

Je videoconferenties kunnen tot 250 gebruikers hebben en je kunt ook de Microsoft Stream integratie gebruiken om een groter publiek te bereiken. De integratie is een bedrijfsvideoservice waarmee je veilig video's kunt uploaden, bekijken en delen voor maximaal 10.000 kijkers.

4. Scherm delen Virtuele teams vertrouwen op videogesprekken om

nieuwe teamleden te verwelkomen en leg taken uit.

Maar soms gaan er dingen verloren in de vertaling.

En uiteindelijk zetten we een lege glimlach op terwijl we ons eigenlijk zo voelen:

Gelukkig kan de functie scherm delen van MS Teams helpen teams op afstand dingen gemakkelijk uitleggen.

Je kunt selecteren wat je wilt dat deelnemers zien, inclusief je bureaublad, browservenster, een digitaal whiteboard of een specifiek bestand.

3 Voordelen van Microsoft Teams Projectbeheer

Hier zijn drie voordelen van het gebruik van de Microsoft Teams app om projecten te beheren:

1. Integreert met tal van Microsoft Office-apps

Microsoft Teams integreert met tonnen apps in de Office 365-groep, waardoor het een alles-in-één app-buffet is! 😋

En je hoeft niet naar een ander restaurant (app) te gaan, want op het menu van Microsoft Teams staat eigenlijk alles wat je nodig hebt.

Hier zijn enkele manieren waarop je van deze functie kunt profiteren:

• Maak een nieuw project of stappenplan met Microsoft Project GebruikProject Online voor projectportfoliobeheer Volg info of maak een takenlijst met Microsoft Lists
• Maak een projectplannerbord metMicrosoft Planner* Bestanden opslaan en openen vanuit uw Microsoft Cloud
• Plan een Microsoft Teams-vergadering rechtstreeks in Outlook

2. Ingebouwde webinar functionaliteit

Als je bedrijf groeit, zul je waarschijnlijk videoconferenties met meer dan 250 deelnemers moeten organiseren, en dat is waar de ingebouwde webinarfuncties van de tool van pas kunnen komen.

Webinars kunnen bedrijven helpen om nieuwe klanten aan te trekken, werknemers trainen en klanten informeren over nieuwe productfuncties.

Met Microsoft Teams kun je beveiligde webinars met 1.000 deelnemers organiseren en uitzenden voor maximaal 10.000 kijkers.

Dit zijn enkele van de coole dingen die je hier kunt doen:

• De functie 'steek je hand op' gebruiken als je iets moet zeggen
• De deelnemerslijst bekijken en downloaden zodat je ze kunt opvolgen
• Post-event rapporten gebruiken om toekomstige webinars te verbeteren
• Maak professionele presentaties en inhoud met de presentatormodus
• Maak je grote debuut als nieuwsreporter met de reporter-modus 📹

3. Automatiseer processen met bots

Microsoft Teams-gebruikers kunnen bots gebruiken om tips te krijgen, workflows te starten of informatie te verzamelen. 🤖

Hier zijn enkele van de bots die je krijgt:

• The Calendar Bot: controleer de beschikbaarheid van je contactpersonen en plan vergaderingen met ze in
• De GrowBot: feliciteer medewerkers automatisch voor goede prestaties
• The DailyBot: voer dagelijkse meetings uit en maak productiviteitsrapporten
• De WhoBot: als u in contact wilt komen met iemand die een onboardingplan aan het bouwen is, typt u gewoon: "Wie bouwt het nieuwste onboardingplan?" De bot verzamelt dan gegevens over die medewerkers en geeft je tips over hoe je ze kunt bereiken

Met Microsoft Teams kun je zelfs je eigen bots maken!

Maar zorg ervoor dat je over de nodige vaardigheden beschikt.

Je wilt immers niet in een I, Robot situatie terechtkomen.

4 Beperkingen van Microsoft Teams Projectbeheer (met oplossingen)

Natuurlijk biedt Microsoft Teams coole functies zoals bots, nieuwsuitzendingen en integratie met MS Project. De tool is echter niet het coolste jongetje van de klas als het gaat om projectbeheer.

bekijk onze blog over de top Microsoft Teams alternatieven ._

Hier zijn enkele nadelen van het gebruik van de Microsoft Teams app voor het beheren van projecten:

1. Kan een uitdaging zijn om op te zetten2. Beperkt aantal kanalen3. Slechte machtigingsinstellingen4. Slecht bestandsbeheer Hier wordt elke beperking nader bekeken en hoe je deze kunt oplossen:

1. Kan een uitdaging zijn om in te stellen

Een van de nadelen van Microsoft Teams is dat de installatie heel tijdrovend en lastig kan zijn.

waarom?

Er is geen beginstructuur, dus je moet zelf bepalen welke kanalen en teams je nodig hebt.

Bovendien, als je een kanaal of team wilt dupliceren, moet je dat handmatig doen.

Een projectmanagementtool zoals ClickUp begrijpt dat projectmanagers hun tijd moeten besteden aan het verdubbelen van de winst, niet aan kanalen!

Wacht... wat is ClickUp?

ClickUp is een van 's werelds met de hoogste waardering software voor productiviteit en projectbeheer gebruikt door superproductieve teams in kleine en grote bedrijven.

Met ClickUp kunt u tijd bijhouden besteed aan meerdere projecten, uw Google, Apple of Outlook agenda synchroniseren spreadsheets maken met de flexibele Tabel bekijken en meer.

Dit is hoe ClickUp Microsoft Teams verslaat met zijn eigen spel op het gebied van teamsamenwerking:

ClickUp oplossing: Onboarding-gidsen en /

Slash commando's voor een snelle en eenvoudige installatie

ClickUp instellen is supergemakkelijk.

Met gedetailleerde Onboarding-gidsen voor projectbeheer heb je alle info die je nodig hebt om meteen aan de slag te gaan.

En als u onnodig klikken wilt vermijden, gebruik dan de / Slash commando's functie om taken te maken, subtaken en meer in een handomdraai!

Hier zijn enkele voorbeelden:

• Typ /me om een taak aan jezelf toe te wijzen
• Typ /close om een taak te sluiten (of gebruik gewoon / cl om nog sneller te zijn)
• Snel subtaken maken binnen een taak door / - te typen

Op deze manier kun je de tijd die je nodig hebt om een taak te voltooien halveren.

2. Beperkt aantal kanalen

Microsoft Teams beperkt je tot 30 privékanalen en je kunt maar 250 teamleden in een privékanaal hebben.

Deze beperkingen kunnen problematisch zijn voor grote bedrijven met veel verschillende teams en afdelingen.

ClickUp oplossing #1: onbeperkt gesprekken voeren met de Chatweergave ClickUp heeft een onbeperkte Chatweergave die u naast elke werkruimte kunt houden. U kunt het gebruiken om te chatten over taken of de lunchplannen van uw team.

En omdat u deze gesprekken in elke weergave of locatie in ClickUp kunt voeren, verliest u uw chats nooit uit het oog, en nog belangrijker, de lunchbestellingen van uw team!

Een nieuwe chat starten in de chatweergave van ClickUp

ClickUp oplossing #2: onbeperkte kanalen maken met de Slack integratie kan kanalen niet loslaten?

Geen zorgen.

Gebruik gewoon ClickUp's Slack integratie .

Hiermee kunt u snel Slack-berichten omzetten in taken en opmerkingen . Bovendien kan ClickUp onmiddellijk meldingen over taken sturen naar uw Slack projectbeheer kanalen.

Het extra voordeel hier is dat Slack niet slack is in de kanaalafdeling.

wat bedoelen we?

Met de app kun je een onbeperkt aantal kanalen aanmaken. #WinWin

Een Slack-bericht omzetten in een taak in ClickUp

ClickUp oplossing #3: taken maken en toewijzen aan onbeperkt Teams Met ClickUp kunt u groepen maken van mensen die u kunt toewijzen aan taken, vermelden in Comments, en zelfs toevoegen

Watchers in bulk.

Als je bijvoorbeeld een marketingteam hebt, kun je gewoon een Groep gebruikers met de naam "Marketingteam" maken en onmiddellijk taken toewijzen aan elk teamlid in die groep.

Teams maken in ClickUp

3. Slechte machtigingsinstellingen

Elk bedrijf moet zijn documenten en andere bedrijfsgegevens veilig bewaren.

Het probleem met Microsoft Teams is dat de app het supergemakkelijk maakt om bestanden en documenten te delen met iedereen die wordt toegevoegd aan een MS Team.

En het kan een hele uitdaging zijn om unieke toestemmingsinstellingen toe te passen op een specifiek kanaal, bestand of map.

Private Teams zijn bijvoorbeeld moeilijk te beheren omdat alleen beheerders controle hebben over wie er aan deelneemt. Daarom zijn Openbare Teams waarschijnlijk de beste optie, omdat iedereen in je team er relatief eenvoudig aan kan deelnemen.

_Het probleem?

Dit betekent dat het heel moeilijk wordt om je Microsoft Teams-omgeving veilig te houden, aangezien ieder teamlid toegang kan krijgen tot je privédocumenten.

ClickUp oplossing: toewijzen Gebruikers rollen en stel granulaire

Rechten ClickUp gebruikers kunnen een van de vier rollen aannemen binnen hun werkruimte: Lid, Admin, Eigenaar, of Gast. Op deze manier kunt u klanten uitnodigen om samen te werken zonder de privacy van uw Workspace in gevaar te brengen.

Natuurlijk heb je soms meer dan vier rollen nodig.

Daarom kunt u met ClickUp Aangepaste rollen .

Je kunt nieuwe rollen maken zoals een superheld, sidekick of iets anders dat bij je past.

en hoewel we waarschijnlijk allemaal moe zijn van vergrendelingen, zijn je gevoelige documenten dat niet!

Hier zijn soorten machtigingen om je gevoelige informatie achter slot en grendel te houden:

• Kan bekijken: alleen lezen, taken op geen enkele manier bewerken
• Kan commentaar geven: alleen commentaar geven, bestanden bijvoegen en voltooienchecklist items die aan hen zijn toegewezen
• Kan commentaar geven (met taak toegewezen): kan taakstatus en taaktoewijzers wijzigen
• Kan wijzigen: taken wijzigen, maar geen nieuwe taken aanmaken
• Creëren en bewerken: taken en subtaken creëren
• Kan verwijderen: voorkom dat mensen items verwijderen die ze niet hebben aangemaakt

Aangepaste gebruikersrollen en toestemmingsopties in ClickUp

4. Slecht bestandsbeheer

Microsoft Teams heeft een ingewikkelde bestandsstructuur.

Als je de voorkeur geeft aan goed georganiseerde mappen in plaats van het zoeken naar bestanden, zul je met deze tool tegen eindeloze obstakels aanlopen.

In Teams worden alle bestanden die je uploadt naar conversaties gedumpt in de hoofdmap van het kanaal.

Als gevolg daarvan, wanneer je probeert om bestanden te reorganiseren in mappen, breken de bestandslinks in de conversaties, samen met je geduld. 😤

ClickUp oplossing #1: gebruik de Hiërarchie structuur voor eenvoudige bestandsorganisatie

Met ClickUp kunt u uw projectworkflow efficiënt beheren door complexe projecten op te splitsen en te organiseren in beheersbare actiepunten.

Hier zijn de verschillende niveaus die u in ClickUp krijgt:

• Werkruimten : vertegenwoordigt uw hele bedrijf, inclusief uw werknemers
• Ruimtes : bevat geselecteerde leden, bijvoorbeeld specifieke afdelingen en teams
• Mappen : taken bijhouden en gerelateerde campagnes, gegevens en projecten organiseren
• Lijsten : kunnen worden beschouwd als "tabbladen" binnen uw mappen
• Taken : Volg en werk samen aan uw projecttaken. Voeg taakbeschrijvingen toe,meerdere geadresseerden,statussen, opmerkingen en meer
• Subtaken: voeg nog meer detail toe aan uw taken door taken op te splitsen in kleinere werkniveaus
• Geneste subtaken : Yep, we zijn nog niet klaar. Ga tot in de kleinste details door je subtaken nog verder uit te splitsen
• Checklists: voeg eenvoudige to-do lijsten toe aan je taken, en natuurlijk,Checklists ook sub-items bevatten

De verschillende niveaus van de hiërarchie in ClickUp

ClickUp oplossing #2: vind bestanden in seconden met krachtige Filteren en zoeken Met ClickUp's geweldige zoekfunctionaliteit kunt u het volgende gebruiken

Filters om taken te bekijken op:

• Geadresseerden
• Status
• Datum aangemaakt
• Vervaldatum
• Aangepaste velden
• Prioriteit en meer

Op deze manier kun je je frustratie uitfilteren en alleen taken zien die aan je specifieke criteria voldoen.

Taken vinden met de filter- en zoekfunctie in ClickUp

Hier zijn nog meer redenen waarom u ClickUp zou moeten gebruiken voor projectbeheer:

• Integratie met Microsoft Teams nog niet klaar om afscheid te nemen van MS Teams? 😢 Met deze integratie kun je een taak vinden en toevoegen aan een Microsoft Teams-gesprek, zodat je team precies weet waar jullie het over hebben
• Documenten : Maak trainingsprogramma's voor werknemers,inwerken van klanten documenten en al het andere dat u zich kunt voorstellen
• Samenwerking opsporen: weten wanneer een teamgenoot hetzelfde document bekijkt of bewerkt als u
• Aangepaste taakstatussen : voeg unieke stadia toe aan uw projectworkflow, zodat iedereen weet waar het project zich bevindt
• Dashboards : Gebruik je innerlijke Superman en krijg een superhoog overzicht van je projecten. Hier kunt u de prestaties, knelpunten, resources en meer controleren
• Gantt-diagramweergave: taken plannen, projectvoortgang beheren en deadlines bijhouden
• Werklast bekijken : de perfecte plaats voormiddelenbeheer. Hier kunt u de capaciteit van je team plannenzodat niemand het hele projectmanagementteam op zijn rug hoeft te dragen
• Kalenderweergave : Projecten beheren met veel deadlines? Maak eenvoudig een planning voor uwprojectplan met deze weergave
• Agile projectmanagement: makenSprints en volg de voortgang van het project in real-time metSprint Widgets ## Van micro naar macro projectmanagement

Natuurlijk biedt Microsoft Teams een aantal geweldige functies voor videovergaderen.

Maar het heeft een minimale impact, bijnamicroscopisch, als het aankomt op teamsamenwerking en projectbeheer.

De app mist een heleboel robuuste project volgen functies die aanwezig zijn in alles-in-één projectmanagementoplossingen zoals ClickUp.

Met ClickUp kunt u nog steeds profiteren van alle functies die Microsoft Teams biedt en meer doen met verschillende functies zoals Automatiseringen , Herinneringen en Sjablonen om uw projecten te beheren. Schakel gratis over naar ClickUp vandaag nog om de kracht van een expert projectmanagementtool te ervaren. 😎