Handmatige reis- en onkostenvergoedingen zijn vervelend. Je moet spreadsheets bijhouden, alle reiskostennota's van werknemers verzamelen, ze controleren, de gegevens registreren en de terugbetaling goedkeuren. Er is ook ruimte voor fouten.
Waarom dit hele gedoe met onkostengegevens als je dit proces kunt automatiseren met reis- en onkostenvergoedingen? onkostenbeheer software?
In plaats van het bijhouden van honderden fysieke bonnetjes en grote rijen met personeelsuitgaven, kun je gewoon de bonnetjes scannen om uitgaven te registreren en de goedkeuringsprocessen automatiseren via gedefinieerde workflows, waardoor het beheer van zakelijke reizen nog eenvoudiger wordt.
Laten we eens kijken naar de top 10 reis- en onkostenbeheersoftware om je zakelijke reisbehoeften te ondersteunen, hun sleutel functies en prijzen.
Wat moet je zoeken in reis- en onkostensoftware?
Reis- en onkostensoftware moet boekingen, facturatie en terugbetalingen vereenvoudigen. Hier zijn enkele mogelijkheden die een gestroomlijnd terugbetalingsproces mogelijk maken:
- Intuïtief dashboard: Een intuïtief dashboard helpt je om de reiskosten van elke werknemer gemakkelijk te controleren wanneer ze digitale onkostendeclaraties indienen. Zoek naar aanpasbare weergaven, app-integraties en realtime bijhouden
- Automatisering: De software moet transactiegegevens van zakelijke kaarten automatisch invullen en onkostenvergoedingen berekenen
- Digitale ontvangstbewijzen vastleggen: De software moet gegevens van digitale ontvangstbewijzen kunnen extraheren en velden voor onkosten kunnen invullen, zodat er geen handmatige invoer van gegevens meer nodig is
- Uitgebreide analyse: De beste platforms voor onkostenbeheer bieden diepgaande rapportage- en analysefuncties om bedrijven te helpen reiskosten te analyseren en beheren
- Kosteneffectiviteit: De software moet aangepaste en redelijke prijzen bieden, afhankelijk van uw zakelijke behoeften
De 10 beste reis- en onkostensoftware voor gebruik in 2024
Hier zijn de 10 beste reis- en onkostensoftware die uw end-to-end behoeften op het gebied van zakenreizen kunnen beheren - van het boeken van reizen tot onkostenbeheer, het bijhouden van budgetten en het beheer van ontvangstbewijzen.
1. TravelPerk
via TravelPerk TravelPerk is een platform dat naadloos beheer van reis- en onkostendeclaraties biedt. Het ondersteunt meerdere gebruikssituaties, zoals groepsreisboekingen voor offsites, reisbeheer, onkostenbeheer en gecentraliseerde facturering.
Met de ingebouwde reistracker kunnen HR-managers de reizen van werknemers in realtime volgen en controleren of ze zich houden aan het reiskostenbeleid en de voorschriften.
TravelPerk beste functies
- Controleer uw reisbudget met realtime informatie van het interactieve TravelPerk dashboard
- Voeg met één klik krachtige integraties toe om al je uitgaven vanaf één plek te beheren
- Wijzig uw boekingen op elk gewenst moment met Flexi Perk, een oplossing waarmee u met één tik vliegtickets en hotels tegen elk gewenst tarief kunt boeken en op elk gewenst moment kunt annuleren
- Breng de status van je reis in realtime in kaart met een interactieve kaart
- Krijg de beste inzichten in de koolstofvoetafdruk van reizen om duurzame reisoplossingen te introduceren
TravelPerk beperkingen
- Het heeft beperkte opties voor het boeken van reizen
- Heeft potentiële UI-verbeteringen nodig voor het boeken van reizen. Je kunt bijvoorbeeld niet direct naar hotels zoeken en moet door de hele lijst scrollen
TravelPerk prijzen
- Starter: Free
- Premium: $99/maand+3% boeking
- Pro: $299/maand+3% boeking
- Enterprise: Aangepaste prijzen
TravelPerk beoordelingen en recensies
- G2: 4.6/5 (1500+ beoordelingen)
- Capterra: 4.8/5 (404 beoordelingen)
2. Fyle
via Fyle Fyle is een oplossing voor onkostenbeheer die uw onkosten- en vergoedingenproces automatiseert, waaronder het afstemmen van onkosten van zakelijke kaarten en het verwerken van onkostenvergoedingen voor werknemers. Verbind het met uw boekhoudsoftware om uitgaven van leveranciers, projecten en afdelingen bij te houden.
Je kunt Fyle integreren met NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR en QuickBooks. Hoewel het geen functies voor reisbeheer biedt, kan het worden geïntegreerd met TravelPerk om de reiskosten van werknemers te analyseren en rapporteren.
Fyle beste functies
- Gebruik maken van conversationele AI om digitale onkostendeclaraties te verzamelen en deze te matchen met de transactie van de kredietkaart
- Automatiseer het invullen van onkostenformulieren, het verzenden van rapporten en synchroniseer onkosten met je boekhoudsoftware zoals Quickbooks, Sage en Xero
- Krijg realtime bruikbare inzichten in je uitgavengegevens via het krachtige en geavanceerde analytics dashboard
Fyle limieten
- De beperkte uitgavencategorieën van Fyle maken het moeilijk om alle soorten uitgaven nauwkeurig te registreren
- Het heeft een steile leercurve
Fyle prijzen
- Standaard: $6,99 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Business: $11,99 per maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Fyle beoordelingen en recensies
- G2: 4.6/5 (1300+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (146 beoordelingen)
3. WeGoPro (voorheen Travelstop)
via WeGoPro (voorheen Travelstop) WeGoPro is software voor het boeken en beheren van reizen en het bijhouden van uitgaven. Er staan meer dan 800 luchtvaartmaatschappijen en 600.000 hotels in lijsten om het boeken en beheren van reizen gemakkelijker te maken voor bedrijven.
Met WeGoPro kun je uitgaven van het hele bedrijf in realtime bijhouden op één enkel dashboard. Je kunt ook een overzicht bijhouden van overtreders van het reisbeleid en compliance.
WeGoPro beste functies
- Bespaart uren aan handmatig papierwerk en versnelt terugbetaling met geautomatiseerde rapportage van onkosten
- Beheer uitgaven in meerdere valuta met directe wisselkoersen om wereldwijde zakelijke uitgaven zonder vertraging te beheren
- Verkrijg gegevensgestuurd inzicht door een geconsolideerde weergave van uw uitgaven per uitgavencategorie of afdeling op één enkele plaats
- Volg realtime gegevens van zakelijke reizigers en zorg voor veiligheid en onmiddellijke ondersteuning via interactieve kaarten
WeGoPro limieten
- Het biedt beperkte accommodatiemogelijkheden in vergelijking met andere reisbeheerplatforms
- Hogere prijzen per boeking kunnen invloed hebben op het reisbudget, vooral voor kleine bedrijven
WeGoPro prijzen
- Standaard: $10/boeking
- Premium: Neem contact op voor prijzen
- Uitgaven: $5/maand per gebruiker
WeGoPro beoordelingen en reviews
- G2: 4.4 /5 (12 beoordelingen)
- Capterra: 4.3/ 5 (18 beoordelingen)
4. Expensify
via Expensify Expensify is een app voor uitgavenbeheer met onbeperkt bijhouden van bonnetjes. De SmartScan functie scant alle bonnetjes met één klik en uploadt ze automatisch op het dashboard.
Je kunt Expensify synchroniseren met zakelijke boekhoud-, HR- en reissoftware om alle gegevens samen te brengen, waardoor financiële auditprocessen eenvoudiger worden.
Expensify beste functies
- Leg alle bonnetjes met één klik vast met SmartScan om automatisch je uitgaven te importeren voor snelle vergoedingen
- Verdien tot 2% cashback op Expensify kaarten op transacties boven $250.000
- Maak onkostenregels om terugkerende betalingen automatisch te categoriseren
Expensify limieten
- Het indienen van aparte onkostendeclaraties voor persoonlijke en zakelijke kaarten kan overweldigend zijn voor werknemers
- Regelmatige fouten in het scanproces van bonnetjes vereisen handmatige inspanningen om onkostennota's in te dienen
Prijzen van Expensify
- Collect: $5/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Control: $9/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
Expensify beoordelingen en recensies
- G2: 4.5/5 (5100+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (1000+ beoordelingen)
5. Navan
via Navan_ Navan is een automatiseringssoftware voor uitgavenbeheer die details verzamelt over bedrijfsuitgaven op basis van kassabonnen van werknemers en uitgaven met business kaarten. Business kan het gebruik van kaarten limieten om overbesteding door werknemers te voorkomen.
Je kunt Navan gebruiken om out-of-pocket uitgaven van zakenreizigers in 45 landen en 25 valuta te vergoeden. Bovendien kunnen werknemers met Navan Rewards beloningen verdienen op hun reizen.
Navan beste functies
- Houd de reiskosten van werknemers bij met geavanceerderapportage van onkosten en analyses
- Ontvang realtime koolstofemissiegegevens om uw duurzame reisdoelen bij te houden
Navan beperkingen
- Het kan langer dan normaal duren voordat het team van de klantenservice uw supporttickets beantwoordt
- Gebrek aan offline GPS-ondersteuning maakt het moeilijk om reizen te registreren wanneer werknemers naar een ander land reizen zonder internationale SIM-kaart
Navan prijzen
- Groei: Free
- Professioneel: Aangepaste prijzen
Navan beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (7500+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (176 beoordelingen)
6. Happay
via Happay Happay is een uitgebreid platform voor reis- en onkostenbeheer. Het biedt verschillende onkostenbeheeroplossingen voor verschillende gebruikssituaties, zoals een Self Booking Tool (SBT) om reistickets en hotels te boeken voor zakelijke doeleinden, en Xpendite om onkosten uit meer dan zes bronnen automatisch bij te houden.
De slimme auditoplossing helpt managers bij het identificeren en signaleren van overtredingen van het reisbeleid door werknemers. De intelligente analyses van Happay bieden waardevolle inzichten in de uitgavenpatronen van werknemers, waardoor er meer controle is over de zakelijke uitgaven.
Bovendien maakt de naadloze integratie met boekhoudsystemen het de ultieme oplossing voor efficiënt financieel beheer.
Happay beste functies
- Bereik 100% nauwkeurige rapportage van onkosten uit 6+ bronnen met Happay Xpendite
- Detecteer dubbele ontvangstbewijzen en beleidsovertredingen met SmartAudit om naleving te garanderen
- Beheer uw reizen en uitgaven vanaf elke locatie met de mobiele app van Happay met alle functies op het web
- Krijg realtime inzicht in reizen en uitgaven met DeepAnalyze voor het nemen van goed geïnformeerde beslissingen
Happay limieten
- Kan tijdrovend zijn en leiden tot foutieve rapportages
- Het kan moeilijk zijn om uitgaven te beheren die betrekking hebben op meerdere uitgavencategorieën, projecten en valuta's
Prijzen van Happay
- Aangepaste prijzen
Happay beoordelingen en recensies
- G2: 4.5/5 (305 beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (829 beoordelingen)
7. Emburse certificeren
via Emburse Certificify Emburse is een andere populaire onkostenbeheersoftware voor het maken, indienen en goedkeuren van onkosten. Het biedt ook een reis- en onkostenbeheersysteem dat het plannen van reizen, het naleven van het beleid, het registreren van onkosten en het verzamelen van visum- en gezondheidsinformatie van reizigers stroomlijnt.
Je kunt vooraf goedkeuringen voor reiskosten instellen voor een betere kostenbeheersing. Het elimineert ook handmatige taken zoals het indienen van een onkostennota of een fysiek ontvangstbewijs.
Emburse Certify beste functies
- Plan het automatisch aanmaken van onkostendeclaraties met ReportExecutive om het vervelende werk van handmatige rapportage te voorkomen
- Vang overtredingen en duplicaten op met behulp van Embrace Audit voor een transparant, vergoedings- en onkostenbeheerproces
- Elimineert knelpunten in de werkstroom door vooraf goedkeuring te geven voor reisprogramma's
- Verbetert de financiële besluitvorming door uitgaven en uitgavenpatronen te analyseren
Emburse Certify beperkingen
- De complexe UI maakt het moeilijk voor gebruikers om door de app te navigeren
- Het biedt beperkte functies voor integratie
Emburse Certify prijzen
- Certify Now: $12/maand per gebruiker
- Professioneel: Aangepaste prijzen
Embrace Certify beoordelingen en recensies
- G2: 4.5/5 (2035 beoordelingen)
- Capterra:4.7/5 (1279 beoordelingen)
8. SAP Concur
via SAP Concurreert SAP Concur biedt een gebundelde oplossing voor onkosten-, reis- en factuurbeheer. Het verbindt de reiskosten en facturatie van werknemers in één systeem om meer zichtbaarheid te bieden in transacties en naleving te garanderen.
De beste functies van SAP Concur
- Automatiseer het uitgavenbeheersysteem met Concur onkosten en verwerk vergoedingen sneller
- Analyseer gegevens en inzichten van zakelijke uitgaven en tijdlijnen voor factuurvereffening met uitgebreide dashboards
- Stroomlijn zakenreisgegevens door reizen, reizigers en reisroutes op één plek te verbinden met Concur Travel
- Automatiseer de crediteurenadministratie om potentiële fraude en compliance risico's te beperken
SAP Concur limieten
- Onkostendeclaraties die ouder zijn dan 90 dagen kunnen niet worden getoond
- Het heeft een hoge doorlooptijd voor het ondersteunen van tickets
SAP Concur prijzen
- Aangepaste prijzen
SAP Concur beoordelingen en recensies
- G2: 4.0/5 (6000+beoordelingen)
- Capterra: 4.3/5 (2030 beoordelingen)
9. TravelBank
via TravelBank TravelBank is een andere uitgebreide oplossing voor kaartbeheer, het bijhouden van onkosten en reisbeheer. Met TravelBank kunt u digitale onkostendeclaraties indienen, goedkeuringen automatiseren, reisuitgaven optimaliseren, transacties met zakelijke kaarten reconciliëren en een betere zichtbaarheid van gegevens krijgen.
TravelBank beste functies
- Bewaak de toewijzing en besteding van fondsen om zakelijke uitgaven te beheersen
- Toekomstige uitgaven voorspellen en reisbudget dienovereenkomstig plannen
- Integreer alle virtuele zakelijke reiskaarten en synchroniseer de transactie automatisch met het TravelBank platform voor onkostenbeheer
TravelBank limieten
- Het kan moeilijk zijn om uw boekingen te wijzigen
- De scantool registreert soms verkeerde informatie van geüploade bonnen
TravelBank prijzen
- Reizen: $25/maand per gebruiker
- Uitgaven: $10/maand per gebruiker
- Reizen en onkosten: Aangepaste prijzen
TravelBank beoordelingen en recensies
- G2: 4.5/5 (333 beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (226 beoordelingen)
10. Zoho onkosten
via Zoho Kosten Zoho Expense is een tool voor reis- en onkostenbeheer voor bedrijven om de rapportage van onkosten te automatiseren en het boeken van zakenreizen te vereenvoudigen. Het scant ook transacties met krediet- en zakelijke kaarten met ontvangstbewijzen voor een betere reconciliatie. Je kunt ook dagvergoedingen instellen voor werknemers in verschillende regio's.
Zoho Expense's beste functies
- Krijg een uitgebreide weergave van de reisaanvragen van je werknemers met directe analyses en intuïtieve dashboards
- Automatiseer het bijhouden van kilometers zonder afbreuk te doen aan de veiligheid van gegevens
- Verbeterde onkostencontrole en fraudebestrijding zodat u niet elke transactie handmatig hoeft te controleren
- Vereenvoudig het bijhouden van zakelijke bonnetjes met geavanceerde auto-scan in meer dan 14 talen
De limieten van Zoho Expense
- Kleine afwijkingen in de bonherkenningsfunctie leiden tot ineffectieve rapportage van onkosten
- De integratie is beperkt
Zoho Expense's prijzen
- Free: Gratis
- Standaard: $4/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Premium: $6/maand per gebruiker, jaarlijks gefactureerd
- Aangepast: Aangepaste prijzen
Zoho Expense's beoordelingen en recensies
- G2: 4.5/5 (1100+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (900+ beoordelingen)
Andere tools voor reisbeheer
Software voor reis- en onkostenbeheer kan u helpen bij het bijhouden van te hoge uitgaven en overtredingen van het reisbeleid. Om overbesteding te voorkomen, hebt u echter een strategisch reisabonnement nodig. Probeer ClickUp, een alles-in-één platform om slimme reisabonnementen op te stellen.
ClickUp
Met ClickUp kunt u tegen lage kosten gedetailleerde persoonlijke of Business-abonnementen maken. Het is een alles-in-één reistool voor reismanagers en particulieren. Begin met budgetplanning . Hiervoor heb je geen AI-gebaseerd boekhoudprogramma . Gebruik ClickUp's documenten om samen te werken met het reisteam, budgetten te bespreken en reisplannen te maken.
Gebruik ClickUp's Documenten om samen te werken aan reisideeën
Met ClickUp voor financiën kunnen u en uw financiële team de financiële doelen van de organisatie bijhouden en dienovereenkomstig een reisbudget instellen.
Sleep gebeurtenissen naar uw kalender met ClickUp
Maak het plannen en beheren van reizen gemakkelijk met ClickUp
Het kiezen van de juiste software voor reis- en onkostenbeheer is essentieel om compliance te garanderen, de werkstroom op peil te houden en vergoedingen snel te verwerken.
Vaak ontbreekt het echter aan functies voor reisplanning en zijn de boekingsopties duur.
ClickUp is de beste oplossing om deze kloof te overbruggen. Combineer uw reis- en onkostenbeheerprocessen met ClickUp om de planning en uitvoering van zakenreizen te vereenvoudigen, wat weer resulteert in een beter onkostenbeheer. Aanmelden bij ClickUp gratis om moeiteloos reisabonnementen te organiseren en de kosten van zakenreizen bij te houden!