Stel je dit eens voor: Je zit aan je bureau, staart naar een leeg scherm en probeert een perfecte e-mail te schrijven. Maar de juiste woorden vinden lijkt onmogelijk.
En dus... š„
Je kijkt naar AI. š
Kunstmatige intelligentie (AI) verandert de manier waarop digitale taken worden uitgevoerd drastisch. Er was een tijd dat het schrijven van goede e-mails als een zeldzame vaardigheid werd beschouwd. Vandaag de dag is dat niet meer zo, dankzij AI-tools!
Een onderzoek uit 2023 van e-mailmarketeers in de VS, het VK en Europa blijkt dat meer dan de helft (51%) van de marketeers vindt dat AI-ondersteuning e-mailmarketing effectiever dan traditionele methoden. Hieronder valt ook het schrijven van een e-mail.
AI-gestuurd e-mail schrijfassistenten kunnen duidelijke, beknopte en professionele e-mails opstellen die resultaat opleveren. De kers op de taart is de tijd die je bespaart door AI te integreren in het schrijfproces van je e-mails.
In deze beginnersgids over het gebruik van AI bij het schrijven van e-mails komt alles aan bod: van de voordelen tot ethische overwegingen en de tools, tips en trucs om AI probleemloos op te nemen in het schrijfproces van e-mails.
Maar bekijk eerst een aantal mogelijkheden die je waarschijnlijk mist als je nog niet bevriend bent met AI.
Voordelen van het gebruik van AI bij het schrijven van e-mails
Bekijk hoe AI je e-mails kan transformeren in overtuigende communicatie die je niet kunt negeren.
Gebruik de schrijfassistent ClickUp AI in ClickUp om blogberichten te genereren, ideeƫn te brainstormen, e-mails samen te stellen en nog veel meer
Bespaar tijd en moeite op repetitieve e-mails
Stel u voor dat u nooit meer een check-in of follow-up e-mail hoeft te schrijven. AI-schrijftools kunnen deze routinematige e-mails automatiseren door je schrijfstijl te leren en concepten te genereren op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen. Pas deze concepten met een paar klikken aan om kostbare tijd vrij te maken. Met alle tijd die u bespaart, kunt u Inbox Nul zou zelfs mogelijk kunnen zijn!
Boost efficiƫntie met consistente communicatie op maat
AI kan reacties en gesprekken per e-mail uit het verleden analyseren en patronen herkennen in uw schrijfstijl, zoals toon en woordenschat. Dus de volgende keer dat AI een antwoord genereert, kan het tekst genereren die precies klinkt zoals jij. Dit alles Klaar wordt gedaan met behoud van een consistente en professionele stem in uw communicatie.
Verminder grammaticale fouten
Zelfs de meest nauwgezette proeflezers kunnen een tikfout of grammaticale fout missen. Gebruik AI om uw e-mails te scannen op fouten in spelling, interpunctie of zinsopbouw. Zorg ervoor dat uw e-mails een gepolijste en professionele indruk achterlaten.
Personaliseren van outreach voor meer betrokkenheid
Gebruik de mogelijkheid van AI om uw lijst met contactpersonen te segmenteren. Vraag AI vervolgens om uw e-mails te personaliseren met specifieke details zoals de naam, het bedrijf of eerdere interacties van de ontvanger. Geef je e-mails het gevoel dat ze voor elke ontvanger zijn ontworpen.
Ontwerp overtuigende onderwerpregels
Een goed geschreven onderwerpregel is cruciaal om je e-mails geopend te krijgen. AI kan goed presterende e-mails analyseren en de elementen identificeren die de berichten en onderwerpregels zo effectief maken.
Sterker nog, AI kan zijn uitgebreide database gebruiken om sterke e-mailonderwerpregels voor te stellen die de aandacht trekken, de ontvanger verleiden de e-mail te openen en uiteindelijk uw boodschap overbrengen.
Lees ook:_ AI hulpmiddelen voor marketeers *Hoe schrijf je e-mails met AI?
Kennismaking met ClickUp Brain
ClickUp Brain is een suite van AI-functies binnen ClickUp. Het biedt gespreks-, contextuele en rolgebaseerde AI-mogelijkheden die overal binnen ClickUp toegankelijk zijn. Het helpt u sneller te werken en productiever te zijn.
Het kan niet alleen al uw vragen over werk in ClickUp beantwoorden, maar het kan ook taken automatiseren en allerlei soorten tekst genereren.
Naast andere AI-gestuurde content aanmaken clickUp Brain kan u helpen bij het opstellen van e-mails. Hier leest u hoe:
Een nieuwe e-mail opstellen met ClickUp Brain
- Zoek een openstaande Taak en navigeer naar het commentaargedeelte
- Klik op het pictogram email
- Typ het commando "/Schrijf e-mail" en druk op Return of Enter in het veld voor opmerkingen
- Er verschijnt een ClickUp Brain modaal venster. Voer een discussiepunt in dat kort het doel van de e-mail samenvat. ClickUp Brain analyseert dit discussiepunt en genereert een concept e-mail op basis van uw invoer.
Schrijf snel foutloze e-mails met ClickUp AI
Pas dit gegenereerde ontwerp naar wens aan. ClickUp Brain biedt ook extra opties:
- Kopieer de gegenereerde tekst van de e-mail.
- Klik indien nodig op Probeer opnieuw om ClickUp Brain de opdracht te geven een andere versie van de e-mail te genereren op basis van hetzelfde onderwerp.
Een bestaande e-mail beantwoorden met ClickUp Brain
Zoek in uw ClickUp-werkruimte de thread waarop u wilt reageren. Klik vervolgens op de thread om deze te openen.
Typ in het antwoordvak het teken schuine streep commando '/' gevolgd door reply en druk op Enter. ClickUp Brain biedt u twee methoden om een antwoord op te stellen:
- Maak een samenvatting van de sleutelpunten van uw antwoord in het daarvoor bestemde veld
- Gebruik kant-en-klare sjablonen als uitgangspunt voor uw antwoord, waardoor u mogelijk tijd en moeite bespaart bij het formuleren van een antwoord. Als u een vooraf geschreven prompt kiest, moet u mogelijk specifieke details invullen om deze te personaliseren voor de thread van de e-mail.
- Zodra u een gespreksonderwerp hebt, genereert ClickUp Brain een concept voor een antwoordmail op basis van uw input. Nu kunt u, net als bij de gegenereerde e-mail voor nieuwe e-mails:
- De tekst voor het antwoord kopiƫren
- Klik op Probeer opnieuw om ClickUp Brain de opdracht te geven een andere versie van het antwoord te genereren met hetzelfde gespreksonderwerp
Antwoord met ClickUp AI wanneer u een antwoord op uw e-mail ontvangt
Aantekening: ClickUp Brain werkt ook met ClickUp Documenten om uw tekst beter aan te maken.
Gebruik ClickUp Brain om:
- Brainstorm ideeƫn voor content en gebruik de beste in Docs
- Genereer koppen en variaties voor A/B-testen
- Uw documenten te controleren op grammatica- en spelfouten
- Complexe informatie of gegevens samen te vatten in uw Documenten en TakenUw aantekeningen van vergaderingen samenvatten om het onderwerp van de vergadering te bespreken. Stel een paar mogelijke tijdstippen in de komende week voor en spreek flexibiliteit uit om aan hun beschikbaarheid tegemoet te komen
ClickUp Brain uitvoer (voorbeeld):
onderwerp: Verzoek voor vergadering: Vergadering Onderwerp bespreken]_
hallo [Naam(en)],_
ik wil graag een vergadering plannen om het onderwerp van de vergadering nader te bespreken. Dit is een waardevolle gelegenheid om het doel van de vergadering uit te leggen
ik ben beschikbaar voor een vergadering volgende week op [stel een paar specifieke data en tijden voor]. Laat me weten welk tijdstip voor jou het beste werkt of als je andere tijden in gedachten hebt
ik kijk ernaar uit om verbinding te maken!
vriendelijke groeten
uw naam
6. Uzelf voorstellen
**Stel een introductie e-mail op voor jezelf aan [naam] in je nieuwe rol bij [bedrijfsnaam]. Vermeld in het kort je achtergrond en geef aan dat je interesse hebt in verbinding en samenwerking
ClickUp brain output (voorbeeld):
onderwerp: Introductie: [Uw naam] - Nieuwe [Uw functietitel] bij [Bedrijfsnaam]]_
geachte [Naam],_
hierbij stel ik mezelf voor als [Jouw naam], de nieuwe [Jouw functietitel] bij [Bedrijfsnaam]. Ik ben verheugd om bij het marketing team te komen en bij te dragen aan [vermeld een specifiek gebied van het werk van het bedrijf]_
voorheen werkte ik bij [vorig bedrijf] waar ik [beschrijf kort je relevante ervaring]. Ik heb een sterke achtergrond in [noem relevante vaardigheden] en een passie voor [vermeld uw expertisegebied]._
ik heb kennis gemaakt met uw werk op [vermeld iets specifieks over hun werk] en ik denk dat er mogelijkheden zijn voor samenwerking in de toekomst. Ik zou het op prijs stellen als ik binnenkort contact met je kan opnemen om meer te weten te komen over je rol en mogelijke synergieƫn te verkennen
laat me weten of je beschikbaar bent voor een kort gesprek of een virtuele koffieklets wanneer het jou uitkomt
dank u voor uw tijd en ik kijk uit naar de verbinding!
hoogachtend
uw naam
**7. Slecht nieuws brengen
**Stel een e-mail op aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Composeer een e-mail aan _Compose. Toon medeleven met hun situatie en bied ondersteuning of middelen aan die beschikbaar zijn
ClickUp Brain uitvoer (voorbeeld):
onderwerp: Met betrekking tot [Korte beschrijving van het slechte nieuws]_
geachte [Naam],_
ik schrijf u om u te informeren over [het slechte nieuws op een duidelijke en beknopte manier uitleggen]. Ik begrijp dat dit nieuws teleurstellend kan zijn en ik bied mijn oprechte excuses aan voor het ongemak dat dit kan veroorzaken
indien van toepassing, leg de reden achter het besluit uit. We waarderen je waarde en willen je verzekeren dat we er zijn om je in deze tijd te ondersteunen
geef suggesties voor specifieke oplossingen of hulpbronnen die behulpzaam kunnen zijn. Aarzel niet om contact met ons op te nemen als je vragen hebt of verdere hulp nodig hebt
hoogachtend
uw naam
8. Feedback vragen
**Stel een e-mail op naar [naam] met het verzoek om feedback op [projectnaam] of [specifiek resultaat]. Schets de specifieke gebieden waarop je feedback wilt en spreek je waardering uit voor hun inbreng._
ClickUp Brain uitvoer (voorbeeld):
onderwerp: Feedback gevraagd: [Projectnaam] of [Specifiek te leveren product]
geachte [Naam],
ik schrijf je om je waardevolle feedback te vragen over [projectnaam] of [specifiek te leveren product]. Uw inzichten en expertise worden zeer op prijs gesteld
meer specifiek ben ik geĆÆnteresseerd in je feedback op [vermeld specifieke gebieden waarop je feedback wilt, bijv. duidelijkheid, functie, ontwerp]. Jouw perspectief is van cruciaal belang om ons te helpen uit te leggen hoe de content die door de feedback wordt gegenereerd, zal worden gebruikt
voel je vrij om openhartig te zijn en eventuele opbouwende kritiek te geven. We waarderen je eerlijke feedback en streven ernaar ons werk voortdurend te verbeteren._
bij voorbaat dank voor uw tijd en aandacht
met vriendelijke groeten
uw naam
9. Hulp of ondersteuning aanbieden
**Stel een e-mail op naar [naam] waarin u uw hulp aanbiedt bij [specifieke taak of uitdaging]. Aanteken kort uw relevante ervaring of vaardigheden en geef aan dat u bereid bent om samen te werken
ClickUp Brain uitvoer (voorbeeld):
onderwerp: Ondersteuning bieden bij [specifieke taak of uitdaging]_
Hoi [naam],
ik kwam je recente bericht tegen over [vermeld de specifieke taak of uitdaging]. Ik zag dat je problemen had met [vermeld kort de moeilijkheid] en wilde je mijn hulp aanbieden._
ik heb ervaring met [vermeld je relevante ervaring] en ik denk dat ik je zou kunnen helpen met [leg uit hoe je kunt helpen]. Ik wil dit graag verder bespreken en kijken of er een manier is waarop ik kan bijdragen aan uw succes._
aarzel niet om contact met mij op te nemen als je interesse hebt in samenwerking of hulp nodig hebt
met vriendelijke groeten
uw naam
Een steekproef e-mail gemaakt met ClickUp Brain
10. Onderhandelen over een deadline
**Stel een e-mail op naar [naam_ in de body van de e-mail] met het verzoek om een extensie van de deadline voor [naam taak]. Leg de reden voor de vertraging uit en stel een nieuwe realistische deadline voor. Spreek je toewijding uit om de Taak met hoge kwaliteit te voltooien
ClickUp Brain uitvoer (voorbeeld):
Onderwerp: Verzoek om Deadline Extensie: \Taaknaam]
geachte [Naam],_
ik vraag om een extensie van de deadline voor Taak, die oorspronkelijk op de oorspronkelijke deadline af moest zijn. Als gevolg van [leg de reden voor de vertraging op een professionele en beknopte en tijdige manier uit], verwacht ik extra tijd nodig te hebben om een kwalitatief hoogwaardige voltooiing te garanderen
ik stel een nieuwe deadline voor van [nieuwe realistische deadline]. Dit tijdsbestek stelt mij in staat om uit te leggen hoe de extra tijd gebruikt zal worden om een hoge kwaliteit te bereiken. Ik begrijp het belang van het halen van deadlines en ik verontschuldig me voor het ongemak dat deze vertraging veroorzaakt
ik ben toegewezen om uitstekend werk af te leveren voor deze Taak. Laat me weten of de voorgestelde nieuwe deadline voor je werkt. Ik wil dit graag verder bespreken of eventuele vragen beantwoorden
dank u voor uw begrip en flexibiliteit
hoogachtend
uw naam
gerelateerd: Geproefde en geteste hulpprogramma's voor e-mail productiviteit
Start vandaag nog gratis met ClickUp Brain
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-46-1400x640.png Onderwerpregels effectief opgesteld in een AI e-mail door ClickUp Brain. | Afbeelding met e-mailcampagnes en door ClickUp AI gegenereerde e-mails om tijd en gebruikersinvoer te besparen met ClickUp's nuttige ai /$$$img/
Ontvang een virtuele assistent met ClickUp Brain
ClickUp Brain helpt je maakt aantekeningen gegevens analyseren, overtuigende e-mails opstellen en kostbare tijd terugwinnen. Zorg ervoor dat de Email ClickApp is ingeschakeld in uw werkruimte als u e-mailgerelateerde functies in ClickUp wilt gebruiken.
Gebruik ClickUp Brain om uzelf te bevrijden van writer's blok of repetitieve e-mail schrijftaken, maar personaliseer de gegenereerde content met uw unieke stem en inzichten. De ware kracht ligt in de synergie tussen menselijke creativiteit en de efficiƫntie van AI.
Naast ClickUp Brain biedt ClickUp ook krachtige mogelijkheden voor taakbeheer, samenwerking en tijdsregistratie waarmee teams beter en productiever kunnen samenwerken. Aanmelden gratis.