"Efficiëntie is beter doen wat al gedaan wordt", aldus Nog te doen schreef Peter Drucker, de vader van het moderne management, besprak het als een sleutel tot bedrijfsoptimalisatie.
In alle sectoren, geografische gebieden, groottes en soorten is efficiëntie een fundamentele manier waarop bedrijven hun winstgevendheid maximaliseren. Of het nu gaat om het optimaliseren van een productielijn, het verkorten van de levertijd van een pizza of het verbeteren van de productiviteit van een ontwikkelaar, efficiëntie verlaagt de kosten en verhoogt de inkomsten.
In deze blogpost verkennen we een specifiek type efficiëntie - efficiëntie van de werkstroom - dat een nieuw perspectief biedt op operationeel beheer.
Wat is werkstroomefficiëntie?
Werkstroomefficiëntie is de verhouding tussen de actieve tijd die je besteedt aan het uitvoeren van een taak en de totale tijd die de taak in beslag neemt.
Als voorbeeld nemen we het maken van pizza. Het bestaat meestal uit het bereiden van het deeg, het maken van de saus, het samenstellen van de pizza, het bakken en het serveren aan tafel.
- Als elk van deze vijf stappen 2 minuten duurt, is de tijd die nodig is om de Taak uit te voeren 10 minuten
- Als er echter 6 minuten vertraging is omdat de oven niet beschikbaar is, duurt de taak in totaal 16 minuten
- De efficiëntie van de werkstroom is 10/14, wat 62,5% is
In het hedendaagse projectmanagement staat een hoge efficiëntie van de werkstroom gelijk aan operationele uitmuntendheid. Dat nauwkeurig berekenen is dus de eerste stap naar het optimaliseren van uw processen.
**Hoe berekent u uw werkstroomefficiëntie?
Het berekenen van de doorstroomefficiëntie is een eenvoudig proces waarbij inzicht wordt verkregen in de tijd die wordt besteed aan actief werk versus de totale cyclustijd van een taak of project.
Hier is een stap-voor-stap handleiding om je te helpen bij het nauwkeurig bijhouden van de werkstroomefficiëntie.
1. Schets wat 'Taak' inhoudt
Afhankelijk van het werk dat u doet, kan de taak één stap zijn of een reeks van meerdere stappen. Om de efficiëntie van de werkstroom te berekenen, moet je weten wat je taak inhoudt.
Als je bijvoorbeeld een software engineering team bent, en je 'taak' is het lanceren van een functie, dan kan dat het volgende inhouden:
- Ontwerp
- Ontwikkeling
- Testen
- Uitrol
Als je een projectmanagement tool zoals ClickUp gebruikt, heb je deze uitsplitsing misschien al ingesteld. Zo niet, geen probleem! Elke tool voor het in kaart brengen van processen kan u helpen om het in kaart te brengen. U kunt ook ClickUp Whiteboard gebruiken om de samenwerkingsworkflow van het team te schetsen.
Proces in kaart brengen met ClickUp
2. Actieve werktijd berekenen
De actieve werktijd is het aantal weken/dagen/uren dat er actief aan de Taak wordt gewerkt. In het softwareproject dat we hierboven zagen, is dit het aantal uren dat een ontwerper de software codeert of een kwaliteitsanalist tests uitvoert.
De beste manier om deze informatie vast te leggen is door de tijd voor elke taak bij te houden. ClickUp tijdsregistratie stelt elk lid van het team in staat om hun actieve werktijd bij te houden door een timer te starten of handmatig toe te voegen.
Organiseer en gebruik uw tijd beter door ClickUp's tijdsregistratie voor projecten te gebruiken
Laten we zeggen dat het software engineering team op de volgende manier aan elke Taak werkt.
- Ontwerp: 10 uur
- Ontwikkeling: 24 uur
- Testen: 4 uur
- Uitrol: 2 uur
De totale actieve werktijd is 40 uur of één werkweek.
Het is belangrijk om hier aan te tonen dat vier uur testen niet betekent dat het in een halve dag kan. Afhankelijk van beschikbaarheid, capaciteit, urgentie, prioriteit, etc. kan de kwaliteitsanalist het in één keer doen of het over een week verspreiden.
3. Bereken de totale cyclustijd
De totale cyclustijd is de duur vanaf het moment dat de taak begint tot het moment dat hij voltooid is, inclusief actief werk en inactieve tijd. Dit wordt meestal gemeten in dagen/weken in plaats van uren.
De eenvoudigste manier om de totale cyclustijd te berekenen is startdatum-voltooidatum. Dus, als het ontwerp begon op 1 januari en de implementatie werd voltooid op 28 januari, dan is de cyclustijd vier weken.
Met ClickUp kunt u aan elke taak een startdatum en einddatum toewijzen, waardoor het buitengewoon eenvoudig wordt om cyclustijd te vinden.
4. Werkstroom efficiëntie berekenen
Zodra u de totale actieve tijd en de totale cyclustijd hebt, gebruikt u de formule hieronder om de efficiëntie van de werkstroom te meten.
Stromingsefficiëntie = (Actieve werktijd/totale cyclustijd)×100
Uitbreiding van bovenstaand voorbeeld: Werkstroom efficiëntie = (een persoon week/4 persoon weken)x100 = 25%
5. Leer hiaten in de efficiëntie van de werkstroom
In ons bovenstaande voorbeeld is 75% van de tijd, of drie persoonsweken, geen actieve werktijd. Dit is tijd die besteed wordt aan wachten: wachten op feedback, wachten tot andere teamleden hun taken voltooien of wachten op goedkeuring om naar de volgende fase te gaan.
Het verbeteren van de efficiëntie van de werkstroom begint met het verminderen van de wachttijd. Voordat we je laten zien hoe je werkstroomefficiëntie in de context van andere gerelateerde meetgegevens kunt plaatsen,
Andere KPI's met betrekking tot efficiëntie van de werkstroom
Hoewel de efficiëntie van de werkstroom belangrijk is voor projectmanagers, betekent het op zichzelf niet veel. Instance, bij 25% werkstroomefficiëntie, zijn de leden van het team dan wel productief?
Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof je team 75% van hun tijd verspilt. Maar dat is niet waar. Je teams werken misschien parallel aan vier functies (d.w.z. werkstromen) en zijn 100% van de tijd productief.
Om dergelijke verwarring te voorkomen, is het essentieel om de efficiëntie van werkstromen te begrijpen in relatie tot andere meetgegevens.
Doorvoer
Throughput meet de hoeveelheid werk Voltooid in een bepaalde periode. Het is een directe indicator van de productiviteit van een team. Voor een software engineering team is doorvoer het aantal functies dat in een bepaalde periode wordt gelanceerd.
Dus je team lanceert misschien tien functies in vier weken en je doorvoer is tien, ook al is je efficiëntie van de werkstroom nog steeds 25%.
Lead Time Lead Time is de totale tijd die verloopt tussen het aanvragen van een taak en de levering ervan. Het omvat zowel actieve werktijd als inactieve tijd. Bij productontwikkeling is dit vanaf het moment dat een klant of lid van een team een verzoek indient tot het moment dat het verzoek in productie wordt genomen.
Naast de actieve werktijd/cyclustijd omvat de doorlooptijd ook de tijd die nodig is om de verhalen van de gebruiker te schrijven, ze te prioriteren, resources toe te wijzen, enz. Dus als je team de komende zes maanden druk is met al geplande releases, kan je doorlooptijd zeven maanden zijn, zelfs als de efficiëntie van de werkstroom 25% is.
Gebruik van middelen
Het gebruik van middelen houdt bij hoe effectief een team of organisatie de beschikbare middelen gebruikt, inclusief personeel, hulpmiddelen en tijd.
Als uw werkstroomefficiëntie 25% is en uw hulpbronnengebruik ook 100% is, is het duidelijk dat je niet meer werk aankunt. Als het resourcegebruik ook 25% is, betekent dit dat je de capaciteit hebt om nog veel meer te doen.
beter grondstoffenbeheer met ClickUp werklast bekijken
Lopende werkzaamheden (WIP) limieten
WIP-limieten beperken het aantal taken of projecten dat op een bepaald moment voortgang kan hebben. Het wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat de inspanningen worden geconcentreerd op het voltooien van taken voordat nieuwe worden gestart, waardoor cyclustijden worden verkort en de doorvoer wordt verhoogd.
WIP-limieten helpen de efficiëntie van de werkstroom te verhogen door prioriteit te geven aan taken die al begonnen zijn.
Samen kunnen deze meetgegevens de efficiëntie van uw werkstroom voortdurend verbeteren. Hier leest u hoe u ze kunt gebruiken in uw optimalisatieprocessen.
Tips om de efficiëntie van de werkstroom te verbeteren
De eerste stap om de efficiëntie van de werkstroom te verbeteren, is deze nauwkeurig berekenen en de hiaten identificeren. Probeer op basis van die informatie de volgende tips.
Stel limieten in voor werk in uitvoering (WIP)
Het zou vanzelfsprekend moeten zijn om geen nieuw werk te beginnen als het huidige nog niet af is. Als er te veel Taken openstaan, kunnen ze allemaal vertraging oplopen. Een goede prioritering van de backlog kan helpen om de waarde van items in ontwikkeling te maximaliseren.
Gebruik ClickUp om WIP-limieten in te stellen op borden, zodat de werklast beheersbaar blijft en elke taak de aandacht krijgt die hij verdient.
wIP limieten instellen op ClickUp_
Dit kan echter contraproductief worden in complexe organisaties voor taken die uit meerdere stappen bestaan. Als u bijvoorbeeld een ontwikkelaar laat wachten tot de functie is uitgerold, hebt u minstens acht uur inactieve tijd, wat de efficiëntie van uw werkstroom beïnvloedt.
Gebruik WIP-limieten in samenwerking met de productiviteit, werklast en doorvoer van het team om de resultaten te optimaliseren.
Werkstromen automatiseren
Automatiseer eenvoudige en repetitieve taken om proces te stroomlijnen werkstroom. Teams van ingenieurs gebruiken voortdurend automatisering van tests om dit te bereiken.
Met ClickUp projectmanagement software kunnen projectmanagers ook beheerders taken automatiseren zoals het toewijzen van gebruikers, het maken van rapportages en het versturen van follow-ups/notificaties.
Automatisering verbetert de efficiëntie van de gemiddelde werkstroom door:
Taken van beheerders uit te voeren: Als het gat in de efficiëntie van de werkstroom te wijten is aan de middelenbeperkingen bij het doornemen van alle voltooide taken kan automatisering deze effectief elimineren
Vertragingen voorkomen: Het instellen van geautomatiseerde herinneringen om je op de hoogte te stellen van vertragingen/afwijkingen kan je helpen om er van tevoren bovenop te komen
Afhankelijkheid en knelpunten elimineren: Laten we zeggen dat de ontwerper zijn stap Voltooid heeft en dat er een ontwikkelaar aan toegewezen moet worden. Als dit handmatig gebeurt, hangt het af van de beschikbaarheid van de projectmanager.
Als je dit proces automatiseert, kunnen taken automatisch van de lijst 'ontwerp' naar de lijst 'ontwikkeling' worden verplaatst, van waaruit ontwikkelaars taken aan zichzelf kunnen toewijzen en aan het werk kunnen gaan. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie, maar creëert ook eigendom en verantwoordelijkheid onder de leden van het team.
processen stroomlijnen en knelpunten identificeren met ClickUp_
Middelen beter beheren Toewijzing van hulpbronnen speelt een sleutel rol in de efficiëntie van de werkstroom in een complex proces dat uit meerdere stappen bestaat. Het duurt bijvoorbeeld vier uur om een functie te ontwerpen en 24 uur om deze te ontwikkelen. Dit betekent dat in de tijd die een ontwikkelaar nodig heeft om te coderen, de ontwerper zes functies kan maken.
Dus, zelfs in de meest ruwe interpretatie, heeft dit project slechts 1/6de van een ontwerper voor elke ontwikkelaar nodig. Of zes ontwikkelaars voor elke ontwerper. Dit vereist misschien wat resource nivellering .
De kleinste details begrijpen en de middelen daarop afstemmen. Elimineer actief knelpunten en maak een abonnement voor een naadloze werkstroom. ClickUp middelenbeheer functies zijn ontworpen om precies dit mogelijk te maken.
Voor een voorsprong op het gebied van effectieve resourceplanning kunt u een sjabloon voor resourceplanning .
Stimuleer samenwerking tussen teams
De meeste inefficiënties in de werkstroom doen zich voor tijdens hand-offs. Een ontwerper en ontwikkelaar hebben misschien een paar uur nodig om kennis over te dragen voordat de laatste actief aan die functie kan gaan werken. Dergelijke procesverbeteringen vereisen een betere samenwerking tussen teams.
De samenwerkingsfuncties van ClickUp, zoals geneste opmerkingen, gedeelde documenten, bewerking in realtime, weergave via chatten, enz. stellen de leden van het team in staat om moeiteloos te communiceren en samen te werken.
Hebt u een vraag? Laat een reactie achter. Kent u de acceptatiecriteria niet? Zoek de beschrijving van de Taak op. Meer nodig over de use case? Lees het verhaal van de gebruiker op ClickUp Docs. Nog steeds onzeker? Kijk wie er online is en vraag hen om hulp!
ClickUp creëert een robuuste virtuele werkruimte die communicatiekloven vermindert en de werkstroom efficiënter maakt.
Houd uw ogen altijd op de prijs gericht
Relevante, nauwkeurige en zinvolle inzichten vormen de basis van efficiëntieoptimalisatie. Stel realtime reposts in op ClickUp Dashboards aangepast aan de statistieken die u belangrijk vindt, inclusief efficiëntie van de werkstroom.
Werkstroom efficiënt bijhouden op het ClickUp Dashboard
Verbeter de efficiëntie van uw werkstroom met ClickUp
De fundamentele vraag die ten grondslag ligt aan elk initiatief voor operationele uitmuntendheid is: "Is dit het beste wat we kunnen doen?" Meestal is het antwoord nee.
Voor continue verbetering hebben organisaties tegenwoordig een strategische aanpak nodig om hiaten te elimineren, inefficiënties te minimaliseren en werkstromen te optimaliseren. Deze aanpak omvat inzichten, actie en automatisering. ClickUp maakt dit alles en nog veel meer mogelijk.
Met dashboards en rapportage-instrumenten clickUp is ontworpen om goed projectmanagement mogelijk te maken en bouwt voort op gegevens.
Door aantekeningen, taken, projecten, bronnen en samenwerkingstools in één platform te integreren, maakt ClickUp het gemakkelijk om actie te ondernemen.
Vooraf ontworpen sjablonen, meer dan 100 automatiseringen en ClickUp Brain nemen u het werk uit handen, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is.
Bouw betere producten, vanaf het begin tot het einde en daarna. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .
Vragen over Werkstroomefficiëntie
1. Waarom meten we de efficiëntie van de werkstroom?
We meten de efficiëntie van de doorstroming om de onproductieve/lege tijd in de werkstroom te minimaliseren. Een goede efficiëntie van de doorstroming zorgt ervoor dat het product kan worden verzonden zodra het actieve werk Klaar is.
2. Waarom is werkstroomefficiëntie belangrijk?
Werkstroomefficiëntie is de verhouding tussen actief werk en de totale tijd om te leveren. Het is belangrijk omdat het organisaties helpt de tijd te verminderen die nodig is om aan een verzoek van een klant te voldoen. Als je bijvoorbeeld 2 dagen actief werk nodig hebt om een product te maken, maar een cyclustijd van 20 dagen hebt om te leveren, is je efficiëntie van de doorstroming 10%.
Dit toont aan dat je door de cyclustijd te verminderen de doorvoer kunt verhogen en de inkomsten aanzienlijk kunt maximaliseren.