Gebruik van Resource Smoothing voor een tijdige projectoplevering

Heb je wel eens het gevoel dat de werklast van je team tussen twee uitersten schommelt? De ene week is iedereen druk bezig om een deadline te halen; de andere week zitten ze duimen te draaien, wachtend op de volgende Taak. Het is genoeg om elke projectmanager te frustreren.

Wat als er een manier was om deze werklast gelijkmatig te verdelen en de cadans van het project soepel te houden? Resource smoothing is een techniek voor projectmanagement die je helpt bij het optimaliseren en toewijzen van resources om een zen-achtige projectervaring te garanderen.

Er zijn verschillende factoren die ervoor zorgen dat deze techniek werkt. Door flexibiliteit te omarmen, je aan te passen aan veranderingen en de behoeften van je project op de voorgrond te houden, kun je je projectmanagement veranderen van een rit in een achtbaan in een soepele, gestage reis.

Wat is Resource Smoothing?

Resource Smoothing is een techniek in projectmanagement die helpt bij het optimaliseren van resources voor het tijdig voltooien van een project. Hiermee kun je het gebruik van resources in balans brengen, zodat je de organisatorische resources niet overbelast of onderbenut.

Stel je voor dat je een marketingcampagne voert met uitbarstingen van hectische activiteit rond een lancering, gevolgd door rustpauzes. Met Resource Smoothing kunt u het budget en de werklast van uw team gelijkmatig verdelen, zodat pieken en dalen in de vraag naar en het gebruik van resources worden voorkomen.

Denk bijvoorbeeld aan een team van de klantenservice. Het gladstrijken van hun projectplanningsmodel kan inhouden dat niet-urgente taken worden verschoven, dat het personeel wordt opgeleid en dat tijdelijke hulp wordt ingehuurd om een seizoensgebonden toestroom van query's op te vangen.

Projectmanagers passen het afvlakken van resources meestal toe om een project met krappe deadlines op tijd af te ronden.

Belangrijkste kenmerken en functies van resource smoothing

Nu je resource smoothing begrijpt, volgt hier een blik op de belangrijkste kenmerken ervan.

• Het richt zich op het optimaliseren van middelen binnen een vaste tijdlijn van een project
• Het heeft als doel om het gebruik van middelen gelijkmatig te maken door pieken en dalen te vermijden
• Het zorgt ervoor dat men zich houdt aan de belangrijkste afhankelijkheid van het project of de opleverdatum

De belangrijkste functies van het afvlakken van resources zijn onder andere het verplaatsen van taken tussen periodes om de werklast in balans te brengen, het bijscholen van teamleden en het gebruik van tools zoals Kanban-borden om bij te houden middelentoewijzing .

Voordelen en limieten van het afvlakken van hulpbronnen

Laten we eens kijken hoe resource smoothing nuttig kan zijn voor jou en je team en hoe je er het meeste uit kunt halen door de limieten te vermijden.

Voordelen

• Smoothing voorkomt burn-out en houdt het moreel hoog, wat leidt tot betere werkresultaten en een hogere productiviteit
• Het zorgt ervoor dat alle middelen efficiënt worden ingezet, waardoor stilstand wordt voorkomen en conflicten tussen middelen tot een minimum worden beperkt
• Het bespaart onnodige kosten. Geen gehannes meer met extra personeel tijdens piekuren of het betalen van overuren aan overwerkte werknemers
• Vereenvoudigen betekent weten wat je kunt verwachten, waardoor je een planning enresource planning beter beheersbaar

limieten

• Als dingen niet volgens abonnement gaan, kan afvlakken het moeilijker maken om je aan te passen aan onverwachte veranderingen, zoals een plotselinge toename in bestellingen
• Afvlakken kan betekenen dat taken naar achteren worden geschoven om in het abonnement te passen, waardoor deadlines mogelijk worden uitgesteld. Denk aan een productlancering waarbij het afvlakken van de werklast de releasedatum kan vertragen
• Over het algemeen is het afvlakken van resources een essentiëletool voor projectmanagementmaar het is geen pasklare oplossing

Hoe resource smoothing toe te passen op agile softwareontwikkeling

Agile softwareontwikkeling draait om flexibiliteit en aanpassing aan verandering. Resource smoothing kan hier op verschillende manieren worden toegepast:

• Schat tijdens de planning van de Sprint de taken niet alleen op inspanning, maar plan ook op een manier die de middelen optimaliseert. Geef prioriteit aan taken om overbelasting van teamleden te voorkomen
• Train leden van het team voor verschillende vaardigheden, zodat ze naadloos kunnen wisselen tussen taken op basis van werklast
• Stel tijdslimieten in voor taken (timeboxing), maar zorg voor bufferruimte voor onverwachte uitdagingen in het project. Kanban-borden gebruiken om de werklast in teams te visualiseren en de voortgang van taken aan te passen

Prioriteit geven aan flexibiliteit en je aanpassen aan veranderingen zal je helpen om je agile ontwikkelingsprojecten zonder uitdagingen en ongemakkelijke verrassingen te laten verlopen.

Afvlakken van middelen vs. nivelleren van middelen

Je vraagt je misschien af waarom Resource Smoothing veel lijkt op resource-leveling . Beide methoden zijn gericht op het optimaliseren van de efficiëntie van projecten en ongelijke toewijzing van middelen, waarbij gebruik wordt gemaakt van prioritering, kruistraining en timeboxing. En beide leiden tot een verbeterde productiviteit, lagere projectkosten en een hogere teammoraal.

Maar ze lijken niet helemaal op elkaar. Hier zijn enkele manieren waarop het afvlakken van resources verschilt van het nivelleren van resources:

Beste bezettingsscenario's voor beide methoden

Resource smoothing is ideaal voor projectmanagers met vaste deadlines en variërende fysieke limieten, resourcebeperkingen en resourcevereisten.

Aan de andere kant is resource leveling perfect voor het afhandelen van meerdere projecten met beperkte middelen en flexibele deadlines, zoals bouwprojecten met een beperkt aantal arbeidskrachten.

Essentiële factoren om te overwegen bij het nivelleren van middelen

Het gebruik van Resource Smoothing binnen uw projecten kan de efficiëntie verbeteren, maar houd rekening met de volgende factoren om echte harmonie te bereiken:

• De rol van webanalyse bij het optimaliseren van middelen: Door patronen in websiteverkeer en gebruikersgedrag te analyseren, kunt u piekperioden in de vraag voorspellen en alle middelen dienovereenkomstig toewijzen
• Kritieke Pad Methode (CPM) en de relatie met middelen: CPM laat zien welke taken essentieel zijn en geen uitstel dulden. Door de behoefte aan middelen voor deze taken te analyseren, kunt u knelpunten sneller opsporen. U kunt deze taken ook prioriteren door ze toe te wijzen aan uw beste mensen
• BegrijpenProductieplanning in de context van middelen: Productieplanning omvat het abonneren op elke stap van een productieproject en het bijhouden van middelen om chaos te voorkomen. Door bij te houden waar middelen nodig zijn in de verschillende fasen van de productie, kunt u knelpunten opsporen en middelen verschuiven voor een soepelere werkstroom
• Betekenis van work breakdown structure (WBS) bij het toewijzen van middelen: WBS is als een blauwdruk die uw project opdeelt in kleinere, beheersbare taken. Door te bepalen hoeveel middelen elke Taak nodig heeft, krijg je een duidelijk beeld van de capaciteit en beperkingen van je personeel. Dit helpt je om middelen verstandig toe te wijzen, overbesteding te voorkomen en ervoor te zorgen dat elke taak aan het juiste team wordt toegewezen

Afvlakken van resources, nivellering en agile ontwikkeling

Agile ontwikkeling gedijt bij flexibiliteit en aanpassing, maar zonder strategisch resource management kan het lijken op het lopen van een marathon op oneffen terrein. Dat is wanneer het afvlakken en nivelleren van resources kan helpen.

Hoe agile ontwikkeling deze methoden omarmt

Zowel afvlakken als nivelleren zijn nuttige technieken om te zorgen voor een evenwichtige werklast en gelukkigere teams.

De eerste strijkt de pieken en dalen van werklasten glad door taken en middelen aan te passen zonder iemand te overweldigen. De tweede zorgt ervoor dat ieders bordje optimaal gevuld is door de taken te verdelen over meerdere projecten en teams, waarbij iedereen zijn deel bijdraagt aan het uiteindelijke doel.

Technieken voor middelenbeheer in agile

Om agile ontwikkeling mogelijk te maken, moet je ervoor zorgen dat resources niet aan het toeval worden overgelaten. Hier zijn twee technieken voor het optimaliseren van resources in de agile methodologie:

1. Planning met een twist: Agile gebruikt relatieve inspanningseenheden (story points) om de middelen voor taken in te schatten in plaats van starre tijdsinschattingen. Deze methode geeft prioriteit aan waarde, niet alleen aan de tijd die aan een Taak wordt besteed, en voorkomt overcommittering van middelen.

Als je team bijvoorbeeld aan twee functies werkt, waarvan de ene complex is (13 story points) en de andere eenvoudig (3 punten), pak dan eerst de eenvoudigere functie aan, zodat er middelen vrijkomen om later de complexere functie te beheren.

Visualiseer nu de werklast en de toewijzing van middelen met Kanban-borden. Taken stromen door fases als 'Te doen', 'Nog te doen' en 'Klaar', zodat iedereen een duidelijk beeld heeft van wie waaraan werkt

2. Versnellingen, geen schema's: Dagelijkse vergaderingen houden iedereen op de hoogte en zorgen voor aanpassingsvermogen. De leden van het team delen de voortgang, identificeren wegversperringen en passen waar nodig de werklast aan.

Maak er een gewoonte van om regelmatig na te denken over wat werkt en wat niet werkt. Identificeer problemen met de toewijzing van middelen en pas processen aan voor toekomstige Sprints.

Onthoud dat de agile middelenbeheer proces is een gezamenlijke inspanning. Vertrouw op de vaardigheden van je team, omarm verandering en pas je aan om de werkstroom op gang te houden

Casestudies van teams die afvlakken en nivelleren gebruiken

1. De impact van het afvlakken van middelen op het stroomlijnen van activiteiten: Een productiebedrijf zag de mogelijkheden om het gebruik van middelen te verbeteren en implementeerde een reeks technieken om middelen af te vlakken.

Een manier om processen te verbeteren is het kritisch analyseren van productieschema's en het identificeren van gebieden waar machines en arbeid onderbenut zijn of periodes van grote vraag doormaken.

Het bedrijf bereikte een evenwichtigere en efficiëntere werklast door de productieschema's strategisch aan te passen en prioriteit te geven aan taken op basis van beschikbaarheid en urgentie van middelen.

Hierdoor is de efficiëntie aanzienlijk verbeterd en werken machines en personeel optimaal.

(Bron: PMI Woordenboek, Afvlakken van hulpbronnen, Deel V, Onderafdeling B, Casestudie 1)

2. Het effect van het nivelleren van middelen op projectmanagement : Een bouwbedrijf verminderde de kosten en duur van een project door de middelen op de juiste manier te nivelleren en toe te wijzen. Dit verminderde de verliezen door variaties in het gebruik van middelen.

Ze optimaliseerden het middelenbeheer met verschillende technieken, zoals het uitstellen van taken tot er middelen beschikbaar waren, het opsplitsen van activiteiten binnen de beschikbare float en het verminderen van de beperkingen voor middelen door de werktijden te controleren en maximale middelen te verstrekken op piekmomenten.

Dit onderzoek toonde aan dat het nivelleren en roosteren van hulpbronnen cruciaal zijn voor het maximaliseren van de efficiëntie van het gebruik van hulpbronnen op bouwplaatsen.

(Bron: Planning van middelen voor bouwprojecten: Casestudie (ijsr.net) ; )

Deze praktijkcases laten zien hoe organisaties met succes afvlakkings- en nivelleringstechnieken toepassen binnen hun teams.

Door deze methoden strategisch in te zetten, kunnen ze het volledige potentieel van agile ontwikkeling benutten en aanzienlijke resultaten boeken op het gebied van prestaties, efficiëntie en algemene waarde voor het bedrijf.

Toepassingen en voorbeelden van het afvlakken van middelen in de praktijk

Resource Smoothing en Leveling zijn niet alleen theoretische concepten. Het zijn krachtige hulpmiddelen die in diverse industrieën worden gebruikt om operationele uitmuntendheid te bereiken. Laten we eens kijken naar enkele scenario's uit de praktijk.

Scenario's waarin deze methoden zijn gebruikt

Scenario 1: Een marketingbureau gebruikte een strategie voor het gezamenlijk beheer van middelen om strakke deadlines te halen. Dit omvatte het delen van middelen en het stimuleren van teamwerk om de beschikbare vaardigheden optimaal te benutten voor verschillende projecten.

Door dit te doen, kon het bureau de vraag naar resources afvlakken. Het bureau voltooide het project binnen de gestelde tijdlijnen door talent zorgvuldig toe te wijzen en taken te prioriteren.

Deze soepele aanpak zorgde voor klanttevredenheid en bevorderde een cultuur van kennisdeling en samenwerking binnen het bureau.

(Bron: PMI Woordenboek, Afvlakken van hulpbronnen, Deel V, Onderafdeling B, Casestudie 2)

Scenario 2: Een team van een softwareontwikkelingsproject nam proactieve stappen om mogelijke knelpunten met resources aan te pakken door resource smoothing-technieken toe te passen als reactie op een tekort aan ontwikkelaars.

Dit omvatte een tweeledige aanpak:

• de duur van taken aanpassen aan de beschikbare capaciteit van ontwikkelaars
• het verdelen van de leden van het team over de taken op basis van hun vaardigheden, waardoor hun werklast in balans wordt gebracht en geoptimaliseerd

Door deze inspanningen optimaliseerde het team het gebruik van de ontwikkelaars, zorgde het voor een efficiënte toewijzing van middelen en kon het de deadlines van het project halen zonder de kwaliteit van het project in gevaar te brengen.

(Bron: PMI Woordenboek, Afvlakken van middelen, Deel V, subsectie A, voorbeeld 1)

Een agile ontwikkelteam gebruikt een combinatie van benaderingen. Ze prioriteren taken op basis van de benodigde middelen (smoothing) en passen hun sprintschema aan de beschikbaarheid van mankracht aan (leveling) om tijdige oplevering te garanderen.

opmerking: De scenario's en casestudies zijn bij de bron geanonimiseerd

Resultaten en effectiviteit van deze methoden

Beide benaderingen minimaliseren de primaire beperkingen, zoals ongebruikte tijd en overbelasting van middelen, wat leidt tot een hogere productiviteit en output. Minder stress en een gevoel van controle verhogen het moreel en de motivatie van het team, terwijl een consistente servicekwaliteit en tijdige projectoplevering leiden tot tevredener klanten.

Afvlakken voorkomt onnodig overwerk en nivelleren kan de middelen en de toewijzing van middelen optimaliseren, waardoor de totale kosten van het project dalen.

Kies de juiste aanpak en gebruik ClickUp's projectmanagement software om soepel naar succes te zeilen!

Hulpmiddelenbeheertools en -toepassingen

Van het stroomlijnen van de werkstroom tot het optimaliseren van de toewijzing, ClickUp stelt u in staat om de controle te nemen en de efficiëntie van uw team te verhogen. Laten we eens kijken naar de sleutel functies van deze projectmanagement tool voor een betere resource planning.

Vijf functies van ClickUp voor het afvlakken en nivelleren van resources

1. Werklastweergave

Visualiseer de werklast van elk teamlid via de werklastweergave van ClickUp

Individuele en team werklasten instellen en visualiseren binnen ClickUp's Werklastweergave . Gebruik deze om de huidige of toegewezen werklast van elk teamlid te vergelijken met de ingestelde capaciteit.

Je kunt de inspanningen van een taak op een van de vier beschikbare manieren schatten:

• Tijd: De hoeveelheid tijd die elke persoon beschikbaar heeft
• Taken: Het aantal taken dat een persoon op een dag kan voltooien. Dit is vooral nuttig als Taken evenveel inspanning vereisen
• Punten: Om relatieve grootte te geven aan taken tijdens een Sprint
• Aangepaste velden: Om capaciteit en prestaties bij te houden als de bovenstaande methoden uw werkstromen niet goed vastleggen

Je kunt de werklastweergave voor een of twee weken of maanden bekijken. Je kunt bestaande taken in de werklastweergave zetten en nieuwe taken maken door ergens te klikken.

Deze functies zullen het bijhouden van taken voor je vereenvoudigen, waardoor het gemakkelijker wordt om middelen in te plannen. Naarmate je team de gestelde doelen bereikt en voortgang ziet, zullen ze gemotiveerd zijn om de vaart erin te houden en productiever te zijn.

2. Tijdsregistratie

Begrijp de tijd die elke groep taken in beslag neemt met de functies van ClickUp-taak voor tijdsregistratie

Registreer tijd vanaf uw desktop, mobiele telefoon of browser. Verbind en integreer uw favoriete tijdsregistratie app met ClickUp om de bijgehouden tijd direct binnen ClickUp te synchroniseren.

Geef de tijdsregistratie van uw projecten weer per dag, week, maand of elk aangepast bereik met gedetailleerde tijdsregistraties, toon tijdtotalen gegroepeerd op startdata en bekijk individuele taken en tijdsinvoer om te begrijpen waar de tijd aan is besteed.

Met deze functie kun je bijhouden hoe lang elke Taak duurt. Hierdoor kun je toekomstige Taken beter inschatten en voorkom je die gevreesde overbelasting.

3. Aangepaste velden

Gebruik de aangepaste velden van ClickUp om verschillende soorten gegevens op te slaan en ermee te werken Aangepaste velden van ClickUp geven u een gedetailleerde weergave van het resourcegebruik.

Gebruik aangepaste velden zoals 'Expertiseniveau' of 'Certificering' om leden van het team te koppelen aan taken op basis van hun specifieke vaardigheden en ervaring. Je kunt ook dieper ingaan op de tijdsinschattingen van taken versus de werkelijk bestede tijd met aangepaste velden zoals 'Ontwerpuren' en 'Coderingstijd'

Stel je een nieuwe functie voor waarvoor veel ontwerpwerk nodig is. Je kunt snel je rocksterren identificeren op basis van hun 'Ontwerpuren' en hen de Taak toewijzen.

Houd je projectbudget in de gaten met aangepaste velden zoals 'Besteed budget' en 'Resterend budget' Op basis van deze informatie kun je je aanpak voor de resterende projecttaken aanpassen, zodat je de financiën van je project bijhoudt.

4. ClickUp's sjabloon voor resourceplanning

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-93.png Resources opnieuw toewijzen en visualiseren met ClickUp's Resource Planning Template https://app.clickup.com/signup?template=t-200533044 Download het sjabloon /$$$cta/

Als uw agile Sprints meer lijken op hobbelige ritten dan op soepele reizen, gebruik dan ClickUp's sjabloon voor middelenplanning om deze resourceproblemen op te lossen.

Visualiseer de planning en taken van uw team in één oogopslag, identificeer potentiële overbelastingszones voordat ze zich voordoen en verschuif eenvoudig taken tussen de leden van uw team op basis van beschikbaarheid en vaardigheden, zodat iedereen in zijn eigen tempo kan werken.

Geef Taken prioriteit op basis van de inspanning en de impact op de middelen, voorkom overwerkte werknemers en zorg voor een beter evenwicht tussen werk en privé. Houd je team gebalanceerd en energiek tijdens de Sprint!

ClickUp heeft ook andere sjablonen voor resourceplanning om je te helpen een beter abonnement te nemen op agile ontwikkeling.

5. Productbeheer Kanban-bord

Meer flexibiliteit met het Kanban-bord voor productbeheer van ClickUp ClickUp's Kanban-bord functie is een geweldige afvlakkingsoplossing.

Taken stromen door fases zoals 'Te doen', 'Nog te doen' en 'Klaar', waardoor u een duidelijk beeld krijgt van de benodigde middelen bij elke stap. Geen verborgen knelpunten meer die de voortgang vertragen!

Taken kun je slepen en neerzetten om de prioriteit aan te passen op basis van de beschikbaarheid van resources en de impact, zodat de juiste functies op het juiste moment de juiste aandacht krijgen.

Zie wie waar aan werkt met realtime updates en verschuif middelen indien nodig om uw productontwikkelingsproces soepel te laten verlopen.

Voordelen van het gebruik van ClickUp voor werkstromen voor resourcebeheer

Hebt u het gevoel dat uw team verdrinkt in Taken en begraven ligt in spreadsheets? Zeg vaarwel tegen de chaos van het beheren van resources met de ClickUp Software voor Hulpmiddelenbeheer .

Beheer uw resources met de software voor resourcemanagement van ClickUp

• Centraliseer uw gegevens: Weg met de verspreide e-mails, aantekeningen en documenten. ClickUp centraliseert alles - taken, planningen, communicatie - in één georganiseerde hub
• Superkrachten voor samenwerking: ClickUp's realtime updates en functies voor samenwerking zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina blijft, waardoor een soepele afhandeling en synergie gegarandeerd zijn
• Tijdregistratie: ClickUp's globale timer helpt bij het bijhouden van de tijd vanaf elk apparaat. Stel tijdsinschattingen in en wijs efficiënt tijd toe
• Gegevensgestuurde beslissingen: De krachtige rapportagetools van ClickUp geven u inzicht in de prestaties van uw team en het gebruik van resources, zodat u gegevensgestuurde beslissingen kunt nemen

ClickUp is niet alleen software; het is uw partner voor resource management.

Uw projectreis soepeler laten verlopen met ClickUp

Resource Smoothing is meer dan een mooie term: het is uw sleutel tot stressvrije, efficiënte projecten. Door de verdeling van werklast te optimaliseren, geeft u uw team meer macht, voorkomt u een burn-out en houdt u projecten op koers.

De handige tools van ClickUp, van werklastweergave tot aangepaste velden, zullen u helpen om de projectkosten te verlagen en de projectresultaten te verbeteren door middel van het afvlakken van resources.

Begin uw gratis ClickUp proefversie vandaag en zie het verschil!

Veelgestelde vragen

1. Wat is resource smoothing?

Resource smoothing vlakt de werklast van je project af door bronnen te optimaliseren. Het past taken en middelen aan om te voorkomen dat sommige te zwaar worden belast en andere te weinig. Denk aan evenwichtige werkstromen, niet aan achtbaanritten!

2. Wat is het verschil tussen resource smoothing en crashen?

Beide technieken optimaliseren de werklast, maar met verschillende benaderingen. Smoothing past taken en planningen aan voor een gelijkmatige verdeling, zoals het zachtjes afvlakken van een heuvelachtige weg.

Crashing gooit meer middelen naar specifieke Taken om dingen te versnellen, waardoor de kosten en risico's van een project kunnen toenemen.

3. Wat wordt bedoeld met resource leveling?

Technieken voor het nivelleren van middelen passen de tijdlijnen van projecten of de toewijzing van middelen aan om ervoor te zorgen dat iedereen tegelijk werkt, zodat overbelaste helden of inactieve omstanders worden vermeden.