10 beste software en systemen voor dossierbeheer in 2024

De alom bekende auteur en computerwetenschapper Damien Conway zei ooit: "Documentatie is een liefdesbrief die je aan jezelf schrijft."

Hoewel Conway's uitspraak betrekking had op coderingsprincipes, is schone, duidelijke documentatie een onderschat en vaak verwaarloosd onderdeel van het runnen van een bedrijf, dat talloze voordelen biedt.

Een goed lopend bedrijf heeft verschillende kritieke documenten die helpen bij een soepele werking. Je werkt hard om cruciale documenten te maken, zoals juridische contracten , werknemersbestanden , SOP's noodplannen en meer.

Maar wat gebeurt er als iemand ze moet inzien of controleren? Ze digitaliseren is de eerste stap.

Maar hoe voorkom je dat papieren documenten verloren gaan of beschadigd raken in ongereguleerde documentbeheersystemen als je ze probeert te digitaliseren?

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers de documenten die ze nodig hebben kunnen vinden en gebruiken? En hoe voldoet u aan de steeds veranderende wet- en regelgeving op het gebied van documentbeheer?

Als je met deze problemen worstelt of je huidige documentbeheersysteem wilt verbeteren, dan is dit artikel echt iets voor jou. Wij hebben een lijst samengesteld van de 10 beste software en systemen voor record management in 2024.

Deze tools helpen je uw records te organiseren, beheren en beschermen en ze tegelijkertijd beschikbaar maken voor de juiste mensen op het juiste moment. Lees verder voor meer informatie! 🚀

Wat is software voor dossierbeheer?

Record Management Software is een oplossing die bedrijven gebruiken voor het bijhouden, opslaan, openen, delen en organiseren van hun bedrijfsgerelateerde documentatie of records. De record management software beheert alle records vanaf de creatie tot wanneer de documenten worden weggegooid. Software voor documentbeheer is essentieel voor het delen van kennis, het voldoen aan wettelijke vereisten en risicobeheer.

Wat moet u zoeken in software voor documentbeheer?

Digitaal documentbeheer is essentieel voor elk bedrijf dat zijn documenten effectief wil opslaan, openen en beheren. U moet er een vinden die past bij uw specifieke behoeften en doelen.

Hier zijn enkele belangrijke kenmerken waar u op moet letten bij het kiezen van software voor documentbeheer:

• Import- en scanmogelijkheden: Je wilt software die gemakkelijk documenten importeert uit verschillende bronnen, zoals e-mail, cloudopslag of andere toepassingen. Hierdoor kunt u uw documenten consolideren en delen met uw team. Als u nog papieren dossiers hebt, hebt u software nodig die ze kan scannen en omzetten in digitale bestanden
• Toegangscontrole en beveiliging: Zoek naar software die gevoelige gegevens beschermt tegen onbevoegde toegang of inbreuken. U moet machtigingen en rollen kunnen instellen voor verschillende gebruikers, groepen of afdelingen. Zorg ervoor dat de gekozen record management software uw gegevens versleutelt en voldoet aan de relevante wet- en regelgeving
• Automatisering en workflows: Kies software om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen entijd te besparen en moeite te besparen. Je moet workflows kunnen aanmaken en taken automatiseren, zoals goedkeuringen, meldingen, herinneringen of rapporten. Zoek ook naar software die integreert met andere tools, zoals CRM, ERP of boekhoudsoftware
• Aanpassing en schaalbaarheid: Software die zich aanpast aan uw veranderende behoeften en voorkeuren door u toe te staan uw gegevensvelden, labels, categorieën of weergaven aan te passen, is ideaal. Kies een softwareproduct dat kan worden opgeschaald of aangepast als uw bedrijf groeit of verandert
• Betrouwbaarheid en betrouwbaarheid: Tot slot heb je record management software nodig waarop je kunt vertrouwen. Zoek naar software met een goede reputatie, positieve recensies en tevreden klanten. Zoek ook naar software die ondersteuning, updates en back-ups biedt

Met deze kenmerken in het achterhoofd kun je een keuze maken uit onze lijst van de 10 beste software en systemen voor documentbeheer in 2024.

De 10 beste software voor archiefbeheer in 2024

1. ClickUp

Organiseer uw records en projecten snel met de eenvoudig aanpasbare tools van ClickUp ClickUp's krachtige en veelzijdige software voor archiefbeheer kunt u uw gegevens organiseren, beheren en delen binnen uw bedrijf. U kunt Spaces en mappen aanmaken voor verschillende afdelingen of projecten en voor elk Spaces en mappen machtigingen en rollen instellen.

U kunt ook nieuwe documenten maken met ClickUp Documenten die kunnen worden gedeeld en geopend door andere leden in uw werkruimte. Met ClickUp kunt u taken instellen zoals het nakijken, controleren of bijwerken van documenten tijdens en na het maken, zodat er niets tussenkomt.

Maak documenten op een gecentraliseerde digitale plaats met ClickUp Docs en deel ze gemakkelijk

U kunt ook andere functies gebruiken die het organiseren en visualiseren van gegevens vereenvoudigen, zoals Aangepaste velden van ClickUp , ClickUp aangepaste weergaven en Dashboards opklikken .

Met de gedetailleerde hiërarchiestructuur van ClickUp kunt u uw projecten visualiseren ClickUp's projecthiërarchie helpt u om Workspaces te maken met verschillende subthema's voor verschillende projecten waar uw team aan werkt. Binnen de werkruimte 'Creatief team' kunt u bijvoorbeeld subcategorieën toevoegen voor verschillende teams en projecten.

Bovendien kun je ClickUp's zakenboek sjabloon om de essentiële documenten van uw organisatie bij te houden. Hiermee voldoet u aan de voorschriften voor het bijhouden van gegevens en verzamelt u al uw belangrijke documenten op één plaats.

Deze sjabloon downloaden

Gebruik de Business Book of Record-sjabloon van ClickUp om vitale gegevens van uw bedrijf bij te houden

Met deze functies kunt u uw gegevensstructuur, weergave en analyse aanpassen, waardoor ClickUp ideaal is voor gegevensbeheer en samenwerking.

Houd uw projecten en de voortgang van uw team bij op ClickUp Dashboards

ClickUp beste functies:

• ClickUp Docs gebruiken voorgezamenlijk document maken en bewerken
• Aangepaste velden gebruiken om informatie zoals documenttype, status, prioriteit of eigenaar op te slaan en weer te geven
• Aangepaste weergaven gebruiken om belangrijke statistieken en indicatoren te controleren
• Toestemmingen instellen en toegang tot ruimtes, mappen en meer controleren

ClickUp beperkingen:

• Sommige gebruikers melden een steilere leercurve voor geavanceerde functies

ClickUp prijzen:

• Gratis voor altijd
• Unlimited: $7/maand per gebruiker
• Zakelijk: $12/maand per gebruiker
• Onderneming: Neem contact op voor prijzen
• ClickUp Brain: Beschikbaar op alle betaalde plannen voor $5/Workspace-lid/maand

ClickUp beoordelingen en recensies:

• G2: 4.7/5 (9.000+ beoordelingen)
• Capterra: 4.7/5 (4.000+ beoordelingen)

2. FileHold

via FileHold FileHold is een krachtig documentbeheersysteem dat is ontworpen om documentbeheer te vereenvoudigen.

Het biedt een veilige opslagruimte voor alle soorten documenten en een gebruiksvriendelijke interface voor naadloze navigatie.

Als uw focus op gegevensbeveiliging ligt, dan kan FileHold goed voor u werken. FileHold helpt gebruikers hun dossiers gemakkelijk te organiseren en te beveiligen, terwijl de naleving van de wettelijke normen wordt gewaarborgd.

FileHold beste eigenschappen:

• Maak gebruik van enterprise-grade document- en recordmanagement
• Gebruik geavanceerde scan- en beeldverwerkingsmogelijkheden voor documenten
• Automatiseer workflows om processen te stroomlijnen
• Rolgebaseerde toegangscontrole instellen voor een betere beveiliging

FileHold-beperkingen:

• Beperkte integraties met derden in vergelijking met andere alternatieven
• Interfaceontwerp is mogelijk niet zo modern of intuïtief als andere oplossingen

FileHold prijzen:

• Enterprise: $10/maand per gebruiker
• Cloud/In-house server: $15/maand per gebruiker
• Express: $15/maand voor vijf gebruikers
• Cloud (Microsoft Azure): $30/maand per gebruiker
• Aangepast plan: Neem contact op voor prijzen

FileHold beoordelingen en recensies:

• G2: 4.6/5 (30+ beoordelingen)
• Capterra: 4.7/5 (45+ beoordelingen)

3. DocSavy

via DocSavy DocSavy is een cloudgebaseerde software voor documentbeheer waarmee u documenten efficiënt kunt opslaan, organiseren en openen. Met behulp van tags, metadata en associaties kunt u definiëren wat uw documenten zijn en waar ze moeten worden opgeslagen.

Dankzij de zeer effectieve full-text zoekfunctie en filters kun je eenvoudig en snel de documenten vinden die je nodig hebt. Tegelijkertijd beschermen de geavanceerde beveiligingsfuncties gevoelige informatie. De eenvoudige maar gebruiksvriendelijke functies van DocSavy maken het tot een slimme tool voor documentbeheer.

De beste functies van DocSavy:

• Uw documenten uploaden, scannen of e-mailen en opslaan in de cloud
• Toekennen van tags aan uw records, zoals documenttype, categorie, status of eigenaar
• Zoeken naar documenten met behulp van trefwoorden, zinnen of operatoren
• Documenten delen met teamleden, klanten of partners via e-mail, koppelingen of integraties

DocSavy beperkingen:

• Gebrek aan geavanceerde automatiseringsfuncties in vergelijking met robuustere oplossingen.
• Beperkte schaalbaarheid voor grotere bedrijven met complexedocumentbeheer behoeften.

DocSavy prijzen:

• Starter Plan: $0,99/maand per gebruiker
• 20 Plan: $9,99/maand voor drie gebruikers
• 50 Plan: $49,00/maand voor zeven gebruikers
• 100 Plan: $99/maand
• 200 Plan: $149,99/maand
• 300 Plan: $199,99/maand
• Aangepast plan

DocSavy beoordelingen en recensies:

• G2: Niet genoeg beoordelingen
• Capterra: Niet genoeg beoordelingen

4. Veeva kluis

via Veeva kluis Veeva Vault is een cloudplatform dat speciaal is ontworpen voor sterk gereguleerde sectoren, zoals de biowetenschappen en de gezondheidszorg. Het is een zeer veilige, uitgebreide oplossing waarmee u content en gegevens op één platform kunt beheren.

U kunt Veeva Vault gebruiken om documenten te maken, op te slaan, te openen en te delen, zoals klinische onderzoeken, regelgevende documenten, kwaliteitsdocumenten en nog veel meer.

Veeva Vault garandeert absolute gegevensintegriteit en naleving van de regelgeving. De robuuste beveiligingsmaatregelen voldoen aan de hoogste normen op het gebied van kwaliteit, schaalbaarheid en prestaties.

Veeva beste functies:

• Beheer de volledige levenscyclus van uw documenten, van creatie tot goedkeuring, distributie en archivering
• Ervoor zorgen dat uw documenten voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, zoals FDA, EMA of ISO
• Gebruik elektronische handtekeningen om uw documenten veilig en efficiënt te autoriseren

Beperkingen van Veeva:

• Gebruikers melden dat de bedrijfsversie relatief duur is in vergelijking met andere tools
• Aanpassingsopties kunnen beperkt zijn voor bepaalde branchespecifieke vereisten

Prijzen van Veeva:

• Gratis voor altijd
• Enterprise: Prijzen op maat

Veeva beoordelingen en recensies:

• G2: 4.1/5 (40+ beoordelingen)
• Capterra: 4.5/5 (20+ beoordelingen)

5. SharePoint

via SharePoint SharePoint is een documentbeheer- en samenwerkingsplatform ontwikkeld door Microsoft. SharePoint is populair bij bedrijven van alle groottes en industrieën en stelt u in staat om records te controleren en rapporten op te stellen over de verwerking ervan volgens gedefinieerde beleidslijnen en processen.

SharePoint is ideaal voor recordbeheer als je de Microsoft-suite gebruikt, omdat het naadloos integreert met Office 365-apps, zoals Word, Excel, PowerPoint en OneDrive.

Met de tool kun je documenten veilig opslaan, organiseren en delen, wat de samenwerking en productiviteit verbetert.

SharePoint beste functies:

• Documentbibliotheken maken om uw documenten op een centrale locatie op te slaan en te beheren
• Traceer en herstel documentwijzigingen met behulp van versiegeschiedenis
• Uw documenten openen en bewerken met Office 365-apps

SharePoint-beperkingen:

• Beperkingen in gegevensruimte voor de documentbibliotheek
• Aanpassingsopties vereisen technische expertise

SharePoint-prijzen:

• SharePoint (Plan 1): $5,00/maand per gebruiker
• Microsoft 365 Business Standard: $12,50/maand per gebruiker

SharePoint beoordelingen en recensies:

• G2: 4/5 (8.000+ beoordelingen)
• Capterra: 4.3/5 (5.000+ beoordelingen)

6. Fluix

via Fluix Fluix is een no-code softwareoplossing die bedrijven helpt documenten te digitaliseren en routinetaken te automatiseren, allemaal op één plek. Het is ontworpen om teams te helpen documentgerelateerde processen te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en compliance te garanderen, zelfs onderweg.

Fluix is ideaal voor mobiele teams, omdat u documenten eenvoudig op uw mobiele apparaten kunt ondertekenen en beheren. U kunt ook offline werken en uw gegevens synchroniseren wanneer u online bent.

Fluix beste functies:

• Altijd en overal toegang tot uw documenten met iOS- of Android-apparaten
• Annoteer en bewerk uw documenten met highlights, notities, stempels of tekeningen
• Uw documentworkflows en -processen automatiseren, zoals goedkeuringen, meldingen of herinneringen

Fluix beperkingen:

• Beperkte integraties met applicaties van derden in vergelijking met andere platforms

Fluix-prijzen:

• Fluix core: $30/maand per gebruiker
• Enterprise: Neem contact op met verkoop voor prijzen

Fluix beoordelingen en recensies:

• G2: Te weinig beoordelingen
• Capterra: 4.8/5 (40+ beoordelingen)

7. Alfresco-platform

via Alfresco platform Alfresco is een open-source beveiligde webinterface die bedrijven helpt bij het beheren en beveiligen van hun papieren naar digitale documenten op een enkele locatie.

Met Alfresco krijgt u een end-to-end levenscyclusbeheer en governance-oplossing voor al uw records. Het gebruik ervan zorgt er ook voor dat u compliant blijft met wet- en regelgeving.

Alfresco is het overwegen waard als u op zoek bent naar een flexibele en schaalbare oplossing die zich kan aanpassen aan de behoeften en voorkeuren van organisaties van elke grootte.

Alfresco Platform beste eigenschappen:

• Organiseer en sla uw records op in een gecentraliseerde opslagplaats met behulp van metadata, categorieën en tags
• Stroomlijn uw processen en workflows, zoals goedkeuringen, beoordelingen of audits
• Communiceer en werk samen met uw teamleden via chat, video of sociale media

Alfresco Platform beperkingen:

• Vereist assistentie voor installatie en aanpassing, wat een uitdaging kan zijn voor kleinere organisaties
• De gebruikersinterface is mogelijk niet zo intuïtief als andere oplossingen

Alfresco Platform prijzen:

• Alfresco Gemeenschap: Gratis
• Basis team: $2/maand per gebruiker
• Enterprise: $22/maand per gebruiker

Alfresco Platform beoordelingen en recensies:

• G2: 3.6/5 (40+ beoordelingen)
• Capterra: 4.1/5 (20+ beoordelingen)

8. OpenText

via OpenText OpenText is een volledig uitgeruste, zeer schaalbare softwareoplossing voor archiefbeheer op bedrijfsniveau die organisaties helpt hun efficiëntie en naleving te verbeteren.

Met het veilige, enkelvoudige platform van OpenText kunt u elektronische en fysieke content organiseren en delen binnen de gehele onderneming.

Het is een ideale oplossing als u de kracht van transformatieve AI wilt benutten met software voor documentbeheer.

OpenText beste eigenschappen:

• Digitaliseer uw papieren documenten met scanners, mobiele apparaten of e-mail
• Archiveer uw documenten voor langetermijnbewaring en compliance met behulp van veilige en kosteneffectieve opslagopties
• Zorg ervoor dat uw records voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, zoals GDPR, HIPAA of SOX
• OpenText Magellan, een flexibel AI- en analyseplatform, gebruiken om workflows te automatiseren

OpenText beperkingen:

• Hoger geprijsd dan veel concurrenten, vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven
• Complexe functies vereisen mogelijk extra training

OpenText prijzen:

• Prijzen op maat

OpenText beoordelingen en recensies:

• G2: 4.3/5 (20+ beoordelingen)
• Capterra: Niet genoeg beoordelingen

9. Ademero

via Ademero Ademero is een documentbeheertool die is ontworpen om het organiseren en terugvinden van documenten te vereenvoudigen. Het helpt organisaties hun documentgerelateerde processen te stroomlijnen en de algehele efficiëntie bij het bijhouden van documenten te verbeteren.

Als je Quickbooks gebruikt voor de boekhouding van je bedrijf, dan is Ademero met zijn nauwe integratie en geautomatiseerde workflows een ideale keuze.

Ademero beste eigenschappen:

• Scan uw papieren documenten met scanners, mobiele apparaten of e-mail
• Indexeer uw documenten met behulp van metadata
• Zoek naar uw documenten met behulp van trefwoorden, zinnen of operatoren

Ademero beperkingen:

• Een beperkt aantal geavanceerde functies en een minder intuïtieve gebruikersinterface vergeleken met andere bedrijfsoplossingen

Ademero-prijzen:

• Hosted Standard: $35/maand per gebruiker
• Premium: $70/maand per gebruiker

Ademero beoordelingen en recensies:

• G2: Niet genoeg beoordelingen
• Capterra: 4.3/5 (41+ beoordelingen)

10. Hyland

via Hyland Hyland is een toonaangevend enterprise content management platform dat documentbeheer, records management en automatisering van bedrijfsprocessen biedt.

Hyland helpt organisaties in elke branche hun content, gegevens en processen naadloos te integreren om de juiste informatie aan de juiste mensen te leveren, waar en wanneer dat nodig is.

Het is een betrouwbare keuze voor organisaties met uiteenlopende behoeften op het gebied van archivering.

Hyland beste eigenschappen:

• Scan papieren documenten met scanners, mobiele apparaten of e-mail
• Processen en workflows stroomlijnen, zoals goedkeuringen, beoordelingen of audits, met behulp van drag-and-drop tools en sjablonen
• Ervoor zorgen dat uw dossiers voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, zoals GDPR, HIPAA of SOX

Hyland-beperkingen:

• Voor implementatie en aanpassing kan hulp van Hyland-consultants nodig zijn

Hyland prijzen:

• Neem contact op met sales voor prijzen

Hyland beoordelingen en recensies:

• G2: 4.3/5 (150+ beoordelingen)
• Capterra: Niet genoeg beoordelingen

Kies het beste recordmanagementsysteem voor uw bedrijf

Een zorgvuldig bijgehouden administratie is de ruggengraat van elk bedrijf. Ze bevatten waardevolle informatie, zoals contracten, facturen, rapporten, enz. Een robuust record management systeem kan u helpen de efficiëntie en samenwerking te verbeteren en de veiligheid en naleving van documenten te garanderen.

Elke software in deze lijst biedt unieke functies en voordelen. Welke optie je ook kiest, zorg ervoor dat het is afgestemd op de veranderende eisen van je bedrijf en dat het bestand is tegen auditoren.

ClickUp's veelzijdige projectmanagementplatform onderscheidt zich van de rest. De geavanceerde functies, het gebruikersgerichte ontwerp en de mogelijkheid om aanpasbare opties te bieden voor efficiënt recordbeheer maken het tot een alles-in-één werkplekoplossing die u kunt vertrouwen met uw documenten en bedrijf. Meld u vandaag nog aan voor uw gratis ClickUp account!