Een succesvolle PI-planningssessie uitvoeren: Stappen, uitdagingen en beste praktijken

Stel je een voetbalteam voor dat zonder visie het veld op gaat om te spelen. Van foute passes tot verkeerde positionering, ze blijven fouten maken tot ze uiteindelijk verliezen.

Zie je het probleem hier? Gebrek aan voorbereiding (of misschien is het gewoon hun dag niet).

Hoe dan ook, een PI of Program Increment planning evenement is niet anders. Deze evenementen zijn als team breakouts, waar leden elkaar ontmoeten om achterstanden te bespreken, de organisatorische gereedheid te beoordelen en toekomstige acties te plannen. PI-planning stelt meerdere afdelingen in een organisatie in staat om te coördineren en dezelfde visie op succes te delen - net zoals goed voorbereide voetballers precies weten wanneer ze moeten aanvallen of verdedigen.

Voor elk productontwikkelingsteam is een goede PI-planningssessie de halve gewonnen strijd. Als je dat niet doet, leidt dat tot communicatieproblemen , een gebrek aan teamwork en geen echt begrip van de behoeften van gebruikers of klanten.

In deze gids hebben we het PI planningsproces voor je vereenvoudigd - we bespreken hoe je doelstellingen in kaart kunt brengen, uitdagingen kunt aanpakken en best practices uit de branche kunt gebruiken om uit te blinken in elke bijeenkomst!

Wat is een PI planningsevenement en welke teams hebben het nodig?

A deel van de SAFe (Scaled Agile Framework), PI, of Project Increment planning is een standaard teamevenement dat wordt gehouden op vaste intervallen, meestal 8-12 weken.

Het helpt teams binnen het agile raamwerk samen te werken met belanghebbenden en het eens te worden of te stemmen over het volgen van bepaalde principes voor verwachte resultaten. Na overeenstemming kan elk teamlid in de Agile Release Train (ART) ervoor zorgen dat een verbeterd product of verbeterde service op tijd wordt uitgebracht.

De visie, doelstellingen en output die tijdens een sessie worden bereikt, zijn tijdelijk en vatbaar voor wijzigingen in de volgende programma increment planningsbijeenkomst.

Hebben alle agile teams PI-planning nodig?

In een zakelijke context is het goed om op te merken dat PI-planning het beste werkt voor grootschalige organisaties en hybride teams waar het coördineren van grotere groepen moeilijk kan zijn. Terwijl gewone sprintmeetings en retrospectives zijn geschikt voor kleinere teams, uitgebreide sessies met veel deelnemers kunnen beter een vast PI planningsproces volgen.

Het idee is om medewerkers en belanghebbenden op één lijn te krijgen. Hoe? Nou, de deelnemers aan dit evenement een stappenplan opstellen collectief. Het is iets waar teams het over eens zijn, wat de basis legt voor conflictvrije toekomstige processen.

Sommige teams kunnen een PI-planningsceremonie plannen om na te denken over de huidige besluitvormingsprocessen inefficiënties te identificeren en feedback aan het licht te brengen. Deze evenementen ondersteunen ook discussies over bestaande en potentiële uitdagingen voor de algemene voortgang van een project.

Wie zijn de PI planningsdeelnemers?

Technisch gezien vereist een PI-planningsevenement de aanwezigheid van alle belanghebbenden en teams van één Agile Release Train. De volgende tabel geeft u een globaal idee van de rollen van de belangrijkste deelnemers:

Sommige teams creëren een speciale programmaraad met adviseurs en oplossingsarchitecten die helpen om de risico's van het programma te minimaliseren pI-doelstellingen bepalen en definiëren functionele afhankelijkheden .

Bonus: Heb je een snelle lay-out nodig voor je agile meetings? Ga gemakkelijk aan de slag met de ClickUp PI Planning Sjabloon ! Het biedt een uitgebreid overzicht van alle backlogs, programmarisico's en workloads, waardoor het precies is wat teams nodig hebben om consequent doelen te organiseren, bij te houden en te stellen voor elke PI planningsceremonie.

Structureer uw vergaderprocessen, wijs effectief middelen toe en plan vooruit voor een succesvolle uitvoering met deze PI planningsjabloon

Pre-PI Planningsfase: Hoe bereid je je voor op een succesvol evenement?

PI planning is misschien niet de eenvoudigste sessie voor bedrijven die nog nieuw zijn met het concept. Zelfs redelijk ervaren agile teams hebben tijd nodig om alle materialen voor de programma-bijeenkomst voor te bereiden en te organiseren.

Een goede strategie is om een checklist te maken van alle onderdelen waarmee je rekening moet houden als je aan de voorbereiding van je PI-planning begint. Hier zijn vijf tips die je kunnen helpen:

1. Lijst van belanghebbenden: Mis nooit de mensen die de langetermijnvisie van je merk ondersteunen. Zorg ervoor dat je een lijst bijhoudt van alle belanghebbenden die je vóór de bijeenkomst op de hoogte moet brengenprobeer deze sjablonen voor het in kaart brengen van belanghebbenden ter ondersteuning2. Materiaal en backlogs: Afhankelijk van de fase van uw project.Voeg alleen belangrijke inhoud toe zoals routekaarten voor de toekomst en backloglijsten van het vorige PI-planningsevenement
2. Locatie: Voor persoonlijke PI planningsbijeenkomsten, organiseer ze in een ruimte waar mensen zich vrij kunnen bewegen. Op die manier hoeven ze niet de hele tijd aan een stoel gekluisterd te zitten
3. Software: De beste manier om een succesvolle PI planningsbijeenkomst voor te bereiden is door een vergadering ofprojectmanagementsoftware (zoalsClickUp). Dergelijke producten zijn ontworpen om ontwikkelingsteams te helpen bij het efficiënt plannen en beheren van hun product
4. Standaardagenda: Niemand gaat graag helemaal blind een vergadering in. Aan boordsprekers die kunnen overbrengen de PI planningsagenda welsprekend kunnen overbrengen en tegelijkertijd de teambuilding kunnen bevorderen

Veelvoorkomende uitdagingen om op te letten tijdens PI planningsbijeenkomsten

Naast de bovenstaande checklist, agile teams zich ook richten op veelvoorkomende problemen aan te pakken die zich voordoen voordat ze een PI-planningssessie organiseren, vooral als ze teamleden op afstand hebben.

Laten we de top drie PI planningsuitdagingen bekijken:

Gebrek aan betrokkenheid

De gemiddelde aandachtsspanne van de mens is slechts 8,25 seconden, dus je moet proberen om alle deelnemers tijdens de sessie betrokken te houden.

Als je lange paragrafen uit een script blijft voorlezen, heb je daar niets aan, maar een persoonlijk gesprek wel. Probeer ook meer real-time samenwerking tools in je sessies. Je kunt digitale whiteboards gebruiken waarmee iedereen in de vergadering kan brainstormen, ideeën kan aandragen en zich gehoord voelt.

ClickUp Whiteboards is uw gecentraliseerde, visuele hub om teamideeën om te zetten in gecoördineerde acties

Te veel PI planningssessies achter elkaar kan werknemers uitputten. Dus werk vóór uw volgende PI planningssessie een optimale planning uit vergaderfrequentie om ieders tijd optimaal te benutten.

Tijdzoneproblemen

Voor wereldwijde werkplekken en verspreide teams kan het een nachtmerrie zijn om een vergadering te organiseren met alle teamleden op een afgesproken tijdstip. Afgezien van de verschillende tijdzones, kan het organiseren van deze evenementen zonder een goede planningstool de zaken nog erger maken.

Je kunt proberen om elke PI-planningssessie op te delen in kortere uren en deze een paar dagen te verlengen om ervoor te zorgen dat iedereen het hele evenement kan bijwonen. Overweeg te investeren in goede planningssoftware en het implementeren van effectieve communicatiestrategieën om deze sessies ruim van tevoren te plannen.

Onjuiste communicatie

Een veelvoorkomend probleem waar je vaak tegenaan loopt is dat je producteigenaar of manager de huidige problemen, eisen of verwachte resultaten niet duidelijk vermeldt, terwijl hij of zij wel om meer directe functies vraagt. 🤷

Als een team van programmeurs bijvoorbeeld ongeveer 20 regels code per maand beheert, moeten ze ervoor zorgen dat het werk waardevol is voor de langetermijnvisie van het bedrijf.

Een slimme aanpak is om in dit scenario de klant op de eerste plaats te zetten. Bekijk een product tijdens dit proces vanuit het oogpunt van de gebruiker en noem de punten die het product extra waarde geven en klanten ertoe kunnen aanzetten het product te kopen in plaats van concurrerende producten.

6 Stappen om elke keer succesvolle PI planningssessies te houden

Laten we nu de stappen blootleggen voor het houden van zinvolle PI planning en team breakout sessies. We demonstreren er een paar ClickUp's Agile Suite functies om u te helpen beter te begrijpen hoe u elke stap moet implementeren. 🌻

Stap 1: PI planningsdoelen en doelstellingen in kaart brengen

Zoals hierboven vermeld, zijn duidelijke en toegewijde PI doelstellingen essentieel vanaf het begin. Voeg alle belangrijke doelen toe die je team tijdens de bijeenkomst moet bespreken. Zonder doelen stellen heeft je sessie geen context om een stappenplan te maken.

Dit is waar ClickUp Doelen is handig! Hiermee kunt u beginnen met het maken van PI-planning of toekomstige sprintdoelen en ze sorteren in mappen. U kunt de voortgang van elk doel visualiseren naarmate de vergadering vordert.

Meetbare doelen stellen voor taken en projecten met automatische progressie om doelen effectiever te bereiken met gedefinieerde tijdlijnen en kwantificeerbare doelen

Koppel doelen aan uw taken voor een betere controle. Op deze manier zal ClickUp automatisch de voortgang van doelen weergeven als u gekoppelde taken blijft voltooien. Voel je vrij om verschillende soorten doelen in te stellen, zoals aantallen, voorwaardelijke en percentages.

Maak het gemakkelijker voor uw pre-PI planningsvoorbereidingen door beschrijvingen toe te voegen aan elk doel en uw team te laten weten waarvoor ze materiaal moeten maken.

Heb je nog steeds het gevoel dat het te veel werk is? Probeer gebruik te maken van de ClickUp SMART Doelen Sjabloon om meteen aan de slag te gaan met het stellen van doelen!

Stap 2: Visualiseer hoe uw team ideeën ontwikkelt

Nadat je je doelen op een rijtje hebt gezet, is de volgende stap ideëren met je agile team. Teams gebruiken whiteboards om plakbriefjes met ideeën op te plakken in een fysieke omgeving. Maar je kunt ook veel doen op een digitaal bord!

Met virtuele ClickUp Whiteboards kunnen teams hun creatieve sappen eindeloos laten stromen in een oneindige ruimte. Elke deelnemer krijgt een cursor en een werkbalk om ideeën te gooien, actieplannen voor te stellen en prioriteitsfuncties te markeren. 🦋

Visueel samenwerken met teamleden binnen ClickUp Whiteboards om te brainstormen en ideeën om te zetten in uitvoerbare items

Als uw voorgestelde workflows voor het volgende increment te complex zijn, ga dan naar ClickUp's Mindmaps en maak een stapsgewijze proceskaart door verbindingen te tekenen tussen meerdere knooppunten.

Om individuele workflows verder te visualiseren, gebruikt u De Kanban-bordweergave van ClickUp om de voortgang van taken in verschillende voortgangsfasen te zien. Als u te maken hebt met meerdere risico's en afhankelijkheden, breng dan een oplossing in kaart met behulp van ClickUp's Ganttgrafiekweergave en identificeer teamoverschrijdende afhankelijkheden voor het voltooien van de volgende incrementcyclus.

Stap 3: Stel realistische mijlpalen in

Ga niet gewoon zitten en geef je team nietszeggende instructies zoals Start en End. Zorg ervoor dat uw PI planningsvoorbereiding realistische mijlpalen heeft die mensen kunnen voltooien. Een coole manier om dit te doen is door gebruik te maken van ClickUp Mijlpalen waarmee je een belangrijke prestatie kunt markeren.

Projectmijlpalen weergeven met Gantt-weergave in ClickUp

Mijlpalen helpen uw team te motiveren door hen de waarde van hun output te laten zien. Ze helpen managers in agile teams bij het toewijzen van resources voor verschillende taken en het maken van nauwkeurige schattingen voor de uiteindelijke planbeoordeling. Zo kunt u ook eventuele wijzigingen onmiddellijk bekijken en signaleren in plaats van ze op het laatste moment te ontdekken.

Stap 4: Definieer rollen voor elk lid en stel plannen op voor onvoorziene omstandigheden

Zorg er altijd voor dat ontwikkelteams zich bewust zijn van hun rol in de voorbereiding van de volgende PI-planningssessie. Het zal niet veel helpen als dingen misgaan en mensen vragen wat ze elke dag moeten doen. Hetzelfde geldt voor ongeplande gebeurtenissen waarbij je team overhoop ligt door het ontbreken van een noodplan.

Zodra je een lijst met taken hebt gemaakt in je PI-planning, wijs je labels toe en laat je iedereen weten waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Je kunt zelfs proberen taken prioriteren om de belangrijkere functie-updates eerder aan te pakken.

Stel snel Taakprioriteit in binnen een taak om aan te geven wat als eerste aandacht nodig heeft

Gebruik Taakprioriteiten binnen ClickUp en definieer uw taken met een van de vier kleurgecodeerde labels Urgent, Hoog, Normaal en Laag. U kunt deze labels vooraf plannen en instellen om de doorlooptijd van een team voor elke taak beter zichtbaar te maken.

Het definiëren van teamrollen is net zo belangrijk voor een goede doorstroming van kennis en besluitvorming zodra het incrementwerk begint. ClickUp heeft verschillende sjablonen voor rollen en verantwoordelijkheden om je hierbij te helpen. Je kunt de ClickUp RACI-matrixsjabloon om rollen te definiëren op basis van deze vier elementen: Rverantwoordelijk, Averantwoordelijk, Cgeraadpleegd en Iindividueel.

Gebruik de ClickUp RACI-matrixsjabloon om de rollen van uw medewerkers bij verschillende taken en activiteiten te schetsen

Stap 5: Duidelijke en open communicatiekanalen opzetten

Naast vergaderingen is het voor teams moeilijk om persoonlijke gesprekken te voeren, waardoor ze vastlopen op problemen.

Het hebben van duidelijke communicatiekanalen helpt agile teams om samen knelpunten sneller op te lossen. In plaats van alleen de oplossing voor een probleem uit te zoeken, kunnen leden posten waar ze mee worstelen en de juiste hulp krijgen, zelfs na het PI planningsgebeuren.

Dit is precies wat de ClickUp Chat-weergave is gemaakt voor het faciliteren van gesprekken met een open einde. Met deze weergave kunnen links, afbeeldingen en andere bronnen naar teamleden worden verzonden om goed gecoördineerd async-werk te bevorderen.

Voeg teamleden toe aan discussies en werk samen met ClickUp Chat in één ruimte en voorkom het wisselen tussen software

Met de mogelijkheid om chatrooms aan te maken voor elk project of team, hebt u volledige controle over wie toegang heeft tot elk gesprek. Met deze functie kunt u iedereen vermelden, rijke tekst bewerken en actie-items toewijzen. Precies wat je nodig hebt als je een instructievideo in gedachten hebt!

Stap 6: Reflecteren en verfijnen

Als de PI planningsessie voorbij is, denk dan na over de dingen die goed gingen, de uitdagingen die u tegenkwam en de gebieden die verbetering behoeven. Neem aan het einde van elke PI planningsessie een snelle feedbackenquête af onder de deelnemers, vooral belanghebbenden, en vraag hun mening over de algemene waarde en beweeglijkheid van de recente sessies. Om dingen te versnellen, kunt u het volgende gebruiken ClickUp Formulieren om aangepaste vragenlijsten naar beoogde deelnemers te sturen.

Nadat u feedback hebt gekregen, kunt u op ClickUp Sprints om uw workflow te automatiseren en toekomstige PI-planningsdoelen bij te houden. Het is een schaalbare oplossing en kan u helpen geïmplementeerde wijzigingen over incrementcycli heen bij te houden.

Sprints beheren in bordweergave

Best Practices voor PI-planning

Alle agile teams moeten het meeste halen uit een tijdgebonden sessie zoals PI-planning om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde visie deelt.

Om samen te vatten wat we hebben besproken, zijn hier enkele van de beste PI planningspraktijken die je zullen helpen om elke sessie optimaal uit te melken:

• Houd het leuk: Niemand wil in een vergadering zitten waar één persoon urenlang blijft praten. Zorg ervoor dat iedereen in de sessie zich betrokken voelt door regelmatig met hen in gesprek te gaan
• Maak doelstellingen duidelijk: Maak vóór de vergadering elke PI-doelstelling duidelijk, zodat deelnemers weten wat ze tijdens het evenement moeten bereiken
• Neem elke sessie op: Natuurlijk kun je live meetings houden voor teamleden op afstand, maar hoe zit het met degenen die er niet bij konden zijn? GebruikClickUp Clips voor schermopnamen van hoge kwaliteit tijdens vergaderingen zonder tijdslimiet
• Timeer het evenement: Het is goed om de tijd bij te houden tijdens elke PI-planningssessie om er zeker van te zijn dat alle kritieke punten redelijk worden besproken. OpnemenClickUp Tijdregistratie om te beginnen met het bijhouden van uw sessies en notities toe te voegen voor elk item voor meer context
• Sjablonen gebruiken: Projectbeheer, backlog ensjablonen voor sprintplanning geven u een structuur om terugkerende punten die tijdens vergaderingen naar voren komen, te noteren

Belang van het creëren van klantgerichte PI planningsdoelen

Je PI planningsdoelstellingen zullen niet de gewenste resultaten opleveren als ze niet gebaseerd zijn op het oplossen van klantproblemen. Hier volgt een kort overzicht van hoe je PI doelstellingen kunt creëren die goed zijn voor het bedrijf:

1. Visie creëren: De eerste stap is het evalueren van je bedrijf en het begrijpen van de visie. Hierdoor kun je alle doelstellingen afstemmen op de langetermijndoelen van het bedrijf
2. Bekijk feedback van klanten: Kijk waar klanten moeite mee hebben of wat ze verbeterd willen zien. Communiceer met je agile team om te zien waar functies kunnen worden toegevoegd om deze problemen op te lossen
3. Schrijf je programmadoelstellingen: Het opschrijven van je incrementdoelstellingen kan lastig zijn vanwege het aantal elementen dat je wilt behandelen. Wil je dit sneller doen? GebruikClickUp AI om uw PI doelstellingen op te stellen en brainstormen naar een hoger niveau te tillen! Met 100+ vooraf ingestelde use cases kun je binnen enkele minuten coherente PI doelstellingen bedenken
4. Bekijk je PI doelstellingen: De laatste stap is het bekijken van alle PI doelstellingen met meerdere teams en het markeren van de doelstellingen die een hoge prioriteit hebben

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg ClickUp functie Samenvatten voor vergadernotities /img/

Vat vergadernotities in seconden samen met ClickUp AI

Veelbelovende PI-planningssessies plannen met ClickUp

Hoe moeilijk het ook is om een programmastartvergadering te houden, u kunt het belang ervan niet ontkennen. Neem deze moeilijkheid weg met de uitgebreide functionaliteiten van ClickUp.

Met ClickUp kunnen bedrijven complexe PI planningsvoorbereidingen in kleinere stukken opsplitsen, sjablonen gebruiken en elke sessie onder één dak bijhouden. Zet vandaag nog de eerste stap en meld u aan voor ClickUp gratis. 💗