Hoe weet je als projectmanager of je voortgang is zoals gepland? Ten eerste door de voortgang te vergelijken met het plan en ten tweede door het abonnement te vergelijken met benchmarks. De S-curve is een eenvoudige, effectieve en visuele manier om beide te bereiken.
Laten we de details bekijken!
Wat is een S-curve in projectmanagement?
Een S-curve is, zoals de naam al zegt, een S-vormige wiskundige grafiek die cumulatieve gegevenspunten uitzet op de X- en Y-as.
Als je bijvoorbeeld de cumulatieve tijd voor het project (dagelijks/wekelijks/maandelijks) uitzet op de X-as en de cumulatieve taken die je hebt uitgevoerd op de Y-as, dan krijg je een grafiek die losjes de vorm van de letter S heeft.
S-curve van de lengte van de nationale gaspijpleiding in de VS van 1970 tot 2015 [ Bron ]
Een S-curve heeft twee buigpunten. De groei van een project gaat meestal langzaam in de eerste fasen omdat de teams aan de industrie wennen of de vereisten begrijpen.
Deze kinderziektes worden bij het eerste buigpunt opgelost en het project versnelt, waardoor een opwaartse helling ontstaat. Bij het tweede buigpunt wordt het project volwassener, waardoor de voortgang afvlakt.
De S-curve is niet iets dat ontworpen of geforceerd is; het is slechts de natuurlijke voortgang van een project. Het enige wat je misschien kunt beïnvloeden is waar de buigingen zich voordoen.
Belang van S-curves voor besluitvorming
Een S-curve is een van de meest eenvoudige hulpmiddelen die de projectmanager tot zijn beschikking heeft. De S-curve geeft een holistische weergave van het project en wordt een krachtig onderdeel van het projectmanagement besluitvormingsproces . Dit is hoe.
Bijhouden van voortgang met S-curves
Aan het begin van een project maken alle managers projecties van hoe lang het project gaat duren, hoeveel mensen ze nodig hebben, welke andere middelen ze nodig hebben, hoeveel dit gaat kosten, enz.
Het meest gebruikte gebruik van een S-curve is om deze projecties in kaart te brengen met de voortgang, wat een geweldig hulpmiddel is om de voortgang te volgen rapport over de status van een project . Projectmanagers kunnen variaties visualiseren door de huidige prestatiegrafiek over de curve van de projectie te leggen.
In het voorbeeld van de National Gas Pipeline S-curve hierboven is de oranje lijn de projectie en de blauwe lijn de voortgang. Je zult zien dat van 1870 tot 1985 de prestaties de projecties overtroffen.
Voor een projectmanager kan dit een goed teken zijn, rekening houdend met de bijbehorende kosten en gevolgen.
Projectbehoeften voorspellen
Een S-curve is ook een goede manier om te voorspellen wanneer het project de maximale middelen of investering nodig heeft. Bijvoorbeeld, in een project voor de ontwikkeling van een softwareproduct zal de fase van het minimaal levensvatbare product (MVP) niet zoveel middelen nodig hebben als wanneer de client de MVP accepteert en het product in gebruik neemt.
Door het buigpunt in kaart te brengen (acceptatie van MVP), kunnen projectmanagers voorspellen wanneer extra leden van het team nodig zullen zijn. Ze kunnen ook voorspellen hoeveel flex nodig is in het systeem gedurende de levenscyclus van het project, wat helpt bij het maken van back-up abonnementen.
Scenario abonnement
Door de input van de S-curve te variëren, kunt u zich abonneren op mogelijke scenario's. In het voorbeeld kunt u zien of de kosten dalen als u het tijdsbestek van het project verlengt. Of u kunt de grootte van het projectteam vergroten om het eerste buigpunt naar links te verschuiven.
Op deze manier kun je verschillende mogelijkheden plannen en visualiseren en de uitkomsten redelijk voorspellen.
Geldstroom beheren
Elke manager wil het project voltooien binnen het budget dat hem is toegewezen. Toch is bijna 60% van de organisaties overschrijden budgetten. Dit gebeurt geleidelijk en in kleine stapjes, ongemerkt.
Een S-curve kan dit voorkomen. Projectmanagers kunnen cashstroomprognoses maken door de geplande uitgaven te overlappen op een S-curve met de tijdlijn waarop het geld vrijkomt (deze staat in je sjabloon voor projectbudgetten).
Als ze hun budget overschrijden, kunnen ze opnieuw onderhandelen over het budget of de scope beperken. Als ze onder het budget zitten, kunnen ze middelen toevoegen of besparingen laten zien.
Soorten S-Curves
Hoewel de S-curve een overkoepelende term is voor verschillende grafieken in de vorm van de letter, zijn ze niet allemaal gelijk. Verschillende soorten S-curves dienen verschillende doelen, aangeboden door verschillende tools voor gegevensvisualisatie . Hier zijn de meest gebruikte.
Basislijn S-curve
Dit is het abonnement/projectie dat de projectmanager aan het begin maakt. Dit projectschema schetst meestal de inspanning, de kosten en de volgorde van het werk dat geleverd moet worden.
Het vormt de basislijn voor al het komende werk, vandaar de naam. Hoewel het over het algemeen niet wordt gewijzigd, kunnen soms onvermijdelijke veranderingen in scope of planning ertoe leiden dat managers ook de basislijn S-curve wijzigen.
Target S-curve
Dit wordt gebruikt om de voortgang van het project bij te houden. Het brengt de verschillende projectelementen in kaart op basis van echte gegevens, vaak in realtime. Als de target S-curve de baseline S-curve snijdt, is uw project in goede vorm - d.w.z. vordert zoals gepland.
Eventuele afwijkingen kunnen interventies vereisen, zoals het toewijzen van meer middelen of het toevoegen van investeringen.
Bananencurve
Een bananencurve is het plotten van twee S-curves op dezelfde grafiek. Bij het plannen van een project kun je bijvoorbeeld rekening houden met vroege startdata en late startdata en einddata en deze allemaal in kaart brengen in een grafiek.
De elkaar snijdende S-krommen zullen de vorm van een banaan aannemen, wat je het volgende laat zien kritisch pad en hoeveel float/vrije float je hebt.
S-curve gebruikscases
Hoewel je S-curves kunt maken voor elke twee gerelateerde parameters, zijn dit de parameters die projectmanagers het meest nuttig vinden.
- Kosten versus tijd S-curve: Brengt de tijd in kaart op de horizontale as en de kosten om het project uit te voeren op de verticale as. Deze S-curve helpt bij het bijhouden van de kosten gedurende de levenscyclus van een project
- Verkoop/inkomsten versus tijd S-curve: Brengt de geprojecteerde gegevens voor verkoop in kaart in de tijd. Deze S-curve helpt bij het identificeren van het break-even punt en de potentiële ROI
- Manuren versus tijd S-curve: Brengt de tijd in kaart die nodig is om het project in verschillende fasen te voltooien. Deze S-curve helpt bij het inschatten en berekenen van de kostentoewijzing van middelen Hoewel S-curves flexibel en nuttig zijn voor verschillende scenario's, hebben ze ook hun eigen beperkingen.
Beperkingen van S-curves
De vorm van de S-curve zelf is niet erg inzichtelijk, behalve dat ze een feit zijn over hoe een situatie zich natuurlijk ontwikkelt. Cumulatief zullen de meeste gegevenspunten waarschijnlijk een S-vorm aannemen wanneer ze uitgezet worden.
Op extensie suggereert een S-curve niet welke actie er ondernomen moet worden buiten wat extra fondsen of middelen kunnen doen. Dit limiteert het creatief oplossen van problemen.
Een S-curve houdt geen rekening met onvoorziene omstandigheden of externe factoren, zoals een pandemie of een concurrent die een vergelijkbaar product lanceert. Het is een grafiek van gebeurtenissen waarbij alles constant blijft.
Het weerspiegelt ook niet de dynamische evolutie van de markt. De S-curve zou beperkt kunnen zijn tot het nemen van beslissingen om te concurreren in de steeds veranderende markt.
Deze beperkingen zijn vergelijkbaar met elk hulpmiddel of raamwerk dat is ontworpen voor een specifiek doel. Afhankelijk van waar je het voor gebruikt, kunnen S-curves erg handig zijn. Dit is hoe.
Hoe maak je een S-curve?
Om een S-curve te maken, heb je alleen gegevens nodig. Als je eenmaal gegevens hebt, kun je een S-curve maken op een spreadsheet of software voor mindmaps .
Maak mindmaps in ClickUp om belangrijke ideeën op te splitsen
1. Verzamel uw gegevens
Voor de basis S-curves van projectmanagement hebt u gegevens nodig over de benodigde tijd, de kosten, de benodigde middelen, de opbrengstmogelijkheden, enz. Verzamel ze allemaal op een standaardschaal.
Als je kiest voor een tijd versus x S-curve, wil je misschien ook mijlpalen opnemen. Als het bijvoorbeeld gaat om een project voor de ontwikkeling van een softwareproduct, dan zijn de mijlpalen prototype, testen door gebruikers, MVP lancering, bèta lancering, enz. In kaart brengen helpt om de natuurlijke buigpunten te correleren met de mijlpalen van je project. Als je al een software voor visueel projectmanagement gebruikt zoals ClickUp, hebt u deze gegevens waarschijnlijk in de loop van de tijd verzameld.
Maak de tijdlijn van uw project overzichtelijker met een netwerkdiagram, de ClickUp Gantt grafiek of een andere methode
2. Selecteer de gegevens die u nodig hebt
Wanneer u uw projecten op ClickUp beheert, hebt u waarschijnlijk een grote verscheidenheid aan informatie:
- Taken
- Mijlpalen
- Tijdlijnen
- Prioriteiten
- Deadlines en werkelijke leveringsdata
- Tijdsinschattingen en werkelijke tijdsregistratie
- Werklast voor elk lid van het team
Selecteer de gegevens die je nodig hebt afhankelijk van de analyse die je wilt maken. Dit kunnen realtime cumulatieve gegevens zijn. Het ClickUp Whiteboard is een geweldige manier om werkstromen te visualiseren, al deze elementen te combineren en ze op één plaats te bekijken.
Brainstorm, voeg aantekeningen toe en breng uw beste ideeën samen met ClickUp Whiteboards
3. Teken uw S-curve
Zodra u de twee gegevenspunten hebt geselecteerd waarmee u een S-curve wilt tekenen, bent u klaar om ze uit te zetten! Bijvoorbeeld, als je een grafiek wilt maken met het dashboard van ClickUp kunt u deze automatisch maken.
Burn up grafiek widget Sprint in Dashboard
Het cumulatieve stroomdiagram kan je ook helpen om de werkelijke voortgang van je project te vergelijken met de verwachte voortgang op een S-curve. Naarmate je project vordert, kun je widgets maken voor alle gegevenspunten die je nodig hebt. Je kunt zelfs de databron aanpassen voor gedetailleerde rapportage om de voortgang te meten.
4. Onderneem actie met uw S-curve
Zodra uw grafiek klaar is, gebruikt u ClickUp's Whiteboard als werkruimte om de informatie te begrijpen. Voeg vormen, grafieken, diagrammen en andere visuele elementen toe aan uw S-curve om een voltooide context te presenteren.
Openen ClickUp mindmaps om de verbindingen tussen de items, taken en projecten te begrijpen. U kunt ook onze sjablonen voor diagrammen met gegevensstromen gebruiken om te visualiseren hoe uw beslissingen over een parameter andere parameters kunnen beïnvloeden. Werkstromen optimaliseren en neem betere beslissingen op basis van de datagestuurde grafieken en grafieken.
De S-curve omhoog met ClickUp
Het succes van een projectmanager wordt gedefinieerd door op tijd en binnen budget te leveren De grootste uitdaging voor projectmanagers om dit te bereiken is een gebrek aan zichtbaarheid. Vaak zijn ze te gefocust op de bomen en zien ze door de bomen het bos niet meer, al is het onbedoeld.
ClickUp's tool voor projectmanagement is ontworpen om dat te voorkomen. Met ClickUp-taak kunt u in detail treden over elk aspect van een project, zoals taken, subtaak, checklists enzovoort.
U kunt ook net zo gemakkelijk uitzoomen en elke dag het grotere geheel op uw dashboard zien, dat in realtime wordt bijgewerkt.
S-curve is slechts een van de tientallen grafieken en diagrammen die u kunt openen op ClickUp. Kanban-borden, tijdlijnen, tabelweergaven, doelen, tijdsregistratie en tientallen externe integraties geven u alles wat u nodig hebt om voortgang te boeken zoals gepland.