6가지 도구에서 1가지로: Path8 Productions가 시간을 절약하고 앱 비용을 줄인 방법

소규모 비즈니스를 성장시키는 과정은 거의 순조롭고 직선적인 과정이 아닙니다. 대개는 우연히 이루어집니다.

한 프로젝트를 맡았다가 또 다른 프로젝트를 맡다 보니, 어느새 당신은 더 이상 단순한 프리랜서가 아닙니다.

보스턴에 본사를 둔 path8 Productions의 설립자 팻 헨더슨에게 있어 본격적인 비디오 제작 에이전시로 전환하는 과정에는 예상치 못한 부담이 따랐습니다. 바로 도구 과다 사용이었습니다.

수요를 따라잡기 위해 Path8은 방대하고 서로 연동되지 않는 기술 스택을 동시에 관리해야 하는 상황에 처했습니다. 프로젝트 관리에는 Smartsheet, 시간 추적에는 Toggl, 문서 작업에는 Dropbox Paper, 커뮤니케이션에는 Slack을 사용했습니다. 도구는 늘어만 갔지만 효율성은 떨어지고 있었습니다.

Path8이 어떻게 쳇바퀴 같은 일상에서 벗어나 기술 스택을 ClickUp으로 통합하고, 일주일의 시간을 되찾았는지 알아보세요.

“프랑켄슈타인” 같은 기술 스택의 문제점

팀이 빠르게 움직일 때, 소프트웨어는 대개 당면한 문제를 하나씩 해결하기 위해 구매됩니다. 그 결과? 서로 소통하지 않는 복잡한 앱의 그물망이 생겨납니다.

Path8에게 가장 큰 걸림돌은 일이 계획되는 곳과 대화가 실제로 이루어지는 곳 사이의 단절이었습니다.

사업이 성장함에 따라 저는 그저 도구를 하나씩 추가해 왔습니다. 프로젝트 계획은 Smartsheet에서 진행하고 있었지만, 팀원 중 누구도 실제로 Smartsheet를 확인하지 않았습니다. 사람들은 그저 Slack에서 "이거 진행 상황 어때?"라고 물어볼 뿐이었죠. 결국 두 곳에서 모두 내용을 업데이트해야 하는 상황이 벌어졌습니다.

서로 분리된 목록과 추적 도구들이 서로 연동되지 않았기 때문에, 팀은 단절된 정보의 사일로들을 관리해야만 했고, 지속적인 수동 업데이트 없이는 워크플로우를 동기화하는 것이 거의 불가능했습니다.

이중 데이터 입력 문제는 30개 비디오가 포함된 대규모 프로젝트가 진행되면서 절정에 달했고, 이로 인해 Path8의 레거시 도구들은 한계에 부딪혔습니다. 작업 범위가 너무 방대하고 복잡해 Smartsheet으로는 효과적으로 관리할 수 없었습니다.

Slack의 난관: 앱에 대한 충성심 극복하기

팀이 즐겨찾는 커뮤니케이션 앱을 포기하지 않으려 할 때, 도구 전환은 대개 실패로 끝납니다.

팻은 팀에 단일 정보 소스가 필요하다는 사실을 깨달았을 때, ClickUp이 당연한 선택이었습니다. 도입을 가로막는 가장 큰 장애물은 무엇이었을까요? 바로 팀의 Slack에 대한 애착이었습니다.

저에게 가장 큰 변화는 Slack이었습니다. Slack은 정말 대단했죠. 우리 팀은 Slack을 정말 좋아합니다. 그래서 저는 '프로젝트 관리에는 ClickUp을 쓰되, 모두가 좋아하니까 Slack은 계속 쓰자'고 생각했죠. 그런데 ClickUp을 사용해 보고 채팅 기능을 확인했을 때, '아, 이건 사실상 Slack이네. 이걸로 해결할 수 있겠다'고 느꼈습니다.

진정한 게임 체인저는 무엇일까요? 전환 과정에서 과거의 기록이나 팀 문화를 희생할 필요가 없었다는 점입니다.

팀은 Slack의 모든 데이터—수신 메시지, 채널, 대화 내용부터 작은 이모티콘 반응까지—를 완벽하게 가져올 수 있었습니다. 💪🏽

더 스마트하게 일하기: 50개 이상의 프로젝트 관리

도구를 통합함으로써 구독료 절감 효과만 얻은 것은 아닙니다.

이 변화는 소규모 팀이 처리할 수 있는 업무량을 근본적으로 바꿔놓았습니다. 한 앱에서 기획서를 찾고, 다른 앱에서 기록된 시간을 확인하며, 또 다른 앱에서 진행 상황을 확인하던 방식 대신, Path8은 모든 것을 한곳에 통합했습니다. 팀의 이야기를 직접 들어보세요. 👇🏼

“AI 네이티브”로 거듭나기: 학습 곡선 없이

기술 업계는 AI에 열광하고 있지만, 비디오 제작에 주력하는 중소기업 소유자에게 복잡한 AI 프롬프트를 완벽히 숙달하는 것은 현실적으로 어렵습니다.

팻의 AI에 대한 접근 방식은 철저히 실용적이었습니다.

솔직히 말해서 저는 기술에 대해 잘 모릅니다. ClickUp을 사용하기 전까지는 휴대폰에 AI 앱을 하나도 설치해 둔 적이 없었거든요.

Pat은 외부 AI 도구를 사용하는 대신, ClickUp의 내장 AI를 활용해 팀의 반복적인 질문에 답변하는 것과 같은 매우 구체적인 운영상의 골칫거리를 해결했습니다.

그는 회사의 내부 지식베이스 역할을 하는 AI 에이전트를 개발했습니다. 그리고 팀이 이 봇과 소통할 수 있도록 전용 다이렉트 메시지 채널을 개설하고, 봇에게 '미스터 시스템즈'라는 애칭을 붙여주었습니다.

이제 팀원이 프로세스나 워크플로우에 대해 궁금한 점이 생기면, '미스터 시스템즈'에게 DM을 보내기만 하면 됩니다. 이 봇은 회사 문서에서 정확한 답변을 즉시 가져오기 때문에, 팻은 더 이상 이 과정에 개입할 필요가 없어졌고, 일정에 매일 발생하던 "방해 비용"도 사라졌습니다.

Path8의 성공을 따라 하는 법: ClickUp 예시 5가지

기술 스택을 통합하고 매우 효율적인 작업 공간을 구축하는 데 기업급 예산이 필요하지 않습니다.

ClickUp Small Business Suite를 사용하면 Path8의 성공 전략을 그대로 따라 자신만의 중앙 집중식 지휘 센터를 구축할 수 있습니다.

다음은 여러분의 팀을 위해 가치 중심의 효율적인 워크플로우를 설계하는 방법입니다:

1. AI 에이전트로 팀의 역량을 강화하세요

회사의 표준 운용 절차 (SOP)와 wiki부터 시작해 보세요. ClickUp의 Agents 기능을 사용하면 이를 대화형 셀프 서비스 지식 기반으로 전환할 수 있습니다.

Agent Builder를 사용하여 평이한 영어로 요구 사항을 설명하면, 작업 공간 내에 바로 배치되는 맞춤형 에이전트를 구축할 수 있습니다. 또는 작업 공간에서 앰비언트 답변 에이전트를 활성화하세요.

팀원이 프로세스에 대해 궁금한 점이 있을 때, 담당자에게 DM을 보내면 내부 문서에서 직접 가져온 정확하고 즉각적인 답변을 받을 수 있습니다. 이를 통해 팀원들은 스스로 정보를 찾을 수 있게 되며, 경영진의 소중한 집중 시간을 확보할 수 있습니다.

2. 상황 인식 AI로 업무 효율을 높이세요

단독으로 작동하는 에이전트 기능을 넘어, Small Business Suite의 진정한 강점은 실제 일이 이루어지는 곳에 ClickUp Brain이 직접 통합되어 있다는 점에 있습니다.

긴 스레드를 일일이 스크롤하며 내용을 파악할 필요 없이, 개별 작업 내에서 AI 업데이트를 즉시 생성하여 자리를 비운 동안 정확히 무엇이 변경되었는지 확인할 수 있습니다.

이러한 인사이트를 프로젝트 관리 대시보드와 목록 보기 내에서 직접 종합하여 고수준 요약 보고서를 생성할 수도 있어, 경영진이 단 몇 초 만에 전체 포트폴리오의 현황을 명확하게 파악할 수 있습니다. 특정 파일이나 대화를 놓쳤더라도, AI 기반 엔터프라이즈 검색 기능을 통해 자연어 질문만으로 모든 작업, 문서, 채팅에서 필요한 내용을 정확하게 찾을 수 있습니다 .

이제 AI 노트테이커를 통해 회의를 요약하고 핵심 내용을 즉시 실행 가능한 작업으로 자동 변환하여, 대화를 즉각적인 실행 과제로 전환할 수 있습니다.

3. 채팅을 일과 직접 연결하세요

팀원 간의 완벽한 협업은 결코 불가능한 일이 아닙니다! 필요한 것은 실제 업무가 진행되는 곳으로 대화를 옮기는 것뿐입니다.

일상적인 커뮤니케이션을 ClickUp 채팅에 통합하면 모든 메시지, 간단한 업데이트, 화면 녹화 내용이 관련 작업과 연동됩니다.

이를 통해 프로젝트에 새로 합류하는 누구라도 즉시 이력을 확인하고 상황을 파악할 수 있어, 누락된 정보를 찾기 위해 여러 메시지 앱을 오가며 확인해야 하는 번거로움을 없앨 수 있습니다.

4. 자율적으로 운영되는 프로젝트 파이프라인 설계하기

수십 개의 동시 프로젝트까지 손쉽게 확장 가능한 시각적이고 자동화된 워크플로우를 구축하고 싶으신가요?

먼저 '맞춤형 상태' (예: "스크립팅", "편집 중", "클라이언트 검토") 를 활용해 정확한 운영 단계를 매핑해 보세요. 다음으로 ClickUp 작업의 개요 보드 보기를 활용하여 경영진이 모든 프로젝트의 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 하세요.

마지막으로 자동화 기능을 추가하여, 작업의 상태가 변경될 때마다 해당 팀원이 자동으로 배정되고 알림을 받도록 설정해 원활한 업무 인계를 보장하세요.

영업 팀에서 실제로 적용 중인 워크플로우 샘플을 확인해 보세요. 🧰

5. 기본 제공 시간 추적 기능을 통해 운영을 통합하세요

ClickUp 플랫폼에 기본으로 내장된 시간 추적 기능을 통해 직원과 프리랜서는 현재 완료 중인 작업 내에서 직접 근무 시간을 기록할 수 있습니다.

이 원활한 통합을 통해 용량 계획에 필요한 매우 정확한 데이터를 확보하고, 클라이언트 청구 절차를 간소화하며, 모든 일의 순간이 하나의 중앙 hub에서 체계적으로 관리되도록 보장합니다.

결론: 더 이상 여러 소프트웨어를 오가며 번거롭게 관리하지 마세요

자신의 규모를 훨씬 뛰어넘는 성과를 내고자 하는 소규모 팀에게, 소프트웨어 전환 작업에만 시간을 낭비하는 것은 절대 선택지가 될 수 없습니다.

path8 Productions는 비즈니스 확장이 단순히 앱을 더 많이 쌓아두는 것을 의미해서는 안 된다는 것을 증명했습니다.

"프랑켄슈타인" 같은 기술 스택을 버리고, 서로 연결되지 않은 6개의 tools를 하나로 통합함으로써, 그들은 복잡한 업무를 처리해 주는 효율적이고 AI 기반의 hub를 구축했습니다.

이제 번거로운 업무는 자동화되었고, 팀은 완벽하게 조화를 이루며, Pat은 마침내 자신이 가장 잘하는 일, 즉 놀라운 비디오를 제작하는 데 다시 집중할 수 있게 되었습니다!