수동 양식은 시간이 흐를수록 업무 시간을 잡아먹고 의사 결정을 지연시키며 프로세스에 피할 수 있는 오류를 유발하기 전까지는 무해해 보일 수 있습니다. 모든 휴가 신청서, 고객 티켓 또는 피드백 양식 아래에는 최적화를 기다리는 반복적인 프로세스가 숨어 있습니다.
해결책은 더 많은 양식이 아닙니다. 더 스마트한 양식에 시간과 자원을 투자하는 것입니다.
이 블로그 글에서는 AI로 양식을 자동화하여 스스로 판단하고, 처리 경로를 결정하며, 응답하는 워크플로우를 구축하는 방법을 설명합니다. 그리고 네, 이 모든 작업이 세계 최초의 통합 AI 작업 공간인 ClickUp을 통해 완료됨 !
시작해 보세요! ✅
왜 AI로 양식을 자동화해야 할까요?
수동 양식 처리는 온보딩, 승인, 고객 요청 등 모든 과정을 지연시킵니다. AI 자동화는 배경에서 반복 작업을 처리함으로써 이를 변화시킵니다.
이 가이드가 잠금 해제를 통해 제공하는 혜택은 다음과 같습니다:
- 수작업 감소*: 양식 작성, 데이터 입력, 검증 및 전달을 자동화하여 인적 자원의 시간을 절약하세요
- 처리 시간 단축: 며칠이 아닌 몇 분 만에 양식을 처리하고 분석하세요
- 향상된 데이터 정확도: 내장된 유효성 검사 및 논리 검사로 오류를 조기에 포착
- 향상된 사용자 경험: *목표 고객에 맞게 양식을 개인화하고 조정하여 완료 과정의 불편함을 줄입니다
- 확장 가능한 운영: 인력 추가 없이 증가하는 양식 처리량 관리
- 운영 비용 절감: 서류 작업 감소, 재작업 감소, 지연 최소화
👀 알고 계셨나요? 기업 데이터의 80% 이상이 비정형 문서(양식 포함)에 갇혀 있습니다. AI 기반 양식 자동화(지능형 문서 처리, IDP)는 이러한 데이터를 잠금 해제하여 청구서, 계약서, 세금 양식 등을 시스템이 실제로 활용할 수 있는 구조화된 인사이트로 전환합니다.
AI 기반 양식 자동화의 일반적인 활용 사례
팀이 다루는 모든 양식을 떠올려 보세요—휴가 신청서, 경비 청구서, 신입사원 체크리스트, 클라이언트 등록 양식, 피드백 설문조사 등. 이제 이러한 양식들이 스스로 정리되고, 입력 내용을 검증하며, 적절한 담당자에게 자동 전달되어 조치를 취하고, 연결된 기록을 업데이트하는 모습을 상상해 보십시오.
이것이 바로 AI 자동화의 힘입니다. 가장 큰 효과를 발휘하는 분야를 살펴보겠습니다. 📈
- 대출 및 청구서 처리: 양식에서 재무 데이터를 추출 및 검증하여 승인, 결제, 감사 절차를 신속하게 진행합니다
- KYC 및 신원 검증: 광학 문자 인식(OCR)과 머신러닝을 활용하여 ID를 스캔하고 고객 데이터를 규정 준수 시스템에 자동 입력합니다
- *이력서 심사 및 온보딩: 후보자를 역할과 매칭하고, 채용 문서를 자동 생성하며, 신입 사원 워크플로우가 완료됨
- 휴가, 급여, 성과 평가: 잔액 추적, 불일치 표시, 최소한의 입력으로 평가 주기 관리
- 계약서 및 법률 문서 관리:* 수동 후속 조치 없이 자동 초안 작성, 수정 내용을 추적하여 규정 준수 보장
- 고객 서비스 접수 및 라우팅: 요청 사항을 수집하고 티켓을 할당한 후 실시간으로 자동화 업데이트를 전송합니다
📖 추천 자료: 소프트웨어 팀을 위한 ClickUp 양식의 힘
AI 양식 자동화 tools에서 주목해야 할 키 기능
모든 AI 양식 tools가 동일하게 만들어지지는 않습니다. 일부는 단순히 데이터를 수집할 뿐이지만, 다른 tools는 의사 결정을 주도합니다.
진정한 워크플로우 효율화를 위해서는 tools가 단순한 양식 제작을 넘어 실행, 명확성, 대규모 자동화를 직접 지원해야 합니다. 다음을 수행해야 합니다:
- *동적 조건부 논리 선택: 사용자 입력에 반응하는 적응형 질문 경로를 제공하는 tools를 선택하여 양식 길이를 줄이고 완료율을 높이세요
- 원활한 통합을 최우선으로: *CRM, HRIS 또는 지원 시스템과 손쉽게 연결되는 플랫폼을 선택하여 수동 데이터 전송을 제거하고 워크플로우를 통합하세요
- 실시간 분석 및 대시보드 확인: 제출, 중단 지점, 추세를 즉시 가시성으로 파악하여 지속적인 최적화가 가능한 양식 작성 도구를 선택하세요
- 사용자 정의 필드 및 매핑 요구: 우선순위나 요청 유형과 같은 사용자 정의 필드를 지원하는 tool인지 확인하여 데이터가 완전한 컨텍스트와 함께 워크플로우로 직접 흐르도록 하십시오
📖 함께 읽기: 시도해볼 만한 최고의 Jotform 대안
AI로 양식을 자동화하는 방법
AI로 양식을 자동화하는 방법을 단계별로 안내합니다. 실용적인 예시를 확인하고, ClickUp이 양식, 작업, 문서, 채팅, 프로세스를 하나의 강력한 앱으로 통합하여 각 단계를 어떻게 지원하는지 이해할 수 있습니다.
단계 #1: 해결하려는 문제 정의하기
Tools를 살펴보기 전에, 양식이 업무를 지연시키는 부분을 명확히 파악하세요.
맞춤형 피드백 양식이 쌓여만 가는데 후속 조치가 없나요? 아니면 인사팀이 모든 휴가 신청을 수동으로 처리하고 있나요?
지연, 수동 데이터 입력에 소요되는 시간, 불일치하는 데이터 기록과 같은 키 문제점을 파악하세요.
단계 #2: 양식 자동화 스택 선택하기
신뢰할 수 있는 통합 솔루션을 찾고 계시다면, ClickUp은 양식 생성부터 그 이후의 과정까지 모두 지원합니다.
강력한 생산성 플랫폼에는 내장된 양식 빌더 소프트웨어가 포함되어 있어 작업, 문서, 목표, 워크플로우를 한곳에서 연결합니다. 워크 스프롤로 인한 맥락 전환 문제 없이 팀이 프로젝트를 관리하고 프로세스를 자동화하며 효율적으로 협업할 수 있도록 설계되었습니다.
ClickUp Forms를 사용하면 ClickUp 작업 공간 내에서 직접 전문적인 노코드 양식을 생성할 수 있습니다. 이는 요청, 피드백 또는 기타 유형의 데이터를 수집하고 이를 프로젝트 관리 프로세스에 원활하게 통합할 수 있음을 의미합니다.
💡 전문가 팁: ClickUp Forms의 조건 논리를 활용해 사용자 입력에 따라 질문을 조정하세요. 이렇게 하면 하나의 양식으로 휴가 신청, IT 문제, 피드백 등 다양한 요청 유형을 처리할 수 있으며, 불필요한 필드로 사용자를 혼란스럽게 하지 않습니다.
ClickUp Forms를 활용하여 모든 부서의 접수 프로세스를 구축하는 방법은 다음과 같습니다:
단계 #3: 양식 구축 및 구성
여기서 필요한 정보를 수집할 양식을 디자인합니다. 몇 가지 최고의 실행 방식은 다음과 같습니다:
- 필요한 정보만 요청하세요. 양식을 간결하게 유지하고 조건부 필드를 활용하여 이전 답변에 따라 질문을 표시하세요
- 데이터에 맞게 다양한 필드 유형 생성하기 (예: 타임라인용 날짜 선택기, 선택 항목용 드롭다운 메뉴)
- 관련 질문을 그룹화하여 혼란과 중복을 방지하세요
이제 ClickUp에서 이를 구현하는 방법을 소개합니다:
- 제출이 도착할 위치의 목록을 엽니다*
- 양식 보기 추가하기: + 보기 버튼을 클릭하고 양식을 선택한 후 이름을 지정하세요
- 드래그 앤 드롭으로 ClickUp 사용자 지정 필드를 추가하여 양식에 텍스트, 드롭다운 메뉴, 체크박스, 첨부 파일 등을 넣으세요
- 하단의 질문 추가 버튼을 클릭하여 새 필드를 포함하세요
- 조건부 논리를 적용하여* 다양한 시나리오에 맞춰 양식 경험을 맞춤 설정하세요
- 양식 맞춤형: 색상, 버튼 텍스트 업데이트 및 로고 추가로 브랜드 정체성을 유지하세요
💡 전문가 팁: 양식 구축 후 응답 처리 방식을 세밀하게 조정하는 것을 잊지 마세요:
- 작업 생성 위치 선택: 양식 제출 내용이 올바른 ClickUp 목록에 도착하도록 보장하세요
- 제출 후 리디렉션: 사용자를 맞춤형 확인 메시지 또는 특정 URL로 이동시킵니다
- 제출 버튼 맞춤형 설정: 요청 제출 또는 피드백 보내기와 같은 맞춤형 버튼 라벨로 양식의 톤을 맞추세요
단계 #4: 더 스마트해지는 데 도움이 되도록 AI를 훈련시키세요
게시하기 전에 잠시 시간을 내어 AI 기반 인사이트로 양식을 업그레이드하세요. ClickUp Brain, ClickUp의 컨텍스트 AI 어시스턴트는 과거 데이터를 분석하고 설정을 최적화하여 더 스마트한 양식을 구축하고 향후 작업을 준비하도록 지원합니다. 실제 컨텍스트를 바탕으로 양식의 모양을 설계하는 데 조종사 역할을 하는 도구로 활용하세요.
결과는? 더 스마트한 양식, 더 깔끔한 데이터, 그리고 첫 응답이 도착하기도 전에 이미 한 발 앞서 생각하는 워크플로우입니다. ClickUp Brain으로 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:
- 사용자 피드백을 활용하여 어떤 질문을 해야 하는지 파악하세요*
- 과거 제출물이나 설문조사에 감정 분석을 실행하여 대상 고객을 더 잘 이해하세요*
- 자연어 프롬프트를 사용하여 새로운 양식 또는 설문 질문 생성
이를 통해 새로운 응답을 수집하기 전부터 양식이 더 세심하고, 목표에 맞으며, 유용해집니다.
🚀 다음과 같은 프롬프트를 시도해 보세요:
- 과거 티켓에서 자주 제기된 불만 사항을 요약하여 양식에 관련 옵션을 추가할 수 있도록 해주세요
- 지난 3개월간 신규 입사자 자주 묻는 질문을 기반으로 온보딩 양식 질문을 생성하세요
- 인시던트 보고서에서 반복적으로 발생하는 문제를 목록화하여 양식의 근본 원인 범주를 사전 입력하세요
단계 #5: 다음에 일어날 일을 자동화하세요
양식이 실제 운영되기 전에 수집된 데이터에 대해 AI와 자동화를 활용하여 조치를 취하세요. 작업 할당, 관련 담당자 알림, 필드 업데이트 또는 워크플로우 내 항목 이동을 위한 트리거와 규칙을 설정하세요.
ClickUp 자동화 기능을 사용하면 코딩 없이도 이러한 워크플로를 더욱 쉽게 구축할 수 있습니다. 트리거를 선택하고, 작업을 설정한 후 나머지는 ClickUp이 처리하도록 맡기세요.
방법은 다음과 같습니다:
- 양식 작업이 표시되는 목록으로 이동한 후 목록 상단의 자동화 버튼을 클릭하세요. 그러면 해당 목록의 자동화 센터가 열립니다
- 자동화 추가 또는 자동화 생성을 클릭하세요
- 트리거로 ‘작업 생성 시’를 선택하세요. 이렇게 하면 모든 새 양식 제출 시 자동화가 시작됩니다
- 요청 유형이나 긴급도 같은 조건을 활용하여 양식 응답에 따라 작업을 맞춤 설정하세요
- 워크플로우를 간소화하기 위한 작업 추가:
- 양식 입력값에 따라 작업 할당하기*
- 추적 및 우선순위 설정을 위한 상태 또는 태그 업데이트*
- clickUp, 이메일 또는 Slack을 통해 알림을 전송하세요
- 하위 작업, 체크리스트 또는 사용자 지정 필드가 포함된 피드백 양식 템플릿과 같은 템플릿을 적용하세요*
- 작업을 올바른 목록이나 폴더로 자동으로 이동하거나 복사하세요
- 샘플 양식 제출을 테스트하여 모든 것이 원활하게 실행되는지 확인하세요
💡 전문가 팁: 제출된 내용에 따라 ClickUp에서 동적으로 관찰자를 추가하세요. 특정 클라이언트명이 선택되거나 작업에 팀 태그가 지정된 경우, 매번 수동으로 태그하지 않고도 자동화 기능을 활용해 적절한 이해관계자를 자동으로 포함시킬 수 있습니다.
자연어 명령어를 활용한 ClickUp 자동화 구축에 대한 내부자 팁을 보려면 이 비디오를 시청하세요:
단계 #6: 양식 테스트, 게시 및 공유하기
이 모든 작업이 완료됨에 따라 다음을 수행해야 합니다:
- 양식 미리보기: 사용자 흐름을 확인하고, 조건부 논리를 테스트하며, 자동화가 올바르게 실행되는지 확인하세요
- 양식 게시: 완성된 양식은 한 번의 클릭으로 즉시 공개하세요
- 양식 URL 공유하기: 이메일, 채팅으로 배포하거나 사이트에 삽입하세요. 제출 시마다 선택한 ClickUp 리스트에 즉시 작업이 생성된다는 점을 기억하세요
단계 #7: 추적, 분석 및 개선
출시 후에도 지속적인 최적화를 통해 자동화 시스템을 효과적으로 운영하세요. 다음을 권장합니다:
- 목록, 달력 또는 보드 보기를 사용하여 기록된 응답을 보기를 확인하세요
- ClickUp 대시보드를 활용하여 제출 트렌드를 시각화하세요
- ClickUp Brain에게 반복되는 문제를 요약하거나 응답에서 감정을 분석하도록 요청하세요
- 성능에 따라 양식 필드, 논리 또는 자동화 규칙을 조정하세요
💡 전문가 팁: ClickUp의 AI 에이전트를 활용해 양식 제출을 자동으로 분류하세요. 신규 접수 양식이 들어오면 에이전트가 응답을 분석하고 요청을 분류한 후, 적절한 팀에 할당하며 즉시 우선순위나 마감일을 설정합니다. 마치 항상 대기 중인 코디네이터를 둔 것과 같아 접수 워크플로를 체계적으로 관리하고 응답 시간을 단축시켜 줍니다.
AI로 양식 작성을 자동화하는 최고의 tools
AI 기반 양식 자동화 tools를 검토 중이라면, 고려해볼 만한 플랫폼은 다음과 같습니다:
1. SafetyCulture AI 양식 생성기
양식이 스스로 만들어지길 바란 적이 있다면, 바로 여러분을 위한 솔루션입니다. SafetyCulture의 AI 양식 생성기는 간단한 텍스트 프롬프트를 점검 준비 완료된 양식으로 변환합니다. 안전 점검, 감사 또는 품질 평가에 완벽하며, 사진 및 비디오와 같은 미디어를 첨부하여 풍부한 맥락을 제공할 수도 있습니다.
주요 기능
- 필드 작업자를 위한 미디어 첨부 파일(사진 등) 기능이 포함된 검사, 체크리스트 및 양식을 위한 드래그 앤 드롭 / 템플릿 빌더
- 규정 준수 및 운영 중심 워크플로우: - 양식 결과에 따른 작업 할당 - 타 시스템과의 연동 - 후속 조치 모니터링
- 모바일 우선 지원(오프라인 필드 캡처, 후속 동기화) 및 팀 간 양식/검사 데이터의 실시간 대시보드
한도 사항
- 일부 사용자는 매우 맞춤화된 양식 레이아웃이나 복잡한 분기 논리에 대해 유연성/사용자 정의 기능이 한도라고 보고합니다
가격 정책
- 맞춤형 가격 책정
G2 및 Capterra 리뷰
- G2: 4.6/5 (150개 이상의 평가)
- Capterra: 4.6/5 (240개 이상의 평가)
2. Tally
Tally는 평이한 영어로 제공된 목표를 바탕으로 완전한 조건부 양식을 구축합니다. SurveyMonkey 및 Google Forms의 강력한 대안으로, GDPR 준수 암호화를 보장하여 프라이버시가 중요한 환경에 이상적입니다.
주요 기능
- 무료 요금제에서 공정 사용 범위 내에서 무제한 양식 및 제출 생성 가능
- 고급 양식 논리, 계산, 답변 파이핑 및 숨김 필드를 활용하여 맞춤형 양식을 구현하세요
- 에디터는 텍스트 문서처럼 작동합니다: 블록/질문을 추가하려면 입력하고 바로 가기를 사용해 작업을 완료하세요
한도 사항
- Tally는 표준 양식 처리에는 매우 강력하지만, 고급 브랜치 처리나 다단계 자동화와 같은 복잡한 기업 워크플로우 기능에서는 최상위 기업용 양식 플랫폼에 비해 깊이가 다소 부족할 수 있습니다
가격 정책
- Free
- Pro: 월 29달러
- 비즈니스: 월 89달러
G2 및 Capterra 리뷰
- G2: 4. 8/5 (50개 이상의 평가)
- Capterra: 리뷰가 충분하지 않음
3. 인텔리스택(구 폼스택 AI)
인텔리스택(Formstack의 리브랜딩된 진화형)은 비즈니스 팀을 위한 노코드 AI 양식 생성, 문서 생성 및 워크플로 자동화를 제공합니다. 이 플랫폼은 양식 생성부터 문서 생성 및 워크플로 실행에 이르는 전체 프로세스 워크플로우를 강조하여 재무, 인사, 보험 및 기타 데이터 집약적인 백오피스 사용 사례에 매력적입니다.
주요 기능
- 모든 필드를 수동으로 추가하는 대신 프롬프트를 입력하여 양식을 생성하세요
- 워크플로우에서 대규모 문서 처리 지원을 받으세요
한도 사항
- 일부 사용자들은 고급 자동화/워크플로우 기능의 학습 곡선이 더 가파르다고 보고합니다
가격
- 양식: 월 $99부터 시작
- Suite: 월 $250부터 시작
- 기업: 맞춤형 가격
G2 및 Capterra 리뷰
- G2: 4. 3/5 (450개 이상의 리뷰)
- Capterra: 4.0/5 (110개 이상의 리뷰)
📖 추천 자료: 엑셀에서 양식 만드는 방법
AI 양식 제작 tools 중 ClickUp이 두각을 나타내는 이유
ClickUp은 단순한 tool 스택의 일부가 아닌, 스택 그 자체가 됩니다. 여러분의 워크플로우와 함께 성장하는 단일 연결 시스템을 확보하세요.
다른 AI 양식 자동화 tools와 차별화되는 점은 다음과 같습니다:
👉🏻 통합 지식 관리: ClickUp Docs로 양식과 작업과 함께 내부 wiki, 표준 운용 절차 (SOP), 협업 문서를 구축하세요. ClickUp Whiteboards로 아이디어를 브레인스토밍하거나 프로세스를 시각적으로 지도하세요. 모두 동일한 플랫폼에서 가능합니다
👉🏻 맞춤형 대시보드 및 리포팅: 사용자 정의 가능한 ClickUp 대시보드로 양식 응답을 즉시 시각화하세요. 양식 데이터를 프로젝트 메트릭, 업무량 차트 등과 결합하여 운영 현황을 360° 보기로 파악할 수 있습니다
👉🏻 고급 권한 및 보안: 양식 보기, 편집, 제출 권한을 세분화하여 제어하세요. 민감한 워크플로우에 대한 세부 권한 설정을 통해 팀 간 규정 준수 및 데이터 프라이버시를 보장합니다
📮 ClickUp 인사이트: 근로자의 30%는 자동화가 주당 1~2시간을 절약해 줄 수 있다고 믿는 반면, 19%는 집중적인 심층 일의 3~5시간을 잠금 해제할 수 있을 것으로 추정합니다.
작은 시간 절약도 쌓이면 큰 차이가 됩니다: 매주 단 2시간만 절약해도 연간 100시간 이상을 확보할 수 있습니다. 이 시간을 창의성, 전략적 사고 또는 개인적 성장에 투자하세요. 💯
ClickUp의 AI 에이전트와 ClickUp Brain을 활용하면 동일한 플랫폼 내에서 워크플로우 자동화, 프로젝트 업데이트 생성, 회의 노트를 실행 가능한 다음 단계로 전환하는 것이 가능합니다. 별도의 tool이나 연동 없이도 ClickUp이 업무 자동화와 최적화에 필요한 모든 것을 한곳에 제공합니다.
💫 실제 결과: RevPartners는 세 가지 tools를 ClickUp 하나로 통합하여 SaaS 비용을 50% 절감했습니다. 더 진보된 기능, 긴밀한 협업, 관리 및 확장이 용이한 단일 정보 소스를 갖춘 통합 플랫폼을 확보한 것입니다.
⚙️ 보너스: 사용자, 팀원 또는 클라이언트의 의견을 수집하고 조치하기 위해 ClickUp의 피드백 양식 템플릿을 사용해 보세요. 제안, 버그 보고서 또는 리뷰를 수집하고 모든 것을 체계적으로 관리하는 데 유용합니다.
너무 똑똑한 양식이라 휴가 신청까지 해줄지도 몰라
양식이 받은 편지함에서 방치되거나 스프레드시트 속에서 사라질 필요가 없습니다. AI를 활용하면 복잡한 작업을 처리하고 지속적인 확인 없이도 업무가 원활히 진행됩니다. 이는 지연과 오류가 줄어들고 실제 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있음을 의미합니다.
ClickUp은 이 전체 주기를 하나의 연결된 플랫폼으로 통합합니다.
응답에 따라 작업을 생성하고 즉시 할당하며 필드를 업데이트하는 양식을 구축할 수 있습니다. ClickUp Brain은 실제 데이터를 활용해 양식을 개선하므로 모든 질문이 목적을 가지며 모든 워크플로우가 계획대로 추적됩니다.