조달 관리 플랜: 정의 및 작성 방법

조달이 주목을 받고 있습니다. 글로벌 조달 현황 설문조사에 참여한 전문가의 약 64%는 조달이 조직 내에서 영향력이 커지고 있다고 응답했습니다.

조달 팀이 더 큰 역할을 맡게 되면서, 특히 오래되고 비효율적인 프로세스와 관련하여 새로운 과제에 직면하고 있습니다.

이것이 바로 스마트한 조달 관리 플랜이 중요한 이유입니다. 이 플랜은 자신감 있는 구매 결정을 내리고, 비용을 관리하며, 강력한 공급업체 파트너십을 구축하기 위한 로드맵입니다.

올바른 플랜을 마련하면 위험을 줄이고 공급업체의 일관성을 높이며 예산을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 조달 프로세스를 한 단계 더 발전시킬 준비가 되셨습니까?

성공적인 조달 관리 플랜을 작성하기 위한 주요 단계를 자세히 살펴보고 워크플로우를 간소화하고 뛰어난 프로젝트 결과를 달성할 수 있는 방법을 알아보세요.

조달 관리 플랜이란 무엇일까요?

조달 관리 플랜은 조직이나 프로젝트 팀이 외부 제공자로부터 필요한 상품과 서비스를 조달하는 방법을 요약한 것입니다.

이 플랜은 조달 목표, 공급업체 선택 요소, 계약 관리 프로세스 및 위험을 방지하기 위한 조치를 요약한 전략적 문서입니다. 이 플랜을 통해 조달 활동이 프로젝트 일정, 비용 및 품질 기대치와 동기화될 수 있습니다.

효과적인 조달 플랜은 공급망 중단, 비용 상승 및 규정 준수 문제를 방지합니다. 역할과 책임을 명확하게 정의하여 이해 관계자, 조달 팀 및 프로젝트 관리자 간의 원활한 협력을 보장합니다.

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ClickUp의 조달 템플릿은 공급업체 선택부터 주문 추적에 이르기까지 전체 구매 워크플로우를 간소화합니다. 요청, 승인 및 예산을 한 곳에서 쉽게 관리하여 조달을 효율적이고 체계적으로 관리하고 감사에 대비할 수 있습니다.

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프로젝트 관리에서 조달 관리의 역할

프로젝트 관리에서 조달은 성공적인 결과를 이끌어내는 원동력입니다.

이를 통해 팀은 비용을 통제하고 위험을 최소화하면서 적절한 리소스에 적시에 액세스할 수 있습니다. 명확한 계약을 수립하고, 배송 일정을 설정하고, 처음부터 품질 기준을 정의함으로써 조달 관리자는 프로젝트가 원활하게 진행될 수 있는 기반을 마련합니다.

효과적인 조달 관리는 공급업체와의 관계를 강화하고 계약 준수를 강화하여 지연이나 예산 초과를 방지합니다. 또한 구매 주문, 승인 및 공급업체의 성과를 추적하여 전체 프로세스에 투명성을 확보하므로 모든 사람이 최신 정보를 파악하고 일관된 업무를 진행할 수 있습니다.

궁극적으로, 강력한 조달 관행은 프로젝트를 일정과 예산 내에서 최고 수준의 기준에 따라 전달하는 데 필수적입니다.

조달 관리 플랜이 중요한 이유는 무엇일까요?

공식적인 플랜을 통해 조직의 불필요한 지출, 지연 및 규정 위반을 방지할 수 있습니다. 다음의 이유로 플랜이 중요합니다.

비용 효율성과 지출 관리

효과적으로 작성된 조달 플랜은 불필요한 구매를 방지하고 공급업체로부터 경쟁력 있는 가격을 확보하여 조직의 지출을 최적화합니다. 이를 통해 기업은 더 나은 조건을 협상하고, 공급업체와의 관계를 개선하며, 비용을 절감할 수 있습니다.

📌 이벤트 자료가 필요한 마케팅 팀을 상상해보세요. 마지막 순간에 여러 공급업체에서 구매하는 대신, 조달 플랜을 통해 선호하는 공급업체와 연간 계약을 협상하여 비용과 시간을 모두 절약할 수 있습니다.

비즈니스 전략과의 연계

조달 플랜은 구매 활동이 전체적인 조직의 목표에 부합하도록 보장합니다. 조달 목표를 미리 예측함으로써 기업은 중요한 구매를 계획하고, 불필요한 지출을 방지하며, 재무 계획을 개선할 수 있습니다.

📌 일 년에 여러 프로젝트를 계획하는 건설 회사를 생각해보세요. 조달 플랜을 통해 조달 팀은 대량 자재 구매를 프로젝트 타임라인에 맞춰 조정하여 재고 부족을 방지하고 할인을 확보할 수 있습니다.

공급업체 관리 개선

조달 관리 플랜은 비즈니스가 신뢰할 수 있는 공급업체와 거래할 수 있도록 명확한 공급업체 선택 기준을 마련합니다. 공급업체와 좋은 관계를 구축하면 유리한 계약 조건을 협상하고, 서비스 품질을 향상시키며, 실적이 저조한 공급업체를 이용함으로써 발생하는 위험을 방지할 수 있습니다.

📌 그림 소매 회사는 배송 타임라인과 품질을 기준으로 스코어카드를 통해 매년 공급업체를 평가합니다. 강력한 조달 플랜을 통해 고객 만족도가 떨어지기 전에 실적이 저조한 공급업체를 교체할 수 있습니다.

규제 및 정책 준수

조직은 조달 시 내부 정책과 외부 법규를 준수해야 합니다. 공식적인 프로젝트 관리 플랜을 통해 모든 조달이 규정을 준수하도록 보장하여 규정 위반으로 인한 법적 문제, 벌금 또는 평판 손실을 방지할 수 있습니다.

📌 인스턴스로, 의료 회사는 모든 의료 장비 구매가 정부 규정을 준수하는지 확인해야 합니다. 조달 플랜은 모든 구매 결정에 규정 준수 확인을 포함시켜 법적 위험을 줄입니다.

위험 완화 및 비상 계획

공급업체의 실패, 가격 변동, 품질 문제 등이 발생하면 조달에 위험이 따릅니다. 조달 관리 플랜에는 운영 중단을 최소화하기 위한 평가, 비상 계획, 대체 소싱 등 위험 관리 프로세스가 포함됩니다.

📌 해외에서 키 부품을 조달하는 제조 회사를 상상해보세요. 배송이 지연될 경우, 조달 플랜에 등록된 백업 공급업체를 통해 큰 손실 없이 생산 라인을 계속 운영할 수 있습니다.

시간 및 자원 최적화

문서화된 프로세스가 없으면 조달 활동이 비효율적이고 낭비되기 쉽습니다. 정확한 플랜을 통해 조직은 관리 비용을 절감하고 조달 프로세스를 반복하는 대신 중요한 비즈니스 운영에 집중할 수 있습니다.

📌 소프트웨어 구독을 위해 여러 공급업체를 온보딩하는 빠르게 성장하는 SaaS 회사를 생각해보세요. 간소화된 조달 프로세스는 서류 작업과 공급업체의 혼란을 줄여 직원들이 승인을 따르기 위해 시간을 낭비하지 않고 제품 개선에 집중할 수 있게 해줍니다.

조달 관리 플랜의 주요 구성 요소

조달 관리 플랜에는 세 가지 주요 구성 요소가 있습니다.

이 세 가지 외에도 다음과 같은 구성 요소가 포함됩니다:

단계별 가이드: 조달 관리 플랜 작성

올바른 조달 관리 플랜을 통해 조직은 효율성, 규정 준수 및 비용 절감을 달성하면서 최상의 가치로 적절한 상품과 서비스를 구매할 수 있습니다. 다음은 명확한 조달 플랜을 개발하기 위한 단계별 프로세스입니다.

1. 조달 목표 정의

조달을 계획하는 첫 번째 단계는 비즈니스 목표에 정의된 목표와 일치하는 명확한 목표를 수립하는 것입니다. 조직은 조달할 대상, 조달 이유, 조달을 통해 기대하는 결과를 명확하게 파악해야 합니다.

2. 구매 전략 및 예산 수립

성공적인 조달 플랜은 조직이 가장 비용 효율적이고 안정적으로 상품과 서비스를 확보하는 방법을 설명합니다. 단계는 다음과 같습니다.

3. 공급업체로부터 입찰/제안서(견적서)를 요청하세요

조달 요구 사항 및 전략을 파악한 후에는 잠재적인 공급업체를 파악하고 입찰 초대 활동을 진행해야 합니다. 이는 경쟁 입찰을 요청하기 위한 제안 요청서( RFP ) 또는 견적 요청서( RFQ )입니다. 여기에는 다음이 포함되어야 합니다.

4. 입찰을 비교하고 공급업체를 선택하세요

입찰이 완료되면, 기업들은 정해진 매개변수를 기준으로 공급업체들을 비교 평가해야 합니다. 효과적인 평가 프로세스에서는 다음 사항을 고려해야 합니다.

계약 체결 전 최종 후보 공급업체와 추가 협상을 통해 최상의 조건을 협상할 수 있습니다.

5. 조달 프로세스를 관리하고 마감하세요

공급업체를 선택한 후에는 조달이 효율적으로 진행되고, 규정 준수 및 품질 관리가 이루어지고 있는지 모니터링해야 합니다. 이 단계에서 주요 활동은 다음과 같습니다.

조달 관리 계획에 가장 적합한 도구

적절한 도구를 사용하면 조달 효율성을 높이고, 비용을 절감하며, 정책을 준수할 수 있습니다. 최신 조달 소프트웨어 및 프로젝트 관리 솔루션은 프로세스를 간소화하고, 활동을 자동화하며, 지출의 가시성을 제공합니다. 다음은 최고의 조달 계획 관리 도구 목록입니다.

구매 소프트웨어

조달 소프트웨어를 사용하면 구매 활동을 모니터링하고 조달을 자동화하면서 공급업체와의 관계를 관리할 수 있습니다. 잘 알려진 솔루션으로는 다음과 같은 것이 있습니다.

SAP Ariba

소싱, 계약 관리 및 공급업체와의 협업을 간소화하는 클라우드 기반 조달 솔루션입니다. 조달 활동에 대한 실시간 가시성을 통해 조직이 더 나은 거래를 성사시키고 지출을 최적화할 수 있도록 지원합니다.

Oracle Procurement Cloud

구매, 공급업체 자격 평가 및 계약 체결을 자동화하는 우수한 솔루션입니다. 조달 정책을 준수하고 조달을 간소화합니다.

Coupa

지출 관리, 공급업체 위험 관리 및 자동 승인 워크플로우를 위한 포괄적인 조달 솔루션입니다. Coupa는 재무 시스템과 통합되어 실시간 예산 모니터링 및 비용 제어를 제공합니다.

프로젝트 및 계약 관리: ClickUp

일하는 모든 것을 위한 앱인 ClickUp은 모든 타임라인, 작업 및 계약을 하나의 통합된 작업 공간으로 통합합니다. 계약서 초안 작성부터 결과물 및 승인 추적에 이르기까지 ClickUp은 모든 단계에서 일정을 준수하고, 비용을 관리하며, 공급업체의 책임을 관리할 수 있도록 지원합니다.

ClickUp의 조달 관리자를 위한 CRM 소프트웨어는 조달 관리자에게 공급업체 라이프사이클의 모든 측면을 관리할 수 있는 단일 정보 소스를 제공합니다.

분산된 스프레드시트와 이메일 체인은 잊어 버리세요. ClickUp CRM은 연락처, 계약 조건, 실적 내역, 문서 등 모든 공급업체 데이터를 한 곳에 보관하므로 팀은 항상 어디를 확인해야 하고 다음에 무엇을 해야 할지 알 수 있습니다.

다음과 같은 도움을 드릴 수 있습니다:

ClickUp은 즐겨찾기 구매 도구, ERP 및 커뮤니케이션 앱과 연결되어 워크플로우를 중단 없이 실행할 수 있도록 지원합니다.

David U가 자신의 경험을 공유합니다.

ClickUp에서 제가 가장 좋아하는 점은 사용자 정의 기능입니다. 보기, 상태, 필드, 자동화 등 모든 것을 워크플로우에 완벽하게 맞게 조정할 수 있습니다. 사용자가 적응할 필요가 없습니다.

자동화를 통해 구매 승인 및 공급업체 업데이트 속도를 높입니다

ClickUp 자동화는 수동 작업을 제거하여 더 효율적인 조달 프로세스를 보장합니다. 100개 이상의 자동화 옵션을 통해 조달 팀은 다음과 같은 일상적인 활동을 자동화할 수 있습니다

이러한 자동화는 인적 오류의 위험을 줄이고 전략적 의사 결정에 소요되는 귀중한 시간을 확보합니다. 맞춤형 자동화 규칙을 통해 팀은 특정 조달 요구 사항에 맞게 워크플로우를 조정할 수 있어 프로젝트 전반에 걸쳐 생산성과 일관성이 향상됩니다. ​

파일 공유, 결과물 추적, 공급업체와 즉각적인 커뮤니케이션

효과적인 커뮤니케이션은 조달에서 필수적인 요소입니다. ClickUp은 조달 팀과 공급업체 간의 원활한 상호 작용을 촉진하는 일련의 협업 도구를 제공합니다

각 공급업체를 위한 전용 스페이스를 만들어 커뮤니케이션과 문서를 중앙 집중화하세요. ClickUp의 실시간 채팅을 사용하여 즉각적인 메시지 전달로 문제를 신속하게 해결하고 공급업체와의 관계도 개선하세요.

문서 공유 기능을 사용하여 플랫폼 내의 ClickUp 문서에서 계약, 제안서 및 기타 필수 문서를 공동 작업하세요. 이러한 기능을 통해 모든 이해 관계자들이 동일한 정보를 공유할 수 있으므로 오해가 줄어들고 공급업체와의 관계가 더욱 공고해집니다.

실시간 마일스톤 모니터링으로 지연에 대비하세요

진행 상황을 모니터링하는 것은 조달 프로젝트를 일정대로 진행하기 위해 매우 중요합니다. ClickUp의 마일스톤 추적 기능은 프로젝트 타임라인에 대한 명확한 가시성을 제공합니다.

진행 상황을 모니터링하기 위해 주요 조달 단계를 마일스톤으로 정의하세요. 간트 차트를 사용하여 전체 조달 타임라인을 시각화하고, 의존성을 파악하고, 필요에 따라 일정을 조정하세요. 지연을 방지하는 것이 조달 비용을 관리하는 데 중요합니다.

시각적 단서를 사용하여 각 마일스톤의 완료 상태를 평가하세요. 이 도구를 사용하면 조달 관리자가 잠재적인 지연을 사전에 해결하고 상품 및 서비스의 적시 납품을 보장할 수 있습니다

ClickUp 조달 관리 템플릿

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ClickUp 조달 관리 템플릿은 시작부터 완료까지 조달 프로세스를 관리하기 위한 포괄적인 프레임워크를 제공하도록 설계되었습니다. 템플릿의 주요 기능은 다음과 같습니다.

구매 관리에서의 도전 과제 극복

공급업체 선택, 조달 예산 관리, 규정 준수, 위험 관리 등 조달 관리에는 여러 가지 요소가 관련되어 있습니다. 조달 흐름의 어느 단계에서든 중단이 발생하면 비효율성이 발생하여 예산 부족이나 불량 공급업체와 관련된 위험이 발생할 수 있습니다.

이러한 구매 과제는 전체 프로세스를 아우르는 전략적 관리, 적절한 기술 활용, 그리고 이해관계자 간의 강력한 협력이 필요합니다.

1. 공급업체 위험 및 성과 관리

공급업체는 조직의 성공적인 조달에 매우 중요합니다. 그러나 예상되는 품질을 충족하지 못하거나, 배송이 지연되거나, 재무 위치가 불안정해지는 등 관련 위험이 있으며, 이러한 위험은 운영에 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 위험은 다음을 통해 쉽게 제어할 수 있습니다.

2. 비용을 통제하고 예산 내에서 관리하세요

비용 초과 지출은 조달에서 흔히 발생하는 문제입니다. 특히 긴급 비용이 발생하거나 공급업체가 가격을 인상한 경우에 더욱 그렇습니다. 건전한 재정 규율을 유지하기 위해서는 항상 다음을 준수하십시오.

3. 규칙 및 정책 준수 확보

구매 프로세스 내에서는 다양한 내부 정책, 산업 규정, 법적 요구사항이 준수되어야 합니다. 규정 준수 실패는 벌금 부과로 이어질 수 있으며, 이는 조직이 명성 손상이나 계약 분쟁을 겪어야 할 수 있습니다. 이러한 상황을 방지하기 위해 다음과 같은 조치를 취하는 것이 중요합니다:

4. 공급망 중단 대응

공급망의 글로벌 중단, 원자재 부족, 운송 지연 등 예상치 못한 이벤트는 조직의 조달 프로세스를 늦출 수 있습니다. 회복력을 구축하려면 다음이 필요할 수 있습니다.

5. 조달 효율성 향상 및 가시성 향상

조달 프로세스의 수동 작업은 비효율성, 오류 및 지출의 가시성 부족으로 쉽게 이어질 수 있습니다. 조달 운영을 개선하려면 다음을 수행하십시오.

6. 관계자 참여

조달 노력에 참여하는 여러 부서에는 재무, 운영, 법무 팀이 포함됩니다. 다양한 이해 관계자들의 의견이 일치하지 않으면 업무가 지연되거나 내부 의사소통에 문제가 발생할 수 있습니다. 협업을 달성하기 위해서는 다음이 필요합니다.

7. 기술 활용

AI, 자동화 및 분석의 발전으로 조달 부문은 빠르게 변화하고 있습니다. 이러한 변화에 적응하지 못하는 기업은 비효율성으로 인해 반드시 문제에 직면하게 될 것입니다. 경쟁력을 유지하기 위해서는 다음을 수행해야 합니다.

적절한 소프트웨어로 완벽한 구매 관리 실현

스마트 조달은 모든 것을 일정과 예산에 맞게 진행하여 프로젝트를 성공으로 이끄는 중추적인 역할을 합니다. 분산된 임시 프로세스에 의존하면 비효율성, 규정 준수 위험, 비용이 많이 드는 지연이 발생할 수 있습니다. 이것이 바로 ClickUp이 돋보이는 부분입니다.

이것은 단순한 프로젝트 관리 도구가 아닙니다. 효율적이고 규정을 준수하며 데이터 기반의 조달을 위한 올인원 플랫폼입니다. ClickUp을 사용하면 조달 프로세스의 모든 단계를 중앙에서 관리하고, 이해 관계자와 원활하게 협업하며, 예산, 타임라인 및 공급업체의 성과를 실시간으로 가시화할 수 있습니다.

조달 전략을 관리하고 더 나은 결과를 더 빠르게 달성하세요. 지금 바로 ClickUp을 무료로 시작하세요!

자주 묻는 질문

조달 관리 플랜의 5가지 구성 요소는 무엇일까요?

조달 관리 플랜에는 일반적으로 원활하고 효과적인 프로세스를 보장하기 위한 몇 가지 주요 구성 요소가 포함됩니다. 먼저, 조달의 목적과 목표를 요약하여 조직이 달성하고자 하는 바를 명확히 합니다. 또한 이해 관계자를 파악하고 참여시켜 모든 관련자가 자신의 역할과 책임을 이해하도록 합니다. 공급업체의 평가 및 선택을 안내하기 위해 공급업체 선택 기준을 수립합니다. 플랜은 조달 일정과 타임라인을 설정하고 중요한 마일스톤과 마감일을 지도에 표시합니다. 마지막으로, 잠재적인 문제를 예측하고 해결하기 위한 단계를 요약한 위험 평가 및 완화 전략이 포함됩니다.

조달 관리 플랜의 역할은 무엇일까요?

조달 관리 플랜은 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 상품 및 서비스를 확보하기 위한 로드맵의 역할을 합니다. 이 플랜은 계획 및 공급자 선택부터 계약 관리 및 성과 모니터링에 이르기까지 조달 활동이 어떻게 관리될지 정의합니다. 구조와 명확성을 제공함으로써 이 플랜은 구매가 효율적이고 비용 효율적이며 프로젝트의 목표에 부합하도록 하는 데 도움이 됩니다. 또한 위험을 최소화하고 커뮤니케이션을 간소화하며 프로젝트를 예정대로 진행하는 데도 도움이 됩니다.

조달 플랜에 포함해야 할 사항

포괄적인 조달 플랜은 구매 프로세스의 모든 측면을 포함해야 합니다. 여기에는 프로젝트의 목표와 범위, 주요 이해 관계자의 역할과 책임이 포함됩니다. 시장 분석 및 공급업체 선택 프로세스를 상세하게 설명하고, 예산 및 비용 고려 사항을 요약하고, 명확한 조달 일정을 제공해야 합니다. 또한, 계획에는 위험 관리 전략, 계약 관리 절차, 조달 성과를 측정 및 평가하는 방법도 포함되어야 합니다. 이러한 요소를 포함하면 조달 프로세스가 투명하고 책임감 있으며 조직의 목표에 부합할 수 있습니다.

조달 프로세스의 7단계는 무엇일까요?

조달 프로세스는 일반적으로 7가지 주요 단계를 따릅니다. 먼저 조직의 요구 사항을 파악하고 상품 또는 서비스에 대한 요구 사항을 구체화합니다. 다음으로, 입찰 또는 제안서를 통해 잠재적인 공급업체를 발굴하고 평가합니다. 입찰이 접수되면 입찰을 평가하고, 협상 및 계약 체결을 통해 최상의 공급업체를 선택합니다. 그런 다음 계약을 관리하여 적시에 납품이 이루어지고 합의된 조건이 준수될 수 있도록 합니다. 마지막으로 공급업체의 성과를 평가하고, 배운 교훈을 문서화하고, 조달을 공식적으로 마감하면 프로세스가 종료됩니다. 이러한 구조화된 접근 방식은 조직이 조달 라이프사이클 전반에 걸쳐 비용을 절감하고, 품질을 유지하며, 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.