거의 60% 의 프로젝트 관리자가 한 번에 2~5개의 프로젝트를 동시에 작업합니다.
프로젝트 전반에 걸쳐 동일한 수준의 집중력, 생산성, 결과물 품질을 보장하는 것은 프로젝트 관리자가 갖춰야 할 초능력입니다. 프로젝트 성과가 좋지 않으면 막대한 투자 낭비로 이어질 수 있습니다 114%, 정확히 말하자면
다행히도 프로젝트 관리자는 강력한 시스템을 갖추고 프로젝트를 관리할 수 있습니다.
이 글에서는 여러분이 직면할 수 있는 일반적인 문제와 더 스마트하게 일하고, 효율성을 개선하고, 여러 프로젝트를 관리하는 데 도움이 되는 전략을 알려드리겠습니다. 하지만 먼저 여러 프로젝트에 대한 효율적인 프로젝트 관리가 왜 그렇게 중요한지 이해해 보겠습니다.
여러 프로젝트의 부적절한 관리로 인해 발생하는 위험 요소
여러 프로젝트를 제대로 관리하지 못하면 타임라인, 예산, 팀 성과 및 조직의 성공에 영향을 미치는 다양한 범위의 위험이 발생할 수 있습니다. 다음은 고려해야 할 주요 리스크입니다:
- 마감일 누락: 조율과 우선순위 지정이 제대로 이루어지지 않으면 하나 이상의 프로젝트가 지연될 수 있습니다. 이는 클라이언트의 신뢰를 떨어뜨릴 뿐만 아니라 잠재적인 재정적 영향을 미칠 수 있습니다
- 예산 초과: 비효율적인 리소스 할당과 감독 부재로 인해 예산이 초과 지출될 수 있습니다. 이는 프로젝트 수익성을 떨어뜨릴 뿐만 아니라 향후 자금 조달이나 프로젝트 승인을 받기 어렵게 만들 수 있습니다
- 명확성 부족: 불충분한 의사소통과 불명확한 우선순위로 인해 팀은 무엇에 집중해야 할지 확신할 수 없습니다. 이는 사기와 생산성에 영향을 미칠 수 있습니다
- 팀 과부하: 제대로 관리되지 않는 포트폴리오는 여러 프로젝트에 분산되어 팀원들에게 과중한 부담을 줄 수 있습니다. 이는 오류의 위험을 증가시키고 팀의 번아웃과 소모성을 유발할 수 있습니다
- 범위 확대: 여러 이니셔티브에 걸쳐 프로젝트 범위를 제대로 관리하지 않으면 통제되지 않은 변경과 추가가 발생하여 타임라인이 연장되고 예산이 늘어나며 팀원들이 좌절감을 느낄 수 있습니다
- 기대 이하의 결과: 집중력이 부족하고 마감일이 촉박하면 품질이 저하될 수 있습니다. 예상대로 제공하지 못하면 클라이언트 불만과 부정적인 평판은 말할 것도 없고 재작업 비용이 발생할 수 있습니다
- 이해관계자 참여 감소: 프로젝트 전반에서 비효율적인 커뮤니케이션과 기대치 미충족은 이해관계자 관계를 긴장시키고 향후 비즈니스 기회 상실로 이어질 수 있습니다
- 낮은 가시성: 프로젝트 추적이 제대로 이루어지지 않으면 팀이 병목 현상, 지연, 규정 준수 문제 또는 잠재적인 리소스 부족을 파악하지 못할 수 있습니다. 이로 인해 프로젝트가 궤도를 벗어날 수 있습니다
- 전략적 비일관성: 제대로 계획하고 관리하지 않으면 프로젝트가 조직의 목표와 일치하지 않아 리소스 낭비를 초래할 위험이 있습니다
- 위험 증가: 사전 예방적 위험 관리가 없으면 한 프로젝트의 문제가 다른 프로젝트로 확대되고 복합적으로 발생할 수 있습니다. 이는 실패 가능성과 잠재적인 재정적 또는 평판 손상의 가능성을 높입니다
- 기회 상실: 우선순위 지정 및 리소스 할당이 잘못되면 일부 프로젝트가 지연되거나 미완성 상태로 남을 수 있습니다
- 혁신의 손실: 여러 프로젝트를 저글링하는 데 압도된 팀은 창의적으로 생각하거나 혁신할 여유가 부족할 수 있습니다
여러 프로젝트를 효과적으로 관리하는 것은 운영 효율성을 유지하고, 양질의 결과물을 제공하며, 조직의 평판과 수익성을 보호하는 데 매우 중요합니다.
여러 프로젝트를 성공적으로 관리하기 위한 12가지 전략
1. 프로젝트 관리 소프트웨어 활용 ### **2\ 77% 의 성공적인 프로젝트 관리 팀이 프로젝트와 작업을 관리하기 위해 소프트웨어를 사용합니다. 하지만
46% 의 조직이 프로젝트 관리를 가치 있게 여기는 문화를 우선시합니다.
ClickUp과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어는 여러 프로젝트를 관리할 때 발생하는 많은 어려움을 극복하는 데 도움이 될 수 있습니다.
ClickUp은 중앙 집중식 프로젝트 관리 도구 여러 프로젝트를 호스팅하고 작업 간에 원활하게 이동할 수 있도록 도와주는 도구로, 일이 통제 불능 상태가 될 때(하루에 여러 번 발생하는 경우가 많죠!) 결정적인 이점을 제공합니다. ClickUp의 포트폴리오 의 포트폴리오는 여러 프로젝트의 프로젝트 관리를 간소화하도록 설계되었습니다. 전략부터 실행까지 한 곳에서 프로젝트를 추적할 수 있습니다.
ClickUp으로 여러 프로젝트에서 일을 플랜, 추적, 관리하기
하나의 소스를 통해 병목 현상, 위험, 리소스 문제 등에 대한 궁극적인 가시성을 확보하세요. 간트 차트부터 타임라인, 목록, 보드, 달력에 이르기까지 15가지 이상의 다양한 방법으로 내 일을 시각화할 수 있어 누구에게나 적합한 보기를 찾을 수 있습니다.
게다가, ClickUp 대시보드 는 실시간 진행 상황을 표시하므로 항상 한 단계 앞서 나갈 수 있습니다. 프로젝트 관리자를 위한 ClickUp 는 다음과 같은 기능을 제공합니다:
- 전략 수립 및 플랜
- 워크플로우 시각화하기
- 작업 할당
- 시간 추적 및 리소스 관리
- 팀과 협업하기
- 결과 예측하기
💡프로 팁: ClickUp의 무료 프로젝트 관리 템플릿 를 다운로드하고 모든 프로젝트에서 프로젝트 플랜을 시작하세요.
2. 생산성을 위해 멀티태스킹 대신 집중하세요
일반적으로 프로젝트 관리자는 3~4개의 프로젝트를 동시에 처리하는데, 가장 큰 어려움은 무엇일까요? 바로 집중력입니다.
학습 집중하는 방법 는 생각보다 복잡합니다. 집중력을 향상시키기 위해 다음 팁을 시도해 보세요:
- 우선순위 목록에서 낮은 작업에 대해서는 거절하세요. 멀티태스킹을 많이 할수록 실수가 발생할 가능성이 높아집니다
- 관리자 작업과 반복적인 할 일을 자동화하세요ClickUp Brain아젠다 생성, 체크리스트 작성, 콘텐츠 편집 등을 할 수 있는 항상 준비된 AI 어시스턴트입니다
- 타임 복싱 (지정된 시간 블록 내에서 작업을 완료하도록 의식적으로 마음을 훈련하는 전략)을 구현합니다
- 마음챙김을 연습하고 집중을 방해하는 성가신 알림을 끄세요. 또한집중 앱 을 사용하여 마음을 다스리고 집중력을 일정하게 유지할 수 있습니다
3. 작업의 우선순위를 올바르게 정하세요
밤을 새워 일하지만 별다른 성과를 거두지 못하고 계신가요? 시간, 에너지, 노력을 잡아먹는 가치가 낮은 작업의 우선순위를 정하고 있을 수 있습니다. ClickUp에서 작업 우선순위 지정하기 를 사용하면 최소한의 노력으로 우선순위를 설정할 수 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다:
- 네 가지 우선순위 수준(플래그) 중에서 선택하세요: 긴급, 높음, 보통, 낮음 중에서 선택하세요
- 시간별로 작업을 정렬해 워크플로우 내에서 가장 중요한 작업을 확인하세요
- 우선순위가 높은 항목은 연중무휴 24시간 사용 가능한 작업 트레이에 드롭하세요
- 우선순위가 지정된 작업과 의존성이 있는 작업을 결합하세요. (예: "대기 중" 또는 "차단")
- 마감일에 대한 필터를 설정하고 저장하거나 팀과 공유하세요
다음을 사용해 이 작업을 더 효율적으로 수행할 수도 있습니다 우선순위 지정 템플릿 .
ClickUp 우선순위 매트릭스 템플릿
💡프로 팁: 사용하기 ClickUp 우선순위 매트릭스 템플릿 를 사용하여 영향력과 노력에 따라 작업을 분류하세요.
4. 명확하게 의사소통
지속적인 커뮤니케이션 라인을 유지하는 것은 여러 가지 이유로 프로젝트 성공의 핵심입니다:
- 이해관계자는 팀원들과 기대치를 공유하여 일을 더 잘 조율할 수 있습니다. 클라이언트는 일이 잘못될 경우 즉각적인 피드백을 공유할 수 있습니다
- 팀을 위한 피드백 루프를 만들어 품질 저하 없이 목표에 더 빨리 도달할 수 있도록 지원합니다
- 팀 회의를 진행하여 프로젝트 상태를 재전략화하고 검토하세요. 사전 예방적 접근 방식이 큰 도움이 됩니다
- 클라이언트의 기대치와 타임라인을 관리하고 무서운 스코프 크립을 방지하세요
하지만 어떻게 어떻게 명확하게 소통할 수 있을까요? 일이 진행되는 장소에서 소통하는 것입니다.
시작하기 좋은 방법은 다음과 같이 커뮤니케이션을 우선시하는 도구에 투자하는 것입니다 ClickUp 채팅 :
ClickUp 채팅으로 모든 일과 대화를 한 곳에 보관하세요
여러 도구에 흩어져 있는 대화는 혼란과 오류로 이어집니다. 채팅을 사용하면 작업이 진행되는 곳에서 실시간으로 업데이트를 공유하고, 누가 어떤 작업을 하는지 팀 간 가시성을 확보할 수 있습니다.
또한 시각적 컨텍스트와 함께 상호 작용을 계층화하여 이해도를 높일 수 있습니다. 링크, 첨부 파일, 파일, GIF, 이미지, 비디오 등 메시지를 전달할 수 있는 모든 것을 추가하세요.
멘션으로 업무 대화에 누구든 추가하고 개별 회원에게 멘션을 할당하여 작업 항목 moving.
💡프로 팁: 채택하기 커뮤니케이션 도구 템플릿으로 시간과 노력을 절약하세요
5. 컨텍스트 전환 한도 제한
여러 프로젝트를 관리하고 생산성을 높이고자 할 때 '컨텍스트 전환'이 방해가 될 수 있습니다.
종종 멀티태스킹과 혼동되는 컨텍스트 전환은 두 가지 악 중 덜 나쁜 쪽에 속합니다. 컨텍스트 전환을 사용하면 앱 사이를 이동하며 새로운 작업을 시작하고 기존 작업은 중간에 중단할 수 있습니다.
안타깝게도 컨텍스트 전환의 해로운 영향은 생산성 그 이상입니다. 연구 결과에 따르면 캘리포니아 대학교 어바인 캠퍼스, 는 20분만 반복되는 방해가 일에서 스트레스, 압박감, 좌절감을 높일 수 있다고 보고했습니다.
그렇다면 상황 전환에 어떻게 대처해야 할까요?
서로 다른 모든 앱과 도구를 하나의 플랫폼으로 교체하여 팀이 모든 것을 손끝으로 액세스할 수 있도록 하세요.
예를 들어, ClickUp은 모든 작업, 대화, 프로젝트를 하나의 사용자 친화적인 플랫폼으로 통합합니다. 업무 관리와 커뮤니케이션에서 협업에 이르기까지 모든 것이 하나의 공유 스페이스에서 이루어집니다.
또한 ClickUp은 다음을 지원합니다 1000 개 이상의 타사 앱 통합 를 통해 즐겨찾는 도구가 홈으로 있는 하나의 조직 전체 솔루션을 구현할 수 있습니다. 그리고 팀의 무의식적인 컨텍스트 전환을 없앨 수 있습니다.
6. 우선순위가 바뀔 때는 유연하게 대처하세요
팀이 변화하는 우선순위를 추적할 수 없나요? 상황에 따라 방향을 전환할 수 없다는 것은 프로젝트 관리자의 중요한 단점입니다.
이는 주로 여러 개의 할 일 목록과 스프레드시트를 사용해 프로젝트 진행 상황을 추적할 때 발생합니다.
두 가지 큰 해결책은?
- 변경 제어 프로세스를 구현하세요: 이렇게 하면 프로젝트 변경 요청을 관리할 수 있습니다. 이해관계자가 프로젝트의 변경을 요청하면 프로젝트 일정에서 즉시 변경 요청을 볼 수 있습니다. 또한 이 프로세스를 활용하여 이해관계자가 적절하다고 판단되는 변경 요청을 승인/거부할 수 있습니다.
- 중앙 정보 소스 공유: 도구를 사용하여 변경되는 프로젝트 요청을 추적하고 팀원들이 오프라인과 온라인에서 이 도구를 사용할 수 있도록 하세요.
팀원들이 팀의 대역폭과 작업 상태에 대한 가시성을 실시간으로 파악할 수 있다면, 효율적으로 업무를 진행할 수 있습니다. 또한 상황이 빠듯할 때 팀원들을 확인할 수도 있습니다.
7. 팀의 업무량 균형 조정
팀의 업무량을 균등하게 배포하면 비즈니스 성장과 직원 복지가 증진됩니다.
직원에게 과중한 작업을 부여하면 기껏해야 불완전한 작업, 최악의 경우 품질이 떨어지는 작업을 하게 됩니다. 직원을 제대로 활용하지 못하면 의욕이 떨어지고 스트레스를 받을 수 있습니다.
당연히 미국에서는 3,000억 달러 매년 결근과 업무 관련 스트레스로 인한 건강 문제로 인해 지출되고 있습니다.
결론: 두 시나리오 모두 조직이 손해를 볼 수 있습니다.
최적의 지점을 찾으면 팀 사기 를 높이고 프로젝트를 원활하게 진행하세요.
ClickUp과 같은 프로젝트 관리 플랫폼은 적절한 팀워크가 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다 작업량 관리가 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다 는 프로젝트에 대한 것입니다.
모든 사람이 고른 업무량을 확보하려면 관련된 사람, 프로젝트, 작업에 대한 완전한 가시성이 필요합니다. ClickUp의 작업량 보기 가 이를 가능하게 합니다. 각 회원의 작업 시트와 달력을 보고 누가 어떤 일을 하고 있는지 검토하세요.
ClickUp으로 상태별, 담당자별로 작업을 정렬하고 주간 작업량을 파악하세요
프로젝트 진행 상황에 따라 보기를 맞춤형으로 설정하고, 작업의 노력 수준을 추적하고, 팀의 용량을 재조정하고, 중단이나 지연 없이 작업을 진행할 수 있습니다.
8. 각 프로젝트에 대해 명확하고 측정 가능하며 달성 가능한 목표를 설정하세요
목표와 KPI를 설정하는 것은 직원의 진행 상황을 측정하는 데 있어 핵심입니다. 하지만 목표 설정은 더 깊고 심리적인 후유증을 남깁니다.
포브스에 따르면 목표를 생생하게 그리는 사람들은 다음과 같이 말합니다 1.2 ~ 1.4배 달성할 가능성이 더 높습니다.
따라서 목표를 체계적으로 만들기 위한 일부로 보기 시작하면 프로젝트 플랜을 작성하세요, 를 통해 목표를 달성하는 데 더 유리한 위치에 서게 됩니다.
비즈니스의 맥락에서 목표는 마일스톤의 양식을 취합니다. 노련한 프로젝트 관리자는 다음과 같은 목표 설정 프로세스를 채택합니다:
- 먼저, 그들은 설정 작업을 합니다프로젝트 오브젝트
- 그런 다음 프로젝트를 더 작고 관리하기 쉬운 작업으로 세분화하는 데 집중합니다
- 다음으로, 적절한 팀원에게 작업을 할당합니다
- 마지막으로 측정 가능하고 현실적이며 명확한 목표를 설정합니다
💡프로 팁: ClickUp 목표 는 사용하기 쉬운 폴더에 모든 목표(스프린트 주기, 주간 직원 성과표, OKR 등)를 정리하는 데 유용합니다. 숫자, 참/거짓, 작업, 금액, 설명 등 다양한 형식으로 목표를 만들 수 있습니다. 또한, 프로젝트 진행 상황을 일일이 탭으로 확인할 필요가 없습니다. 도구가 대신 해줄 테니까요.
ClickUp Goals로 명확한 목표를 손쉽게 설정하고 추적하여 팀의 성공을 이끄세요
9. 효과적인 업무 위임
모든 작업을 직접 관리할 수는 없으며, 적절한 위임은 팀원들의 역량을 강화합니다. 프로젝트에 대한 책임을 위임하는 방법을 잘 모르겠다면 다음 몇 가지 단계를 따르세요:
- 각 팀원의 강점과 역량을 평가하세요
- 각 팀원의 전문성, 용량, 작업량에 따라 작업을 할당합니다
- 팀을 신뢰하고 미세 관리보다는 지침 제공에 집중하세요
- 계정 책임을 구축하는 강력한 시스템과 프로세스를 채택하세요
💡프로 팁: 작업 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로젝트 기간 동안 작업을 쉽게 할당하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다
10. 반복되는 워크플로우를 템플릿화하여 귀중한 시간 절약
새 프로젝트가 시작될 때마다 같은 워크플로우를 계속 재구축하고 계신가요?
이는 시간을 가장 생산적으로 사용하는 방법이 아닙니다. 프로젝트에 공통된 설정이 자주 있다면 프로젝트 결과물 또는 프로세스에 자주 사용하는 워크플로우와 프로세스에 대한 템플릿을 직접 만드세요.
이렇게 하면 일의 속도를 높이고 워크플로우 공백을 방지할 수 있습니다.
전문가 팁: 인사이트와 최고의 실행 방식으로 템플릿을 정기적으로 업데이트하여 양질의 서비스를 제공하세요.
11. 문서로 체계적으로 정리하세요
여러 프로젝트를 관리하려면 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 수많은 프로세스, 워크플로우, 팀, 일정 등 말이죠. 체계적으로 정리된 문서로 모든 것을 파악하세요 프로젝트 문서 .
정확한 최신 문서는 혼란을 방지하고 프로젝트를 추적할 수 있게 해줍니다.
각 프로젝트에 대해 개별적이지만 표준화된 문서(예: 요구사항, 타임라인, 위험 로그)를 유지하고 문서 관리 도구를 사용하여 모든 이해관계자의 접근성을 보장하세요.
ClickUp Brain으로 아이디어, 제품 로드맵, 제품 개요를 생성하고 문서화, 표준 운용 절차(SOP) 등을 자동화하세요
💡프로 팁: ClickUp Brain으로 프로젝트 문서를 생성하고 다음을 사용하여 안전하게 공유하세요 ClickUp 문서
12. 위험 예측 및 관리
여러 프로젝트를 효율적으로 함께 관리하는 가장 좋은 방법은 잘 준비하는 것입니다. 이러한 준비의 중요한 측면 중 하나는 위험에 대한 플랜을 세우는 것입니다. 위험 관리 소프트웨어 clickUp과 같은 소프트웨어가 도움이 될 수 있습니다.
프로젝트가 겹치면 위험과 중단의 가능성이 배가됩니다. 또한 한 프로젝트의 지연은 다른 프로젝트에 파급 효과를 미칠 수 있습니다. 따라서
- 각 프로젝트에 대한 위험 평가를 실시하고 비상 플랜을 문서화하세요
- 프로젝트 간의 상호 의존성을 파악하고 그에 따라 일정을 조정합니다
- 프로젝트 업데이트 시 정기적으로 위험을 검토하고 잠재적인 문제를 조기에 해결합니다
💡프로 팁: 위험 평가 템플릿 를 사용하면 위험을 추정할 때 추측을 배제할 수 있습니다
ClickUp으로 여러 프로젝트를 쉽게 관리하세요 # 다양한 프로젝트 관리
프로젝트 관리자가 직면하는 가장 일반적인 딜레마는 무엇일까요? 바로 여러 프로젝트를 이성을 잃지 않고 관리하는 방법입니다.
당연히 그렇죠. 프로젝트 관리자는 할 일이 너무 많습니다.
프로젝트 관리자는 어제까지 마감해야 할 결과물이 산더미처럼 쌓여 있는 경우가 많습니다. 또한 압박이 심한 클라이언트와 과로한 팀을 상대해야 할 수도 있습니다. 빠듯한 프로젝트 예산 속에서 이해관계자의 기대치를 유지하는 것도 잊지 마세요.
견고한 프로젝트 관리 소프트웨어 같은 ClickUp은 작업에 딱 맞는 도구입니다. 지금 무료로 가입하세요 에 가입하고 여러 프로젝트를 관리하는 수고를 덜어보세요.