마케팅 대행사의 생산성: 마진이 실제로 어디로 흘러가는가

프로젝트가 딱 맞는 건 아니지만, 매출 기회를 거절하기는 어렵다. 대행사를 운영해 본 적이 있거나 대행사에서 일해 본 적이 있다면, 이런 결정을 내리는 장면을 한두 번 이상 목격했을 것이다.

부적합한 일은 명백한 수익 손실 원인입니다. 덜 눈에 띄는 손실은 프로젝트가 완벽하게 맞아떨어지는 경우에도 나타납니다. 추가 수정 작업은 청구되지 않고, 승인 지연 한 번만으로도 다음 주 일정이 틀어집니다. 팀은 바쁘게 일하지만 마진은 점점 얇아집니다.

이러한 사례를 극히 드문 경우로 치부하기 쉽지만, 데이터는 그렇지 않다고 말합니다. 이그니션(Ignition)의 대행사 조사에서 응답 대행사의 78%는 범위 외 일에 대해 요금을 청구하는 일이 거의 없거나 가끔 있을 뿐이라고 답했습니다. 또한 57%는 범위 확대(scope creep)로 인해 매달 1,000~5,000달러의 손실이 발생한다고 추정했습니다.

대행사의 생산성은 마치 움직이는 골대처럼 보일 수 있습니다. 하지만 실제로는 완료된 일 중 얼마나 많은 부분이 실제로 청구되느냐에 달려 있습니다. 이 가이드는 첫 제안서부터 최종 결제에 이르기까지 프로젝트의 전 과정을 따라가며, 어디서 수익이 누락되는지 알려드립니다.

마케팅 대행사의 생산성이란 무엇인가?

마케팅 대행사의 생산성은 대행사가 유급 용량을 얼마나 효율적으로 수익성 있는 클라이언트 업무로 전환하는지를 측정하는 지표입니다. 이 용량에는 청구 가능한 근무 시간뿐만 아니라, 상급자의 검토, 프로젝트 관리, 수정 작업, 조정 업무, 그리고 대행사가 비용을 부담하는 유휴 시간도 포함됩니다. 단순히 산출물만 살펴본다면 이러한 요소들을 모두 간과하게 됩니다.

팀이 두 배나 많은 결과물을 납품하더라도, 해당 일에 상급 직원의 추가 근무 시간이 필요하거나 세 차례의 무료 수정 작업이 수반된다면 프로젝트 마진은 오히려 악화될 수 있습니다. 마찬가지로, 주말 근무를 통해 가동률을 90%까지 끌어올린다고 해서 운영이 더 건전해지는 것은 아닙니다. 팀은 초과 근무를 했기 때문에 이를 회복할 시간이 필요하며, 그 시간은 향후 몇 주 동안의 업무량에서 차감되거나 소진으로 이어지게 됩니다.

또한 대행사의 작업 시간은 나중에 사용할 수 없습니다. 이번 주에 사용하지 않은 1시간은 다음 달에 판매할 수 없습니다. 또한 작업 범위 외로 명시되지 않은 수정 요청은 대개 프로젝트 납품 후에는 청구할 수 없습니다.

그러니 더 중요한 질문은 여러분이 비용을 지불한 용량 중, 실제로 수익을 창출하고 청구 가능한 일로 이어진 비중은 얼마나 되는가?입니다.

대행사 생산성은 어디서 누수되는가?

모든 프로젝트는 수주, 범위 확정, 일정 수립, 납품, 청구라는 다섯 단계를 거칩니다.

이 두 단계는 첫 번째 제안서부터 최종 청구서에 이르기까지 하나의 연결 고리를 형성합니다. 이 과정을 단계별 인수인계로 간주할 때만, 대행사는 프로젝트에서 손실이 발생한 지점을 파악하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

영업 팀에서 한 약속은 업무 범위 설정 단계에서 견적서로 바뀌고, 견적서는 인력 배치 플랜이 되며, 인력 배치 플랜은 팀이 수행하는 일이 되고, 그 일은 결국 청구서로 이어집니다.

업무가 인계될 때마다 가정 조건이 바뀔 수 있습니다. 클라이언트가 또 다른 이해관계자를 추가하기도 하고, 중급 전략가를 대상으로 견적된 일에 시니어 리드가 투입되기도 합니다. 이러한 변화들 자체가 반드시 프로젝트를 망치는 것은 아닙니다. 문제는 일 내용이 바뀌었는데도 가격과 범위가 그대로 유지될 때 발생합니다.

어디서 그런 일이 발생했는지 파악하려면 각 업무 인계 과정을 개별적으로 확인하십시오.

어떤 캠페인이 120시간이 소요되고 두 차례의 수정 작업이 포함된다는 가정 하에 20,000달러에 수주되었다고 가정해 봅시다. 프로젝트 종료 시점에 팀은 155시간을 기록했습니다. “프로젝트가 예정보다 길어졌다”는 말만으로는 거의 아무것도 알 수 없습니다. 진행 과정에서 무엇이 달라졌는지 살펴봐야 합니다.

아마도 작업 범위에서 ‘수정’의 정의가 명확히 정해지지 않았을 수도 있습니다. 아니면 팀이 변경 요청을 제기하지 않고 추가 일을 수행했고, 클라이언트가 초과분을 승인하지 않았기 때문에 재무팀에서 그 차액을 손실로 처리했을 수도 있습니다. 이는 서로 매우 다른 문제들이며, 각각 다른 해결책이 필요합니다.

마케팅 대행사의 생산성은 어떻게 측정할 수 있을까요?

다음의 다섯 가지 업무 인계 단계는 프로젝트의 경제성이 어디서 변화했는지를 보여줍니다. 다섯 가지 메트릭은 그 변화가 얼마나 많은 비용을 초래하는지, 그리고 다른 프로젝트에서도 동일한 현상이 발생하고 있는지를 설명해 줍니다.

청구 가능한 가동률, 실현 마진, 프로젝트 마진, 정규직 1인당 매출, 순마진이 바로 그것입니다. 각각은 비즈니스를 서로 다른 관점에서 바라보며, 개별적으로만 해석할 경우 오해를 불러일으킬 수 있습니다.

‘이용률’과 ‘실현률’을 함께 살펴보세요

‘이용률’은 팀 시간이 클라이언트 업무에 얼마나 할애되었는지를 나타냅니다. ‘실적률’은 한 단계 더 나아가, 그 업무 중 대행사가 실제로 청구한 비중이 얼마인지 파악합니다. 이 두 지표를 종합적으로 살펴보면, 일정이 꽉 차 있는 것처럼 보이지만 실제로는 대행사가 나중에 손실로 처리하는 업무에 시간을 쏟고 있는 팀을 파악할 수 있습니다.

이 두 수치를 한눈에 파악하는 방법은 다음과 같습니다:

자원 활용 메트릭 및 방법에 대한 가이드에서 이 계산에 대해 더 자세히 다루고 있습니다.

모든 프로젝트의 마진을 추적하십시오

프로젝트 마진은 해당 프로젝트를 수행한 직원 및 계약자에게 비용을 지불한 후에도 각 프로젝트가 수익을 냈는지 여부를 알려줍니다.

35%의 프로젝트 마진은 클라이언트가 지불하는 100달러당 직접적인 납품 비용을 제외한 35달러가 남는다는 것을 의미합니다. 이 35달러로 대행사가 지출하는 나머지 모든 비용, 즉 영업 팀, 경영, 재무, 소프트웨어, 사무실 공간, 그리고 팀의 비청구 시간을 충당해야 합니다.

프로메테안 리서치(Promethean Research )의 조사 결과, 이를 추적한 대행사의 59%를 대상으로 한 분석에서 평균 프로젝트 마진은 35%로 나타났습니다. 전체적으로 보면, 대행사들의 평균 세후 순이익률은 13%였습니다. 따라서 일반적인 프로젝트의 경우, 35센트 중 약 22센트는 대행사 운영비로 사용되며, 13센트가 이익으로 남습니다.

이러한 격차 때문에 프로젝트 마진이 중요한 것입니다. 프로메테안(Promethean)은 또한 프로젝트 단위의 추적 시스템이 없는 대행사들은 대개 가격 책정, 업무 범위, 인력 배치 결정이 이미 이루어진 후에야 손익계산서(P&L)에 문제가 나타날 때 비로소 이를 인지한다는 사실을 밝혀냈습니다.

이를 추적하려면 프로젝트 종결 시 이 체크리스트를 실행하십시오. 마진 하락을 가장 크게 유발한 항목이 무엇인지 기록해 두십시오. 그런 다음, 향후 유사한 프로젝트에 대한 견적을 업데이트하십시오.

직원 1인당 매출을 통해 인력 투자가 성과를 내고 있는지 확인하십시오

FTE당 매출은 연간 총 매출을 정규직 직원 수로 나눈 값입니다. 예를 들어, 정규직 직원 20명을 둔 대행사가 연간 300만 달러의 매출을 올린다고 가정해 봅시다. 이 대행사의 FTE당 매출은 15만 달러입니다. 각 직원의 급여, 복리후생비, 간접비 분담금은 이 15만 달러에서 충당되어야 하며, 남은 금액이 이익이 됩니다.

이 수치는 추세를 파악하는 데 가장 유용합니다. 정규직 1인당 매출이 감소하는 가운데 인원 수가 증가한다면, 해당 대행사는 매출 증가 속도보다 더 빠르게 인력을 늘리고 있는 것입니다. 인력 활용도, 가격 책정, 서비스 구성, 그리고 고경력 인력이 저부가가치 일에 얼마나 많은 시간을 할애하고 있는지 점검해 보십시오.

이러한 양상은 작년 업계 전반에서 나타났습니다. 프로메테우스 리서치(Promethean Research)의 2026년 보고서에 따르면, 정규직 직원 1인당 매출이 수년 만에 처음으로 감소했으며, 연구진은 이를 시장 전반에 걸친 효율성 저하로 해석했습니다.

미디어 비중이 높은 대행사의 경우, 총매출액이 이 수치를 부풀릴 수 있습니다. 클라이언트의 광고비 및 기타 제3자 비용은 매출로 계상되지만, 대행사는 해당 금액을 실제로 가져가지 않습니다. 대신 전일제 근로자(FTE)당 대행사 총수입(AGI)을 사용하세요. 먼저 전가 비용을 차감한 후, 남은 금액을 총 FTE 수로 나누면 됩니다.

더 빠른 작업 속도가 과연 더 높은 생산성을 의미할까요?

하지만 반드시 그런 것은 아닙니다. 일의 속도가 빨라져도 대행사가 절약된 시간의 일부를 확보해야만 FTE당 매출이 증가하는데, 클라이언트들은 오히려 그 반대 방향으로 압력을 가하고 있습니다.

AgencyAnalytics가 494개 마케팅 대행사를 대상으로 실시한 설문조사에서, 응답 자의 44%는 클라이언트들이 이제 더 빠른 처리 속도를 기대하고 있다고 답했으며, 30%는 클라이언트들이 대행사의 서비스 비용이 1년 전보다 저렴해졌다고 인식하고 있다고 답했습니다. 이는 클라이언트들이 AI 도입으로 인해 대행사 수수료가 낮아져야 한다고 가정하기 때문일 가능성이 높습니다.

레딧(Reddit)의 한 대행사 소유자는 많은 이들이 고민하고 있는 질문을 던졌습니다. 만약 AI가 이미 일의 상당 부분을 “비슷한 품질로 더 빠르고 저렴하게” 수행할 수 있다면, 대행사는 그 절감분을 클라이언트에게 돌려줘야 할까요, 아니면 마진을 지키기 위해 그 이익을 가져가야 할까요?

두 가지 방법 모두 단독으로는 효과가 없습니다. 절감분을 클라이언트에 환원하면 대행사의 수수료는 노력 대비 성과가 줄어드는 만큼 감소합니다. 반면, 더 높은 부가가치를 창출하는 일에 재투자하지 않고 절감분을 그대로 챙기면, 클라이언트는 결국 더 적은 실무 시간을 위해 동일한 요금을 지불하고 있다는 사실을 깨닫게 됩니다.

AI는 의사결정에 수반되는 행정적 부담을 덜어줄 수 있습니다. 이러한 이점은 대행사가 더 강력한 가격 책정, 재작업 감소, 또는 이전에는 팀이 맡을 수 없었던 일을 통해 이를 확보할 때 비로소 마진으로 이어집니다.

순이익률을 분석하여 간접비가 매출보다 더 빠르게 증가하고 있는지 파악하십시오.

처음 네 가지 메트릭은 시간, 청구액, 프로젝트, 1인당 매출을 측정합니다. 순이익률만이 간접비를 반영한 유일한 메트릭입니다.

대행사가 성장함에 따라 이러한 비용은 증가하는 경향이 있습니다. 매출 300만 달러를 올리고 간접비로 60만 달러를 지출하는 대행사를 상상해 보십시오. 즉, 매출의 20%가 비즈니스 운영에 쓰이는 셈입니다. 1년 후, 매출은 350만 달러로 증가했지만 간접비는 87만 5천 달러로, 매출의 25%를 차지하게 됩니다. 프로젝트 마진은 이전과 똑같아 보일 수 있지만, 순이익률은 5%포인트 하락합니다. 프로메테우스 리서치(Promethean Research)는 업계 전반에 걸쳐 동일한 패턴을 확인했습니다. 2025년 기준, 직원 수가 10명 미만인 스튜디오의 평균 순이익률은 19%였던 반면, 직원 수가 50명 이상인 대행사의 평균 순이익률은 8%에 그쳤습니다.

간접비 비중이 증가한다고 해서 무조건 비용을 절감해야 하는 것은 아닙니다. 신규 영업 팀 인력 채용, 재무 책임자 선임, 또는 새로운 프로젝트 관리 시스템 도입은 신중한 투자일 수 있습니다. 매출이 이를 따라잡을 때까지 걸리는 기간을 미리 정해 두십시오. 순이익률은 그 목표가 달성되었는지 여부를 보여줍니다.

마케팅 대행사의 생산성을 높이는 방법

마케팅 대행사의 생산성을 높이는 가장 효과적인 방법은 첫 제안 단계부터 결과물 전달 및 청구 단계에 이르기까지 프로젝트 전 과정을 추적하고, 그 과정에서 발생하는 각 단계의 인수인계 문제를 해결하는 것입니다.

1. 마진 목표와 개입 시점을 설정하십시오

프로젝트 착수 전에 수수료, 예상 납품 비용, 계획된 작업 시간, 외주 비용 및 목표 마진을 기록해 두십시오. 그런 다음 프로젝트에 대한 재검토가 필요해지기 전까지 마진이 어느 정도까지 떨어질 수 있는지 결정하십시오.

프로젝트 중간 단계의 마진을 예측하려면, 이미 기록된 작업 시간에 남은 작업의 예상 비용을 더한 뒤, 그 합계를 수주 금액과 비교하십시오. 프로젝트가 35%의 마진을 목표로 수주되었으나 현재 30%로 예측되는 경우, 팀은 나머지 작업을 진행하기 전에 업무 범위, 인력 배치, 타임라인 또는 가격 책정을 재검토해야 합니다.

이 기준은 대행사가 해당 프로젝트를 수주한 이유를 반영해야 합니다. 전략적 계정 사원을 확보하거나, 새로운 시장에 진출하거나, 향후 다시 판매할 서비스에 대한 경험을 쌓기 위해 더 낮은 마진을 수용할 수도 있습니다. 그 이유와 대행사가 포기할 수 있는 마진 규모를 기록해 두십시오.

이렇게 하면 팀이 예측을 검토할 때, 계획된 타협점과 실제로 문제가 있는 프로젝트를 구분해 낼 수 있습니다.

2. 완료된 작업을 바탕으로 견적 라이브러리를 구축하세요

견적 라이브러리는 과거 프로젝트에 실제로 소요된 시간을 업무 유형별로 정리해 둔 기록입니다. 이를 통해 추측이 아닌 실제 수치를 바탕으로 다음 견적을 작성할 수 있습니다. 또한, 이는 하나의 스프레드시트나 테이블 형태로 간단하게 구성할 수도 있습니다.

프로젝트가 종료될 때마다, 프로젝트 마진 섹션의 종료 체크리스트 결과를 추가하십시오. 여기에 두 가지 세부 사항을 더 포함시키십시오: 클라이언트의 승인에 소요된 시간과, 견적액과 실제 금액 사이에 큰 차이가 발생한 주된 이유입니다.

유사한 프로젝트가 3~5개 정도 쌓이면 패턴을 파악하고 다음 견적서를 업데이트하세요. 랜딩 페이지 프로젝트 5건이 모두 18시간의 디자인 작업 시간이 소요되는데 템플릿에 12시간으로 설정되어 있다면, 템플릿을 수정하세요.

3. 마감일을 커밋하기 전에 용량을 확인하세요

정확한 견적을 냈더라도, 작업을 수행하는 데 필요한 인력이 이미 다른 일로 배정되어 있다면 기한을 넘기거나 예산을 초과할 수 있습니다. 작업 범위나 인력을 조정할 수 있는 여지가 있을 때, 기한을 약속하기 전에 먼저 용량을 계획하십시오.

주당 40시간 근무가 아니라, 각 직원의 실제 가용 시간을 기준으로 삼으십시오.

Rize가 대행사의 업무 시간을 추적한 분석에 따르면, 조정 업무(메시지, 이메일, 회의, 업무 관리, 행정 업무)만으로도 1인당 매주 약 7시간이 소요되는 것으로 나타났습니다. 이 시간을 차감하고, 연차 휴가, 제안서 작성, 관리 업무, 기존 클라이언트 업무까지 제외하면, 직원이 신규 프로젝트에 실제로 할애할 수 있는 시간이 남게 됩니다.

일정 중 일부는 미배정 상태로 남겨두세요. 일정이 꽉 차 있으면 승인 지연, 병가, 긴급한 클라이언트 문제, 또는 예상 시간을 초과하는 작업 등을 처리할 여유가 없습니다. 영업 팀과 고객 관리팀이 일정을 커밋하기 전에 확인할 수 있도록, 이러한 여유 시간을 하나의 공유 화면에 반드시 표시해 두세요.

4. 업무 범위 변경이 발생하기 전에 이를 어떻게 처리할지 미리 결정해 두세요

클라이언트가 추가 일을 요청할 때마다 다음 세 가지 중 하나를 선택해 연락하십시오:

대행사는 고객과의 관계를 유지하거나 자사의 실수를 바로잡기 위해 일을 자체적으로 부담하기로 선택할 수도 있습니다. 이는 상업적인 결정입니다. 하지만 원래의 브리핑 자체가 잘못된 것으로 드러날 경우, 이러한 선택은 더욱 어려워집니다.

한 제조업체 클라이언트가 채용 비디오 제작을 위해 Coalbanks Creative를 의뢰했습니다. 제작이 시작된 지 3주 만에 팀은 직원 이직률이 근본적인 문제라는 사실을 발견했습니다. Coalbanks는 이후 이 재시작 과정을 8,000달러짜리 실수라고 평가하며, 사안 파악 절차를 강화했습니다. 더 나은 사안 파악 절차를 통해 이러한 불일치를 더 일찍 포착할 수 있습니다.

5. 예측 가능해졌을 때 이를 표준화하라

발굴 단계의 질문, 작업 순서, 견적, 승인 단계, 품질 보증(QA) 점검, 수정, 보고 등 반복적으로 수행되는 단계를 기본 워크플로우에 반영하십시오.

예외 사례를 통해 업무 프로세스를 개선해 나가세요. 직원들이 정기적으로 템플릿을 우회하여 일해야 한다면, 무엇이 변경되었는지 파악해야 합니다. 구식 프로세스는 시간 낭비를 초래하며, 특히 모든 프로젝트 관리자가 각자 동일한 조정을 해야 할 때 그 낭비는 더욱 커집니다.

ZenPilot의 ‘대행사 운영 현황(State of Agency Operations)’ 보고서에 따르면, 2,893건의 완전 응답을 분석한 결과, 문서화된 프로세스와 책임 소재가 명확할수록 업무 이행의 신뢰도가 더 높게 나타났으며(상관계수 0.59), 체계적으로 정리된 tools의 경우 상관계수가 0.65로 약간 더 높았습니다.

이 데이터는 인과관계가 아닌 상관관계를 보여줄 뿐이지만, 한 가지 요점을 뒷받침해 줍니다. 사람들은 반복적인 단계를 처리할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법이 필요하며, 그래야만 클라이언트의 상황과 창의적인 의사결정에 집중할 수 있습니다.

6. 모든 중요한 결정에 대해 하나의 공식 기록 시스템을 마련하십시오

프로젝트 단계별로 작성되는 기록은 단계 그 자체만큼이나 중요합니다.

클라이언트가 출시 일정을 일주일 앞당기면, 납기 일정을 수정하는 책임은 누구에게 있을까요? 변경 요청으로 인해 작업 시간이 6시간 추가된다면, 재무팀은 청구 내역을 어떻게 파악해야 할까요? 승인이 이메일로 도착하면, 제작팀은 작업을 계속 진행해도 된다는 사실을 어디서 확인할 수 있을까요?

아래 테이블에서 그 답을 확인할 수 있습니다.

범위, 시간, 비용에 영향을 미치는 각 결정 사항을 어디에 기록할지 정하고, 업데이트 규칙을 명확히 하십시오. 승인 및 기록에 의존하는 사람들은 번거로움 없이 이를 찾을 수 있어야 합니다.

예를 들어, 재무팀이 청구서를 닫기 전에 프로젝트 소유자는 승인된 변경 요청, 청구 가능한 초과 비용, 경비, 그리고 납품된 작업량을 최종 범위와 대조하여 정산해야 합니다. 만약 어떤 항목을 상각 처리할 경우, 그 사유를 기록해야 합니다.

7. 집중 시간을 중심으로 클라이언트 관리 체계를 구축하라

계정을 담당하는 모든 직원이 하루 종일 메시지를 확인해야 하는 상황에서는 일 진행 속도가 느려집니다.

Rize가 추적한 데이터에 따르면, 대행사 직원들은 회의보다 메시징에 더 많은 시간을 할애했습니다. 1인당 약 2.4시간 을 메시징에 쓴 반면, 회의와 통화에는 1.7시간을 사용했습니다. 이러한 방해 요소들은 생산적인 일을 지연시키며, 이는 나중에 예상 시간을 초과하는 실제 작업 시간으로 나타납니다.

이를 방지하기 위해, 크리에이티브 팀은 오전 10시부터 오후 1시까지를 제작 시간으로 할당하고, 이 시간 동안 계정 담당자가 Slack과 이메일을 처리하도록 할 수 있습니다. 진행 중인 캠페인 문제, 오류, 또는 당일 납품을 막는 승인 지연 등의 사안은 즉시 상급자에게 보고됩니다. 일반적인 피드백은 해당 시간대가 끝날 때까지 기다립니다.

“메시지는 영업일 기준 2시간 이내에 확인하며, 진행 중인 캠페인이나 당일 런칭에 영향을 미치는 사항은 즉시 상급자에게 보고하겠습니다.”와 같이 명확한 기대치를 설정하십시오. 담당은 계정 책임자나 프로젝트 매니저가 번갈아 가며 맡을 수 있습니다. 현재 소유자, 응답 시간, 보고 절차 등을 전체 계정 팀이 확인할 수 있도록 가시성을 유지해 두십시오.

대행사 유형별 현황

5명 규모의 스튜디오라면 단 한 번의 대화만으로 용량 충돌 문제를 해결할 수 있습니다. 반면 500명 규모의 조직에서는 동일한 결정을 내리는 데 여러 팀, 예산, 보고 체계를 거쳐야 할 수 있습니다. 운영 모델과 그 규모에 관한 다음 예시들을 살펴보세요.

퍼포먼스 및 미디어 대행사

퍼포먼스 및 미디어 대행사는 클라이언트의 우선순위, 채널 구성 또는 예산이 변경될 때 이에 대응할 수 있는 충분한 유연성을 갖추어야 합니다.

핵심 팀은 꾸준한 업무에 집중하도록 하고, 수요가 급증할 때만 용량을 보강하십시오. 공동으로 활용하는 전문가, 계약직, 또는 소규모 유연 근무 팀을 활용하면, 바쁜 분기마다 정규직으로 채용할 필요 없이 일시적인 수요를 충당할 수 있습니다.

또한 캠페인 성과와 함께 대행사의 재무 현황도 주시해야 합니다. 클라이언트의 결과가 뛰어나더라도, 상업적 모델이 지원할 수 있는 용량을 넘어서는 전략적 또는 전문적인 인력이 소요될 수 있기 때문입니다.

주간 검토에서는 다음 세 가지 질문에 대한 답을 찾아야 합니다:

독립 크리에이티브 대행사

소규모 크리에이티브 대행사의 경우, 인력 구성과 관련해 더 어려운 문제는 어떤 역량을 갖춘 인재를 팀에 상근직으로 배치해야 하는지 결정하는 것입니다.

대행사의 핵심 전문 기술, 클라이언트에 대한 이해, 그리고 정기적으로 수행하는 일을 담당하는 인력을 확보해 두십시오. 그런 다음, 때때로 필요한 기술을 보유한 전문가들과 안정적으로 협력할 수 있는 체계를 구축하십시오. 여기에는 웹 개발, 리서치, 제작, 카피라이팅, 모션 그래픽, 또는 그 밖의 특화된 역량이 포함될 수 있습니다.

외부 인력 관리에도 내부 역량 관리와 동일한 수준의 세심한 주의가 필요합니다. 이미 대행사의 기준을 숙지하고 있는 인력이 누구인지, 어떤 프로젝트에 적합한지, 그리고 각 인력이 기여할 수 있게 되기까지 얼마나 많은 온보딩 과정이 필요한지 파악해야 합니다. 빠르게 적응하지만 모든 결정 사항에 대해 핵심 팀의 설명이 필요한 전문가는, 명목상 인원 수만큼의 용량을 창출하지 못한 것입니다.

종합 대행사

풀서비스 대행사의 경우, 생산성은 팀 간 협업에 크게 의존합니다. 크리에이티브, 미디어, CRM, 분석, 제작, 전략 각 팀이 개별 목표를 달성할 수 있지만, 전체적인 프로젝트의 성과는 저조해질 수 있습니다. 따라서 한 사람이 통합된 업무 범위와 상업적 전반의 소유권을 가져야 합니다.

작업 납품이 시작되기 전에 팀 간 의존성을 가시적으로 파악하십시오. 미디어 팀이 화요일까지 크리에이티브 자료를 필요로 하고, CRM 팀이 목요일까지 타겟 고객 데이터를 필요로 하며, 두 팀 모두 클라이언트의 승인을 받아야 한다면, 해당 일정은 동일한 플랜에 포함되어야 합니다.

이 정도 규모에서는 수익성을 다른 관점에서 살펴볼 필요가 있습니다. 먼저 클라이언트를 전체적으로 검토한 다음, 그 아래에 있는 서비스 라인을 살펴보세요. 특정 분야 하나만으로도 계획보다 훨씬 더 많은 노력이 소요될 수 있지만, 전체 계정 실적은 여전히 괜찮아 보일 수 있습니다.

ClickUp에서 이 시스템을 운영하는 방법

업무 범위, 용량, 시간, 결과물 전달 등이 서로 다른 tools에 분산되어 있으면 마케팅 대행사의 생산성을 추적하기가 더 어려워집니다. 업무가 인계될 때마다 맥락이 어긋날 여지가 생기고, 변경된 내용을 확인하기까지 또 하나의 단계가 추가됩니다.

저희는 ClickUp을 사용하여 이러한 업무 요소들을 하나의 작업 공간에 통합해 관리합니다. 저희 내부 마케팅 팀은 매일 이러한 방식으로 업무를 수행하며, 우선순위가 수시로 바뀌고 전문 인력을 공유하며, 문제를 조기에 파악하는 것이 마진에 직결되는 대행사 업무에도 이 같은 설정이 자연스럽게 적용됩니다.

저희의 운영 방식은 다음과 같습니다:

플랜은 그 플랜으로 만들어진 결과물 바로 옆에 두십시오

저희 팀은 캠페인 세부 정보, 작업 문서, 크리에이티브 자산, 최종 결과물을 모두 동일한 ClickUp 작업 공간에 보관합니다. 캠페인이 계획되면 이를 ClickUp 작업으로 세분화하고, 소유자와 기한을 할당한 뒤, 사용자 지정 필드와 상태를 활용하여 작업 수행 과정에서 필요한 맥락을 전달합니다.

승인된 브리프나 업무 명세서는 해당 업무를 수행하는 ‘작업(Tasks)’과 함께 ClickUp Docs에 저장할 수 있습니다. 변경 사항이 발생하면, 계약서와 영향을 받는 업무가 서로 가까이 위치해 있어 함께 업데이트할 수 있습니다. 바로 이러한 근접성이 핵심입니다.

추가 일을 커밋하기 전에 용량을 먼저 확인하십시오

ClickUp의 ‘작업량’ 및 ‘팀’ 보기를 통해 마케팅 자원을 계획하고, 진행 중인 업무 전반에 걸친 팀의 용량을 파악할 수 있습니다. 한 사람에게 여러 건의 중대한 업무가 한꺼번에 배정될 경우, 마감일이 경고 신호가 되기 전에 업무를 재배분할 수 있도록 상황을 조기에 파악할 수 있습니다.

ClickUp의 ‘작업량 보기(Workload View )’ 기능을 사용하면 시간 추정을 각 직원의 업무 처리 용량, 즉 근무 일정, 공휴일, 휴가 등을 포함하여 확인할 수 있습니다.

작업 납품이 시작되면, 추적된 작업 시간은 해당 견적과 나란히 기록될 수 있습니다.

Brain²가 그 정보를 찾아드리겠습니다

워크플로우에 챗봇을 추가하는 것은 쉽습니다. 하지만 우리가 원했던 것은 주변 업무를 이해하는 AI였습니다. 우리 팀은 Brain²를 사용하여 피드백 스레드를 요약하고, 캠페인 정보를 종합하며, 회고 회의에서 핵심 내용을 도출합니다. 또한 여러 부서가 협업하는 팀 전반에 걸쳐, 주의를 기울여야 할 용량 관련 위험 요소와 의존성을 파악하는 데도 이 도구를 활용하고 있습니다.

대행사 검토 과정에서, 누군가가 30분이나 들여 수작업으로 상황을 파악하기 전에, 승인 지연 사항, 예산 한도에 근접한 프로젝트, 또는 납기 지연의 배경 등을 파악할 수 있습니다.

그리고 동일한 업무가 반복될 때면, ClickUp 슈퍼 에이전트가 그 역할을 맡습니다. 이들은 팀이 이미 작업 중인 ClickUp 작업 공간 정보를 활용해 워크플로우를 실행할 수 있는 상황 인식형 AI 팀원입니다. 예를 들어, ‘범위 확대 탐지기’는 추가 작업이 실제 납품 단계로 넘어가기 전에, 원래 프로젝트 범위 대비 추가된 내용을 추적할 수 있습니다.

마진 신호를 하나의 보기에서 한눈에 확인하세요

저희는 ClickUp 대시보드를 활용하여 숫자 뒤에 숨겨진 업무 현황을 한곳에 모아 보여줍니다. ‘시간 보고’ 카드를 사용하면 팀, 프로젝트 또는 클라이언트 업무별로 그룹화하여 예상 시간과 실제 시간 추적 결과를 함께 확인할 수 있으며, ‘청구 가능 보고서’ 카드를 통해 청구 가능한 시간과 청구 불가능한 시간을 구분할 수 있습니다.

워크플로우에 특화된 계산이 필요한 경우, 수식 필드는 ‘시간 추적’, ‘시간 추정’, 숫자 및 통화 값과 같은 필드와 연동하여 사용할 수 있습니다.

이익이 어디로 흘러가는지 파악하기

이번 분기에 계약이 성사된 프로젝트 중 하나를 골라, 책정한 가격과 실제 비용을 비교해 보십시오.

소요 시간, 수정 횟수, 변경 요청, 그리고 비용 처리되지 않은 항목들을 살펴보세요. 가장 큰 격차가 나타나는 부분이 바로 가장 먼저 개선해야 할 부분입니다. 견적서 템플릿, 영업 팀이 일정을 커밋하기 전의 용량 확인, 또는 추가 요청을 처리하는 규칙 등이 그 예입니다.

이 격차가 대행사 전체적으로 얼마나 큰지 확인하려면 ‘대행사 수익성 계산기’를 이용해 수치를 입력해 보세요. 팀 크기, 청구 단가, 활용도, 사용 중인 tools를 입력하면 매년 얼마나 많은 마진을 잃고 있는지, 그리고 그 대부분이 어디로 흘러가는지 추정해 줍니다.

마케팅 대행사의 생산성에 관한 자주 묻는 질문

프로젝트가 종료되기 전에 대행사의 수익성을 어떻게 추적할 수 있을까요?

최종 손익계산서를 기다리지 마십시오. 프로젝트가 진행 중인 동안, 현재 추적된 작업 시간, 역할 구성, 외주 비용, 승인된 범위 변경 사항, 예상 매출을 초기 견적과 비교 분석하십시오. 목표는 계획에서 너무 벗어나 누군가의 개입이 필요한 프로젝트를 조기에 파악하는 것입니다.

대행사가 리테이너나 고정 수수료를 청구하는 경우, 시간을 추적해야 할까요?

네, 내부적으로 말입니다. 시간 추적은 클라이언트가 지불할 금액을 결정하는 기준이 될 필요는 없습니다. 이는 대행사가 해당 일을 수행하는 데 드는 비용을 알려줄 뿐입니다. 10,000달러의 리테이너 계약은, 해당 계정이 전략가, 크리에이티브 담당자 또는 경영진의 시간을 계약 금액이 감당할 수 있는 수준을 훨씬 초과하여 지속적으로 소모하고 있다는 사실을 알게 될 때까지는 건실해 보일 수 있습니다.

클라이언트와의 이메일, 회의, 계정 관리 업무도 청구 가능한 일로 간주해야 할까요?

이는 사업을 수년간 운영해 온 대행사 소유자들 사이에서도 여전히 뜨거운 논쟁거리입니다. 그 해답은 가격 책정 모델에 따라 달라집니다. 시간 및 자재 기반(Time-and-materials) 업무의 경우, 계약에 명시되어 있다면 회의, 전화 통화, 계정 관리 비용을 직접 청구할 수 있습니다. 리테이너(Retainer)나 고정 수수료 프로젝트의 경우, 이러한 활동 비용을 합의된 가격에 포함시키는 경우가 많습니다. 어느 쪽이든 내부적으로 시간을 철저히 추적해야 합니다. 이러한 활동에 매월 10~15시간이 소요된다면, 별도의 청구 항목으로 표시되지 않더라도 클라이언트 서비스 비용에 포함되어야 합니다. 청구 가능 여부가 청구 대상을 결정하지만, 수익성 분석 시에는 해당 일에 대한 비용을 반드시 반영해야 합니다.

대행사는 프로젝트 수익성을 얼마나 자주 검토해야 할까요?

매주 납품 현황을 검토하고, 매월 재무 실적을 점검하십시오. 매주 검토 시, 대응할 시간이 남아 있는 동안 예산 초과, 업무 범위 추가, 인력 변경, 승인 지연, 미청구 업무 등을 확인하십시오. 월말이나 프로젝트 종료 시에는 이러한 사항들을 매출 및 직접 납품 비용과 대조하여 정산하십시오.

대행사의 생산성은 직원, 클라이언트, 아니면 서비스 분야별로 측정해야 할까요?

먼저 클라이언트 또는 프로젝트 수준에서 분석해 보세요. 이곳에서 유료로 책정된 용량이 실제로 수익성 있는 일로 이어졌는지 확인할 수 있습니다. 그런 다음 나머지 두 가지를 진단 지표로 활용하세요. 활용률과 같은 직원 메트릭은 인력을 효율적으로 활용하고 있는지 보여주고, 서비스 라인별 수익성은 특정 서비스가 지속적으로 수행하기 더 어렵거나 비용이 더 많이 드는지 여부를 알려줍니다.