대부분의 프로젝트 관리자와 마찬가지로 여러 프로젝트를 한꺼번에 관리하고 있습니다. 🤹
팀, 클라이언트, 리소스를 넘나들며 여러 프로젝트를 관리합니다, 프로젝트 관리 적절한 시스템을 갖추지 않으면 금방 무질서한 혼돈이 될 수 있습니다. 바로 이때 프로젝트 관리 데이터베이스가 필요합니다.
PM 데이터베이스는 단순히 모든 프로젝트 정보의 저장소가 아닙니다. 팀원 간의 조율을 돕고 워크플로우를 간소화하며 프로젝트 진행 상황을 높은 수준에서 추적할 수 있는 유용한 도구입니다.
프로젝트 작업부터 타임라인, 리소스 관리까지, 프로젝트 관리 데이터베이스는 프로젝트 관리를 재미있게 만들어 줍니다. 🎉
아직 추적 중이라면 프로젝트 타임라인 및 의존성을 스티커 노트를 통해 표시하거나 스프레드시트 이제 정신을 차릴 수 있는 변화를 만들어야 할 때입니다. 소프트웨어 개발에 종사하든 소규모 비즈니스를 운영하든, 중앙 집중식 프로젝트 관리 시스템은 필수입니다.
이 가이드에서는 프로젝트 관리 데이터베이스가 어떻게 작동하는지 설명하고 프로젝트 관리를 위한 첫 번째 데이터베이스를 구축하는 데 유용한 몇 가지 팁을 공유해 드립니다.
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프로젝트 관리 데이터베이스 란?
프로젝트 관리 데이터베이스의 핵심은 모든 프로젝트 관련 데이터를 눈 깜짝할 사이에 구성, 저장 및 검색할 수 있는 디지털 프레임워크입니다. 👀
프로젝트 관리 데이터베이스를 모든 프로젝트의 홈베이스라고 생각하세요. 중요한 파일을 찾기 위해 이메일 수신함이나 Slack 채팅에서 정신없이 검색하는 대신, 데이터베이스에 모든 것이 저장되어 있어 프로젝트, 사람, 클라이언트 등의 우선순위를 정하는 방법을 간소화하여 프로젝트를 쉽게 관리할 수 있습니다.
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프로젝트 관리 데이터베이스마다 다르지만 일반적으로 다음과 같은 기능이 포함되어 있습니다:
- 작업 관리 : 할 일을 추적해야 할 뿐만 아니라 팀의 작업을 추적하는 것도 담당합니다. 이 작업은 수동으로는 거의 불가능하기 때문에 많은 프로젝트 매니저들이 작업, 팀원 할당, 마감일, 상태를 추적하기 위해 프로젝트 관리 데이터베이스에 의존합니다. 올바른 설정을 통해 개별 프로젝트 구성 요소를 더 쉽게 관리할 수 있습니다
- 타임라인 관리: 프로젝트 관리 데이터베이스는 프로젝트 타임라인에서 중요한 마감일과 마일스톤을 시각화합니다. 간트 차트 보기, 달력 보기, 맞춤형 보기 중 어떤 것을 선택하든 이 기능은 진행 상황을 추적하는 데 완벽합니다 📈
- 리소스 관리: 예산도 중요하지만, 올바른 프로젝트 관리 데이터베이스는 자료, 라이선스, 구독, 팀 매니저 등 다른 리소스를 추적합니다. 오른쪽프로젝트 관리 소프트웨어 는 어떤 팀원이 과잉 또는 과소 활용되고 있는지 알려주어 일의 균형을 재조정하고 번아웃을 방지할 수 있도록 도와줍니다 ⚖️
- 의존성 및 워크플로우 최적화: 프로젝트 관리 데이터베이스는 작업 의존성을 다음 주소로 문서화합니다워크플로우를 계속 진행하세요. 이 기능은 시간을 절약하고 잠재적인 병목 현상을 해결하는 데 유용합니다
- 알림 및 업데이트: 다시는 공을 놓칠 염려가 없습니다. 프로젝트 관리 데이터베이스가 프로젝트의 모든 사람에게 알림을 보내 프로젝트 변경 사항이나 다가오는 마감일을 팀에 업데이트합니다
프로젝트 관리 데이터베이스 생성의 장점
종이 플래너나 이메일 수신함을 통해 프로젝트를 관리하는 것은 파일 분실과 혼란의 원인이 됩니다. 많은 프로젝트 관리자가 디지털 우선 프로젝트 관리 앱으로 전환하여 다양한 이점을 누리고 있습니다. 🙌
더 나은 조직
복잡한 프로젝트는 철저한 플랜과 정리가 필요합니다. 다행히 프로젝트 관리 데이터베이스는 작업 목록부터 프로젝트 타임라인까지, 프로젝트 관련 데이터를 편리하게 한 곳에 저장할 수 있는 올인원 공간을 제공합니다.
모든 프로젝트 작업, 파일, 이해관계자 세부 정보가 데이터베이스에 저장되어 있어 더 이상 정보를 찾아 헤맬 필요가 없으니 간편하게 검색할 수 있습니다. 또한, 대부분의 프로젝트 관리 소프트웨어 데이터베이스에는 기성품으로 제공되는 파일 조직 구조 를 사용하면 수동으로 정리할 필요가 없습니다. 🗂️
간소화된 프로젝트 추적
대시보드와 간트 차트 보기와 같은 기능은 프로젝트 타임라인과 진행 상황을 시각화하여 프로젝트를 쉽게 플랜하고 추적할 수 있게 해줍니다.
ClickUp의 간트 차트 보기를 사용하여 프로세스 개선 구현하기
프로젝트 세부 정보는 시간이 지남에 따라 거의 항상 변경되며, 프로젝트 관리 데이터베이스를 사용하면 이 정보를 실시간으로 업데이트하여 오해와 지연을 줄일 수 있습니다.
효율적 리소스 관리
팀원 중 일부는 업무가 폭주하는 반면 다른 팀원은 할 일이 거의 없나요? 그렇다면 리소스 활용 문제가 발생하면 사기와 예산 모두에 좋지 않습니다. 💸
ClickUp 시간 추정으로 팀의 작업량을 추적하고 우선순위를 정하고 플랜을 세우세요
프로젝트 관리 데이터베이스를 사용하면 인력, 시간, 예산 등 리소스를 추적하고 할당하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 기본 제공되는 시간 추적 기능을 통해 각 작업 또는 프로젝트 단계에 소요된 시간을 쉽게 모니터링할 수 있어 팀원 모두의 생산성을 편안하게 유지할 수 있습니다.
워크플로우 자동화
프로젝트 관리에는 힘든 일이 필요합니다. 정말 힘든 일이죠. 왜 스스로를 더 힘들게 만들까요? 디지털 프로젝트 관리 데이터베이스를 선택하면 핸드오프, 상태 업데이트 또는 알림과 같은 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다. 또한, 대부분의 프로젝트 관리 데이터베이스에는 다음과 같은 통합 기능이 있습니다 tools(예: Microsoft 프로젝트 , Jira, Slack과 같은 도구를 지원하므로 여러 플랫폼에서 수작업을 최소화하는 것이 훨씬 쉬워집니다.
맞춤화 및 확장성
대부분의 프로젝트 데이터베이스는 이미 준비된 조직이나 구조로 제공되지만, 사용자가 원하는 대로 플랫폼을 맞춤형으로 설정할 수도 있습니다. 예를 들어, 템플릿이 있는 데이터베이스를 사용하면 사용자 정의 필드를 만들고 데이터베이스 설정을 특정 프로젝트에 맞게 조정할 수 있습니다. 또한 프로젝트 데이터베이스는 쉽게 확장할 수 있어 플랫폼을 변경할 필요 없이 더 많은 데이터, 사용자 또는 기능을 수용할 수 있습니다.
유형 프로젝트 관리 데이터베이스
프로젝트 관리 데이터베이스는 다양한 양식과 형태로 제공됩니다. 프로젝트의 요구사항과 조직 구조에 따라 적합한 옵션이 달라집니다. 다음은 고려할 수 있는 몇 가지 유형의 프로젝트 관리 데이터베이스입니다.
전통적 프로젝트 관리 데이터베이스
프로젝트를 플랜, 추적, 관리할 수 있는 도구와 함께 제공되는 일반적인 PM 데이터베이스입니다. Microsoft Project와 같은 옵션은 전통적인 프로젝트 관리 데이터베이스의 좋은 예시입니다.
애자일 프로젝트 관리 데이터베이스
소프트웨어 개발 분야에서 일하시나요? 그렇다면 아마도 어떤 양식의 애자일 방법론을 사용하여 비즈니스를 관리하고 계실 것입니다. 프로젝트 관리 도구 jira 및 ClickUp과 같은 도구는 스프링, 백로그 및 사용자 스토리 관리를 위한 기능이 필요한 애자일 프로젝트 관리에 이상적입니다.
프로젝트 팀을 위한 맞춤형 워크플로우와 애자일 트래커 설정하기
기술 팀은 아니지만 애자일 또는 워터폴 방법론의 아이디어를 좋아한다면 칸반 보드도 훌륭한 옵션입니다. 이러한 도구는 다음을 시각화합니다 작업 관리 보드와 카드를 사용하여 팀이 지속적이고 반복적인 작업을 파악할 수 있도록 도와줍니다. 👩🏽💻
기업 시스템
권장하지는 않지만, 소규모 기업에서는 프로젝트 관리를 위해 Excel 스프레드시트를 사용하는 경우가 있습니다. 하지만 엔터프라이즈 기업이라면 절대 그렇게 할 수 없습니다. 그렇기 때문에 엔터프라이즈 자원 계획(ERP) 데이터베이스가 일반적으로 더 나은 선택입니다.
이러한 종합적인 시스템은 프로젝트 관리 기능을 송장 발행, HR, 영업팀 CRM과 같은 다른 비즈니스 기능과 통합합니다. 대규모 프로젝트를 위한 인력, 장비, 자재를 관리하고 할당하는 데 유용합니다. 🏗️
기업마다 고유한 요구 사항이 있기 때문에 자체 맞춤형 데이터베이스를 구축하는 경우가 드물지 않지만, 많은 기업이 타사 솔루션을 사용합니다.
클라우드 기반 프로젝트 관리 솔루션
대부분의 최신 프로젝트 관리 데이터베이스는 클라우드에서 운영되므로 로컬에서 호스팅하지 않습니다. 따라서 팀은 인터넷만 연결되어 있으면 어디서든 프로젝트 세부 정보에 액세스할 수 있습니다. 💻
글로벌 또는 원격 팀을 관리하는 경우에는 클라우드 기반 프로젝트 데이터베이스 를 사용하는 것이 좋습니다. 클라우드에서 일하기 때문에 클라우드 기반의 PM tools 는 프로젝트 크기와 복잡성에 따라 쉽게 확장 및 축소할 수 있어 모든 규모의 비즈니스에 적합한 옵션입니다.
왜 프로젝트 관리 데이터베이스 유지가 중요한가요?
첫 번째 프로젝트 관리 데이터베이스를 구축하고 실행하면 즉각적인 이점을 얻을 수 있습니다. 하지만 데이터베이스를 만드는 것만으로는 충분하지 않으며, 시간이 지나면서 유지 관리해야 합니다. ⚒️
검토, 업데이트, 약간의 조정이 없으면 실제 비즈니스 방식에 맞지 않는 도구를 사용할 위험이 있습니다. 이는 수작업, 잘못된 의사소통, 값비싼 실수를 초래하는 지름길입니다.
정기적인 데이터베이스 유지관리는 여러 가지 이유로 매우 중요합니다.
더 쉬운 협업
자동화가 제대로 작동하지 않거나 팀이 데이터베이스 알림에 압도당하는 경우, 데이터베이스의 품질은 팀 협업에 큰 영향을 미칩니다.
ClickUp의 프로젝트 관리 소프트웨어로 효율적으로 일을 관리하고, 작업을 협업하고, 복잡한 워크플로우를 간소화하세요
데이터베이스를 정기적으로 유지 관리하면 팀에 견고한 워크플로우와 협업을 지원하는 플랫폼을 제공할 수 있습니다. 알림 설정, 프로젝트 보기 또는 자동화를 조정하는 것이 필요할 수도 있지만, 이 모든 것은 더 나은 일을 하기 위한 것입니다. 🤝
위험 관리 개선
'위험'은 단순히 법적 또는 규제상의 벌금만을 의미하는 것이 아닙니다. 파일 분실부터 잠재적인 데이터 손실까지, 조직과 프로젝트, 클라이언트에 피해를 줄 수 있는 위험은 무수히 많습니다. 종합적인 프로젝트 데이터를 유지 관리하면 프로세스 초기에 잠재적인 위험을 파악하여 문제가 발생하기 전에 완화할 수 있습니다.
투자 수익률 향상
프로젝트 관리 데이터베이스를 설정하는 데 시간과 비용을 들였습니다. 이 도구에서 최대한 많은 값을 뽑아내야 하지 않을까요? 투자에 대한 가시적인 수익을 보장하기 위해 정기적으로 데이터베이스를 유지 관리하세요.
상사나 회계 담당자가 이를 측정할 것이므로 데이터베이스를 최적화하여 더 많은 성과를 거두는 것은 언제나 승리입니다. 🏆
프로젝트 관리 데이터베이스에 포함해야 할 사항
프로젝트 관리 데이터베이스를 구축해 본 적이 없다면 이 데이터베이스에 무엇을 넣어야 할지 궁금하실 것입니다. 쉽게 답해드리자면, 원하는 것은 무엇이든 넣으면 됩니다! 🤩
궁극적으로 이 데이터베이스는 여러분의 필요에 부응하고 여러분이 좋아하는 일의 방식에 부합해야 합니다. 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 프로젝트 관리 데이터베이스에 이러한 필수 요소가 포함되어 있는지 확인하세요.
1. 프로젝트 세부 정보
프로젝트 데이터베이스는 최소한 다음과 같은 프로젝트에 대한 기본 정보를 제공해야 합니다:
- 프로젝트 이름
- 설명
- 오브젝트 및 예상 결과
프로젝트 플랜, 계약서, 이해관계자 커뮤니케이션과 같은 문서를 첨부할 수 있는 옵션도 제공해야 합니다. 이러한 정보에 쉽게 액세스할 수 있을수록 프로젝트를 본격적으로 실행할 때 더 큰 도움이 됩니다.
2. 작업 관리
프로젝트 관리 데이터베이스는 모든 작업에 대한 설명, 담당자, 마감일이 포함된 상세한 작업 목록을 제공해야 합니다.
목표를 만들고, 목표를 할당하고, 팀과 공유를 추가하여 모든 사람이 일치하도록 하세요
이 데이터베이스를 통해 모든 사람의 현재 위치를 확인해야 하므로 플랫폼에 상태 업데이트가 포함되어 있는지 확인하세요. 대부분의 데이터베이스에서는 작업 상태도 맞춤형으로 설정할 수 있습니다.
3. 타임라인 관리
간트 차트와 칸반 보드는 프로젝트 마일스톤, 타임라인, 작업을 시각적으로 표현하는 데 유용합니다.
칸반 보드로 작업 진행 상황을 시각화하세요
타임라인, 프로젝트 또는 작업 보기를 전환하여 작업이 서로 어떻게 연관되어 있는지, 프로젝트 목표를 달성할 수 있는지 빠르게 파악할 수 있습니다. 🎯
4. 스테이크홀더 추적
여러 팀에서 여러 프로젝트를 관리하다 보면 사람들을 혼동하기 쉽습니다. 프로젝트 관리 데이터베이스에는 팀원, 프로젝트 역할, 모든 사람의 연락처 정보 등 모든 프로젝트 이해관계자에 대한 중요한 세부 정보를 기록해야 합니다.
더 좋은 방법은 데이터베이스 소프트웨어 모든 이해관계자 커뮤니케이션, 회의 노트 및 채팅을 기록합니다.
5. 성과 추적
핵심 성과 지표(KPI)는 프로젝트마다 다르지만 프로젝트 성공을 평가하는 중요한 척도입니다. 사용자 지정 가능한 프로젝트 관리 데이터베이스 프로젝트 성과를 위한 사용자 지정 가능한 실시간 대시보드를 생성할 수 있습니다.
고도로 사용자 정의 가능한 ClickUp 3.0 대시보드에서 목표, 작업, 애자일 포인트 및 프로젝트 상태를 세분화하세요
지연이나 품질 문제가 발생하면 올바른 메트릭이 미리 경고하여 경로를 수정할 수 있는 충분한 시간을 제공합니다. 🚢
프로젝트 관리 데이터베이스 생성 방법
프로젝트 관리 도구는 팀을 프로젝트 성공의 길로 안내합니다. 하지만 올바른 데이터베이스 솔루션을 선택하고 올바르게 설정하는 것이 중요합니다.
여기에는 다양한 솔루션이 있지만, ClickUp과 같은 올인원 프로젝트 관리 솔루션을 사용하는 것이 좋습니다. 모든 것을 100% 사용자 지정할 수 있지만 Jira와 같은 대안보다 진입 장벽이 훨씬 낮습니다. ClickUp에서 첫 번째 PM 데이터베이스를 구축하려면 다음 단계를 따르세요.✨
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데이터 연결하기
여기서부터 재미가 시작됩니다. 목표, 오브젝트, 작업 및 담당자를 직접 연결하거나 이 데이터를 다음 주소로 가져오세요 다른 솔루션에서 ClickUp하기 . 템플릿이 데이터와 일치하지 않는다면 원하는 대로 설정을 조정하세요. 열을 추가 또는 제거하거나, 특정 데이터 태그를 숨기거나, 작업 상태를 맞춤형으로 설정할 수 있습니다.
테이블 보기 맞춤 설정하기
테이블 보기가 없는 데이터베이스는 데이터베이스가 아니죠? 와 ClickUp 테이블 보기 를 클릭하면 모든 필드가 열이고 모든 행의 높이가 동일하므로 모든 작업, 상태 및 담당자를 한 보기에서 압축하여 볼 수 있습니다. 📊
다재다능한 ClickUp 3.0 테이블 보기와 달력 보기 사이를 이동하여 모든 일을 가장 잘 시각화하세요
프로젝트를 테이블 보기로 전환하려면 프로젝트를 방문하여 보기 추가 > 테이블로 이동하세요. 데이터를 항상 테이블 보기로 표시하려면 "핀 보기"를 클릭할 수 있습니다.
시간 경과에 따른 모니터링
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프로젝트 관리 데이터베이스가 모든 프로젝트 관리 문제를 해결해 주지는 못하지만, 진행 상황을 추적하고 로드맵을 세우고 팀워크를 촉진하기 위해 꼭 필요한 도구입니다.
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