이메일 알림을 끊임없이 받나요? 낮이든 밤이든, 화요일이든 토요일이든 일요일이든 상관없습니다. 수백 개는 아니더라도 수십 개의 메시지를 수신하고 수신함에 새로운 메시지가 추가될 때마다 스트레스 지수가 높아지는 것을 느낍니다.
눈을 감고 그 중 몇 개가 마법처럼 사라지기를 바라기도 합니다. 하지만 그런 일은 일어나지 않고 여전히 남아 있습니다. 그리고 이메일은 여전히 가장 많이 사용되는 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다 전 세계적으로 수신함이 꽉 찬 편지함은 필요악처럼 보입니다.
이메일 수신을 멈출 수는 없지만, 지능적인 접근 방식인 받은 편지함 제로 방법을 구현하여 이메일이 압도적이거나 좌절감을 주지 않도록 할 수 있습니다.
이 글에서는 이 멋진 이메일 관리 전략에 대해 소개하고, 그 이점에 대해 논의하며, 이를 적용하여 하나 또는 여러 개의 수신함을 깔끔하게 유지하는 팁을 제공합니다! 📨
받은 편지함 제로 생산성 방법이란 무엇인가요?
받은 편지함 제로는 이메일 관리 전략 받은 편지함을 비워두거나 거의 비워두는 것이 좋습니다. 📥
그렇다고 해서 모든 이메일을 삭제하라는 뜻은 아닙니다. 수신함 제로의 궁극적인 목표는 이메일 관리 습관을 개선하고 워크플로우를 간소화하여 애초에 이메일 수신함이 넘쳐나는 일이 없도록 하는 것입니다.
이 접근 방식은 깔끔한 스페이스가 집중력, 생산성, 정리를 향상시킨다는 전제를 바탕으로 합니다. 수신함에 도착하는 이메일의 수에 신경 쓰지 않고 우선순위를 정하고 응답 시간을 단축하는 데 도움이 됩니다.
받은 편지함 제로 접근 방식의 ## 장점
이메일 수신함을 최대한 비워두는 것은 어려울 수 있지만, 많은 사람들이 그만한 가치가 있다는 데 동의할 것입니다. 받은 편지함 제로 개념의 잠재적인 이점을 확인해 보세요:
- 생산성 향상 : 깔끔하게 정리된 수신함을 통해 필수적이고 긴급한 이메일을 정확히 찾아내고 방해 요소를 최소화할 수 있습니다
- 스트레스 수준 감소 : 이메일로 가득 찬 수신함은 스트레스와 불안을 트리거할 수 있습니다. 받은 편지함 제로는 수신함을 깔끔하게 유지하여 이러한 스트레스를 방지할 수 있도록 도와줍니다
- Better시간 관리: 수신함이 잘 정리되어 있으면 더 이상 특정 이메일을 찾는 데 시간을 낭비할 필요가 없으며 더 가치 있는 작업에 집중할 수 있습니다
- 향상됨팀 협업: 관련 정보를 쉽게 찾아서 팀과 공유하고 중요한 이메일에 더 빠르게 답장할 수 있습니다
- 보안 강화: 받은 편지함 제로 기능을 통해 수신함에 무엇이 들어오는지에 대한 가시성이 향상되어 의심스러운 이메일을 인식할 확률이 높아집니다
받은 편지함 제로로 받은 편지함을 정리하는 방법: 10가지 간단한 팁
어수선한 수신함의 발톱에서 벗어나고 싶으신가요? 검증된 10가지 수신함 정리 비법을 확인하고 자신의 업무 스타일과 개인 취향에 맞는 비법을 실행해 보세요. 🥰
1. 수신 거부 버튼을 누르는 것을 두려워하지 마세요
새로운 제품, 할인, 최신 뉴스 및 업데이트에 대한 소식을 받기 위해 여러 뉴스레터를 신청하셨습니다. 하지만 몇 달이 지나고 구독했던 뉴스레터를 모두 무시해 버렸습니다. '언젠가는 필요할지도 모른다'고 스스로에게 계속 말하면서 수신되는 이메일이 계속 신경을 거슬리지만 구독을 취소하지 않기로 결정합니다.
이제 수신 취소 버튼을 누르세요. 수신하는 이메일의 수를 줄이고 (즉각적인) 주의가 필요한 이메일에 집중할 수 있습니다. 결정이 후회되더라도 세상이 끝나는 것은 아니므로 언제든지 다시 구독할 수 있습니다.
2. 라벨 사용
라벨을 사용하는 것은 이메일을 삭제하지 않고도 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수 있는 또 다른 훌륭한 방법입니다. 이메일을 카테고리화하여 쉽게 탐색하고 정리할 수 있도록 도와줍니다.
라벨을 만드는 정확한 과정은 사용 중인 이메일 플랫폼에 따라 다르지만 일반적으로 간단합니다. 예를 들어, Gmail 수신함에서는 화면 왼쪽 하단에 라벨이 표시됩니다. 더하기 기호를 누르고 라벨의 이름을 입력한 다음 만들기를 선택하기만 하면 됩니다.
그런 다음 이메일을 열고 이메일 제목 위에 있는 이메일로 이동 아이콘을 누른 다음 원하는 라벨을 선택합니다. 선택한 이메일이 수신함에서 사라지고 라벨을 클릭하면 해당 이메일에 액세스할 수 있습니다.
받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 것 외에도 라벨을 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다 보다 효율적인 시간 관리 -특정 이메일을 찾는 데 어려움을 겪지 않을 것입니다.
예를 들어 당신은 영업 팀에서 일합니다 . 잠재 고객, 오퍼링, 후속 조치, 계약, 프로모션 또는 내부_와 같은 이메일 라벨을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 업무를 분류하고 디지털 혼란을 줄이며 이메일 관리를 원활하게 진행할 수 있습니다. ⛵
다른 라벨링 방법을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 클라이언트 이름, 연도별 월 또는 워크플로우에 적합한 기타 기준에 따라 이메일을 정렬할 수 있습니다.
3. 매일 이메일 확인 시간 할당하기
강박적으로 이메일을 확인하시나요? 많은 사람들이 새 이메일을 받았는지 확인하기 위해 수신함을 수시로 새로고침합니다. 이는 수신함에 도착하자마자 이메일을 확인하는 훌륭한 방법이지만, 집중력을 떨어뜨릴 수 있습니다. 자주* 컨텍스트 전환 생산성 저하 및 스트레스 증가.
이를 방지하는 효과적인 방법 중 하나는 이메일을 확인하는 특정 시간대를 따로 설정하여 또 다른 작업으로 만드는 것입니다 할 일 목록에서 . 이메일 트래픽, 업무 역할, 업무 스타일에 따라 하루 종일 여러 개의 슬롯을 할당하여 이메일을 살펴보고 긴급하고 중요한 일의 우선순위를 정하여 처리하세요. 이는 워크플로우의 중단을 최소화하기 위한 좋은 전략입니다. ✅
4. 3분 규칙 사용
이메일을 받았을 때 3분 이내에 즉시 응답할 수 있다면 바로 응답하세요! 이렇게 하면 간단하지만 중요한 작업을 목록에서 밀어내고 이메일이 쌓이는 것을 방지할 수 있습니다.
그렇다고 해서 3분 이상의 시간이 필요한 모든 이메일을 무시해야 한다는 뜻은 아닙니다. 그런 경우에는 긴급성을 판단하여 다음 단계를 결정하세요. 바로 처리해야 할 수도 있습니다. 또는 팀 상황이 허락한다면 나중에 처리하거나 동료가 처리하도록 맡길 수도 있습니다.
5. 가능하면 위임하기
다음과 같은 경우 팀에서 일하는 경우 를 사용하여 이메일을 정리할 수 있습니다 위임의 도움 . 예를 들어, 이메일의 기본 수신자가 아닌 경우 이메일을 무시할 수 있습니다. 물론 팀원들에게 다시 한 번 확인하여 이메일이 누락되지 않도록 하세요.
대부분의 팀에는 위임 방법에 대한 합의가 있습니다. 그렇지 않은 팀이라면 이메일 처리에 대한 몇 가지 기본 규칙을 정하면 모두에게 도움이 될 수 있으므로 좋은 아이디어가 될 수 있습니다.
또 다른 고려 사항은 자신이 이메일을 처리하기에 가장 적합한 사람인지 판단하는 것입니다. 예를 들어 고객 서비스 를 예시로 들어 보겠습니다. 많은 기업이 고객 서비스 부서를 여러 팀으로 나누어 한 팀은 기본적인 문제와 FAQ를 처리하고, 다른 팀은 더 복잡한 문제나 VIP 클라이언트를 처리합니다.
한 팀이 기본적인 업무를 처리하고 있는데 손이 닿지 않는 곳에 있는 이메일을 받으면 쉽게 해결할 수 있는 동료에게 위임할 수 있습니다.
6. 필터 사용
Gmail과 같은 일부 이메일 플랫폼에서는 필터를 사용하여 이메일 관리를 '자동화'하고 읽지 않은 메시지를 손쉽게 분류할 수 있습니다.
다음과 같은 업체로부터 주간 뉴스레터를 받는다고 가정해 보겠습니다 프로젝트 관리 플랫폼 . 언젠가는 읽고 싶지만 지금 받은 편지함을 어지럽히고 싶지 않은 뉴스레터. 필터를 설정하여 향후 뉴스레터를 모두 정렬할 수 있습니다.
Gmail에서 필터가 어떻게 표시되는지는 다음과 같습니다:
- 받은 편지함에 도착한 뉴스레터를 엽니다
- 이메일 제목 위에 있는 점 3개를 누릅니다
- 다음과 같은 메시지 필터링_을 선택합니다
- 필수 필드를 채워 자동으로 필터링하려는 이메일에 대한 자세한 정보를 입력합니다
- 이메일이 이전 단계에서 설명한 기준을 충족할 때 어떤 일이 발생하는지 맞춤형으로 설정하세요. 예를 들어, 이메일을 보관하거나, 읽음 또는 중요로 표시하거나, 전달하거나, 🏷️ 라벨을 적용할 수 있습니다
뉴스레터 예시로 돌아가 보겠습니다. 뉴스레터 라벨을 만든 경우 필터를 사용하여 수신하는 모든 뉴스레터를 즉시 분류하여 쉽게 탐색하고 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 Gmail이 사용자의 일 중 일부를 대신 처리하여 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
7. 한 번만 터치하기_ 규칙 사용
한 번만 터치하기_ 규칙을 사용하면 받은 편지함 제로화 노력을 시작할 수 있습니다. 원칙은 간단합니다. 이메일을 열면 반드시 조치를 취해야 합니다. 삭제, 위임, 보관, 답장을 할 수 있지만 반드시 어떤 조치를 취해야 합니다.
이 접근 방식은 효율성을 향상시킬 수 있으며 특히 미루는 사람에게 유용합니다. 미루는 일과 작업 누적을 방지할 수 있습니다.
이 규칙을 적용하는 것이 항상 최선의 결정은 아니라는 점에 유의할 필요가 있습니다. 추가적인 주의가 필요하고 처리하는 데 시간이 걸리는 이메일에는 적용되지 않을 수도 있습니다. 또한 이 규칙은 효율성과 속도를 강조하기 때문에 일부 사람들은 이 규칙이 스트레스를 유발한다고 느낄 수도 있습니다.
8. 템플릿 만들기
나중으로 미루거나 위임할 수 없는 수백 통의 이메일을 매일 받는다면 수신함을 깔끔하게 유지하는 데 어려움을 겪을 것입니다. 이럴 때는 템플릿을 활용하면 도움이 될 수 있습니다.
템플릿은 이메일 관리 등 다양한 목적에 맞게 미리 만들어진 섹션이 있는 구조입니다. 템플릿은 시간 절약 외에도 실수할 위험을 최소화해 줍니다
영업팀에서 일하며 사람들의 문의를 처리한다고 가정해 봅시다. 수신되는 모든 이메일에 일일이 수동으로 답장을 보낼 수도 있지만, 이는 엄청난 시간 낭비입니다. 대신 오퍼 또는 제안 템플릿을 만들어서 모든 문의에 복사하여 붙여넣기만 하면(약간의 수정만 하면) 시간을 절약할 수 있습니다.
9. 아카이브_ 옵션 활용하기
더 이상 관련성이 없어 별도의 조치가 필요하지 않은 이메일이 많이 있습니다. 하지만 언젠가는 다시 볼 필요가 없을지 100% 확신할 수 없습니다. 이러한 이메일은 수신함에 보관할 수 있지만 쌓여 있으면 집중을 방해할 수 있습니다.
좋은 대안은 Gmail의 보관 옵션을 사용하는 것입니다. 이메일을 보관하면 받은 편지함에서는 삭제되지만 계정에는 저장된 상태로 유지되므로 필요할 때 다시 확인할 수 있습니다.
이메일 보관은 빠르고 간단합니다. 이메일을 열고 제목 위에 있는 보관 아이콘을 누르기만 하면 수신함 비우기에 한 단계 더 가까워집니다!
보관된 이메일에 액세스하려면 화면 왼쪽 메뉴에서 모든 메일을 누르고 원하는 특정 이메일을 찾으세요. 고급 검색을 사용하고 기준을 맞춤형으로 설정하면 이메일을 더 빨리 가져오기에도 좋습니다.
10. 생산성 플랫폼 사용
많은 생산성 플랫폼은 넘쳐나는 이메일 수신함에서 벗어날 수 있는 환상적인 이메일 관리 옵션을 제공합니다. 그러한 플랫폼 중 하나는 ClickUp -올인원 생산성 도구 이메일 관리에 대한 접근 방식을 혁신하고 효율성을 높일 수 있는 기능을 제공합니다. ClickUp이 어떻게 업무를 간소화하고 받은 편지함을 비우는 데 도움이 되는지 알아보세요. 👇
ClickUp 이메일 프로젝트 관리
ClickUp은 이메일 프로젝트 관리를 위한 전체 기능 세트를 제공합니다 이메일 관리 가능한 한 쉽게 ClickUp 이메일 프로젝트 관리 suite!
ClickUp에서 이메일 주고 받기, 이메일에서 작업 생성, 자동화 설정, 작업에 이메일 첨부 등
특히 다음과 같은 기능이 마음에 드실 것입니다 이메일 클릭앱 -ClickUp 작업에서 바로 이메일을 주고받을 수 있습니다. 더 이상 이메일 처리를 위해 앱과 플랫폼 사이를 오갈 필요 없이 플랫폼 내에서 모든 것을 처리할 수 있으며, 시간을 절약하고 상황 전환과 작별할 수 있습니다. 플랫폼 기본 기능 gmail과 통합 , Outlook, IMAP 및 Microsoft 365와 통합되므로 이메일 계정을 ClickUp에 원활하게 연결하고 바로 시작할 수 있습니다. 😎
ClickUp은 이메일과 웹사이트 사이의 간극을 메워줍니다 작업 관리 . 이메일을 관련 업무 항목에 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 클라이언트와 이메일을 주고받는 경우 해당 클라이언트와 관련된 기존 작업에 첨부 파일을 첨부할 수 있습니다. 또한 팀원들에게 특정 이메일에 대해 알리거나 그 결과 작업을 할당하여 위임과 후속 조치를 쉽게 할 수 있습니다. 이렇게 하면 모두가 수신함 제로를 달성하는 데 동참할 수 있습니다.
이메일을 ClickUp에 연결하여 작업 목록에서 메시지를 쉽게 정렬하고 팀원에게 메시지를 할당하세요
ClickUp 저장소의 또 다른 유용한 옵션은 다음과 같습니다 ClickUp 자동화 . 다음 용도로 사용 이메일 관리 간소화 -create 작업 항목 에 고객 이메일을 기반으로 이메일을 자동으로 보내는 트리거를 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간을 절약하고 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다!
ClickUp AI
ClickUp AI를 사용하여 더 빠르게 작성하고 카피, 이메일 응답 등을 다듬으세요
ClickUp은 독특한 기능을 제공합니다 AI 기반 글쓰기 도우미 는 생산성과 효율성을 높이기 위해 다양한 역할을 수행할 수 있습니다. 브레인스토밍을 돕고, 콘텐츠를 요약하고, 형식을 지정하고, 편집할 수 있습니다, ClickUp AI 는 이메일 관리를 간소화하는 데 유용한 도구입니다.
이 기능을 사용하면 눈 깜짝할 새에 이메일을 작성할 수 있습니다. 요점과 몇 가지 세부 정보만 제공하면 ClickUp AI가 사용자의 의도와 수신자에 맞는 톤과 구조로 완벽한 이메일을 맞춤형으로 작성해 줍니다.
이메일의 콘텐츠를 선택하고 이를 기반으로 액션 항목을 생성하는 옵션도 마음에 드실 겁니다. 이를 통해 받은 편지함을 깔끔하게 정리하고 수신함 제로를 달성하면서 더 빠르게 업무를 처리할 수 있습니다.
ClickUp Chrome 확장 프로그램
ClickUp은 휴대폰, Windows, Mac, Linux 기기에서 작동합니다. 또한, 자체 Chrome 확장 프로그램 를 설치하면 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
ClickUp Chrome 확장 프로그램을 사용하여 받은 편지함 제로를 달성하는 방법은 다음과 같습니다:
- 확장 프로그램을 설치하고 작업 공간을 연결하세요
- Gmail로 이동하여 이메일을 열고 그 안에 ClickUp 아이콘이 표시되는지 확인하여 연결이 성공했는지 다시 확인합니다
- ClickUp에 추가하려는 이메일을 열고 ClickUp 아이콘을 누릅니다. 기존 작업에 이메일을 추가할지(작업에 첨부), 아니면 새 작업을 생성할지(새 작업) 선택합니다
- 대상을 선택합니다(올바른 작업 공간과 리스트가 선택되었는지 다시 확인하세요)
- 작업 제목, 설명, 담당자를 추가하고 마감일을 설정한 후 작업을 생성합니다
- 받은 편지함에 있는 다른 이메일에 대해서도 이 과정을 반복합니다
보너스 팁: ClickUp에서 지정된 이메일 작업 목록을 만들어 모든 이메일을 중앙 집중식으로 관리하면 커뮤니케이션을 쉽게 관리하고 우선순위를 정할 수 있습니다.
ClickUp 템플릿
ClickUp에서 템플릿을 작성하여 효과적인 이메일 자동화를 통해 수동 작업을 줄이고 시간을 절약하세요
ClickUp을 사용하면 귀하와 귀하의 팀이 눈 깜짝할 사이에 이메일 템플릿을 맞춤화하여 다음을 수행할 수 있습니다 커뮤니케이션 표준화 시간을 절약하고 실수의 위험을 최소화하세요.
다음은 이메일 템플릿을 만드는 방법은 다음과 같습니다 :
- 이메일 클릭앱 기능을 활성화하고 이메일 계정을 ClickUp에 연결합니다(아직 연결하지 않은 경우)
- ClickUp에서 작업 열기
- 새 댓글 상자(화면 오른쪽 하단)를 클릭합니다
- 이메일 보내기_ 아이콘을 누릅니다
- 이메일 템플릿_ 아이콘(마술 지팡이)을 선택합니다
- 이메일 템플릿 추가_를 선택합니다
- 템플릿의 이름과 원하는 콘텐츠를 입력합니다
- 템플릿을 사용할 수 있는 사람을 선택한 후 생성을 클릭합니다
템플릿을 사용하려면 이메일 템플릿 아이콘을 클릭하고 원하는 템플릿을 선택한 후 수신자를 추가하고 ClickUp에서 바로 이메일을 보내면 됩니다!
이러한 템플릿을 만드는 데는 다소 시간이 걸릴 수 있지만 장기적으로 볼 때 귀하와 귀하의 팀은 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다 더 빠르게 일하세요 를 사용하여 빠른 속도로 이메일을 처리하고 고객 만족도를 높이세요. 🤩
ClickUp: 받은 편지함 제로로 바로 가기
수신함 제로를 달성하려면 시간, 정리, 노력이 필요하지만 집중력, 생산성, 협업에 놀라운 효과를 가져올 수 있습니다. 프로세스의 속도를 높이고 최대한 효율적으로 처리하고 싶다면 ClickUp을 사용하세요 이메일 관리 옵션 를 사용하면 받은 편지함을 정리하고 실수 위험을 최소화하면서 작업 내용을 파악할 수 있습니다. 📨 ClickUp 가입하기 에 가입하고 워크플로우를 재창조하여 생산성을 높이세요!