Gmail 규칙을 만드는 방법

바쁜 화요일 오후, Gmail 수신함이 클라이언트 이메일, 프로모션 제안, 뉴스레터로 가득 차 있습니다. 주요 클라이언트가 보낸 중요한 이메일 하나를 찾기 위해 수십 개의 메시지를 스크롤하고 있습니다.

하지만 중요한 이메일은 어디에도 없습니다. 업무에 스트레스를 받는 것은 당연한 일입니다.

지식 근로자들은 평균적으로 다음과 같은 이유로 작업을 중단합니다 6분마다 커뮤니케이션 도구 확인 . 실제로 35.5%의 사람들이 3분 이내에 이메일이나 인스턴트 메시지를 확인한다고 답했습니다.

좋은 소식은? Gmail 규칙을 사용하면 이메일을 자동으로 정리하여 통제력을 되찾을 수 있습니다. 규칙을 설정해 중요한 메시지는 수신함 맨 위에 표시하고 덜 중요한 이메일은 따로 정리해두면 복잡한 이메일 속에서 길을 잃지 않을 수 있습니다. 중요한 메시지를 다시는 놓치지 않을 수 있습니다.

이 블로그에서는 Gmail 규칙을 설정하고 받은 편지함을 관리하는 방법을 살펴봅니다.

Gmail에서 규칙이란 무엇인가요?

Gmail 규칙(또는 Gmail 필터)은 발신자, 키워드 또는 첨부 파일과 같은 특정 기준에 따라 수신 이메일에 적용되는 자동화된 작업으로, 주로 이메일 정렬, 라벨 지정 또는 전달과 같은 반복적인 작업을 자동화하여 이메일 관리를 최적화하는 데 사용됩니다.

Gmail 필터는 다음과 같은 작업을 간소화하는 데 중요한 역할을 합니다

이메일 작업 관리

. 이러한 규칙은 이메일 자동화 워크플로우를 구현하여 효율성과 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다. Gmail 앱에서 키워드, 발신자 또는 수신자 등 미리 정의된 기준을 설정할 수 있습니다. 이러한 규칙을 사용하면 관련성이 높은 이메일만 수신함에 전달되고 덜 중요한 이메일은 보관되거나 필터링됩니다.

아직 확신이 서지 않는다면 Gmail 필터의 몇 가지 주요 이점을 살펴보세요.

Gmail에서 규칙을 만들면 얻을 수 있는 이점

Mailbird에서 실시한 설문조사에 따르면 다음과 같이 응답했습니다 전문가 중 1/3이 매주 3~5시간씩 시간을 보내는 것으로 나타났습니다 이메일 관리에 소비하고, 약 37%는 6시간 이상을 소비합니다.

Gmail 규칙은 개인 이메일 비서처럼 작동하여 땀을 흘리지 않고도 받은 편지함을 최대한 활용할 수 있도록 도와줍니다.

Gmail 계정에 이러한 디지털 게이트키퍼가 있으면 어떤 이점이 있는지 살펴보세요:

• 향상된 정리: Gmail 필터는 수신된 이메일을 지정된 폴더나 라벨로 체계적으로 분류하여 받은 편지함을 잘 정리해 줍니다. Gmail에서 규칙을 만들어 프로젝트 팀의 이메일을 '프로젝트 업데이트' 또는 '프로젝트 결과물'이라는 라벨이 붙은 특정 폴더로 자동 이동시킬 수 있습니다
• 생산성 향상: 규칙을 사용해 이메일의 우선순위를 지정하고 분류하면 우선순위가 높은 작업에 더욱 효과적으로 집중할 수 있습니다. 예를 들어, 제목이 '긴급'인 이메일에 플래그를 지정하는 규칙을 만들어 수신함 맨 위에 표시되도록 할 수 있습니다
• 이메일 과부하 감소: 규칙을 사용하면 뉴스레터나 프로모션과 같이 덜 중요한 이메일을 필터링하여 필수적인 커뮤니케이션과 분리할 수 있습니다. 프로모션 및 뉴스레터와 같은 마케팅 이메일을 자동으로 보관하는 Gmail 규칙을 만들어 기본 받은 편지함의 혼란을 줄일 수 있습니다
• 사용자 지정 가능한 이메일 관리: Gmail 규칙은 사용자의 특정 요구에 맞게 이메일 관리를 맞춤 설정할 수 있는 맞춤형 옵션을 제공합니다. 예를 들어, '송장' 키워드가 포함된 모든 이메일에 '재무' 라벨을 붙여 쉽게 추적하고 검토할 수 있도록 규칙을 만들 수 있습니다

재미있는 사실: Gmail 계정에는 두 개의 주소가 포함됩니다 : Gmail과 Google 메일. 예를 들어 john.doe@gmail.com 과 john.doe@googlemail.com 은 모두 동일한 이메일 주소입니다!

Gmail에서 규칙을 만들기 위한 단계별 가이드

받은 편지함이 혼란에 빠진 것처럼 느껴진다면 능동적으로 대처해야 할 때입니다. 이 가이드에서는 이메일을 자동으로 정렬하고, 우선순위를 정하고, 처리하는 규칙을 만드는 방법을 안내해 드립니다. 지금 시작하세요.

• Gmail을 열고 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭합니다. 모든 설정 보기를 선택하여 기본 설정 메뉴에 액세스합니다

를 통해 Google

• 필터 및 차단된 주소 탭으로 이동하여 Gmail 규칙을 만들고 관리할 수 있습니다

via Google

• 새 필터 만들기를 클릭합니다. 그러면 발신자, 제목, 키워드 등의 필터 기준을 지정할 수 있는 새 창이 열립니다

• 이제 필터를 맞춤형으로 설정합니다. 제목에 특정 단어를 입력하거나 특정 도메인의 이메일에 플래그를 지정하는 등 필터의 검색 기준을 정의합니다. 예를 들어 특정 키워드가 포함된 모든 이메일에 대해 작업을 설정하려면 단어 포함 필드에 키워드를 입력합니다

이 단계에서는 Gmail에서 규칙이 적용될 이메일을 식별하여 수신 메일을 유연하게 관리할 수 있습니다. 각 필드의 의미는 다음과 같습니다:

1. 보낸 사람: 특정 발신자가 보낸 메시지를 필터링합니다
2. 받는 사람: 받는 사람의 이메일 주소를 기준으로 필터링합니다
3. 제목: 특정 제목의 이메일을 필터링합니다
4. 단어 포함: 특정 키워드가 포함된 메시지 필터링
5. 단어 없음: 특정 키워드가 포함된 이메일 제외하기
6. 크기: 크기별로 이메일 필터링하기
7. 첨부 파일 있음: 첨부 파일이 포함된 메시지를 필터링합니다
   • 기준을 설정한 후 필터 생성을 클릭하여 필터가 수행할 작업을 결정합니다

이메일이 이러한 조건을 충족할 때 자동으로 라벨을 적용하거나, 메시지를 전달하거나, 중요로 표시하는 등 어떤 조치를 취해야 하는지 Gmail에서 묻습니다. 이메일 관리 필요에 가장 적합한 옵션을 선택하세요.

각 옵션의 의미는 다음과 같습니다:

1. 받은 편지함 건너뛰기(보관): 이메일을 자동으로 보관합니다
2. 읽음으로 표시: 메시지를 읽은 것으로 표시합니다
3. 별표 표시: 별표로 이메일을 중요한 것으로 강조 표시합니다
4. 라벨 적용: 왼쪽 패널에서 액세스할 수 있는 특정 폴더로 이메일을 이동합니다
5. 삭제: 이메일을 휴지통으로 직접 보냅니다
6. 스팸으로 보내지 않음: 특정 이메일이 스팸으로 표시되는 것을 방지합니다
7. 항상 중요로 표시: 특정 이메일을 중요로 표시합니다
8. 중요로 표시하지 않음: 특정 이메일을 중요로 표시하지 않음
9. 다음으로 분류: 이메일에 카테고리를 지정합니다
10. 일치하는 # 대화에도 필터 적용: 조건에 일치하는 모든 신규 및 기존 이메일에 필터를 적용합니다

• 다음으로 기존 대화에 필터를 적용합니다. 이 새 규칙이 과거 이메일을 정리하도록 하려면 일치하는 대화에도 필터 적용 박스를 선택합니다. 이렇게 하면 필터가 향후 메시지뿐만 아니라 받은 편지함 전체에 영향을 미칩니다

• 마지막으로 필터 만들기를 클릭하여 규칙을 활성화합니다. Gmail이 설정한 필터 기준에 맞는 새 이메일을 즉시 정리하기 시작하여 받은 편지함을 다시 제어할 수 있습니다

특정 메시지를 사용하여 필터 만들기

기존 이메일에서 필터를 만들 수 있습니다. 해당 메시지를 열고 오른쪽 상단에 있는 점 3개 메뉴 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다. '이와 같은 메시지 필터링'을 선택하면 선택한 이메일의 속성을 사용하여 필터 기준을 자동으로 채웁니다.

Gmail에서 필터를 만드는 옵션

이제 Gmail에서 필터를 설정할 수 있는 다양한 옵션을 살펴봄으로써 맞춤형 이메일 관리를 할 수 있습니다. Gmail은 다양한 필터링 옵션을 제공하여 받은 편지함을 체계적으로 정리하고 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다.

뉴스레터 및 프로모션 이메일 정리하기 마케팅 담당자의 69 %가 이메일 마케팅에 의존하고 있습니다 에 의존하여 콘텐츠를 배포하고 있는 상황에서 매일 수신하는 이메일의 상당 부분이 프로모션 이메일이라는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

Gmail에서 규칙을 만들어 프로모션 이메일을 바로 보관하여 받은 편지함을 더 중요한 메시지에 집중할 수 있도록 하세요.

뉴스레터를 '기술 업데이트' 또는 '라이프스타일 팁'과 같은 카테고리로 분류하거나 저자별로 그룹화하여 즐겨찾는 출처의 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 효율적으로 정리할 수도 있습니다. 또는 매일 읽기 또는 주말 따라잡기와 같이 뉴스레터를 언제 읽을 계획인지에 따라 규칙을 만들어 보관할 수도 있습니다.

우선순위 이메일에 플래그 지정하기

중요한 수신 이메일을 발신자 또는 제목별로 필터링하고 자동으로 중요한 것으로 별표를 표시하여 수신함에서 눈에 띄게 하여 빠르게 주목할 수 있도록 할 수 있습니다. 이 기능은 특히 관리자가 보낸 이메일의 우선순위를 정하거나, 입사 지원 응답을 추적하거나, 주요 클라이언트 커뮤니케이션을 놓치지 않고 파악하는 데 유용합니다.

스팸함으로 이메일 필터링하기

특정 키워드, 이메일 주소 또는 도메인을 기준으로 필터를 설정하여 원치 않거나 의심스러운 이메일을 스팸 폴더로 자동 전달하여 혼란과 잠재적인 사기를 방지할 수 있습니다.

알고 계셨나요? Gmail은 혁신적인 스팸 필터링 기술 는 원치 않는 이메일을 효율적으로 감지하고 필터링하여 사용자가 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있도록 도와줍니다.

첨부 파일 필터링

첨부 파일이 있는 이메일에 대한 필터를 생성하여 중요한 파일을 일반 메시지와 별도로 정리하여 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 할 수 있습니다.

예를 들어 '첨부 파일'이라는 라벨을 만들 수 있습니다 그런 다음 첨부 파일이 포함된 모든 이메일에 이 라벨을 적용하도록 규칙을 설정합니다. 이렇게 하면 이 라벨을 클릭하면 첨부 파일이 있는 모든 이메일을 볼 수 있습니다.

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수신함 제로 : 마스터 이메일 관리 및 구성

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Gmail 규칙은 놀라운

이메일 관리 소프트웨어

를 사용하면 훨씬 더 많은 일을 할 수 있습니다

지메일 해킹

.

Gmail 규칙을 최대한 활용하고 한도를 탐색하는 방법은 다음과 같습니다:

읽지 않은 이메일에 자동 태그 지정하기

즉각적인 주의가 필요한 읽지 않은 이메일을 추적하기 위해 Gmail에서 필터를 만들어 하루 이상 읽지 않은 메시지가 있으면 해당 메시지를 긴급으로 자동 태그할 수 있습니다. 이 시스템을 사용하면 중요한 이메일이 어지럽게 흩어지는 것을 방지하고 팔로워가 놓치기 전에 후속 조치를 취할 수 있습니다.

파일 유형별로 첨부 파일 정렬하기

특정 유형의 첨부 파일에 빠르게 액세스하려면 PDF, 이미지 또는 Word 문서와 같은 특정 파일 유형이 포함된 이메일에 라벨을 지정하는 필터를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 받은 편지함을 수동으로 훑어보지 않고도 첨부 파일을 즉시 정리하고 검색할 수 있습니다.

필터로 수신 지연 설정하기

모든 이메일에 즉각적인 주의가 필요한 것은 아닙니다. 긴급하지 않은 이메일에 라벨을 붙이고 읽음으로 표시하는 필터를 설정하여 준비가 될 때까지 검토를 지연시킬 수 있습니다.

이

이메일 관리 전략

를 사용하면 불필요한 방해 요소를 피하면서 우선순위가 높은 메시지를 파악할 수 있습니다. 그런 다음 다운타임이 있을 때 라벨이 지정된 이메일을 일괄적으로 확인할 수 있습니다.

블록별 파일 유형

.exe 파일과 같이 위험하거나 원치 않는 파일 유형을 스팸 또는 휴지통으로 바로 전송하여 자동으로 차단하도록 Gmail 필터를 구성할 수 있습니다. 이 간단한 단계를 통해 잠재적으로 유해한 첨부 파일이 수신함을 어지럽히거나 시스템에 위협이 되는 것을 방지하여 이메일 보안을 강화할 수 있습니다.

CC/BCC에서 사용자 없이 이메일 강조 표시하기

이메일을 직접 받는 사람이라면 즉각적인 주의가 필요한 이메일일 가능성이 높습니다. 참조 또는 숨은 참조 필드에 내가 없지만 내가 주요 수신자인 이메일에 플래그를 지정하도록 Gmail 필터를 설정하세요.

이 규칙을 사용하면 주요 대화의 우선순위를 정하고 본인의 조치가 필요한 중요한 커뮤니케이션을 놓치지 않을 수 있습니다.

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Gmail에서 규칙 관리 가이드

연구에 따르면 약 중단 후 집중력을 회복하는 데 23~25분 소요. .

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ClickUp: 더 스마트한 이메일 관리 방법

Gmail 규칙은 받은 편지함을 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다, ClickUp은 Gmail과 원활하게 통합됩니다 과 원활하게 통합되어 워크플로우를 개선합니다. 새 이메일 수신이나 작업 생성 등 Gmail 또는 ClickUp에서 수행한 모든 작업은 다른 플랫폼과 자동으로 동기화됩니다.

그리고 ClickUp 이메일 프로젝트 관리 기능을 사용하면 이메일 작업과 커뮤니케이션을 처리하는 방식을 더욱 혁신할 수 있습니다.

ClickUp 이메일 프로젝트 관리를 사용하여 이메일에서 작업을 만들고, 자동화를 설정하고, 모든 작업에 이메일을 첨부하는 등의 작업을 수행합니다

이 기능을 사용하면 다음과 같이 할 수 있습니다:

• ClickUp 내에서 바로 이메일을 실행 가능한 작업으로 전환하세요
• 프로젝트 또는 우선순위별로 이메일을 정리하여 모든 것을 간소화하세요
• 마감일을 설정하고, 팀원에게 이메일을 할당하고, 대시보드 및 타임라인과 같은 시각적 도구를 통해 진행 상황을 추적하세요 ClickUp 이메일 자동화 템플릿 은 수신함 0 여정에서 가장 든든한 지원군입니다. 이 템플릿은 이메일 프로젝트 관리를 구현하는 가장 쉬운 방법이며, Gmail 규칙을 더 광범위한 프로젝트 관리 시스템에 통합하는 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

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자세히 살펴보면 다음과 같습니다 지메일 계정 연결하기 를 ClickUp 이메일 자동화 템플릿과 연결하면 이메일 관리를 혁신할 수 있습니다:

1. 이메일에서 작업 만들기

ClickUp의 가장 강력한 기능 중 하나는 다음과 같은 기능입니다 이메일을 작업으로 직접 변환하는 기능입니다 . 이메일을 통해 요청이나 프로젝트 업데이트를 받으면 ClickUp 내에서 작업으로 변환하고, 팀원에게 할당하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 추적하기만 하면 됩니다.

ClickUp 작업에서 바로 이메일에 답장하고 모든 것을 한곳에 보관하여 생산성을 높이세요

2. 시간 절약을 위한 자동화 기능 ClickUp 자동화 는 작업과 이메일을 정리할 때 수동 입력의 필요성을 줄이고 오류의 위험을 최소화합니다. 특정 유형의 이메일이 도착하면 작업을 트리거하는 자동화된 워크플로우를 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 업데이트를 수신할 때 작업 생성을 자동화하여 수동 입력 없이도 자동으로 분류하고 조치를 취하도록 할 수 있습니다.

ClickUp의 기능에 대한 고객의 평가는 다음과 같습니다:

_버튼 하나만 누르면 이메일이 전송되고, 버튼을 누르거나 옵션을 선택하기만 하면 필요한 모든 과정이 완료됨으로써 아무리 까다로운 작업도 간소화됩니다

바니 프레토리우스, 도메인 관리자, Jasper Consulting

3. 작업에 이메일 첨부 파일 보내기

중요한 이메일 스레드를 해당 이메일이 속한 프로젝트에 연결하세요. 이메일 스레드에 새로운 이메일 클릭앱으로 을 사용하면 댓글을 게시하는 것처럼 ClickUp 작업 내에서 바로 이메일을 주고받을 수 있습니다!

이렇게 하면 팀원들과 협업하거나 특정 작업의 진행 상황을 추적할 때 이메일을 쉽게 참조할 수 있습니다.

4. 이메일 템플릿 만들기

ClickUp을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다 맞춤형 이메일 템플릿 만들기 를 사용하면 반복적인 응답에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 커뮤니케이션을 표준화하여 일관성을 보장하는 동시에 모든 작업이나 프로젝트에 대해 처음부터 이메일을 작성할 필요성을 줄여줍니다.

5. 실시간 협업

ClickUp의 Gmail 통합

를 사용하면 팀이 더욱 효과적으로 협업할 수 있습니다. 팀원들은 ClickUp 내에서 이메일을 공유하여 댓글을 남기고, 작업을 할당하고, 프로젝트의 상태를 업데이트하는 등 모든 작업을 실시간으로 수행할 수 있습니다.

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디지털 과부하는 이메일이 너무 많아서 생기는 기능이 아니라 작업 항목을 적절히 관리하지 않아서 생기는 문제입니다.

마크 허스트, 시간 관리 전문가

Gmail 규칙은 받은 편지함을 관리하는 데 도움이 될 수 있지만, 필터링 기능 이상의 기능이 필요할 때는 ClickUp이 한 단계 더 나아가 이메일 관리를 한 차원 높여줍니다. 이메일을 작업으로 전환하고 워크플로우를 자동화하며 실시간 협업을 제공하는 기능을 통해 한시도 놓치지 않을 수 있습니다.

맞춤형 이메일 템플릿과 작업 관리 도구와 같은 ClickUp의 직관적인 기능은 워크플로우를 간소화하여 이메일 관리를 더욱 간편하고 효율적으로 만들어 줍니다. 더 스마트한 이메일 관리의 잠금을 해제할 준비가 되셨나요? ClickUp을 사용해보고 이전과는 전혀 다른 이메일 관리를 경험해보세요! 지금 바로 ClickUp을 시작하세요!