ConfluenceとGoogle ドキュメントは、一見したよりも多くの点で共通しています。どちらもチームがドキュメントを作成、共有、コメント、管理するのを支援するため、ConfluenceとGoogle ドキュメントのどちらを選ぶかは、そのコンテンツをどのように運用し、拡張したいかという点に帰着することが多いのです。
Google ドキュメントはGoogle Workspace内で動作し、ファイルはGoogle Drive内に保存・整理され、Sheets、Slides、PDF、共有フォルダと並んで管理されます。一方、Confluenceはコンテンツを独自のワークスペース内に保持し、「スペース」、「ページ」、「ライブドキュメント」、「データベース」、「添付ファイル」を通じて整理されます。また、Jiraなどのツールとも緊密にリンクされています。
真の比較は、「執筆ツール対ナレッジベース」という単純な枠組みよりもさらに深いところにあります。重要なのは、チームの優先度がどこにあるか、つまり、編集体験、構造、検索機能、許可設定、連携機能、AI、エコシステムとの適合性、あるいはコストのどれを重視するかということです。
本ガイドでは、この点を詳しく分析し、各ツールの強みと、最も重要なトレードオフを明らかにします。また、どちらのツールも要件を完全に満たさない場合に検討すべき第3の選択肢についても紹介します。
ConfluenceとGoogle ドキュメントの比較概要
| 比較 | Confluence | Google ドキュメント |
|---|---|---|
| おすすめ用途 | 体系化されたチームのナレッジ、技術文書、SOP、ランブック、およびJiraに紐付けられたドキュメント | 共同執筆、レビュー、提案書、企画書、報告書、ミーティングメモ、および日常的なビジネスドキュメント |
| 基本モデル | 「スペース」と相互接続するコンテンツを中核としたナレッジワークスペース | Google Driveを基盤とするドキュメントエディター |
| コンテンツの整理方法 | スペース、ネストされたページ、ライブドキュメント、データベース、ラベル、同期されたブロック | Driveのフォルダや共有ドライブ、タブやサブタブを使って個々のドキュメントを整理する |
| 作成と編集 | 特に、ドキュメントに体系的な構造が必要な場合には、その強みが際立つ | 素早い下書き作成、編集、コメント付け、およびレビューを多用するワークフローにおいて優れている |
| リアルタイム共同編集 | リアルタイム編集、コメント、ページの履歴、共同編集可能なドキュメント | リアルタイム編集、提案モード、コメント、@メンション、割り当て、バージョン履歴 |
| ナレッジマネジメント | 大規模で構造化されたドキュメントセットの扱いに優れている | 軽めのナレッジ共有には適しているが、ネイティブなwikiレイヤーが欠けている |
| 検索 | Confluenceの検索機能と、ConfluenceおよびJira全体を横断して検索できるRovo | Google Driveの検索機能とGeminiを組み合わせ、対象となるワークスペースコンテンツを検索 |
| AI | Rovoは、Atlassianのナレッジベースから下書きの作成、要約、質問への回答、検索を行います。 | Geminiは、下書きの作成、書き直し、要約、コンテンツ作成を行い、ワークスペースアプリから文脈情報を抽出します。 |
| 構造化された情報 | データベース、ページの階層構造、同期されたブロック、ホワイトボード、Jiraとリンクされているコンテンツ | スマートチップ、ビルディングブロック、変数、ドロップダウン、テーブル、ドキュメントタブ |
| ファイルの取り扱い | ファイルは通常、Confluenceのコンテンツ内に添付ファイルとして保存されます | Driveには、ドキュメントのほか、Sheets、Slides、PDF、フォルダ、その他のファイルが保存されます。 |
| 外部との共同作業 | 管理性は高いが、ゲストアクセスや許可の設定にはより多くのセットアップが必要になる場合がある | クライアント、契約業者、外部レビュー担当者にとって、リンクの共有が簡単で、使い慣れたアクセス方法 |
| オフラインでの仕事 | オンラインワークスペースに対する依存関係が高まっている | 選択したドキュメントはオフラインで編集し、後で同期することができます |
| エコシステムの強み | JiraやAtlassianの幅広い製品群との連携に最も優れている | Drive、Gmail、Sheets、Slides、カレンダー、ミーティング、およびその他のワークスペースサービスとの連携が最も強力 |
| 最低価格* | 最大10ユーザーまで無料。スタンダードプランは1ユーザーあたり月額5.42ドルから。 | Docsは個人利用なら無料。Workspace Business Starterは年間契約でユーザー1人あたり月額7ドルから。 |
| 主なトレードオフ | 構造はより整っているが、Atlassianを多用するワークフロー以外では、その価値の一部が薄れてしまう | ドキュメントの共同編集は容易だが、膨大な知識ベース全体にわたる組み込みの構造は乏しい |
ClickUpにおけるソフトウェアのレビュー方法
当社の編集チームは、透明性が高く、調査に基づいた、ベンダーに偏らないプロセスを採用しているため、当社の推奨事項は実際の製品価値に基づいていると信頼していただけます。
ここでは、ClickUpにおけるソフトウェアのレビュー方法について詳しく解説します。
Confluenceとは？
Confluenceは、共有知識の作成と管理を行うためのAtlassianのチーム向けワークスペースです。チームは、プロジェクトのドキュメント、技術仕様書、ミーティングメモ、ポリシー、オンボーディング資料など、一元管理が必要な情報を保管するために利用しています。
コンテンツは「スペース」内に整理されており、スペースはチーム、部門、またはプロジェクト専用の領域として機能します。また、ConfluenceはJiraや、より広範なAtlassianエコシステムとも密接に接続しています。
対象ユーザー： 企業のナレッジが増加する中で、整理整頓を維持するために共有ドキュメントを必要とする、プロダクト、エンジニアリング、IT、運用、および部門横断的なチーム。
メリット
- ナビゲーション可能な情報の階層構造を構築： Confluenceは構造化されたコンテンツツリーを採用しており、チームは関連するページをより広範なトピックの下に階層化して配置し、検索だけに頼ることなくドキュメントを閲覧できます。
- 同じソースコンテンツを複数の場所で再利用： 同期ブロックを使用すると、テキスト、テーブル、画像、その他の要素を一度だけ管理すれば、別のコピーを作成することなく、他のConfluenceページ、ライブドキュメント、またはJiraのワークアイテムに同じブロックを表示できます。
- 構造化データと長文ドキュメントの両方を扱える： Confluenceのデータベースは、所有者、ステータス、リンク、日付、メモ、Jiraデータなどの情報を保存し、それらをテーブル、カード、またはボードとして表示します。
- ドキュメントをJiraの仕事に変換： Jiraとの連携により、Confluence内で問題やプロジェクト情報を表示し、ページやホワイトボード上のアイデアを追跡可能な仕事として取り込むことができます。
- テキストページ以外にも対応： チームは、ページとライブドキュメントを切り替えたり、ホワイトボードでブレインストーミングを行ったり、データベースを管理したり、Loomの録画やサードパーティのコンテンツを同じワークスペース内に埋め込んだりすることができます。
- ワークスペース内の既存のナレッジ全体で Rovo を活用： アトラシアンの AI である Rovo は、コンテンツの草案作成や書き直し、ページの要約、質問への回答、Confluence や Jira などの接続ソースを横断した検索を行い、Confluence 内から AI 支援によるアクションを実行します。
デメリット
- 許可設定とアーカイブ機能は有料プランから利用可能： Freeプランには容量やページ数の制限がないため、サイトの全ユーザーがすべてのコンテンツを閲覧でき、ページをアーカイブすることもできません。これらの機能はスタンダードプランでロック解除されますが、大規模なサイトでは、グローバルルール、容量制限、コンテンツルールが重複して適用されるため、管理者はそれらを追跡する必要があります。
- Rovoと自動化機能は月間利用枠制です： スタンダードプランではユーザー1人あたり月25 Rovoクレジット、プレミアムプランでは70クレジットが付与されます。クレジットは組織全体で共有され、翌月への繰り越しはできません。自動化機能については、スタンダードプランではサイトあたり月100回のルール実行が上限ですが、プレミアムプランではユーザー1人あたり月1,000回に拡大されます。FreeプランではRovoは利用できず、自動化の実行回数は50回です。
- 他のエディターから取り込んだコンテンツは整理が必要： WordやGoogle ドキュメントから貼り付けると、不要なフォーマットが引き継がれることがあります。また、モバイルアプリは、長文の作成というよりは、閲覧やコメントの投稿を主目的として設計されています。
- 検索機能は、その構文を習得したユーザーに有利に働く： 大規模なサイトでは、タイトルが完全に一致するページでも、関連性の低いページの下に表示されることがあるため、引用符で囲んだフレーズ、ラベル、CQLフィルターの使用が日常的な習慣となる。有料プランで利用できるRovoの自然言語検索は質問への対応に役立つが、添付ファイルのコンテンツを読み取るのではなく、メタデータとして扱う点に留意が必要だ。
価格
- Free
- スタンダードプラン： ユーザーあたり月額 5.42 ドル
- プレミアムプラン： 1ユーザーあたり月額10.44ドル
- 企業向け： カスタム価格設定
評価
- G2：4.1/5（4,300件以上のレビュー）
- Capterra：4.5/5（3,700件以上のレビュー）
実際のユーザーはConfluenceについてどのような感想を述べているのでしょうか？
あるG2ユーザーは次のように述べています：
Confluenceの最大の魅力は、プロジェクトのドキュメントや技術仕様書をすべて一か所に集約できるため、あらゆる情報を簡単に見つけたり参照したりできる点です。また、Jiraとシームレスに連携しているため、要件をチケットに直接リンクさせたり、開発の進捗状況を追跡したりするのも簡単です。さらに、リアルタイムでの共同編集機能も大きなメリットです。チームで一緒にブレインストーミングを行い、バージョン管理の煩わしさに悩まされることなく、ドキュメントを常に最新の状態に保つことがはるかに容易になります。
Confluenceで私が最も気に入っている点は、すべてのプロジェクト文書や技術仕様を一か所に集約できるため、あらゆる情報を簡単に見つけ、参照できることです。また、Jiraとシームレスに連携しているため、要件をチケットに直接リンクさせたり、開発の進捗状況を追跡したりすることが容易です。さらに、リアルタイムでの共同編集機能も大きなメリットです。チームで一緒にブレインストーミングを行い、バージョン管理の煩わしさに悩まされることなく、ドキュメントを常に最新の状態に保つことがはるかに容易になります。
Confluenceの限界
Confluenceは、Atlassianの製品群内、特にJiraと密接に連携する製品、エンジニアリング、IT、および技術ドキュメントの分野において最もその強みを発揮します。そのセットアップ以外では、Jiraとリンクされているページ、データベース、同期されたブロックといった機能は、接続できる対象が限られてしまいます。主に軽量なドキュメント共同編集、幅広いファイル処理、あるいは日常のビジネス文書を中心としたワークスペースを必要とするチームにとっては、Confluenceの構造が自分たちのニーズよりも過剰に複雑に感じられるかもしれません。
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Google ドキュメントは、文書コンテンツの作成、編集、レビュー、共有を行うための、Googleのクラウドベースの文書エディターです。ドキュメントは、Sheets、Slides、PDF、フォルダ、その他のワークスペースファイルと同様に、Google Drive内に保存されます。
多くのチームが、ブリーフ、報告書、提案書、ミーティングメモ、ポリシー、草案、調査資料など、複数の人による頻繁な入力が必要なドキュメント作成にDocsを利用しています。
対象ユーザー： 迅速なドキュメント共同作業、柔軟な共有、そして広範な Google Workspace ワークスペース全体での容易なアクセスを必要とする個人やチーム。
関連記事：Confluenceの代替ツール
Google ドキュメントとは？
Google ドキュメントは、文書コンテンツの作成、編集、レビュー、共有を行うための、Googleが提供するクラウドベースの文書エディターです。ドキュメントは、Sheets、Slides、PDF、フォルダ、その他のワークスペースファイルと同様に、Google Drive内に保存されます。
多くのチームが、ブリーフ、報告書、提案書、ミーティングメモ、ポリシー、草案、調査資料など、複数の人による頻繁な入力が必要なドキュメント作成にDocsを利用している。
対象ユーザー： 迅速なドキュメント共同編集、柔軟な共有、そして広範な Google Workspace エコシステム全体での容易なアクセスを必要とする個人やチーム。
メリット
- レビューの多いワークフローに最適： 提案モード、コメント、@メンション、割り当てられたアクションアイテム、バージョン履歴、およびドキュメントの比較機能により、別のコピーを作成することなく変更内容を簡単に確認できます。
- タブとサブタブを使って長文文書を構成： ドキュメントのタブ機能により、1つのファイルを明確なセクションに分割できます。また、ネストされたサブタブを使用すれば、大きな文書を複数のファイルに分割することなく整理できます。
- ドキュメントをワークスペースのリアルタイムなコンテキストと接続： スマートチップにより、人物、Driveのファイル、カレンダーのイベント、日付、場所、ドロップダウンメニュー、プレースホルダーフィールドなどを、ドキュメント内で直接表示できます。ビルディングブロックを使用すると、プロジェクト、ミーティングのメモ、その他の定期的な仕事に再利用可能な構造を追加できます。
- 組織外のユーザーともスムーズに共有可能： Googleアカウントを持っている人なら誰でも、あるいは所有者が許可していればリンクさえあれば、ドキュメントの閲覧、コメント、編集が可能です。Workspaceプランでは、アクセス有効期限やダウンロード制限の設定も利用できます。
- 選択したドキュメントをオフラインでも利用可能に： オフラインアクセスが有効になっているファイルは、オフライン状態でも作成、開く、編集が可能で、再接続後にDriveに同期されます。
- ワークスペースの幅広いコンテキストを活用するGemini： Geminiは、アカウントがサポートしている場合、草案の作成、書き直し、要約、コンテンツ作成に加え、Drive、Gmail、チャット、およびその他の接続ソースから関連するコンテキストを取得することができます。
デメリット
- オフライン編集にはブラウザやセットアップの要件があります： デスクトップでは、Google ドキュメント Offline 拡張機能を有効にした Chrome または Edge を通じてオフラインアクセスが可能です。ブラウザのプロフィールごとに、オフラインアクセスを有効にできる Google アカウントは 1 つだけであり、非常に大きなファイルの場合、オフラインでの同期に失敗することがあります。
- 一部の新しいドキュメント機能は、すべてのユーザーに提供されているわけではありません： バリアブルチップ機能を利用するには、対象となる仕事用または学校用のアカウントが必要であり、電子署名機能は特定のワークスペースサブスクリプションおよびワークスペース Individualに限定されています。
- ページレイアウトの制御機能はかなり限定的です： ドキュメントは日常的なビジネス文書のフォーマット設定には適していますが、複雑な出版用レイアウト、精密なタイポグラフィ、デザイン性に富んだページを作成するには、通常、別のツールが必要となります。
- スマートチップは、参照先のアイテムへのアクセス権を付与するわけではありません： チップを介してドライブのファイル、カレンダーのイベント、または人物にリンクされていても、共同編集者にそのアイテムを開く許可は付与されません。
価格
Google ドキュメントは、個人のGoogleアカウントがあれば無料で利用できます。ビジネスユーザーはGoogle Workspaceを通じて利用できます：
- Business Starter： ユーザーあたり月額7ドル（年間契約）、ユーザーあたり月額8.40ドル（月々払い）
- Business Standard： ユーザーあたり月額14ドル（年間契約）、ユーザーあたり月額16.80ドル（月々払い）
- Business Plus： ユーザーあたり月額 22 ドル（年間契約）、ユーザーあたり月額 26.40 ドル（月々払い）
- 企業版： カスタム見積もり
評価
- G2： 4.6/5（Google ワークスペースのレビュー数48,000件以上）。DocsにはG2に単独の掲載情報がない。
- Capterra： 4.7/5（29,000件以上のレビュー）
実際のユーザーはGoogle ドキュメントについてどのような感想を述べているのでしょうか？
あるG2ユーザーは次のようにメンションしています：
Google Workspaceの最大の特徴は、カスタムドメインのGmail、Google Doc、Drive、Meetといった日常的な生産性向上ツールを、リアルタイムの共同作業を容易にする単一の接続されたエコシステムにシームレスに統合している点です。プラットフォームを切り替えることなく、どのデバイスからでもファイルの管理、プロジェクトの調整、コミュニケーションが可能であるため、業務を円滑かつ効率的に進めることができます。
Google Workspaceの最大の特徴は、カスタムドメインのGmail、Google ドキュメント、Drive、Meetといった日常的な生産性向上ツールを、リアルタイムの共同作業を容易にする単一の接続されたエコシステムにシームレスに統合している点です。プラットフォームを切り替えることなく、どのデバイスからでもファイルの管理、プロジェクトの調整、コミュニケーションが可能であるため、業務を円滑かつ効率的に進めることができます。
Google ドキュメントの限界
Google ドキュメントは、Google Workspace内で個々のドキュメントを作成、レビュー、共有することを中心とした仕事において最も真価を発揮します。タブ、スマートチップ、変数、Geminiといった機能により、ドキュメントはより充実した内容となり、Google ドキュメントは依然としてファイルをユーザー体験の中心に据えています。しかし、膨大な知識を接続したり、複雑なコンテンツ間の関係を維持したり、構造化された業務に関するドキュメントを構築したりするために、より高度なシステムを必要とするチームにとっては、最終的にはGoogle ドキュメントやDrive以上のものが必要になるかもしれません。
あわせて読みたい：Google ドキュメントの代替ツール
ConfluenceとGoogle ドキュメントの価格比較
| カテゴリー | Confluence | Google Workspace（Google ドキュメントを含む） |
|---|---|---|
| 無料プラン | 最大10ユーザーまで無料、ストレージ容量2GB、ストレージスペースやページへの許可の設定機能なし | Docsは個人のGoogleアカウントで無料で利用できますが、ワークスペースのビジネス向けプランには恒久的な無料プランはありません。 |
| エントリー有料プラン | スタンダードプラン：ユーザーあたり月額5.42ドル、250 GBのストレージ、Rovo付き（ユーザーあたり月額25クレジット） | Business Starter：ユーザーあたり月額7ドル（年間契約）；ユーザーあたり30 GBの共有ストレージ、GeminiはGmailでのみ利用可能 |
| 上位のビジネスプラン | プレミアムプラン：1ユーザーあたり月額10.44ドル、ストレージ容量無制限 | Business Standard：ユーザーあたり月額14ドル（年間契約）；ユーザーあたり2 TBの共有ストレージ |
| 企業 | カスタム価格設定、複数サイト対応、企業管理機能 | カスタマイズ可能な価格設定、企業向けのセキュリティ・管理機能、および大容量オプション |
| 発生しうる追加費用 | マーケットプレイスのアプリ：特定のID管理およびセキュリティ制御のための「Atlassian Guard」 | サードパーティ製マーケットプレイスアプリ、ワークスペース向けアドオン製品 |
Confluenceの方が導入コストは安いです。しかし、1ドルあたりの価値を比較すると、判断が難しくなります。ConfluenceのサブスクリプションにはConfluenceワークスペースのみが含まれますが、Google WorkspaceにはDocsに加え、Drive、Gmail、Meet、カレンダー、Sheets、Slides、その他のスイート製品がバンドルされています。
Confluence 対 Google ドキュメント：チームの知識を簡単に見つけられるのはどちらか？
Confluenceは、ドキュメントが数百ページを超えると、チームの知識をより見つけやすくします。「スペース」、「ページツリー」、「ラベル」機能により、各ページに固有のアドレスが割り当てられ、Rovo検索ではConfluenceとJiraをまとめて検索できます。
チーム規模が小さい場合、Google ドキュメントの方が検索が速い。これは、Driveの検索機能や「最近使ったファイル」のビューが、ユーザーがわざわざ整理しなくても、検索作業の大部分を自動的に行ってくれるためだ。
規模が大きくなるにつれてその差はさらに広がります。Google Driveのフォルダはユーザーが一貫して整理を行うことに依存しているのに対し、Confluenceの階層は、貢献者が整理を怠ってもその形を保ち続けるからです。
しかし、どちらのツールも、それ自体ではドキュメントを検索しやすくする機能は備えていません。古いファイルが最新のファイルと混在していると、どちらのツールも処理に苦労します。また、ページの階層やフォルダは、ドキュメントがどこにあるかを示すだけであり、そのドキュメントが現在も有効かどうか、新しいバージョンに置き換えられたかどうか、現在の担当者は誰か、あるいはその背景にある決定が前四半期に変更されたかどうかまでは教えてくれません。
Coveoの「従業員体験関連性レポート」（従業員数5,000人以上の企業で働く4,000人の従業員を対象としたアンケート）によると、従業員は業務を行うために平均4つのデータソースを検索しており、その検索結果の42％は自身の役割とは無関係であることが判明しました。また、半数近くがAIツールの誤った回答に遭遇した経験があります。検索機能の改善は有効です。しかし、誰もメンテナンスを行っていないナレッジベースの問題を解決することはできません。
ConfluenceとGoogle ドキュメントのどちらが適しているかは、次の3つの質問に帰着します。それぞれのツールは、チームがすでに運用しているシステムにどの程度適合しているか？ ユーザーは最新の情報をどのくらいの速さで引き出せるか？ そして、その情報の信頼性を維持するために、継続的にどれほどの努力が必要か？
ConfluenceとGoogle ドキュメントは連携できるのか？
この2つのツールは、多くのチームが予想する以上に連携しています。Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドのリンクを Confluence のページに貼り付けると、Smart Linksによってライブ埋め込みとして表示され、Google からの閲覧および編集許可が引き継がれます。
データの移行はどちらの方向にも可能で、文書そのものを移動させるのは簡単な作業です。ConfluenceはGoogle ドキュメントから直接インポートでき、スペース管理者はスペース全体をPDF、HTML、CSV、またはXML形式でエクスポートできます。Confluenceから移行する際の注意点として、Word形式でのエクスポートファイルはMicrosoft Wordでのみ開くことができ、Google ドキュメントでは読み込めない点が挙げられます。Docsへの移行は通常、HTMLやPDF形式でのエクスポート、あるいはページ単位でのコピーによって行われます。
再構築が必要なのは、コンテンツを取り巻くすべてのこと、すなわち許可や所有権、内部リンクや添付ファイル、そして旧システムを整理整頓していた命名規則やアーカイブ規則などです。
移行のヒント： まずは現状を精査しましょう。データを移行する前に、古くなったコンテンツや重複するコンテンツをアーカイブしておかないと、同じ混乱が新しいシステムにも持ち込まれてしまいます。
当社のナレッジマネジメントソフトウェアガイドでは、共有知識を体系化するその他の方法についても解説しています。
ConfluenceとGoogle ドキュメントのどちらを選ぶべきか
次のような場合はConfluenceを選びましょう：
- ドキュメントには、チーム、プロジェクト、技術分野を横断した明確な階層構造が必要です。
- 技術仕様書、ランブック、標準作業手順書（SOP）、ポリシー、社内ナレッジなど、長期的に利用されるコンテンツを管理しています。
- グループごとに、ドキュメントの各部分に対するアクセス権限のレベルが異なります
- Jiraは、仕事の計画と追跡において中心的な役割を果たしています
次のような場合はGoogle ドキュメントを選びましょう：
- 執筆、レビュー、コメント、承認がワークフローの大部分を占めています
- クライアントや外部の貢献者などと頻繁に共同作業を行っていますか？
- ドキュメントは、Docs、Word、PDF、電子メールの間でスムーズにやり取りできる必要があります
- あなたのチームはすでにDriveやその他のワークスペースツールを日常的に活用しています
機能の差が小さいと感じるなら、チームがすでに毎朝開いているツールを選んでください。切り替えにかかるコストや習慣の変化は、機能の違いのほとんどを上回るでしょう。
両ツールには共通の盲点がある。それは、ドキュメントが1つのシステムにあり、そこに記述された仕事内容が別のシステムにあるという点だ。Confluenceの仕様書は依然としてJiraのタスクを参照しており、Docsのプロジェクトプランは依然としてそれ自体では何も追跡していない。もしその分離こそが真の問題であるなら、解決策は両方を1か所に集約するプラットフォームである。
関連記事：社内用wikiソフトウェア
Redditでの実際のユーザーの声：Confluence 対 Google ドキュメント
Redditのコメントをいくつか確認したところ、ある一点について意見が分かれていました。それは、「チームはドキュメントに関して、どの程度の構造化を必要としているか」という点です。
Confluenceの支持者は、階層構造と連携した作業をその利点として挙げています。r/ProductManagementのスレッドの一つで、あるユーザーは、Confluenceを単なるプレーンテキストエディターとして扱うのではなく、特定の機能を活用することで、その有用性が格段に高まると要約していました。
Redditユーザーの言葉を借りれば：
JIRAフィルターやTrelloボードなどのマクロをページに組み込み始めると、Confluenceの機能は格段に強力になります。標準で多数のマクロが用意されているほか、アドオンとして導入できるものも数多くあります。また、Google ドキュメントに比べて、ページの階層を作成したり、ページ間のリンクを設定したりするのがはるかに簡単です。
JIRAフィルターやTrelloボードなどのマクロをページに組み込み始めると、Confluenceの機能は格段に強力になります。標準で多数のマクロが用意されているほか、アドオンとして導入できるものも数多くあります。また、Google ドキュメントに比べて、ページの階層を作成したり、ページ間のリンクを設定したりするのがはるかに簡単です。
一方、Google ドキュメントには正反対の称賛が寄せられています。ユーザーは、正式なナレッジベースの構築よりも文章作成が重視される場面で、このツールを好んで利用しています。別のスレッドでは、あるRedditユーザーが、共同編集機能やバージョン管理機能を理由に、RFCやPRDの草案作成にGoogle ドキュメントを推奨していました。
この問題は、最近の議論でも頻繁に見受けられます。Google WorkspaceとConfluenceの両方を運用しているチームからのスレッドでは、コンテンツが機能間で分散してしまうと、ワークスペースでは情報を探しにくいと指摘されていました。言うまでもなく、ドキュメントの作成自体は簡単でしたが、後で適切なドキュメントを見つけるのは一苦労だったのです。
ConfluenceやGoogle ドキュメントの代替としてClickUp
ClickUpは、ドキュメント、ナレッジ、実行を同じワークスペースに統合します。まず、ClickUp Docsは共同執筆に対応しており、wiki機能は選択したドキュメントを信頼できる情報源として位置づけます。ClickUp Brainは、そのコンテンツに加え、タスク、コメント、チャット、連携アプリを横断して機能します。
メリット
- ドキュメントを、それがサポートする仕事のすぐそばに保管できます。 ドキュメントはプロジェクトやタスクと並行して管理でき、テキストやコメントを別のシステムに情報をコピーすることなく、具体的な仕事へと変換することができます。
- 重要なドキュメントを本格的なナレッジベースに変えます。 あらゆるドキュメントをwikiに変えることで、チームに明確な「真実の源」を提供します
- ClickUpの枠を超えた検索。ClickUp Enterprise Searchは、各接続の許可に応じて、Google Drive、Confluence、Jira、Slack、SharePoint、OneDrive、Gmail、Microsoft Teams、およびその他の対応アプリにアクセスできます。既存の知識は、検索可能になる前に移行する必要はありません。
- 同じコンテキスト内でAIを活用。 ClickUp Brainは、Docsやwikiからの質問に答えたり、コンテンツを要約したり、アクションアイテムを生成したり、ワークスペース内にすでに存在するプロジェクト情報を活用したりすることができます。
- ワークスペースのデータから完成した成果物を生成します。 ClickUp Brainは、プロジェクトの背景情報、アップロードされたファイル、分析結果を、ソース資料を別の場所で再構築することなく、スライド資料、ダッシュボード、レポート、ランディングページ、チャート、インタラクティブな成果物に変換できます。
デメリット
- スタンドアロンの文書エディターよりもセットアップの手間がかかります。 ClickUpはタスク、ドキュメント、wiki、チャット、ダッシュボード、自動化、AIを網羅しているため、チームはすべてが落ち着くまでに、ワークスペースの構造をより細かく設定する必要があります。
- 企業検索は、許可設定やサポートされている連携機能に依存します。 連携されたアプリであっても、すべてのファイルが自動的に表示されるわけではありません。例えば、Google Drive ワークスペースの「Connected Search」では、連携先の組織内で「全員」がアクセス可能なファイルのみが表示されます。プライベートファイルについては、「Personal Connected Search」が必要です。
価格
ClickUpについて、実際のユーザーはどのような感想を述べているのでしょうか？
デザインおよびテクノロジーコンサルティング企業のTrinetixは、まさに私たちが説明した問題に直面しました。それは、2つ以上のツールの境界で文脈が失われてしまうという問題です。
TrinetixはJira、Confluence、Gmail、Docs、Spreadsheetsを寄せ集めて使用しましたが、その結果、情報が失われ、デザイナーたちは不満を抱えることとなりました。
Trinetixのポートフォリオ・マネージャー、カテリーナ・シパコヴァ氏は次のように述べています：
ある機能には新しいツールを、別の機能にはまた別のツールを導入するのは避けたかったのです。プロジェクト、社内業務、目標をすべて一か所にまとめたいと考えていました。ClickUpには、私たちのチームが必要とするすべての機能が備わっていました。
Trinetixのポートフォリオ・マネージャー、カテリーナ・シパコワ氏は次のように述べています。
ある機能にはあるツールを、別の機能には別のツールを導入するようなことは避けたかったのです。プロジェクト、社内業務、目標をすべて一か所にまとめたいと考えていました。ClickUpには、私たちのチームが必要とするすべての機能が備わっていました。
ある機能にはあるツールを、別の機能には別のツールを導入するのは避けたかったのです。プロジェクト、社内業務、目標をすべて一か所にまとめたいと考えていました。ClickUpには、私たちのチームが必要とするすべての機能が備わっていました。
ClickUpの限界
ClickUpは包括的なワークプラットフォームであるため、単にドキュメントの編集やスタンドアロンのwikiが必要なだけなら、どちらのツールよりも構造化された機能を備えています。ファイルを開いてすぐに共同作業を始めるという点ではGoogle ドキュメントの方が迅速ですが、主にAtlassianを中心としたナレッジセンターを求めるチームにとっては、Confluenceが依然として最適な選択肢です。
チームのナレッジ管理やwikiにおいて、ClickUpとConfluenceを比較してみたいですか？ 以下のガイドをご覧ください：
Confluence 対 Google ドキュメント、それとも ClickUp？
この記事を読んでいるチームの多くは、ConfluenceとGoogle ドキュメントのどちらを選ぶか、すでに決まっているでしょう。より難しい問題は、ページ数が4桁に達した時点で、その選択が依然として有効かどうかです。ドキュメントツールは導入当初は問題ありません。問題が生じるのは、仕様書の第4バージョンが第3バージョンの隣に並んでいて、エンジニアリングチームがどちらに基づいて開発したのか誰も分からないような状況になったときです。
ClickUpを例に挙げても同様です。ドキュメントやwikiは、それらが説明するタスクのすぐ横に配置され、Brainは両方のコンテンツにわたって質問に答え、Enterprise Searchは既存のConfluenceやDriveのコンテンツを検索します。「答えはどこにあるか」から「誰が担当しているか」まで、最短の道筋をたどりたいチームにとって、必要なワークスペースは3つではなく、1つだけです。
ConfluenceとGoogle ドキュメントに関するよくある質問
ConfluenceはGoogle ドキュメントの代わりになるのか？
とはいえ、それは一部に過ぎません。Confluenceはドキュメント、wiki、ナレッジマネジメントを網羅しており、そのエディターは日常的な執筆作業のほとんどに対応しています。ただし、ファイルストレージとしてのDriveの代わりにはならず、Docsが提供するエクスポートの柔軟性、外部への共有機能、およびフォーマットの詳細な設定機能には欠けています。移行するチームは通常、電子メール、ストレージ、およびクライアント向けのドキュメントのためにGoogle Workspaceを引き続き利用しています。
Google ドキュメントは企業のwikiとして機能するでしょうか？
規律さえ守れば、小規模なチームであれば機能する。Driveのフォルダ、一貫した命名規則、そして固定されたインデックス文書があれば、20人程度のチームでも十分に運用できる。しかし、それを超えると、このセットアップには限界が生じ始める。ページの階層がなく、許可設定はファイルごとに管理され、検索結果には最新の文書と並んで古い文書も表示されてしまうからだ。ナレッジマネジメントのためにDocsを使い続けるチームは、通常、厳格なフォルダルールを設けるか、別のwikiツールを導入している。
ConfluenceとGoogle ドキュメント、どちらの方が習得しやすいでしょうか？
Google ドキュメントが圧倒的な差をつけています。Googleアカウントを持っている人のほとんどはすでに使い方を理解しており、導入にほとんど手間がかかりません。対照的に、Confluenceには、特に許可設定やスペースのセットアップに関して、習得に時間がかかるという課題があります。
Confluenceには、Google ドキュメントのような変更履歴機能や候補表示機能はありますか？
いいえ。Confluenceにはインラインコメント、バージョン履歴、バージョン比較ビューがありますが、「提案モード」のような機能はありません。提案モードとは、レビュー担当者が編集案を提案し、著者がワンクリックでそれを受け入れる仕組みのことです。Confluenceでは、レビュー担当者はページを直接編集するか、変更内容を説明するコメントを残すかのいずれかになります。そのため、「提案・承認」ワークフローに依存しているチームは、通常、下書き作成には引き続きDocsを利用しています。
長期にわたって利用される文書のバージョン管理には、どちらが適しているのでしょうか？
Confluenceは、権威性を維持する必要があるページに適しています。すべてのページには完全なバージョン履歴が保存され、任意の2つのバージョンを並べて比較できる差分表示機能があります。また、Premiumプランでは一括アーカイブ機能も利用できます。Google ドキュメントもバージョン履歴を保持しますが、仕様書やポリシーの管理されたリリースというよりは、1つのドキュメントの編集タイムラインを表示する形式です。どちらのツールも、ドキュメントが古くなったことを通知する機能はなく、その確認には依然として所有者の手作業が必要です。
直接的な代替手段はありません。最も近いのは「Google Sites」です。これはワークスペース内のノーコードサイトビルダーで、Docs、Sheets、Driveのフォルダを、ナビゲーション可能なイントラネットに埋め込むことができます。ページ階層や共有トップページは提供されますが、Confluenceで知られるようなページ単位のバージョン管理、データベース、Jiraスタイルのタスク連携機能はありません。 Google上で本格的なwiki機能を求めるチームは、通常、DriveとGuru、Slite、ClickUp Docsなどのサードパーティ製ツールを組み合わせて使用しています。