休暇を取ることは、仕事から完全に離れることを意味すべきです。しかし明確なプランがなければ、仕事を離れるストレスが圧倒的に感じられることもあります。そこで役立つのが、休暇中の業務プランテンプレートです。
明確な期待値の設定、責任の委譲、シームレスなワークフローの確保を支援し、完全にオフラインで充電できる環境を整えます。
このガイドでは、休暇中に仕事が入り込むことなく、ストレスフリーな休みを過ごすための最適な不在時プランのテンプレートを紹介します。
🧠 豆知識：休暇中に仕事関連のメッセージを確認しないと不安を感じる人は63％、電話や同僚からのメッセージでリラックスが妨げられる人は86％に上ります。
不在時対応プランテンプレートとは？
不在時対応プランテンプレートは、不在中の仕事を円滑に進めるために必要なすべてをまとめた事前作成ガイドです。責任範囲の整理、重要タスクの委任、明確な期待値の設定を支援し、仕事の抜け漏れを防ぎます。
休暇中の安全網として活用しましょう。シンプルで体系的な方法で、あなたが不在の間も仕事がフローするよう保証します。不在メッセージは、誰が何を担当するか、どのタスクが緊急を要するか、そして厄介な「ちょっと質問なんだけど…」という連絡を避ける方法をマップします。
しっかりした不在時対応プランは、電子メールの自動返信の設定を行うだけではありません。チームを準備させ、土壇場の混乱を防ぎ、（最も重要なこととして）罪悪感なくリラックスできるコミュニケーション戦略なのです。
優れた休暇プランテンプレートの条件とは？
よく設計された休暇中の業務プランテンプレートは、詳細でありながら分かりやすく、不在中も全員が円滑に連携できるようにすべきです。以下のような内容を含める必要があります：
- 不在通知メッセージ： このテンプレートには、事前に作成された自動返信電子メールを含める必要があります。送信者に対して、あなたの不在期間、復帰予定日、緊急時の連絡先を通知する内容とします。
- タスク引継ぎセクション：進行中の全タスク、担当者、およびプロジェクトを前進させるために必要な詳細を記載する専用のスペースを設けるべきです。
- 主要な連絡先と責任範囲： 優れた不在時連絡テンプレートには、重要な連絡先（代理を務めるチームメンバーとその責任範囲を含む）を明記するセクションが必要です。
- カレンダー管理とステータス報告：欠席するミーティング、再スケジュール状況、代理出席者をメモするセクションを設けてください。進行中のプロジェクトの要約、締切、保留中の承認事項を記載し、休暇中のワークフローを最適化しましょう。
- 連絡に関するガイドライン：代理対応プランテンプレートは、連絡可能な時間帯を明確に設定するのに役立ちます。電子メールを確認するかどうか（および頻度）、あるいは完全に連絡を絶つかどうかを明記してください。
- 必須リソース：主要なファイル、レポート、ログイン情報（許可されている場合）、内部文書へのリンクを共有し、関係者が重要な情報を探し回る事態を防ぎましょう
➡️ 続きを読む：従業員の満足度向上に向けた個別対応型福利厚生のプロバイダー方法
13のベスト不在時対応プランテンプレート
次回の休暇時に活用できる、最高の休暇プランテンプレートをご紹介します：
ClickUp 休暇申請テンプレート
ステップ1、上司に休暇の承認を依頼しましょう！
休暇申請の管理は煩雑になりがちですが、ClickUpの休暇申請テンプレートがプロセスを簡素化します。休暇管理を効率化し、従業員と管理者の間の明確なコミュニケーションを確保します。
このテンプレートは様々な休暇ポリシーに対応し、管理負担を軽減し、公平性を促進します。複数のビューで申請・追跡・承認を一元化し、チームの生産性を維持できます。
🌟 こんな点で気に入るはず
- 休暇申請と承認プロセスを効率化
- 休暇申請フォームなど様々なビューを活用し、従業員が休暇申請を作成できるようにします
- 「休暇終了日」「休暇開始日」「依頼者の電子署名」「依頼種別」「依頼内容」などのカスタムフィールドを活用し、重要な情報を保存しましょう
🔑 こんな方に最適：従業員の休暇申請と承認を効率的かつ透明性のあるシステムで管理したい管理者
💡 プロのコツ： この 休暇申請テンプレートの各種ビューを活用して休暇申請を効率化しましょう。承認プロセスボードビューでは承認フェーズ別に申請を追跡できます。+新規タスクボタンで手動で新規エントリーを追加。リクエストリストビューでは休暇理由を含む申請詳細を簡単に確認可能。却下リストビューでは却下された申請にアクセスし、拒否理由を確認できます。
2. ClickUp不在時対応プランテンプレート
不在中もチームのワークフローが滞りなく進むようにするには？ClickUpの「不在時対応プランテンプレート」をお試しください。
2週間以上の休暇を取る場合でも、このテンプレートを使えば責任を効果的に管理し、具体的な指示を共有できます。
ClickUpカレンダーを 休暇追跡ツールとして活用し、申請内容の確認や在籍状況の概要把握を効率化。申請者、ステータス、開始日、終了日、休暇の種類といった詳細情報を一元管理できます。
ミーティング 📅 𝗖𝗹𝗶𝗰𝗸𝗨𝗽 𝗖𝗮𝗹𝗲𝗻𝗱𝗮𝗿—仕事を自動スケジュールする最も簡単な方法
✅ 𝗔𝘂𝘁𝗼 𝘁𝗶𝗺𝗲-𝗯𝗹𝗼𝗰𝗸 𝗽𝗿𝗶𝗼𝗿𝗶𝘁𝘆 𝘁𝗮𝘀𝗸𝘀 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝗔𝗜 軌道に乗るために
🎥 𝗬𝗼𝘂𝗿 𝗰𝗮𝗹𝗹𝘀, 𝗼𝗻𝗲 𝗰𝗹𝗶𝗰𝗸 𝗮𝘄𝗮𝘆ClickUp内のどこからでも、Zoom、Google Meet、Teamsに即座に参加可能
📝 𝗦𝗺𝗮𝗿𝘁𝗲𝗿 𝗺𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗻𝗼𝘁𝗲𝘀– 自動で要約する・アクションアイテム化・検索可能
🌟 こんな方にぴったり
- 承認済み、完了する、新規リクエストなどのステータスをカスタムして、休暇申請を効果的に管理しましょう
- カスタムフィールドを活用し、休暇の種類、所属部署、休暇理由などの必須情報を確実に記録しましょう。
- 休暇申請フォーム、不在カレンダー、承認プロセスなど、様々なビューで対応状況を可視化
🔑 こんな方に最適：従業員の不在中も生産性を維持したい人事担当者。
3. ClickUp 休暇中の業務代行プラン タスクテンプレート
ClickUpの「休暇中の業務代行プランタスクテンプレート」を使えば、メンバーの休暇中もチームの業務をスムーズに管理できます。すべてのタスクが適切な担当者に割り振られるため、進捗を追跡し、業務代行を効率的に管理できます。
直感的な可視化機能で、どのタスクがカバーされているかを追跡できます。チームと協力し、公開リンクでテンプレートを共有して、全員が同じページにいるようにしましょう。
🌟 こんな方にぴったり
- 再割り当てが必要な進行中のタスクの詳細なリストを共有する
- チェックリストを活用して、すべてをカバーしましょう
- タスクを直接別のチームメンバーに割り当て、完了までのタイムラインを明記します
- ボードビューで各タスクの進捗を確認
🔑 こんな方に最適：従業員の不在中も業務を途切れさせずに維持したいマネージャーやチーム
4. ClickUp PTOカレンダーテンプレート
有給休暇申請や休暇スケジュールの調整に疲れていませんか？ClickUpの有給休暇カレンダーテンプレートなら、すべての休暇申請を一元管理。全員の休暇を1か所で管理・追跡できます。
色コード付きのエントリーで、誰がいつ休暇中か一目で把握でき、「しまった、二重予約だ」という事態を防げます。さらにカスタマイズ可能なので、様々な種類の休暇を管理し、ボタンひとつで申請を承認または却下できます。
🌟 こんな方にぴったり
- 休暇申請フォームを作成し、期間・休暇理由・種類・必要書類などの重要情報を取得しましょう
- 有給休暇申請は有給休暇カレンダービューで確認してください
- 全員の有給休暇を一覧で管理できる「有給休暇データベースリストビュー」
- 休暇の種類や休みの期間を色でコードして、一目でわかるようにしましょう
🔑 こんなチームに最適：休暇申請の追跡や承認を、スケジュールの煩わしさなく簡単に管理したいチーム
➡️ 詳細はこちら：有給休暇ポリシーの作成方法（例付き）
5. ClickUp休暇プランナーテンプレート
ClickUp休暇プランナーテンプレートは、旅行や宿泊先の手配から贈り物の購入、イベントプランニングまで、すべてを整理整頓します。休暇申請の管理、休暇前のタスク割り当て、円滑な業務引継ぎを確実に行うための集中管理スペースを提供します。
このテンプレートを使えば、重要な日付の追跡、予算管理、必須文書の保管をすべて一箇所で実現できます。さらに、予算と休暇プランの包括的なビューを提供し、時間を最大限に活用できます。
🌟 こんな方にぴったり
- 旅行のプラン、宿泊施設の管理、旅行の詳細を追跡する作業を簡単にこなせます
- 承認状況を追跡し、不在者の可視性を維持して業務の混乱を防ぎましょう
- 場所、休暇区分、部署、休暇種別などのカスタムフィールドを使用してデータを分類できます
- 休暇申請リストビュー、休暇テーブルビュー、休暇取得リストビューなど、複数のビューで開くことができます
🔑 こんな方に最適：休暇プランを手間なく進めたいチームや個人
➡️ 続きを読む：/AI旅行プランで休暇プランを次のレベルへ！
6. ClickUp休暇計画テンプレート
ClickUp休暇計画テンプレートを使えば、休暇の管理がストレスフリーに。従業員の休暇スケジュールを追跡し、カバー不足を防ぐプランを立て、申請を効率的に管理できます。
カスタムステータス、フィールド、ビューにより、誰がいつ休暇中かが明確に表示され、従業員が休暇を楽しむ間もワークフローが円滑に進みます。これにより休暇プランニングが効率化され、不在時でもチームが順調に進捗を維持できます。
🌟 こんな方にぴったり
- すべての休暇申請を追跡する場所
- 承認状況や保留中のリクエストを管理するために、「オープン」や「完了」などのカスタムステータスを活用しましょう
- 従業員休暇データ（休暇クレジット、メモ、関連ファイルを含む）を確認するには、従業員マスターリストビューをご利用ください
- 共有カレンダーでチーム連携を簡素化
🔑 こんな方に最適：従業員の休暇管理を簡単に追跡したい人事チーム
ご存知ですか？*十分な有給休暇を取らない従業員は、ストレスや不安が増し、生産性が低下します。メンタルヘルスが不安定な労働者は、年間平均12日の予定外の欠勤を取っています。ですから、ぜひその当然の休暇を取ってください—あなたの心（そして職場）が感謝するでしょう！😊
7. ClickUp 従業員スケジュールテンプレート
従業員のスケジュール調整はしばしば負担が大きくなります。 ClickUpの従業員スケジュールテンプレートを使えば、シフトプランがスムーズに。タスクの割り当て、勤務時間の追跡、チーム連携とコミュニケーションの円滑化を実現します。
視覚的なレイアウト、自動リマインダー、リアルタイム更新により、二重予約や直前キャンセルの心配は不要です。さらに、このテンプレートは人件費の可視性を実現し、効率的な人員配置と予算内での管理を支援します。
🌟 こんな方にぴったり
- シンプルなドラッグ＆ドロップ操作でスケジュールを作成し、編集する
- シフトリマインダーを自動化して全員の進捗を追跡
- 従業員キャパシティ、ステータスボード、週間スケジュール、従業員タスクビューなど、複数のビューで表示可能
- 休暇申請を管理し、労働法規の遵守を確保します
🔑 こんな方に最適：シフトの割り当て、勤務時間の追跡、チームの円滑な運営を体系的に行いたい管理職の方。
8. ClickUp スケジュールブロックテンプレート
生産性を維持するには、しっかりとしたスケジュールが不可欠です。ClickUpのスケジュールブロックテンプレートを使えば、タスクを専用の時間ブロックに分割して1日のマップが立てられます。
このテンプレートは、タスクの依存関係を理解し、スケジュールを計画し、過密スケジュールを防ぐのに役立ちます。明確で視覚的なプランを提供し、優先度の高いタスクが適切な注意を確実に受けられるようにします。
🌟 こんな方にぴったり
- 日次・週次・月次のカレンダービューでプランが立てられます
- ロケーションビューを使用して、様々な活動の場所を特定する
- 個人生活と仕事活動をすべてリストアップし、それぞれのステータス、場所、優先度を明記してください。
- タスクがどのように相互に関連しているかを把握する
🔑 こんな方に最適：効率的なスケジュール管理で業務を最大限に活用したいプロフェッショナル
9. ClickUp産休プランテンプレート
ClickUp産休テンプレートは、重要な日程、責任範囲、業務引継ぎを明確にすることで、出産を控えた親御さんとチームが整理整頓を維持するのを支援します。
これにより、管理職や人事チームは産休申請を効率的に処理できます。従業員もチェックリストを活用して休暇前のプランを立て、休暇前にすべてが処理されることを確保できます。
体系的なチェックリスト、タスクの委任、進捗追跡により、このテンプレートは休暇前・休暇中・休暇後を通じて全てが円滑に進むことを保証します。
🌟 こんな方にぴったり
- 予算セクションを活用し、産休プランに必要なアイテムの明細付きリストを提示することで透明性を確保しましょう
- アクションプランセクションで15～90日間の休暇プランを策定し、基本情報セクションで必要な情報をリストしてください
- 重要な日程やマイルストーンを整理し、全員がやること（to do）を把握できるようにします
- 複数のビューを活用して仕事引継ぎと復帰プランを管理し、自信を持って進めましょう
🔑 こんな方に最適：産休中の円滑な業務移行を確実にする、妊婦と管理職の親へ。
10. ClickUp休暇申請フォームテンプレート
休暇申請の管理は、電子メールや承認の煩雑なやり取りになるべきではありません。ClickUpの休暇申請フォームテンプレートは、このプロセス全体を簡素化します。従業員が必要な詳細をすべて記載した申請を提出し、管理者が迅速に承認することを保証します。
休暇申請の透明性あるポリシー、正確な追跡、文書化を保証します。さらに、休暇申請ステータスの変更を従業員に即時かつ自動的に通知できます。
🌟 こんな方にぴったり
- 「進行中」「承認済み」などのステータスでリクエストを追跡
- 目的、上司の承認、部署などの鍵となる詳細を記録しましょう
- カスタムビューを活用して、保留中と承認済みのリクエストを一目で確認しましょう
- ステータス更新の通知を即座に電子メールで受け取る
🔑 こんな方に最適：休暇承認システムを整理整頓し効率化したい人事チーム
11. ClickUpスタッフ名簿テンプレート
ClickUpスタッフ名簿テンプレートで、チームのスケジュール管理がシームレスかつ手間いらずになります。このテンプレートを使えば、シフトの割り当て、従業員の空き状況の追跡、給与計算の正確性を常に確保することが簡単にできます。
さらに、この勤務表管理ツールを使えば、シフト・役割・給与明細を一元管理。誰がいつ仕事をするか迷うことはありません。週間カレンダーやスタッフ給与ボードなどのビューで、通常仕事時間・残業時間・給与支払いを簡単に追跡できます。
🌟 こんな方にぴったり
- チームのスケジュールを確認し、対応可能時間を確保してください
- 勤務時間の正確な記録を維持する
- 全員の認識を同じページに統一し、 社内コミュニケーションを改善しましょう
- スタッフ給与支払いボード、スタッフ名簿、仕事進捗、週間カレンダーなど、複数のビューで整理整頓を保ちましょう
🔑 こんな方に最適：人事担当者、チームリーダー、スタッフのスケジュール管理を簡素化したい所有者
💡 プロのコツ：スタッフ名簿リストビューで従業員の役割を追跡し、クリック一つで詳細を簡単に更新できます。シフト管理が必要ですか？ウィークリーカレンダービューでは、色コードされたドラッグ＆ドロップフォーマットで従業員のスケジュールを表示します。
さらに、ワークプログレスボックスビューで作業量を把握し、チームのタスク状況をひと目で確認。追加業務の受け入れ可能状態を即座に判断できます。最後に、スタッフペイアウトボードビューでは、スタッフID別に分類されたカンバンボードで支払状況を素早く追跡可能！
12. ClickUp 出退勤記録テンプレート
ClickUpの出勤管理テンプレートは、出勤管理を簡素化し整理します。従業員の勤務時間を簡単に監視し、欠勤を管理し、傾向を把握することが可能です。
「不在」「遅刻」「出席」などのカスタムステータスで迅速な更新と追跡を可能に。「出席フォーム」や「出席者リスト」など複数のビューを備えたこのテンプレートで、出席データを簡単に管理できます。
🌟 こんな方にぴったり
- 電話番号、担当講師、本日のレッスン内容、電子メールなどのフィールドで、生徒やチームのメンバーに関する重要な情報を保存しましょう。
- 出勤傾向を把握し、不一致を特定し、迅速な対応を取ります
- チームの仕事スケジュールについて、簡単なリマインダーを設定しましょう
- 出席者一覧ビューで、出席者の番号と詳細を確認できます
🔑 こんな方に最適：人事チーム、講師、そして明確で信頼性の高い出勤追跡方法を求めるあらゆる組織。
➡️ 詳細はこちら：プロジェクトコミュニケーションプランテンプレート
13. ClickUp 個人スケジュール空き状況テンプレート
予定が重複したり、すべてをこなすのに苦労したことはありませんか？ClickUp個人スケジュール空き時間テンプレートは、時間を効果的に管理するための設計です。
このテンプレートを使えば、仕事・予定・個人的なコミットを整理することで、1日の流れを明確に把握できます。さらに、スケジュールを可視化・カスタムし、空き時間の追跡を行い、潜在的なスケジュールの問題を事前に特定することが可能です。
🌟 こんな方にぴったり
- 活動のリマインダーを設定し、何も見逃さないようにしましょう
- Availability Viewで空き状況をすばやく可視化
- アクティビティビューを使用して、予定されているすべてのアクティビティの概要を確認してください
- タスクのステータス（キャンセル済み、完了、終了、予定済みなど）を設定し、活動をより効果的に追跡しましょう
🔑 こんな方に最適：多忙なプロフェッショナルや複数のコミットを同時にこなす方。
ClickUpで不在時管理を最大限に活用
不在時対応プランテンプレートは、不在中の円滑な業務移行とシームレスなコミュニケーションに不可欠です。進捗の追跡、休暇申請の管理、タスクの委任、チームとの円滑な連携を実現する重要な手段となります。
ClickUpは、仕事のための「すべて」アプリ。休暇プランの管理を効率化し、外出中でもスムーズなワークフローを実現します。自動通知、タスク委任、カスタマイズ機能で、これまで以上に簡単に整理整頓が可能です。