タスクが付箋、電子メール、そして忘れないようにと願って頭の中で作成したチェックリストに散らばっていると感じたことはありませんか？
混沌を制する時が来ました—カンバン方式で！ 🎯
もちろん、始めるのに特別なソフトウェア開発スキルは必要ありません。生産性ツールの中で過小評価されているヒーロー、Microsoft OneNote は、タスク、プロジェクト、メモを 1 か所にまとめて、カンバンボードとしても使用できます。
このガイドでは、単独で作業する場合も、チームで共同作業する場合も、OneNote で Kanban ボードを作成する方法をご紹介します。
さらに、多機能でプロジェクト管理に精通、そしてお客様とともに成長するように設計されたボーナスツールもご紹介いたします。
⏰ 60 秒の要約
このガイドでは以下の内容を解説します：
- OneNote のセットアップ：OneNote で、セクション、テーブル、列を含む Kanban ボードをすばやく作成する方法をご覧ください。
- OneNote Kanban タスクの管理：タスクの追加、可視性を高める色分け、タグの追加、Outlook との接続によるリマインダー機能
- OneNote の便利なショートカット： OneNote のタスクバーツール、クイックメモ、OneDrive との統合機能を使用
- ClickUp のカンバンボード：リアルタイムのコラボレーション、自動化、スイムレーンを実現するClickUpのカンバンボードをお試しください。
- ClickUp のカンバンワークフロー：外部統合や、作業中 （WIP） のリミット、マルチタスク編集などの機能をご覧ください。
- お好きな方をお選びください： シンプルなセットアップには OneNote を、大規模なチームや複雑なプロジェクトには ClickUp をお勧めします。
カンバンボードを使用する理由
カンバンボードソフトウェアアプリは、ワークフローをスムーズに進め、進捗状況を明確に把握できるドラッグ&ドロップ式のデジタルキャンバスです。
スタンドアップを迅速に実行し、その迅速さを維持する方法をご紹介します。
- チケット内のタスク：期限、コメント、関連詳細情報を含むカンバンカードを使用してタスクを記録します。
- 視覚的な整理：担当者、チャネル、カスタムラベルでタスクをグループ化し、「やること」、「進行中」、「レビュー中」などのフェーズで進捗状況を追跡します。
- 優先度の設定が簡単：スイムレーンを使用してチケット間に垂直階層を作成し、優先度と依存関係を明確にビューで表示
- リアルタイムの更新： チケットをドラッグアンドドロップしてタスクを即座に更新し、1 ページのカンバンでチーム全体の連携を確保
- 説明責任の強化：共有ボードを使用して透明性を高め、全員が納期を確実に守れるようにします。
カンバンボードはコラボレーションによってその威力を発揮します。壁やボードに列と付箋紙を使って作成される物理的なカンバンボードは、長年にわたりチーム環境では欠かせない存在でしたが、OneNote などのデジタルツールは、物理的なボードよりもアクセスしやすいタスク管理手段を提供しています。
💡プロのヒント：AI を使用してタスクを自動化する方法をご覧ください！👇🏼
OneNote で Kanban ボードを設定する
思ったよりも早く実現できます。無料のカスタマイズ可能な Microsoft OneNote を使用すると、使い慣れたインターフェイスでタスクを簡単に追加、追跡、共同作業することができます。
あらかじめデザインされたOneNote テンプレートを使用するとワークフローを簡略化できますが、独自のニーズや特殊なニーズには、一からカンバンボードを構築するのが最善の方法です。
ボードを作成するステップバイステップガイド
ステップ 1： 新しいノートブックを作成する
- デバイスでOneNoteアプリケーションを起動してください。
- トップメニューの「ファイル」をクリックし、ドロップダウンメニューから「新規」を選択します。
- ノートブックを保存する場所 （OneDrive やローカルデバイスなど） を選択します。
- ノートブックに「Kanban ボード」などの適切な名前を付けます。
- ノートブックを作成をクリックしてください。
ステップ 2： ボード用のセクションを設定する
- サイドバーでノートブック名を右クリックします。
- コンテキストメニューから ［新しいセクション］ を選択します （このセクションの名前は「ボード 1」とします）。
- または、セクションリストの上部にある + 新しいセクション ボタンをクリックして、新しいセクションを作成することもできます。
ステップ 3： カンバンボードを作成する
- 先ほど作成した「ボード 1」セクションに移動します。
- メニューバーに移動し、挿入をクリックして、テーブルを選択します。
- マウスをグリッド上にドラッグして、3 つの列と必要な数の行を選択します （行と列は後でいつでも追加できます）。
- テーブルの最初の行に、次のヘッダーを入力します。やること 進行中 完了
- やること
- 進行中
- 完了
- やること
- 進行中
- 完了
ステップ 4： タスクをカードとして追加する
- 各列に、テーブルの個々の行としてタスクを追加します（各タスクはカードとして扱うことができます）。
- 各タスクには、セルをクリックして入力することで、期日や説明などの詳細を追加することができます。
- テーブルの左端に「タスク」という列を追加して、大きなタスクを小さなサブタスクに分割することもできます。
これで、OneNote で使えるカンバンボードが完成しました。
➡️ 詳細：Jira で Kanban ボードを作成する方法
Microsoft OneNote のタスクバーとショートカットの使用
OneNote のショートカットとタスクバーツールを使用すると、タスク管理が簡単になり、カンバンボードのメンテナンスが迅速になります。これらの便利なヒントをご覧ください。
クイックアクセスツールバーのカスタマイズ
- クイックアクセスツールバー （通常、OneNote ウィンドウの上部、リボンの上にある） を確認します。
- 下向き矢印をクリックして、よく使うコマンドを追加します。
- 推奨コマンド（新しいページ や 元に戻す など）を閲覧し、追加したいコマンドをクリックします。
キーボードショートカットを使用してタスクを管理する
- Ctrl + N を押して、カンバンボードに新しいタスクまたはカードを追加します。
- Ctrl + Tab を使用して、セクションをすばやく切り替えて、カンバンボードのさまざまな部分を効率的に管理できます。
簡単にアクセスできる通知領域アイコン
- OneNote を開き、［ファイル］ > ［オプション］ > ［表示］ の順に移動し、［タスクバーの通知領域に OneNote アイコンを表示する］ チェックボックスをオンにします。
（これにより、他のアプリケーションで作業しながら OneNote に簡単にアクセスできます。）
OneNote のショートカットを使用すると作業が迅速になりますが、どこからでもノートブックにアクセスしたい場合は、OneDrive への接続をご検討ください。
ファイルストレージとアクセスに OneDrive を統合
OneNote からOneDriveなどの他のアプリにメモをエクスポートすると、インターネットに接続されたあらゆるデバイスから簡単にアクセスできます。スムーズに移行するための最良の方法を以下にご紹介します。
方法 1： セクションを新しいクラウドノートブックに移動する
- ステップ 1： OneNote を開き、移動したいセクションのタブを右クリックします。
- ステップ 2： ショートカット メニューから ［移動］ または ［コピー］ を選択します。
- ステップ 3： OneDrive に保存されているノートブックを選択する
- ステップ 4： ［移動］ をクリックしてセクションを転送します。
方法 2： ノートブックの場所を変更する
- ステップ 1： OneNote を開き、［ファイル］ をクリックします。
- ステップ 2： ［情報］ タブを選択し、移動したいノートブックの ［設定］ をクリックします。
- ステップ 3： ［プロパティ］ を選択し、［場所の変更］ をクリックします。
- ステップ 4： 目的の OneDrive フォルダを選択し、［選択］ をクリックします。
OneNote は、一般的なファイルストレージシステムとは異なる独自の同期メカニズムを使用しています。OneNote で行った変更は キャッシュに保存され、クラウドと同期 されるため、ファイルロックの問題が発生することなく、コラボレーションが促進されます。
カンバンボードの効果的な使用方法
OneNote ボードを成功させる鍵は、Microsoft OneNote を効果的に使用する方法を知ることです。いくつかのヒントをご紹介します。
OneNote でのタスクの整理
- タスクの進捗状況に応じて、タスクをコピーして適切な列に貼り付け、各タスクのステータスを視覚的に追跡します。
可視性を高める色分けとタグ付け
- タスクに優先度やカテゴリに応じて異なる色を割り当てます。例：緊急/重要なタスクには赤、優先度の高いタスクには黄色、優先度の低いタスクには緑
- 緊急/重要なタスクには赤
- 優先度の高いタスクには黄色
- 優先度の低いタスクには緑
- 緊急/重要なタスクには赤
- 優先度の高いタスクには黄色
- 優先度の低いタスクには緑
- OneNote のタグ付け機能 （メニュー > ホーム > タグ） を使用して、タスクにコンテキストを追加します。たとえば、次のようなタグを作成できます。緊急のタスク レビューが必要なタスク 完了したタスク
- 緊急のタスク
- 確認が必要なタスク
- 完了したタスク
- 緊急のタスク
- 確認が必要なタスク
- 完了したタスク
- 記号や画像を追加して、タスクをさらに区別したり、ステータス（完了したタスクにはチェックマークなど）を表示したりできます。
リマインダーと期限の設定
OneNote にはリマインダー機能は組み込まれていませんが、Outlook と統合してタスクのリマインダーを設定することができます。その方法は次のとおりです。
- まず、OneNote でタスクを作成します。たとえば、次のように入力します。タスク： 「レポートを完了する」 – 期日： 2025 年 2 月 25 日
- タスクを Outlook にコピーするには、タスクを右クリックして Outlook タスクを作成するオプションを選択します （または、［ホーム］ タブの ［タグ］ グループにある ［Outlook タスク］ 機能を使用することもできます）。
- ドロップダウンから適切なオプション （「今日」、「明日」など） を選択して、Outlook でタスクにフラグを付けます。
- Outlook を開き、［タスク］ セクションに移動すると、新しく作成したタスクがリストに表示されます。
- タスクをクリックして開き、タスクの詳細で 特定の期日を設定 できます。
- リマインダーを追加するには、［リマインダー］ チェックボックスをオンにして、通知を受け取るタイミングを選択します。
Outlook でタスクを作成すると、そのタスクは OneNote の元のメモにリンクされたままになります。Outlook でタスクを「完了」にマークすると、そのステータスは OneNote にも反映されます。
📮ClickUp のインサイト： 知識労働者の 83% は、チーム内のコミュニケーションに主に電子メールとチャットを利用しています。
しかし、その仕事時間の 60% 近くは、これらのツールを切り替えたり、情報を探したりして無駄に過ごしています。ClickUp のような、仕事に必要なすべてを網羅したアプリを使えば、プロジェクト管理、メッセージ、電子メール、チャットがすべて 1 か所に集約されます。情報を一元化して、活力を高めましょう。
OneNote を使用してカンバンボードを作成する場合の制限事項
OneNote をカンバンボードに使用していますか？次のような問題が発生するかもしれません。
- ネイティブのカンバン機能がない：OneNote はカンバンボード用に設計されていないため、ドラッグ&ドロップ機能や自動ワークフローなどの組み込み機能はありません。
- 手動更新：タスクとステータスは手動で更新する必要があり、大規模なプロジェクトでは時間がかかる場合があります。
- コラボレーションの制限： OneNote は共同編集をサポートしていますが、タスクのリアルタイム更新は、専用のツールに比べ遅れる場合があります。
- 統合のギャップ： 専用のプロジェクト管理ツールとは異なり、OneNote は他のアプリとの基本的な統合のみを提供しており、タスクの更新は自動化できません。
よりダイナミックなニーズに対応するため、これらのOneNoteの代替ツールもご検討ください。
ClickUp を使用してカンバンボードを作成する
仕事のためのすべてを備えたアプリ、ClickUp は、プロジェクト管理のニーズに対応するように設計されており、その鍵となる機能のひとつがネイティブのカンバンボードです。
ClickUp カンバンボードは、 タスクの移動だけでなく、ワークフローのあらゆる側面を管理する大規模なエコシステムの一部として機能します。
例：
- タスクカードのカスタムフィールドを使用すると、重要な日付、予算、フィードバックスコア、さらにはクライアントの承認などの詳細を、カンバンビューで直接追跡できます。
- 複数のボードでマルチタスクを行う必要がありますか？ フィルターを分離 することで、チームメンバー、優先度、期日ごとに特定のタスクを簡単に拡大表示できます。
- タスクは複数のボードで同時に表示できます。たとえば、「週間の目標」ボードのタスクを、マーケティングチームの「キャンペーン」ボードと同期することができます。重複や更新の損失はありません。
このプラットフォームでは、水平スイムレーンをカンバンボードに統合することで、作業負荷を管理することもできます。タスクはリアルタイムで視覚的にランク付けできるため、「必須」のタスクは常に最上位に表示されます。
さらに、タスクカードを次のようにカスタマイズすることもできます。
- カードのサイズを調整
- フィールドの積み重ねと再配置
- チェックリスト、タグなど、必要なものを追加
そして、ClickUp Brain—AI 搭載のニューラルネットワークツール が、ワークフローを積極的に学習し、業務を円滑に進めるためのアクションを提案します。
インスタンス：
- ClickUp Brain は、見落とされがちなタスクの依存関係を特定し、関連するタスクのステータスに基づいてタスクの移動を提案します。
- このツールは、チームへのClickUp チャットメッセージの 送信や、タスクが「完了」になったときの時間の記録などの更新を自動化できます。
ClickUp の Kanban ソリューションについてご紹介しましたので、OneNote と比較してみましょう。
ClickUp と OneNote の機能比較
ClickUp と OneNote はどちらも独自の機能を備えていますが、カンバン方式でタスクを管理する場合、 それぞれ異なる強みがあります。 簡単な比較は次のとおりです。
| 機能 | ClickUp | OneNote |
| カンバンボード | 完全に統合されたボード | ネイティブのボード機能はありません |
| タスクの移動 | 複数のチケットを列間で同時にドラッグアンドドロップできます。 | タスクは手動で調整する必要があります。 |
| 列のカスタマイズ | 列とフェーズは完全にカスタマイズ可能 | 列はテーブルを使用して模倣できますが、動的ではありません。 |
| タスクの優先順位付け | タスクは、色分けして緊急度に応じてランク付けすることができます。 | タスクは、手動でラベルを付けたり、チェックボックスでチェックしたりすることしかできません。 |
| タスクのフィルタリング | タスクは、ステータス、優先度、担当者、期日によってフィルタリングできます。 | タスクは、セクションまたはタグによってのみ整理できます。 |
| タスクの詳細 | ファイルの添付、リンクの追加、期日の設定、カスタムフィールドのタスクへの適用が可能です。 | 追加できるのは、基本的なテキストと画像メモのみです。 |
つまり、ClickUp は単なるタスク管理以上の機能を備えています。そのカンバンボードは、ワークフロー全体を 1 ページで視覚的に表現したものです。
⚡️ テンプレートアーカイブ：中級者向けのClickUp カンバンテンプレートをダウンロードして、 タスクを カスタム列に 簡単に整理し、 担当者や期日などのオプションでグループ分けすることができます。
カードにカーソルを合わせると、詳細をすばやく割り当てることができます。また、マルチタスクツールバーを使用すると、ステータスの更新やタスクのアーカイブなど、一括変更を一度に行うことができます。
カンバンに特化したその他の機能もぜひご覧ください。
Kanban ボードの ClickUp 高度な機能
- 作業中 （WIP） のリミット： カンバンボードの列に WIP リミットを設定して、チームが一度に あまりにも多くのタスク を抱え込まないようにします。
- ダイナミックな統合：ClickUp を Google ドライブ、Zoom （および 1,000 以上の他のツール） と連携して、コミュニケーション、ファイル、ミーティングを一元化することで、タスクに関連するすべてが 1 つのボードにまとめられます。
- リアルタイムのコラボレーション： チケットに関するフィードバックのために、リアルタイムでコメントを残したり、チームメンバーを @メンションしたり、ClickUp チャットにリンクを貼り付けて 全員に最新情報を共有 することができます。
- 時間追跡：組み込みの時間追跡機能を使用して、各タスクに費やした時間をカンバンボードに直接記録することで、プロジェクトのタイムラインを簡単に守ることができます。
- かんばんテンプレート：あらかじめデザインされたかんばんボードテンプレートを使用して、セットアップと使用を簡略化
⚡️ テンプレートアーカイブ：初心者には、ClickUp ロードマップテンプレートをお試しください。このテンプレートでは、ロードマップカンバンボードビュー を使用してさまざまなフェーズのタスクを追跡でき、ロードマップリストビュー では、タスクとマイルストーンを明確かつ直線的にタイムラインで表示できます。
さらに、バックログリストビュー を使用して今後のタスクを管理し、チームワークロードカレンダービュー を使用してチームのキャパシティを視覚化することができます。
ClickUp の多機能なインポート/エクスポートオプション
ClickUp にはデータ移行オプションも備わっているので、異なるプラットフォームやフォーマット間でタスクを効率的に管理することができます。その方法をご紹介します。
ClickUp へのタスクのインポート
- Notion などのさまざまなプラットフォームや、Excel および CSV ファイルからタスクをインポートすることができます。
💡プロのヒント：インポートの手順は簡単です。設定の「インポート/エクスポート」セクションに移動し、ソース（Excel や別のアプリなど）を選択し、プロンプトの指示に従ってデータを正しくマップしてください。
- タスクをインポートすると、ClickUp は自動的に インポートしたアイテムの新しいリスト を作成し、最初からタスクを効果的に分類できるようにします。
- インポート後、インポートレポートを確認して、重複アイテムなど、プロセスで発生した問題を確認できます。
ClickUp からタスクをエクスポートする
- リストビューやテーブルビューを CSV ファイルや Excel ファイルとしてエクスポートすることができます。この機能は、ClickUp 以外でタスクデータを分析したり、プラットフォームを使用していない関係者とデータを共有したりするのに便利です。
💡プロのヒント：表示する列、特定のタスク名、またはすべての列を選択してエクスポートをカスタマイズすることで、データの表示方法をより柔軟に設定できます。
- すべてのサブタスクとカスタムフィールドはエクスポートに追加できます。この機能により、関連するすべてのタスクの詳細が確実に取得され、さらなる分析やレポート作成に活用できます。
ClickUp の機能セットは、複雑なワークフローに最適です。とはいえ、ニーズがそれほど複雑ではない場合は、OneNote を使用して効率を最大限に高める方法を学ぶことは常に価値があります。
カンバンボードの効率を最大限に高める
優れたKanban ボードの例には、その背後で効率的な実践が働いています。
効果的なボードを維持するためのベストプラクティス
✅ 明確な構造を設定： バックログ、進行中、完了 などのカンバン列に対応した表形式のセクションでボードを整理します。
✅ 視覚的な要素を追加： ボードに色、絵文字、タグを追加して、タスクの優先度やステータスを強調表示し、ボードを充実させましょう。
✅ 完了したタスクを定期的にアーカイブ： 「完了アーカイブ」セクションを作成して、ボードを整理しながら、過去のタスクを参考用に保存します。
よくある落とし穴と回避方法
❌ ボードを複雑にしすぎる： ユーザーを混乱させるような不要なセクションを追加せずに、ワークフローを反映したシンプルなボードレイアウトを維持しましょう。
❌ メンテナンスの怠慢： 手動での更新は自動トリガーがない場合不可欠であるため、進行中または完了したタスクに関する混乱を避けるために、タスクのステータスを定期的に更新してください。
❌ 利用可能な機能を使用していない： 既存のページのリンクやテーブルの使用など、利用可能なすべての機能を確認して、タスクの追跡と整理を改善しましょう。
継続的な改善と適応のためのヒント
📌 フィードバックループの統合： カンバンボードでチームのフィードバックを収集するプロセスを設定し、実際の洞察に基づいてワークフローを継続的に改善します。
📌 テクノロジーを活用する： 自動化やプロジェクト管理アプリなど、OneNote のカンバンボードの機能を強化する追加のツールや統合機能を見つけましょう。
📌 最新情報： 最新の記事を読んだり、プロジェクト管理フォーラムに参加して、最新情報を入手し、プロセスを改善しましょう。
ClickUp のカンバンボードでプロジェクト管理のワークフローをマスター
結局のところ、OneNote と ClickUp はどちらもカンバンスタイルのタスク管理機能を提供していますが、その違いは、ボードに「あなたのために」どの程度のことを行わせたいかによって決まります。
OneNote は、シンプルな追跡のための視覚的でカスタマイズ可能なスペースとして機能します。しかし、タスクをチーム全体に統合したり、ワークフローを自動化したり、プロセスを拡張したりする場合は、手作業が増えることになります。
まさにそこで、ClickUp のステップが登場します。複雑なプロジェクトを同時に進行しており、タスクの追跡以上の機能が必要な場合、ClickUp のカンバンボードが、プランニングと実行の橋渡し役となります。
リアルタイムのコラボレーションから AI 知識支援まで、各タスクをワークフローのダイナミックな一部にするために必要なすべての機能が搭載されています。
ClickUp に無料で登録して、カンバンボードに面倒な作業を任せてください。🏋️♂️