クラウドストレージは、ビジネスの情報管理や共有のあり方を一変させました。しかし、ここで注意すべき点があります。データを適切に保存するだけでは不十分なのです。効果的なコミュニケーションには、対象者に適切な情報を届けることが不可欠です。
そのために、習得しておくべき人気ツールの一つがGoogleドライブです。なぜでしょうか？2023年末時点で、Googleドライブはファイル共有ソフトウェア市場で31.19％という圧倒的なシェアを占めていました。あなたのビジネスでも、Googleドライブを活用している可能性は高いでしょう。
Google ドライブでのフォルダのコピーは簡単そうに思えるかもしれませんが、正しく行うには手順を知っておく必要があります。何しろ、社内の価格交渉の履歴をクライアントに誤って送信してしまうようなちょっとしたミスが、メッセージや影響力、そして信頼を瞬く間に損なうことになるからです。
この記事では、Google ドライブでフォルダをコピーする方法を7つの簡単なステップで解説します。さらに、専門家レベルのヒントを3つご紹介するほか、プロジェクト管理のベテランであるClickUpを強力な代替手段としてご紹介します。
⏰ 60秒でわかる要約
Google ドライブでフォルダをコピーする方法は以下の通りです：
- まず、Google ドライブにログインし、コピーしたいフォルダの場所を探してください
- 検索バーとフィルターを使って、複製したいフォルダを見つけましょう
- フォルダを開き、特定のファイルを選択し、Ctrl/Commandキーのショートカットを使って不要なファイルを除外しましょう
- メニューの「コピーを作成」オプションを使用して、選択したファイルのコピーを作成します
- 新しいフォルダを作成し、適切な名前を付けて、アクセスしやすいように同じディレクトリに配置しましょう
- 「整理」と「移動」のオプションを使って、コピーしたファイルを新しいフォルダに移動しましょう
- コピーしたファイルの名前を変更し、デフォルトの「コピー」という接頭辞を削除して、整理整頓をしましょう
- 共有設定、アクセス権限、関係者への可視性設定を調整して、新しいフォルダの許可を更新しましょう
- 状況がわかるようフォルダに説明を追加し、説明責任の明確化や最新情報の把握のために、アクティビティログを定期的に確認しましょう
- Google ドライブの制限事項としては、ネイティブなフォルダ複製機能がないこと、メタデータが失われること、連携機能が限定的であること、タスク管理機能がないこと、AI ベースの自動化機能がないことなどが挙げられます。
- ClickUpは、高度なAIツール、自動化機能、1,000以上のアプリとの連携機能を提供し、フォルダ管理とワークフローの効率化を実現します
- ClickUpなら、タスク、ファイル履歴、説明などのメタデータを保持したまま、ワンクリックでフォルダの複製が簡単に行えます。
Google ドライブでフォルダをコピーする手順をステップバイステップで解説
Google ドライブでフォルダをコピーする場合（特にクライアントと共有するときは）、その中のファイルをコピーし、クライアントが安心して利用できる「安全な」バージョンを新たに作成します。
- フォルダを探して → 共有したいファイルのみを選択して → 3つのドットのメニューをクリックし、「コピーを作成」を選択してください。
- 新しいフォルダを作成 → コピーしたファイルをそのフォルダに移動 → ファイル名を変更（「Copy of…」を削除） → リンクを送信する前に共有許可を更新。
- おまけ： 背景情報を伝えるためにフォルダの説明を追加し、アクティビティタブを定期的に確認して変更履歴を追跡し、責任の所在を明確にしましょう。
Google ドライブでフォルダをコピーする7つのステップをご紹介します。
想定シナリオ： クライアントとプロジェクトフォルダを共有するよう依頼されたとします。ファイルの準備は整っているので、あとはコピーして共有するだけです。
ステップ1：Google ドライブのアカウントにアクセスする
まず、Google ドライブのアカウントにアクセスしてログインしてください。ここでは、すべてのファイルや Google ドライブのフォルダを管理できます。
💡 プロのヒント：GmailのページからGoogleドライブにアクセスするのは、時間を節約できる便利な裏技です。方法は？右上隅にある9つのドットが入った四角いアイコンをクリックするだけです。
ステップ 2：コピーしたいフォルダの場所を探す
それでは、コピーする必要があるファイルについて見ていきましょう。
- 検索バーに移動し、プロジェクト名を入力してください
- 探しているファイルの種類を選択してください。このオプションは検索バーの下にあります。
- 検索結果のリストから目的のフォルダを見つけ、ダブルクリックして開きます
ステップ3：元のフォルダ内のファイルを選択する
フォルダを開いてみると、一部のファイルはフォルダ内に残しておくべきだと気づくかもしれません。つまり、特定のファイルのみを選択する必要があるということです。
- Ctrl 鍵（MacOS をお使いの場合は Command ⌘）を押し続けてください
- 必要なファイルをクリックしてください
💡 プロのコツ： ファイルの数が多く、除外したいファイルがいくつかある場合：Ctrl/ Command ⌘ キーを押したまま A キーを押します。これですべてのファイルが選択されます。その後、もう一度 Ctrl/ Command ⌘ キーを押したまま、不要なファイルをクリックします。
➡️ 続きを読む：Macでファイルを整理する方法
ステップ4：選択したファイルのコピーを作成する
最後に、コピーを作成します。手順は以下の通りです：
- フォルダ名のすぐ下にある3つのドットをクリックしてください
- [コピーを作成]をクリックしてください
メモ： コピーされたファイルはすべて、「…のコピー」という名前で、元のファイルと同じスペースに表示されます。
ステップ 5：新しいフォルダを作成する
コピー作業が終わったら、コピーしたファイルを整理しましょう。まずは、それらのファイル用のフォルダを作成します。ステップ1は、それらのファイル用のフォルダを作成することです。
- 左上の+新規オプションを選択してください
- ドロップダウンリストが表示されたら、「新しいフォルダ」を選択してください（リストの一番上の項目です）。
- フォルダに名前を付け（ここでは「Project Augustus—Customer Space」としましょう）、[作成]をクリックします
💡 プロのヒント： デフォルトで、新しく作成したフォルダは既存のフォルダ内に表示されます。アクセスしやすく、情報をより適切に管理するためにも、この設定のままにしておくことをお勧めします。
ステップ 6：コピーしたファイルを移動する
これで、コピーしたファイルを新しいフォルダに移動する準備が整いました。やること：
- ファイルを再度選択し、縦に並んだ省略記号メニュー（3つのドット）をクリックして、「整理」に移動し、「移動」を選択します。
- これにより、場所を選択するためのダイアログボックスが表示されます。新しいフォルダを選択して確定してください。
💡 プロのヒント：「おすすめ」セクションでフォルダ名を探してみてください。ここには、新しく作成されたフォルダやスペースがよく表示されます。
🧠 注意点： コピーしたファイルは、名前を変更する必要があります。これらのファイル名はすべて「Copy of」で始まりますが、これはファイル選択時の利便性を考慮してそのまま残されたものです。
ステップ 7：新しいフォルダの許可を確認・更新する
最後のステップは、フォルダの共有設定を確認して更新することです。設定を確認するには：
- フォルダ名の横にある下向き矢印に移動し、ドロップダウンメニューから「共有」をクリックし、2番目のオプション一覧からも再度クリックします。
「移動」オプションと同様に、この操作を行うとダイアログボックスが表示されます。これは以下の目的のためです：
- すでにアクセス権を持っているユーザーを確認し、関係のない関係者を削除してください
- アクセス権が必要な人の電子メールを追加してください
- アクセス権限のレベル（閲覧者、エディター、コメント投稿者）を選択してください
- 一般的なアクセス権限を管理します。これにより、より広範なアクセス権限（例：制限付き、組織全体、公開）の設定が更新されます。
- 「完了」をクリックし、メールやメッセージでリンクを共有する必要がある場合は、「リンクをコピー」を選択してください。
これで、フォルダをGoogleドライブにコピーしました。コピーが完了したところで、ファイルと階層構造をさらに効率化するための2つのヒントをご紹介します。
おまけのヒント #1：フォルダの説明を追加する
フォルダに説明文を追加することで、関係者にその背景が伝わります。また、誰もがそのフォルダの内容や使い方をよりよく理解できるようになります。
フォルダの説明を追加する方法は以下の通りです：
- フォルダ名の横にある右上隅の「i」をクリックしてください
- [詳細]タブを選択し、下にスクロールして[説明]Boxを見つけます
- コピーしたフォルダに適切な説明を追加しましょう
おまけのヒント #2: アクティビティを定期的に確認する
どのような変更が行われたかを把握することは、責任の所在を明確にするのに役立ちます。また、プロジェクトやイベントの根本原因分析や行動プランの策定にも役立ちます。
フォルダのアクティビティを確認するステップは以下の通りです：
- フォルダ名の横にある右上隅の「i」をクリックしてください
- 「アクティビティ」タブを選択し、フォルダに加えられた変更内容を確認してください
➡️ 続きを読む：Google ドキュメントの整理方法
Google ドライブでフォルダをコピーする際のリミット
Google ドライブはストレージとして人気がありますが、いくつかのリミットもあります。ドライブをファイル管理の主力ソリューションとして採用する前に、覚えておくべき5つのリミットをご紹介します：
- ファイルのみのコピー：Google ドライブには、フォルダ全体をコピーする標準的な機能がありません。そのため、すべてのファイルを選択してコピーし、手動でフォルダを作成する必要があります。インターフェースはシンプルですが、Google ドライブのカスタム機能が限られているため、使い勝手が非常に不便に感じられます。
- 複製時にメタデータが失われる：ファイルをコピーする際、説明、コメント、ファイルの履歴などの重要なデータは引き継がれません。これにはフォルダ構造の喪失も含まれます。したがって、複雑なファイル階層を扱う場合、Google ドライブは最適なツールとは言えません。
- 適切なプラットフォーム連携がない：Google ドライブと完全に連携しているツールはほとんどなく、多くの場合、一方向の同期しかサポートしていません。これにより、ステップが増え、複数のツールを併用するワークフローの効率が低下してしまいます。連携を構築する唯一の方法は、通常、Google Apps Script を使った複雑なコードを必要とします。
- タスク管理機能の欠如：このツールには、組み込みのタスク管理機能がありません。Google ドライブのフォルダでは、データがプロジェクト関連の作業から切り離されてしまいます。このギャップにより、外部ツールへの依存を余儀なくされ、ワークフローが複雑化してしまいます。
- データの検索や分析にAIは利用できません：Google ドライブには、データの分類、検索、分析を行うための高度な自動化機能やAIが備わっていません。GoogleのGeminiによるファイルの要約以外では、ユーザーは手作業で情報を精査する必要があり、時間がかかってしまいます
プロジェクトフォルダの整理やコピーにおいて、なぜClickUpがより優れた選択肢となるのか
ClickUpは、単にファイルを保存するだけでなく、プロジェクトフォルダがアクションを促進する必要がある場合に、Googleドライブに代わる優れた選択肢となります。なぜなら、ファイル、タスク、コラボレーションを1つのシステムに統合しているからです。
- より迅速で安全なフォルダの複製： ドライブの手動でのファイル単位の作業とは異なり、メタデータ（タスク、コメント、履歴、説明）を保持したまま、わずか数回のクリックでフォルダ全体をコピーできます。
- 実行重視の設計： タスク管理、自動化、AI（ClickUp Brain）を組み込み、フォルダ内のコンテンツを要約、インサイト、ワークフローに変換します。さらに、ClickUp ダッシュボードにより、リアルタイムでの可視性を実現します。
- ツール横断で仕事を検索・管理：ClickUpのConnected Searchと連携機能を活用すれば、アプリをまたいでファイルやタスクを検索し、コラボレーションを一元化し、共有や許可管理を1か所でまとめて行うことができます。
こうしたリミットが明らかになった今、Google ドライブの代替手段を検討するのも一案でしょう。何しろ、Google ドライブはアクション重視の情報管理をサポートしていないのですから。
整理されたファイルやフォルダは、プロジェクトの推進や洞察の獲得に必ず役立つはずです。だからこそ、仕事のためのオールインワンアプリ「ClickUp」は、あなたにとって最適な業界の専門家と言えるでしょう。ドキュメント、タスク、コミュニケーションを1つのアプリに集約することから、充実したプロジェクト管理ツールを用いてワークフロー、依存関係、プロジェクトの成果を可視化することまで、仕事を完了するために必要なすべてを備えています。
もう少し説得力が必要ですか？ここでは、Google ドライブと ClickUp を比較した詳細な分析をご紹介します：
| **機能** | **Google ドライブ** | **ClickUp** |
|---|---|---|
| ネイティブのフォルダ複製機能 | ❌7つのステップを順を追って解説する記事が必要です | 🏆✅フォルダ全体をコピーするのに、わずか数回のクリックで完了します |
| メタデータの保持 | ❌複製を行うと、すべての情報が失われます | 🏆✅組み込みのタスク、コメント、ファイルの履歴、説明など、すべてのデータが保持されます |
| 自動化 | ❌存在しません | 🏆✅リアルタイムのデータ取得から、条件分岐に基づくタスクやデータの更新に至るまで、高度な連携機能と自動化をサポートしています |
| データ検索・分析のためのAI | ➖簡単な要約を生成するAIツール「Gemini」を提供しています。フォルダやファイルを検索します。 | 🏆✅ ClickUpのネイティブAIアシスタント「ClickUp Brain」は、フォルダデータを効果的に活用するための要約、インサイト、ロードマップ、さらには戦略まで生成します。ClickUpダッシュボードは、リアルタイムの可視化とインサイトを提供し、プロジェクトデータを収益につながる意思決定に活かすお手伝いをします。 |
| タスク管理 | ❌タスク管理機能は提供されていません | 🏆✅フォルダやファイル内で、タスクを即座に作成・割り当てできます。ドキュメントをタスクの添付ファイルとして簡単にリンクでき、アクセスもスムーズです。タスクの進捗状況や依存関係も追跡可能です。 |
| コラボレーションのための一元化されたプラットフォーム | ❌主にプラットフォーム上でのデータの追加や更新を目的として設計されています | 🏆✅データの取り扱い、分析、アクション、実行を一元化し、生産性を最大限に高めるように設計されています |
| 強力なファイル検索機能 | ➖ ファイル名やキーワードを使った基本的な検索機能。文脈やフィルターに基づく検索機能は限定的です。 | 🏆✅高度な「Connected Search」機能を搭載し、文脈、タグ、メタデータを活用してファイル、タスク、フォルダを素早く検索できます |
| カスタマイズ可能なワークフロー | ➖ カスタム機能は最小限です。高度なワークフローを実現するには、複雑なスクリプトが必要となります。 | 🏆✅ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、ワークフローを自由にカスタマイズ可能。コード不要で（シンプルな「もし～なら～」の条件分岐を通じて）プロセスを自動化できます。 |
ざっと比較しただけでも、ClickUpがGoogleドライブを凌駕していることがわかります。それでは、ClickUpが提供する、フォルダ管理を楽にする4つの具体的な機能について詳しく見ていきましょう。
ファイル検索
👀 ご存知でしたか？ 知識労働者は、さまざまなツール間で情報を共有、検索、更新することに、時間の約60％を費やしています。
効果的なフォルダ管理は、必要なファイルを素早く見つけるのに役立ちます。それだけでなく、仕事をうまくこなすために必要な情報を見つけ、作業をより迅速に進めることにもつながります。
大規模なデータベースを扱う場合、適切な情報を探す作業は、既存のクラウドストレージリソースの範囲を超えてしまうことがよくあります。考えてみてください。私たちが仕事をする世界は、1つのアプリだけでまともに機能するものではありません。
あるツールにはクライアント向けプレゼン資料、別のツールには契約提案書、さらに別のツールには通話録音、そしてまた別のツールには電子メールの記録が保存されているかもしれません。
アプリ内の検索機能だけでは不十分です。
そこで、ClickUpの「Connected Search」が役立ちます。
これは、ワークスペース全体、連携アプリ、さらにはローカルドライブにわたって、ファイル、タスク、フォルダを検索できる強力な機能です。AIを活用したコンテキスト検索と高度なフィルター機能を組み合わせることで、複数のプラットフォームをいちいち確認することなく、必要なものを素早く見つけることができます。タグ、メタデータ、カスタムショートカットを使って検索結果を絞り込み、後で参照できるようにテキストを保存することもでき、時間と努力を節約できます。
ClickUpでは、指令センターやグローバルアクションバーなど、さまざまな場所からアクセスできるため、どこからでも素早く情報を検索できます。この一元化された検索機能により、大規模なデータベースや統合されたワークフローの管理がシームレスかつ非常に効率的になります。
AI接続機能により、ワンクリックまたはキー操作ひとつで、どこからでも何でも検索できます。Google ドライブの性能はすでに圧倒的ですよね？
📮 ClickUpインサイト：回答者の30％が、調査や情報収集にAIツールを活用しています。しかし、仕事で紛失してしまったあの1つのファイルや、保存し忘れた重要なSlackのスレッドを見つけるのを手伝ってくれるAIは存在するのでしょうか？
そうです！ClickUpのAI搭載「Connected Search」を使えば、連携されたサードパーティ製アプリを含め、ワークスペース内のすべてのコンテンツを瞬時に検索し、洞察、リソース、答えを引き出すことができます。ClickUpの高度な検索機能で、週に最大5時間の時間を節約しましょう！
ワンクリックで複製
フォルダの複製は重要なタスクですが、あくまで事務作業の一環であり、それほど時間はかからないはずです。ClickUpなら、フォルダをコピーするのに7つの詳細なステップは必要ありません。たった1回のクリックと、数行の入力だけで済みます。
完了する手順は以下の通りです：
- ClickUpアカウントにログインし、目的のフォルダ名に移動して、その横にある省略記号メニュー（3つのドット）をクリックしてください
- ドロップダウンメニューから「複製」を選択します。これにより、ダイアログボックスが開きます
- 新しいフォルダの名前や場所など、複製したいすべての情報を更新してください
これで、タスクから説明文、ドキュメントに至るまで、フォルダ全体がコピーされました。
💡 プロのヒント： ClickUp では、タグやカスタムフィールドなどのメタデータも移行できます。これにより、ファイルのフィルタリングや確認を行う際など、情報のフローが途切れることなく維持されます。
AIと自動化
ClickUpは、日々のタスク管理からプロジェクトのパフォーマンスデータの分析に至るまで、あらゆる作業における手作業の負担を軽減するように設計されています。フォルダ管理に関しては、そのAIツール「ClickUp Brain」が、シンプルで自然な言語のコマンドを使って、フォルダの場所、ソースリンク、概要、データインサイトなど、さまざまな情報を取得することができます。
右上隅にあるAsk AIを見つけて、質問を入力するだけです。
ClickUpを使えば、アクションやワークフローの自動化も可能です。その強力な機能により、カスタムされた条件分岐ロジックを作成することもできます。
ここへのアクセス方法は以下の通りです：
- フォルダの横にある省略記号メニューをクリックしてください
- フォルダの設定に移動し、自動化をクリックします
- トリガー、ロジック、および希望する結果（何が、いつ起こるか）を設定し、[作成]をクリックしてください。
これにより、手間をかけずに、反復的で予測可能なタスクを自動的に実行する「ノーコード」の自動化シーケンスが構築されます。
検索ややることにかかる時間を節約したいなら、ClickUpの自動化が頼りになります！
💡 プロのヒント： 簡単な自動化の例として、タスクのステータスが変更された際に、そのタスクを特定のフォルダに移動し、さらなる対応のためにチームメイトの「x」に割り当てるといったケースが挙げられます。
ツールと機能の連携
仕事のためのオールインワンアプリであるClickUpは、タスク、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、メモ、チャートやグラフ、カンバンボード、さらにはチャットスレッドなど、プロジェクトの資料やリソースをすべて1か所に統合します。また、これらのリソースの共有設定を即座に更新できるため、効率的なコラボレーションを促進します。
手順は以下の通りです：
- フォルダ名の横にある省略記号メニューをクリックします
- 「共有と許可」を選択します
- ここでは、メールIDの追加、共有リンクのコピー、さらには共有フォルダの設定の更新まで行うことができます
さらに、ClickUpの各フォルダでは、数多くの外部アプリからファイルをインポートできます。これには、Google ドライブとの連携、さまざまなフォーマット、さらには生産性向上アプリなども含まれます。
やることの手順は以下の通りです：
- フォルダ名の横にある3つのドットをクリックしてください
- +新規作成 を選択し、次に インポート を選択します
- ドロップダウンメニューから、インポートしたいファイルまたは接続したいビジネスツールを選択してください
💡 プロのヒント： プロフィール写真の横にある、9つのドットが並んだ四角いメニューにある「ClickApp」を使えば、1,000以上のツールをワークスペースに統合できます。
ClickUpは、連携機能やツール、簡単なファイル作成機能に加え、どこにあるどんなコンテンツでもタスクリストに変換することができます。この機能により、タスクを効果的に整理し、中央のフォルダと直接連携させることができるため、関連性を保ち、集中力を維持できます。
単なるファイルストレージ以上の機能が必要な場合、なぜClickUpがより賢い選択となるのか
ビジネス情報の整理には、周到かつ透明性の高いアプローチが必要です。重要なファイルやフォルダを共有する際は、それらを複製しておくのが賢明な方法です。
このガイドは、作業をシンプルかつ迅速に行うのに役立ちますが、Google ドライブは本当に適しているのでしょうか？結局のところ、データ管理、タスクの追跡、自動化の面では物足りない部分があります。
ClickUpなら、こうした課題を簡単に解決できます。ワンクリックでのフォルダ複製、効率化されたワークフロー、詳細な可視化、そして強力な分析機能を提供します。さらに、完全にカスタマイズ可能な機能により、生産性が向上し、フォルダ管理が簡素化されます。
魅力的だと思いませんか？今すぐClickUpに登録して、その違いを体感してください！