私たちは完璧な電子メールを作ることに集中する一方で、ある重要な点を見落としがちです： サインオフです。
メッセージの締めくくり方は、コンテンツと同じくらい重要です。プロフェッショナルな電子メールの結び方は、適切なトーンを設定し、返信を促し、受信者にポジティブな印象を残すことができます。
プロのように電子メールを締めくくるための簡単なコツと例を見てみましょう！
電子メールの結びとは？
電子メールのサインオフとは、署名の前に書く結びの一文です。会話を終わらせたり、返信を求めたり、その他のコールトゥアクションフォームを提供します。
コミュニケーションの文脈によって、選び抜かれたサインオフは敬意や温かさ、プロフェッショナリズムを伝えます。
例えば、プロフェッショナルな電子メールでは、「Warm regards（よろしくお願いします）」の後に自分の名前を続けることで、フォーマルさと親しみやすさのバランスをとることができます。
カジュアルな電子メールでは、フレンドリーな「Cheers（乾杯）」や「Talk soon（また連絡します）」のほうが適切かもしれません。
電子メールの結びには何を書くべきか？
電子メールの結びには、効果的なコミュニケーションを確保するためのいくつかの要素を含める必要があります。
以下を含める必要があります：
- 電子メールの結びの言葉： 電子メールのトーンに合った丁寧で適切なフレーズ。例：'Best regards'（よろしくお願いします）、'Sincerely'（敬具）、'Thank you'（ありがとうございました）。
- あなたの名前:常にファーストネームを記載し、よりフォーマルな文脈ではラストネームを使用します。
- ポジションと会社名（該当する場合）: これは、あなたの役割を明確にすることで、著者の権威を確立することができる、専門的な電子メールでは特に重要です。
- 連絡先:これは、電話番号、追加の電子メール・アドレス、または他の関連する連絡方法、特にビジネス設定において、含めることができます。
- 個人署名：オプションで、あなたの会社のポリシーに従って、デジタル連絡先カード、会社のロゴ、または任意の法的免責事項を含むカスタマイズされた電子メールの署名テンプレート。
電子メールが重要な理由
電子メールの署名は、コンテキストとコミュニケーションの手がかりを提供します。細部にまで気を配り、会話のトーンを設定します。
電子メールの本文は最も重要な部分ですが、閉じた部分はすべてを結びつけ、印象を与えるのに役立ちます。読み手に対して、あなたとあなたのメッセージに対する認識を確立するのに役立ちます。
電子メールの結びが重要である理由は、他にもいくつかあります：
1.印象に残りやすい
電子メールをどのように終わらせるかで、今後のコミュニケーションの設定が決まります。電子メール全体の文脈や受信者とのリレーションシップに合ったものでなければなりません。正しい電子メールの結び方は、受信者にポジティブで長続きする印象を残します。
例えば、電子メールの最後に「ご感想を楽しみにしています！」と書くと、受信者は価値を感じ、プロンプトの返信をするようになります。
2.トーンと意図を強める
サインオフはメッセージの意図を強調し、次のステップを明確にします。
例えば、'Please review the attached file at your earliest convenience'で終わらせることで、緊急性と受信者に必要な行動を示します。
3.電子メールマーケティングKPIへの影響
電子メールのサインオフはKPIに直接影響します。 電子メールマーケティングKPI 開封率、クリック率、会話率など。
よく練られた電子メールのクロージングは、メッセージを強化し、受信者が望む行動を取るよう促します。
プロフェッショナルな電子メールの結びの例
プロフェッショナルな電子メールを締めくくるには、適切な言葉を選ぶことが重要です。
以下は、様々なビジネスシーンで使える、プロフェッショナルな電子メールの結びの言葉の例です：
1.正式な結びの言葉（ビジネスや初対面の場合）
プロとして初めてコンタクトを取ったり、プロフェッショナルな電子メールを送ったりする場合、相手とのリレーションシップを確立するために、適切なサインオフをしなければなりません。これは、クライアントに電子メールを送る場合でも、先輩に電子メールを送る場合でも同じです。
以下のようなツールがあります。 ClickUpブレイン プロフェッショナルな電子メールのサインオフのためのテンプレートを保存・管理し、ワークフローを効率化し、コミュニケーションの一貫性を維持します。直接
/を参照してください。 https://clickup.com/ja/blog/171520/how-to-use-ai-in-email/ AIを使用して電子メールを生成する /を使うことができます。
を使う。
やることはただひとつ：
- ClickUpワークスペースから新しいドキュメントを作成します。
- ドキュメントをダブルクリックします。
- AIで書く」オプションを選択します。
💡 プロのヒント：自動化電子メールキャンペーンをもっと活用したいですか？ドリップキャンペーンを設定します。 12のドリップキャンペーンテンプレート !
- 次に、プロンプトを書いて、どのように終わらせたいかを明確にします。
例3：よろしくお願いします。
Kind regards'は温かくもプロフェッショナルな締めくくりで、初対面や継続的なビジネスのやりとりに適しています。フォーマルさを保ちつつ、フレンドリーな口調を伝えることができます。
詳細はこちら: ClickUpがあなたのメールにどのような革命をもたらすか、ご覧ください。
/クリックアップの革命 https://clickup.com/ja/blog/45808/marketing-campaign-management/ マーケティングキャンペーン管理 /クリックアップ
包括的なツールと戦略を通じて
2.セミフォーマルな閉じた（同僚や継続的な会話に対して）
プロフェッショナルな設定であっても、すべての電子メールがフォーマルであるとは限りません。セミフォーマルアプローチは、進行中の電子メールのスレッドや、会社の同僚と電子メールをするときにとても効果的です。会話の堅苦しさをなくし、親しみを持たせ、その場の重厚さを保ちます。
例1：ありがとうございます。
ありがとう」は感謝の気持ちを簡潔に表すのに最適です。進行中のスレッドの中で、同僚の援助や反応を認めるのに最適です。
例2：ベスト
Best」は最も汎用性が高く、カジュアルな電子メールの結びの言葉のひとつです。プロフェッショナルでありながらリラックスしたトーンで親しい同僚と電子メールをやり取りしたい場合に最適です。
例3：お元気で
Take care "は、あなたの手紙に個人的なタッチを加えます。この書き出しは温かいメモで会話を終わらせるのに最適です。
3.親しい仲間やチームメンバーへの）閉じた挨拶
親しい関係の相手に電子メールを送るときは、信頼感を強め、心地よい関係を維持するために、カジュアルな締めの言葉を使うのがベストです。
例1：乾杯
乾杯」は明るくフレンドリーな結びで、心地よい関係を共有する仲間への電子メールに最適です。この語尾は、会話にカジュアルさと暖かさを加えます。
例2：近日中に連絡する。
Talk soon'は、現在進行中の会話や、今後の交流への期待を意味します。頻繁に会う同僚との電子メールに最適です。電子メールに追加する 自動的に転送される に自動的に転送されます。
例3：よろしくお願いします。
All the best'は、励ましのメモとしてコミュニケーションを終わらせるのに適した、心のこもった前向きな結びの言葉です。この電子メールの結びは、特にチームメイトの頑張りをサポートしたり、成功を祈ったりするのに最適です。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss82-1400x525.png All the best 電子メールの結び方 /%img/
💡 Pro Tip: 大量の電子メールを処理することで、受信トレイを整理する。 10の効果的な電子メール管理戦略 生産性を高めるために。
電子メールをプロフェッショナルに終わらせるベストプラクティス。
電子メールの結びには、電子メールのトーンを反映し、受信者とのリレーションシップを尊重する素晴らしい結びの言葉を選ぶことが重要です。そうすることで、電子メールが効果的に伝わり、ポジティブな印象を残すことができます。
1.明瞭さをあなたの親友に
閉じた文章は簡潔に。電子メールの結びの言葉は、電子メールの本文にとどめましょう。会話の終わりを告げるものであり、必要な情報のみであるべきです。
2.文脈がすべてであることを知る
電子メールの結びを選択する際は、メッセージの文脈を考慮することが重要です。
例えば、フォーマルなビジネスメールでは、「敬具」や「よろしくお願いします」など、よりプロフェッショナルな電子メールの結びが必要になるかもしれません。一方、カジュアルな社内メモであれば、'Thanks'や'Take care'など、よりフレンドリーな表現が許されるかもしれません。
締めくくりは、常にその場のトーンや形式に合わせましょう。適切な締めの言葉は、受け取る側の文脈とリレーションシップを強化します。
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/73603/email-management-software/ 電子メール管理ツール /%href/
を使えば、状況や優先度に応じてコミュニケーションを整理・管理することができ、このプロセスを簡素化することができます。各電子メールが適切に調整され、タイミングよく送信されるようにします。
電子メール管理のエコシステム全体を、以下のような統合プラットフォームで構築することができます。
/参照 https://clickup.com/ ClickUp /%href/
.
ClickUpが提供する具体的な機能を見てみよう：
I. ClickUp Brainを活用したオーダーメイドの電子メールによるクロージング
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss84.gif ClickUp Brain 電子メールの終わらせ方 /メール
ClickUp Brainを使えば、電子メールの読みやすさと専門性を高める、文脈に応じたサインオフを作成できます。
複数の AIライティングツール 有料・無料を問わず、AIライティングツールは日々進化しているが、AIライティングの鍵は文脈にある。 ClickUpブレイン には、あなたの会社の背景や書き方などが書かれています。
ClickUp Brainで：
- 文脈に適した閉じた表現を提案することで、電子メールの作成プロセスを強化します。
- 様々なタイプの電子メールに対応し、正しい文調をメンテナーします。
- ブランドの一貫性を維持し、一貫性のあるコミュニケーションを実現します。
💡 Pro Tip: AIを使った電子メール作成スキルをさらに磨くには、以下のガイドをご覧ください。
/をご覧ください。 https://clickup.com/ja/blog/156630/how-to-use-ai-to-write-emails/ をご覧ください。 AIを使って電子メールを書く方法 /%href/
.
II.ClickUp Docsでワークフローを最適化する
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss85-1400x788.gif ClickUp ドキュメント 電子メールの終了方法 /クリックアップドキュメント
クリックアップドキュメントで電子メールテンプレートを素早く作成・カスタマイズし、一貫性のあるコミュニケーションを実現します。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /クリックアップドキュメント
は、様々な状況に合わせた電子メールの締めの下書きとカスタマイジングのプロセスを簡素化します。直感的なインターフェイスで、フォーマル、セミフォーマル、カジュアルなコミュニケーションのためのプロフェッショナルなテンプレートを作成できます。
これにより、電子メールの結びがメッセージのトーンに沿ったものとなり、全体的なコミュニケーション効果が高まります。ClickUp Docsを使えば、どの電子メールでも一貫性とプロフェッショナリズムを保つことができます。
ClickUp Docsで：
- さまざまな電子メールのテンプレートを作成できます。
- チームとリアルタイムでコラボレーション
- プロジェクトごとにメモを整理整頓
- ドキュメントをタスクに直接リンクされる
III.自動化で電子メールの効率アップ
ClickUpメール自動化で定型的な電子メールの返信を自動処理し、より戦略的なタスクに時間を割くことができます。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6312083386903-Create-an-email-Automation ClickUpの電子メール自動化 /%href/
機能は、タスク完了やプロジェクトのマイルストーンなど、特定のトリガーに基づいて定型的な電子メールの返信やフォローアップを自動化することができます。これにより、コミュニケーションの効率が向上し、手動による介入なしにタイムリーなやり取りを維持できるため、プロジェクト設定における大量の電子メール管理に最適です。
IV.様々なテンプレートで、電子メールをプロフェッショナルかつオンブランドに。
ClickUpは、電子メールコミュニケーションの効率化と強化、一貫性とブランドの整合性を確保するために設計されたさまざまなテンプレートを提供しています。電子メールに特化したテンプレートをいくつかご紹介しましょう：
- /参照 https://clickup.com/templates/email-automation-with-clickup-t-338ytvq ClickUp 電子メール自動化テンプレート /%href/ :このテンプレートを使用すると、ClickUpワークスペースからシームレスに電子メールを自動送信することができます。 /送信することができます。 https://clickup.com/ja/blog/125742/email-management-strategies/ 電子メールキャンペーンの管理 /.テンプレート .電子メールを自動的に送信する条件を設定し、コミュニケーションの効率と一貫性を高める。
- ClickUp電子メールキャンペーンテンプレート :電子メールマーケティングキャンペーンを管理、実行するためにデザインされたこのテンプレートは、キャンペーン戦略を効果的に整理、追跡、分析し、すべてのキャンペーン要素が整合し、ターゲットに合っていることを確認するのに役立ちます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss83.gif ClickUpで電子メール管理 /メール管理
ClickUpメールプロジェクト管理で自動化されたタスク作成で電子メールをもっと活用しよう。
/参照 https://clickup.com/features/email-project-management クリックアップメールプロジェクト管理 /クリックアップメールプロジェクト管理
は、電子メールをプロジェクト管理のワークスペースに直接統合します。これにより、電子メールをタスクに変換し、チームメンバーに割り当て、ClickUp内で進捗を追跡することができます。
電子メールが漏れることなく、すべてのコミュニケーションがプロジェクトのタイムラインにアカウントされていることを確認する効果的な方法を提供します。
また、ClickUpの主要な機能である
/参照 https://clickup.com/ja/blog/123516/outreach-tools/ アウトリーチツール /を利用することができる。
を使えば、電子メールを自動化し、パーソナライズすることができます。
続きを読む:効果的な構想から実行まで、電子メールマーケティング戦略を最適化します。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/45808/marketing-campaign-management/ マーケティングキャンペーン管理 /%href/
ヒントとテンプレート。
電子メールを終わらせるときに避けるべきよくある間違い
電子メールの結びの言葉には、「すべきこと」と「してはいけないこと」があります。電子メールを効果的に閉じたものにするためには、文脈を常に念頭に置き、サインオフの省略や無視を避けることが大切です。
1.文脈を知る
コミュニケーション、特に電子メールでは、文脈がすべてです。閉じた文章を書くときは、電子メールのフォーマル度に気をつけましょう。プロフェッショナルな口調を保つために、「乾杯」や「近日中に」といったカジュアルな表現は避けましょう。
2.相手の言葉をそのままにしない
締めくくりのフレーズがないと、電子メールが唐突に感じられることがあります。署名が自動的に添付されないと、このようなことが起こります。
そうならないように、ダブルチェックを心がけましょう。カジュアルな電子メールであっても、'Best'や'Talk soon'といったシンプルなフレーズで締めくくると良いでしょう。
電子メールの結びで行動喚起を使うタイミング
受信者からの反応が必要な場合は、Call to Action (CTA)で明確にしましょう。これにより、次のステップに進んでもらうことができます。電子メールの最後には、丁寧なお願いや提案を添えて、返信を促しましょう。
例
- フィードバックをお願いする場合フィードバックを楽しみにしています。
- ミーティングの日程調整: 'Please、あなたの都合を教えてください'。
サインオフに明確なCTAを含めることで、受信者はミーティングの設定、質問への回答、フィードバックの提供など、何が期待されているかを理解することができ、迅速な回答を促すことができます。
プロフェッショナルな電子メールの署名を入れる
電子メールの署名は、プロフェッショナルな設定では必須です。あなたの名前、タイトル、会社名、連絡先を記載しましょう。仕事時間が決まっているのであれば、それも記載しましょう。
プロフェッショナルな署名の例：
ジェーン・やること
マーケティングマネージャー｜XYZ社
jane.doe@xyzcompany.com
(123) 456-7890
ジョン・やること
シニアアナリスト｜ABC社｜営業時間午前7時～午後3時（月曜日～金曜日）
doe.john@abccompany.com
(283) 756-8840
この設定により、受信者はすべての正しい文脈の手がかりを得ることができ、コミュニケーションに対する正しい期待を抱くことができる。
あなたが学生の場合、受信者にあなた自身を正しく認識させるために、大学IDと学部を含む署名も含めるべきです。
タイミングよく、文脈に合った、一般的な電子メールの署名は、あなたのメッセージに磨きをかけ、あなたのプロフェッショナルなイメージを下支えします。
の極めて重要な要素です。
/の重要な要素です。 https://clickup.com/blog/email-etiquette// 電子メールのエチケット /の重要な要素です。
は、ビジネスリレーションシップを育み、維持し、信頼を強固にし、望ましい行動を促すために不可欠である。
ClickUpはオールインワンの生産性プラットフォームとして、単なる情報交換を超えた電子メールコミュニケーションを実現します。
タスク、電子メール、プロジェクトの管理方法を変える準備はできていますか？
/参照 https://clickup.com/signup 今すぐClickUpに登録する /%href/
一度に一通の電子メールで生産性を再定義しましょう。