ミーティングを終えて、ほとんどの出席者がミーティングのアジェンダを知らず、ディスカッションの準備もできていないことに気づくことを想像してみてほしい。このような断絶は、チームメンバーが全体像を把握していないため、生産性を阻害する。
この解決策とは、よく準備されたミーティング・メモです。
ミーティングメモは、ロードマップの役割を果たし、全員がミーティングのオブジェクトと結果に沿った行動を取れるようにします。小規模なチームミーティングであれ、大企業の集まりであれ、重要な詳細をすべて記載したミーティングメモを作成することで、コミュニケーションを効率化し、ミーティングの効果を高めることができます。
この記事では、ビジネスプロフェッショナルや管理部門の役割に合わせたミーティングメモの作成方法を説明します。さあ、始めましょう。
ミーティングメモとは？
ミーティングメモとは、ミーティングの目的、アジェンダ、期待事項をまとめた文書です。ミーティングの事前通 知や、ディスカッションをガイドする参考ツールとして機能し、皆を軌道に乗せる。
しかし、ミーティングメモは、次のようなものとは異なります。
ミーティングメモとは異なります。
.ミーティングメモの主な目的は、ミーティングの重要なポイントを記録し、参照したり、さらに行動を起こしたりすることである。
一方、ミーティングメモは、生産性の高い議論に必要な重要な情報を出席者に提供するものである。
例えば、バーチャル・ミーティングで四半期ごとの売上高について話し合うとメモに書かれていたとする。その場合、出席者は関連するデータや質問を事前に準備し、集中した有益な対話につなげることができる。
ミーティングメモの書き方
ミーティングメモを書く前に、必要な情報をすべて集めることが重要です。以下は、メモを書く前に準備すべきものです。 ミーティング準備チェックリスト :
- ミーティングの日時、場所、出席者リストなど、ミーティングの詳細を記載する。 ミーティングのアジェンダを記載する。
- ミーティングのトピックをサポートする関連文書、または現在のミーティングのアジェンダに関連する以前のセッションを収集する。
- ミーティングの目的を明確にする-意思決定、ブレインストーミング、進捗状況のチームへの報告など。
適切な準備をすることで、メモには明確で簡潔、かつ関連性のある情報が記載され、優れたメモになります。
チームコミュニケーションのための優れたツールとなります。
とフォローアップのためのツール。
効果的なミーティングメモを書くためのステップ
実用的なミーティングメモを書くには、関連するポイントのアウトラインから最終的な文書を洗練させるまで、いくつかの鍵となるステップが必要です。やることは以下の通り：
ステップ1: 鍵となる点を概説する。
すべてのミーティングメモが含まなければならない基本的な内容をリストアップすることから始めます：
- ミーティングの日時と場所：混乱を避けるため、正確な情報を提供する。
- 出席者：ミーティングに出席する全員をリストアップし、誰が議論をリードするかを明記する。
- アジェンダアイテム：メモのコンテンツに文脈を与えるため、アジェンダの内容を簡潔に述べる。
- 論点と保留中の決定事項： 鍵となる論点を示し、保留中の決定事項に言及する。
- アクションアイテムと期限： 誰が、どのようなアクションを起こす必要があるのか、またそのタスクの期限を詳述する。
- フォローアップミーティングの詳細：該当する場合は、フォローアップミーティングの日付とアジェンダを含める。
ステップ2：メモを書く
メモを書くときは、明瞭で簡潔な表現を使う。業界特有のもので、参加者全員が理解できるものでない限り、専門用語は避ける。見出し、箇条書き、短い段落を使い、読みやすさを高める。
メモのコンテンツを書いたら、ミーティングの詳細から論理的に整理する。件名を先頭に置き、重点分野と日付に言及する。次に、ミーティングの詳細、準備ステップ、その他の指示につなげます。
メモの最後には、関連事項がすべて網羅されているかどうかの確認を求めることを忘れずに。
ステップ3：メモを見直し、編集する。
メモの下書きが終わったら、正確さと明瞭さを確保するために、メモを見直し、編集します：
- Check for completeness: すべての関連情報が完了し、重要な情報が欠けていないか確認する。
- 言語とトーン：* メモが全体を通してプロフェッショナルで中立的なトーンを維持していることを確認する。
- 文法とスペル：プロフェッショナリズムを維持するために、文法エラーやタイプミスがないか校正する。
ミーティングメモを作成するためのツールとテンプレート
ミーティングメモを作成するデジタルツールは、プロセスを合理化し、一貫性と効率性を確保します。これらのツールは、様々なタイプのミーティングに適応できるカスタマイズ可能なテンプレートを提供し、レイアウトやフォーマットタスクを自動化することで、時間を節約し、エラーを減らすことができます。
さらに、リアルタイムのコラボレーションを可能にし、チームメンバーがどこからでもメモに貢献し、アクセスできるようにします。
デジタルツール
は、スムーズなミーティング管理のために設計された機能を提供することで、このプロセスを強化します。ClickUpのテンプレートはミーティングのニーズに合わせてカスタムでき、他のプロジェクト管理機能とシームレスに統合できます。ClickUpがどのように的確で効果的なミーティングメモを作成するのに役立つのか、ご紹介しましょう。
1. ClickUp Brainでメモを作成し、洗練させましょう。
ClickUp BrainのようなAIツールでミーティングメモを変換する。
クリックアップブレインは、ミーティングメモの作成・管理方法の変革を支援します。ClickUp Brainは、高度なAI機能を使用してタスク、ドキュメント、チームインサイトを接続します。これにより、メモプロセスの合理化が容易になり、コミュニケーションの正確性と一貫性が確保されます。ClickUp Brainを使用すると、以下のことが可能になります：
- メモテンプレートを即座に作成
- 次回のミーティングのために、初期のディスカッションを構造化されたメモに自動的に書き起こします。
- ディスカッションの文脈からアクションアイテムを生成します。
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/145197/meeting-recap/ 徹底的なミーティングの振り返りを作成 /%href/ 長いミーティングを簡潔にまとめる
- 自動的に文法を修正し、文体を強化
2. ClickUp Docsでミーティングの効率を向上させましょう。
クリックアップドキュメントをミーティングメモやメモのリアルタイムコラボレーションに活用。
を通して
ClickUp Docsは、メモと共同編集をワークフローに直接統合します。このダイナミックなツールは、他のメンバーが同時にミーティングメモを編集したりコメントしたりすることを可能にし、すべての貢献がリアルタイムで把握されることを保証します。
ClickUp ドキュメントを使用すると、次のことが可能になります：
- ミーティングメモをリアルタイムで共同編集
- ディスカッションを追跡可能なタスクに変換
- 参加者にタグを付け、ドキュメント内で直接アクションアイテムを割り当てることができます。
3. ClickUpタスクで定期的なミーティング情報を効率化。
ClickUpで定期的なミーティングのスケジュールとタスクを自動化し、管理します。
は、定期的なミーティングセッションの管理を簡素化します。ミーティングのスケジュールを設定し、準備タスクを割り当て、フォローアップアクションを簡単に追跡できます。定期的なタスク機能により、出席すべきミーティングやアジェンダの必須アイテムを覚えておくことができ、セッション間の継続性を維持できます。
その結果、ミーティングメモの正しい情報が常に更新されます！
4. クリックアップコメントでフォローアップ。
クリックアップコメントでメモ作成と確認のためのフォローアップアクションを割り当てる。
チームのメモ追跡とフォローアップの効率を高めます。割り当てられたコメントを指示書に変えたり、ミーティングのポイントをチームメイトの実行可能なタスクに変換したり、コメントに添付ファイルやリンクされているテキストを追加したりできます。
これにより、メモに包括的なコンテキストを提供し、透明性の高いコミュニケーションと実行可能なフォローアップを促進します。ClickUpコメントを使うと、以下のことが可能になります：
- 特定のフォローアップアクションにコメントを割り当てる
- 簡単に参照できるようにリンクやドキュメントを埋め込む
- リッチテキストを使用して、議論すべき重要な詳細を強調表示します。
5. クリックアップカスタムフィールドを使用したメモのフォーマット
ClickUpのカスタムフィールドでミーティングの詳細をカスタマイズしましょう。
カスタムフィールドでミーティングのメモをカスタマイズしましょう。
により、チームのニーズに合わせた詳細で構造化された情報を含めることができます。
サブタスクは、実行可能なアイテムを管理しやすいパーツに分割し、メモが今後のミーティングのあらゆる側面に対応できるようにします。
6. 他のアプリとClickUpをシームレスに統合。
1,000以上のアプリを接続し、ミーティング関連のタスクやアップデートをClickUpと同期_。
Googleカレンダー、Slack、HubSpotなど1,000以上のアプリと接続できます。これらの連携機能により、ミーティング関連のタスクやアップデートがプラットフォーム間で自動的に同期されます。
ClickUpはこれらのアプリケーションをリンクされているため、全員が同じページにいることができ、ミスコミュニケーションのリスクを減らし、タスク全体の整合性を高めることができます。
ミーティングメモ用のClickUpテンプレート。
ClickUpは、構造化された効率的なミーティングメモを作成するためのテンプレート配列を提供します。これらのテンプレートは、時間を節約し、正確性を高めるように設計されているため、必要なすべての詳細を体系的に把握することができます。代表的なテンプレートを2つご紹介します：
**1.ClickUp ミーティング議事録テンプレート
ClickUpミーティング議事録テンプレート
主にミーティング議事録用にデザインされているにもかかわらず
は、ミーティングの核となる詳細を記録するのに役立つので、メモをデザインするのに便利です。出席者、ディスカッションポイント、決定事項、アクションアイテムを記録し、見落としを防ぎます。
この
フォロワーは、アカウンタビリティを維持し、フォローアップを強化し、ミーティングの焦点の履歴記録を提供することで、時間の経過とともに成長と決定を追跡するために参照するのに役立ちます。このテンプレートを使用すると、次のことが可能になります：
- ミーティング出席者を整理し、タグ付けしてわかりやすくする。
- アジェンダごとに構造化されたメモを取る。
- ミーティングから直接アクションアイテムを管理し、割り当てる
- フォローアップを追跡し、ミーティングの効果を測定する
続きを読む: 1対1のミーティングをより充実させるためのテンプレートをご覧ください。
ClickUpの1対1のミーティングテンプレートに関するガイドをご覧ください。
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2.ClickUpメモ・テンプレート.
ClickUpメモテンプレート
はメモ用にデザインされており、クリアでインパクトのある社内コミュニケーションアイテムを作成できます。チームや組織全体で重要な最新情報やフィードバックを共有できます。
この
を使えば、すべてのメモが一貫したフォーマットに従って作成され、プロフェッショナルで読みやすいコミュニケーションになります。コミュニケーションを効率化し、業務効率を高めたいマネージャーやチームリーダーに最適です。このテンプレートを使用すると、次のようなことが可能になります：
- クリアされた簡潔なメモを作成し、チームに最新情報を伝える。
- 重要な情報を関係者と効率的に共有する。
- フィードバックを収集・統合し、共同作業を促進する
- すべての社内コミュニケーションで一貫したフォーマットを確保する
他のClickUpテンプレート
- ClickUpミーティングメモテンプレート: 非公式なセッションやブレーンストーミングの記録に最適です。ミーティングメモを通じて、アイデアや対話が記録され、参照やアクションが簡単に行えます。
- ClickUp ミーティング議事録（MOM）テンプレート: 正式なセッションに最適なこのテンプレートは、決定事項やアクションを含む詳細な議事録を記録し、説明責任と明確なコミュニケーションを確保するのに役立ちます。
続きを読む: より構造化されたミーティングのアジェンダテンプレートについては、こちらをご覧ください。
Google Docsミーティングアジェンダテンプレート無料10選
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ミーティングメモを書くためのベストプラクティス
実用的で効率的なメモを作成するために、以下のベストプラクティスに従ってください：
1. フォーマットとスタイルの一貫性を保つ。
すべてのメモに一貫したフォーマットを使いましょう。こうすることで、読者は必要な情報をすばやく見つけやすくなります。
必要な詳細がすべて含まれているスタイルを選び、作成するメモごとにそのスタイルにこだわりましょう。一貫性を保つことで、読みやすさが増し、プロフェッショナルなイメージを与えることができます。
2. わかりやすくするために箇条書きを使う
箇条書きは、複雑な情報を消化しやすい形に分割するのに適しています。アジェンダ、アクションアイテム、重要な決定事項などをリストアップするのに使いましょう。この方法は、メモのさまざまなセクションを区切るのに役立ち、読者が素早く目を通して要点を把握しやすくなります。
3. 重要な情報を強調する
締め切り、新しく割り当てられたタスク、重要な決定事項など、重要な情報を強調しましょう。認知的な負荷を減らし、シンプルにするために、件名をクリアされたものにする。 太字や斜体を使って、これらの細部に注意を引く。これらの要素を強調することで目立たせ、重要な情報が見落とされるリスクを減らす。
4. 正確さと完了を保証する。
送信する前に、メモの正確さと完了をダブルチェックしましょう。 名前、日付、詳細がすべて正しく、必要な情報がすべて含まれていることを確認する。正確で完了したメモは、ミーティングの信頼できる記録となり、フォローアップとアカウンタビリティのために極めて重要である。
避けるべき一般的な間違い
メモを作成する際、ある落とし穴がメモの効果を低下させる。以下は、気をつけるべきよくある間違いである：
1.メモに情報を詰め込みすぎない。
メモを予想されることに集中させる
と決定が不可欠である。
メモに多くの情報を詰め込みすぎると、読み手は圧倒され、最も緊急なポイントがわからなくなる。ミーティングのオブジェ クトに関連し、フォローアップのアクションに必要な、必要不可欠な詳細に絞る。
**2.曖昧な記述は避ける
ミーティングメモの曖昧な記述や
/参照 https://clickup.com/ja/blog/37112/meeting-minutes/ ミーティング議事録 /%href/
は混乱と誤解を招く。論点や決定事項は具体的に書くこと。
例えば、「マーケティング予算について話し合う」と書く代わりに、「第1四半期のデジタルマーケティングキャンペーンの予算を2万ドルとすることに合意する」と明記する。クリアされた詳細な記述により、すべての参加者と関連する利害関係者が同じページを見ることができます。
3.適切なフォローアップの詳細を含めるようにする。
ミーティングメモの主な目的の1つは、明確なステップバイステップのガイドを提供することです。誰がどのアクションアイテムに責任を持つか、これらのタスクの期限など、フォローアップの詳細を記載しないと、説明責任の問題やプロジェクトの遅れにつながる可能性があります。
フォローアップの内容、担当者、期限を明記することで、プロジェクト管理とチームのアカウンタビリティが向上します。
ミーティングメモの効果的な実例
ミーティング・メモがコミュニケーションと組織の成功にいかに役立つかを説明するために、3つの実例を見てみよう：
ケーススタディ1：企業チームミーティング
あなたが中規模のソフトウェア開発会社に所属し、進捗状況を評価し、将来の方向性を設定するために、毎月戦略ミーティングを行っているとします。このようなミーティングの鍵は、参考となる重要なポイントを要約した、情報量の多いメモを作成することです。メモには通常、次のような内容が必要です：
- ミーティングの背景：毎月第一月曜日に開催され、会社の戦略とオブジェクトについて各部門の責任者が一堂に会する。
- アジェンダ・アイテム： 現在のソフトウェア・プロジェクト、リソース配分、新技術の統合に関する最新情報
- 決定事項: 重要タスクの予算増額またはプロジェクトタイムラインのシフトの承認
- アクションアイテム： 新しいソフトウェアツールのフィージビリティスタディのようなタスクを特定の部門長に割り当てる。
- 重要なステップは、経営戦略の変更や新しい会社方針の導入を強調することである。
このアプローチにより、すべての戦略的決定や指令が文書化され、フォローアップされるため、全社的な連携と行動が促進される。
ケーススタディ2：プロジェクト報告ミーティング
複数のビルプロジェクトを監督する建設管理会社を考えてみよう。月1回のプロジェクト報告ミーティングが必要であり、そのメモが進捗チェックポイントとなる：
- ミーティングの背景： 進行中のプロジェクトについて、タイムライン、予算順守、安全遵守を中心に話し合う。
- アジェンダ項目： 特定のプロジェクトの最新情報、発生した問題、リソースの必要性。
- 決定事項：* プロジェクト管理者が決定した、プロジェクトの優先度の変更または追加リソースの割り当て
- アクションアイテム： 安全監査の実施や、特定の期日までに許可申請を提出するなどの特定のタスク
- プロジェクトの調整に関する重要な決定や、複数の部門に影響を及ぼす可能性のある重要なマイルストーンについてメンションする。
このメモフォーマットは、チームを軌道に乗せ、重要な情報が確実に伝達され、行動に移されるようにする。
ケーススタディ3：クライアントとのミーティング
組織では、キャンペーン戦略と成果物を調整するために、クライアントとのコンサルテーションミーティングが必要です。このようなミーティングでは、きちんと構成されたメモを使うことで、明確さと勢いを保つことができる：
- ミーティングの背景：* 月1回または四半期に1回、キャンペーンの進捗状況をクライアントと確認し、必要に応じて戦略を修正する。
- アジェンダ:キャンペーンのパフォーマンスメトリクスのレビュー、クライアントからのフィードバックに関するディスカッション、新しいマーケティングチャネルの検討。
- 決定事項：クライアントと合意したキャンペーン戦術や予算の調整
- アクション・アイテム： キャンペーン・クリエイティブの更新や消費者エンゲージメントに関する詳細レポートの作成などのタスク
- クライアントからの重要なフィードバックは、早急な対応が必要であったり、将来のキャンペーンに影響を与える可能性があります。
これらのポイントをメモに文書化することで、チームとクライアントは期待と次のステップについて足並みをそろえることができます。これにより、キャンペーンを成功に導き、クライアントとの強い関係を維持することができます。
クリックアップでミーティングメモをマスターしよう。
効果的なミーティングメモは、チームのコミュニケーションを大幅に改善し、メンバー全員が優先度やアクションアイテムを理解できるようにします。ClickUpは、ユーザーフレンドリーなテンプレートとツールでプロセスを効率化し、メモにアクセスしやすくするため、メモの作成と整理に特に役立ちます。
ClickUpは、ミーティングの目的と成果を文書化し、実行可能で、参加者全員がアクセスできるようにします。
ミーティングのダイナミクスを変える準備はできましたか？
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