あなたは重要なクライアントへのプレゼンテーションの仕事をしており、あなたのピッチを輝かせるために製品の高品質な画像が必要です。
しかし、画像フォルダは説明もカテゴリもタグもないランダムなデジタルファイルでいっぱいです。😞
そんなときこそ、デジタルアセット管理（DAM）ワークフローが必要です。DAMは、デジタル資産を効率的にアップロード、整理、アクセスするための明確で構造化されたプロセスを提供します。
このブログポストでは、デジタルアセット管理ワークフローとは何か、そしてあなたの組織でワークフローを作成する方法について説明します。さっそく始めましょう！
デジタル資産管理ワークフローとは？
デジタル資産管理ワークフローとは、構想から完了までのライフサイクルを通じて資産を移動させる一連のステップのことです。作成、分類、整理、レビュー、承認、ストレージ、検索、配布などの資産管理活動が含まれます。
デジタルアセットマネジメントのワークフローは、デジタルアセットを管理するためのアクションアイテムのリストとお考えください。デジタルアセットマネジメントのワークフローは、デジタルアセットを管理するためのアクションアイテムのリストだと考えてください。プロジェクトを成功裏に完了するための構造の概要を示しています。以下に例を示します：
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーンのためにグラフィックを必要としているとします。デジタルアセット管理のワークフローはこのようになります👇。
- 資産作成：グラフィックデザイナーがキャンペーン用の画像を作成します。
- アップロード：チームは生のファイルをデジタル資産管理システムにアップロードする。
- メタデータ作成：メタデータの作成：チームは、商品名やキャンペーン名、用途（ソーシャルメディア、印刷物など）など、関連する画像タグや説明を追加する。
- 整理：キャンペーン、商品ライン、コンテンツタイプなど、あらかじめ定義された基準に基づいてアセットを分類します。
- 承認：承認：マーケティングチームがコンテンツを確認、編集し、デザインを承認します。
- 配布：デザインチームは最終ファイルをマーケティングチームと共有します。
- アーカイブ：キャンペーン終了後、画像はアクティブな検索から削除され、企業のマーケティングデータベースにアーカイブされます。
DAMワークフローの目的は何ですか？
DAMワークフローは、デジタル資産の管理を容易にします。
DAMワークフローは、アセットマネージャーの明確な責任とタイムラインを定義し、アセットを扱う営業やマーケティングのような関連チームのための迅速な検索プロセスを定義します。デジタルアセット管理はまた、チーム間のコミュニケーションを向上させ、プロジェクトに関わるチームメンバー全員が同じページにいることを保証します。
デジタルアセット管理のワークフローを構築することが組織にとって重要である理由をいくつか挙げてみましょう。
構造化された資産管理
デジタル資産管理ワークフローは、企業のデジタル資産を管理するための構造化されたプロセスを提供します。デジタル資産管理ワークフローは、資産の保管と整理整頓に重点を置き、簡単にアクセスできるようにします。
クイックアクセス
効率的なデジタル資産管理ワークフローは、正しいファイルをすばやく見つけるのに役立ちます。ラベルのないランダムなファイルをスクロールして時間を無駄にする代わりに、DAMワークフローの各フェーズに従うことで、最新のファイルを簡単にナビゲートできます。
DAMはアクティブなワークプレイスであり、アセットがDAMに保管されれば、いつでも検索、再利用、再目的化が可能です。
エリザベス・キースリー、デジタル資産管理：コンテンツ・アーキテクチャー、プロジェクト管理、メディア・カオスからの注文の作成」エリザベス・キースリー
デジタル資産のセキュリティ
DAMワークフローには、各アセットに許可を設定できる粒度レベルのアクセス制御が含まれています。これにより、著者ユーザーだけがアセットにアクセスできるようになります。また、デジタルアセット管理ワークフローでは、アセットが追跡され、公開前にレビューされるため、セキュリティやデータプライバシーに関する法律の遵守も保証されます。さらに、バージョン管理によってファイルの編集や変更を追跡できます。
デジタルアセット管理ワークフローの5つのフェーズ
DAMワークフローのフェーズは、プロジェクトの範囲や複雑さによって異なります。例えば、アクセシビリティに関するマーケティングキャンペーンは、次のようなワークフローとは異なるフェーズがあるかもしれません。
.
アクセシビリティ・マーケティング・キャンペーンの場合、ワークフローには、アセット作成（画像のaltテキストやビデオのキャプションの追加）、アクセシビリティ・ガイドラインへの準拠、アクセシビリティ・テストの実施が含まれる。
逆に、ブランドアセット管理のためのDAMワークフローは、シンプルなアセット作成、検索と分類を容易にするためのメタデータの追加、アクセスコントロールに重点を置いている。
デジタル資産管理の一般的な5つのフェーズ
- アセット作成：最初のステップは資産の作成です。このフェーズでは、アイデア出し、草案作成、またはドキュメント、オーディオ、ビデオなどのアセットの取得が行われます。一般的にブランドはこのフェーズで明確なガイドラインを設定し、アセット作成の一貫性を確保する。
- アセットの整理：このフェーズでは、既存のアセットをタイプ、プロジェクト、または部署に基づいて分類し、デジタルアセット管理システム内の適切なフォルダに移動します。
- 資産のストレージ：資産の保管：このフェーズでは、アクセスしやすいように資産を保管する。例えば、関連するタグ、説明、メタデータを使用することで、アセットのフィルタリングや並べ替えに役立ちます。
- アセット配布：アセット配布：このフェーズでは、承認とプロジェクト利用のために、アセットを関連するステークホルダーに配布します。
- アセットアーカイブ：このフェーズでは、アセットをアクティブなシステムから削除します。デジタルアセットのライフサイクルが終了したら、アセットをアーカイブして保存・再利用できるようにし、DAMワークフローを効率化する必要があります。
DAM ワークフローの種類
ここまでで、デジタルアセットマネジメントのワークフローがどのような仕事であるかはお分かりいただけたと思います。では、DAMワークフローの種類について説明しましょう。ワークフローの種類は、仕事の内容、アセットの種類、ライフサイクルのフェーズに応じて選択することができます。
プロジェクトベースのワークフロー
プロジェクトベースのワークフローは、プロジェクト管理に最適です。1つのプロジェクトに対して複数のアセットを管理します。例えば、製品ローンチにプロジェクトベースのワークフローを使用すると、製品画像、デモビデオ、広告、ランディングページ画像、その他のデジタルコンテンツなどの複数のアセットを管理するのに役立ちます。
プロジェクトの種類やクライアント名、プロジェクトに関連するキーワードに基づいてアセットを分類することができます。
💡プロのヒント：
ClickUpのプロジェクト管理ソリューション
は、プロジェクトベースのワークフローを強化するのに役立ちます。プロジェクトのプランニング、タスクのスケジュール、タイムラインの追跡、アセットやリソースの管理、コラボレーションの改善などが可能です。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-45.gif デジタルアセット管理ワークフローを構築するClickUpのプロジェクト管理ソリューション /%img/
ClickUpのプロジェクト管理ソリューションで、プロジェクトの計画・管理、タスクの割り当て、進捗の追跡が可能です。
コラボレーションワークフロー
その名の通り、このDAMワークフローは、以下のようなプロジェクトに適しています。
.チームが同じアセットでリアルタイムに仕事をし、コミュニケーションをとり、アセットを修正することを可能にします。
例えば、マーケティングのプレイブックを作る仕事をしているとしよう。プロダクト、マーケティング、セールス、カスタマーサクセス、クリエイティブの各チームが協力し、それぞれの洞察を加える必要がある。そのためには、各チームがアセットをレビューし編集するためのコラボレーティブなワークフローが必要になります。
このワークフローでは
- 製品チームは技術仕様と製品画像をアップロードする。
- マーケティングメンバーは、ブランドガイドライン、プロモーションコンテンツ、コピーを追加します。
- 営業チームは、ケーススタディやセールスデッキを提供します。
- カスタマーサクセスチームは、顧客からのフィードバックやベストプラクティスを共有します。
プロのヒント：を使用することができます。
ClickUp ドキュメント
を使えば、ブレーンストーミングでアイデアを出し、リアルタイムでチームとコラボレーションし、タスクを割り当てることで、完璧なプレイブックを作成することができます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-50.gif ClickUp ドキュメントを使ってデジタル資産管理ワークフローを構築する。 /イメージ
ClickUp Docsでリアルタイムにコラボレーションし、アイデアを実行する。
資産ベースのワークフロー
アセットベースのワークフローは、ブログ、ランディングページ、ビデオ、その他のメディアアセットの管理に関わるタスクに焦点を当てます。インスタンスンスでは、新製品を発表します。ワークフローには以下のようなものがあります：
- プロダクトローンチビデオを製品名とともにDAMシステムにアップロードする。
- ビデオを「Product Launch Video」2024としてタグ付けし、マーケティングビデオとして分類する。
- マーケティングチームがアセットのスタイルを承認し、法務チームがコンプライアンスを確認する。
トランザクションワークフロー
トランザクションワークフローは、デジタルアセットの販売を管理するために使用されます。例えば、このワークフローを使用して、ストックフォトや音楽トラックのライセンシングを管理することができますこれには、使用権の追跡やライセンス契約のコンプライアンスの維持が含まれます。
承認ワークフロー
承認ワークフローは、その名の通り、配布前にアセットを承認するためのものです。承認ワークフローの一般的な用途は、コンテンツのレビュープロセスである。デジタルコンテンツ（ブログ、ソーシャルポスト、キャンペーン画像）を公開する前に、アセットはいくつかのレビューフェーズと品質チェックを通過し、ブランド目標とガイドラインに合致していることを確認します。
アーカイブワークフロー
このDAMワークフローは、アセットが使用されなくなった場合に保存します。また、シームレスなアセット検索を保証するために、リカバリープロセスの構築も不可欠です。
例えば、銀行や医療などの規制業種の企業では、アーカイブワークフローや 文書管理 デジタル資産の記録を保存するソフトウェア。
DAMワークフローの構成要素
デジタルアセットマネージャーのワークフローは、アセットを整理し、チームが必要なものを適切なタイミングで見つけられるようにします。しかし、ワークフローの種類に関わらず、「DAM(N)グッド」ワークフローを構築するためには、以下のコンポーネントが必須です。
メディアライブラリー
メディアライブラリーは
/と考えてください。 https://clickup.com/ja/blog/103650/undefined/ データウェアハウス /%href/
-アセットを保存するための中央リポジトリです。すべてのアセットをメディアライブラリに保存し、整理して、アクセス制御を維持します。アセットをライブラリに移動すると、ライブラリの監査、アセットの更新、アセットの削除、必要に応じて再編成を行うことができます。
メタデータ
タクソノミーとアセットメタデータのタグ付けは、検索性を高めるDAMワークフローの重要な側面です。タクソノミーは、ファイルをラベル付きフォルダに分類するようなもので、メタデータタグは、それらのファイルに詳細情報を付箋で追加するようなものです。
私たちにとって継続的な課題は、画像資産のタグ付けです。テキストコンテンツには自動タグ付けがうまく機能しますが、画像アセットにはキャプションや手動で追加したメタデータが重要です。
ヘザー・ヘッデン、The Accidental Taxonomist著者
アセット承認
デジタルアセットを配布する前に、標準的なレビューと承認のプロセスを作成しましょう。アセットが承認プロセスのどの段階にあるかを追跡するために、「レビュー中」、「承認待ち」、「保留」、「承認済み」などのタグを作成することができます。
💡プロのヒント：
ClickUpのカスタムステータス
を使うと、仕事中のプロジェクトに応じてステータスをカスタムできます。例えば、画像やブログのようなアセットの仕事では、「進行中」「保留中」「レビュー」「保留」などのステータスを使用できます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-123-1400x368.png ClickUpカスタムタスクステータスを使用して、デジタルアセット管理ワークフローを構築する。 /%img/
カスタムステータスを設定して、ClickUpカスタムステータスでアセットのライフサイクル全体を追跡します。
DAMソフトウェア
ブランド固有のニーズに合ったデジタルアセット管理ソフトウェアを選びましょう。以下の機能を備えたDAMソリューションを探しましょう：
- すべてのデジタル資産を一元管理できる
- 自動タグ機能とカスタムステータスがある。
- アセット追跡と使用状況分析が可能
- 他のビジネスプラットフォームと統合できる。
役割ベースのアクセス制御
このコンポーネントは、デジタル資産のセキュリティを確保するために極めて重要です。アクセスをリミットし、潜在的なデータ漏洩を防ぎます。アクセス制御を実施する際には、組織内のさまざまな役割とその要件を理解してください。また、定期的にアクセスを見直し、更新することで、セキュリティを維持しながら、簡単にアクセスできるようにします。
💡プロのヒント：を使用してください。
ClickUp 役割ベースのアクセスコントロールマトリックステンプレート
を使用すると、適切なアクセスを簡単に確保できます。組織の許可レベルで役割を割り当て、ユーザーの活動を制御し、誰がどの資産にアクセスできるかを追跡します。
ClickUp 役割ベースのアクセス制御マトリックステンプレート
DAMワークフローの開発とメンテナー
レストランの厨房で、シェフが複数の料理の準備に追われている場面を思い浮かべてください。🍜
もし食材が適切にラベル付けされ、整理されていなかったらどうなるでしょうか？納品が遅れたり、クレーム・ブリュレに塩が入っていたり、スパゲッティに砂糖が入っていたり、顧客からのクレームが後を絶たない！
同様に、適切なDAMワークフローがなければ、画像の紛失、検索に費やす時間の増加、プロジェクト納品の遅延など、大混乱に陥る可能性があります。
DAMワークフローシステム構築の鍵ステップ
それでは、しっかりとしたデジタルアセットマネジメントワークフローシステムを構築するためのステップについて説明しましょう。
ステップ1：デジタル資産要件の評価
画像、ビデオ、ドキュメント、その他のマルチメディアリソースなど、手持ちの種類のデジタル資産を把握します。使用用途と重要性に基づいて、資産の管理に優先順位を付けます。
ステップ2：ニーズの特定
他のチームメンバーと協力し、既存の資産管理プロセスを把握します。 資産の整理と検索プロセスの改善、チーム・コラボレーションの強化、効率的な承認プロセスの確保など、DAMワークフローを作成する必要性を見つける。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Docs-6.gif ClickUp ドキュメント /%img/
DAMワークフロープロジェクトの範囲とオブジェクトの概要を文書化する。
[_ClickUpドキュメント](https://clickup.com/features/docs。) を使用して、ルーチンタスクや承認プロセスを自動化できます。例えば、承認プロセスの自動化を設定して、特定の条件を満たしたアセットを「レビュー」フェーズから「品質チェック」フェーズに自動的に移動させることができます。
ClickUp Automationsを使用してワークフローと反復タスクを自動化します。
ステップ8：DAMワークフローの実装
ワークフローを実装し、使用状況を追跡します。何が仕事で何がそうでないか、貴重な洞察を得ましょう。
ステップ9：改善と最適化の仕事
DAMワークフローを追跡し、フィードバックを受け、抜け穴を見つけるために社内外のチームと話し合う。フィードバックに基づいて行動し、継続的な
.
DAMワークフローを最適化する優れた方法は、次のように使用することです。
ClickUp ガントチャート
.ワークフローの各フェーズを完了するための優先度や期日を追跡し、ボトルネックを管理して物事を進めるのに役立ちます。
ClickUpガントチャートを使ってDAMワークフローを効率化する。
DAMシステムのワークフローツールと機能
適切なワークフローツールがなければ、DAMワークフローを維持することは不可能です。そこでClickUpのようなツールが必要になります。
ClickUpはオールインワンの生産性、コラボレーション、ワークフロー管理プラットフォームで、デジタルアセット管理プロセスの設定と最適化を簡単に行うことができます。ClickUpがDAMワークフローの管理にどのように役立つかを見てみましょう。
ワークフローの追跡
ClickUpは以下を提供します。
15以上のカスタマイズ可能ビュー
ボード、リスト、カレンダーなど、ワークフローを最適な方法で追跡するのに役立ちます。インスタンス
ClickUp ボードビュー
カスタム列でタスクをビューし、アセットをワークフローのステージにドラッグ＆ドロップし、簡単に追跡することができます。
ClickUpボードビューを使用してDAMワークフローのフェーズとタスクを可視化する。
ワークフローテンプレートの活用
ClickUpはまた、カスタマイズ可能ですぐに使える
.インスタンスンスでは
ClickUpのプロセスフローテンプレート
を使えば、デジタル資産管理のワークフローを最初から最後まで可視化できます。さらに、コラボレーションを促進し、進捗を追跡してすべてがプラン通りに進んでいることを確認し、潜在的な障害を簡単に特定することができます。
ClickUpプロセスフローテンプレート
DAM ワークフローの維持におけるプロジェクト管理の役割
プロジェクト管理とDAMプラットフォームを統合することで、ワークフローが効率化されます。
デジタルアセットに簡単にアクセスする、ワークフローのフェーズを効率的に管理する、管理者や反復タスクに費やす時間を削減するなど、どのような目標であれ、DAMのプロジェクト管理は、全員が同じページにとどまることを保証します。
広い意味で、DAMのプロジェクト管理は以下のことが可能です。
- チームがコミュニケーションし、アセットを共有し、進捗を追跡するための一元化されたプラットフォームを提供する。
- アセットマネジメントへの構造的で組織的なアプローチを維持する。
- タスクの自動化、時間追跡、リソース割り当てなどの要素を追加することで、より良いワークフローを実現する。
- アセットのライフサイクルをより適切に追跡し、適切な管理、保管、メンテナンスを行うことで、紛失や破損のリスクを低減
DAMワークフローのメリットとは？
DAMワークフローとは何か、どのように作成するのかがわかったところで、そのメリットを検証してみよう。
生産性を高める。
DAMワークフローは、プロセスとステップを定義し、ボトルネックを排除します。例えば、承認プロセスを定義することで、DAMワークフローはワークフローを混乱させる場当たり的なレビューミーティングを排除する。その結果、より多くのタスクが短時間で達成される。
ブランドの一貫性をメンテナー。
確かなブランドイメージは一貫性から生まれます。DAMワークフローは、アセットがブランドガイドラインに準拠していることを保証します。これにより、チャネル全体で一貫したブランドイメージを維持することができます。
**ROIの向上
DAMワークフローは、生産性とアセットの使用を改善するだけでなく、ライセンスコストも削減します。利用可能なアセット、一般的なアセット使用状況、再利用可能なアセット、およびライセンス契約の可視性が向上するため、不必要なアセット費用を削減し、リソースを効果的に割り当てることができます。
DAMワークフローの課題とは？
DAMワークフローは有益ですが、それは導入され、ステップバイステップで実行されている場合に限られます。デジタルアセットマネジメントのワークフローは非常に有益ですが、以下のような課題に遭遇する可能性があります。
- 所有権：タスクや責任の所在が不明確だと、ワークフロー全体が滞ってしまいます。そのため、ワークフローを作成する段階で、関係者の役割と責任を明確にしておく必要があります。
- サイロ化されたワークフロー：チームマネージャーが、ワークフローはマーケティングやプロダクトマネジメントのためだけ のものだと考えていると、ワークフローはサイロ化してしまう。この課題を克服するために、DAMワークフローをプロジェクト管理のような他のツールと統合する、 /参照 https://clickup.com/ja/blog/103706/undefined/ デジタルワークプレイスソフトウェア /コンテンツ管理システム コンテンツ管理システム、その他
- 自動化または手動プロセスへの過度の依存関係：DAMワークフローにおいて自動化は不可欠だが、自動化しすぎると、意図しない承認が発生するなど、予期せぬ課題が発生する。そのため、バランスの取れたアプローチに従うこと。
DAMワークフローで資産管理を再定義する
DAMワークフローは、アセット作成から配布までのステップバイステップのプロセスを定義します。ワークフローは、一貫性、管理されたアクション、コラボレーションの強化、所有権の確立を保証します。
しかし、DAMワークフローは、最良の結果を得るために正しく従わなければなりません。そのため、ワークフローが複数のツールやプロセスにまたがって、サイロ化した状態で運用されないようにしましょう。ClickUpのようなオールインワンの生産性プラットフォームでワークフローを統合しましょう。
ClickUpには、デジタルアセットの作成、共有、管理に役立つツールやテンプレートが豊富に用意されています。シームレスなコラボレーションを実現し、DAMワークフローの導入を容易にします。
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