ミーティングでは時々、議論が脱線したり、互いに言い争ったりして、重要な決定事項を見失うことがある。
イライラしますよね？
だからこそ、ロバートのミーティング議事規則が存在するのです。このフレームワークは、会議に構造と秩序をもたらす、議会手続きに基づいた一連の具体的なルールを提供します。
効果的にミーティングを開催するためには、これらのルールをただ知っていればいいというわけではありません。
このガイドでは、ロバート議事規則の使い方や、ミーティングを円滑に進めるための最適なデジタルツールなどについて説明します。
では、さっそく学びましょう
生産性の高いミーティングを行う方法を学ぼう。
ミーティングにロバート規則を使う。
ロバート議事規則とは？
ロバート議事規則とは、すべての発言に耳を傾け、効率的に意思決定が行われるような、円滑で組織的なミーティングを運営するために、議事手続きを適用するための代表的な手引書です。
理事会のミーティング、クラブの集まり、委員会の話し合いなど、どのような場であっても、この基本規則は柔軟な枠組みを提供し、ニーズに合わせて簡単に適応させることができます。
ロバート・ルールの価値が高いのは、公正さと民主主義に重点を置いているからです。ロバート・ルールは、すべての人に発言権があることを保証するものであり、効果的な集団決定によって繁栄する組織では極めて重要なものです。
ロバート・ルールはボードミーティングに適用されることが多いが、その有用性はそれだけにとどまらない。
ロバート・ルールは、委員会、非営利団体、クラブ、その他、構造化されたグループでの意思決定が不可欠なあらゆる組織において、同様に効果的である。
最新版: The
2020年リリースの第12版では、ダイナミックなバーチャルミーティングにおける議事進行のヒントとベストプラクティスが更新されている。2020年にリリースされた第12版では、バーチャルミーティングやハイブリッドセットアップなど、現代の課題に合わせた編集も含まれており、これまで以上に適切な内容となっている。
3つの原則ロバート議事規則
このフレームワークを詳しく説明する前に、その3つの指針を見てみよう：
- 全員が一度だけ発言し、その後再び発言することが許されるべきである。
- 誰もが何が起きているのかを知る権利があり、発言は緊急の場合にのみ中断されるべきである。
- 一度に一つの動議だけを検討する
覚えておいてください： これらは指針となる原則であり、設定されたものではありません。ミーティングごとにニュアンスや論点は異なりますが、この枠組みを使う考え方は、主に公平性と生産性の2つを確保することです。
ロバート規則を使うメリット
ロバート・ルールを導入することで、以下のことが可能になります：
- 公平性：* すべての人に意見を聞き、議論に参加する機会が与えられる。
- 民主主義：* 決定は多数決で行われ、すべての声が考慮されることを保証する。
- 組織化：* あらかじめ定義された構造により、ミーティングが軌道に乗り、混乱を避けることができる。
では、これらのルールが今日のさまざまなタイプの組織にどのようなメリットをもたらすかを探ってみよう。
取締役会
- 対立の解決：* 重要な決定についてボードメンバーの意見が一致しない場合、ロバート・ルールは、 構造化された討論を促進し、すべての意見が聴取されるようにするのに役立つ。
- 公平性の確保：* ルールは、力の不均衡を防ぎ、すべてのメンバーが平等に討議に参加する機会を確保するのに役立つ。
委員会
- 修正案の処理：* 委員会のメンバーが動議に対する変更を提案する場合、ロバート・ルールは、 修正案の検討と投票のプロセスを導くのに役立つ。
- 手続き上の論争の回避：* ロバート規則に従うことで、委員会は手続き規則に関する意見の相違を避け、 実質的な問題に集中することができる。
非営利団体
- 透明性と説明責任の確保： ロバート規則は、非営利組織のボードが決定事項を記録し、その使命に従って行動していることを確認するのに役立つ。
- メンバーの権利の保護：* ロバート規則は、メンバーの権利を保護し、その声が届くようにするのに役立つ。
その他の組織
- 専門職団体：* 規則は、専門職団体が業務を管理し、メンバーを効果的に代表するのに役立つ。
- 宗教団体： ロバート章典は、宗教団体が方針やプログラムを決定する際に役立つ。
ロバート規則の鍵となる要素
さて、基本原則を理解したところで、ロバート議事規則のミーティングに不可欠なブロックを探っ てみましょう：
- 定足数（Quorum）： 有効な意思決定を行うために出席が必要とされる最小限のメンバー数を指す。これにより、意思決定が適切な代表によって行われることが保証される。
- ビジネスの順序：* 標準的なミーティングの順序は、注文のコール、議事録の承認、レポート作成、新 ビジネスの討議、閉会である。これはミーティングを集中させ、鍵が確実に取り上げられるようにするものである。
- 動議：討議と投票のための正式な提案。主要動議、補助動議、特権動議、付随動議を含む。
ロバート議事法の基礎知識
動議」の概念を理解する。
動議とは、ミーティング中に提出され、審議と投票の対象となる正式な提案である。議会運営手続において、討議事項を導入し、意思決定を促進する主な手段となる。
概念を簡単に説明すると、動議とは、授業中に手を挙げてアイデアを提案したり、グループで何かをやることができないか尋ねるときのようなものです。全員にそれについて話してもらい、多数決でやるかやらないかを決める方法です。
動議の種類
- 本動議: これは最も一般的なタイプの動議であり、新しい議題を導入して議論するために用いられる
- 副動議： これらの動議は、主動議の審議を修正または制御するために用いられる。例として、修正、延期、再考などがある。
- 優先動議: これらの動議は他の動議より優先され、緊急または重要な事柄に使用される。
- 付随的動議： これらの動議はミーティングのビジネスから生じ、手続き上の問題に対処するために使われる。付随的動議：* これらの動議は、会合の議事から発生し、手続き上の問題に対処する ために使われる。本動議、補助動 議、および保留中の質問よりも優先される。
動議作成のステップ
**1.議場の確保
- 議長に認められて発言の許可を得る。
- やること：* 手を挙げるか、シグナルを使って発言したいことを示す。議長があなたを認めます。
例：あなたが手を挙げ、議長が「スミスさん、発言してください」と言う。
**2.動議を述べる。
- 意味： グループで議論し、投票してほしいアイデアや提案をクリアされた形で提示する。
- やること：* 提案を「I move that...」で始め、その後に自分の提案を続ける。
例: "I move that we set aside $5,000 for the community outreach program.""私は、コミュニティ支援プログラムのために5,000ドルを確保することを提案します。
**3.動議に賛成する
- 意味： 他のメンバーがその動議に賛成することで、討議へのサポートを示す。
- やること：* メンバーが「動議に賛成します」と言う。
例:あなたが提案した後、ジョンソン氏が'I second the motion'と言う。
**4.ディベート
- 意味：* グループメンバーが動議の賛否について話し合う。一度に検討できる質問は1つだけであり、一度に発言できるのは1人だけである。
- やること：* メンバーは順番に賛否を述べる。議長は、各人の発言時間についてルールを設定することができる。
例:カーターさんは5,000ドルの配分は地域社会のためになると賛成意見を述べ、ブラウンさんは予算への影響について懸念を表明する。
**5.修正案
- その意味するもの：* 投票前に、メンバーが動議の変更を提案することができる。
- やること：* メンバーが「動議を以下のように修正します」と言い、その後に変更案を述べる。
例: グリーンさんは、「金額を7,000ドルに増額することで、動議を修正します」と言う。
**6.投票
- 意味： 議長は、修正案も含め、動議に対する投票をグループに求める。
- やること：* メンバーたちは、グループの規則に従って、声による投票、点呼、挙手、無記名投票で投票する。
例: 司会者は、「修正された動議に賛成の方は、賛成と言ってください。反対者は反対と言ってください」_ グループが投票し、議長が票を数える。
**7.結果を発表する。
- 多数決で決定され、議長は動議が可決されたか否かを発表する。
- やること：* 議長が結果を明確に述べる。
例: 議長は "The motion is adopted." と言う。これは提案が承認されたことを意味する
よくある状況に対処するためのヒント:
- 賛成が得られない場合： 賛成が得られないか、過半数の賛成が得られない場合、その動議は自動的に否決される。議長は、その動議が賛成票を得られず否決されたことを発表する。
- 討論の管理：* 議長は、制限時間の設定、発言者の承認、議題に関する討論の維持などにより、討論を管理することができる。
- 異議申し立ての処理：* 議長の手続きや裁定にメンバーが同意できない場合、注文や議事進行上の疑義を申し立てることができる。その後、議長がそのオブジェクトについて裁定する。
- 分割の要求： 投票の結果が不確かな場合、メンバーは分割を要求できる。この場合、メンバーは起立で投票するか、他の明確な方法で投票する必要がある。
これらはすべて、あなたが学ぶのに役立つ材料です。
ミーティングに効果的に参加する方法
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ロバート・ルールを現代に導入する
アジェンダの重要性
アジェンダは、よく組織されたミーティングの重要な柱である。議題には、討議テーマとその順序が明確にまとめられています。
議会手続きの鍵であるロバート・ルールは、アジェンダの使用を義務づけており、議論を進め、ミーティングが構造的、効率的、民主的な方法で行われることを保証しています。
💡 実際の例で説明しましょう：
例えば、財務報告書の確認、新しいマーケティング・キャンペーンについての議論、議案の採決など、取締役会のアジェンダは多岐にわたるとします。ロバート・ルールは、全員の集中力を維持するのに役立ちます。
財務報告のセクションでは、メンバーは質問をしたり、説明を求めたりすることができます。
しかし、報告書に基づいて行動を起こしたい人（資金の再配分など）がいる場合は、アジェンダの適切な時期まで待つ必要があります。
こうすることで、議論は常に適切なものに保たれ、意思決定はほぼ構造化される。同じミーティングの後半で議案を採決するとき、そのプロセスはロバート・ルールで概説されたステップに従うことになり、ミーティングを効率的かつ公正に保つことができる。
提案が重要なものである場合、可決には3分の2以上の賛成または3分の2以上の投票が必要となることがあります。
十分に準備されたアジェンダは、混乱を減らし、議論を軌道に乗せる。実際には、十分な情報に基づいた意思決定を促進し、積極的な参加を促すことにもなる。
💡 ボーナスヒント: 準備を万全にするために、以下の記事を必ずお読みください。
を参照してください。
ミーティング準備チェックリスト
次のミーティングの前に。
効果的なアジェンダ作成のヒント
テンプレートを使う
洗練されたプロフェッショナルなアジェンダを作成するために、オンラインで利用できる多くのテンプレートを活用しましょう。
これらのテンプレートには通常、日付、時間、場所、出席者、ディスカッショントピックなどの重要な詳細を記載するセクションが含まれており、次回のミーティングを効果的に開催することができます。
次回のミーティングを簡単に効果的に開催できます。
ClickUpのミーティングテンプレートを使って、複雑なタスクを管理しやすいアクションアイテムに分解しよう。
ClickUpのミーティングテンプレート
は、ミーティング全体の質を高める包括的なツールです。見積もり時間、タスク所有権、ミーティング前の確認用添付ファイルなどの機能が含まれています。お客様のニーズに合わせてカスタマイズも可能です。
テンプレートを使ってミーティングをガイドし、進捗をリアルタイムで追跡しましょう。
テンプレートがやること：
- ミーティングのニーズに合わせてセクションをカスタマイズ可能
- アジェンダのトピックと目標をクリアされた。
- チームメンバーへのタスクと責任の割り当て
- 効率的なミーティングのための構造化されたフレームワークを提供します。
- リアルタイムのコラボレーションとアップデートが可能
- タスクを追跡し、アカウント責任を明確化
- 参照用の関連文書の添付が可能
💡追加リソース: ミーティングにもっと構成が必要ですか?セッションを効率化するために不可欠なClickUpテンプレートをご覧ください：
- クリックアップの週間1対1ミーティングアジェンダテンプレート
- ClickUpの全員チームミーティングアジェンダテンプレート
- ClickUpのスクラムミーティングアジェンダテンプレート
- ClickUpのミーティングメモアジェンダテンプレート
これらのテンプレートを使用すれば、整理整頓を怠らず、チームを軌道に乗せ、すべてのミーティングを生産性の高いものにすることができます。アジェンダ設定に役立つテンプレートがもっと欲しい場合は、以下をチェックしてください。
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アジェンダを事前に配布する。
ミーティングに先立ち、アジェンダを出席者全員に共有する。これにより、参加者はトピックを確認し、必要な情報を収集し、貢献の準備をすることができます。
デジタルツールを活用する
以下のようなデジタルツールの使用を検討しましょう。
クリックUpドキュメント
と
クリックアップチーム
を使ってアジェンダを作成し、共有することができる。その方法を探ってみよう：
ClickUp ドキュメントを使えば、ミーティングのアジェンダ設定を効率的かつコラボレーティブに行えます。ClickUpを使えば、ニーズに合わせたアジェンダテンプレートを簡単に作成・カスタマイズできます。チームメンバーをリアルタイムで招待し、コメントを追加したり、変更を追跡したりして、全員の足並みをそろえることができます。
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ClickUp Docsを使えば、ミーティングアジェンダの作成、カスタム、コラボレーションを、整理されたスペースで簡単に行うことができます。
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ClickUp Docsを使えば、ミーティングのアジェンダを簡単に作成、カスタム、コラボレーションできます。
さらに、アジェンダ内でタスク、ドキュメント、その他のClickUp要素を直接リンクさせることができ、すべてをリンクされてアクセス可能な状態に保つことができます。
このデジタルツールは、アジェンダ設定プロセスを合理化し、コラボレーションを強化することで、ミーティングの生産性と組織性を高めます。
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ClickUpのTeamsダッシュボードは、組織のさまざまなチームを一緒に表示します。
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ClickUpのTeamsを使用して、タスクを割り当て、進捗を追跡し、異なるチームと効果的にコミュニケーションしましょう。
ClickUp Docsでアジェンダを作成したら、ミーティングを実行に移しましょう。
ClickUpのチーム
は、タスクの割り当て、進捗の追跡、ミーティング中のコミュニケーションのフローを維持するための完璧なツールです。
ClickUp Teamsを使い始めるには、サインアップするかログインします。次に、名前を付けてチームを作成し、ワークスペース設定を行います。電子メールを入力してメンバーを招待し、役割を割り当てます。
さらに、ClickUpの機能（タスク依存関係、タイムライン、自動化など）を活用して、チームのワークフローと生産性を高めましょう。
柔軟性
アジェンダに忠実であることは重要ですが、必要に応じて再考し、調整する準備をしておきましょう。緊密な議論中に予期せぬ問題が発生したり、議論の方向性が違ってきたりした場合は、その変更に合わせてアジェンダを修正することも厭わないこと。
💡 プロからのヒント: 効果的なミーティングのアジェンダを作成するための詳しいガイドは、以下をご覧ください。
あなたのミーティングをより組織的で生産性の高いものにするために、例とともに完了する。
デジタル時代のロバートのルール
ミーティングがオンラインプラットフォームに移行するにつれ、構成と効率の維持は不可欠です。ロバート議事法は、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsのようなデジタルツールを効果的に使用することができます。
これらのプラットフォームは、構造化されたミーティングの実践をサポートし、バーチャルなミーティングを組織的かつ生産的に維持します。
ここでは、これらの最新のミーティングソリューションを使用して、ロバート規則を適用する方法をご紹介します：
- デジタル投票: プラットフォームには動議に対する投票機能が組み込まれていることが多く、物理的な挙手や投票用紙の回収が不要になります。
- チャット機能: チャット機能を使用し、電子的に動議に「賛成」する。
- スクリーン共有： 文書やプレゼンテーションの共有が容易になり、明確なコミュニケーションと十分な情報に基づいた意思決定を支援する。
ただし、機能によっては、使用しているプラットフォームに高度な機能やアドオンが必要な場合があることに留意してください。選択したプラットフォームの機能を事前に調査するのが常に最善です。
クリックアップを活用して効果的なミーティングを。
ClickUp ミーティングはチームのメモ、アジェンダ管理、アクションアイテム追跡を一元化します。
クリックアップミーティング
は
ロバート議事規則に従って生産性の高いミーティングを運営するために。
アジェンダの設定からミーティング自体の管理、アクションアイテムのフォローアップまで、ミーティングのあらゆるフェーズに対応する機能が完了します。
ClickUp Meetingsを使えば、ミーティングのプロセスを合理化し、参加者を増やし、決定事項を効率的に実行することができます。
主な機能は以下のとおりです。
- アジェンダの作成と管理の統合： 詳細なアジェンダの作成、タスクの設定、締切日の設定が可能。
- シームレスなビデオ会議: ClickUp 内で直接ミーティングを行うことができ、別プラットフォームを使用する必要がありません。
- デジタル投票：組み込みの投票機能により、ロバート議事規則を効果的にミーティングに導入できます。
- リアルタイムコラボレーション：*透明性を高めるために、ミーティングメモやドキュメントで一緒に仕事をすることができます。
- アクションアイテムの追跡:タスク管理ツールを使用して決定がフォローされていることを確認します。
- ミーティング議事録: ClickUpのミーティングは、以下のような機能も備えています。 トップミーティング議事録ソフトウェア ミーティングの議事録が整理され、アクセスしやすくなります。
詳しく見てみよう。
デジタル投票
ClickUpの投票機能を使って、シームレスに投票やアンケートを実施しましょう。
多くのミーティングソフトウェアプラットフォームには投票機能が内蔵されており、物理的な挙手や投票用紙の回収が不要になります。
ClickUpを使えば、これらの投票機能をZoom、Google Meet、Microsoft Teamsのような一般的なビデオ会議ツールとシームレスに統合することができます。
この統合により、ロバート議事規則を効率的に導入し、仮想ミーティングスペース内で直接投票を行うことができます。
私の仕事:。
- プラットフォームの選択： ClickUpは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのビデオ会議ツールと統合します。チームに最適なものをお選びください。
- ミーティングを開始: 選択したプラットフォームを使用して、通常通りミーティングを開始します。
- ClickUpの投票機能を使う：ミーティング中に、ClickUpに組み込まれた投票やアンケートを使って、動議に対する投票を行います。
- リアルタイムの結果を見る： 投票は即座に集計され、即時のフィードバックを提供し、透明性を確保します。
- 結果の記録と共有： ClickUp は結果を自動的に記録するため、会議後に参加者と簡単に確認・共有することができます。
アクションアイテムと担当者： クリックアップは自動的に結果を記録します。
生産性の高いディスカッションの後は、決定事項を実行可能なタスクに落とし込み、フォロースルーを確実にすることが重要です。ClickUpは、合意したアクションアイテムをプラットフォーム内で直接タスクに変換できるため、このプロセスをシームレスにします。
ClickUpタスクでタスクのチェックリスト、期日、優先度を設定する。
ClickUpタスク
は、ミーティングから生まれたアクションアイテムを追跡・管理するための理想的なツールです。ミーティングとシームレスに統合し、決定事項が実行可能なステップに変換され、進捗が効果的に追跡されるようにします。
私の仕事:。
- アクションアイテムをキャプチャ：あなたのミーティング中に、対処する必要がある鍵タスクやアクションを識別します。
- ClickUpでタスクを作成：ミーティング後、これらのアクションアイテムをClickUpを使って簡単にタスクに変換します。ミーティングのメモやアジェンダを参照し、関連する詳細をすべて記載します。
- 各タスクを適切なチームメンバーにデリゲートします。
- 期日とマイルストーンの設定: Use ClickUpのマイルストーン を使用して各タスクの期日を設定し、優先順位をつけてタイムリーに完了することができます。
- 進捗追跡：必要に応じてコメント、添付ファイル、サブタスクを追加することで、ClickUpの各タスクの進捗を監視し、全員の足並みを揃えて軌道に乗せることができます。
リアルタイムのコラボレーションとドキュメンテーション。
クリックUpドキュメントに直接コメントや注釈を残せます。
クリックUpドキュメント
では、ミーティングのメモやドキュメントをリアルタイムで共同作成・編集することができます。これにより透明性が高まり、全員がミーティングの最新情報にアクセスできるようになります。
ドキュメントを使用すると、次のことができます。
- ドキュメントの共同作成と編集： 複数のチームメンバーが同じドキュメントで同時に作業できるため、ミーティングのメモや決定事項、アクションアイテムをリアルタイムで簡単に把握できます。
- コメントや注釈の追加: フィードバックを提供したり、質問したり、ポイントを明確にするために、ドキュメントに直接コメントや注釈を残します。
- 変更の追跡：透明性と説明責任を確保するために、誰がいつ文書に変更を加えたかを参照してください。
- 文書の整理：クリックアップのフォルダとタグシステムを使用して、ミーティングメモやその他の文書を整理し、簡単にアクセスできるようにします。
- 他のClickUp機能との統合：シームレスなワークフローを作成するためにタスク、プロジェクト、および他のClickUp要素にドキュメントを接続します。
考慮すべきリミット
ロバート議事法は非常に有益ですが、デジタル環境ではいくつかの課題に直面します。不具合や不安定なインターネット接続などの技術的な問題は、議論や投票手続きのフローを混乱させる可能性があります。
また、バーチャルの設定では、非言語的な合図を容易に読み取ることができないため、討論中に誤解が生じる可能性があります。
最後に、長時間のオンラインミーティングでは、参加者のエンゲージメントを維持することが、対面設定よりも難しくなる可能性がある。
💡追加リソース: ミーティングのアジェンダを次のレベルに引き上げる準備はできていますか？当社の
チームミーティングの集中力と生産性を維持するために。
ロバートルールとClickUpを活用してミーティングを充実させましょう。
ロバート議事規則は、ミーティングに参加する全員が同じページを参照できるよう、構造化されたアプローチを提供します。
ロバート議事規則とClickUpを組み合わせることで、効率的で生産性の高いミーティングを実現できます。
ClickUpの強力な機能により、詳細なアジェンダの作成、リアルタイムでのコラボレーション、アクションアイテムの割り当てと追跡、シームレスなバーチャルミーティングの実施など、すべてを1つのプラットフォームで簡単に行うことができます。
カスタマイズ可能なアジェンダテンプレート、統合ビデオ会議、タスク追跡、文書添付などの機能により、効率的で生産性の高いミーティングを実現します。
さあ、何をお待ちになりますか？
ClickUpを無料でお試しください。
今日