戦略を練ったりイノベーションを起こしたりするよりも、システム間でデータをコピーしたり、ワークシートのセルをフォーマットしたりすることに時間をかけすぎていることに気づき、徒労感に襲われたことはないだろうか。それはあなただけではない。
組織の約60％が、チームが以下のような時間を失っていると報告している。 週5時間 これは、1年で約1.5ヶ月に相当する！その多くは、タスクを自動化できるナレッジ・ワーカーである。他のチームにとって、このような繰り返しタスクがどれだけ負担になるか想像してみてほしい。
ルーチンワークや反復タスクを自動化することで、この貴重な時間を取り戻すことができる。これにより、仕事のやりがいを追求したり、効率を高めたりする時間が無料になるのだ。
そこで、反復タスクの自動化に関する簡単な5ステップガイドをご紹介しよう。
タスクの自動化を理解する
クリックアップの自動化レシピを設定してタスクを自動化する。
タスクの自動化は、テクノロジーを活用することで、人間の介入を最低限または全く必要とせずにタスクを合理化し、完了します。これには、ソフトウェア、プラットフォーム、ツールを使用します：
- データのコピーのような単純なものから、条件ロジックに基づくアクションの実行のような複雑なものまで、人間のアクションを複製します。
- 事前に定義されたステップや指示に従ってタスクを実行する。
- 特定の状況やイベントに反応し、その後のアクションをトリガーする。
タスクのデリゲート済みオブジェクトは、正確性、生産性、効率性を高めるために、適切なデジタル・ソリューションにタスクを委譲することである。以降のセクションでは、そのメリットについて詳しく説明する。
なぜ繰り返しタスクを自動化する必要があるのか？ ワークフローの自動化 受信した電子メールに自動返信メールを送る。
- 自動化機能を内蔵した既存のソフトウェアを使用して自動化できるソフトウェアタスクのこと。例えばエクセルの自動化 計算を実行する
- 人間の管理は最低限で済むが、かなりの時間を要するタスク。例DevOps自動化 システムのエラーログを監視し、インシデントにフラグを立てる。
- ビジネス目標を達成するためにデータを収集、管理、整理、更新、活用しなければならないデータエントリーおよび操作タスク。インスタンス販売自動化ツール をCRMと連携させて、営業体験をパーソナライズすることができます。
次のフェーズに備え、このようなタスクを体系的に特定し、自動化の効果が最も高くなるターゲット領域を優先します。
ステップ2：自動化の可能性を測定する。
自動化に向いているタスクのリストはたくさんあるかもしれないが、反復的なタスクに焦点を当てよう。
このフェーズでは、反復タスクを自動化できる可能性を測定する。これを計算するには、以下のパラメーターを分析する必要がある：
タスクの自動化への適合性を評価する方法。 | パラメーターに基づく、自動化に適していると思われるタスク | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | タスクを完了するのに必要な時間 | 長時間のタスク | 当該タスクの発生期間 | 頻繁に発生するタスク | タスクの完了に伴う複雑さ｜予測可能でルールベースのタスクで、複雑さがそれほど大きくない。 | タスクに必要な手作業による努力｜大きな手作業を必要とするタスク | 特に手作業による平均エラー率｜エラーが発生しやすいタスク | ワークフローへの影響｜優先度が高く、影響が大きいタスク
このような分析は、反復タスクを自動化しながら、戦略的アプローチに従う。タスク自動化の努力のために、重み付け式を使用して優先度ベースのリストを作成することができる。
ステップ3：自動化ソリューションの検討
ルーチンタスクのリストができたので、次は適切なタスク自動化ツールを選択します。
これには、以下のツールのリサーチが必要です。 ワークフロー自動化ソフトウェア 反復タスクを自動化するソリューションを特定するための市場。
どのようにこれを進めることができるかを紹介しよう：
1.ニーズをクリアされ、自動化ツールから対応する要件をマップする。 要件をニーズ、ウォンツ、将来プランに分類し、優先度の高い定期的なタスクに集中する。
- 自動化ツールの目標を定義する。理想的には、これらの目標をSMARTパラメーターに沿って指定し、自動化プロセスがビジネス成果に与える影響を表現し、定量化する。 3.基本的な考えが決まったら、ニーズに合った人気の自動化ツールをオンラインで検索する。 公式ウェブサイト、業界固有のフォーラム、ディスカッションボードなどを訪問し、選択肢を探る。
- 可能性のあるソリューションのショートリストを作成し、ツールの機能を比較・評価する。コスト、拡張性、統合機能、使いやすさ、既存の技術スタックとの互換性などの要素を考慮する。 5.選択肢を絞ったところで、ユーザーレビュー、カスタマーの声、ケーススタディなどを精査し、タスク自動化ツールに期待する現実的なアイデアを得る。タスク自動化の目標にどのような影響を与えるかを理解するために、ギャップや欠陥をメモしておく。 6.この時点で、およそ2～3つの選択肢が利用可能になる。生産性に連絡し、製品デモ、無料試用版、製品ウォークスルーにサインアップし、各自動化ツールの機能を直接知る。 7.試用版とテスト段階の後、組織のニーズ、予算、チームの能力に合った自動化ツールを選択する。長期的な目標に対応するには、多少割高でも拡張性のあるソリューションが望ましい。このため、次のようなツールを提供するAIを活用したワークフロー自動化 を提供するツールの方が、この機能を欠いたツールよりも優れている。
ステップ4：タスクの自動化
これで タスク自動化ソフト は技術スタックの一部であり、タスクを自動化する時だ。
タスクを完璧に自動化する方法を紹介しよう：
- 実装プランの詳細なロードマップを作成することから始める。自動化する複数のタスクをリストアップし、適切なタイムラインを割り当てる。タスクの自動化を小規模に開始し、その後拡大することもできる。
- 次に、タスクを自動化するための明確な目的と目標を定義する。自動化されたタスクのパフォーマンスを評価するために使用するKPIとメトリクスを特定し、これらを自動化ツールに入力する。
- ワークフロー自動化のパイロットプロジェクトを開始する。これは、より複雑なワークフローに移行する前に、制御された環境でワークフロー自動化をテストするのに最適な方法です。
- タスク自動化の最初のフェーズのパフォーマンスと影響を評価する。 フィードバック、初期結果、およびパフォーマンス・メトリクスに基づいて、自動化された プロセスを改良する。 ワークフローを微調整し、設定を最適化し、バグを修正し、スムーズなオペレーションを編成する。
- ルーチンタスクの自動化の反復と改善のフェーズを過ぎたら、他のタスク、ワークフロー、部門に徐々に拡大し、フルロールアウトを目指す。段階的にやることで、ビジネスの継続性を確保し、混乱を最小限に抑えることができる。
自動化の導入フェーズでは、継続的なトレーニングとサポートを行う必要がある。また、タスク自動化のメリットとベストプラクティスについて、従業員の意識を高める必要がある。
ステップ5：自動化の効果を測定する。
最後のフェーズは、自動化の努力の効果を測定することである。KPIとメトリクスを定義する必要があったことを覚えているだろうか？KPIは、節約された時間、生産性の向上、コスト削減、またはエラー削減を測定することができます。いずれにせよ、全体的な効果、パフォーマンス、利益を評価するために、ここでこれらを追跡します。
やること
- 自動化前のフェーズでデータを収集する。タスクを完了するのに必要な時間、平均エラー率などの価値を測定する。 2.自動化ソフトウェアを使用して、プロセスを自動化した後のビジネスプロセスやオペレーションの洞察を得る。比較可能なデータを収集する 3.ワークフローへの改善と影響を定量化するために、変動を測定する。これらを将来の測定のためのベンチマークとして設定する。
さらに、すべての利害関係者に相談し、彼らからのフィードバックを集める。彼らの洞察は、士気の向上やチームコラボレーションなど、データが見落としがちなタスク自動化の目に見えない側面を明らかにするかもしれない。
定期的なレビューを予定し、継続的な最適化のためにパフォーマンスを監視する。
繰り返しタスクの自動化の実例
以下はその例である。 ビジネスプロセス自動化の例 は、上記の5つのステップに基づいています：
マーケティング ソーシャルメディア・カレンダーの簡素化
- タスクを特定する：異なるプラットフォーム間でソーシャルメディアへの投稿をスケジューリングするのは時間がかかる
- 可能性を評価するタスクは頻繁に発生し、事前に定義された投稿スケジュールやプロセスに従う必要がある。
- 解決策を探る：HootsuiteやBufferのようなツールは、ソーシャルメディアのスケジューリングを自動化するのに役立つだろう。
- 自動化：自動化：コンテンツカレンダーを準備し、マーケティング資料をデザインし、投稿を作成し、ツールを使ってスケジュール通りに公開を自動化する。
- 影響を測定する：アナリティクスを使用して、効率性の向上、投稿の一貫性、エンゲージメントの増加を追跡する。
財務 請求書の正確性を向上させる。
- タスクを特定する：請求書データを手作業で入力するのは時間と努力がかかり、エラーになりやすい。
- 可能性の評価： このタスクは頻繁に発生し、ルールベースであり、人為的エラーに脆弱である。
- ソリューションを検討するOCRは、請求書からデータを抽出し、アカウント・システムに自動入力することができる。
- 自動化：自動化：OCRソフトウェアをアカウントスタックに統合し、データ抽出と検証のルールを設定する。
- 影響を測定する：処理時間の短縮、エラーの減少、財務記録の正確性の向上を追跡する。
カスタマー・サービス： 同じリソースでより多くのことをやること。
- タスクを特定する：よくある質問(FAQ)への回答は、カスタマーサポート・エージェントの時間を使いすぎる。
- 可能性を評価する： FAQへの回答は反復的で、予測可能なパターンに従っており、複雑な問題解決をやることはない。
- 解決策を探る：チャットボットは、FAQに回答し、複雑な問題をライブエージェントにエスカレーションするように訓練することができます。
- 自動化：自動化：一般的な問い合わせに対処するための意思決定フローと回答ツリーを備えたチャットボットを設計し、チャットボットをカスタマーサービスプラットフォームに統合します。
- 影響を測定する：NPS（Net Promoter Score）、CSAT（Customer Satisfaction Score）、FRT（First Response Time）、リピートクエリなどのメトリクスを追跡する。
もお読みください。 *オートメーション例*
タスクの自動化にClickUpを使う理由
タスクの自動化をお望みでも、本格的なタスクの自動化をお望みでも、ClickUpをご利用ください。 自動化プロジェクト管理 どちらにしても、ClickUpは優れたオプションである。
ClickUpを使ってタスクを自動化する方法を真に理解するために、以下の機能を検討してみてください：
クリックアップの自動化」をご覧ください。
自動化リストを作成し、ClickUpで効率的に管理します。 クリックアップ自動化 を使用すると、ユーザーはカスタムルールを作成したり、事前に作成された自動化レシピのライブラリから選択して、定期的なタスクを自動化することができます。例えば、タスクが作成されたら、資格を持つチームメンバーにタスクを自動的に割り当てるように自動化を設定することができます。
同様に、事前に定義した基準に基づいてタスクの優先度を更新したり、タスク完了時に通知を送信する自動化を設定できます。このようなトリガーベースの自動化は、デジタルアシスタントの役割を果たすと同時に、すべてのアクティビティに関する最新情報を確保します。
クリックUp Brain
ClickUp Brainを使用して、プロジェクト関連ドキュメントの作成などのタスクを自動化します。 クリックUpブレイン は、AIのような技術を活用するための技術的障壁を軽減する強力なツールです。このAIアシスタントは、自然言語でコマンドを受け付け、カスタム自動化ルールに変換します！つまり、ClickUp Brainがあなたのためにすべての仕事をする間、あなたは、平易でシンプルな言葉で希望のワークフローを記述するだけで、あらゆるタスクやワークフローを自動化することができます。
自動化の設定は、Brainに "優先度の高いタスクがマークされたら、Janeに割り当て、翌日に期日を設定する "と指示するだけです。ClickUp Brainが自動化を設定します。同様に、製品要件の準備、電子メールの下書き、ミーティングメモの要約などのタスクも自動化できる！これにより、技術的な専門知識に関係なく、すべてのチームメンバーが自動化機能にアクセスできるようになります。
クリックアップフォーム
クリックアップフォームに条件ロジックを設定し、データ収集を自動化する。 クリックアップフォームビュー は、手作業でデータを記録する時間のかかる作業を省きます。データを取得し、タスクに直接変換する詳細なカスタムオンラインフォームを作成するために使用します。2つの利点があります。
まず、データエントリー専用のリソースを確保する必要がありません。
第二に、データの正確性を保証するため、入力漏れや手作業が発生しません。ユーザーフレンドリーで正確、かつ実用的なフォームの結果は、リードの獲得、クライアントのオンボーディング、サービスリクエストなどのビジネス活動に特に役立ちます。
定期的なタスクをClickUpする。
定期的なタスク機能で定期的なタスクの期間を設定します。
使用方法 ClickUp定期的なタスク 定期的なタスクを自動化します。 毎日、毎週、毎月、または毎年繰り返されるタスクをスケジュールします。レポート作成、請求書発行、フォローアップなど、「隔週」や「月末」などのオプションで再発パターンをカスタムし、ワークフローを期間タスクに合わせることができます。ClickUp Automationsと組み合わせることで、この機能を利用することで、見落としがなくなり、チームはより高度な業務に集中することができます。
クリックアップテンプレート
豊富なカスタム自動化テンプレートライブラリにより、ワークフローを最適化し、生産性を高め、時間を節約できます。これらの既製のソリューションは、一般的なワークフローを自動化するための素晴らしい出発点です。
ここでは、開始するために使用することができます：
ClickUpの電子メール自動化テンプレートで送信メールを自動化する
電子メール自動化用ClickUpテンプレート カスタムフィールドの値やタスクのトリガーに基づいて、電子メールのアウトリーチから手作業を削除し、パーソナライズされた電子メールを送信します。新規登録したクライアントにウェルカム電子メールを自動送信したり、新入社員に入社案内電子メールキットを配信したりすることを想像してみてください！これにより、適切なタイミングで適切な電子メールを送信することができ、同時にチームの時間を他のタスクに無料開放することができます。自動化された電子メールごとにタスクを設定し、ClickUpでトリガーを定義するルールを設定することができます。
ClickUpの自動化プロジェクト提案書テンプレートを使って、勝てるプロジェクト提案書を作成しましょう。
プロジェクト提案自動化のためのClickUpテンプレート プロジェクト提案書の作成プロセスを効率化しましょう。このテンプレートを使用すると、提案書作成作業をチームメンバーに割り当てたり、期限に関するリマインダーや通知を送信したり、提案書が完了したら関係者に相談したりといったタスクを自動化できます。プロジェクト提案ビューは、すべての提案の包括的な概要を提供します。
ClickUpの自動化KPI追跡テンプレートで、すべての自動化KPIを監視しましょう。
ClickUp自動化KPI追跡テンプレート 繰り返しタスクを自動化するだけでなく、このアクションの影響を測定しましょう。このテンプレートを使用して、自動化の効果をテストしてください。自動化されたワークフローがその潜在能力を発揮しているかどうかを判断するために追跡できる重要なKPIを測定するためのフレームワークを提供します。部門、ターゲット価値、差異などのカスタムフィールドが含まれています。タイムラインビューで自動化イニシアチブのタイムラインとマイルストーンを可視化し、進捗ビューで個々のタスクの進捗を追跡します。
繰り返さず、ClickUpで自動化しましょう。
これまで述べてきたことから、自動化はもはや贅沢品でも「あればいい」機能でもないことがわかります。効率性、生産性、リソース活用の新たな次元に到達するためには、反復タスクを最大限に自動化する必要があります。我々のシンプルな5ステップガイドが、自動化を導入するための明確なロードマップの概要を示してくれることを願っている。
ClickUpのようなAIを搭載したプロジェクト管理ソリューションは、インテリジェントな自動化の力で日々のプロセスを変えることができます。 ClickUpに無料登録する に無料登録し、ビジネスの可能性を最大限に引き出しましょう！