チームのためのワークフロー自動化：プロセス、ツール、ベストプラクティス

自動化されたワークフローのセットアップに、分厚い要件定義書やカスタムスクリプト、柔軟性に欠けるBPMツール、そして数週間に及ぶセットアップ作業が必要だった時代は、もはや過去のものとなりました。

承認プロセスの追加やタスクの再割り当てといった些細な変更でさえ、技術的な介入が必要でした。自動化の導入は遅々として進まず、維持管理も困難を極めました。

その結果、ほとんどのチームは手作業に頼るようになりました。システムを変更する方が仕事をやるよりも大変に感じられたため、チェックリストやスプレッドシート、フォローアップに頼っていたのです。

現代のAIを活用したワークフローの自動化は、以前とは大きく様変わりしています。以下では、ワークフローの自動化について知っておくべきことをすべて共有します。

ワークフローの自動化とは？

ワークフローの自動化とは、手作業のプロセスを自動化する具体的なガイドラインを定義することで、主にソフトウェアを通じて反復的なタスクの実行を簡素化するものです。これにより、手作業によるデータ入力の削減やタスクの自動化が可能となり、業務の迅速な割り当てを実現します。

タスクやワークフロー全体を自動化することで、ビジネス全体の業務プロセスを改善できます。特定のタスクや手作業を実行するためにワークフローを半自動化するか、あるいは完全自動化するかに関わらず、このプロセスにより業務の遂行が加速されます。

結局のところ、ソフトウェアが代行できる作業をわざわざ手作業で行う意味があるでしょうか？やることとは、ワークフローを自動化するためのルールと手順を定義することだけです。

手動ワークフローと自動化ワークフロー

手動のワークフローでは、各ステップで作業を進めるために人の手が必要です。一方、自動化されたワークフローでは、ルールに基づいてトリガーされる定型タスクをソフトウェアが処理するため、人の介入の必要性が減ります。

両者の比較は以下の通りです 👇

ワークフローの自動化の仕組み（簡単な説明）

あらゆる自動化プロセスの核心には、トリガー、条件、アクションという3つの重要な要素があります。

これらを組み合わせることで、タスクの引き継ぎを処理し、手動でのフォローアップを不要にする自動化システムが構築されます。自動化の仕組みは以下の通りです：

簡単に言えば、自動化は「もし～なら、～する」というロジックに基づいて動作します。

例えば、ClickUpにはAIを活用した「自動化」機能があり、AIフィールドを使用してAIが条件を自動的に入力してくれます。実際の使用例は以下の通りです：

ワークフローの自動化が重要な理由

自動化により、ビジネス運営においてコスト効率とプロセス効率が向上します。

受信リクエストの振り分けのような、単純ながらも一般的な業務を考えてみてください。自動化が行われていない場合、誰かがフォームや電子メールを確認し、担当者を判断してタスクを割り当て、ステータスを更新し、停滞した場合はフォローアップを行う必要があります。これを1日数十件のリクエストに当てはめてみると、隠れたコストが明らかになります。

自動化により、チームは手作業による調整業務から解放されます。ワークフロー自動化のメリットには、次のようなものがあります：

優れたワークフロー自動化システムの主要な構成要素

ワークフローの自動化の成功は、選択するツールに大きく依存します。

プラットフォームによっては、スピードと簡便性を重視するものの、すぐに限界に達してしまうものもあります。一方、ワークフローが成熟するにつれて、多層的なルールや部門横断的な引き継ぎ、継続的な最適化をサポートするように設計されたものもあります。

優れたワークフロー自動化システムには、実際には以下の要素が必要です：

トリガーベースのルール

すべての自動化ルールはトリガーから始まります。トリガーは、特定の条件やイベントに基づいてワークフローの実行を開始します。

自動化ツールにおいて、トリガーは、何が自動化可能で何が不可能かを決定する基盤となります。理想的には、自動化ツールは柔軟性を備え、複数のトリガータイプから選択できるものであるべきです。例えば：

タスクの割り当てとルーティング

カスタマーサポート、IT運用、RevOpsなどの業務量が多い環境において、タスクを手動で割り当てることは持続不可能です。あらかじめ定義されたルール、ロジック、またはリアルタイムの条件に基づいて、タスク、チケット、またはリクエストを最適なチームや担当者に自動的に割り当てる自動化ツールが必要です。

以下のルーティング方法のいずれか、またはその組み合わせを採用しているツールを探してください：

承認フローとステータス更新

承認ワークフローは、手作業によるプロセスが最も大きな障害となる領域です。

承認フローの自動化により、リクエストを適切な承認者に振り分け、決定が下されるたびにステータスを自動的に更新することで、業務上の摩擦を解消します。また、多段階の承認プロセスを自動化することで、複数の依存関係があるタスクでも、手動での引き継ぎなしに円滑に進めることができます。

注目すべき機能は以下の通りです：

エージェントを活用すれば、その効果をさらに高めることができます。例えば、チームメイトのLibbyが開発したこの「スーパーエージェント」は、彼女に代わって文章を校正し、フィードバックを提供することさえ可能です！

既存のツールとの連携

選択した自動化ツールが、既存のツールやソフトウェアと連携できるかどうかを確認してください。

これは極めて重要です。なぜなら、システム連携がなければ、ツール間で手動で情報を移動させざるを得なくなり、自動化の本来の目的が達成できなくなるからです。

注目すべき統合機能には、次のようなものがあります：

🚀 ClickUpの特長:ClickUp Integrationsを利用すれば、Zapier、Zendesk、Slack、HubSpot、GitHub、Figmaなど、1,000以上のアプリとの連携が可能です。タスクの同期、通知の自動化、更新のトリガー、データフローの効率化など、ClickUpを活用してテクノロジー環境全体にわたるワークフローを自動化しましょう。

カスタマイズ可能なテンプレート

自動化の設定に技術的な知識や複雑な設定が必要な場合、導入率は低くなることを覚えておいてください。

直感的なドラッグ＆ドロップビルダーを使って、カスタムワークフローを構築できるツールを探しましょう。コードを書いたり複雑なロジックツリーを作成したりすることなく、誰でも条件を設定し、複数のトリガーを組み合わせ、タスクを振り分けることができるはずです。

まず始めに、一般的なユースケースに対応した既成のワークフローを利用するのが最も簡単な方法です。やることはそのワークフローに情報を設定してすぐに使い始めることです。

ワークフローの自動化方法（ステップバイステップ）

魅力的かもしれませんが、すべてを一度に自動化することは避けてください。

自動化によって即座に結果が得られるプロセスを1つ選んでください。それは、現在チームが担当している業務の中で、最も反復的、時間のかかる、あるいはエラーが起きやすいワークフローであっても構いません。

そして、パイロット運用で得られた知見を活用し、企業全体での自動化の導入を推進するための根拠を構築します。

ClickUpを活用して、ビジネスのワークフローやプロセスを自動化する方法をご紹介します。

ステップ1：既存のプロセスをマップする

現在のワークフローを、開始から終了まで視覚的に記録してください。ただし、これを単独で行うのではなく、（自動化対象となる）プロセスに関わるステークホルダーやチームメンバー、さらにはどのフェーズでもそのプロセスと関わる他部門のチームも巻き込んで進めてください。

この共同マップにより、次のような本質的な詳細情報を把握できるようになります：

ClickUpの活用方法

ClickUpのホワイトボードを使って、チームと一緒にこの視覚的なプロセスマップを作成しましょう。

あるいは、あらかじめ用意されたテンプレートを使って、プロセスの整理されたロードマップを作成することもできます。

ホワイトボードでは、以下のことも可能です：

ステップ2：反復的な手作業の領域を特定する

ワークフローをマップしたら、人間の判断を必要とせずに同じアクションが繰り返されるパターンを探してください。これらが自動化のターゲットとなります。

以下は、自動化の機会を特定するのに役立つテーブルです

ClickUpの活用方法

自動化機能を実装する前に、ClickUp Docsを使用してその内容をドキュメント化し、有効性を確認してください。

ワークフローの中で反復的な手作業の箇所を特定したら、Docsはチームが「何を」自動化すべきか、「なぜ」そうすべきかについて合意を形成するスペースとなります。

自動化の対象となる業務をリストアップし、ルールを定義し、例外事項をメモし、依然として人間の判断が必要なエッジケースを把握することができます。

ClickUp Docs内では、AIを活用して長いワークフローを簡潔にまとめ、曖昧なステップを明確にし、自動化に適した反復可能なアクションを抽出することができます。

ステップ3：統合の機会を特定する

ほとんどのワークフローは、単一のツールだけで完結するものではありません。ワークフローへの入力データは、多くの場合、以下のような複数のソースから得られます：

ワークフローの草案を確認する際は、メインのワークスペース外からデータが提供されることに依存するステップに注釈を付けてください。これらは自然な統合ポイントであり、多くの場合、手作業の最大の要因となります。

次に、お使いのワークフロー自動化ツールがどの連携機能をサポートしているか、またシステム間でデータがどのように流れるかを確認してください。

ClickUpの活用方法

ネイティブ統合に加え、ClickUpでは以下の機能もサポートしています：

ステップ4：非効率な点にも対処する

仕事が停滞したり、品質が低下したりしやすい「摩擦点」に注目しましょう。その例としては、不必要な引き継ぎ、データの二重入力、あるいはレガシープロセスに起因するだけのステップなどが挙げられます。

自動化する前に、プロセスを簡素化できる機会を探しましょう。すべてのステップにトリガーやルールが必要なわけではありません。場合によっては、ステップを削除したりマージしたりすることで、ワークフローが高速化し、メンテナンスも容易になります。

ステップ5：適切な自動化ツールを選ぶ

現フェーズでは、さまざまなワークフロー自動化ツールを評価する際、以下の点を理解しておく必要があります：

CRMやコミュニケーションアプリ、プロジェクト管理システムと連携できないツールは避けたいものです。そのようなツールでは、自動化ワークフローが分断され、サイロ化がさらに進むことになります。

ClickUpは、業務、チャット、ナレッジ、タスクが常に接続された統合ワークスペースとして機能することで、こうした問題を回避します。そのビジュアルな自動化ビルダーを使えば、技術的な専門知識がなくても、チームメンバーなら誰でもワークフローを設定できます。

まずはシンプルなルールベースの自動化から始め、ニーズの拡大に合わせて複雑な多ステッププロセスへと拡張することが可能です。これらすべてを同一のプラットフォーム上で実現できます。

ステップ6：自動化を作成する際に、トリガー、アクション、およびルールを設定する

まずはシンプルな「もしこうなら、そうする」という自動化から始めましょう。その後、より複雑なシナリオに取り組むにつれて、条件やルーティングロジックを追加していきましょう。

手作業のプロセスがビジネスプロセスの自動化にどのように変換されるかを以下に示します：

ClickUpの活用方法

一から作成する代わりに、あらかじめ用意された自動化機能を切り替えるだけで、タスクやサブタスク内のアクションをトリガーできます。また、自動化機能を今後の期日、担当者の変更、さらには時間追跡のイベントと連動させることも可能で、タスクに一貫して適切なラベルが付けられるようになります。

ステップ7：ワークフローを継続的にテスト、監視、最適化する

ワークフローが円滑に稼働するようになったら、チーム全体に展開し、綿密なモニタリングを開始してください。自動化は、実際の作業負荷、優先度の変動、処理量の増加といった状況下でも継続して機能することで、その価値を発揮します。

ワークフローを監視する際は、最適化が必要な兆候に注意を払ってください。具体的には、完了時間の遅延、作業負荷の偏り、SLAの未達成、あるいは品質基準を満たさない成果物などが挙げられます。こうした問題を早期に発見することで、より大きな運用上の問題へと発展するのを防ぐことができます。

最後に、自動化されたワークフローに対して明確なKPIを設定しましょう。サイクルタイム、タスク完了率、エラー発生頻度、応答時間などのメトリクスは、時間の経過とともにワークフローを改善するのに役立ちます。また、これらは経営陣に対して、ワークフローの自動化が当初の目標としていた効率性とパフォーマンスの向上を実現しているという具体的な証拠を提供します。

ClickUpの活用方法

ClickUpでは、ClickUpダッシュボードを使用して、自動化のパフォーマンスを可視化できます。自動化の結果として生じるデータの変化、タスクの移動、およびアクティビティログを監視できます。

これらのAIカードやウィジェットをダッシュボードに追加することで、自動化の結果を可視化できます：

ステップ8：チームのトレーニング

このステップは、御社やチームが最近ワークフロー自動化ソフトウェアを導入した場合に特に重要です。メンバーが自動化されたワークフローに従い始めた際、すぐに業務に慣れるよう、ソフトウェアの使い方を指導してください。

さらに、ワークフローを改善する際には、チームが変更に対応できるよう準備を整える必要があります。変更の範囲が広範で、チームがワークフローの自動化に不慣れな場合は、変更管理プログラムが必要になることもあります。

ワークフロー自動化の例

今すぐ導入できる具体的な自動化の事例を見てみましょう。

1. ステータスに基づくタスクの割り当てを自動化する

サポートチームは、手動での割り当てでは対応しきれないほどの大量のチケットを処理しています。営業チームも同様の問題に直面しており、担当者が配布を待つ間に、インバウンドのリードが山積みになっています。

ステータスに基づく自動化を設定することで、リクエストは適切な担当者に振り分けられ、タスクが自動化されます。

以下に、自動化の例をいくつか挙げます：

ワークフローの実際の動作をご覧ください。👇🏼

2. 定期的なタスクの自動生成

重要なワークフローの多くは、週次レポート、月次監査、入社手続きのチェックリスト、定期的な保守タスクなど、決まったスケジュールで繰り返されます。これらを手作業で作成・追跡すると、ステップの漏れや実行の不統一が生じるリスクが高まります。

定期的なタスクを自動化することで、記憶や手動でのセットアップに頼ることなく、これらのワークフローを毎回確実に時間通りに実行できます。以下に、自動化の例をいくつか挙げます：

3. 申請の自動承認

組織間でよく見られるシナリオには、次のようなものがあります：

承認依頼が受信トレイに滞留していると、チーム全体の仕事が停滞してしまいます。自動化された承認フローでは、あらかじめ定義された基準に基づいて、依頼を適切な承認者に振り分けます。リスクの低い依頼や標準的な依頼については、システムが人の手を介さずに自動的に承認することができます。

以下に、自動化の例をいくつか挙げます：

4. プロジェクトの更新とレポート作成の自動化

プロジェクトマネージャーは毎週、さまざまなツールからデータを抽出したり、ステータスをまとめたり、ステークホルダーにレポートを送ったりするのに何時間も費やしています。こうした一見無害に見えるタスクは、実際の問題の解決やチームの停滞解消に充てられるはずの貴重な時間を奪っています。

プロジェクト管理の自動化がレポート作成を効率化する方法をご紹介します：

当社のチームメンバーであるキャスが、AIと保存済みプロンプトを活用してレポート作成を自動化している方法は以下の通りです：

最適なワークフロー自動化ツールの選び方

以下は、ワークフロー自動化ツールを選ぶ際に注目すべき主な機能です：

主要なワークフロー自動化ツールの比較

主要なワークフロー自動化ソフトウェアを比較し、主要な基準においてどのように評価されるか見てみましょう：

Pipedream（開発者主導のコードレベルでのワークフロー自動化に最適）

Pipedreamは、自動化プロセスをコードレベルで制御したい開発者のために構築されたサーバーレス統合プラットフォームです。ドラッグ＆ドロップ式のツールとは異なり、既成のアクションでは不十分な場合、ワークフロー内で直接Node.js、Python、Go、またはBashを使用してカスタムコードを記述することができます。

このプラットフォームは、ステップごとの実行ではなく、コンピューティング時間に対して課金されるクレジットベースのシステムを採用しており、ワークフローはサーバー管理を一切必要とせずに、サーバーレスインフラストラクチャ上で即座にデプロイされます。

Pipedreamの主な機能

Pipedreamのリミット

Pipedreamの価格

Pipedreamの評価とレビュー

実際のユーザーはPipedreamについてどう言っているのでしょうか？

G2のレビューアからの声：

Pipedreamを使えば、API連携が驚くほど簡単になります。インフラを構築することなくサーバーレスなワークフローを構築できる点が、大きなメリットです。あらかじめ用意されたアクションやトリガーも気に入っています。SlackやNotionなどのツールを接続させる際に、大幅な時間の節約になります。各ステップでカスタムコードを記述できるため、バックエンドを完全にデプロイする必要がなく、柔軟性に富んだ運用が可能です。

Zapier（数千のアプリを横断するノーコード自動化に最適）

Zapierは、プログラミングの知識がなくても8,000以上のアプリを接続できるノーコードの自動化プラットフォームです。タスクベースの料金体系を採用しており、ワークフローが実行する各アクションが1タスクとしてカウントされるため、コストは自動化の実行頻度に直接連動します。このプラットフォームは、ツールを迅速に接続させる必要がある技術に詳しくないユーザー向けに設計されています。

Zapierの主な機能

Zapierのリミット

Zapierの料金体系

Zapierの評価とレビュー

実際のユーザーはZapierについてどう言っているのでしょうか？

G2のレビューアからの声：

Zapierを使えば、技術的な知識がない人でも簡単に自動化を実現できます。TikTokリード広告、Metaリードフォーム、Google スプレッドシートといった複数のプラットフォームを接続できたため、リード管理が大幅にスピードアップし、整理整頓された状態になりました。Zapの設定が完了すれば、バックグラウンドで確実に動作し、手作業の負担を大幅に軽減してくれます。

Make（複雑で多岐にわたるビジュアルワークフローやデータ変換に最適）

Make（旧Integromat）は、分岐ロジック、データ変換、複雑な多段階ワークフローを必要とするチーム向けに構築されたビジュアル自動化プラットフォームです。ドラッグ＆ドロップ式のキャンバスを使用しており、ワークフロー全体を一目で確認できるため、直線的なステップバイステップ型のビルダーと比較して、アプリ間のデータの流れを把握しやすくなっています。

このプラットフォームは、各モジュールのアクションを1つの操作としてカウントする「操作ベース」の料金体系を採用しており、ステップ数の多いワークフローにおいては、タスクベースのツールよりもコスト効率に優れている場合があります。

Makeの主な機能

制限事項

価格設定を行う

評価とレビューを投稿する

実際のユーザーはMakeについてどう言っているのでしょうか？

G2のレビューアからの声：

Makeの最も気に入っている点は、自動化の構築がシンプルで直感的であることです。特に、Webflowをはじめとする多くのツールと簡単に接続できる点が素晴らしく、複雑なコードを記述することなくプロセスを自動化できるのが魅力です。

自動化においてClickUpが有力な選択肢である理由

多くの自動化ツールは、作業環境の外側に存在します。一方、ClickUpは、タスク、ドキュメント、コミュニケーションがすでに存在するワークスペースそのものに、自動化機能を組み込んでいます。

AIを活用した自動化ビルダー

ClickUp Automations を使用すると、リスト、フォルダ、スペース全体に適用されるトリガーベースのルールを設定できます。このプラットフォームはタスクレベルで動作しますが、タスクのステータスが変更されたとき、新しい担当者が割り当てられたとき、期日が到来したとき、または特定のカスタムフィールドが更新されたときなど、必要な場所であればどこでもロジックを適用します。

さらに、すべての自動化には実行履歴が残ります。「アクティビティ」タブに移動すると、成功、失敗、またはルールタイプごとに自動化をフィルタリングできます。この分析情報からは、どのタスクが自動化をトリガーしたか、どのルールが適用されたか、どこで失敗したかが確認できるため、管理コンソールや開発チームのサポートを必要とせずに問題を解決できます。

あなたの仕事を理解するAI

ClickUp Brainは、ワークスペース内で直接動作し、ワークフローの構造を把握するコンテキストAIレイヤーです。以下の情報を参照することができます：

この情報を活用することで、コンテキストAIは以下のことが可能になります：

スーパーエージェントが面倒なことを代行します

ClickUpの「スーパーエージェント」は、ステップごとのルールを設定することなく、ワークフロー全体をさらに効率化します。コンテキストを解釈し、自律的に動作することで、変化する条件に適応し、ワークスペースのパターンから学習するエージェント型ワークフローを実現します。

画一的な自動化とは異なり、自動化エージェントはワークフローに適応し、ユーザーの作業スタイルから学習します。

スーパーエージェントの詳細とその仕事については、こちらのビデオをご覧ください 👇

ClickUpの主な機能

ClickUpの制限事項

ClickUpの料金体系

実際のユーザーはClickUpについてどう言っているのでしょうか？

G2で好意的な体験談を共有しているユーザーの声を聞いてみましょう：

ClickUpの柔軟性が、私たちにとって最大のメリットです。 ツールの仕様に業務プロセスを合わせるのではなく、当社のビジネスワークフローに合わせてワークスペース全体をカスタマイズしました。カスタマーサクセス、グロース、オペレーション、コンプライアンス、財務、技術の各部門で活用しており、すべてを一元管理することで、強固な体制と可視性が確保されました。カスタムステータス、フィールド、自動化機能、ダッシュボードを活用することで、オンボーディング、コンプライアンス、システム連携、内部追跡を円滑に進めることができ、電子メールやフォローアップへの依存関係を大幅に低減できました。

ワークフロー自動化のベストプラクティス

自動化の効果を最大限に引き出したいですか？新たなボトルネックを生じさせることなく、ワークフローを円滑に稼働させるために、以下の実践方法に従ってください。

ClickUpでワークフローを自動化し、効率を最大化しましょう

ワークフローの自動化は、単なる維持管理ではなく、勢いのあるものとして感じられるべきです。

優れたシステムは、単にタスクをA地点からB地点へ移動させるだけではありません。ステータスの確認や「進捗確認」のメッセージ、手動でのルーティング、引き継ぎの漏れといった、目に見えない摩擦を取り除きます。ワークスペースに自動化機能が直接組み込まれていると、誰かが常に後押ししなくても、ワークフローはスムーズに進行します。

そこがClickUpの真骨頂です。自動化機能は独立したツールとして存在するのではなく、タスク内部でカスタムフィールドと連携して動作します。AIの力を活用し、分類、割り当て、優先順位付け、次のステップの自動実行を可能にします。ダッシュボードはリアルタイムで更新されます。チームは遅延が発生する前にボトルネックを把握できます。そして、プロセスが進化するにつれて、ワークフローもそれに合わせて進化していきます。

個別のソリューションをつなぎ合わせるのではなく、単一の接続されたシステムを構築し、単純作業を処理するとともに、実際に人間の判断が必要な部分を明確に提示します。

手作業による負担を軽減し、業務のスピードアップを図り、チームがより有意義な仕事に時間を割けるようにしたいとお考えなら、ClickUpでワークフローの自動化を始めましょう。