私たちは日常生活で仮定や推測をしている。例えば、朝、車が動いて時間通りに仕事に行けると仮定する。あるいは、Googleマップで住所を特定しようとしているときに、携帯電話の機能が停止することはない。
プロジェクト管理者としてこのような仮定をすることを想像してみてほしい。プロジェクトを期限内に完了させるという目標のもと、プロジェクトプランを立てる際には、「リソースの入手可能性」や「要求された予算の期限内の承認」など、さまざまな前提条件を設定しなければならない。
特に、バックアッププランがなく、関連するリスクに対処する準備ができていない場合はなおさらです。
この記事では、プロジェクト管理の成果をより正確に見積もるために、プロジェクトの前提条件を特定し、管理する方法について説明します。について学びます：
- プロジェクト前提条件の種類と例
- プロジェクトの前提条件、依存関係、リスクの関係
- プロジェクト前提を管理するためのヒントと戦略
プロジェクトの前提を理解する
プロジェクト想定とは、プロジェクトマネージャーとそのチームが、経験的な裏付けがないにもかかわらず、真実であると仮定する要因、イベント、状況のことである。
すべてのプロジェクト管理者は、プロジェクトの進行中、特定の仮定に依存しています。
.プロジェクトプランニングプロセスから
正しい前提設定は、プロジェクトの成功を可視化し、次のような障害を防ぐのに役立つ：
- スケジュールのブロックと保留
- 供給遅延
- 予算不足
- 不健全なチームダイナミクス
証拠がないにもかかわらず、ほとんどのプロジェクトの想定は、データの傾向や過去の経験に基づいているか、経験則に基づく推測である。それらは常識のように思えるが、そうでない場合はプロジェクトリスクとなる。🥲
すべてのプロジェクトの仮定が潜在的なリスクとなりうる理由と、不確実性に対処する方法
想定は、未知数や不確実性に根ざしているため、そう呼ばれる。
そのため、想定とリスクには常に関連性があります。 そのため、想定が狂った場合に遭遇する可能性のあるリスクをアカウントできるようなゲームプランが必要なのです。
成功するプロジェクトマネージャーは、通常このような不確実性に次のような方法で対処しています：
- プロジェクトの前提条件を特定し、1つ以上の前提条件が間違っていることが証明された場合の次のステップを文書化する。
- トリッキーな前提条件をメモするために、拡張機能や専門家への相談に頼る。
- 価格の変動など、より不安定な前提条件を定期的に観察する。
プロのヒント： 鍵となる仮定を特定する際、プロジェクト管理者は常にリスクポテンシャルを横に並べてメモするのが賢明である。これをやるための手っ取り早い方法は
ClickUp リスクアセスメントホワイトボードテンプレート
-色分けされたマップが付属しており、すべてのプロジェクトリスクの可能性と深刻度を追跡するのに役立ちます。
ClickUpのリスクアセスメントホワイトボードテンプレートで、危険とリスクを特定、評価、コントロールするための体系的なプロセスを作成する。
信頼性の低いプロジェクトの仮定に関連するリスクは、マップの右上に位置することが多く、常に監視する必要があります。
プロジェクト想定によくある6つのタイプ
プロジェクトの前提条件は、何に重点を置くかによって異なるカテゴリーに分けることができる。どのように分類するかはあなた次第ですが、ここでは最も一般的な6つのタイプを例とともに紹介します：
1.オペレーション関連のプロジェクト想定
すべてのプロジェクトマネージャーは、スコープクリープ、設備の故障、チームの対立、プロジェクト利害関係者とのミスコミュニケーションのような、日常業務に内在するリスクについて知っている。
ここでは、広範な業務に関連するプロジェクトの前提条件について説明します：
1.予期せぬ事態が、余分なコスト、遅延、労働力の問題を引き起こすことはない。 2.社内外のコミュニケーションやコラボレーションの問題は発生しない 3.製品開発とプロジェクト管理に使うソフトウェアに、プロジェクト期間に影響するようなラグやバグが発生しないこと。 4.チームがタスクを完了するのに必要なリソースを使い果たすことはない。 5.必要な資材や消耗品の注文や入手で問題に出くわすことはない。 6._チームメンバーは職務を遂行するために健康で生産性を維持する。
ここでの多くの暗黙の仮定は、潜在的な負債となり、遅延やプロジェクトの失敗につながる可能性があるため、見積もりは慎重に行うことが重要です。例：チームの稼働率を100％と仮定する代わりに、病欠や休暇を考慮して稼働率を80％と見積もる方が賢明です。
2.環境プロジェクトの仮定
環境プロジェクト想定は、場所想定とも呼ばれ、自分ではコントロールできない環境要因に焦点を当てる。以下に、環境シナリオに関するプロジェクト・アサンプションの例をいくつか挙げてみよう：
1.プロジェクトの成功に影響を与えるような予期せぬ地政学的イベントは起こらない。 2.プロジェクトの成功に影響を与えるような予期せぬ地政学的な出来事は起こらない。 3.規制順守は変わらない 4.操業が短期的あるいは長期的な環境リスクをもたらさないこと 5.大雨が降っても工場は浸水しない 6.その製品の市場需要は予測可能な将来にわたって 安定していること
ヒント
/を使う。 https://clickup.com/templates/contingency-plan-t-216264282。 ClickUp 緊急時プランテンプレート /%href/
環境の想定が誤った場合の代替策を考案する。
3.時間ベースのプロジェクト想定
時間ベースのプロジェクト想定は、プロジェクト期間に焦点を当て、各アクティビティやタスクの期間を予測することを目的としています。現実的なプロジェクトタイムラインを作成するために使用する。⌛
このスペースで一般的なプロジェクト前提の例をいくつか挙げます：
1.チームはプロジェクトスケジュールに従ってタスクを完了するのに十分な能力がある。 2.計画された /計画された https://clickup.com/ja/blog/14880/undefined/ プロジェクトの依存関係 /プロジェクトのタイムラインを プロジェクトのタイムラインは変更されない。 3.プロジェクトの利害関係者は、タイムリーなミーティングや協議に応じることができる。 4.フィードバックと承認プロセスに遅れは生じない 5.チームの日々のワークフローが期限を補完する。 6.リソースの不足や人員不足による遅れはない
4.リソース関連のプロジェクトの前提条件
これらの前提条件は、材料や技術から人的資本に至るまで、プロジェクトの実施に必要なすべての資源の利用可能性と管理に関係する。
リソースの仮定の例をいくつか挙げてみよう：
1.サプライヤーは、円滑な生産サイクルのために予定通りに資材を納入する。 2.工場の設備は、突然の故障を避けるために定期的に点検され、整備される。 3.プロジェクトマネージャーはプロジェクトに十分なチームメンバーを割り当てている。 4._予算の内と外がアカウントに計上されている 5.プロジェクトが完了するまで、メンバーは休んだり辞めたりしない 6.使用中のプロジェクト管理プラットフォームがダウンすることはない。
プロジェクトプランニングプロセスの中で、これらの仮定を地図に落とし込みましょう-特定の分野（予算編成など）では、主要な利害関係者の承認が必要になるかもしれません。
5.財務プロジェクトの想定
チームによっては、より詳細なプロジェクトコストの見積もりをするために、財務的な仮定を別に記録することを好む。
以下は、予算の仮定の例である：
1.労働コストは今後3ヶ月間は上昇しない。 2.調達コストはプランの範囲内に収まるだろう 3."設備のレンタル料は10％以上上がらない 4.保険料はプロジェクト総費用の0.5％を超えないこと 5.コスト見積もりは、インフレ率の5％の標準偏差に対応するように作成されています。
6.プロジェクト範囲の前提
プロジェクトスコープとは、最終的な結果を達成するために完了しなければならない目標、要求、タスクを記述したものです。基本的に、プロジェクトスコープ全体が仮定です。
以下は、スコープの観点から見たプロジェクトの仮定例です：
1.当初のプロジェクトスケジュールは変更しない。 2.プロジェクトのスケジュールは変更されない。 3.プロジェクトチームのメンバー全員が、スコープと全体像における自分の役割を理解している。 4.プロジェクト憲章はスコープと成果物を明確に定義する 5.主要な利害関係者がプロジェクト憲章に同意する 6._外的要因はスコープに影響しない
ボーナス
/を使用すること。 https://clickup.com/templates/project-scope-whiteboard-t-228211054。 ClickUp プロジェクトスコープテンプレート /%href/
または
/または https://clickup.com/templates/project-charter-kkmvq-6074920 ClickUpプロジェクト憲章テンプレート /%href/
を使って、プロジェクトの依存関係、スケジュール、タイムラインなど、すべてのスコープ関連データを整理することができます。どちらのテンプレートもコラボレーションが可能で、チームメンバーがスコープに貢献したり、リアルタイムで変更したりすることができ、透明性が高まります。
参加者はClickUpのプロジェクトスコープホワイトボードテンプレートを使ってビジネスモデルキャンバスのバージョンを準備することができる。
/青 https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6322930 テンプレートのダウンロード /%ctaBtn/
プロジェクトの前提条件、依存関係、リスクはどのように接続されていますか?
プロジェクトの前提条件、依存関係、リスクは、プロジェクトの方針を決定し、ワークフローを効率的に管理するのに役立つことは分かっていますが、これらの概念は互いにどのように影響し合っているのでしょうか。それを見てみよう。
プロジェクトの前提条件と依存関係はどちらもリスクにつながりますが、その方法は異なります。前に説明したように、すべての仮定には、それが無効である可能性が常にあるため、リスクの可能性があります。ほとんどの場合、仮定はプロジェクト全体に適用されます。例えば、プロジェクトチームのメンバーが滞りなくマイルストーンに到達すると仮定しますが、到達しない可能性がリスクです。
一方、依存関係は、2つ以上の相互に関連する活動に関連するリスクを示します。例えば、あるプロジェクトが「ローンチフェーズ」に移行するためには、まず鍵となるステークホルダーからの最終承認が必要であり、プロジェクト管理者はこの承認を期限内に得られると仮定する。
この場合、承認タスクは "依存関係 "であり、その遅延はプロジェクト全体の立ち上げタイムラインを延期させる可能性がある。
プロジェクトの前提、リスク、制約：比較
プロジェクトの前提条件、リスク、制約条件は重複する概念なので、ここで少し整理しておこう。🔦
比較のために、リスクと制約に個別に注目しましょう。
前提条件 vs. プロジェクトリスク
前提条件とリスクは、どちらもプロジェクト開始前にメモします。ここでの違いは、プロジェクトを全面的に成功させるためには、前提条件が真実であってほしいということです。しかし
/参照 https://clickup.com/ja/blog/37971/undefined/ プロジェクトのリスク /については逆である。
-リスクが顕在化するとプロジェクトが危険にさらされるため、文書化された各リスクの可能性を減らすためのリスク管理プランが必要である。
前提条件とプロジェクトの制約条件
プロジェクト制約とは、プロジェクトの仮定を立てるときにアカウントしなければならない既存の制限のことです。事実かどうかわからない仮定とは異なり、制約は確実です。プロジェクトマネジメント協会によると、次のようなものがあります。
プロジェクトの制約条件： 1.予算 2.時間 3.範囲 4.品質 5.メリット 6.リスク
想定と制約を早期に特定する
.プロジェクトの制約条件は、正しいレーンを進むための境界線のようなものです。
プロジェクト前提を管理するための3つの最善の戦略
プロジェクトのライフサイクル全体を通してプロジェクトの前提を管理するのに役立つ、専門家が認めた3つのヒントと戦略を紹介します。🌻
1.質の高いタスクとプロジェクト管理ツールを活用する。
プロのように想定を管理したいなら、ワークフローを可視化してリスクを発見し、プロジェクトの予算や人的資源を俯瞰して、その場で調整できるツールを使う必要がある。
これらのオプションを1つのツールで見つけることが不可能に聞こえるかもしれないが、それは、あなたがまだ、このツールを使っていないだけだ。
ClickUp
はやることができる！
クリックアップは、最も評価の高い
プロジェクトの細部にズームインしたり、全体像を把握したりするのに役立つオプションが用意されているからだ。😍
ClickUp プロジェクト管理スイートで正しい方法でプロジェクトを開始しましょう。
プロジェクトの前提条件を特定し、それを管理するために必要なものはすべて
ClickUp プロジェクト管理
機能バンドル。
まずは
ClickUp ドキュメント
-このナレッジ管理オプションは、プロジェクトプラン、チャーターから、プロジェクトに関連するすべてのドキュメントの作成、編集、共有、保存を支援します。
.これは、仮定、リスク、およびそれらの逸脱を一箇所にまとめて文書化する必要がある場合にも優れた選択肢です。
ClickUp Docsでタグ付け、コメント、タスク割り当てを行い、チームコラボレーションを簡素化。
こんなことができます
ClickUpブレイン
クリックUpドキュメント内の強力なAIライティングアシスタント。これを使えば、ブレインストーミング、テキスト作成、要約することで、時間を節約し、生産性を高めることができます。
ClickUp Brainには、AIツールという便利な機能があり、100以上のリサーチベースのプロンプトを、部門を超えたチームの様々なタスクに使用することができます。例えば、プロジェクトチームオプションを選択すると、スコープドキュメントの作成やプロジェクトリスク管理プランの作成のようなカスタマイズ可能なプロンプトが表示され、プロジェクトの前提条件を明確にするのに役立ちます。
ClickUp AI Toolsを使用して、仕事を効率化するためのプロジェクト管理プロンプトにアクセスします。
さらに、プロジェクトの前提条件や納期をステークホルダーと明確にしたい場合は
ClickUpビュー
.プロジェクトをさまざまな視点から観察し、安定した仮定や誤った仮定を特定し、依存関係やリスクを事前に特定するための**15以上のオプションが得られます。
を使用します。
リストビュー
を使ってワークフローを整理するか、または
ボードビュー
を使用して、完了レベルに基づいてタスクを並べ替えることができます。のような高度なビューを活用できます。
作業負荷ビュー
を使ってチームの作業量を管理するか、あるいは
ガントチャートビュー
を使うと、プロジェクトの制約や依存関係を、ドラッグアンドドロップで調整可能なタイムライン上で追跡できます。
チームとリスクについて迅速に話し合う必要がありますか？その場合は
チャットビュー
を使えば、ClickUpを離れることなくチームとコミュニケーションを取ることができ、長時間のミーティングや
.
ClickUpのビューをカスタムして、チーム全員の仕事のスタイルに関係なく、チームワークを維持することができます。
2.想定ログを記録
想定ログはプロジェクト管理者の日記のようなものだと考えてください。
.
すべてのプロジェクトの前提条件を一か所にまとめておくことで、それらを追跡し、妥当性を監視し、必要に応じて変更を加えることができます。
ClickUp テンプレートを使用して、想定ログを真面目に管理する。
ClickUpは以下を提供します。
1,000以上のテンプレート
を、想定ログの管理など様々な目的で利用できます。これらのテンプレートには、あらかじめ用意されたセクションがあり、質の高い文書作成のためのショートカットとして役立ちます。
プロジェクトの仮定を管理したい場合は、以下をチェックすることをお勧めします。
そして
.
例
ClickUp 前提条件グリッド決定マトリックステンプレート
は、リスクと不確実性の要因に基づいてプロジェクトの想定ログを整理するのに最適です。
ClickUp Assumption Grid Decision Matrix Templateを使用して、仮定を分類し、リスクを決定する。
テンプレートのカスタムフィールドを使用して、仮定を指定し、それぞれに属性を追加し、意思決定基準への影響を説明することができます。リアルタイム更新機能により、あなたが行ったすべての変更をステークホルダーに知らせることができます。
仮定が完了したら、次のように
ClickUp プロジェクトプランナーテンプレート
を使えば、プロジェクトを分解し、タスクとリソースを整理し、進捗を追跡して、前提条件が正しいことを確認できます。
ClickUpのプロジェクトプランナーテンプレートは、目標達成のためのコミュニケーション、進捗、納品を管理することができます。
/青 https://app.clickup.com/signup?template=t-200524076 テンプレートのダウンロード /%ctaBtn/
3.前提を常に監視する
仮定を文書化するだけでは十分ではない。プロジェクトが進捗するにつれて、いくつかの仮定が正しいことが証明される一方で、いくつかの仮定が無効になるかもしれない。つまり、プロジェクトプランが変わる可能性があり、チームのワークフローを微調整するために、自分の足で考える必要がある。
だからこそ、あなたはプロジェクト管理者として、プロジェクト想定リストを常に追跡し、予期せぬイベントに目を光らせる必要があるのです。そうすることで、些細な変化に気づき、それに応じて軌道修正することができる。
クリックアップを使った前提条件の監視と管理
ClickUpは、事実と異なることが判明したプロジェクトの前提条件を特定するためのさまざまなソリューションを提供します。例えば、以下の設定が可能です。
/を設定することができます。 https://clickup.com/features/automations クリックアップ自動化 /を設定することができます。
を使用して、重要な前提条件や制約の変更に関するアラートを送信できます。
例えば、あるタスクに50時間かかるという前提があるとします。そのタスクの追跡時間が50時間を超えた場合に通知を送信する簡単な自動化を構成することができます。
ClickUpタスク自動化
さらに、 プロジェクトのメトリクスを可視化し、で仮定分析を実施します。
クリックアップダッシュボード
.ダッシュボードをカスタマイズするために50以上のカードから選択し、あなたが利息特定の数値または視覚的なデータを提示します。過去のプロジェクトの仮定を視覚化することで、将来のプロジェクトのプランを立てたり、逸脱を最小限に抑えることができます。
ClickUpダッシュボードで習慣化の進捗をリアルタイム追跡
プロジェクト前提の課題を克服する
プロジェクトの前提条件を調整するのは簡単なことではありません。プロジェクトの成功を遅らせたり、影響を与えたりする可能性のある課題がいくつもあります。
以下は、よくある課題とその克服方法である。
不確実性
これは、プロジェクトの仮定を維持する上での一番の問題である。残念ながら、すべてのプロジェクト想定に内在する不確実性に打ち勝つ方法はありません。
しかし、不確実性の影響をチームや利害関係者に伝え、すべての決定と行動を文書化し、プロジェクトのタイムラインを注意深く監視することで、不確実性をより適切に管理することができます。
悪いコミュニケーションのフロー
チームメンバー間のコミュニケーション不足は、誤解やプロジェクトの遅延につながります。これを克服するためには、特にリソース管理や納期などの面に関して、スタッフが遠慮なく発言し、懸念を表明できるようにする必要がある。リモートワークの場合、ClickUpのようなツールを使えば、緊張感のある堅苦しいミーティングをすることなく、リアルタイムで透明性の高いコミュニケーションが可能になります。
ボーナス
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップホワイトボード /%href/
を使えば、部門を超えたチームとリアルタイムでリソースマネージャーについてブレインストーミングを行うことができます。このデジタルキャンバスでは、絵を描いたり、テキストを書いたり、形を追加したり接続したり、よりリラックスした設定でタスクを作成することができます。
変化と適応への意欲の欠如
プロジェクト管理者も利害関係者も、新しい前提に対応するために、柔軟に、進んで変更を加える必要がある。どちらか一方がやることに積極的でないと、プロジェクトの成果に影響を与えかねない。
プロジェクト管理で前提を管理する際には、関係者全員が変化に対応しなかった場合の結果を理解していることを確認する。ステークホルダーと定期ミーティングを開き、常に最新情報を入手し、あらゆる行動や決定の背景にある理由を説明する。
クリックアップでプロジェクトの前提を管理する
プロジェクトの前提条件を調整することは、プロジェクトマネジメントの柱の1つです。
.前提がなければ、プロジェクトの成果を見積もることも、目標を現実的に決定することもできない。
そのため
ClickUpは、プロジェクトの想定ログを記録し、チームや関係者とコラボレーションし、依存関係、制約、リスクを摩擦のない方法で特定するために必要なすべてを提供します。
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