"やり始めたことは半分完了"
偉大な哲学者アリストテレスは、力強い始まりの重要性を知っていた。この不朽の格言は、哲学やあらゆるタスク、特に私たちのプロジェクトに当てはまる。
プロジェクトに必要なリソースを適切に割り当てているだろうか？予算の制約をどのように管理するか？品質基準をどうやること？
このような疑問は、プロジェクトの立ち上げに失敗した場合によく生じます。プロジェクトの立ち上げは、どのプロジェクトにおいても最も重要なフェーズである。
しかし、あなたがベテランのプロジェクト管理者であれ、新米プロジェクト管理者であれ、プロジェクトをどのように開始すればよいかという疑問はあなたを悩ませるかもしれません。この記事では、プロジェクト開始段階のABCと、効果的な開始のためのステップをご紹介します。
プロジェクト開始とは？
プロジェクト管理協会（Project Management Institute）では、プロジェクト開始フェーズを以下のように区分しています。
/を分けている。 https://clickup.com/ja/blog/9352/undefined/。 プロジェクトのライフサイクル /%href/
の5つのフェーズに分けられる：
- プロジェクトを定義し、利害関係者を集める。
- プランニング： 目標とロードマップの作成
- 実行：プロジェクトの立ち上げ
- パフォーマンス： KPIを用いたパフォーマンスの測定
- 終結：*ステークホルダーと詳細を共有する。
この記事では、プロジェクト開始に焦点を当てる。その名前からもわかるように、プロジェクト開始はプロジェクトの最初のステップである。プロジェクトを大まかに定義し、鍵となるステークホルダーから承認を得て、プロジェクトのための強固な基盤を確立することである。
このフェーズで、プロジェクトの将来が決まる。ステークホルダーの承認があって初めてプロジェクトを開始することができます。その承認を得るためには、あなたのアイデア、その実現可能性、ビジネス価値をアピールしなければなりません。
そのため、このフェーズでは以下のような活動を行います：
- プロジェクトの定義： 目的、オブジェクト、および成果物を定義する。
- プロジェクト憲章: プロジェクト憲章の作成（これについては後述する）
- プロジェクトの範囲、制約、前提条件を定義する。
- 潜在的なリスクと不確実性の特定
- プロジェクトの実現可能性を理解する。
- 費用便益分析 プロジェクトにビジネス価値があるかどうかを見極める。
- リソースプランニング: 必要なリソースの見積もりと予備的なプロジェクトスケジュールの策定。
- 利害関係者の関与：* 利害関係者の特定と関与
- プロジェクトの承認：利害関係者の承認を得る。
- チーム・フォーメーション：*プロジェクトに取り組むドリーム・チームをフォームする。
限られた時間の中であらゆる側面を管理することは、プロジェクト管理を困難にする。そのため、プロジェクトのライフサイクル全体を通して、リスク、タスク、リソース、パフォーマンスを管理するためのツールが必要となる。
ClickUp 3.0のダッシュボードで、チームや部署全体のプロジェクトステータスや残タスクを全体ビューで確認できます。
ClickUpのプロジェクト管理ツール
は、プロジェクトのプランニングと実行を加速し、透明性を確保し、優先度を追跡し、より迅速かつ優れたプロジェクトを実現します。
プロジェクト開始とプロジェクトプランニングの比較
プロジェクト開始フェーズとプロジェクトプランニングを混同しがちです。プロジェクト管理について話しているとき、多くの人が開始と計画を同じように使っています。しかし、これらは2つの異なる用語である。
プロジェクト開始がどのようなものかはすでにご存知でしょうから、プロジェクトプランニングについて説明しましょう。プロジェクトプランニングは、プロジェクト管理の第二段階です。具体的なオブジェクトを定義し
/参照 https://clickup.com/ja/blog/46421/undefined/ 成果物 /を定義します。
を作成し、プランの細部に至るまで仕事をする。その
このフェーズで使われるツールも異なる。
理解を深めるために、2つの一般的な違いを説明しよう：
| プロジェクトの開始｜プロジェクトのプランニング |
|---|
| フェーズ｜第一フェーズ｜第二フェーズ |
| 目的｜プロジェクトを大まかに定義し、承認を得る。 |
| プロジェクト憲章｜プロジェクト管理プラン｜スケジュール｜予算｜リスク管理プラン｜など |
| スコープ｜大まかなスコープに焦点をあてる｜細部に焦点をあてる |
プロジェクト開始とプロジェクトプランニングの違い
なぜ強力なプロジェクト開始フェーズが重要なのか？
プロジェクト開始フェーズは、プロジェクトの成否を左右します。この段階は、プロジェクトの承認を得ることから、ビジョンを実現するためのチーム編成に至るまで、非常に重要です。では、このフェーズの重要性を見ていこう。
目的の明確化
プロジェクトの目的を明確に理解する。
/を明確にする。 https://clickup.com/ja/blog/70387/undefined/ プロジェクトのオブジェクトの明確な理解を確立する。 /%href/
目標、目的など。こうすることで、すべてがプロジェクトスコープと一致し、スコープクリープの可能性が低くなります。
ステークホルダーを巻き込む
ステークホルダーを巻き込み、承認を得ることです。関与が早ければ早いほど、サポートを集め、潜在的な課題を軽減できる可能性が高まります。エグゼクティブ・スポンサーを早くボードに乗せるほど、プロジェクトが軌道に乗る可能性は高くなる。
リスクを特定する。
このフェーズでは、リスクを特定し、理解するプロセスを行う。プロジェクトプランニングを行い、不確実性がプロジェクトに与える影響を最小化するために極めて重要である。
リソースの調整
人的、財政的、技術的資産などの資源を調整する。適切な
は、将来のフェーズでボトルネックに直面する可能性を減らす。最適
/を実現する。 https://clickup.com/ja/blog/8919/undefined/ 資源配分 /リソース配分
を使えば、プロジェクトが円滑に進み、障害も最小限に抑えられる。
プロジェクトのスコープと制約を定義する。
このフェーズでは、プロジェクトスコープを明確に定義します。これは、制約条件や前提条件を特定することとともに、現実的なプランニングと期待のための土台を築くものです。
プロジェクト憲章の著者決定。
プロジェクト憲章は、プロジェクトの存在に相当します。プロジェクト憲章は、プロジェクトの存在を正式に著 名化するものです。この文書によって、プロジェクト活動を開始する権限が得られます。
コミュニケーションの確立
効果的なコミュニケーションは、どんなプロジェクトでも成功の鍵です。このフェーズでは、プロジェクトチームと外部の利害関係者間の最も効果的なコミュニ ケーションチャネルを確立します。
これはプロジェクト期間中（およびプロジェクト終了後）ずっとチェックされる。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/51884/undefined/ プロジェクト実行後 /をチェックする。
)のミスコミュニケーションを防ぐことで、時間と資源の浪費を防ぐことができる。
プランニングの基礎となるものである。
しっかりとした開始段階は、プロジェクトプランニング段階の強固な土台を設定する。開始フェーズがきちんと実行されることで、残りのプランニングが正確な情報とプロジェクト要件の徹底的な理解に基づいて行われるようになります。
そのため、開始フェーズでは、プロジェクトの方向性とリソース要件を確立します。これにより、目標、スコープ、オブジェクト、進め方に関して、すべての利害関係者とチームメンバーが同じページにいることが保証されます。
効果的なプロジェクト開始フェーズへの5つのステップ
プロジェクト開始の「理由」と「時期」がわかったところで、次は「方法」です。効果的なプロジェクト開始フェーズを確保するためには、どうやることでしょうか？答えは簡単である。ちょっとした工夫と、完璧なプロジェクト管理ツール、そしてこれらのステップがあればよい！そして、次のステップに従うことを忘れないでください。
.
**1.プロジェクト憲章を作成する。
ClickUpの超整理されたプロジェクト憲章テンプレートで、プロジェクトを整理し、成功メトリクスを定義し、潜在的な問題を特定しましょう。
プロジェクト憲章は、プロジェクト管理のライフサイクルにおいて重要な文書です。プロジェクトを公式化し、すべての人に方向性を示します。基本的な使い方は以下の通りです：
- プロジェクトの著者表示
- プロジェクトが必要な理由を示す
- 各自の役割と責任に責任を持たせる
- プロジェクトのライフサイクルを通じて、ベースラインとして機能する。
プロジェクト憲章は、ビジネスケースとは大きく異なります。ビジネスケースはアイテム数の多い大規模プロジェクトに使われ、プロジェクト憲章はアイテム数の少ない小規模プロジェクトに使われます。
プロジェクト憲章のコンテンツ
ここでは、プロジェクト憲章を作成する際に盛り込むべき内容を説明します：
- プロジェクト名：* プロジェクト名を追加し、できるだけ具体的にします。キャッチーで、プロジェクト目標を効果的に伝えるものでなければなりません。
- プロジェクトの目的・目標： プロジェクトが何を達成しようとしているのか、なぜそのプロジェクトが提案されたのかを記載します。
- 予算： 必要な費用とリソースの見積もりを記入します。
- 成果物： 成果物、KPI、メトリクスを追加する。
- リスク：* 特定された目標と緩和策を含める。
- プロジェクトの範囲を記載する。
- プロジェクトの開始と終了の期間を記載する。
- ステークホルダー：誰に報告しますか？主要な利害関係者の詳細を追加する。
- プロジェクトにおける各チームメンバーの役割と責任を明確にする。
要するに、「なぜ（Why）」「何を（What）」「誰が（Who）」を網羅する。プロジェクトの範囲は？そして、誰がこのプロジェクトで仕事をするのか？包括的なプロジェクト憲章を作成する最善の方法は
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プロジェクト憲章の作成方法 .
ClickUp 3.0のガントチャートでタスクをグループ化、フィルタリング、非表示にすることで、すべての仕事のワークフローを追跡、接続できます。
プロジェクト憲章は、利害関係者に情報を提供し、説得する上で非常に重要です。そのため、魅力的なものでなければなりません。ガントチャートやタイムラインビューのようなビジュアルを使って、視覚的にアピールしましょう。そうすれば、ステークホルダーは簡単に情報を消化できる。
もう一つ忘れてはならないのは、チームの重要なメンバーをプロセスに参加させることだ。プロジェクトマネジメントオフィスやPMOは、チームやグループとして機能する。プロジェクト開始プロセスは、複数の重要な利害関係者を早い段階で巻き込むための、プロジェクトライフサイクルの重要なステップである。
良い点は、ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェアには、コラボレーションやビジュアルを提供する機能があることだ。そのため、すべてを手作業でやる必要はない。
プロジェクト管理者が使うのは
/を使う。 https://clickup.com/templates/project-charter-kkmvq-6074920 ClickUpのプロジェクト憲章テンプレート /%href/
を参照してください。
を包括的に示す。進捗を追跡するための使いやすいチェックリストや、関係者との柔軟な文書共有オプションが用意されています。やることは、ClickUpにサインアップしてテンプレートを追加し、メンバーをワークスペースに招待してコラボレーションを開始するだけです。
**2.鍵になるステークホルダーを特定する。
プロジェクト開始の次のステップは、プロジェクト憲章に署名してくれる鍵となるステークホルダーを見つけることです。プロジェクト管理協会（Project Management Institute）では、ステークホルダーを、エグゼクティブリーダー、スポンサーなど、プロジェクトに影響を与える人、またはプロジェクトの影響を受ける人と定義しています。
彼らは、プロジェクトにリソースを提供し、承認を与えます。そして、彼らの満足度はプロジェクト成功の大きな要因である。
stakeholdersには2つのタイプがある：
- 内部のstakeholders: これらはプロジェクトにかかわる組織内の人々から普通である。これには、プロジェクトチーム、マネージャー、スポンサー、社内チームが含まれる。
- 外部利害関係者: これらの人々はプロジェクトに直接かかわらないかもしれないが、プロジェクトの結果の影響を受ける。例：外部クライアント、下請け業者、サプライヤー、エンドユーザーなど
ステークホルダーを特定するもう1つの方法は、以下の調査を実施することである。
分析を行う。これに従って、ステークホルダーを4つのグループに分けます：
- 影響力が強く、利息も高い人たち
- 影響力が高く、利息が低い人々
- 影響力が低く、利息が高い人々
- 影響力が低く、利息も低い人々
最初のグループの人々は、あなたの鍵になるステークホルダーです。これらの人々があなたの側にいれば、リスクを特定し、彼らの経験をテーブルに持ち込むことができるため、プロジェクトが成功する可能性が高くなる。また、ステークホルダー登録簿を作成することも忘れずに。そうすることで、彼らとのコミュニケーションの頻度や手段を調整しやすくなる。
クリックアップチャットでチームのコミュニケーションを1つのスペースに集約し、最新情報の共有、リソースのリンク、共同作業を簡単に行えます。
このステップでもう一つ重要なのは、関係者とのコミュニケーション方法を決めることです。これはチームコミュニケーションの際にも役立ちます。適切なコミュニケーションツールとコラボレーションツールを選びましょう。これには、電子メールやスカイプのようなシンプルなツールや、プロジェクト管理ソフトウェアのような直感的なものも含まれます。
3.プロジェクトを売り込む。
鍵になるステークホルダーが見つかったので、プロジェクト開始の次のステップは、彼らにプロジェクトを売り込むことです。売り込みには、プロジェクトをプレゼンし、提唱することが含まれる。うまく完了すれば、プロジェクトに影響を与える人々からサポート、リソース、協力を得ることができる。
以下は、プロジェクトを売り込む際に考慮すべきいくつかの要素です：
- プロジェクトについて説得力のある物語を作る。プロジェクトの目的、目標、成果を、利害関係者の優先度や利息と共鳴する形で伝える。
- 利害関係者の懸念、期待、優先度を特定し、それらに対応するようにピッチを調整する。
- プロジェクトの価値提案をクリアされた形で説明する。プロジェクトの利点や、組織や地域社会に与えるプラスの影響を強調する。
- リスクと課題に必ず対処する。それらを明確に認識し、緩和策を共有する。
- 視覚的にアピールする。チャート、グラフ、スライドを使い、プロジェクトの概要を簡潔に伝える。
- インタラクティブで魅力的なものにする。ステークホルダーが懸念を表明し、フィードバックを提供できるよう、質問やディスカッションを奨励する。
- タイミングは非常に重要です。そのため、プロジェクトを売り込むにはタイミングを選びましょう。他の進行中の取り組みや優先度を考慮した上で動き出す。
- 常にフィードバックを求める。利害関係者の懸念に対応し、必要であれば追加情報を共有する。
- そして最後に /参照 https://clickup.com/ja/blog/114607/undefined/ プロジェクトの標準化 /を受け入れる。 .標準化された方法論によって、ピッチはより明確になり、一貫性が増し、組織のオブジェ クトとの整合性が高まります。
**4.フィージビリティ・スタディを実施する
プロジェクト開始の次のステップは、フィージビリティ・スタディを実施することです。この調査では、利用可能なリソースでプロジェクトの実現可能性を評価する。最終決定を下す前に、市場機会を確認し、より多くの情報を得ることができる。
基本的には、以下の質問に答えます：
- プロジェクトチームには、このプロジェクトを完了するために必要なリソースがあるか？
- そのプロジェクトは、推進する価値があるほどのROIを生み出すか？
フィージビリティ・スタディは、プロジェクトのピッチングの後に完了する。SWOT分析やプロジェクトリスク評価と並行してやることです。以下は、フィージビリティ・スタディのステップです：
- 予備分析の実施
- プロジェクトの財務的実現可能性を評価する。
- 市場評価の実施
- あらゆる種類のフィージビリティ・スタディによって収集されたデータをレビューする。
- 最終的な決定
A
ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを使用すると、フィージビリティ・スタディに関連するすべての必要な情報を追跡できます。進行中をリアルタイムで確認し、即座に簡単に共同作業を行い、チームビューを有効にし、プロセス全体を効率化します。
フィージビリティ・スタディを実施する前に、プロジェクトにフィージビリティ・スタディが必要かどうかを検討してください。かなりの時間とリソースがかかるため、これを判断することが不可欠です。通常、組織に長期的に大きな影響を与えない小規模なプロジェクトでは、やる必要はありません。また、過去3年以内に同様のプロジェクトや調査を完了した場合は、再度やる必要はありません。
**5.部下を見つける
一方では利害関係者の承認が得られ、他方ではプロジェクトの実現可能性が確認されれば、プロジェクトを開始する準備は万端だ。あとはドリームチームを見つけるだけだ。プロジェクトチームには、要件に応じてさまざまな部門の人々が参加する。
チームの一般的なメンバーには、以下のようなものがあります：
- プロジェクト・スポンサー： プロジェクト・ビジョンとガバナンスの責任者。通常、プロジェクト管理者の上位に位置する。
- プロジェクトマネージャー:チームをリードし、指導し、意思決定を行い、プロジェクトプランを作成し、プロジェクトの進捗を監視し、利害関係者と対話する人。
- チームリード：* 大きなチームでは、チームリードはプロジェクトマネージャーとは異なる。チームリードはチームマネジメントの責任を負う。
- チームメンバー: 異なるタスクの完了を担当する、必要なスキルセットを持つ人々。
プロジェクトチームには、必要に応じて他のメンバーを加えることもできる。最終的には、適切な経験とスキルを持つ機能的なチームを設立することを目指すべきです。新しい人材を採用することも、既存の社員を配置転換することもできます。
ClickUp 3.0は、チーム全体または個人の作業負荷を確認するための簡易ビューを提供し、仕事を円滑に進めます。
大人数のチームでは、メンバーの進捗を監視するのが難しい場合があります。しかし、プロジェクト管理ツールで利用できるチームビューステータスを使えば、各従業員の進捗状況を監視することができます。
結論
最初のステップとして
開始段階はプロジェクトの残りの部分に対して大きな力を持つ。
このフェーズの決定は、プロジェクトのライフサイクル全体に影響を与え、プロジェクトの軌道を形作り、最終的な成功を決定します。この記事で取り上げた各ステップは、最良のプロジェクト開始フェーズにあなたを近づけるだろう。
これらのステップに従うことで、プロジェクト開始はよりスマートで強力なものになるでしょう。そして、このエネルギーをプロジェクト全体を通して枯渇させないことを忘れないでください。プロジェクトのスケジュールを含む各側面を確実にすること、
品質管理なども、同じエネルギー（あるいはそれ以上！）で始まり、同じエネルギーで終わる。