あなたは、社内で文書をファイリングする優れた方法を考え出しました。しかし、あなたの同僚もユニークなシステムを開発しました。
プロセスの標準化は、無秩序なワークフローにつきものの不確実性を解消する完璧な方法です。これにより、組織全体でタスクを完了し、業務を遂行するための、明確で統一された一貫性のあるルールや手順を示すことができます。
プロセスの標準化とはどのような仕事なのでしょうか？また、それがあなたの会社にどのような利益をもたらすのでしょうか？プロセスの標準化を改善するためのステップを説明し、成功への道を歩むための便利なヒントを共有します。😍
プロセスの標準化とは？
プロセスの標準化とは、従業員が特定のタスクや責任に直面したときに従うべきルールを確立することです。企業が業務を最大限の効率性と生産性で遂行するためには、一定レベルの統一性を保つ必要があるという考えに基づいています。
目標は、社内のすべての人が同じ方法でビジネスプロセスを処理できるようにすることで、一貫性を最大限に確保し、ミスのリスクを低減することです。
プロセスの標準化のわかりやすい好例は、マクドナルドである。マクドナルドには
/である。
https://www.statista.com/statistics/219454/mcdonalds-restaurants-worldwide/#:\~:text=Number%20of%20McDonald's%20restaurants%20worldwide%202005%2D2022&text=Global%20foodservice%20retailer%20McDonald's%20operated,from%2040%2C031%20restaurants%20in%202021.
世界40,000レストラン
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マクドナルドの代表的なハンバーガーであるビッグマックの作り方には、いくつかのバリエーションがある。
しかし、よく考えてほしい！アメリカのマクドナルドでも、セルビアのマクドナルドでも、オーストラリアのマクドナルドでも、ビッグマックの味は同じなのだ！それはすべて、均一で高度に標準化された工程が、いつでも期待通りの品質とサービスを提供しているおかげなのだ。🍔
なぜ工程の標準化が重要なのか？
プロセスの標準化が適切に完了すれば、サービスや製品の品質向上から最適 化まで、様々なポジティブなポジションをもたらすことができます。
/を最適化することができる。 https://clickup.com/ja/blog/70478/undefined/ リソースの利用 /%href/
さらには、コンプライアンス要件をミーティングすることもできる。それでは、プロセスの標準化を非常に重要なものにしている鍵について、詳しく見ていきましょう：
- 一貫性の確保：プロセスの標準化とは、タスクやプロジェクトに取り組む際の明確なガイドラインやルールを持つことを意味します。これは最終的に、一貫した品質の製品やサービスをカスタマに提供する結果につながります。
- *効率の改善：プロセスの標準化は、より効率的な手順とオペレーションをもたらす。このようなビジネスプロセスは、ボトルネック、冗長または重複するステップ、リソースの浪費を最小限に抑える。
- 混乱の排除：プロセスの概要が明確化され、標準化されることで、従業員は自分がやること を理解し、誤解やミスコミュニケーションの可能性を減らすことができます。また、次のようなメリットもあります。 /にも同様に重要です。 https://clickup.com/ja/blog/65222/undefined/ 新規プロジェクトの開発 /%href/ 既存プロジェクトの管理
- 運用コストの削減：プロセスを標準化することで、不必要なコストを削減し、リターンを最適化することができます。
- トレーニングと入社がより簡単になります
- 従業員の満足度：従業員の満足度：仕事のやることや期待されることについて、透明性のある詳細なガイドラインや文書化されたプロセスがあれば、従業員のストレスは軽減される。
- 従業員の満足度 /改善：従業員は、仕事のやり方や期待されることについて、透明性のある詳細なガイドラインや文書化されたプロセスがあることで、ストレスを感じなくなる。 https://clickup.com/blog/tools-for-excellent-customer-service// カスタムサービス /について :書類のファイリングやクライアントとのコミュニケーションの手順を確立することで、好印象を与え、顧客満足度を高める。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Form-Bundle-with-Custom-Fields.png ClickUp 3.0 カスタムフィールド付きフォームビューバンドル /フォームビューとカスタムフィールドのバンドル
カスタムフィールドをフォームビューにドラッグ＆ドロップすることで、ClickUp 3.0で包括的なアンケートを作成したり、フィードバックを収集することができます。
組織のプロセス標準化を改善する方法
プロセスの標準化を選択することは、効率性と生産性を飛躍的に向上させ、チームを満足させ、顧客満足度を高めるための重要な第一歩です。しかし、ビジネスプロセスを標準化する方法を理解することも同様に重要です。
そこで私たちは、シンプルなステップ・バイ・ステップのガイドを通じて、実証済みのベストプラクティスを共有します。使用するのは
/参照 https://clickup.com/ ClickUp /%href/
である。 プロジェクト管理ツールである。 プロセスの標準化を容易にする。
ステップ1: 標準化が必要なビジネスプロセスを書き出し、可視化する。
すべてのプロセス標準化の努力は、最初にどのビジネスプロセスの標準化が必要かを把握することから始まります。すべての手順が同じように重要なわけではないし、一度にすべてを標準化することはできないので、優先順位をつける必要がある。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/67200/undefined/ ワークフローを分析する /%href/
を分析し、企業に最も価値をもたらすビジネスプロセスを特定します。これらは、標準化によって最も恩恵を受ける標準化されたプロセスです。
例えば、カスタマーサポート部門が、同じ問題を解決するために、つまり同じ結果を得るために、異なる方法を採用していることに気づくかもしれません。次のステップは、チームを集め、特定のカスタマーサービスのタスクを処理するための最も効率的なプロセスを特定することです。
そのためにやることはたくさんあります。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
-関連文書の作成、編集、共有、保存のためのユニークな文書管理機能です。プロセスごとにClickUpドキュメントを作成し、関連するチームメンバーを招待して貢献させ、標準化のアイデアをリアルタイムで開発します。
テキストを追跡可能な割り当てに変換したり、チームメンバーにコメントをタグ付けしたりすることで、結果タスクをドキュメント内で直接割り当て、ビジネスプロセスを改善できます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/collboration-editing-in-clickup-docs.gif ClickUp ドキュメントでの共同ライブ編集 /クリックアップドキュメント
ClickUpで重複することなく、チームと一緒にドキュメントを簡単にフォーマットし、共同編集できます。
既存のプロセスを文書化することは必要な最初のステップです。そのためには
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップホワイトボード /%href/
ブレーンストーミング、ビジュアルコラボレーション、創造性の発揮に理想的なデジタルキャンバス。
ホワイトボードを使用して、コンセプトをリアルタイムでアイデアに変換したり、メモを追加したり、プロセスの標準化に最適なアプローチをチームで話し合ったりできます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Whiteboard-gif.gif クリックアップ ホワイトボード コラボレーション機能 gif /%img/
ClickUp Whiteboardsは、チームのアイデアを協調的なアクションに変えるための、一元化されたビジュアルハブです。
ステップ2：明確な目標設定
プロセスの標準化は、「今後はこのタスクをこのように完了します」と言うほど簡単ではありません。
多くの場合、標準化されたプロセスを調整したり、再発明したり、あるいはまったく新しいプロセスを考え出したりする必要がある。最も重要なことは、一夜にして標準化の努力の結果が出るとは期待できないということだ。
正しい方向に進むためには、明確で測定可能なプロセスの標準化 目標が必要である。このような目標を設定することで、努力の指針となり、進捗状況を把握しやすくなります。もちろん、これらの目標は単なるガイドラインであり、継続的な改善を促進するために時間をかけて調整することができます。
/参照 https://clickup.com/features/goals ClickUp目標 /参照
はチームを軌道に乗せ、仕事をオブジェクトに接続するために必要なものです。この機能により、簡単にターゲットを設定し、成功を測定することができます。
タスクやリストを目標にリンクさせるだけで、ClickUpが自動的に進捗を追跡します。🏅
/🏅 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image11-1-1400x1149.png クリックアップ目標追跡 /%img/
明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動進捗追跡で目標達成の軌道を維持
ClickUpのフォルダを使って目標を整理・管理し、スプリントサイクルを追跡
/参照 https://clickup.com/ja/blog/13920/undefined/ およびOKR /とOKRを管理します。
を追加し、独自の説明を追加して目標を分類し、期限を設定し、関連するチームメンバーと目標を共有します。
ステップ3：プロセスマップを作る
/参照 https://clickup.com/ja/blog/49653/undefined/ プロセスマップの作成 /%href/
はプロセスを可視化するのに役立ちます、
/参照 https://clickup.com/ja/blog/64186/undefined/ その効率を特定する /%href/
を特定し、イベントやタスクの順序を概説します。プロセスを理解し、矛盾を発見し、ベストプラクティスを特定し、それに基づいて新しいルールを作るのに役立ちます。✨
で簡単にプロセスを地図化できます。 ClickUp マインドマップ と
/を参照してください。 https://clickup.com/templates/pdca-process-whiteboard-t-222051992 ClickUp PDCAプロセスマップテンプレート /参照
どちらもプロセスをカテゴリーに分類して管理しやすくするものである。
ステップ4：標準作業手順を作成する
標準作業手順書（SOP）は、一貫性と効率性の向上を保証するものであり、プロセス標準化の中核をなすものです。標準作業手順書は、さまざまなタスクや活動を処理するためのステップ・バイ・ステップの手順の概要を示すために使用します。
SOPの重要性を考慮すると、起草には細心の注意が必要です。SOPは簡潔かつ詳細であるべきであり、不確定要素やwhat-ifの余地を残すべきではありません。
ClickUp DocsでSOPを作成し、関連するチームメンバーをDocにアドオンして、社内のさまざまな状況やタスクに対処するための包括的なガイドラインを作成しましょう。チームとリアルタイムで協力し、コメントを残し、最も価値のある手順を考えましょう。
一流のSOPを作成するにはある程度のスキルが必要なため、ClickUp SOPテンプレートを使用する方が安心でしょう。例としては ClickUp SOPテンプレート -このドキュメントのテンプレートには、ドキュメントの各セクションに含めるべき内容が記載されています。
そうすることで、重要な情報が漏れてしまうリスクを最小限に抑えることができます。
ClickUpのテンプレートでSOP作成をスピードアップ。
また
/参照 https://clickup.com/templates/standard-operation-procedures-kkmvq-6083760 ClickUp 標準操作手順テンプレート /%href/
.これも、入社、トレーニング、プロモーションなどのプロセスを標準化するのに役立つドキュメントテンプレートです。
ステップ5：反復プロセスの自動化
あなたのチームは、会社にあまり価値をもたらさない反復タスクに多くの時間を費やしていませんか？もしそうなら、それを変えて従業員をもっと重要な業務に集中させる簡単な方法があります。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6312102752791-Intro-to-Automations ClickUp 自動化 /%href/
.
ClickUp Automationsを使ってプロセスを最適化し、時間を節約しましょう。
自動化により、生産性を高め、エラーのリスクを最小限に抑え、プロセスを合理化できます。自動化には以下が含まれます：
- トリガー：トリガー: 自動化を設定するイベント (タスク、サブタスク、またはその両方に適用できます)
- 条件：条件: 自動化を開始するために満たさなければならない条件。
- アクション：条件が満たされた後に発生するイベント。
ClickUpには自動化を使用するためのいくつかのオプションがあります。特定の結果を達成したい場合は、次のようなオプションを作成できます。
/を作成することができます。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6312104629655-Create-Custom-Automations カスタム自動化 /カスタムオートメーション
.または、ショートカットで
/を使うこともできる。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6312150815255-Use-Automations-Templates を使うこともできる。 自動化テンプレート /%href/
あらかじめトリガーやアクションが用意されています。カスタマイズ可能で、あなたのプロセスにうまく適応します。
自動化がCalendly、GitHub、HubSpotのような他のアプリと接続している場合は、いつでも
/を作成することができます。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6312091699735-Set-up-Automations-Integrations を作成できます。 自動化対応 /%href/
.
ステップ6：新しい手順の伝達
プロセスを標準化するということは、多くの場合、チームメイトのタスクへの取り組み方を大きく変えることを意味します。効果的なコミュニケーションを通じて、このような変化を彼らの見出しにする手助けをしましょう。つまり、すべてを文書化し、仕事に関連するすべての詳細を関係者に報告する必要がある。
さらに、プロセスの標準化に新しいツールや手順の使用が含まれる場合は、チームを適切にトレーニングしてください。そうすることで、彼らは自信を持って新しいプロセスに取り組むことができ、自分がやっていることを100％理解することができる。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-view-simplified.png ClickUp 3.0 チャットビューの簡素化 /クリックアップ
チームメンバーをディスカッションに追加し、ClickUpチャットを一つのスペースで共同作業。
ClickUpはチームとのコミュニケーションと透明性の維持に役立ちます。あなたには
/参照 https://clickup.com/features/chat-view チャットビュー /を表示します。
更新情報を共有したり、アクションアイテムを割り当てたり、リンクやファイルを添付することができます。
また、クリックアップドキュメントやクリックアップホワイトボードに関係者を追加し、プロセスの標準化について意見を求めたり、クリックアップドキュメントやクリックアップホワイトボードに関係者を追加することもできます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/68335/undefined/ 意思決定プロセス /%href/
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チーム内で電子メールでのやり取りが多い場合は ClickUp ClickAppの電子メール を使えば、プラットフォームから離れることなく電子メールを送受信でき、仕事を一元管理できます。📩 ClickUpプロセスドキュメンテーションテンプレート を使えば、すべてのプロセスを詳細にアウトライン化し、利害関係者と共有することができます。おすすめは ClickUp プロセスプラン文書テンプレート と
/を参照してください。 https://clickup.com/templates/create-process-efficiently-t-205427112 ClickUp プロセスを効率的に作成するテンプレート /を参照してください。
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ステップ7：各ステップを分析・監視する
あなたは標準作業手順を作成し、チームと話し合い、プランを設定した。しかし、私の仕事はここで終わりではありません。成功し続けるためには、綿密なモニタリングと分析が必要です。
そして ClickUpダッシュボード .
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Software-Team-With-Priorities-and-Burndown-Cards-1400x934.png ClickUp 3.0 ダッシュボード・ソフトチーム 優先度とバーンダウンカード付き /.img/クリックアップ3.0
ClickUp 3.0のダッシュボードは、アジャイルプロジェクトマネージャーに、チームの今週の残りタスクと優先度を素早くビューし、詳細なバーンアップとバーンダウンチャートを提供する。
プロセスの標準化例
プロセスの標準化の理論的な部分について説明した。2つの実際の例を使って、それが実際にどのように仕事をするのかを見てみよう。
カスタマー・サービス
を観察してみよう。
/参照 https://clickup.com/teams/customer-service カスタマーサポートチーム /%href/
サブスクリプション・ベースのメディア・ストリーミング・プラットフォームを提供する会社のカスタマーサポートチーム。彼らの仕事は、電子メールに返信し、現在の顧客や潜在的な顧客に正確かつ適切な情報を提供することです。
チームは10人で構成されており、電子メールへの対応方法は人それぞれだ。例えば、ジェニーはカジュアルで親しみやすい口調を保ち、ジョンはプロフェッショナルな対応を好む。
このようにチームに複数の個性やアプローチがあると、カスタマーを混乱させ、何を期待していいのかわからず、ネガティブな印象を与えてしまう。さらに、チームはしばしば忙しくなるため、顧客からの電子メールが混乱に紛れてしまうこともある。
電子メールによる顧客からのリクエストに対応するプロセスを標準化することで、時間を節約し、生産性を高め、一貫性を確保することができます。
まず、現在のビジネスプロセスを分析することから始めましょう。対応時間、チケットの作成と分類、優先順位付け、カスタマーフィードバックの収集などを検討します。プロセス全体を視覚化することで、よりよく理解し、注意が必要な箇所を特定します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/CleanShot-2022-08-26-at-09.31.36.png クリックアップマインドマップでのサポートプロセスのワークフロー例 /マインドマップ
クリックアップのマインドマップツールでサポートプロセスを構築し、ワークフロー全体を可視化します。
いよいよ目標の設定です。例えば、カスタマーのレスポンスタイムが遅いとクレームがあった場合、このメトリクスを改善することに焦点を当てます。目標が測定可能であることを確認し、時間の経過とともに進捗を追跡できるようにします。
次に、SOPを作成しましょう。カスタマーサービス担当者がどのように電子メールに返信すべきかを文書化します。テンプレートを使って、さまざまなタイプの電子メールに対応するための詳細なステップバイステップのガイドを作成することができます。さらに、電子メールを分類して優先順位をつけ、すべての顧客に確実に返信できるようにする方法も開発できます。
自動化は、ここで貴重な役割を果たすことができます - 顧客に確認メールを送信し、メールが適切な担当者に届くようにし、顧客のフィードバックを求めるために使用します。
SOPをチーム全体で共有し、一緒に確認し、担当者からの質問に答えましょう。SOPは、新入社員の入社時や、ビジネスをより強固なものにするために活用しましょう。
最後に、ビジネス・プロセスが今も機能していることを確認するために、時々見直すことを忘れないでください。やることとしては、カスタムからのフィードバックだけでなく、チームからのフィードバックも分析することだ。
料理の準備
数十年の経験を持つ家族経営のハンバーガーショップを経営しているとしよう。その店はおいしい料理とボリュームで知られている。
しかし、所有者は最近、ハンバーガーに関していくつかの苦情を受けた。
あなたはハンバーガーの調理工程を標準化したい。仕入れから調理時間、トッピング、分量にいたるまで、すべての概要を把握する。
分析の過程で、調理時間の不一致、肉質のばらつき、食材の古さなど、「最も弱いリンク」が見つかる可能性が高い。それを可視化し、改善するための最善の方法を理解するために、プロセスマップを作成します。
そしてSOPを作成する。例えば、ハンバーガー用パテの認定サプライヤーのリストを作成し、グリルセクションの整理のステップを概説し、調理時間を定義し、バンズをトーストするプロセスを説明することができる。食品の安全性や適切な分量についても話し合うことができる。
SOPを決めたら、コックやアシスタントと話し合うミーティングを開きましょう。また、SOPを印刷し、ワークステーションの近くに置いておくと、必要な時に全員が読むことができます。
プロセスが効率的に行われるよう、スタッフと定期的にミーティングを開き、ゲストに頻繁にフィードバックを求めましょう。こうした簡単な調整で、ビジネス全体の運営はより効率的になる。
ClickUp：プロセス標準化の味方
プロセスの標準化は
/参照 https://clickup.com/ja/blog/73574/undefined/ ワークフローの最適化 /%href/
時間とコストを節約し、チームとカスタマーを満足させる。しかし、多くの場合、それは大変な仕事と細部への注意を必要とします。
プロセスを文書化、視覚化、管理するための強力なオプションを備えたClickUpには、ワークフローを構造化し、チームを同じページに保つために必要なものがすべて揃っています。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /%href/
今すぐ登録し、その優れた機能を探求し、プロセスの標準化に革命を起こしましょう。🔁