Ingin tahu aturan nomor satu untuk menghemat waktu di hari kerja Anda? Jangan menemukan kembali roda. Terjemahan: Jangan melakukan tugas yang sama dua kali-meskipun tugas kedua diselesaikan oleh orang yang berbeda.
Ketika proyek diserahkan kepada dua orang atau lebih (apalagi dua departemen atau lebih), selalu ada risiko duplikasi tugas. Dan beban kerja ganda tidak memberikan manfaat apa pun.
Sebaliknya, kedua belah pihak menjadi frustrasi karena waktu, bakat, dan energi mereka dapat digunakan di tempat lain. Dan tim proyek atau manajer proyek tersesat dalam hiruk-pikuk pekerjaan ganda.
Jadi, bagaimana Anda menghindarinya?
Sederhana: Anda membuat serah terima proyek yang sempurna antar pihak, memastikan mereka yang mengerjakan proyek di masa depan mengetahui dengan tepat apa yang telah diselesaikan di masa lalu. Untuk melakukan semua hal di atas, Anda memerlukan templat serah terima proyek.
Apa yang dimaksud dengan Templat Serah Terima Proyek?
Templat serah terima proyek menguraikan semua detail proyek atau peran sehingga dapat dengan mudah (sesuai namanya) diserahterimakan dari satu pihak ke pihak lain.
Templat serah terima proyek menguraikan ruang lingkup proyek , hasil kerja, tenggat waktu, proses dan prosedur dan instruksi lainnya dengan cara yang mudah dicerna. Tujuan dari daftar periksa serah terima proyek ada dua:
- Mencegah duplikasi pekerjaan dan menguraikan semua detail proyek yang belum atau sudah dilakukan untuk mencapai penyelesaian proyek
- Menghemat waktu dan sumber daya perusahaan (dan manajer proyek Anda) dengan dokumen serah terima proyek yang solid. Daripada harus menjadwalkan pertemuan yang tak terhitung jumlahnya untuk membahas proses serah terima proyek, para pemangku kepentingan utama dapat dengan mudah merujuk ke catatan serah terima proyek
Deteksi dan pengeditan kolaboratif, menambahkan komentar, dan menyematkan tautan di dalam ClickUp Documents
Dokumen serah terima proyek terbaik adalah yang ringkas, akurat, dan kolaboratif-memungkinkan transisi yang lancar. Semua catatan serah terima harus menguraikan semua detail proyek, sehingga mencegah kebingungan antara pihak-pihak yang terlibat dan beban kerja ganda.
Menurut sebuah survei oleh Zippia sebuah situs yang memberikan informasi terbaru kepada para pencari kerja mengenai budaya perusahaan, 50% karyawan mengadakan rapat 1-3 jam per minggu, dan 20% percaya bahwa rapat-rapat tersebut hanya membuang-buang waktu. Dengan memilih template serah terima proyek yang tepat, lengkap dengan semua informasi yang diperlukan, tugas, dan prioritas untuk sebuah proyek, Anda mengurangi kebutuhan akan pertemuan yang tidak perlu.
Cara memilih templat serah terima proyek terbaik
Templat serah terima proyek yang sukses mengurangi kebingungan, frustrasi, dan pemborosan sumber daya di sekitar proyek tertentu.
Untuk memilih templat serah terima proyek terbaik bagi organisasi Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
- Siapa yang akan menggunakan template*? Apakah template ini akan digunakan oleh satu individu, departemen, atau tim eksekutif? Memahami para pemangku kepentingan adalah kunci untuk memilih tata letak yang tepat untuk serah terima proyek
- Alat bantu apa yang Anda perlukan? Apakah Anda memerlukan kalender hasil kerja, cara melampirkan dokumen penting, atau sarana untuk melacak kemajuan secara visual? Memahamialat pemetaan proses yang tersedia untuk Anda dan cara menggunakannya akan membantu Anda memilih templat yang tepat
- **Tata letak mana yang paling mudah dipahami? Apakah Anda memerlukan daftar periksa, tabel, kalender, atau alur kerja? Meskipun banyak templat menawarkan banyak tampilan yang dapat disesuaikan, mengetahui tata letak mana yang paling mudah digunakan akan memastikan yang paling efisienpelaksanaan proyek ## 7 Template Serah Terima Proyek Gratis untuk Transisi yang Mudah
Templat serah terima proyek yang tepat dapat mencegah hambatan proyek, menguraikan prioritas, dan menciptakan rencana kontingensi untuk anggota tim baru atau yang sudah ada. Di bawah ini, temukan tujuh templat yang wajib dicoba untuk serah terima proyek di organisasi Anda.
1. Templat Serah Terima Proyek ClickUp
Template Serah Terima Proyek ClickUp
Menyerahkan proyek dari satu departemen ke departemen lain? Pastikan tidak ada peluang yang terlewatkan dengan menggunakan Templat Serah Terima Proyek ClickUp .
Templat laporan serah terima proyek ini dapat diberi merek secara pribadi untuk perusahaan Anda, memberikan ruang untuk nama perusahaan, logo, tagline, dan informasi kontak di bagian atas. Untuk memulai, tuliskan nama proyek dan penulis (yaitu, orang yang mengisi laporan), diikuti dengan deskripsi singkat tentang proyek.
Dari sana, template akan membahas semua aspek proyek, sehingga mencegah kebingungan lintas departemen. Bagian "Peserta Serah Terima" menawarkan ruang untuk foto, nama, dan deskripsi peran setiap kolaborator dalam proyek.
Bagian "Persyaratan" menawarkan garis waktu yang sangat berguna, di mana Anda mencantumkan setiap tugas, departemen yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan tenggat waktu terkait untuk semua tindakan yang diperlukan sebelum transisi dapat dilakukan. Terakhir, bagian "Tugas Transisi" memungkinkan anggota tim atau manajer proyek untuk mencatat semua aktivitas yang telah diselesaikan untuk proyek tersebut, sehingga mencegah pekerjaan ganda. Unduh Template Ini
2. Template SOP Serah Terima Proyek ClickUp
Template SOP Serah Terima Proyek ClickUp
Mari kita hadapi fakta: Orang-orang yang ditugaskan dalam sebuah proyek tidak akan selalu sama. Pergantian karyawan adalah bagian sederhana dari menjalankan bisnis. Ketika Anda merekrut anggota tim baru, Anda ingin agar mereka dapat bekerja dengan baik dan cepat.
Menggunakan template prosedur operasi standar (SOP) memastikan karyawan baru memahami apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, dalam peran yang diberikan. Templat SOP Serah Terima Proyek dari ClickUp memberikan panduan yang jelas dan konsisten sehingga semua karyawan mengikuti pendekatan standar untuk menyelesaikan tugas, sehingga mengurangi risiko kesalahan.
Untuk membantu karyawan baru dalam memahami peran dan tanggung jawab mereka, isi bagian "Ruang Lingkup" dengan berbagai aspek tugas yang diberikan. Kemudian, buat garis besar proses standar di bagian "Prosedur", lengkap dengan langkah-langkah bernomor dan gambar (jika berguna bagi tim proyek).
Terakhir, berikan rekan kerja alat bantu yang mereka butuhkan agar berhasil dengan menautkan ke sumber daya yang diperlukan (seperti folder, tugas, dan/atau file) dan mengisi bagian Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ). Unduh Templat Ini
3. Template Laporan Perubahan Pergantian Shift ClickUp
ClickUp Templat Laporan Perubahan Shift
Jika Anda mengelola sekelompok karyawan yang bekerja secara bergiliran, templat dokumen serah terima dapat menghemat waktu yang tak terhitung jumlahnya per minggu. Untuk mencegah jeda dalam produktivitas saat satu shift berakhir dan shift lainnya dimulai, manfaatkan Templat Laporan Pergantian Shift dari ClickUp .
Rencana serah terima proyek pergantian shift memberikan penjelasan rinci tentang apa yang terjadi selama shift sebelumnya dan menguraikan prioritas untuk shift yang akan datang. Templat serah terima ini terbukti sangat berharga bagi hampir semua bisnis berbasis jam kerja, mulai dari rumah sakit dan panti jompo hingga kedai kopi dan layanan pencucian mobil.
Laporan pergantian shift harus digunakan setiap hari-maaf, berbasis multi-hari-dengan tanggal, waktu mulai dan berakhirnya shift, lokasi, dan supervisor yang terisi di bagian atas. Jika perlu, bagian "Informasi Karyawan" dapat diisi sehingga setiap anggota tim dapat memberikan laporannya masing-masing.
Dari sana, bagian "Tugas dan Tanggung Jawab Shift" memberikan penjelasan rinci tentang semua tugas, subtugas, tanggung jawab karyawan, dan status setiap tugas, sehingga setiap rekan kerja mengetahui prioritas utama mereka saat mereka masuk kerja. Terakhir, manfaatkan bagian "Tantangan dan Rekomendasi" untuk mendiskusikan hambatan apa pun yang terjadi pada tugas-tugas hari itu. Unduh Template Ini
4. Templat Rencana Manajemen Perubahan ClickUp
Templat Rencana Manajemen Perubahan ClickUp
Manajer yang baik membuat seluruh organisasi berjalan lebih efisien-menugaskan tugas, mendelegasikan tanggung jawab, dan menetapkan prioritas untuk anggota tim lainnya. Supervisor perusahaan mengawasi semua aspek-aspek manajemen perubahan -beradaptasi dengan pergeseran prioritas, transisi proyek, dan bahkan pergantian karyawan.
Siapkan manajer untuk sukses dengan Templat Rencana Manajemen Perubahan ClickUp . Templat out-of-the-box ini membagi transisi proyek ke dalam tiga fase (meskipun ini bisa diperluas agar sesuai dengan organisasi atau tim proyek Anda yang unik).
Pada Fase 1, manajer mengidentifikasi perubahan apa saja yang diperlukan untuk mempersiapkan transisi proyek. Pada fase 2, manajer memindahkan proyek dari satu departemen ke departemen lain, mengidentifikasi rencana komunikasi, peristiwa besar, dan rencana manajemen resistensi. Terakhir, Fase 3 mengumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan, merayakan kemenangan, dan mengidentifikasi kesenjangan untuk transisi di masa depan.
Dengan 100+ Otomatisasi yang sudah dibangun sebelumnya untuk dipilih, ini templat manajemen perubahan membantu memberikan tugas, mengirim komentar, dan memindahkan status secara otomatis, sehingga menghemat waktu yang berharga dalam seminggu.
Selain itu, templat ini melengkapi manajer untuk menjaga setiap proyek tetap sesuai tugas dengan sistem kode warna yang mudah dipahami, sebuah Tampilan tabel dengan kolom-kolom untuk semua informasi yang relevan, dan bilah kemajuan untuk berbagai langkah. Unduh Templat Ini
5. Templat Orientasi Karyawan ClickUp
Templat Orientasi Karyawan ClickUp
Ketika merekrut karyawan baru, Anda ingin individu tersebut dapat berkontribusi pada proyek perusahaan sesegera mungkin. Sayangnya, kurangnya perencanaan dapat menunda proses orientasi selama berminggu-minggu (atau bahkan berbulan-bulan).
Untuk mempersingkat proses orientasi dan meningkatkan produktivitas karyawan baru, manfaatkan Templat Orientasi Karyawan ClickUp . Templat ini menyediakan alur kerja yang terperinci yang dimulai dengan hari pertama karyawan bekerja. Daftar yang terinci memecah proses orientasi menjadi prioritas mingguan, memungkinkan anggota tim baru untuk mencentang setiap tugas yang mereka kerjakan.
Laporan kemajuan karyawan baru ini dapat dengan mudah disesuaikan agar sesuai dengan perusahaan atau departemen Anda yang unik. Pertimbangkan untuk mengembangkan setiap tugas dengan menambahkan sub-tugas (misalnya: tugas "Mengisi dokumen SDM" mencakup sub-tugas untuk tunjangan kesehatan, kontribusi 401(k), dan potongan pajak). Atau tambahkan lampiran, tanda tangan atasan, tenggat waktu, atau catatan untuk membuat proses orientasi berjalan semulus mungkin. Unduh Template Ini
6. Templat Gantt Orientasi Karyawan ClickUp
Templat Gantt Gantt Orientasi Karyawan ClickUp
Proses orientasi yang sukses tidak hanya bergantung pada kemampuan karyawan baru untuk beradaptasi dengan cepat. Proses ini juga bergantung pada semua anggota tim-bahkan mereka yang telah bekerja untuk perusahaan selama bertahun-tahun-bekerja bersama sebagai satu unit yang produktif.
Benar-benar dibutuhkan sebuah desa untuk mempersiapkan karyawan baru agar sukses, dengan karyawan dari tim SDM, hukum, dan keamanan yang bekerja bersama-sama. Oleh karena itu, proses serah terima dan transfer pengetahuan secara keseluruhan kepada karyawan baru harus diawasi oleh direktur atau tingkat eksekutif-yang merupakan tempat di mana Templat Gantt Orientasi Karyawan ClickUp ikut berperan.
Templat ini membuat rencana transisi yang efisien untuk karyawan baru di tingkat organisasi. Dengan bagan Gantt, setiap departemen (misalnya sumber daya manusia, hukum, keamanan, dan pelatihan) diberikan foldernya sendiri, dengan tugas-tugas yang didelegasikan kepada setiap karyawan. Setiap individu diberikan bilah kemajuan mereka sendiri, yang memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang tugas yang telah diselesaikan hasil proyek yang telah diselesaikan. Misalnya, manajer sumber daya manusia mungkin bertanggung jawab untuk menyelesaikan pemeriksaan latar belakang, mengisi formulir I-9, memverifikasi ID pemerintah karyawan baru, dan mengajukan formulir tunjangan yang diperlukan. Sementara itu, seseorang dari departemen keamanan atau teknologi akan bertanggung jawab untuk menyiapkan login karyawan baru, aplikasi pelacakan waktu, dan akses kartu kunci mereka.
Dengan template terperinci yang Anda miliki, Anda mencegah duplikasi pekerjaan sekaligus menawarkan dukungan maksimal kepada anggota tim baru. Unduh Templat Ini
7. Templat SOP Keluarnya Karyawan ClickUp
Templat SOP Keluar Karyawan ClickUp
Serah terima proyek tidak hanya terjadi ketika karyawan baru bergabung dengan tim Anda. Hal ini juga terjadi ketika seseorang meninggalkan tim Anda.
Dengan Templat SOP Keluarnya Karyawan dari ClickUp anda dapat mengumpulkan semua informasi proyek yang diperlukan dari karyawan yang keluar dari perusahaan, sehingga mencegah penurunan produktivitas. Dengan menggunakan template Tampilan kalender anda dapat menjadwalkan wawancara keluar karyawan, sementara ClickUp Docs memungkinkan Anda mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen yang diperlukan.
Ini template perencanaan suksesi memungkinkan terjadinya transfer pengetahuan yang lancar, dan pada akhirnya menyiapkan anggota tim baru untuk sukses. Anda dapat mengumpulkan status proyek untuk semua tugas yang didelegasikan, membuat daftar tugas dan informasi penting, serta menetapkan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya. Dengan templat yang praktis ini, Anda bisa membuat tujuan proyek untuk karyawan baru dan menjaga agar perusahaan tetap berjalan dengan lancar. Unduh Template Ini
Cegah Penurunan Produktivitas Dengan Templat Serah Terima Proyek ClickUp
Menjaga proyek tetap berjalan secara efisien membutuhkan banyak bagian yang bergerak. Ketika shift berakhir, karyawan baru bergabung, karyawan keluar, atau perubahan manajemen, Anda ingin agar semua berjalan tanpa gangguan.
Templat serah terima proyek yang tepat dapat membantu meningkatkan produktivitas tim di seluruh lini departemen. Baik Anda memulai dengan salah satu dari sekian banyak templat serah terima ClickUp atau membuat dari awal, Anda bisa menetapkan tugas dan sub-tugas, membuat kalender tenggat waktu, melacak kemajuan secara waktu nyata, dan melakukan serah terima dokumen penting dengan lancar.
Dengan ClickUp, Anda bisa dengan mudah menyesuaikan tampilan, bidang, judul, atau teks agar sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Dan dengan lebih dari 1.000 integrasi yang Anda inginkan, Anda dapat mengelola setiap proyek secara efektif.
Siap melihat bagaimana ClickUp dapat membuat organisasi Anda berjalan lebih efisien? Cobalah secara gratis hari ini .