Bisnis berjalan berdasarkan proses. Mulai dari prosedur perekrutan hingga penilaian risiko dan penetapan tujuan, proses dan alur kerja berjalan di latar belakang untuk memastikan Anda memenuhi tujuan Anda.
Memastikan bahwa Anda memiliki proses yang efektif dapat membuat perbedaan dalam meraih kesuksesan. Itu berarti Anda tidak bisa membiarkan proses berjalan begitu saja, Anda harus berperan aktif dalam menyusun, mengembangkan, dan terus meningkatkan alur kerja ini.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan melakukan analisis alur kerja. Hal ini melibatkan peninjauan alur kerja dan prosedur Anda secara teratur untuk melihat apa yang berjalan dengan baik dan di mana harus melakukan perbaikan.
Di sini, kita akan membahas lebih dalam tentang analisis alur kerja dan membuat daftar manfaat dari jenis tinjauan ini. Selain itu, kami akan menunjukkan kepada Anda berbagai jenis analisis alur kerja, menawarkan pendekatan langkah demi langkah untuk melakukan analisis alur kerja, dan memberikan contoh nyata untuk memandu upaya Anda. ✨
Apa itu Analisis Alur Kerja?
Analisis alur kerja adalah proses peninjauan prosedur dengan tujuan untuk membuatnya lebih efisien. Jenis analisis ini merupakan bagian integral dari manajemen bisnis .
Hal ini melibatkan pemeriksaan alur kerja mana yang tidak efisien dan kemudian menggunakan wawasan tersebut untuk menciptakan solusi yang lebih baik. Sebagai contoh, Anda dapat mengidentifikasi tugas-tugas manual berulang yang dapat diotomatisasi atau menemukan cara baru untuk membagi pekerjaan berdasarkan bandwidth tim Anda.
Singkatnya, analisis alur kerja adalah cara bagi Anda untuk memeriksa tren dalam alur kerja Anda, menemukan kelemahan dalam proses Anda, dan menghasilkan kesimpulan untuk perbaikan. 📝
Secara umum, proses analisis alur kerja meliputi:
- Mendokumentasikan alur kerja yang ada
- Mengidentifikasi area yang lemah atau hambatan
- Menentukan tugas-tugas yang ideal untuk diotomatisasi
- Membuat rencana tindakan yang menggabungkan wawasan analisis
## 4 Manfaat Menerapkan Analisis Alur Kerja
Ada banyak manfaat dari analisis alur kerja, termasuk efisiensi yang lebih baik, ekspektasi yang lebih jelas, dan kepatuhan yang lebih sederhana terhadap peraturan. Analisis alur kerja tidak hanya merampingkan cara kerja internal proses bisnis Anda, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan memposisikan Anda untuk menjadi lebih kompetitif di panggung besar.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari analisis alur kerja.
1. Efisiensi yang lebih baik di seluruh tim yang berbeda
Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk merekayasa ulang proses bisnis dan membuatnya lebih efisien. Oleh merampingkan alur kerja Anda anda bisa fokus pada tujuan besar yang ada, tanpa ada hal-hal yang terlewatkan.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
Meninjau proses juga berarti memotong tugas yang berlebihan, menugaskan tugas yang dikelompokkan ke anggota tim yang tepat, dan memprioritaskan tugas yang memiliki ketergantungan. Menggunakan manajemen alur kerja alat muncul otomatisasi alur kerja peluang di mana Anda bisa membebaskan waktu anggota tim sehingga mereka bisa memfokuskan upaya mereka di tempat lain. 👩💻
2. Peningkatan kemampuan beradaptasi untuk menemukan dan menghindari kemacetan
Analisis alur kerja yang tepat adalah proses yang berkelanjutan. Artinya, Anda tidak hanya melakukan proses ini sekali saja.
Sebaliknya, Anda harus menjadwalkan analisis alur kerja setiap tiga bulan atau setiap tahun untuk mengevaluasi kembali cara Anda melakukan sesuatu. Masukkan ini sebagai langkah terakhir dalam sebuah proyek sehingga Anda dapat mulai meletakkan dasar untuk proyek-proyek yang sukses di masa depan berdasarkan umpan balik proyek yang ada.
Dengan terus meninjau prosedur Anda, Anda akan lebih mampu beradaptasi dengan perubahan pasar, kepuasan dan preferensi pelanggan, serta pergantian karyawan. Anda juga lebih siap untuk menangani hambatan dengan mendokumentasikan kekuatan dan kelemahan yang Anda miliki di masa lalu dan wawasan tentang bagaimana Anda menyelesaikannya.
3. Karyawan yang lebih bahagia berarti alur kerja yang lebih efisien
Manajemen dan analisis alur kerja membangun lingkungan kerja yang lebih baik-terutama dalam hal keterlibatan karyawan.
Karyawan tidak perlu berurusan dengan teknologi lama yang ketinggalan zaman. Dorong tim Anda untuk memberikan saran dalam hal alat peningkatan proses . Karena merekalah yang bekerja dengan perangkat lunak manajemen alur kerja setiap hari, mereka memiliki posisi yang tepat untuk memberikan wawasan tentang apa yang perlu ditingkatkan.
Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda
Hal ini tidak hanya menghasilkan alur kerja yang lebih baik, tetapi juga memberdayakan karyawan Anda. Mereka merasa didengar dan dihormati serta memiliki otonomi dan kontrol yang lebih besar atas proses kerja mereka. 🤩
4. Kepatuhan dan kerangka kerja peraturan yang lebih mudah
Untuk bisnis proses di perusahaan perawatan kesehatan perusahaan kesehatan, lembaga pemerintah, dan perusahaan keuangan atau perbankan, alat bantu analisis alur kerja membuat kepatuhan terhadap peraturan menjadi lebih mudah. Alat ini memberi Anda wawasan dan struktur sehingga semua orang tahu apa yang diperlukan dan memberikan informasi terbaru tentang kemajuan secara real-time.
Menganalisis proses bisnis yang ada memungkinkan Anda mengembangkan struktur untuk kepatuhan yang lebih baik. Membuat basis data pengetahuan sebagai bagian dari alur kerja Anda untuk membuat daftar semua kerangka kerja peraturan yang diperlukan, memberikan tag pada tugas untuk melacak akuntabilitas, dan membuat langkah-langkah untuk laporan audit yang cepat.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien dan mengatur dokumen di pusat pengetahuan dalam organisasi Anda
Jenis Utama Analisis Alur Kerja
Ada tiga jenis analisis alur kerja yang berbeda. Masing-masing memiliki tujuan yang sama, yaitu meningkatkan proses alur kerja dan meningkatkan efisiensi. 💪
Berikut adalah tiga jenis analisis alur kerja:
- Analisis alur kerja Linear*: Jenis tinjauan ini berfokus pada proses yang bekerja dalam garis lurus. Metode ini paling baik untuk organisasi yang memiliki langkah-langkah tugas yang jelas, proses yang terdefinisi dengan baik, dan tanggung jawab karyawan yang jelas
- Lintas fungsional analisis alur kerja : Jenis analisis ini dirancang untuk meninjau proses di seluruh departemen atau di organisasi yang tidak memiliki penggambaran langkah-langkah tugas yang jelas
- Hybrid analisis alur kerja : Jenis ini difokuskan untuk memeriksa alur kerja di seluruh departemen dan di dalam departemen. Ini ideal untuk mengevaluasi proses pada proyek yang melibatkan berbagai departemen, tetapi ada juga proses di dalam departemen yang perlu disederhanakan
Setiap jenis analisis alur kerja dapat digunakan untuk meningkatkan alur kerja bisnis. Pikirkan tentang struktur perusahaan atau proyek Anda, dan pilih jenis analisis terbaik untuk memenuhi kebutuhan Anda pengoptimalan alur kerja kebutuhan.
Bagaimana Melakukan Analisis Alur Kerja
Siap untuk memasukkan analisis ke dalam sistem manajemen alur kerja Anda? Berikut adalah empat langkah analisis alur kerja untuk melakukan dan memetakan proses bisnis yang efektif dengan lebih baik. 🗺️
1. Kumpulkan data untuk memahami apa yang perlu ditingkatkan
Sebelum Anda dapat mulai melakukan pengoptimalan, Anda perlu mengumpulkan wawasan tentang apa yang bekerja dan apa yang perlu ditingkatkan. Jenis data yang Anda perlukan akan bervariasi, tergantung pada jenis alur kerja yang Anda optimalkan.
Pastikan untuk menilai data kuantitatif (seperti jumlah tugas yang belum selesai) dan juga data kualitatif (misalnya, bagaimana perasaan anggota tim tentang sumber daya yang diperlukan untuk tugas tersebut).
Buatlah hubungan antara bentuk atau media apa pun di Papan Tulis untuk membuat diagram alur Anda di ClickUp
Cara terbaik untuk mengumpulkan data adalah melalui proses yang sudah ada dengan menggunakan alat bantu seperti Papan Tulis ClickUp untuk membuat diagram alir proses yang memungkinkan Anda melacak dan mengoptimalkan operasi Anda menggunakan diagram visual. Lakukan langkah demi langkah dan catat siapa yang bertanggung jawab atas apa hasil kerja dan menyoroti potensi hambatan. ⚠️
Anda juga perlu melakukan wawancara dengan karyawan untuk mendapatkan wawasan tentang tingkat dasar proyek. Untuk proyek yang lebih kompleks, adakan lokakarya di mana setiap karyawan dapat memandu Anda melalui alur kerja mereka.
Beberapa data yang ingin Anda cari antara lain:
- Jumlah tugas yang menjadi tanggung jawab setiap anggota tim
- Kerangka waktu umum dari tugas-tugas proyek
- Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas
- Berapa kali suatu tugas diulang
- Seberapa sering tugas diselesaikan atau ditolak
Satukan semua pekerjaan Anda dalam ikhtisar tingkat tinggi dengan Dasbor
Gunakan Dasbor ClickUp untuk menampilkan dan menganalisis data. Ini memberikan gambaran umum tingkat tinggi dari semua tugas yang merupakan bagian dari pencapaian tujuan perusahaan. Lihat dengan cepat apa yang sedang berlangsung dan apa yang terlambat dari jadwal. Selain itu, identifikasi redundansi sehingga Anda dapat menyesuaikan alur kerja untuk efisiensi yang lebih baik dengan gambaran umum analisis alur kerja lintas fungsi.
2. Menganalisis data untuk menemukan area perbaikan
Setelah Anda mengumpulkan wawasan, saatnya untuk menganalisis data. Ingat, tujuan utamanya adalah untuk mengoptimalkan proses yang tidak berjalan dengan baik. Terkadang Anda akan membuat perubahan besar, di lain waktu penyesuaian kecil mungkin diperlukan.
ClickUp memudahkan untuk menganalisis data khusus berkat fitur manajemen alur kerja fitur. Anda dapat membuat sebuah Diagram Alur Kerja untuk mendapatkan peta jalan visual dari semua proses yang ada. Dengan cara ini, Anda dapat menemukan hambatan dan mendokumentasikan sistem yang ada yang perlu ditingkatkan.
Lihat kemajuan tugas dan posisi tugas dengan tampilan Board ClickUp
Alat hebat lainnya adalah fitur Tampilan Papan ClickUp di mana Anda dapat menggulir setiap tugas dan melihat dengan cepat bagaimana tugas tersebut bergerak melalui tahapan proyek.
Lihatlah data yang telah Anda kumpulkan dan tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah tugas atau proses ini penting?
- Apa tujuan dari tugas ini?
- Apakah tugas ini memiliki tujuan yang berharga?
- Apakah tugas ini memakan waktu?
- Apakah ada metrik untuk mengukur kinerja?
- Apakah proses ini menawarkan pengalaman pengguna yang ramah?
- Apakah ini membutuhkan kurva pembelajaran yang curam atau sumber daya orientasi yang signifikan?
- Apakah karyawan memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan langkah ini?
- Dapatkah proses manual ini diotomatisasi?
Hal ini juga berguna untuk memeriksa perubahan mana yang akan memiliki dampak paling besar, terutama jika Anda memiliki waktu yang terbatas atau sumber daya yang terbatas.
Tetapkan prioritas tugas dengan kode warna di ClickUp untuk memberi tahu tim Anda apa yang perlu ditangani secepatnya Prioritas Tugas ClickUp memungkinkan Anda memilih dari empat bendera untuk mengidentifikasi item yang paling penting. Prioritaskan perubahan yang memiliki dampak paling tinggi dan paling sedikit pekerjaan yang diperlukan terlebih dahulu. Hal ini dapat membuat perbedaan besar tanpa mempengaruhi anggaran Anda, dan Anda dapat menangani perubahan yang tidak terlalu penting selanjutnya. 🙋🏻♂️
3. Menerapkan perubahan dari temuan Anda
Setelah Anda meninjau data Anda, Anda seharusnya memiliki wawasan tentang perubahan apa yang perlu dilakukan pada alur kerja Anda.
Mungkin Anda telah mengidentifikasi tugas-tugas yang akan memakan waktu lebih sedikit jika diotomatisasi. Mungkin Anda telah menentukan area-area di mana serah terima ke anggota tim lain dapat disederhanakan. Mungkin Anda telah memutuskan bahwa Anda membutuhkan alur kerja baru atau ingin membuat kontrol proyek bila perlu agar tetap sesuai dengan anggaran Anda.
Sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap sesuai rencana
Apa pun yang dikatakan oleh data, pikirkan bagaimana Anda bisa membuat perubahan untuk merampingkan alur kerja. Alat bantu otomatisasi proses seperti fitur Papan Tulis ClickUp, memungkinkan Anda memvisualisasikan perubahan pada alur kerja. Setelah alur kerja diselesaikan, Anda dapat membuat tugas dalam hitungan detik langsung dari Papan Tulis dan menambahkan konteks dengan dokumen, deskripsi, dan file. 💪
Pastikan semua pemangku kepentingan mengetahui tentang perubahan tersebut. Dari tim manajemen proyek hingga departemen sumber daya manusia, beritahukan siapa pun yang terlibat dalam proses tersebut. Buat panduan dan instruksi yang jelas untuk perubahan sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan ke depannya.
4. Tinjau alur kerja bisnis Anda secara teratur
Analisis alur kerja tidak berakhir dengan implementasi. Anda harus meninjau dan menganalisis proses Anda secara teratur untuk memastikan efisiensi alur kerja dan menjaga agar semuanya berjalan dengan lancar.
Tetapkan jadwal untuk meninjau kinerja alur kerja. Memanfaatkan alat pelaporan dan alat retrospektif untuk secara konsisten memantau bagaimana segala sesuatunya berkembang.
Templat retrospektif proyek ini mengevaluasi keberhasilan atau kegagalan proyek secara keseluruhan sambil mengidentifikasi perbaikan untuk mencegah kesalahan di masa depan
Bahkan, Anda bisa menggunakan templat Templat Retrospektif Proyek ClickUp untuk mengumpulkan umpan balik dengan mudah, menemukan kekuatan dan kelemahan dalam alur kerja, dan membuat perubahan untuk perbaikan di proyek-proyek mendatang. ✍️
Lakukan percakapan dengan anggota tim Anda untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Anda akan mendapatkan umpan balik berharga yang dapat Anda terapkan dan dapat meningkatkan alur kerja Anda berdasarkan saran dari karyawan.
3 Contoh Analisis Alur Kerja
Semua ini terdengar bagus dalam teori, tetapi dalam praktiknya, lebih bagus lagi! Ingin beberapa contoh analisis alur kerja di kehidupan nyata? Kami telah menyediakannya untuk Anda dengan berbagai kasus penggunaan yang berbeda. 👀
Kasus penggunaan 1: Menyederhanakan pertumbuhan perusahaan
Ketika perusahaan menjadi lebih sukses, mereka cenderung tumbuh. Proses dan prosedur yang Anda gunakan dengan tim kecil beranggotakan lima hingga 10 orang tiba-tiba mulai rusak ketika Anda meningkatkan skala hingga 50 karyawan atau lebih. Hal ini akan menghambat efisiensi dan bahkan dapat menghambat pertumbuhan Anda.
Anda memerlukan sistem alur kerja yang lebih baik atau tersegmentasi untuk mengikuti perubahan. Gunakan otomatisasi alur kerja untuk membuat peta jalan baru untuk sukses dengan tim yang lebih besar dan meningkatkan proses ini.
Selain itu, dengan semakin banyaknya orang yang terlibat, Anda akan mendapatkan wawasan yang lebih beragam dan umpan balik yang lebih banyak, sehingga menghasilkan solusi yang kreatif. 🥳
Kasus penggunaan 2: Merampingkan proses manual
Banyak manajer proyek dan tim mereka menangani tugas-tugas yang berulang secara manual. Terkadang hal itu berarti menanggapi faktur klien melalui email. Di lain waktu, pekerjaan itu mungkin termasuk menulis artikel blog yang sama berulang kali dari awal.
Tugas-tugas ini membutuhkan waktu dan ketika Anda mulai meningkatkan atau mengerjakan proyek yang lebih besar, tugas-tugas ini dapat berubah menjadi menyedot waktu.
Otomatiskan tugas-tugas Anda yang berulang hanya dalam beberapa klik dengan salah satu dari ratusan templat otomatisasi alur kerja ClickUp
Otomatiskan proses manual kapan pun Anda bisa. Ini bisa berarti menggunakan alat keuangan seperti QuickBooks untuk menangani pembayaran dan faktur. Ini juga bisa berarti menggunakan aplikasi pembuatan konten dan templat lainnya untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk membuat konten berulang. ⌚️
Kasus penggunaan 3: Berinteraksi dengan pelanggan secara lebih efektif
Berkomunikasi dengan pelanggan sangatlah penting. Anda menginginkan umpan balik dari pengguna sehingga Anda dapat menyediakan produk dan layanan yang lebih baik.
Untuk bisnis kecil, mudah untuk terhubung dengan pelanggan secara personal. Anda membalas email mereka, menawarkan saran tentang cara menggunakan produk dan layanan Anda, dan memecahkan masalah saat muncul.
Dengan perusahaan yang lebih besar dan beberapa karyawan penuh waktu-atau saat Anda mengerjakan proyek-proyek yang lebih besar-akan lebih sulit untuk menangani tugas-tugas itu sendiri. Selain itu, upaya Anda mungkin lebih baik difokuskan pada tujuan yang lebih besar dan tugas-tugas yang lebih penting.
Mengelola data pelanggan, tugas pribadi, dan komunikasi di ClickUp dari perangkat apa pun
A Alat alur kerja CRM adalah cara yang lebih baik untuk mengelola hubungan pelanggan dengan alur kerja otomatis. Setelah menganalisis proses yang ada, Anda dapat menggunakan CRM untuk mengotomatiskan tanggapan dan menghasilkan tugas untuk anggota tim yang relevan. 📚
Lakukan Analisis Alur Kerja dan Sederhanakan Proses Anda Dengan ClickUp
Dukung operasi bisnis dan pimpin tim yang lebih efisien dengan menambahkan analisis alur kerja ke dalam daftar tugas Anda. Dengan panduan praktis ini, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mengumpulkan data, menganalisis hasil, dan membuat item tindakan dari tinjauan alur kerja Anda. Coba ClickUp hari ini untuk memanfaatkan fitur alur kerja termasuk diagram, diagram alir, dan ratusan templat yang dirancang untuk membuat pekerjaan Anda lebih metodis. Masing-masing dapat disesuaikan sehingga Anda dapat memanfaatkan alat ini untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik Anda. 🏙