Ketika bisnis Anda terjebak dalam kebiasaan, tindakan yang sedikit tidak akan berhasil. Inilah saatnya untuk mengguncang dan memeriksa kembali "cara-cara lama" untuk terus maju.
Masuki rekayasa ulang proses bisnis (BPR) - sebuah pendekatan ampuh yang dapat merevolusi operasi tim Anda dan membawa bisnis Anda ke tingkat yang lebih tinggi. Meskipun menantang dan sering kali mendapat penolakan, hal ini harus dilakukan oleh setiap perusahaan yang ingin tetap relevan dan kompetitif.
Dalam panduan ini, kami akan membahas semua dasar-dasar BPR dan memberikan kiat-kiat untuk perencanaan dan penerapannya yang sukses. Terus gulir untuk mempelajari lebih lanjut dan raih peningkatan yang dramatis!
Apa itu Rekayasa Ulang Proses Bisnis?
Rekayasa ulang proses bisnis adalah desain ulang fundamental dari alur kerja dan proses bisnis dalam sebuah organisasi. BPR bertujuan untuk merampingkan operasi, meningkatkan hasil, memangkas biaya, dan mendorong pertumbuhan proses bisnis.
Konsep ini dibuat oleh Michael Hammer adalah seorang profesor ilmu komputer di MIT. Pada tahun 1990, ia terkenal menulis sebuah artikel untuk Harvard Business Review berjudul "Reengineering Work: Jangan Mengotomatisasi, Lenyapkan."
Hammer mengkritik para manajer yang menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi pekerjaan yang pada dasarnya tidak efisien. Sebaliknya, ia menyarankan untuk memikirkan kembali proses bisnis mereka dan menghapus proses yang tidak memberikan nilai tambah.
Artikel tersebut memicu tren yang dengan cepat diadopsi oleh banyak perusahaan. Pada tahun 1993, 60% dari perusahaan-perusahaan yang masuk dalam daftar Fortune 500 menyatakan bahwa mereka telah mulai menerapkan rekayasa ulang proses bisnis atau berencana untuk melakukannya.
Mengapa Rekayasa Ulang Proses Bisnis Penting?
Untuk menjalankan bisnis yang sukses, Anda harus beradaptasi dengan perubahan yang sedang berlangsung, mengikuti tren terbaru, dan selalu berusaha untuk memperbaiki diri. ⬆️
Proses yang berhasil di masa lalu dapat menjadi usang atau terhambat oleh perkembangan internal atau eksternal. Mengubah satu atau dua langkah dalam proses Anda saat ini mungkin dapat membantu dalam beberapa kasus, namun ada kalanya Anda harus melakukan perubahan radikal untuk kembali ke jalur yang benar. 🛤️
Menciptakan kembali proses yang sudah ada memiliki banyak keuntungan, seperti:
- Peningkatan produktivitas
- Hasil yang lebih cepat dan berkualitas lebih tinggi
- Penghapusan langkah-langkah yang berlebihan, tidak efisien, atau berulang
- Pengurangan biaya produksi
- Kepuasan karyawan dan pelanggan
- Pertumbuhan dalam operasi bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis bukanlah hal yang mudah. Hal ini membutuhkan investasi waktu, uang, dan tenaga. Meski begitu, tidak ada yang bisa menjamin keberhasilan strategi baru dalam proses bisnis Anda yang baru.
Namun, manfaat jangka panjang dari BPR jauh lebih besar daripada biaya dan risiko yang terkait.
Rekayasa Ulang Proses Bisnis vs Peningkatan Proses Bisnis
Business Process Improvement (BPI) dan BPR memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk memperbaiki proses bisnis Anda dan memungkinkan kesuksesan dalam jangka panjang. Namun, keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Peningkatan proses adalah tentang mengidentifikasi hambatan dan menyesuaikan prosedur sambil berjalan. Anda dapat mengubah beberapa aturan, langkah, atau alat bantu, namun proses bisnis intinya tetap sama.
Rekayasa ulang proses memerlukan pertimbangan perspektif baru, melanggar konvensi, dan menebak-nebak setiap roda gigi dari proses Anda saat ini dan mesin bisnis secara keseluruhan. Hal ini menyiratkan pembangunan kembali proses bisnis dari awal. Dalam banyak kasus, hal itu melibatkan otomatisasi proses bisnis .
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
Berikut ini sebuah contoh. Anda menjalankan layanan pesan-antar makanan cepat saji kecil. Anda menyadari bahwa waktu tunggu Anda meningkat seiring dengan meningkatnya permintaan dan Anda kehilangan pelanggan. Sistem manajemen pesanan manual yang dulu berhasil untuk Anda sekarang mulai runtuh-dan kepuasan pelanggan cenderung menurun.
BPI mungkin akan menyarankan untuk mempekerjakan staf baru atau memindahkan karyawan sementara dari departemen yang berbeda untuk menangani pesanan saat dibutuhkan. BPR akan menerapkan sistem manajemen pengiriman elektronik baru yang membutuhkan sedikit campur tangan manusia.
Solusi pertama seperti menyapu debu di bawah karpet, sementara solusi kedua mencegah debu menumpuk di tempat pertama. 🧹
Rekayasa Ulang Proses Bisnis vs Manajemen Proses Bisnis Manajemen proses adalah konsep yang lebih luas dari keduanya. Ini adalah tindakan mengatur elemen dan aktivitas proses untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar. Sementara BPR adalah kejadian sesekali, BPM terjadi tanpa henti.
BPM dan BPR memiliki beberapa elemen yang serupa. Keduanya mengharuskan Anda untuk memeriksa proses yang ada dan mengidentifikasi serta memperbaiki masalah. Tujuannya juga sama - meningkatkan kualitas produk atau layanan.
Kapan Menerapkan Strategi BPR?
Idealnya, Anda harus menjalankan strategi BPR lebih cepat daripada nanti. Dengan begitu, akan lebih mudah untuk mengatur panggung untuk semua pekerjaan dan upaya peningkatan di masa depan. Semakin besar bisnis Anda, semakin mahal, sulit, dan memakan waktu untuk merekayasa ulang prosesnya.
Pada kenyataannya, BPR biasanya muncul sebagai topik ketika perusahaan mengalami stagnasi atau berkinerja buruk, dengan upaya BPI yang gagal. Dalam kasus seperti itu, waktu yang tepat untuk menerapkan strategi BPR adalah sekarang.
Jika Anda melewatkan jendela peluang yang ideal, jangan putus asa. Anda dapat melakukan perubahan besar pada proses bisnis kapan pun Anda mau. Hal ini akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan dan perencanaan yang cermat, tetapi dapat menghasilkan kesuksesan. Seperti yang telah disebutkan, manfaat jangka panjangnya akan sangat berharga.
Empat Langkah Rekayasa Ulang Proses Bisnis
Seperti apa proses BPR itu bervariasi dari kasus ke kasus. Secara umum, proses ini terdiri dari empat langkah, yang akan kami uraikan di bagian berikut.
Perhatikan bahwa proses yang efisien manajemen proyek alat seperti ClickUp dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Selain memusatkan data Anda, ia menawarkan berbagai fitur untuk perencanaan proyek dan eksekusi. Alih-alih menyulap beberapa aplikasi, Anda dapat menjalankan operasi yang kompleks seperti BPR dari satu platform.
Menghemat waktu dengan menggunakan fitur Templat Rencana Proyek Rekayasa Ulang Proses Bisnis ClickUp . Templat ini telah dimuat sebelumnya dengan kolom khusus dan mode tampilan, yaitu "tampilan" yang dirancang untuk membantu Anda menangani BPR dengan percaya diri.
Ini juga gratis! Sekarang, mari kita kembali ke empat langkah proses bisnis yang penting.
Langkah 1: Persiapan dan penelitian
Gunakan Templat Rencana Proyek Rekayasa Ulang Proses Bisnis ClickUp dan buat proses yang melelahkan ini menjadi lebih mudah dikelola
Usaha serumit BPR membutuhkan semua pihak untuk bekerja sama. 🤝
Anda harus membentuk tim yang terampil dan termotivasi yang akan bertanggung jawab atas proyek rekayasa ulang. Gugus tugas proses bisnis Anda harus mencakup:
- Pakar eksternal yang berpengalaman dalam BPR
- Seorang manajer senior yang memegang kendali dalam tim atau organisasi
- Seorang karyawan berpengalaman yang mengetahui seluk beluk proses
Untuk mengetahui apa yang kurang, Anda harus menyelidiki prosesnya secara mendalam. Analisis aktivitas, peserta, alat, dan metode yang digunakan dari awal hingga akhir. Mintalah karyawan dan pelanggan Anda untuk menyelesaikan survei umpan balik anonim dan gunakan Templat Rencana Proyek Rekayasa Ulang Proses Bisnis ClickUp untuk sampai ke sana lebih cepat.
Apa yang paling banyak menyebabkan masalah
Cari langkah-langkah yang secara konsisten menyebabkan penundaan, kesalahan, dan keluhan pelanggan. Pastikan juga untuk mencatat langkah-langkah yang telah terbukti bermanfaat.
**Mengumpulkan masukan dari berbagai pihak memungkinkan Anda mendapatkan gambaran yang paling realistis. Berbekal pengetahuan ini, Anda akan lebih mudah merekonstruksi proses dan mengidentifikasi hambatan.
Gunakan tampilan Formulir untuk mengumpulkan, menganalisis, dan mengatur umpan balik
Mengumpulkan dan menangani data sangat mudah dengan ClickUp Formulir ClickUp untuk membuat survei umpan balik yang efektif, dengan memilih di antara lebih dari 10 jenis bidang. Kelola tim BPR Anda dalam tampilan Daftar atau Dewan. Tambahkan detail kontak mereka atau info lain yang relevan di kolom.
Tetapkan tugas atau sub-tugas dan buat ketergantungan untuk alur kerja yang lebih efisien. ✔️
Langkah 2: Pemetaan proses
Setelah Anda mengetahui bagian mana dari proses yang berfungsi dan mana yang tidak, kini saatnya mendesain ulang.
Langkah demi langkah, susun alur kerja baru menggunakan pemetaan proses . Anda mungkin akan menemukan bahwa visualisasi membantu Anda lebih memahami proses yang kompleks dan bagaimana aktivitas tertentu mempengaruhi satu sama lain.
Buatlah koneksi dan tautkan objek bersama untuk membuat peta jalan atau alur kerja dari ide Anda bersama tim Anda di Papan Tulis ClickUp
Dengan Papan Tulis ClickUp anda dapat membuat peta proses dan diagram alir yang menarik untuk mengilustrasikan langkah-langkah yang terlibat dalam strategi BPR Anda.
Gunakan bentuk yang berbeda untuk menunjukkan jenis aktivitas. Misalnya, bentuk berlian biasanya menunjukkan langkah-langkah keputusan. Tambahkan panah untuk menentukan arah dan ketergantungan tugas. Selain bentuk dan panah, jangan ragu untuk menambahkan gambar, video, kartu situs web, dokumen, atau coretan untuk menyampaikan maksud Anda.
Setelah Anda memvisualisasikan seluruh proses, tentukan awal dan akhir upaya BPR Anda dan tambahkan langkah-langkah di antaranya. Anda bisa mengubah node menjadi tugas interaktif, membuka fitur tambahan seperti daftar periksa, komentar, dan pelacakan waktu.
Catat waktu saat Anda pergi atau masukkan secara manual dengan pelacakan waktu di ClickUp
Anda bahkan bisa menentukan orang atau departemen yang bertanggung jawab dengan menambahkan persegi panjang pada latar belakang untuk setiap tugas dan mengurutkan tugas-tugas di sepanjang sumbu vertikal berdasarkan siapa yang perlu menyelesaikannya.
Papan tulis juga memfasilitasi kolaborasi dengan tim ahli BPR Anda. Anda dapat bekerja pada bagian peta proses bersama secara real-time dan berbagi ide melalui catatan. 💡
Langkah 3: Perencanaan dan manajemen tugas
Langkah selanjutnya adalah menentukan ruang lingkup proyek yaitu, rancang strategi implementasi untuk mewujudkan peta proses Anda. Pertama, tentukan tujuan akhir Anda dan jelaskan bagaimana tujuan tersebut sejalan dengan tujuan perusahaan.
Selanjutnya, buatlah daftar semua langkah yang diperlukan untuk mewujudkan BPR. Pertimbangkan apakah Anda perlu mempekerjakan orang baru, melatih karyawan saat ini, membeli peralatan baru, atau meningkatkan peralatan yang sudah ada.
Sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap sesuai rencana
Buatlah sespesifik mungkin untuk menghindari kesalahpahaman. Jangan lupa untuk menghitung biaya agar akurat alokasi anggaran .
Pada akhirnya, tentukan ukuran keberhasilan. Dengan melakukan hal ini, Anda akan dapat melihat dengan tepat seberapa besar peningkatan alur kerja dengan proses rekayasa ulang.
Karena Anda telah menetapkan tujuan BPR dan kekurangan dari proses yang ada, mendefinisikan KPI seharusnya mudah dilakukan. Sebaiknya Anda juga memiliki sebuah rencana kontinjensi jika rencana A tidak berhasil.
Anda dapat melakukan semua ini dalam Klik Dokumen . Dari fitur pemformatan tingkat lanjut hingga kontrol versi, ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk membuat dokumen yang praktis dan menarik secara visual.
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring bekerja lebih efisien
Selesaikan rencana Anda dengan membuat daftar dan menugaskan semua tugas dan subtugas di ClickUp. Tambahkan lampiran, daftar periksa, dan info penting untuk membantu penerima tugas menyelesaikan tugasnya.
Gunakan tampilan Beban Kerja untuk menilai kapasitas dan ketersediaan individu. Lihat dan kelola jadwal dan tonggak pencapaian dalam tampilan Gantt atau Timeline. ⏱️
Langkah 4: Implementasi
Setelah Anda siap, mulai jalankan rencana rekayasa ulang proses dalam skala kecil. Dokumentasikan dan audit semua aktivitas dan nilai kemajuan setelah setiap pencapaian. Pada saat yang sama, buatlah rencana yang kuat untuk kontrol proyek untuk memastikan ketaatan biaya dan jadwal.
Jika KPI yang Anda pilih tidak menunjukkan peningkatan yang signifikan dibandingkan dengan baseline, kembalilah ke tahap perencanaan dan kaji ulang, lalu coba lagi. Jika hasilnya mendukung proses baru, secara bertahap terapkan pada skala yang lebih besar.
Setelah itu, ukur dan kumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan.
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
Di ClickUp, Anda dapat menetapkan sasaran yang dapat dilacak dan secara otomatis mengukur kemajuan saat Anda melangkah. Platform ini menawarkan banyak peluang otomatisasi lainnya, baik yang sudah ada di dalamnya maupun yang dibuat khusus.
Anda bisa berkolaborasi dengan tim Anda di ClickUp di setiap langkah proses rekayasa ulang. Diskusikan masalah dalam komentar tugas atau Tampilan obrolan . Mengedit dokumen dan file lainnya, melihat perubahan secara real-time, dan menerima notifikasi.
Karyawan Anda juga dapat melacak waktu di dalam aplikasi, membuat prosedur kompensasi menjadi lebih mudah. 💸
Contoh Rekayasa Ulang Proses Bisnis
Salah satu cara paling efektif untuk belajar adalah dengan memberi contoh, jadi mari kita jelajahi dua kisah sukses BPR yang terkenal!
T-Mobile: Telekomunikasi
**Masalahnya: Hingga tahun 2015, T-Mobile dukungan pelanggan melalui telepon terdiri dari agen-agen tanggap pertama dan beberapa departemen yang berspesialisasi dalam berbagai jenis masalah. Karena itu, pemecahan masalah biasanya memerlukan beberapa transfer panggilan. Proses ini memakan banyak waktu dan membuat pelanggan frustrasi.
Solusinya: Setelah menganalisis prosesnya, T-mobile menyadari bahwa solusi yang paling efisien adalah melatih agen dukungan pelanggan mereka untuk menangani semua panggilan dari awal hingga akhir. Perusahaan mengumpulkan tim lintas fungsi para ahli untuk melakukan pelatihan perwakilan. T-mobile juga mengubah praktik evaluasi agennya, beralih ke model berbasis kinerja individu dan tim.
Hasilnya: Jumlah panggilan per akun berkurang sebesar 21%, dan biaya per panggilan turun. Retensi pelanggan berada pada titik tertinggi sepanjang masa. Tingkat pergantian karyawan menurun drastis. T-mobile mencapai kesuksesan yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Honeywell: Teknologi dan rekayasa
**Masalahnya: Pada tahun 1990-an, Honeywell bertujuan untuk mengurangi jumlah cacat dalam proses konstruksi di salah satu unitnya di Arizona. Investigasi mengungkapkan bahwa dua masalah utama adalah perlunya kerja sama yang lebih baik antar tim dan kurangnya wewenang atas keputusan yang berdampak pada pekerjaan mereka.
Solusinya: Honeywell menghentikan semua operasi dan menciptakan sistem produksi baru yang terintegrasi dengan sistem kontrol kualitas yang lengkap. Karyawan menjalani pelatihan. Tim multi-terampil dibentuk dan ditugaskan untuk menangani produksi produk dari awal hingga akhir. Seperti T-Mobile, perusahaan ini memperkenalkan model evaluasi berbasis kualitas dan kinerja.
**Hasilnya: Prosesnya memakan waktu tiga tahun, tetapi hasilnya berbicara sendiri. Honeywell mengalami penurunan 70% dalam hal cacat, pengurangan 72% dalam waktu siklus komponen, dan banyak manfaat lain yang menyertainya.
Tantangan + Solusi Rekayasa Ulang Proses Bisnis yang Umum
Rekayasa ulang proses bisnis biasanya merupakan proses yang panjang dan rumit, sehingga dapat menimbulkan banyak masalah. Kami akan membahas beberapa di antaranya di bawah ini:
Kurangnya dukungan
Ketika seorang manajer memulai perubahan, mereka sering kali mendapat perlawanan dari para petinggi. Meyakinkan mereka untuk menerima ide tersebut bisa jadi sulit, bahkan jika pengusulnya adalah seorang ahli dalam proses yang dimaksud.
Pahami sekilas siapa saja dalam tim Anda yang bekerja terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga Anda dapat dengan mudah mengalokasikan ulang sumber daya Anda
Selain itu, menerima dukungan dari atasan dan pemilik adalah satu hal, tetapi **mendorong karyawan untuk menerapkannya adalah hal yang berbeda. 🐟
Bahkan jika dana tidak menjadi masalah, mengubah model yang sudah ada dan sudah dikenal mungkin menjadi masalah.
Solusi potensial:
- Kumpulkan sebanyak mungkin bukti untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari BPR
- Tawarkan insentif untuk partisipasi
- Bersabar dan gigih
- Menerapkan perubahan secara bertahap untuk membuat transisi menjadi lebih lancar
Persiapan yang tidak memadai
Banyak hal yang bisa salah dalam tahap persiapan.
Misalnya, jika tim ahli memiliki bias, mereka dapat mendorong agenda yang belum tentu yang terbaik untuk perusahaan. Terlalu banyak orang dalam tim dapat menyebabkan kebingungan, sementara anggota tim yang tidak cukup mungkin tidak dapat mengikutinya. Kurangnya pengetahuan atau motivasi juga bisa menjadi masalah.
Hambatan umum lainnya adalah analisis penyebab yang tidak tepat. Tanpa memahami penyebab sebenarnya dari ketidakefisienan dalam suatu proses, Anda mungkin akan mengulanginya.
Solusi potensial:
- Jangan terburu-buru dalam proses persiapan
- Kumpulkan tim profesional dengan berbagai keahlian
- Kumpulkan umpan balik dari berbagai perspektif dan dorong transparansi
Batasan sumber daya
Kurangnya sumber daya mungkin merupakan masalah BPR yang paling umum dan dapat sangat menghambat kemajuannya. Baik itu waktu, uang, atau tenaga kerja, beberapa sudut harus dipangkas untuk mewujudkan perubahan.
Hal ini hanya mungkin terjadi jika semua orang setuju dan persiapan dilakukan jauh-jauh hari.
Melacak dan memantau tugas, sumber daya, dan kemajuan proyek dalam tampilan Dasbor ClickUp
Solusi potensial:
- Memperjelas jumlah waktu dan upaya yang dibutuhkan BPR
- Fokus pada manfaat yang akan diberikan oleh proses baru
- Mulailah merencanakan tepat waktu
- Tingkatkan organisasi Anda danmanajemen waktu keterampilan
Implementasi yang tidak teratur
Jadi, Anda telah berhasil mencapai tahap implementasi. Hore! 🎉
Pantai belum jelas. Anda masih perlu menjalankan proses baru dengan cara yang melekat. Jika Anda menerapkannya secara tidak memadai dan tidak konsisten, maka tidak akan berhasil.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa BPR bukanlah peristiwa satu kali. Ini adalah proses perbaikan mendalam yang berkelanjutan. Jika Anda tidak mengukur efektivitas strategi rekayasa ulang proses bisnis Anda, siapa yang bisa mengatakan bahwa strategi tersebut lebih baik dari yang sebelumnya?
KPI dapat menunjukkan bahwa beberapa bagian dari pendekatan baru tidak optimal dan harus dinilai ulang.
Solusi potensial:
- Terimalah bahwa pekerjaan belum selesai setelah proses baru diimplementasikan
- Mulailah dari yang kecil dan terapkan perubahan sedikit demi sedikit
- Menguji dan mengukur sepanjang waktu
- Mengawasi adaptasi dan memberikan dukungan ekstra jika diperlukan
Mendobrak Kebiasaan dan Mencapai Tingkat Efisiensi Baru Dengan BPR
Dengan mendesain ulang alur kerja secara mendasar, Anda dapat merampingkan operasi, mengurangi biaya, dan mendorong pertumbuhan. Meskipun menantang, potensi manfaat jangka panjang dari BPR menjadikannya upaya yang berharga bagi perusahaan mana pun yang ingin tetap unggul dalam lanskap bisnis yang dinamis.
Keluar dengan yang lama, masuk dengan yang baru! Berikan organisasi Anda angin segar dengan menerapkan rekayasa ulang proses bisnis. 🛫