Setiap organisasi menghadapi masalah pengetahuan. Laporan tersimpan di satu tempat, pembaruan proyek di tempat lain, dan setengah dari keahlian tim hanya ada di kotak masuk seseorang. Ketika seorang karyawan membutuhkan jawaban cepat, mereka harus menghabiskan 20 menit untuk mencarinya atau hanya bertanya kepada rekan kerja dan mengganggu aktivitas mereka.
Inilah penyebab penurunan produktivitas yang tersembunyi yang jarang dibicarakan oleh kebanyakan perusahaan.
Amazon Q dirancang untuk mengatasi hal tersebut. Layanan ini terintegrasi dengan sistem internal Anda dan berfungsi sebagai satu tempat untuk mencari informasi di seluruh sistem tersebut. Ajukan pertanyaan, dapatkan jawaban, beserta sumbernya.
Dalam blog ini, kami akan memandu Anda memahami bagaimana Amazon Q membantu dalam pencarian pengetahuan internal dan mengapa ClickUp, sebuah Ruang Kerja AI Terintegrasi, mungkin merupakan alat yang selama ini dibutuhkan tim Anda.
Apa Itu Amazon Q Business?
Amazon Q Business adalah asisten AI generatif yang dikembangkan oleh AWS dan terintegrasi dengan alat serta sistem yang sudah digunakan perusahaan Anda, seperti SharePoint, Confluence, Salesforce, Slack, dan puluhan lainnya.
Setelah terhubung, Amazon Q memungkinkan karyawan Anda mengajukan pertanyaan dalam bahasa sehari-hari dan mendapatkan jawaban yang diambil langsung dari konten internal Anda. Amazon Q beroperasi di atas infrastruktur teknologi yang sudah ada, sehingga tidak perlu mengganti atau menghapus sistem yang sudah ada.
Anda cukup mengarahkannya ke sumber data Anda, mengatur izin akses, dan Amazon Q akan mulai menganalisis semua informasi yang pernah ditulis oleh organisasi Anda.
📮 Wawasan ClickUp: Meskipun 46% responden survei kami mengatakan bahwa mereka memiliki rutinitas yang solid untuk membantu mereka masuk ke “mode kerja,” 11% mengatakan bahwa mereka memulai sebagian besar hari dalam “mode bertahan hidup,” merespons pesan dan tenggat waktu begitu muncul.
Hal itu biasanya terjadi ketika tidak ada titik awal yang jelas untuk memulai hari. Anda membuka laptop, notifikasi mulai berdatangan, dan sebelum Anda sempat menyesuaikan diri, hari itu sudah mengambil keputusan untuk Anda.
Di ruang kerja AI terintegrasi seperti ClickUp, tugas yang belum selesai, komentar terbaru, prioritas, dan percakapan yang sedang berlangsung sudah terhubung di satu tempat, sehingga Anda dapat membuka ruang kerja dan langsung melihat apa yang sedang aktif, apa yang telah berubah, dan apa yang memerlukan perhatian.
Alih-alih menelusuri email, obrolan, dan catatan untuk memahami konteksnya, sistem ini memberi Anda titik awal yang jelas, sehingga Anda dapat memulai hari dengan lebih terarah.
Fitur Utama Amazon Q untuk Pencarian Pengetahuan Internal
Amazon Q dibangun berdasarkan beberapa kemampuan inti yang membuatnya benar-benar berguna untuk pekerjaan sehari-hari:
- Memahami bahasa alami: Anda tidak perlu mengingat nama file atau kata kunci yang tepat. Anda dapat bertanya seperti saat bertanya kepada rekan kerja, ‘Apa kebijakan pengembalian dana kami untuk klien perusahaan?’ dan sistem akan menemukan jawabannya
- Mengambil data dari berbagai sumber sekaligus: Alih-alih berpindah-pindah antara Confluence, SharePoint, dan wiki internal Anda, Amazon Q mencari di semua platform tersebut sekaligus dan menampilkan satu respons yang terintegrasi
- Menghormati izin yang sudah ada: Ini poin yang sangat penting. Amazon Q tidak menampilkan konten yang tidak boleh dilihat oleh karyawan. Jika suatu dokumen dibatasi, maka dokumen tersebut tetap dibatasi, bahkan dalam hasil pencarian
- Menyebutkan sumbernya: Setiap jawaban dilengkapi dengan referensi mengenai asal informasi tersebut. Dengan demikian, karyawan dapat mengklik ringkasan tersebut dan memverifikasinya sendiri
- Semakin cerdas seiring waktu: Seiring bertambahnya pengguna dan konten yang ditambahkan, Amazon Q semakin mahir memahami apa yang dibutuhkan organisasi Anda, bukan hanya apa yang ditanyakan
Bagaimana Amazon Q Mendukung Pencarian Pengetahuan Internal
Ketika Anda mengajukan pertanyaan, apa yang sebenarnya terjadi di balik layar? Ini adalah alur kerja yang terstruktur dengan baik yang memastikan Anda mendapatkan jawaban yang relevan dan akurat berdasarkan data perusahaan Anda.
Prosesnya bekerja seperti ini:
- Pengguna mengajukan pertanyaan: Anda mengajukan pertanyaan dalam bahasa alami melalui antarmuka web atau integrasi seperti Slack
- Pemrosesan kueri: Sistem ini menganalisis pertanyaan Anda untuk memahami maksud Anda dan menentukan sumber data mana yang mungkin memiliki jawabannya
- Pencarian: Sistem ini kemudian melakukan pencarian di seluruh repositori yang terhubung, sambil memastikan untuk menghormati izin pengguna masing-masing
- Peringkat dan penyaringan: Dari hasil pencarian, sistem ini mengidentifikasi dan mengambil potongan teks yang paling relevan
- Pembentukan: Model AI mengambil potongan-potongan informasi ini dan menggabungkannya menjadi satu jawaban yang koheren
- Referensi: Terakhir, fitur ini menyertakan tautan kembali ke dokumen sumber asli sehingga Anda dapat memverifikasi informasi tersebut
Seluruh proses ini dikenal sebagai Retrieval-Augmented Generation (RAG). Ini adalah pendekatan yang sangat efektif karena respons AI didasarkan pada data perusahaan Anda yang sebenarnya. Hal ini secara drastis mengurangi risiko halusinasi AI (jawaban yang dibuat-buat) dan memastikan informasi selalu seakurat dokumen terbaru Anda.
💡 Tips Pro: Gunakan judul yang deskriptif dan kaya kata kunci untuk setiap dokumen agar muncul dalam hasil pencarian yang relevan. Tambahkan ‘tl;dr’ atau ringkasan eksekutif di bagian atas panduan yang panjang untuk membantu pembaca menemukan jawaban dengan cepat.
Cara Menghubungkan Sumber Data ke Amazon Q
Memulai penggunaan Amazon Q memerlukan sedikit pengaturan, tetapi prosesnya cukup mudah. Pertama, Anda memerlukan beberapa hal:
- Akun AWS dengan izin yang tepat
- Akses admin ke sumber data yang ingin Anda hubungkan (seperti Google Drive atau Confluence)
- Aplikasi Amazon Q Business yang dibuat di konsol AWS Anda
Setelah Anda memiliki hal-hal tersebut:
- Buka konsol Amazon Q Business dan pilih aplikasi yang telah Anda buat
- Pilih ‘Tambahkan sumber data’ dan pilih alat yang ingin Anda hubungkan dari perpustakaan konektor
- Otentikasi koneksi menggunakan metode yang diperlukan, seperti OAuth atau kunci API
- Konfigurasikan pengaturan sinkronisasi Anda dengan memilih folder, saluran, atau repositori tertentu yang ingin Anda indeks
- Tentukan frekuensi sinkronisasi untuk menentukan seberapa sering Amazon Q harus memeriksa informasi baru atau yang diperbarui
- Mapping bidang metadata seperti ‘penulis’ atau ‘tanggal pembuatan’ untuk memudahkan penyaringan hasil pencarian nantinya
- Jalankan sinkronisasi awal dan pantau perkembangannya di konsol
- Coba beberapa kueri untuk memastikan konten Anda dapat dicari, dan izinnya berfungsi sesuai harapan
Jika Anda mengalami masalah, periksa izin konektor dan log sinkronisasi terlebih dahulu. Masalah izin sering kali disebabkan oleh pemetaan penyedia identitas yang salah. Selain itu, bersabarlah. Sinkronisasi awal yang besar dapat memakan waktu beberapa jam.
📖 Baca Juga: Bagaimana Amazon Q Membantu dalam Pembuatan Kode
Keterbatasan dan Tantangan Umum Amazon Q dalam Pengambilan Pengetahuan
Amazon Q adalah alat yang andal, tetapi tidak sempurna. Seperti sistem AI lainnya, alat ini memiliki beberapa kekurangan yang perlu Anda ketahui sebelum menerapkannya di seluruh tim Anda. Pertimbangkan batasan-batasan berikut ini:
- Ketergantungan pada ekosistem AWS: Layanan ini bekerja paling optimal jika organisasi Anda sudah berada dalam ekosistem AWS. Jika organisasi Anda sangat bergantung pada penyedia cloud lain, Anda mungkin akan menghadapi beberapa kendala
- Kekurangan cakupan konektor: Meskipun terdapat lebih dari 40 konektor, jika tim Anda bergantung pada sistem khusus atau sistem lama, Anda mungkin perlu membuat integrasi khusus
- Kualitas jawaban bervariasi tergantung pada konten: Kualitas AI bergantung pada data yang Anda berikan. Jika dokumen sumber Anda tidak terstruktur dengan baik, sudah usang, atau saling bertentangan, Anda akan mendapatkan jawaban yang kurang akurat
- Biaya pada skala besar: Penetapan harga didasarkan pada jumlah pengguna dan volume data. Bagi perusahaan besar dengan basis pengetahuan internal yang luas, hal ini dapat menjadi pengeluaran yang signifikan
- Kustomisasi terbatas: Anda memiliki fleksibilitas yang lebih sedikit untuk menyesuaikan perilaku model AI dibandingkan dengan membangun solusi RAG kustom Anda sendiri dari awal
- Kurva pembelajaran bagi admin: Mengonfigurasi konektor, izin, dan batasan keamanan memerlukan pengetahuan yang memadai tentang AWS
Optimalkan Manajemen Pengetahuan Internal Menggunakan ClickUp
Pengetahuan internal sering kali tersebar di berbagai alat. Tim menyimpan proses di dokumen, pembaruan di obrolan, dan keputusan di dalam tugas yang tidak pernah dibuka kembali. Seiring waktu, informasi menjadi semakin sulit ditemukan, semakin sulit dipercaya, dan semakin sulit digunakan.
ClickUp menawarkan ruang kerja di mana dokumentasi, percakapan, dan pelaksanaan tetap terhubung. Alih-alih mengelola basis pengetahuan yang tersebar, tim membangun sistem di mana informasi berkembang seiring dengan pekerjaan nyata. Hal ini mengurangi penyebaran SaaS dan menghilangkan pergantian konteks yang terus-menerus selama operasi sehari-hari.
Bangun basis pengetahuan terstruktur menggunakan ClickUp Docs
ClickUp Docs berfungsi sebagai fondasi untuk pengetahuan internal. Tim membuat, mengatur, dan memelihara dokumentasi langsung di dalam ruang kerja tempat pekerjaan dilakukan.
Misalkan tim dukungan pelanggan membuat basis pengetahuan internal untuk menangani permintaan pengembalian dana. Mereka membuat dokumen berjudul ‘Pedoman penanganan pengembalian dana’ dan menyusunnya ke dalam bagian-bagian yang jelas, seperti aturan kelayakan, kasus khusus, dan langkah-langkah eskalasi. Setiap bagian terhubung ke tugas dukungan nyata di mana aturan tersebut berlaku.
Dokumentasi mendukung konten terstruktur melalui:
- Judul yang mengorganisir dokumen proses yang besar
- Tabel yang mendefinisikan aturan seperti kriteria kelayakan pengembalian dana
- Daftar poin yang menjelaskan alur kerja langkah demi langkah
- Embed yang mencakup sumber daya pendukung seperti berkas desain atau lembar kerja
Misalnya, seorang manajer dukungan memperbarui aturan pengembalian dana setelah adanya perubahan kebijakan. Dokumen tersebut langsung diperbarui, dan agen merujuk pada versi terbaru saat menangani tiket.
Berikut ini semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat basis pengetahuan internal di ClickUp:
Ambil dan terapkan pengetahuan secara instan menggunakan ClickUp Brain
Seiring bertambahnya dokumentasi, tim membutuhkan jawaban cepat tanpa harus menelusuri banyak halaman. ClickUp Brain mengambil dan menerapkan pengetahuan dari dokumen, tugas, dan percakapan.
Misalkan seorang agen dukungan baru menangani permintaan pengembalian dana yang rumit yang melibatkan pengembalian sebagian barang. Alih-alih menelusuri seluruh basis pengetahuan, mereka bertanya kepada ClickUp Brain:
📌 Coba prompt ini: Apa kebijakan pengembalian dana untuk pengembalian sebagian, dan langkah apa yang harus saya ikuti?
ClickUp Brain menganalisis elemen-elemen ruang kerja yang relevan dan memberikan jawaban yang ringkas yang mencakup proses yang benar serta tautan ke dokumentasi sumber.
ClickUp Brain mendukung alur kerja pengetahuan seperti:
- Ringkas dokumen panjang menjadi jawaban singkat
- Ekstrak langkah-langkah kunci dari dokumentasi proses
- Tampilkan tugas atau diskusi yang relevan terkait dengan suatu topik
- Jelaskan kebijakan dengan menggunakan contoh nyata dari pekerjaan sebelumnya
Perluas akses pengetahuan menggunakan ClickUp Brain MAX
Seiring pertumbuhan organisasi, pengetahuan tersebar di berbagai sistem. ClickUp Brain MAX mengumpulkan informasi tersebut melalui pencarian perusahaan dan masukan suara.
ClickUp Brain MAX mencakup dua fitur utama:
- ClickUp Talk to Text untuk merekam pengetahuan dengan cepat
- ClickUp Enterprise Search untuk mengambil informasi di seluruh alat yang terhubung
Misalnya, seorang manajer proyek menyelesaikan panggilan dengan klien dan mencatat pembaruan penting menggunakan Talk to Text. ClickUp Brain MAX mengubah masukan suara menjadi catatan terstruktur yang dapat disalin ke dalam dokumen.
Di saat yang sama, Enterprise Search memungkinkan tim untuk menemukan informasi di berbagai alat. Misalnya, seorang pemimpin operasional perlu menemukan pembaruan proses di Figma, yang didokumentasikan dalam ClickUp Doc.
Satu kali pencarian di dalam ClickUp Brain MAX akan menampilkan kedua sumber tersebut.
💡 Tips Pro: Tambahkan bagian ‘Istilah Pencarian’ di akhir dokumen teknis untuk menyertakan istilah internal, akronim, atau kesalahan ejaan yang umum. Teknik ini memastikan bahwa pencarian untuk ‘PTO’ juga menampilkan dokumen ‘Kebijakan Cuti dan Liburan’.
Hubungkan pengetahuan di berbagai alat menggunakan Integrasi ClickUp
Pengetahuan jarang terdapat dalam satu platform saja. Tim mengandalkan alat seperti Google Drive, Dropbox, dan Figma untuk mengelola berbagai bagian alur kerja mereka. Integrasi ClickUp menghubungkan alat-alat tersebut dengan sistem pengetahuan.
Misalnya, Anda dapat:
- Sinkronkan file Google Drive agar dokumen muncul di dalam tugas yang relevan
- Ubah diskusi di Slack menjadi tugas yang mencatat keputusan penting
- Lampirkan desain Figma langsung ke dokumentasi produk
- Hubungkan alat dukungan agar wawasan dari tiket dapat diintegrasikan ke dalam pembaruan pengetahuan
Misalkan tim produk memperbarui dokumentasi fitur setelah meninjau perubahan desain di Figma. Berkas desain tersebut terhubung langsung ke dokumen, dan informasi yang diperbarui tercermin di ruang kerja yang sama tempat tugas-tugas berada.
Pendekatan ini memastikan bahwa pengetahuan tetap terhubung dengan pelaksanaan di seluruh alat, bukan tersebar di sistem yang terpisah-pisah.
Seorang pengguna berbagi:
Saya menyukai alat AI di ClickUp, terutama superagent [sic], karena alat-alat ini membantu saya membuat basis pengetahuan untuk operasi bisnis kami dan menjawab pertanyaan dengan cepat saat saya membutuhkan respons segera. Saya juga menghargai otomatisasi yang ditawarkan ClickUp, yang menjadi alasan saya beralih dari Monday.com. Meskipun ada kurva pembelajaran, AI membuat pengaturan awal menjadi lebih mudah.
Saya menyukai alat AI di ClickUp, terutama superagent [sic], karena alat-alat ini membantu saya membuat basis pengetahuan untuk operasi bisnis kami dan menjawab pertanyaan dengan cepat saat saya membutuhkan respons segera. Saya juga menghargai otomatisasi yang ditawarkan ClickUp, yang menjadi alasan saya beralih dari Monday.com. Meskipun ada kurva pembelajaran, AI membuat pengaturan awal menjadi lebih mudah.
Praktik Terbaik untuk Sistem Pencarian Internal Perusahaan
Mendorong tim Anda untuk menggunakan alat ini secara efektif adalah awal dari pekerjaan yang sesungguhnya. Baik Anda memilih Amazon Q atau solusi lain, ikuti praktik terbaik berikut ini.
- Lakukan audit terhadap sumber pengetahuan Anda terlebih dahulu: Lakukan audit terhadap sumber pengetahuan Anda sebelum menghubungkan apa pun untuk mengetahui di mana informasi terpenting Anda berada. Identifikasi file duplikat, dokumen yang sudah usang, dan celah pengetahuan
- Mulailah dengan kasus penggunaan yang bernilai tinggi: Jangan mencoba melakukan semuanya sekaligus. Mulailah dengan fokus pada pertanyaan yang paling sering diajukan atau topik yang paling sering dicari untuk menunjukkan nilai tambah sejak awal
- Tentukan tanggung jawab yang jelas: Tunjuk seseorang untuk bertanggung jawab atas pemeliharaan sumber data yang terhubung dan meninjau kualitas jawaban AI
- Pantau dan perbaiki: Perhatikan pencarian mana yang gagal atau menghasilkan hasil yang kurang memuaskan. Gunakan umpan balik ini untuk meningkatkan konten Anda atau menyesuaikan konfigurasi alat tersebut
- Hormati batasan izin: Pastikan berulang kali bahwa solusi pencarian Anda mematuhi kontrol akses yang sudah ada. AI tidak boleh menjadi jalan pintas untuk mengakses informasi yang dibatasi
Berhenti Mencari, Mulailah Bertindak dengan ClickUp
Alat seperti Amazon Q meningkatkan cara tim melakukan pencarian. Karyawan mengajukan pertanyaan dalam bahasa sehari-hari dan mendapatkan jawaban yang diambil dari berbagai sistem, lengkap dengan konteks dan sumbernya. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dan membantu orang menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa mengganggu orang lain.
Namun, menemukan jawaban hanyalah salah satu bagian dari alur kerja. Pekerjaan berlanjut setelah itu. Tim perlu menerapkan apa yang mereka temukan, memperbarui dokumentasi, berkolaborasi, dan melanjutkan tugas. Ketika pengetahuan terpisah dari pelaksanaan, proses kembali melambat.
Di situlah ClickUp mengubah cara tim beroperasi. Pengetahuan, tugas, dokumen, dan percakapan tetap terhubung di satu tempat. ClickUp Brain menampilkan jawaban, Docs menyimpan proses terstruktur, dan alur kerja berjalan tanpa perlu berpindah alat.
Pencarian membantu Anda memahami. ClickUp membantu Anda bertindak.
Daftar di ClickUp sekarang juga!
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Amazon Q Business digunakan untuk membantu karyawan mencari informasi di seluruh pengetahuan internal perusahaan menggunakan bahasa alami. Layanan ini terhubung ke alat-alat seperti SharePoint, Confluence, Slack, dan Salesforce, lalu memberikan jawaban yang relevan dengan konteks beserta kutipan sumbernya sehingga tim dapat menemukan informasi dengan lebih cepat.
Amazon Q meningkatkan pencarian pengetahuan internal dengan menghubungkan ke berbagai sumber data perusahaan, mengambil informasi yang paling relevan, dan menghasilkan jawaban dalam bahasa yang mudah dipahami. Alih-alih mencari secara manual di berbagai alat, karyawan dapat mengajukan satu pertanyaan dan mendapatkan jawaban terpadu yang didasarkan pada konten perusahaan.
Ya. Amazon Q dirancang untuk menghormati izin pengguna yang sudah ada dari sistem yang terhubung, sehingga karyawan hanya melihat konten yang sudah mereka miliki izin untuk mengaksesnya. Berkas yang dibatasi tetap dibatasi, bahkan saat pengguna melakukan pencarian melalui Amazon Q.
Amazon Q masih dapat menghadapi tantangan seperti kualitas jawaban yang tidak merata ketika konten sumber sudah usang atau terstruktur dengan buruk, kustomisasi yang terbatas dibandingkan dengan sistem RAG khusus, kurangnya konektor untuk alat khusus, dan biaya yang lebih tinggi saat digunakan dalam skala besar. Layanan ini juga paling cocok untuk organisasi yang telah berinvestasi dalam ekosistem AWS.
Amazon Q membantu tim menemukan jawaban di seluruh sistem perusahaan yang terhubung. ClickUp melangkah lebih jauh dengan menghubungkan pengetahuan ke eksekusi. Dengan ClickUp Brain, Dokumen, tugas, dan percakapan dalam satu ruang kerja, tim tidak hanya dapat mengakses informasi tetapi juga memperbarui dokumentasi, menugaskan pekerjaan, dan memajukan proyek tanpa perlu berpindah alat.