Setiap kali Anda berpikir semuanya terkendali, persyaratan baru muncul.
Bagaimana jika Anda dapat mengumpulkan semua data ini di satu tempat, dan data tersebut akan terorganisir dengan rapi untuk Anda?
Kenalkan ClickUp Forms — dirancang untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam pengumpulan data (entri data).
Dengan bidang kustom AI, alur kerja otomatis, dan pembaruan real-time, Anda beralih dari mengumpulkan pengiriman formulir dan mengorganisir data menjadi mengoptimalkannya.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara ClickUp menggunakan Forms untuk mengstandarisasi permintaan internal.
Masalah: Kekacauan Permintaan Internal yang Tidak Terstruktur
Jika Anda memetakan bagaimana permintaan bergerak melalui organisasi Anda saat ini, Anda biasanya akan melihat masalah yang sama muncul berulang kali. Berikut adalah beberapa masalah umum yang kami dengar: 👇
- Kepemilikan yang tidak jelas: Ketika permintaan dikirim melalui obrolan atau email, jarang jelas siapa yang bertanggung jawab atasnya, sehingga tugas-tugas menjadi 'menghilang' atau berpindah-pindah hingga seseorang terpaksa mengambilnya.
- Tidak ada SLA yang konsisten: Tanpa bidang yang terstandarisasi untuk tingkat urgensi, dampak, dan batas waktu, hampir tidak mungkin untuk mendefinisikan atau memenuhi SLA internal, sehingga pemangku kepentingan sering merasa pekerjaan berjalan lambat meskipun tim Anda sudah bekerja maksimal.
- Titik buta dalam pengambilan keputusan dan audit: Persetujuan, konteks, dan keputusan historis tersebar di berbagai thread, sehingga sulit untuk menjawab pertanyaan dasar seperti ‘Mengapa kita mengubah proses ini?’ atau ‘Siapa yang menyetujui akses ini terakhir kali?’
- Pengalaman karyawan yang tidak konsisten: Seorang manajer yang 'menguasai sistem' mendapatkan dukungan cepat dan jelas, sementara rekan tim baru atau yang bekerja jarak jauh tidak tahu harus ke mana, yang secara diam-diam menciptakan ketidakadilan dan frustrasi internal.
- Tidak ada pelaporan yang andal: Dengan permintaan yang masuk dalam format yang tidak terstruktur, Anda tidak dapat dengan mudah mengumpulkan data tentang volume, permintaan per tim, atau kapasitas, sehingga sulit untuk membenarkan penambahan tenaga kerja, menegosiasikan ulang cakupan, atau menolak permintaan dengan data.
⭐ Template Terpilih
Template Formulir Permintaan ClickUp memberikan sistem penerimaan yang terintegrasi sehingga setiap permintaan tiba dengan detail yang tepat, pada waktu yang tepat, dan di tempat yang tepat.
Template ini dilengkapi dengan:
- Kolom wajib seperti informasi pemohon, jenis permintaan, tingkat urgensi, detail pendukung, dan lampiran.
- Standarisasi informasi penting di semua permintaan (seperti prioritas, departemen, kategori, peran pemohon, dan sistem yang terlibat) untuk menjaga laporan tetap rapi.
- Otomatiskan penugasan pemilik, tetapkan prioritas, tambahkan subtugas, atau alihkan permintaan melalui otomatisasi berdasarkan jenis atau departemen.
Apa Itu ClickUp Forms?
ClickUp Forms adalah pembuat formulir bawaan ClickUp yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi (dari rekan tim atau pihak eksternal) dan secara otomatis mengubah setiap pengiriman menjadi Tugas ClickUp.
Intinya, seseorang mengisi formulir ➜ ClickUp membuat tugas dengan semua jawaban mereka.
Jadi, saat Anda membuat formulir dengan ClickUp, Anda pada dasarnya sedang merancang bagaimana tugas baru seharusnya terlihat:
- Satu pertanyaan menjadi nama tugas
- Pertanyaan yang lebih panjang dapat mengisi bagian deskripsi tugas
- Dropdown, angka, tanggal, dll., menjadi Fields Kustom pada tugas
- Anda dapat menentukan pengaturan default untuk penugas, status, prioritas, daftar, tag, dan lainnya.
Jika Anda ingin melihat gambaran singkat tentang cara membuat proses penerimaan sendiri dengan Forms di ClickUp, kami memiliki video untuk Anda:
Bagaimana ClickUp Menggunakan Formulir Secara Internal (+ Contoh)
Di ClickUp, ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, kami menggunakan Forms setiap hari.
Cara tim kami sendiri bergantung pada sistem ini menunjukkan betapa kuatnya sistem permintaan terstruktur dapat bekerja. Berikut ini gambaran lebih jelas tentang bagaimana departemen-departemen di dalam ClickUp memanfaatkan Forms:
1. Permintaan pemasaran
Tim Pemasaran berurusan dengan ide, tenggat waktu, dan pendapat sepanjang hari (bicara soal manajemen proyek skala besar). Itulah mengapa mereka membuat formulir yang dapat disesuaikan untuk jenis pekerjaan yang mereka hadapi setiap minggu, seperti peluncuran produk, kampanye, konten, dan dukungan desain.
Anggota tim kemudian dapat membuat bidang formulir yang detail dan lengkap. Dengan kata lain, tim pemasaran memilih pertanyaan secara selektif yang memberikan cukup data formulir untuk memahami permintaan, memperkirakan upaya yang diperlukan, dan menyesuaikannya dengan tugas-tugas lain yang sedang mereka tangani.
Misalnya, formulir permintaan pemasaran standar akan mengirimkan tugas ke daftar 'Marketing Intake' dan meminta:
- Yang Anda butuhkan: Kampanye, aset tunggal, konten, atau dukungan acara.
- Untuk siapa: Segmen, kelompok pelanggan, atau akun tertentu.
- Apa yang dimaksud dengan kesuksesan: Pendaftaran, pertemuan, lalu lintas, atau target pendapatan.
- Saat Anda membutuhkannya: Tanggal penting, jendela peluncuran, dan batasan yang tidak dapat diubah.
- Tautan dan berkas: Ringkasan, draf salinan, presentasi, atau contoh sebelumnya
Ketika respons formulir masuk:
- Setiap pengajuan masuk ke Daftar Penerimaan dan membantu tim melacak kemajuan dari ide hingga pekerjaan yang selesai.
- Kolom yang dipetakan mengisi detail tugas seperti nama tugas, saluran, prioritas, dan tanggal target.
- ClickUp Views yang dikelompokkan berdasarkan jenis permintaan dan ClickUp Custom Statuses memberikan gambaran real-time kepada tim pemasaran tentang berapa banyak pekerjaan yang sedang berjalan.
📮 ClickUp Insight: Apa solusi ideal untuk mengatasi terlalu banyak tab? 33% responden survei kami menginginkan AI yang mengingat segalanya dan menampilkannya kembali sesuai permintaan.
Keinginan kita untuk mengurangi beban kognitif di tempat kerja terlihat jelas di sini: bayangkan dapat mempercayai sistem untuk menyimpan pengetahuan sehingga otak kita tidak perlu melakukannya. ✨
ClickUp Brain menyediakan hal tersebut, memungkinkan Anda menangkap, menyimpan, dan mengakses ide-ide dari mana saja di ruang kerja Anda atau aplikasi terhubung kapan pun Anda membutuhkannya. Ini adalah otak kedua dan tempat untuk berdiskusi!
2. Dukungan IT dan permintaan akses
Tim IT selalu kewalahan dengan tiket yang tidak jelas seperti ‘laptop rusak’ atau ‘dashboard tidak berfungsi.’
ClickUp Forms membantu mereka mengumpulkan detail diagnostik yang tepat sejak awal sehingga mereka dapat melakukan triase dengan cepat (tanpa perlu bolak-balik yang tak berujung). Setiap insiden, permintaan akses, atau permintaan hardware dimulai dengan proses pengumpulan data yang terstruktur, yang dapat disaring dan dilaporkan.
Misalnya, formulir 'Permohonan Dukungan IT atau Akses' mungkin mencakup:
- Siapa yang mengajukan: Nama, tim, detail kontak, dan tingkat urgensi
- Jenis permintaan yang dimaksud: Insiden, akses, perangkat keras baru, instalasi perangkat lunak, masalah jaringan
- Sistem apa yang terlibat: ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO, atau alat lain.
- Apa yang terjadi: Deskripsi yang jelas, dampak pada pekerjaan, pesan kesalahan, dan langkah-langkah yang dapat direproduksi.
- Lampiran yang berguna: Screenshot, log, atau video singkat
Ketika formulir tersebut berubah menjadi tugas:
- Tiket baru masuk ke daftar Permintaan IT atau Layanan Dukungan dengan jenis, sistem, dan dampak yang sudah terisi.
- ClickUp Automations mengarahkan tiket ke pemilik yang tepat berdasarkan alat atau jenis permintaan, serta menetapkan prioritas atau batas waktu SLA.
- Subtugas dibuat secara otomatis untuk tugas multi-langkah, seperti menyiapkan beberapa alat untuk karyawan baru.
- Dashboard ClickUp menampilkan volume tiket, waktu respons, dan masalah yang menumpuk sehingga tim IT dapat mengidentifikasi bottleneck secara dini.
⚡ Arsip Template: Apakah permintaan layanan internal atau yang berhadapan dengan pelanggan memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya karena ekspektasi tidak jelas sejak awal? Template yang terstruktur dengan baik membantu menetapkan ekspektasi yang tepat sejak awal. Lihat template permintaan layanan yang telah disusun ini untuk meningkatkan kejelasan dan mempercepat waktu penyelesaian!
3. Permintaan HR
Tim sumber daya manusia Anda menangani berbagai pekerjaan sensitif dan lintas fungsi yang dapat hilang jika disimpan di email.
Namun, dengan Forms, Anda dapat mengelola segala hal mulai dari proses onboarding hingga perpindahan internal dan pertanyaan cuti, sambil memicu tugas untuk tim IT, Keuangan, dan manajer di belakang layar.
Misalnya, formulir permintaan 'People Ops' mungkin mencakup bagian-bagian untuk:
- Karyawan baru: Posisi, atasan, tanggal mulai, lokasi, departemen, dan peralatan atau akses yang diperlukan.
- Perubahan ketenagakerjaan: Promosi, perubahan tim, pembaruan jabatan, tanggal berlaku, dan pengesah.
- Cuti atau izin: Jenis cuti, tanggal, hari sebagian, kontak cadangan, dan catatan tambahan.
- Bantuan Umum HR: Pertanyaan tentang kebijakan, masalah manfaat, pertanyaan tentang gaji, atau dukungan hubungan karyawan.
Ketika sebuah permintaan diajukan:
- Formulir ini terintegrasi ke dalam Daftar Permintaan People Ops dengan bidang kategori, di mana Anda dapat menyaring berdasarkan karyawan baru, perubahan, atau cuti.
- Logika kondisional dalam formulir memastikan pengguna hanya melihat bidang yang sesuai dengan situasi mereka.
- ClickUp Automations menugaskan tugas kepada HRBP atau spesialis yang tepat, serta membuat subtugas untuk tim mitra seperti IT, Payroll, atau Ops.
🧠 Fakta Menarik: Netflix pernah memproduksi sebuah dokumen budaya berjudul "Culture Deck" sebanyak 127 halaman yang begitu legendaris hingga COO Facebook menyebutnya sebagai 'dokumen paling penting di Silicon Valley.' Dokumen ini mempengaruhi kebijakan HR di seluruh industri teknologi.
4. Operasional dan permintaan antar tim
Tim operasional mendukung semua tim lain, yang berarti proses penerimaan permintaan mereka cenderung menjadi tidak terstruktur seiring waktu.
Formulir membantu mengubah berbagai permintaan ad hoc menjadi permintaan yang terdefinisi dengan jelas, yang dapat diprioritaskan, ditentukan lingkupnya, dan diserahkan kepada pemilik yang tepat.
Formulir Permintaan Tim Operasional atau Tim Lintas Departemen umumnya mencakup:
- Kebutuhan fasilitas dan kantor: Pemindahan meja, perbaikan, akses gedung, masalah ruangan atau peralatan, serta masalah kebersihan atau keamanan.
- Peralatan dan perlengkapan: Perangkat keras, periferal, perlengkapan kantor, atau merchandise perusahaan, termasuk jumlah dan tanggal yang diperlukan.
- Acara dan logistik: Acara internal, acara di luar kantor, dukungan konferensi, koordinasi vendor, atau logistik perjalanan.
- Dukungan operasional umum: Bantuan dalam proses, sistem internal, atau tugas administratif yang melibatkan berbagai tim.
Ketika permintaan ini masuk melalui formulir:
- Permohonan tersebut dikumpulkan dalam Daftar Permohonan Operasional atau Daftar Permohonan Tim, yang mencakup kolom untuk kategori, lokasi, perkiraan anggaran, dan tanggal jatuh tempo.
- Pertanyaan bersyarat dalam Forms menangkap tingkat detail yang tepat berdasarkan kategori, seperti kantor dan lantai untuk fasilitas, atau model dan jumlah untuk peralatan.
- Tim Operasional dapat menggunakan tampilan yang dikelompokkan berdasarkan kategori dan status untuk mengelola beban kerja, melindungi kapasitas, dan menjaga agar pemangku kepentingan tetap terinformasi.
💡 Tips Pro: ClickUp Forms mendukung logika kondisional, artinya pertanyaan akan muncul atau menghilang berdasarkan jawaban sebelumnya. Hal ini mencegah orang melihat bidang yang tidak relevan dan mengurangi pengiriman yang tidak lengkap atau berkualitas rendah.
Contohnya:
- Jika pemohon memilih ‘Urgent’ di bawah Prioritas → Tampilkan bidang Tanggal Jatuh Tempo
- Jika mereka memilih ‘Permohonan Akses’ → Tampilkan bidang yang meminta ‘Sistem mana?’
Untuk mengonfigurasinya:
- Tambahkan pertanyaan dengan jenis yang didukung (Dropdown, Checkbox, Status, dll.)
- Aktifkan Logika di bagian kanan bawah pertanyaan.
- Buka Aturan dan tentukan: IF [kondisi] → THEN [tindakan = tampilkan bidang(s)]
👉 Logika kondisional sangat powerful untuk formulir pengajuan bersama yang melayani berbagai jenis permintaan di seluruh tim.
Cara Membuat Formulir Permintaan Internal di ClickUp
Berikut cara mengatur formulir permintaan internal di ClickUp 👇
1. Siapkan proses permintaan Anda
Sebelum Anda membuka ClickUp, pastikan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang harus dicapai oleh formulir permintaan internal Anda.
Tentukan tujuan formulir Anda. Tanyakan pada diri Anda:
- Jenis permintaan apa saja yang harus diterima oleh formulir ini, dan mana yang harus diarahkan ke tempat lain? (Mencegah kekacauan)
- Informasi apa yang kami butuhkan untuk mulai bekerja segera? (Nama, departemen, ID perangkat, aset, tautan proyek, dan lainnya)
- Apakah jenis permintaan yang berbeda memicu pertanyaan tindak lanjut atau jalur pengalihan yang berbeda? (Ini menandakan Anda memerlukan logika kondisional atau daftar ganda)
- Apakah ada bidang yang rentan terhadap data yang tidak konsisten dan sebaiknya distandarisasi menggunakan dropdown atau bidang wajib? (Misalnya prioritas, nama departemen, kategori permintaan)
- Siapa yang akan mengisi formulir ini, dan apa istilah atau petunjuk yang mereka butuhkan agar formulir dapat diisi dengan benar dan mudah? (Terutama penting jika beberapa tim menggunakan formulir yang sama)
ClickUp Whiteboards dan ClickUp Mind Maps dapat berguna untuk memetakan setiap aspek dari proses dan langkah-langkah ini.
Selanjutnya, informasi apa saja yang perlu Anda minta dari setiap pemohon?
Lewati langkah ini, dan Anda akan berakhir dengan mengedit formulir berulang kali di kemudian hari.
2. Tambahkan Tampilan Formulir di ClickUp
Saatnya mulai membuat formulir!
Buka Space, Folder, atau List tempat Anda ingin permintaan masuk ditampilkan. Hal ini penting karena setiap formulir terikat pada lokasi tertentu. Setiap pengiriman akan menjadi tugas di lokasi tersebut.
Setelah Anda masuk ke lokasi tersebut, Anda dapat menambahkan formulir:
- Klik tombol + Lihat
- Dari galeri jenis tampilan yang tersedia, pilih Formulir
- Beri nama tampilan Formulir baru jika Anda ingin memudahkan identifikasinya.
- Anda akan diminta untuk memilih templat atau memulai dari awal.
⚡ Arsip Template: Ingin menghemat waktu dalam pengaturan formulir pendaftaran? Lihatlah template formulir pendaftaran ini yang telah disusun khusus untuk Anda, masing-masing dirancang untuk menangani segala hal mulai dari insiden IT hingga brief pemasaran dan permintaan operasional.
3. Buat bidang formulir
Di dalam formulir, tentukan informasi apa yang akan diisi oleh pengguna dan bagaimana alur formulir tersebut.
Mulailah dengan memberikan judul dan deskripsi singkat. Dari sana, cukup seret bidang yang Anda butuhkan. ClickUp menyediakan berbagai opsi (input teks, daftar dropdown, tanggal, lampiran, kotak centang, dan lainnya) sehingga Anda dapat menyesuaikan persis dengan apa yang dibutuhkan oleh alur kerja Anda.
Berikut adalah beberapa area yang perlu Anda fokuskan 👇
- Kolom wajib: Tambahkan nama pemohon, departemen, dan deskripsi singkat tentang masalah atau permintaan.
- Dropdown untuk konsistensi: Untuk kategori seperti ‘Jenis Permintaan’ atau ‘Prioritas’, dropdown memberikan bidang data yang paling bersih dan terstandarisasi.
- Lampiran: Jika proses Anda memerlukan tangkapan layar, ringkasan kreatif, atau dokumen, cukup tambahkan bidang lampiran sejak awal.
- Kolom wajib: Tandai kolom yang tidak dapat dinegosiasikan sebagai wajib, sehingga orang tidak secara tidak sengaja melewatkan sesuatu yang tim Anda butuhkan untuk bekerja secara efisien.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan pertanyaan tambahan untuk menyesuaikan formulir sesuai keinginan Anda.
🧠 Fakta Menarik: Pada abad ke-19, orang melipat surat dengan cara yang begitu rumit untuk menghindari manipulasi sehingga para sejarawan saat ini menyebutnya sebagai "letter-locking". Beberapa metode begitu kompleks sehingga museum memperlakukannya seperti teka-teki kertas.
4. Konfigurasikan pengaturan pengiriman dan otomatisasi alur kerja
Langkah selanjutnya adalah memastikan setiap pengajuan tiba tepat di tempat yang seharusnya (dan, tentu saja, berfungsi sesuai dengan kebutuhan tim Anda).
Mulailah dengan membuka panel Pengaturan di sisi kanan tampilan Formulir Anda dan: ⬇️
- Pilih daftar tujuan: Setiap pengiriman formulir menjadi tugas, jadi pilih daftar tepat di mana permintaan ini harus disimpan. (Contoh: Dukungan IT, Permintaan Desain, Kotak Masuk Fasilitas)
- Tetapkan penugas default: Jika semua permintaan harus dikirim ke satu orang atau tim, Anda dapat menugaskan secara otomatis (menghemat banyak waktu pengalihan manual).
- Terapkan templat tugas (opsional namun powerful): Jika tim Anda memiliki templat untuk masalah IT, brief kreatif, laporan bug, dll., Anda dapat mengaplikasikannya secara otomatis sehingga setiap tugas baru mencakup: Subtugas Daftar Periksa Bidang Kustom
- Subtugas
- Daftar periksa
- Kolom Kustom
- Subtugas
- Daftar periksa
- Kolom Kustom
Ingin inspirasi untuk membangun proses otomatisasi yang lebih canggih? Lihat contoh penggunaan otomatisasi alur kerja AI ini.
5. Sesuaikan gaya dan merek formulir Anda
Formulir Anda layak mendapatkan sedikit sentuhan penyempurnaan sebelum dikirimkan kepada anggota tim atau departemen Anda. Di tab Desain, sesuaikan tampilan dan nuansa formulir agar terasa seperti ruang kerja tim Anda sendiri.
Anda dapat:
- Beralih antara tata letak satu kolom dan dua kolom tergantung pada jumlah informasi yang Anda kumpulkan.
- Sesuaikan warna, latar belakang, dan gaya tombol agar sesuai dengan branding perusahaan Anda.
- Unggah gambar latar belakang kustom jika Anda ingin tampilan yang lebih profesional.
- Pilih tema terang atau gelap dan sesuaikan dengan warna merek Anda sehingga formulir tersebut benar-benar terlihat seperti bagian dari ruang kerja internal Anda.
…dan masih banyak lagi.
🤯 Tahukah Anda? ClickUp kini mendukung lebih dari 4 juta tim, dan sementara ruang kerja baru terus berkembang, penggunaan AI juga melonjak tajam. Lebih dari 2 juta ruang kerja saat ini menggunakan AI, naik dari hanya 665.000 tahun lalu!
6. Bagikan formulir secara internal
Dan inilah bagian terbaik (dan paling sederhana)! Cukup bagikan formulir ClickUp Anda dengan tim Anda di:
- Tautan langsung: Salin URL berbagi formulir dan tempelkan ke ClickUp Chat, email, atau Teams. Dengan satu klik, rekan tim Anda langsung diarahkan ke tempat yang tepat untuk mengirimkan permintaan.
- Embed di alat internal: Ambil kode embed dan tambahkan formulir ke Confluence, SharePoint, atau intranet Anda. Dengan begitu, orang-orang akan menemukannya secara alami saat mereka melakukan pekerjaan rutin mereka.
- Batasi akses: Simpan formulir di dalam Daftar Pribadi untuk memastikan relevansinya dengan tim internal tertentu dan manfaatkan izin ruang kerja untuk mencegah pengajuan acak dari pihak eksternal perusahaan.
- Buatnya mudah ditemukan: Tambahkan tautan ke dokumen onboarding, wiki internal, atau ClickUp Docs. Berikan tim Anda satu tempat yang mudah diakses, sehingga tidak ada yang perlu repot mencari formulir permintaan Anda.
Itu saja! Anda baru saja mengotomatiskan semua permintaan internal Anda.
⭐ Langkah Bonus: Gunakan ClickUp AI untuk analisis
Namun, mengumpulkan permintaan hanyalah setengah dari cerita. Apa yang terjadi selanjutnya biasanya di situlah segalanya mulai berantakan. Begitu tugas-tugas mulai masuk, kebanyakan tim kembali terjebak dalam kekacauan yang memperlambat semua orang. Anda tahu bagaimana ceritanya:
- Mencari konteks yang hilang
- Meminta detail yang sama dua kali
- Mengulang jawaban yang sama
- Mengurutkan dan memprioritaskan semuanya secara manual
- Berpindah-pindah antara alat hanya untuk memahami apa yang sedang terjadi
Ini adalah masalah klasik terkait penyebaran pekerjaan dan konteks. Namun, mari sambut ClickUp Brain, kecerdasan buatan (AI) yang dirancang untuk menghilangkan kekacauan yang Anda alami setiap hari.
Begini cara ClickUp Forms membuat sistem permintaan Anda menjadi sangat lancar:
- Memahami konteks: Setiap permintaan dilengkapi dengan detail, riwayat, dan pola. ClickUp AI Fields dapat mengumpulkan semua informasi tersebut secara instan melalui ringkasan AI, sehingga Anda tidak perlu mencari-cari di log obrolan.
- Membantu Anda melakukan triase secara otomatis: Brain dapat membantu mengkategorikan permintaan, mengidentifikasi yang mendesak, dan menampilkan yang terkait.
- Memberikan jawaban: Tanyakan kepada ClickUp Brain untuk ringkasan, langkah selanjutnya, penjelasan, atau pembaruan draf, dan Anda akan mendapatkan jawaban berdasarkan tugas aktual Anda, Dokumen, dan alur kerja (konteks nyata dari pekerjaan Anda yang sebenarnya).
📚 Baca Lebih Lanjut: Pembuat Formulir AI Terbaik
⭐ Langkah Bonus: Analisis pengiriman formulir melalui Dashboard
Dashboard memungkinkan Anda memvisualisasikan data masuk, sehingga Anda dapat mengambil keputusan lebih cepat dan mengidentifikasi pola tanpa perlu pelaporan manual.
Dengan addon fitur ini, ClickUp Dashboards menampilkan metrik dan tren paling penting secara real-time.
Begini cara ini membantu Anda meningkatkan permintaan internal:
- Buat kartu yang terhubung dengan daftar penerimaan Anda: Tambahkan kartu Daftar Tugas yang mengarah ke daftar tempat tugas formulir ditempatkan. Gunakan pengelompokan dan filter (misalnya, berdasarkan jenis permintaan, prioritas, penugas) untuk fokus pada hal yang paling penting.
- Pantau volume dan tren pengajuan: Gunakan Kartu Perhitungan (misalnya, jumlah tugas) atau Kartu Grafik Batang/Garis untuk melihat bagaimana jenis permintaan berkembang seiring waktu.
- Pantau pekerjaan yang sedang berlangsung: Tambahkan kartu Beban Kerja Berdasarkan Status atau Waktu Total dalam Status untuk melihat di mana permintaan terhenti atau berjalan lancar — ideal untuk SLA atau bendera risiko SLA.
- Periksa detail saat diperlukan: Sebagian besar kartu dasbor memungkinkan Anda mengklik ke tugas-tugas di bawahnya sehingga Anda dapat memeriksa respons formulir individu tanpa meninggalkan dasbor.
Manfaat Standarisasi Permintaan dengan ClickUp Forms
Inilah alasan mengapa mengstandarisasi permintaan melalui ClickUp Forms memberikan dampak yang begitu signifikan:
- Prioritas permintaan yang lebih mudah: Karena Forms dapat menyertakan menu dropdown atau prioritas yang telah ditentukan sebelumnya, tim Anda tidak perlu secara manual menafsirkan jadwal. Masukan prioritas yang konsisten ini memungkinkan Anda membangun dasbor atau filter dengan lebih andal, bahkan mengstandarisasi proses seputar apa yang dianggap sebagai prioritas tinggi, sedang, atau rendah.
- Visibilitas yang lebih baik di seluruh tim/peran: Dengan proses penerimaan yang terstandarisasi, pimpinan dan pemangku kepentingan dapat melihat data yang seragam (misalnya, 'jumlah permintaan per departemen', 'waktu pemrosesan rata-rata per jenis permintaan'). Hal ini membantu Anda mendokumentasikan proses dengan lebih jelas karena setiap permintaan masuk ke sistem dengan cara yang sama.
- Peningkatan keselarasan merek atau proses: Dengan ClickUp Forms, Anda dapat menyesuaikan tata letak dan branding (‘Produk apa?’, ‘Wilayah mana?’, dll) sehingga formulir pendaftaran itu sendiri memperkuat proses dan ekspektasi Anda, bukan hanya kontennya.
- Proses onboarding yang lebih cepat untuk pemohon baru: Ketika bidang formulir Anda dapat diprediksi dan terstandarisasi, anggota tim baru atau pemohon eksternal (vendor, kontraktor) dapat bergabung lebih cepat (kurang penjelasan yang diperlukan, lebih sedikit kesalahan).
- Pemeriksaan/pelacakan permintaan perubahan yang lebih mudah: Jika Anda mengstandarisasi proses penerimaan permintaan, Anda dapat melacak jenis permintaan yang masuk seiring waktu (misalnya, peningkatan anggaran, perubahan ruang lingkup) karena semua orang menggunakan taksonomi yang sama.
- Integrasi yang lebih baik dengan tugas dan alur kerja: Karena setiap pengiriman formulir menjadi tugas di ClickUp (dengan bidang yang dapat diprediksi), rantai dari permintaan → tugas → penyelesaian menjadi lebih lancar, dan Anda kurang mungkin harus secara manual memetakan permintaan satu kali ke sistem tugas Anda.
Standarisasi Setiap Permintaan Internal dengan ClickUp
Jika orang-orang masih mengirimkan permintaan ke obrolan acak, email sebagian, dan percakapan di koridor, masalahnya bukan pada tim Anda. Masalahnya adalah tidak ada cara tunggal dan andal untuk meminta bantuan.
ClickUp Forms mengatasi hal itu dengan memberikan akses yang sama dan sederhana bagi semua orang untuk mengirimkan permintaan.
Setiap permintaan mengikuti struktur yang sama, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan masuk ke Daftar yang tepat sebagai tugas yang dapat ditindaklanjuti oleh tim Anda. Bidang Kustom, pertanyaan bersyarat, dan otomatisasi memastikan IT, HR, desain, dan operasional mendapatkan detail yang mereka butuhkan.
Daftar ke ClickUp hari ini dan ubah permintaan internal Anda menjadi sistem yang dapat diandalkan oleh seluruh tim Anda. ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Ya. Anda dapat dengan mudah mengirim pemberitahuan otomatis ke Slack atau email setiap kali ada pengajuan formulir baru. Hal ini sangat berguna bagi anggota tim tertentu yang perlu merespons permintaan internal dengan cepat. Banyak tim membagikan ClickUp Forms di Slack, lalu menggunakan ClickUp Automations untuk mengirimkan pengajuan baru langsung ke saluran yang tepat.
ClickUp melindungi semua pengiriman formulir dengan keamanan tingkat perusahaan, enkripsi, dan kontrol izin. Anda dapat menentukan siapa yang dapat mengumpulkan data, siapa yang dapat melihat pengiriman, dan di mana tugas dibuat. Akses didasarkan pada peran, dan informasi sensitif dapat dibatasi hanya untuk tim lintas fungsi atau individu sesuai kebutuhan. Lebih baik lagi, Workspaces, Lists, dan Views yang menyimpan data formulir mewarisi standar keamanan yang sama yang digunakan di seluruh platform. Selain itu, saat Anda mengaktifkan pengaturan Account Authenticated Forms, hanya orang yang telah bergabung dengan Workspace Anda yang dapat melihat dan mengirimkan formulir.
Tentu saja. Banyak perusahaan membuat formulir yang dapat disesuaikan untuk melayani beberapa tim dengan menggunakan ClickUp Custom Fields dan logika kondisional. Misalnya, tim pemasaran, IT, dan HR dapat menerima permintaan dari satu formulir terpadu, dan aturan ClickUp akan mengarahkan setiap pengajuan ke Daftar yang tepat atau tugas yang dapat ditindaklanjuti untuk tim tersebut. Ini ideal untuk layanan dukungan bersama atau proses onboarding karyawan baru.
Antarmuka seret dan lepas ClickUp memudahkan penambahan Bidang Kustom seperti prioritas, jenis permintaan, atau departemen. Setelah bidang-bidang ini ada, Anda dapat menggunakan Automations untuk secara instan mengkategorikan atau memprioritaskan tugas baru begitu masuk. Misalnya, permintaan 'Urgent' dapat secara otomatis ditugaskan ke seorang pemimpin, sementara masalah IT dapat masuk ke antrean khusus.
Ya. ClickUp Brain, yang juga dikenal sebagai ClickUp AI, dapat merangkum pengajuan formulir yang panjang atau tidak jelas, menyoroti detail yang hilang, dan membantu mengarahkan pekerjaan ke pemilik yang tepat. Karena memahami konteks, ia dapat mengubah pengajuan mentah menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti secara langsung.