Kesalahan adalah hal yang manusiawi. Setiap orang pasti pernah melakukan kesalahan di tempat kerja.
Hampir setiap organisasi pernah merasakan dampaknya; hanya 1,3% tim yang melaporkan tidak pernah mengalami masalah yang disebabkan oleh kesalahan manusia.
Perbedaan, pada dasarnya, bukan terletak pada siapa yang membuat kesalahan dan siapa yang tidak. Perbedaan itu terletak pada apa yang terjadi setelahnya.
Kesalahan adalah suatu kejadian, tetapi respons Anda adalah pilihan. Tanggung jawab yang Anda ambil, kejelasan yang Anda berikan dalam komunikasi, dan solusi yang Anda tawarkan jauh lebih penting daripada kesalahan itu sendiri.
Jadi, bagaimana cara membuat pilihan yang tepat saat terjadi kesalahan?
Mari kita bahas cara menangani kesalahan di tempat kerja dan mengurangi kesalahan berulang, tanpa merusak kepercayaan atau keyakinan sepanjang prosesnya.
Jenis-Jenis Kesalahan Umum di Tempat Kerja
Beberapa kesalahan langsung terlihat. Yang lain muncul kemudian saat sesuatu rusak atau percakapan menjadi tidak terkendali. Namun, mereka masuk ke dalam empat pola yang dapat diprediksi:
1. Kesalahan komunikasi
Masalah komunikasi terjadi ketika apa yang Anda maksudkan untuk dikatakan tidak tersampaikan seperti yang Anda harapkan, atau bahkan tidak tersampaikan sama sekali.
📌 Contoh:
- Lupa melibatkan seseorang yang membutuhkan pembaruan
- Memberikan instruksi yang terasa jelas di pikiran Anda tetapi membingungkan orang lain
- Mengirim email atau pesan yang tidak menyertakan konteks penting
2. Kesalahan dalam tugas dan pelaksanaan
Kesalahan dalam tugas dan pelaksanaan terjadi ketika hasil kerja yang diserahkan tidak sesuai dengan yang diharapkan, tetapi hal ini jarang menyebabkan pemecatan.
📌 Contoh:
- Lupa menyelesaikan satu langkah dalam tugas yang terdiri dari beberapa langkah
- Melewatkan tenggat waktu karena Anda meremehkan berapa lama tugas tersebut akan memakan waktu
- Mengirimkan versi yang salah dari dokumen atau file
3. Kesalahan proses dan dokumentasi
Kesalahan proses dan dokumentasi terjadi ketika sistem terlalu bergantung pada ingatan daripada struktur yang terorganisir. Kesalahan ini jarang bersifat dramatis pada saat terjadi, tetapi dapat menumpuk seiring waktu dan menyebabkan kebingungan yang besar.
📌 Contoh:
- Menginput data yang salah ke dalam sistem dan tidak mendeteksinya secara dini
- Melewatkan satu langkah dalam alur kerja bertahap
- Memperbarui pekerjaan tanpa memperbarui dokumen terkait
4. Kesalahan interpersonal
Berbeda dengan kesalahan tugas atau proses, kesalahan interpersonal tidak selalu terlihat. Pekerjaan selesai, tetapi ada sesuatu yang terasa tidak beres dalam hubungan.
📌 Contoh:
- Menunda percakapan yang sulit hingga situasinya memburuk
- Menggunakan nada dalam pesan atau pertemuan yang terdengar kasar, meremehkan, atau lebih tajam dari yang dimaksudkan.
- Membuat asumsi tentang kepemilikan atau tanggung jawab tanpa klarifikasi
📚 Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Komunikasi Internal Terbaik untuk Meningkatkan Kolaborasi Tim
👀 Tahukah Anda? Studi menunjukkan bahwa perfeksionisme yang berlebihan buruk bagi kesehatan Anda. Orang yang terus-menerus berusaha menghindari kesalahan atau memenuhi standar yang tidak realistis cenderung memiliki kepuasan kerja yang lebih rendah. Mereka lebih rentan mengalami kelelahan kerja dibandingkan rekan-rekan mereka.
Cara Mengatasi Kesalahan di Tempat Kerja
Anda telah membuat kesalahan. Lalu apa yang harus dilakukan? Cara Anda merespons dalam momen-momen berikutnya jauh lebih penting daripada kesalahan itu sendiri. Berikut enam tips praktis:
Langkah 1: Tetap tenang dan evaluasi kerusakan yang terjadi.
Sebelum melakukan apa pun, Anda perlu keluar dari mode panik. Merasa frustrasi, cemas, atau emosi negatif lainnya adalah hal yang wajar. Namun, emosi-emosi tersebut dapat mengaburkan penilaian Anda dan berdampak pada kesehatan mental Anda.
Berikut ini yang perlu dilakukan:
- Luangkan lima menit untuk diri sendiri
- Jauhkan diri dari meja kerja Anda, ambil napas dalam-dalam, atau ambil segelas air.
- Tanyakan pada diri Anda: Apa yang sebenarnya terjadi? Apa dampak langsungnya? Siapa yang terpengaruh? Pahami situasi tersebut.
📮 ClickUp Insight: Lebih dari setengah responden menggunakan tiga atau lebih alat setiap hari, menghadapi " app sprawl " dan alur kerja yang terpecah-pecah.
Meskipun mungkin terasa produktif dan sibuk, konteks Anda hanya tersebar di berbagai aplikasi, belum lagi kelelahan akibat mengetik. BrainGPT menyatukan semuanya: cukup ucapkan sekali, dan pembaruan, tugas, serta catatan Anda akan langsung tercatat di tempat yang tepat di ClickUp. Tidak perlu lagi berpindah-pindah, tidak ada lagi kekacauan—hanya produktivitas yang lancar dan terpusat.
Langkah 2: Bertanggung jawab dengan cepat
Insting Anda mungkin ingin menjelaskan mengapa kesalahan itu terjadi. Namun, memulai dengan konteks bisa terdengar seperti alasan, meskipun itu benar. Jadi, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menerima kesalahan tersebut sebagai tanggung jawab Anda untuk diperbaiki.
Jadi, berhentilah sejenak dan katakan pada diri sendiri: “Saya membuat kesalahan ini. Ini adalah tanggung jawab saya untuk mengatasinya.” Ketika Anda mengakui kesalahan, Anda mendapatkan kendali atas langkah-langkah selanjutnya.
👀 Tahukah Anda? Otak kita cenderung menolak mengakui kesalahan karena hal itu bisa terasa seperti ancaman terhadap citra diri dan status, yang membuat orang cenderung mempertahankan posisi mereka daripada mengubah arah.
Perlawanan ini menimbulkan disonansi kognitif, konflik mental yang sering dihindari orang dengan tetap berpegang pada keyakinan yang salah atau menyangkal kesalahan. Para psikolog berpendapat bahwa belajar mengakui kesalahan sangat penting untuk pertumbuhan pribadi, hubungan yang lebih sehat, dan pengambilan keputusan yang lebih baik di tempat kerja.
Langkah 3: Berkomunikasi dengan jelas dengan atasan Anda
Sekarang Anda mengendalikan narasi, Anda ingin membentuknya. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan:
- Pilih saluran yang tepat; panggilan singkat atau obrolan terjadwal seringkali lebih baik daripada pesan Slack yang panik.
- Tetap berpegang pada fakta. Apa yang terjadi, dampak saat ini, dan apa yang sedang Anda lakukan saat ini untuk memahami situasinya lebih lanjut.
Hal ini membantu Anda melakukan tiga hal: menjelaskan apa yang terjadi, menunjukkan bahwa Anda memprioritaskan komunikasi, dan menjanjikan tindak lanjut yang berfokus pada solusi. Hal ini membangun kepercayaan pada saat yang sama ketika kepercayaan tersebut bisa saja terganggu.
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Membangun Lingkungan Kerja yang Positif
Langkah 4: Usulkan setidaknya satu solusi
Siapa pun dapat mengemukakan masalah. Yang dibutuhkan tim Anda saat ini adalah seseorang yang menunjukkan arah ke depan.
Tidak perlu sempurna; yang penting adalah menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan langkah selanjutnya.
Berikut ini yang perlu dilakukan:
- Sebelum memulai percakapan, pikirkan: Apa satu tindakan yang dapat dimulai untuk menyelesaikan masalah ini? Bisa jadi dengan membatalkan perubahan, mengirim email koreksi, atau memprioritaskan ulang tugas-tugas Anda untuk meluangkan waktu memperbaiki masalah tersebut.
- Sajikan solusi Anda sebagai titik awal, misalnya, “Salah satu hal yang menurut saya bisa kita lakukan adalah [solusi tersebut]. Apa pendapat Anda?”
📚 Baca Lebih Lanjut: Pelajari Cara Memperbaiki Komunikasi dengan Klien
Langkah 5: Atasi masalah dengan segera
Sudah memutuskan solusinya? Bagus.
Langkah selanjutnya?
Atasi masalah dengan cepat, bahkan jika itu berarti harus bekerja lembur di awal. Anda ingin membatasi potensi kerusakan dan membuktikan komitmen Anda. Jika Anda membutuhkan bantuan, mintalah bantuan.
Selain itu, renungkan mengapa kesalahan tersebut terjadi. Apakah proses pembelajaran tidak jelas? Apakah ada kesenjangan komunikasi? Apakah ada saran yang diabaikan? Catat apa yang Anda perhatikan.
Anda dapat membuat catatan sederhana untuk diri sendiri, misalnya:
- Kesalahan: Mengirim laporan yang salah
- Penyebab: Menggunakan tautan file yang sudah usang karena drive bersama tidak disinkronkan.
- Solusi segera: Kirim ulang laporan yang benar.
- Potensi pencegahan: Pemeriksaan versi dalam proses kami
- Catatan: Selalu periksa tanggal terakhir kali diubah sebelum mengirim.
Langkah 6: Lakukan tindak lanjut setelah perbaikan.
Tanggung jawab Anda tidak berakhir dengan memperbaiki kesalahan.
Melakukan tindak lanjut memberikan kepastian bahwa masalah tersebut benar-benar terselesaikan dan menunjukkan bahwa kesalahan tersebut bukan hanya kesalahan sekali saja.
Jadi, setelah situasi mereda, kirimkan pesan tindak lanjut singkat kepada siapa pun yang terdampak.
Misalnya, “Halo semua, saya hanya ingin memastikan bahwa [tindakan korektif] telah selesai. Terima kasih atas kesabarannya. Saya juga telah [memperbarui proses/dokumen] untuk mencegah hal ini terjadi di masa depan.”
Pesan ini membuka lembaran baru, meningkatkan kolaborasi di tempat kerja, dan membantu Anda memastikan bahwa kesalahan tersebut meninggalkan warisan positif.
🤯 Bagaimana ketidakpastian pekerjaan memengaruhi kesalahan di tempat kerja: Merasa tidak aman tentang pekerjaan Anda membuat Anda lebih cenderung membuat kesalahan. Penelitian menunjukkan bahwa ketika karyawan merasa pekerjaan mereka tidak pasti atau tidak stabil, kemampuan mereka untuk mendeteksi dan menghindari kesalahan berkurang. Efek ini terkait dengan kelelahan.
Contoh Cara Meminta Maaf Secara Profesional di Tempat Kerja
Berikut cara meminta maaf atas kesalahan secara profesional 👇
1. Keterlambatan dalam memenuhi tenggat waktu
Jika batas waktu sudah terlampaui, berikut cara membicarakan kesalahan tersebut:
“Hai Jane, saya sangat menyesal karena melewatkan tenggat waktu proyek ini. Saya sepenuhnya bertanggung jawab atas hal ini. Untuk memperbaikinya, saya akan memprioritaskan tugas ini di atas segalanya hari ini. Anda akan menerima hasil akhir paling lambat besok.”
2. Mengirimkan informasi yang salah
Saat Anda menemukan kesalahan dalam informasi yang baru saja Anda bagikan, Anda ingin segera memperbaiki catatan tersebut. Setiap menit data yang salah beredar, hal itu akan menimbulkan lebih banyak pekerjaan dan kebingungan bagi orang lain.
Berikut cara menyusun permintaan maaf Anda:
“Halo semua, saya perlu mengirimkan koreksi terkait pesan saya sebelumnya tentang [proyek]. Angka-angka yang saya berikan sebelumnya tidak benar. Angka yang benar adalah [angka yang benar]. Saya juga telah [mengoreksi dokumen sumber/mengupdate dashboard yang dibagikan]. Saya mohon maaf atas kebingungan atau pekerjaan tambahan yang disebabkan oleh kesalahan ini.”
3. Mengabaikan tugas
Seseorang mengandalkan Anda, dan Anda lupa. Dalam permintaan maaf Anda, Anda ingin menunjukkan bahwa prioritas mereka kini menjadi prioritas Anda, dan Anda memiliki rencana konkret untuk memastikan ini adalah kesalahan terakhir Anda. Berikut adalah apa yang harus Anda katakan:
“Halo Sarah, saya baru menyadari bahwa saya benar-benar lalai dalam menangani [tugas] yang Anda minta [pada hari/dalam pertemuan kita]. Saya mohon maaf atas keterlambatan dan ketidaknyamanan yang ditimbulkannya.”
Ini adalah prioritas saya saat ini. Saya telah menyisihkan [waktu] di kalender saya untuk fokus sepenuhnya pada hal ini. Anda akan menerima [hasil kerja/pembaruan saya] pada [waktu tertentu]. Terima kasih atas kesabaran Anda sementara saya memperbaiki hal ini. ”
4. Kesalahpahaman dengan klien
Jika Anda telah salah berkomunikasi dengan klien atau memberikan layanan yang buruk kepada pelanggan, permintaan maaf Anda harus memperbaiki fakta yang terjadi dan mengonfirmasi kembali tujuan bersama Anda. Tanggapan Anda akan berupa:
“Halo David, terima kasih atas masukan Anda mengenai [poin kebingungan spesifik]. Saya telah memeriksa catatan kami, dan saya melihat adanya ketidakjelasan di pihak kami terkait [poin spesifik tersebut]. Saya mohon maaf atas ketidakjelasan tersebut dari pihak kami.”
Ke depannya, saya akan membagikan ringkasan tertulis singkat setelah setiap panggilan untuk mengonfirmasi tindakan dan keputusan yang telah diambil. Apakah ini terdengar tepat bagi Anda?”
5. Kesalahan yang berdampak pada pendapatan
Jika Anda telah membuat kesalahan yang berdampak pada pendapatan perusahaan, Anda perlu menyampaikan permohonan maaf dan rencana tindakan korektif yang menjelaskan secara rinci bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah tersebut. Gunakan panduan berikut sebagai acuan:
“Hai Jake, saya perlu memperbaiki kesalahan yang saya buat. Saya [jelaskan tindakan yang dilakukan]. Hal ini menyebabkan kekurangan pembayaran sebesar [jumlah]. Saya sudah [jelaskan solusi yang diambil] dan memberitahu klien dengan permohonan maaf atas kesalahan tersebut.”
Untuk mencegah hal ini, saya akan menambahkan langkah ke dalam proses saya untuk memeriksa ulang lembar tarif dengan perjanjian klien sebelum menyelesaikan faktur. Saya akan memastikan hal ini diisolasi dan tidak akan terulang lagi. ”
Cara Melanjutkan Setelah Terjadi Kesalahan
Perbaikan telah selesai. Permohonan maaf Anda telah dikirimkan. Kini saatnya bagian yang sulit: melanjutkan.
Hal ini pada akhirnya akan memengaruhi bagaimana kesalahan Anda berdampak pada karier Anda dan bagaimana konsekuensinya menyebar.
Berikut cara untuk bangkit kembali setelah melakukan kesalahan:
1. Membangun kembali kepercayaan
Setelah melakukan kesalahan, otak Anda mungkin terus memutar ulang kesalahan tersebut, yang dapat meningkatkan rasa bersalah, membuat Anda merasa cemas, dan merusak kepercayaan diri Anda. Salah satu kekhawatiran utama pada tahap ini adalah bahwa kesalahan tersebut akan mendefinisikan diri Anda, tetapi hal itu tidak akan terjadi.
Anda ingin memutus lingkaran ini agar kesalahan dilihat sebagai peristiwa tunggal, bukan sebagai definisi kemampuan Anda. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan:
- Akui perasaan tersebut dan beri nama. Mengubah perspektif terhadap kesalahan dan memberi nama pada emosi akan memisahkan Anda dari perasaan tersebut dan mengurangi kekuatannya. Siklus umpan balik ini dengan diri sendiri mengubah momen stres menjadi kesempatan belajar.
- Pilih tugas kecil yang akan segera dilakukan dan selesaikanlah untuk membuktikan kepada sistem saraf Anda bahwa Anda masih kompeten. Peningkatan kemampuan Anda dalam menangani tekanan ini dapat mendorong karier Anda ke depan.
Jika Anda khawatir bahwa satu kesalahan akan menodai seluruh karya Anda, sudut pandang pengguna Reddit ini mungkin dapat membantu:
Dari pengalaman saya, orang-orang cenderung mengingat hal-hal baik yang Anda lakukan jauh lebih banyak daripada kesalahan yang Anda buat. Mereka mengharapkan setiap orang untuk sesekali membuat kesalahan. Ketika pertama kali mulai bekerja, saya mengambil pendekatan yang cukup berani dan agresif, sering kali menempatkan diri dalam situasi yang menantang. Artinya, saya sering menonjol secara positif tetapi juga sering membuat kesalahan. Secara umum, orang-orang hanya memiliki hal-hal positif untuk dikatakan tentang pekerjaan saya, tidak ada yang mengingat puluhan kesalahan yang telah saya buat.
Dari pengalaman saya, orang-orang cenderung mengingat hal-hal baik yang Anda lakukan jauh lebih banyak daripada kesalahan yang Anda buat. Mereka mengharapkan setiap orang untuk sesekali membuat kesalahan. Ketika pertama kali mulai bekerja, saya mengambil pendekatan yang cukup berani dan agresif, sering kali menempatkan diri dalam situasi yang menantang. Artinya, saya sering menonjol secara positif tetapi juga sering membuat kesalahan. Secara umum, orang-orang hanya memiliki hal-hal positif untuk dikatakan tentang pekerjaan saya, tidak ada yang mengingat puluhan kesalahan yang telah saya buat.
2. Membangun kembali kepercayaan dengan tim Anda
Sebuah kesalahan dapat menciptakan retakan tak terlihat dalam kepercayaan tim Anda. Pertanyaan yang secara tidak sadar mereka tanyakan adalah, “Apakah ini akan terjadi lagi?” Anda ingin menjawab pertanyaan itu dengan serangkaian tindakan yang konsisten dan dapat diprediksi, yang akan menutup retakan tersebut selamanya. Berikut ini yang harus dilakukan:
- Janji sedikit, berikan lebih. Dalam beberapa minggu setelah kesalahan terjadi, tetapkan tenggat waktu yang sedikit lebih realistis dan kemudian selesaikan lebih cepat dari yang dijadwalkan. Hal ini akan membantu Anda membuktikan bahwa Anda adalah pilihan yang dapat diandalkan.
- Jadilah lebih transparan dalam komunikasi Anda. Jika ada risiko dalam tugas tertentu, sampaikan secara terbuka. Jangan ragu untuk meminta bantuan. Bagikan sudut pandang Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah memahami pentingnya komunikasi di tempat kerja.
3. Ubah kesalahan menjadi peluang belajar
Tahukah Anda apa tanda paling nyata bahwa Anda belajar dari kesalahan di tempat kerja?
Penyesuaian arah. Bisa berupa daftar periksa, perubahan proses, atau otomatisasi yang melindungi Anda dan tim Anda ke depannya.
Anda sebaiknya membagikan solusi dalam rapat atau saluran tim. Bicarakan masalah yang Anda hadapi dan cara Anda mengatasinya. Hal ini menunjukkan bahwa Anda adalah seorang pemecah masalah.
💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp BrainGPT untuk mengedit ulang komunikasi setelah terjadi kesalahan.
Setelah membuat kesalahan di tempat kerja, Anda tidak ingin terlalu banyak menjelaskan atau kurang berkomunikasi.
BrainGPT, asisten penulisan AI Anda, membantu Anda menyesuaikan nada sebelum pesan dikirim.
Gunakan BrainGPT untuk:
- Ubah pesan-pesan sensitif agar terdengar tenang, bertanggung jawab, dan berorientasi ke depan.
- Hindari penggunaan bahasa defensif atau emosional yang dapat muncul di bawah tekanan.
- Ringkas apa yang salah dan apa yang telah diubah, tanpa berlebihan dalam meminta maaf.
- Buatlah pembaruan tindak lanjut yang jelas yang berfokus pada tindakan, bukan alasan.
Cara Mencegah Kesalahan di Tempat Kerja di Masa Depan
Kesalahan memang tak terhindarkan, tetapi sistem yang tepat dapat membuatnya jauh lebih jarang terjadi. Pekerjaan saat ini penuh dengan masalah. Tugas, dokumen, dan komunikasi tersebar di berbagai alat, yang membuat kesalahan mudah terlewatkan.
ClickUp, ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, mengintegrasikan semua alat digital dan alur kerja Anda.
Hal ini membantu Anda mengurangi penyebaran pekerjaan dengan mengumpulkan semua yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan di satu tempat.
Ketika semua informasi terpusat di satu tempat, tim tidak lagi bergantung pada ingatan, kotak masuk, atau daftar periksa mental. Konteks tidak hilang di antara alat-alat. Ketergantungan menjadi jelas. Tanggung jawab menjadi jelas.
Dan kesalahan terdeteksi lebih awal karena pekerjaan lebih mudah dilacak, ditinjau, dan dievaluasi kembali.
Mari kita lihat caranya:
1. Gunakan daftar periksa dan SOP
Sebagian besar kesalahan berulang terjadi karena langkah-langkah penting hanya ada di kepala seseorang. Ketika suatu tugas mulai terasa familiar, saatnya untuk mengeluarkan informasi tersebut dari pikiran dan memasukkannya ke dalam sistem.
ClickUp memudahkan hal ini karena SOP, Dokumen, dan daftar periksa langsung terintegrasi dalam pekerjaan.
Gunakan Template SOP ClickUp untuk mencatat tujuan, langkah-langkah, dan serah terima sekali saja, lalu terapkan proses tersebut pada setiap tugas atau proyek yang relevan.
Dengan template ini:
- Buat tugas dengan berbagai status kustom untuk memantau kemajuan setiap SOP.
- Kategorikan dan tambahkan atribut untuk mengelola SOP Anda dengan bidang kustom.
- Tambahkan FAQ, tautkan kembali ke sumber daya yang relevan, dan tetapkan pemilik untuk pertanggungjawaban.
Dari sana, ubah SOP menjadi daftar periksa yang dapat dilaksanakan atau serangkaian subtugas di dalam tugas itu sendiri. Dengan cara ini, proses akan muncul tepat saat pekerjaan dilakukan. Anda tidak dapat menandai tugas selesai tanpa melewati langkah-langkah tersebut, yang mencegah tindakan yang terlewat.
⭐ Bonus: Buat atau sempurnakan SOP di ClickUp Docs. Kemudian gunakan ClickUp BrainGPT untuk merangkum langkah-langkah, memperbaiki instruksi yang tidak jelas, atau menghasilkan daftar periksa cepat dari dokumen proses yang panjang.
Docs + BrainGPT membantu Anda menjaga dokumentasi tetap jelas, terkini, dan mudah diikuti. Hal ini mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh proses yang usang atau ambigu.
2. Tingkatkan prioritas tugas
Inilah yang terjadi ketika prioritas tidak jelas: Tim cenderung mengutamakan urgensi, visibilitas, atau tebak-tebakan. Tugas-tugas yang bergantung dimulai terlalu awal atau terlalu terlambat.
Akibatnya, pekerjaan penting menjadi tertunda.
Dan jika Anda mengalami kebingungan dalam menentukan prioritas, kami telah membuat video ini untuk membantu Anda. Video ini memberikan tips dan strategi praktis untuk menentukan prioritas tugas di tempat kerja 👇
ClickUp Tasks membantu Anda membagi pekerjaan menjadi subtugas yang dapat dikelola.
Anda dapat menetapkan tingkat prioritas, batas waktu, dan pemilik untuk setiap tugas sehingga ekspektasi menjadi jelas.
Ketergantungan Tugas menambahkan lapisan perlindungan tambahan. Ketika suatu tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lain selesai, ketergantungan ini mencegah pekerjaan dilanjutkan secara prematur. Hal ini membantu Anda menghindari pekerjaan ulang yang disebabkan oleh masukan yang hilang.
Terutama untuk alur kerja yang berulang, fitur ini memastikan proses berjalan dalam urutan yang benar.
🧠 Fakta Menarik: Pada tahun 2025, pengguna ClickUp telah membuat lebih dari 3,6 miliar tugas! 🤯
⭐ Bonus: Padukan prioritas tugas dengan dukungan AI. Gunakan ClickUp Brain untuk dengan cepat merangkum daftar tugas, mengidentifikasi pekerjaan yang terlambat atau terhambat, atau mengklarifikasi langkah selanjutnya saat prioritas berubah.
3. Terapkan kolaborasi dan komunikasi secara real-time
Anda meminta rekan kerja untuk memberikan pembaruan tentang suatu tugas di Slack.
Mereka membalas melalui email, melampirkan file tetapi tidak menyertakan konteks tentang jadwal atau ketergantungan.
Akibatnya? Pekerjaan berjalan berdasarkan asumsi. Sebuah celah kecil dalam konteks dapat berubah menjadi pekerjaan ulang, penundaan, atau perdebatan yang tidak perlu.
Beginilah cara kesalahan yang disebabkan oleh komunikasi biasanya terjadi. Karena percakapan dan pekerjaan terbagi di terlalu banyak alat.
ClickUp Chat menyelesaikan masalah ini. Aplikasi ini membawa percakapan tim langsung ke ruang kerja tempat tugas-tugas Anda berada. Hal ini menghemat waktu Anda dari berpindah-pindah antara email, aplikasi pesan, dan komentar untuk mencari konteks atau bahkan pekerjaan.
Anda dapat berkolaborasi secara instan di ruang kerja terpusat dan dapat dicari yang terhubung dengan pekerjaan.
Fitur utama ClickUp Chat adalah 👇
- Kontekstual tetap terhubung: Obrolan berjalan bersamaan dengan tugas dan dokumen yang relevan, sehingga pertanyaan dan jawaban tidak terpisah di aplikasi terpisah.
- Penyesuaian yang lebih cepat: Koordinasikan prioritas, ketergantungan, dan perubahan secara real-time tanpa harus menunggu balasan.
- Visibilitas bersama: Percakapan dapat dilihat oleh semua orang yang membutuhkannya, mengurangi asumsi dan tebakan.
💡 Tips Pro: Daripada mengetik penjelasan panjang atau mengulang langkah yang sama di chat, rekam video singkat menggunakan Clips. Video singkat yang menunjukkan bagaimana sesuatu seharusnya dilakukan seringkali lebih jelas daripada paragraf teks.
Gunakan Clips untuk:
- Langkah-langkah proses secara visual
- Jelaskan konteks yang sulit untuk dijelaskan secara tertulis.
- Jelaskan solusi setelah kesalahan terjadi agar hal serupa tidak terulang kembali.
- Bagikan instruksi yang konsisten kepada beberapa rekan tim.
Setelah direkam, simpan video-video ini di Clips Hub agar mudah ditemukan dan digunakan kembali. Seiring waktu, ini akan membentuk basis pengetahuan video yang ringan, yang dapat mengurangi pertanyaan berulang, eksekusi yang tidak konsisten, dan kesalahan yang disebabkan oleh komunikasi.
4. Ajukan pertanyaan klarifikasi
Sebelum meminta klarifikasi dari orang lain, cara tercepat untuk mengurangi risiko adalah dengan memeriksa apakah jawaban tersebut sudah ada.
Namun, ketika informasi tersebar di berbagai aplikasi, file, dan percakapan, mudah untuk kehilangan jejak pekerjaan yang kritis.
ClickUp BrainGPT Enterprise Search mengatasi hal ini dengan mengumpulkan konteks mendalam dari semua alat terhubung dan aplikasi pihak ketiga Anda. Ia menampilkan jawaban yang relevan dan disesuaikan yang mencerminkan cara kerja Anda sebenarnya.
Tersedia melalui ekstensi browser atau aplikasi desktop, Enterprise Search memberikan pencarian dan tindakan terpadu di seluruh ruang kerja dan web Anda.
Anda memiliki akses ke model AI eksternal seperti ChatGPT, Claude, dan Gemini, serta kemampuan otomatisasi. Anda dapat memahami konteks dan bertindak berdasarkan konteks tersebut tanpa perlu beralih aplikasi.
💡 Tips Pro: Super Agents dapat memantau pekerjaan di latar belakang dan bertindak ketika ada yang tidak beres.
Gunakan Super Agents untuk:
- Tandai tugas yang kekurangan bidang wajib, pemilik, atau tanggal jatuh tempo.
- Deteksi kapan pekerjaan terhenti atau menunggu masukan.
- Lakukan tindak lanjut segera jika ketergantungan belum terselesaikan.
- Identifikasi risiko secara dini berdasarkan pola yang muncul di berbagai tugas dan proyek.
Karena Agen memahami konteks di seluruh ruang kerja Anda, mereka menyesuaikan diri dengan cara tim Anda bekerja. Hal ini membuat mereka sangat berguna untuk mencegah jenis kesalahan yang diam-diam terjadi akibat asumsi yang lolos dari pemeriksaan manual.
Terlalu bagus untuk menjadi kenyataan? Video ini menunjukkan cara mengatur Super Agents Anda 🤯
5. Atur otomatisasi untuk menghindari kesalahan berulang
Tindakan berulang adalah tempat di mana risiko yang disebabkan oleh kelelahan terjadi dan menyebabkan gangguan dalam alur kerja. Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas ini untuk menghemat waktu dan menghindari kesalahan manusia.
Dengan ClickUp Automations, Anda dapat mengotomatisasi tindakan rutin menggunakan aturan sederhana tanpa kode.
Beberapa tugas yang dapat Anda otomatisasi adalah:
- Pembaruan status dan kemajuan: Otomatiskan perubahan status saat pekerjaan berlanjut, sehingga tidak ada yang terhenti atau menyesatkan. Saat tugas ditandai 'Dalam Peninjauan,' beritahukan peninjau. Saat persetujuan selesai, pindahkan tugas ke 'Siap Dikirim.'
- Ketika suatu tugas ditandai 'Dalam Peninjauan,' beritahukan peninjau.
- Setelah persetujuan selesai, pindahkan tugas ke ‘Siap Dikirim’.
- Tanggung jawab dan serah terima: Hilangkan ketidakjelasan dengan mengalokasikan pekerjaan secara otomatis pada tahap-tahap kunci Alokasikan tugas ke QA saat pengembangan selesai Alokasikan ulang tugas saat tanggung jawab berubah atau seseorang tidak tersedia
- Berikan tugas kepada QA setelah pengembangan selesai.
- Pindahkan tugas ketika tanggung jawab berubah atau seseorang tidak tersedia.
- Pengingat tenggat waktu dan tindak lanjut: Mencegah tenggat waktu terlewat tanpa perlu pengejaran manual Kirim pengingat saat tenggat waktu mendekat Tandai tugas yang belum diperbarui dalam waktu tertentu
- Kirim pengingat saat tenggat waktu mendekat
- Tandai tugas yang belum diperbarui dalam waktu yang ditentukan.
- Penanganan ketergantungan dan hambatan: Pastikan pekerjaan tidak dilanjutkan secara prematur. Aktifkan peringatan saat tugas yang bergantung belum selesai. Perbarui status secara otomatis saat hambatan teratasi.
- Aktifkan peringatan saat tugas yang bergantung belum selesai.
- Perbarui status secara otomatis ketika hambatan telah diatasi.
- Penegakan proses berulang: Lindungi alur kerja kritis agar tidak dilewati Memerlukan pengisian bidang tertentu sebelum tugas dapat dilanjutkan Otomatis menambahkan item daftar periksa atau subtugas untuk pekerjaan berulang
- Mewajibkan pengisian bidang-bidang tertentu sebelum suatu tugas dapat dilanjutkan.
- Otomatis tambahkan item daftar periksa atau subtugas untuk pekerjaan berulang.
- Ketika suatu tugas ditandai 'Dalam Peninjauan,' beritahukan peninjau.
- Setelah persetujuan selesai, pindahkan tugas ke ‘Siap Dikirim’.
- Berikan tugas kepada QA setelah pengembangan selesai.
- Pindahkan tugas ketika tanggung jawab berubah atau seseorang tidak tersedia.
- Kirim pengingat saat tenggat waktu mendekat
- Tandai tugas yang belum diperbarui dalam waktu yang ditentukan.
- Aktifkan peringatan saat tugas yang bergantung belum selesai.
- Perbarui status secara otomatis ketika hambatan telah diatasi.
- Mewajibkan pengisian bidang-bidang tertentu sebelum suatu tugas dapat dilanjutkan.
- Otomatis tambahkan item daftar periksa atau subtugas untuk pekerjaan berulang.
Ketika Sebuah Kesalahan Perlu Diangkat ke Tingkat yang Lebih Tinggi
Beberapa kesalahan melampaui batas di mana potensi dampaknya terlalu besar untuk ditangani sendiri. Berikut tiga tanda yang perlu diperhatikan saat harus menaikkan level penanganan:
1. Dampaknya di luar kendali Anda
Jika kesalahan tersebut berdampak pada tim lain, sistem bersama, persyaratan kepatuhan, atau hubungan klien yang penting, kemungkinan besar hal itu memerlukan keputusan yang tidak Anda berwenang untuk ambil. Meskipun Anda memahami masalahnya, Anda mungkin tidak memiliki visibilitas atau wewenang untuk menilai konsekuensi sekunder.
Mengatasi masalah sejak dini memastikan bahwa pihak-pihak yang berkepentingan terlibat sebelum masalah membesar. Hal ini juga mencegah solusi yang bermaksud baik justru menciptakan risiko baru di tempat lain.
Escalate when:
- Banyak departemen yang terdampak
- Kepercayaan klien atau kewajiban kontrak berada dalam risiko.
- Mungkin ada implikasi hukum, keamanan, atau kepatuhan.
2. Solusi ini memerlukan sumber daya yang tidak Anda miliki.
Beberapa masalah tidak dapat diselesaikan hanya dengan usaha semata. Mereka memerlukan persetujuan anggaran, keahlian khusus, akses sistem, atau koordinasi antar tim yang berada di luar lingkup tugas Anda.
Mencoba mengatasi masalah tanpa sumber daya yang tepat seringkali menunda penyelesaian dan memperburuk situasi. Eskalasi memungkinkan pemimpin untuk mengatasi hambatan daripada membiarkan Anda menanggung konsekuensinya.
Escalate when:
- Perbaikan ini memerlukan dana, peralatan, atau dukungan dari vendor.
- Keterampilan khusus atau persetujuan dari atasan diperlukan.
- Anda mengalami kendala meskipun telah melakukan upaya yang wajar untuk menyelesaikannya.
3. Ada pola atau risiko sistemik
Sebuah kesalahan tunggal bisa jadi kesalahan manusia. Kesalahan yang berulang biasanya menandakan proses yang bermasalah, kepemilikan yang tidak jelas, atau celah struktural. Jika masalah yang sama terus muncul meskipun telah dilakukan perbaikan individu, risikonya tidak lagi terisolasi.
Eskalasi pada tahap ini melibatkan identifikasi masalah sistemik secara dini. Masalah-masalah tersebut harus ditangani pada tingkat akar penyebabnya.
Escalate when:
- Kesalahan serupa telah terjadi berulang kali.
- Solusi sementara tidak bertahan lama
- Masalah ini mengindikasikan adanya kelemahan dalam alur kerja atau proses yang lebih luas.
Hindari Kesalahan dalam Pekerjaan Anda dengan ClickUp
Kesalahan di tempat kerja bukanlah soal apakah akan terjadi, tetapi kapan. Namun, kesalahan tersebut tidak perlu terulang. Kesalahan di tempat kerja seringkali disebabkan oleh proses yang tidak jelas, langkah yang terlewat, dan kesenjangan komunikasi antar alat yang tersebar.
AI kontekstual ClickUp memberikan struktur untuk mencegah kesalahan-kesalahan ini. Ini adalah platform all-in-one yang membantu Anda membuat daftar periksa dan SOP untuk mengamankan proses, menggunakan ketergantungan tugas untuk mencegah langkah yang terlewat, dan mengatur otomatisasi untuk menangani serah terima yang berulang.
Dengan ClickUp, Anda dapat menciptakan satu sumber kebenaran untuk tim Anda dan merancang sistem yang menghilangkan kesalahan dari pekerjaan Anda.
Daftar di ClickUp secara gratis untuk menyelesaikan tugas dengan benar pada percobaan pertama ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Tidak setiap kesalahan kecil perlu dilaporkan, tetapi Anda harus melaporkan setiap kesalahan yang berpotensi merugikan perusahaan. Gunakan aturan sederhana ini: Jika kesalahan tersebut mempengaruhi pekerjaan orang lain, klien, tenggat waktu, anggaran, atau kualitas hasil kerja, Anda harus memberitahu atasan Anda.
Berpikir berlebihan adalah otak Anda terjebak dalam lingkaran masa lalu. Anda harus memaksa otak Anda untuk beralih ke masa depan. Berikut yang harus dilakukan: Berikan diri Anda periode "khawatir" yang terbatas, misalnya sepuluh menit, untuk merasakan frustrasi atau ketakutan. Alihkan fokus Anda dengan bertanya: "Apa satu tindakan kecil dan konstruktif yang bisa saya lakukan sekarang?" Ini bisa termasuk mencatat pelajaran yang dipetik atau membuat daftar periksa pencegahan.
Mulailah dengan mengakui kesalahan Anda. Jangan biarkan kesalahan Anda memengaruhi kesejahteraan Anda, atau takut akan konsekuensinya; katakan dengan jujur dan tulus, “Saya membuat kesalahan,” dan jelaskan dampak kesalahan Anda terhadap tim Anda. Kemudian fokuslah pada apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan akuntabilitas tim. Di masa depan, jadilah orang yang paling dapat diandalkan dan transparan dalam proyek. Selesaikan tugas lebih awal, berkomunikasilah saat diperlukan, dan bantulah rekan tim Anda di mana pun Anda bisa. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda telah memahami pelajaran tersebut dan secara perlahan membangun kembali kepercayaan tim yang hilang.
Ya, tetapi mintalah maaf atas bagian Anda, bukan atas seluruh kejadian. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti: “Maaf saya tidak hadir dalam pertemuan tersebut. Seharusnya saya meminta klarifikasi lebih awal. Mari kita fokus pada cara memperbaiki ini bersama-sama.” Hal ini menunjukkan bahwa Anda memahami peran Anda dalam situasi tersebut dan ingin fokus pada mengembalikan segala sesuatunya ke kondisi normal, bukan menyalahkan orang lain.
Anda perlu membuat sistem yang akan membantu Anda menghindari kesalahan serupa di masa depan. Jadi, setelah memperbaiki kesalahan, tanyakan pada diri sendiri: “Perubahan apa yang dapat membuat kesalahan ini tidak terulang?” Kemudian terapkan perubahan tersebut. Anda bisa menambahkan daftar periksa ClickUp, otomatisasi untuk pengecekan ganda, atau langkah tinjauan wajib dalam SOP Anda. Ketika hal ini menjadi bagian dari alur kerja Anda, tindakan yang benar akan menjadi tindakan otomatis.