Pernahkah Anda memulai pengembangan produk dan menemukan bahwa setengah tim sedang membahas apa yang akan dibangun, sementara setengah lainnya sudah terjebak dalam detail teknis bagaimana membangunnya?
Dalam tim yang bergerak cepat, kekacauan dalam dokumentasi produk seperti ini bisa menjadi bencana. Namun, bahkan para profesional berpengalaman sering kali membingungkan batas antara Dokumen Persyaratan Produk (PRD) dan Dokumen Persyaratan Fungsional (FRD).
Dalam posting blog ini, kami akan menjelaskan secara rinci perbedaan antara PRD dan FRD, termasuk apa itu, bagaimana perbedaannya, dan kapan masing-masing paling penting. Sebagai bonus, kami juga akan melihat bagaimana ClickUp membantu Anda menyusun dokumen-dokumen ini. 🏁
Apa itu Dokumen Persyaratan Produk (PRD)?
Dokumen Persyaratan Produk (PRD) adalah dokumen komprehensif yang merinci semua spesifikasi, fitur, fungsionalitas, dan perilaku yang diharapkan untuk produk yang akan dikembangkan.
PRD berfungsi sebagai sumber informasi utama bagi tim lintas fungsi, termasuk pengembangan, desain, QA, dan pemangku kepentingan bisnis, sepanjang siklus hidup produk. Dokumen ini dirancang secara strategis untuk menghubungkan tujuan bisnis, kebutuhan pengguna, dan fitur-fitur tingkat tinggi.
Dokumen ini menguraikan tujuan, seperti meningkatkan keterlibatan atau meningkatkan pendapatan, dan menghubungkan setiap fitur dengan masalah nyata pengguna dan hasil yang diinginkan.
Ditetapkan berdasarkan dampak bisnis dan relevansinya, PRD membantu tim tetap fokus pada pengembangan solusi yang memenuhi kebutuhan pasar dan strategi perusahaan secara keseluruhan.
Contoh bagian dalam PRD
Berikut adalah beberapa bagian contoh yang sering ditemukan dalam PRD:
- Ringkasan produk menjelaskan apa produk atau fitur tersebut, mengapa dibuat, dan bagaimana selaras dengan strategi keseluruhan
- Tujuan dan sasaran menentukan tujuan bisnis dan kriteria keberhasilan
- Target user personas menjelaskan siapa target pengguna produk, kebutuhan mereka, perilaku, dan masalah yang mereka hadapi
- User stories dan use cases menjelaskan bagaimana pengguna akan berinteraksi dengan produk melalui skenario nyata
- Fitur dan fungsionalitas daftar fitur inti dan perilaku yang diharapkan dari produk
- Asumsi dan ketergantungan menjelaskan asumsi perencanaan dan faktor eksternal yang dapat memengaruhi pengiriman
- Jadwal dan tonggak memetakan fase utama, hasil kerja, dan target rilis
Aspek lain yang perlu diperhatikan meliputi kriteria penerimaan, persyaratan proyek non-fungsional, metrik kinerja, dan KPI, serta pertanyaan atau risiko yang terlibat.
🚀 Keunggulan ClickUp: Template Dokumen Persyaratan Produk ClickUp adalah kerangka kerja siap pakai untuk memfasilitasi keselarasan, kolaborasi, dan kejelasan sepanjang siklus hidup pengembangan produk.
Dibangun di dalam ClickUp Docs, templat dokumen persyaratan produk ini memandu tim melalui semua bagian penting, termasuk tujuan, pengguna target, cerita pengguna, fitur, kriteria penerimaan, dan jadwal. Templat ini mendukung pengeditan real-time, penugasan tugas, dan komentar langsung di dalam dokumen.
💡 Tips Pro: Sertakan titik pemeriksaan ulasan saat menulis PRD. Tandai tonggak di mana tim desain, teknik, dan kepemimpinan produk harus memvalidasi pemahaman sebelum melanjutkan, untuk menjaga keselarasan yang ketat di seluruh tim bisnis.
Apa Itu Dokumen Persyaratan Fungsional (FRD)?
Dokumen Persyaratan Fungsional (FRD) adalah dokumen formal yang secara jelas merinci fungsi, fitur, dan perilaku spesifik yang harus dimiliki oleh sistem atau perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
FRD mengambil tujuan dan fitur tingkat tinggi dari PRD dan menerjemahkannya menjadi persyaratan sistem yang detail.
FRD mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan oleh produk atau sistem, menjelaskan operasi yang diharapkan, interaksi pengguna, penanganan data, dan output tanpa menentukan cara implementasi fungsi-fungsi tersebut.
Selain itu, dokumen ini berfungsi sebagai perjanjian antara pemangku kepentingan bisnis dan tim pengembangan, memastikan pemahaman bersama mengenai kemampuan fungsional produk.
Contoh bagian dalam FRD
Berikut adalah beberapa bagian contoh yang sering ditemukan dalam dokumen analisis persyaratan:
- Pengantar dan tujuan jelaskan tujuan dokumen ini, cakupannya, dan audiens yang dituju
- Ringkasan sistem menjelaskan arsitektur sistem dan bagaimana sistem tersebut terintegrasi ke dalam produk yang lebih besar
- Alur kerja dan alur proses memetakan operasi langkah demi langkah dan interaksi pengguna
- Aliran data dan persyaratan menentukan masukan, keluaran, format, sumber, dan aturan pemrosesan
- Persyaratan antarmuka pengguna dan wireframe menjelaskan tampilan layar dan interaksi
- Persyaratan integrasi menjelaskan bagaimana sistem berinteraksi dengan sistem lain atau API
Bagian lain mencakup persyaratan non-fungsional, kriteria penerimaan, asumsi dan ketergantungan, serta glosarium.
🚀 Keunggulan ClickUp: Template Persyaratan Fungsional ClickUp mengubah ide produk tingkat tinggi menjadi persyaratan sistem yang rinci dan dapat dilaksanakan.
Template spesifikasi fungsional ini dirancang khusus untuk tim teknik, manajer produk, dan analis QA. Template ini memberikan pemahaman yang jelas kepada semua pemangku kepentingan tentang hal-hal esensial, termasuk spesifikasi fungsional, aliran data, persyaratan antarmuka pengguna, dan kriteria penerimaan.
💡 Tips Pro: Sertakan simulasi kasus ekstrem. Untuk fitur unggah file, tentukan ukuran file maksimum, format yang tidak didukung, dan perilaku saat batas penyimpanan tercapai. Insinyur dapat mengembangkan kode yang tangguh, dan QA dapat melakukan pengujian dengan presisi.
Dokumen Persyaratan Produk vs. Dokumen Persyaratan Fungsional: Perbedaan Utama
Berikut ini adalah penjelasan tentang PRD vs. FRD untuk menghindari prioritas yang tidak sejalan, tim yang bingung, dan penundaan dalam implementasi:
| Kriteria | PRD | FRD |
| Audience | Pihak berkepentingan bisnis, manajer produk, tim lintas fungsi | Analis sistem, tim teknik/teknologi, pengembang |
| Fokus | Tujuan bisnis, kebutuhan pengguna, nilai produk, 'apa' dan 'mengapa' | Perilaku sistem, 'bagaimana' persyaratan diterjemahkan menjadi fitur teknis |
| Format | Berfokus pada pengguna, didorong oleh visi, fitur tingkat tinggi, dan kasus penggunaan | Spesifikasi fungsional yang terperinci dan berfokus pada sistem, aliran data, dan mockup |
| Tingkat detail | Cakupan tingkat tinggi dan luas, mungkin mencakup beberapa persyaratan non-fungsional | Spesifikasi detail dan dapat ditindaklanjuti untuk tim teknik, khusus untuk suatu rilis |
| Pemilik | Manajer produk, terkadang analis bisnis | Analis sistem, pemimpin teknik, terkadang analis bisnis |
| Tahap siklus hidup | Ideasi awal, perencanaan, dan penyelarasan tujuan | Desain solusi, persiapan untuk pengembangan dan pengujian kualitas (QA) |
| Tujuan penggunaan | Menyelaraskan visi bisnis, menyampaikan prioritas | Mengubah tujuan produk menjadi spesifikasi teknik dan solusi |
| Frekuensi perubahan | Perubahan terjadi lebih jarang; terkait dengan keputusan strategis bisnis | Dapat diperbarui sepanjang proses pengembangan seiring dengan perkembangan solusi teknis |
| Contoh konten | Tujuan, sasaran, cerita pengguna, daftar fitur, kasus penggunaan, dan batasan | Alur fungsional, proses bisnis, wireframe, dan integrasi data |
Kapan Menggunakan PRD vs. FRD
Mengetahui kapan harus menggunakan PRD vs. FRD bergantung pada tahap proyek Anda dan tingkat detail yang dibutuhkan oleh tim Anda.
Mulailah dengan PRD pada tahap awal siklus hidup produk. Gunakan PRD untuk mendefinisikan apa yang harus dicapai oleh produk dan mengapa, dengan fokus pada tujuan bisnis, kebutuhan pengguna, dan fitur-fitur tingkat tinggi.
Ini ideal untuk menyelaraskan pemangku kepentingan, menetapkan prioritas, dan memastikan semua pihak memahami tujuan dan hasil yang diharapkan dari produk atau fitur tersebut.
Beralih ke FRD setelah PRD ditetapkan dan tim siap untuk mengubah tujuan menjadi spesifikasi teknis.
Dokumen persyaratan perangkat lunak ini harus menjelaskan secara rinci bagaimana sistem seharusnya berfungsi. Hal ini sangat penting untuk proyek teknik yang kompleks, lingkungan yang diatur, atau ketika tim pengembangan yang berbeda memerlukan panduan yang jelas untuk diikuti.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dijawab untuk memahami apakah Anda harus menggabungkan kedua dokumen tersebut:
- Apakah proyek ini cukup kecil atau cukup Agile untuk menggabungkan tujuan tingkat tinggi dengan detail teknis?
- Bagaimana pengendalian versi dan kolaborasi akan ditangani jika satu dokumen digunakan untuk kedua tujuan tersebut?
- Apakah satu dokumen dapat menjaga tujuan bisnis dan detail fungsional tetap jelas bagi semua pemangku kepentingan?
🔍 Tahukah Anda? Konsep FRD mulai populer dalam proyek-proyek militer, terutama pada tahun 1980-an. Standar MIL-STD-2167A yang diperkenalkan oleh Departemen Pertahanan AS pada tahun 1985 menekankan pentingnya spesifikasi persyaratan perangkat lunak yang rinci, menandai pergeseran signifikan menuju dokumentasi terstruktur dalam proyek-proyek perangkat lunak pertahanan.
📖 Baca Juga: Dokumen Persyaratan Produk: Panduan Ahli
Bagaimana ClickUp Membantu Membuat dan Mengelola PRD dan FRD
Perangkat Lunak Manajemen Produk ClickUp adalah aplikasi serba guna untuk kerja yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan—semua didukung oleh kecerdasan buatan (AI) yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan cerdas.
Perangkat lunak manajemen dokumen memberikan tim semua yang mereka butuhkan untuk mendokumentasikan, berkolaborasi, dan melaksanakan tugas dengan efisien.
Buat dokumentasi yang dinamis.
Dengan ClickUp Docs, membuat PRD dan FRD yang terstruktur menjadi mudah.
Misalkan seorang manajer produk sedang meluncurkan aplikasi seluler baru. Mereka dapat memetakan gambaran umum produk, target audiens, dan cerita pengguna dalam dokumen bersama.
Ingin menjaga tim tetap pada jalurnya? Gunakan daftar periksa interaktif untuk persyaratan fitur, manfaatkan tabel untuk memprioritaskan tugas, dan tambahkan tampilan Tabel atau Papan untuk memvisualisasikan garis waktu dan ketergantungan.
Di sisi FRD, tim yang sama dapat menyelami alur kerja detail, spesifikasi fungsional, dan alur data dengan dokumen bertingkat.
Gunakan Docs untuk format teks kaya, blok kode, penyisipan multimedia, templat teknik, dan komentar real-time.
Tulis PRD yang luar biasa dengan ClickUp:
Hubungkan tugas dengan alur kerja
ClickUp Docs memungkinkan Anda menghubungkan bagian PRD secara langsung ke Tugas ClickUp FRD di ruang kerja Anda, menciptakan koneksi yang jelas antara tujuan tingkat tinggi dan detail implementasi teknis.
Misalnya, jika PRD menentukan 'alur checkout multi-langkah,' setiap langkah dapat dihubungkan dengan tugas-tugas FRD yang sesuai, termasuk masukan/keluaran sistem dan perilaku antarmuka pengguna.
Setiap pembaruan pada PRD secara otomatis diteruskan ke tugas-tugas terkait, sehingga dokumentasi dan pelaksanaan tetap sinkron di seluruh tim.
📮 ClickUp Insight: 40% manajer mendefinisikan kesuksesan dengan mencapai atau melampaui target, sementara yang lain menyoroti tenggat waktu (23%), pertumbuhan tim (11%), atau umpan balik pemangku kepentingan (13%).
Namun, hasil proyek yang sukses tidak terjadi begitu saja. Mereka dimungkinkan oleh proses yang baik.
Dengan ClickUp, Anda dapat membangun proyek yang memenuhi kedua kebutuhan tersebut. Gunakan Dashboards untuk memantau kemajuan secara real-time, dan ClickUp Docs + Tasks untuk menjaga ekspektasi tetap jelas dan terhubung di setiap tahap proses.
💫 Hasil Nyata: Boardriders berhasil menyelesaikan aset 4 minggu lebih cepat dengan memanfaatkan fitur manajemen timeline dan alat kolaborasi ClickUp.
🌟 Bonus: Agen AI ClickUp dapat mengotomatisasi, memperlancar, dan meningkatkan proses perencanaan dan pengembangan produk. Sesuaikan Agen untuk:
- Buat atau edit bagian PRD, ringkas persyaratan, atau ubah umpan balik pemangku kepentingan menjadi tindakan yang dapat dilaksanakan.
- Organisasikan peta jalan produk, pecah tugas, alokasikan sumber daya, dan lacak kemajuan.
- Tampilkan informasi relevan dari dokumen, tugas, dan obrolan untuk mendukung keputusan perencanaan.
- Hubungkan dengan alat eksternal (seperti GitHub, GitLab, Bitbucket, dan Figma) untuk memperlancar aliran informasi dan mengotomatisasi tugas pengembangan rutin.
- Jawab pertanyaan kode dan bahkan buat permintaan pull yang siap produksi (dengan integrasi seperti Codegen)
Dapatkan bantuan yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI).
ClickUp Brain bertindak sebagai rekan tim yang didukung AI, membantu tim dalam menyusun, merangkum, dan menyempurnakan konten di seluruh PRD dan FRD.
AI Writer for Work memanfaatkan konteks dari semua dokumen, tugas, dan percakapan, memastikan dokumentasi Anda akurat, ringkas, dan dapat ditindaklanjuti. Bahkan dapat menyarankan revisi, menghasilkan konten, atau menyoroti celah dalam persyaratan.
Berikut adalah beberapa panduan yang dapat Anda gunakan:
- Ringkaskan PRD ini menjadi ringkasan satu halaman untuk eksekutif.
- Ekstrak semua persyaratan fungsional yang terkait dengan alur kerja pembayaran dari FRD ini.
- Buat kriteria penerimaan untuk fungsi pencarian berdasarkan cerita pengguna ini.
🚀 Keunggulan ClickUp: ClickUp Brain MAX, asisten AI desktop, adalah alat produktivitas yang lengkap yang mengintegrasikan semua aspek pekerjaan Anda. Anda tidak perlu mengelola beberapa aplikasi AI seperti ChatGPT, Claude, atau Gemini; semuanya terpusat dalam satu langganan, satu antarmuka, dan satu sumber kebenaran untuk tim Anda.
Inilah yang ditawarkannya:
- Otomatisasi lintas aplikasi: Memicu alur kerja dan menemukan informasi di seluruh ClickUp, Google Drive, Notion, GitHub, OneDrive, SharePoint, dan lainnya.
- Antarmuka berbasis suara: Berinteraksi melalui teks atau suara untuk menginstruksikan tugas, ringkasan, dan alur kerja.
- AI Multi-model: Pilih dari ChatGPT, Claude, dan Gemini, memastikan model terbaik untuk setiap skenario.
Pastikan transparansi bagi pemangku kepentingan.
Dashboard ClickUp menyediakan tampilan terpusat untuk semua pekerjaan PRD dan FRD Anda, mengubah data proyek yang kompleks menjadi visual yang sederhana dan dapat ditindaklanjuti. Dengan kartu yang dapat disesuaikan, tim dapat memantau tugas, jadwal, dan kemajuan secara real-time.
Berikut cara menggunakan kartu-kartu berbeda dalam praktik:
- Daftar tugas: Pantau semua fitur produk yang tercantum dalam dokumen persyaratan perangkat lunak dan awasi tugas-tugas untuk setiap komponen fungsional.
- Grafik batang/garis: Analisis penyelesaian fitur seiring waktu untuk PRD atau bandingkan waktu pengembangan yang diperkirakan dengan waktu aktual untuk tugas FRD guna mengidentifikasi celah efisiensi.
- Kartu teks: Tambahkan ringkasan eksekutif tentang tujuan PRD atau catatan yang menjelaskan persyaratan teknis FRD secara spesifik untuk tim.
Berikut ini adalah pendapat Raúl Becerra, Manajer Produk di Atrato, tentang penggunaan alat manajemen backlog produk:
Kami menyadari bahwa kami kekurangan cara yang efektif untuk melacak tugas dan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang dilakukan tim produk, jadi kami mulai mencari platform baru. Kemudian kami menemukan ClickUp. Platform ini adalah kombinasi yang sempurna—tidak terlalu teknis dan membingungkan, dan tidak terlalu dasar. Platform ini memberikan fleksibilitas untuk membuat, memindahkan, dan mengatur tim dan proyek sesuai dengan cara mereka sendiri.
Kami menyadari bahwa kami kekurangan cara yang efektif untuk melacak tugas dan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang dilakukan tim produk, jadi kami mulai mencari platform baru. Kemudian kami menemukan ClickUp. Platform ini adalah kombinasi yang sempurna—tidak terlalu teknis dan membingungkan, dan tidak terlalu dasar. Platform ini memberikan fleksibilitas untuk membuat, memindahkan, dan mengatur tim dan proyek sesuai dengan cara mereka sendiri.
Mencari tips tentang penggunaan AI untuk dokumentasi teknis? Tonton video ini:
Tambahkan ClickUp sebagai 'Persyaratan' dalam Alur Kerja Produk Anda!
PRD dan FRD memiliki tujuan yang berbeda, tetapi keduanya merupakan dua sisi dari koin yang sama. PRD menjelaskan 'apa' dan 'mengapa,' sementara FRD mendefinisikan 'bagaimana.'
ClickUp mengintegrasikan kedua dokumen tersebut dalam satu ruang kerja AI terpadu, lingkungan digital terpadu yang menggabungkan berbagai alat dan alur kerja ke dalam satu platform.
Susun PRD Anda, terjemahkan menjadi FRD yang detail, bagikan tugas, lacak ketergantungan, dan kolaborasi dengan tim Anda tanpa perlu berpindah antar alat. Selain itu, dengan bantuan AI dari ClickUp Brain, proses dokumentasi menjadi lebih mudah.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Tidak selalu. Untuk proyek atau tim kecil yang menggunakan Agile, Anda mungkin bisa menggunakan hanya PRD, atau bahkan dokumen gabungan. Namun, jika proyek Anda kompleks, sangat teratur, atau melibatkan beberapa tim yang bekerja secara paralel, memiliki keduanya dapat mencegah kebingungan.
PRD biasanya disusun oleh manajer produk, dengan masukan dari desainer, pengembang, dan pemangku kepentingan. Analis bisnis atau analis sistem biasanya menangani FRD, menerjemahkan PRD menjadi persyaratan teknis rinci, alur kerja, dan perilaku sistem.
Ya, terutama untuk proyek-proyek kecil atau sprint Agile. Anda dapat membuat dokumen tunggal yang komprehensif yang mencakup baik apa yang dilakukan produk (PRD) maupun bagaimana fungsinya (FRD). Namun, dalam proyek-proyek yang lebih besar atau kompleks, seringkali lebih baik untuk memisahkan keduanya.
Meskipun Anda dapat memulai dengan Microsoft Word atau Google Docs, kolaborasi dan pengendalian versi dapat menjadi rumit saat bekerja dengan tim yang lebih besar. ClickUp menonjol sebagai salah satu opsi terbaik untuk membuat PRD dan FRD. ClickUp Docs memungkinkan Anda membuat dokumen terstruktur dan mudah dinavigasi dengan tabel tertanam, daftar periksa, dan visual. Selain itu, ClickUp Brain membantu Anda menulis lebih cepat, merangkum catatan panjang, dan memastikan tidak ada yang terlewat.